Dar instrucciones Flashcards
Dar instrucciones es tan importante como dar retroalimentación.
Es mucho más importante ya que unas instrucciones bien dadas pueden evitar dar retroalimentación para corregir un comportamiento. El tiempo invertido en las instrucciones es tiempo ahorrado a futuro ya que nos evita errores y pérdidas.
¿Qué es una instrucción de trabajo?
Una instrucción de trabajo proporciona un conjunto de directrices y mejores prácticas que los empleados deben seguir al realizar procesos de trabajo para lograr los resultados deseados.
¿Esta instrucción “Necesitamos el informe para el lunes” tiene todos los elementos necesarios para una buena instrucción?
No, al igual que la retroalimentación, las instrucciones deben tener unas características para que sea clara y completa.
¿Cuáles son las características de una buena instrucción?
- Describir claramente la tarea, proyecto o función
- Preguntar, pedir síntesis, paso a paso u otro. Asegurar el entendimiento
- Definir indicadores y nivel de autonomía. Cómo validar que quedó bien hecha la tarea.
- Definir el seguimiento. Establecer cuándo y dónde o si no habrá
¿Preguntar entendió o todo claro es válido para asegurar que la persona tiene claro que tiene que hacer?
No. Se debe pedir a la persona qué describa qué entendió o que le parafrasee la instrucción dada
En esta instrucción: “Hay que realizar una inspección en Islas en las noches”, qué le falta a la instrucción.
- Es necesario explicar el contexto (la inspección en las noches hace parte de los requerimientos que nos exige la norma, se hace en las noches por la disponibilidad de tiempo que tiene el turno)
- mostrar y explicar el formato, validar que la persona entiende todas las preguntas del checklit, cómo se llena y dónde se guarda
- Las ventajas y las razones de la importancia de la inspección (identificamos los falencias de los equipos o necesidades de mantenimiento que evitan accidentes).
Las instrucciones se deben dar únicamente de manera oral
No siempre.
1. Algunas pueden ser solo de manera oral, las más sencillas y que no requieren un seguimiento. (Por favor, movamos las canecas del punto A al punto B, ya que están impidiendo el paso).
2. Algunas solo escrito, cuando la persona ya tiene un conocimiento previo del tema y se solicita un trabajo específico que no hace parte de la rutina. (Generar el certificado de inscripción del trabajador Y para incluirlo en la carpeta de personal, así tiene la documentación completa)
3. Algunas es necesario la instrucción oral y complementarlo con la instrucción escrita o vía mail, aquellas complejas que tienen varios pasos y que van a requerir un seguimiento y una validación de lo mandado.
Si estoy de afán no es necesario dar la instrucción completa
Falso. Ya que al dar una instrucción incompleta lo más seguro es que el trabajador vuelva a pedir instrucciones adicionales y se gaste más tiempo al realizar la tarea. Sobre todo se debe asegurar comprensión.
¿Cómo se podría facilitar el dar instrucciones que son repetitivas?
Un procedimiento o instructivo escrito puede ahorrar tiempo al dar instrucciones ya que estarían escritas. El documento se puede ir mejorando con el tiempo.
El trabajador siempre debe hacer exactamente lo que se pida.
No siempre. El trabajador al conocer bien su trabajo puede dar ideas de cómo mejorar el trabajo y proceso. Pero debe ser acordado en el momento de dar instrucciones para evitar que no se cumpla la expectativa del trabajo solicitado.
