cours 4 : tenue et accès au dossier

Question 1

Combien de temps le psychologue doit conserver un dossier client ?

Answer 1

5 ans à compter du dernier service professionnel dispensé.

Question 2

Le psychologue peut-il avoir recours à l’informatique pour tenir ses dossiers ?

Answer 2

Oui, à condition que toutes les précautions soient prises pour assurer la conservation et la confidentialité du dossier.

Question 3

Quelle est la nature d’un dossier client ?

Answer 3

Un registre officiel par lequel le psychologue rend compte de son travail. Il témoigne d’une conduite professionnelle prudente et diligente en répondant aux obligations déontologiques et civiles.

Question 4

Le dossier client fait preuve de quoi ?

Answer 4

De son contenu : ce qui est écrit est considéré vrai sur le plan légal et il serait difficile d’en démontrer le contraire.

Question 5

À quoi répond le dossier-client ?

Answer 5

Au droit du client d’être informé sur sa condition et sur les services qui lui sont fournis = vulgariser, le client doit comprendre tout ce qui est à l’intérieur.

Question 6

Quel est la double nature du dossier client ?

Answer 6

Il est à la fois un outil de travail et un outil de communication.

Question 7

Qu’est-ce qu’un psychologue est tenu d’inscrire dans son dossier ?

Answer 7

(1) La date d’ouverture de dossier
(2) Nom, prénom, son sexe, sa DDN, son adresse et son numéro de tel.
(3) Description sommaire des motifs de la consultation
(4) Description sommaire des services professionnels rendus et leur date.
(5) Conclusions de l’examen psychologique ou description du programme d’intervention et les recommandations.
(6) Notations sur l’évolution du client
(7) Tout document relatif à la transmission de renseignements ou tout document signé par le client autorisant la transmission de renseignements
(8) Copie du contrat de service ou description des ententes particulières (nature et modalités d’une intervention)
(9) Signature du psychologue qui inclus ces renseignements

Question 8

Quels types d’information le psychologue consigne essentiellement au dossier ?

Answer 8

Informations de nature factuelle et celle découlant de l’exercice de son jugement professionnel

Question 9

À quoi le psychologue doit faire attention par rapport à la consignation d’informations au dossier ?

Answer 9

Aux données brutes, aux données interprétées, au risque de préjudice et à la conservation des protocoles de tests.

Question 10

Qu’est-ce que regroupent les données brutes ?

Answer 10

Tout le matériel recueilli au cours d’entrevues d’évaluation ou dans le cadre de la psychothérapie, verbatim inclus.

Les observations directes

Ce qui provient de l’administration des tests psychométriques.

Question 11

Les annotations, les hypothèses émises par le psychologue et les pistes à explorer sont ils des exemples de données brutes ?

Answer 11

Oui.

Question 12

Qu’est-ce qu’une donne brute ?

Answer 12

Donnée que le client ou un tiers risque de mal comprendre ou de mal interpréter, ce qui représente un risque de préjudice.

Question 13

Quelles sont les obligations du psychologue en ce qui a trait aux données brutes ?

Answer 13

Il ne remet pas à autrui, sauf à un autre psychologue, les données brutes et non interprétées.

Il évite de verser dans un dossier toute donnée brute ou toute information non vérifiée susceptible de porter préjudice au client

Question 14

Qu’est-ce qu’une donnée interprétée ?

Answer 14

Renseignements qui ont fait l’objet d’une analyse, d’une explication, d’une appréciation ou d’une validation par le psychologue.

Question 15

Une donnée brute accompagnée de son interprétation est-elle toujours considérée comme une donnée brute ?

Answer 15

Non.

Question 16

Le diagnostic doit-il être inscrit au dossier ?

Answer 16

Oui, toutefois le psychologue pourra refuser de le communiquer s’il juge que sa divulgation risque d’entraîner un préjudice grâve pour le client.

Question 17

À quoi peut être lié le préjudice ?

Answer 17

À l’absence de vérification par le psychologue de l’information qu’il consigne au dossier et qu’il transmet.

La présence dans le dossier d’éléments d’information risquant d’être mal interprété et d’induire en erreur (mais le psychologue ne peut anticiper toutes les situations).

Question 18

Comment faire pour diminuer les risques de préjudice ?

Answer 18

(1) Limiter son rapport ou ses recommandations aux seuls éléments pertinents à son mandant
(2) Faire état de son mandant et du contexte situation de son client
(3) Rédiger et tenir le dossier de manière à ce que les personnes susceptibles d’y avoir accès puissent bien le comprendre (ex. niveau de langage)
(4) Faire preuve de respect et d’empathie envers le client en ce qui concerne le contenu du rapport et le choix des mots utilisés.
(5) Prendre des mesures particulières de conservation et pour restreindre l’accès aux seuls psychologues en ce qui concerne les protocoles de tests.

Question 19

Est-ce que le psychologue devrait tenir un dossier parallèle ?

Answer 19

Non, à l’exception faite des mesures particulières à prendre pour la conservation des protocoles de test.

Question 20

Quels impacts négatifs peut avoir la tenue d’un dossier parallèle ?

Answer 20

(1) Accumuler des données en vrac
(2) Trainer hors du dossier du client l’information significative pour laquelle le psychologue n’aura alors pas fait l’effort requis pour la rendre compréhensible et accessible

Question 21

Quel types d’éléments le psychologue serait porté à consigner en vue de rédiger son rapport ?

Answer 21

(1) Piste de recommandation des symptômes
(2) Hypothèses diagnostiques
(3) Verbatim qu’il considère particulièrement significatif
(4) Note personnelle lui servant d’aide-mémoire

Question 22

Qu’est-ce que le psychologue doit faire s’il reçoit des confidences de la part d’un tiers ?

Answer 22

Consigner cette information au dossier ou du moins indiquer qu’il y a eu un échange avec ce tiers.

Question 23

Si le psychologue a une discussion avec le tiers, est-il tenu au secret professionnel ?

Answer 23

Oui.

Question 24

L’information en provenance d’un tiers peut être de deux types, lesquels ?

Answer 24

(1) tiers qui font partie de l’environnement personnel ou professionnel du client ex collègue de travail
(2) tiers agissant auprès du client comme autres professionnels fournisseurs de service ex. médecin

Question 25

Si un psychologue ne peut éviter les confidences venant d’un tiers, que doit-il faire ?

Answer 25

Se contenter d’écouter. Évitant tout échange risquant de compromettre l’obligation première de confidentialité avec son client.

S’assurer auprès du tiers s’il a la permission du client de l’appeler ET avoir son consentement pour divulguer de l’information.

Tenter d’obtenir le consentement du tiers à informer le client de l’échange dans le but de maintenir la relation de confiance avec son client.

Question 26

Qu’en est-il d’une situation ou le psychologue requiert les services d’un autre professionnel dans le cadre d’une consultation ou d’une supervision ? Doit-il obtenir le consentement de son client pour divulguer des informations ?

Answer 26

Oui, il a les mêmes obligations de confidentialité. À défaut de pouvoir protéger l’identité de son client, il doit obtenir par écrit le consentement libre et éclairé de ce dernier puisqu’il y aura transmission d’informations le concernant.

Question 27

Comment tenir un dossier pour des clients vus en groupe ?

Answer 27

La tenue des dossiers de clients vus en groupe est soumise aux mêmes
exigences, mais l’article 4 du Règlement sur la tenue des dossiers offre
au psychologue une alternative : Le psychologue peut tenir un dossier unique de l’intervention comprenant la description et une évaluation de l’intervention.

**Ne s’applique pas en réseau public où le psychologue est dans l’obligation de tenir un dossier pour chaque client.

Question 28

Comment consigner les informations dans un dossier lorsque plusieurs professionnels travaillent en équipe ?

Answer 28

Chacun consigne les informations requises dans le cadre de sa pratique

Question 29

En situation de travail d’équipe, que doit assurer le psychologue concernant l’unique rapport qui sera produit ?

Answer 29

(1) il doit respecter les normes professionnelles des psychologues.
(2) qu’il est habilité comme professionnel à valider toute l’information qui s’y trouve et cautionne sa signature
(3) Qu’il ne laisse pas croire qu’il puisse avoir accompli un acte hors de son champs d’exercice ou relevant de compétences qu’il n’a pas

Question 30

Comment s’assurer que la tenue d’un dossier est conforme ?

Answer 30

(1) Insérer l’information permettant d’identifier le client sur chaque page
(2) Dater l’inscription + interventions rapportés
(3) S’assurer que le texte ne puisse pas être modifié
(4) Ne pas effacer, rayer d’un trait et mettre ses initiales
(5) Ne pas ajouter d’informations entre les lignes
(6) Ne pas laisser de vide pour éviter l’ajout après-coup
(7) Utiliser des abréviations et symboles reconnus
(8) Apposer sa signature au bas de chaque inscription

Question 31

Le psychologue peut-il refuser l’accès à un renseignement contenu au dossier d’un client ?

Answer 31

Oui, lorsque sa divulgation entraînerait vraisemblablement un préjudice grave pour le client ou un tiers.

Il informe le client des motifs de son refus et les inscrits au dossier.

Question 32

Quels sont les motifs justes et raisonnables pour refuser à un client l’accès aux documents qui le concernent dans son dossier ?

Answer 32

(1) Le risque de compromettre la valeur méthodologique et métrologique d’un test en remettant le protocole au client
(2) Quand le dossier a été constitué dans le contexte d’un examen de sélection
(3) Si la consultation des documents du dossier puisse entraîner un préjudice grave au client.

Question 33

Que doit faire le psychologue s’il obtient une demande de rectification de l’information concernant l’information qui découle de son jugement professionnel ?

Answer 33

Il n’a pas à modifier le contenu du rapport mais il doit faire mention de la demande et des raisons de son refus dans le dossier.

Question 34

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?

Answer 34

(1) délai trop grand avant de consigner l’information dans le dossier
(2) Absence d’information quant au mandat du psy, au motif de consultation, au contexte dans lequel celle-ci se déroule et aux modalités d’intervention
(3) Absence d’anamnèse
(4) Présence de données brutes non interprétées et pouvant porter préjudice au client
(5) Absence de sections distinctes et identifiées = nuit à la rigueur et à la cohérence du texte
(6) Introduction d’éléments d’information non pertinents au mandat
(7) Absence de précisions quant aux sources d’information
(8) Présentation enchevêtrée d’information d’ordre factuel e d’ordre interprétatif qui amène confusion entre elles faits et les interprétations
(9) Introduction de jugements de valeurs ; se confondant avec les jugements clinique
(10) Absence ou manque d’information quant à la description des outils d’évaluation utilisés, au contexte de leur utilisation et à leurs limites.
(11) Impressions diagnostiques ou diagnostics psychologiques insuffisamment documenté.

Question 35

Quelle est la fonction de la procédure d’inspection professionnelle ?

Answer 35

Surveiller l’exercice de la profession, notamment par la vérification des dossiers des membres. S’il y a lieu, fait également enquête sur la compétence professionnelle d’un membre.

Question 36

De quoi est formé le Comité d’inspection professionnelle ?

Answer 36

D’au moins 5 membres de l’Ordre nommés par le Conseil d’administration ;

Peut être assisté d’inspecteurs, d’enquêteurs ou d’experts.

Question 37

Que peut recommander le Comité d’inspection professionnelle au CA ?

Answer 37

qu’un membre suive un stage ou un cours de perfectionnement et que son droit d’exercer soit limité ou suspendu jusqu’à ce que le membre ait rencontré cette obligation.

Question 38

De quelle façon le comité d’inspection professionnelle créé t’il la liste des psychologue qui recevront la visite d’un inspecteur ?

Answer 38

Selon un mode aléatoire contrôlé

Question 39

Sur quoi portent principalement les enquêtes /plaintes ?

Answer 39

(1) Évaluation ou pratique non conforme aux principes professionnels
(2) Conflit de rôles et d’intérêts
(3) Inconduites sexuelles
(4) Entrave au travail du syndic
(5) violation de la confidentialité
(6) Tenue de dossier
(7) Qualité des services professionnels

Question 40

Dans quelles situations le conseil de discipline peut-il ordonné la radiation provisoire immédiate d’un membre ?

Answer 40

Lorsque les gestes allégués répondent à ces 4 critères :

§ ces gestes sont graves et sérieux;

§ ces gestes portent atteinte à la raison d’être de la profession;

§ ces gestes risquent de compromettre la protection du public;

§ ces gestes doivent faire l’objet d’une preuve à première vue.

Question 41

Qu’est-ce que le formulaire de demande d’enquête ?

Answer 41

Adressé sous pli confidentiel au Bureau du syndic de l’Ordre pour informer qu’un psychologue aurait commis une infraction au Code des professions, au Code de déontologie ou aux autres règlements auxquels il est tenu, et pour demander qu’une enquête soit tenue à cet effet.

Le requérant consent à ce qu’une copie de sa demande puisse être transmise au psychologue visé aux fins de l’enquête demandée.

Question 42

Qu’est-ce que contient le formulaire de demande d’enquête ?

Answer 42

§ Identification du psychologue

§ Indentification du requérant

§ Indentification du (des) client(s)

§ Éléments relatifs à la plainte

§ Documents fournis à l’appui de la demande

Question 43

Quelles sont les étapes suite à une demande d’enquête ?

Answer 43

(1) Fermeture du dossier ou
(2) Conciliation ou
(3) Dépôt d’une plainte devant le conseil de discipline

(4) Demande de révision au Comité de révision par le demandeur toujours possible

Question 44

Le demandeur d’enquête a …

Answer 44

(1) le droit d’être assisté par une autre personne, en tout temps
(2) le droit à l’anonymat, en acceptant toutefois les limites à la protection de ce droit, lorsqu’il s’agit d’établir l’existence d’une preuve dans certains cas
(3) le droit d’appel sur la décision du syndic de ne pas porter plainte devant le Conseil de discipline
(4) le droit de s’adresser directement au Comité de discipline, dans une plainte privée.
(5) le devoir de fournir toute l’information utile permettant l’évaluation du dossier

Question 45

Le psychologue qui fait l’objet de la demande d’enquête a …

Answer 45

(1) le droit de connaître la nature précise et détaillée de la demande d’enquête dont il fait l’objet, si la demande a été jugée recevable
(2) le droit d’être assisté par toute autre personne durant l’enquête

(3) le droit de faire part à la présidente de toute information quant
au travail du syndic dans l’enquête dont il a fait l’objet

(4) le devoir de fournir toute l’information pertinente qui lui sera demandée
(5) le devoir de répondre, par écrit s’il le désire, à la demande d’enquête signifiée par le syndic

Question 46

Quels sont les facteurs de risque d’un dérapage déontologique ?

Answer 46

§ Négliger sa santé mentale

§ Avoir des frontières personnelles-professionnelles
poreuses

§ Sous-estimer les problèmes d’organisation
personnelle

§ Avoir une confiance excessive en ses capacités

§ Être isolé

§ Avoir des préoccupations financières qui peuvent
influencer le jugement