Cours 4 - Gestion d'un bureau d'architecte Flashcards

1
Q

Formes juridiques

A
  • Entreprise individuelle
  • Société en nom collectif
  • Société par action (incorporation)
  • Société en nom collectif à responsabilité limité (SENCRL)
  • Coopérative de services
  • Organisme à but non lucratif
  • Consortiums
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Q

Formes juridiques : Entreprise individuelle

A
  • Bureau dirigé par un seul architecte qui est l’unique propriétaire, avec ou sans employés
  • Ne crée pas une personne morale
  • Si enregistré sous «PRÉNOM NOM, Architecte» à l’OAQ, pas besoin de s’enregistrer au registre des entreprises du Québec
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3
Q

Formes juridiques : Société en nom collectif (SENC)

A
  • Regroupement de personnes qui s’associent dans le but d’exploiter une entreprise dans un esprit de collaboration
  • Ne crée pas une personne morale
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4
Q

Formes juridiques : La société par actions

A
  • Entité juridique collective autorisée par la loi à agir comme une entité d’affaires individuelles
  • Personne morale = Impôts à payer
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Q

Formes juridiques : Société en nom collectif à risque limité (SENCRL)

A
  • Modèle semblable à la SENC, toutefois le code des professions introduit une exemption quant à la solidarité des associés (Si poursuite et qu’on doit dissoudre la compagnie pour payer les frais, mais qu’il reste encore des coûts, seule la personne responsable de l’erreur est responsable de payer)
  • Personne morale = Impôts à payer
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6
Q

Formes juridiques : Coopérative de service

A
  • Regroupement de personnes ou de sociétés qui ont des besoins économiques, sociaux et culturels communs et qui s’associent pour exploiter une entreprise
  • 2 coopératives au Québec
  • Toléré par l’OAQ et géré comme SENC ou SENCRL
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7
Q

Formes juridiques : Organisme à but non lucratif

A
  • Organisme ou association personnifié dont le activités sont exercées dans un but social, éducatif, religieux, philanthropique, sportif ou autre
  • Ne vise pas à procurer à ses membres un profit ou quelconque avantage économique
  • 3 organismes à but non lucratif au Québec
  • Toléré par l’OAQ et géré comme SENC ou SENCRL
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8
Q

Planification stratégique

A
  • Pas une seule manière de faire, mais ça prend une certaine séquence logique
    1. Modèle d’affaires = Ce que je veux faire
    2. Plan d’affaires = Comment je vais le faire
    3. Planification stratégique = Comment améliorer ce que je veux faire et comment je le fais (Roue de remise en question dans le but d’améliorer continuellement l’entreprise)
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9
Q

Modèle d’affaires : 3 éléments à déterminer

A
  • Mission = Quels services je veux offrir? Quelle clientèle je veux desservir?
  • Vision = Quelles sont mes aspirations? Où sera l’entreprise dans 5-10-15 ans?
  • Valeur = Par quels moyens fondamentaux? Qu’est-ce qui distingue l’entreprise et qui permet d’accomplir la mission?
    Sert de moteur pour faire avancer la compagnie
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10
Q

Le plan d’affaires

A
  • Feuille de route pour atteindre ses objectifs
  • Composantes internes de l’entreprise (équipe, espace, outils, collaborations, ressources financières, etc.) VS le marché
  • Objectif : Se démarque afin de créer un nouveau marché ou se positionner afin de répondre à une part de marché qui est prenable
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11
Q

Plan stratégique : Méthode intuitive

A
  • Remue-méninge = crée librement des idées et génère l’innovation sans analyse ni critique
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12
Q

Plan stratégique : Méthodes théoriques

A
  • Analyses SWOT/SOAR = examine les forces et faiblesses internes ainsi que les possibilités et les menaces externes
  • Analyse de la concurrence (PORTER) = permet de déterminer la structure concurrentielle d’une industrie de biens ou de services
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13
Q

Analyse SWOT

A

Permet de déterminer les options envisageables au niveau d’un domaine d’activités
- Strenghts (Forces) : Interne et utile
- Weaknesses (Faiblesses) : Interne et néfaste
- Opportunities (Opportunités) : Externe et utile
- Threats (Menaces) : Externe et néfaste

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14
Q

Analyse SOAR

A

Complémentaire à SWOT
- Strenghts (Forces) : Quels sont les points forts qu’on peut s’appuyer? Qu’est-ce qui nous différencie, nous rend uniques?
- Opportunities (Opportunités) : Quelles sont les demandes de nos interlocuteurs? Quels sont les nouveaux marchés/clients potentiels?
- Aspirations : Quelle est notre ambition profonde? Qui avons-nous envie de devenir?
- Résultat : Quels seraient les indicateurs de notre réussite? Quels retours attesteraient de notre succès?

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15
Q

Analyse de la concurrence (PORTER)

A
  • 5 forces déterminent la structure concurrentielle d’une industrie de biens ou de services
  • Permet de mesurer la concurrence du marché avant de partir la compagnie pour savoir si c’est faisable/réaliste
    4 critères:
  • Pouvoir de négociation des clients
  • Produits de substitution
  • Pouvoir de négociation des fournisseurs
  • Menace de nouveaux entrants
    = Concurrence intra sectorielle
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16
Q

Quels sont les aspects à maitriser pour démarrer/opérer un bureau?

A
  • Structure du bureau
  • Fonctionnement du bureau
  • Gestion de risques
  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion financière
  • Promotion et marketing
17
Q

Opération d’un bureau : Structure du bureau

A

Une firme doit se doter d’une structure ou de mécanismes internes pour fournir les services. Choix de structure dépend des valeurs et de la culture des patrons

Structures organisationnelles standards :
- Équipes de conception ou ateliers
- Divisions selon les responsabilité (Conception, production des documents, administration du contrat)
- Combinaison des deux modèles

18
Q

Opération d’un bureau : Fonctionnement d’un bureau

A

Doit être adressé pour que tout fonctionne bien
- Espace (Lieux de travail)
- Mobilier (Ergonomique, esthétique)
- Outils de travail (Parc information, logiciels, matériel usuel)
- Classement et archives
- Ressources (bibliothèque technique, normes, références, guides)
- Sécurité et back-up

19
Q

Opération d’un bureau : Gestion du risque

A
  • Risques civils (assurance responsabilité civile et assurance générale)
  • Risques de projet (assurance de responsabilité professionnelle et excédentaire)
  • Risque financier macro (Économies, assurances personnelles)
  • Risque financier micro (marge de crédit, recouvrement)
  • Risque réputationnel
  • Risque informatique (De plus en plus important - Hack/Rançons)

Fermer un bureau = pire erreur, veut dire qu’il n’a aucune valeur puisque personne ne veut le racheter

20
Q

Opération d’un bureau : Gestion des ressources humaines

A
  • Recrutement et rétention
  • Normes du travail (à connaitre/ se renseigner - erreurs sont souvent involontaires par manque de connaissances)
  • Formation continue de l’équipe et accompagnement professionnel
  • Instauration d’un climat de travail sain et agréable
  • Mise en place de politiques ou de manuels
  • Évaluation du personnel (Réciproque)
  • Développement des compétences en RH (vient un moment ou on a pas le choix d’engager des professionnels - RH, comptables - parce qu’on est plus capables de gérer nous-mêmes)
  • Diversité, équité et inclusion
  • Discrimination et harcèlement
21
Q

Opération d’un bureau : Gestion des ressources financières

A
  • Budget (évaluer les coûts et les revenus)
  • Tenue de livre (comptabilité)
  • Flux de trésorerie (cash flow)
  • État des résultats (fiscalité)
  • Rémunération et détermination des honoraires
  • Outils (système comptable, feuille de temps, bon de commande)
  • Facturation
22
Q

Opération d’un bureau : Promotion et marketing

A
  1. Se faire connaitre, susciter l’intérêt
  2. Renforcer l’intérêt (message devrait évoluer dans le temps)
  3. Obtenir l’engagement du client
  4. Soutenir la confiance du client
23
Q

L’offre de services professionnels

A
  • Document permettant d’obtenir ou de solliciter des mandats
  • En réponse à un appel d’offres ou stratégie de marketing
  • ODS est toujours obligatoire, un architecte ne peut pas signer un contrat sans avoir expliqué au préalable l’envergure au client
24
Q

L’offre de services professionnels : Qu’est-ce que ça comprend?

A
  • Compréhension du mandat : Client, projet, objectifs de qualité, échéancier et budget
  • Description de la firme et expérience : Ressources allouées, expérience du chargé de projet, processus de collaboration, contrôle qualité
  • Approche conceptuelle et intérêt pour le projet : Méthodologie proposée parfois sous forme de croquis, schémas, esquisse

-Services offerts : Services de base et additionnels, structure de l’équipe

  • Approche qualitative : Méthodologie proposée, décrire comment notre entreprise sort du lot
  • Honoraires
25
Q

Les modes de rémunération : 2 catégories

A
  • Services de base (Conception et chantier - dépend toujours du mandat)
  • Services supplémentaires (Généralement facturé à l’heure)
26
Q

Les modes de rémunération : 4 modes

A
  • Pourcentage du coût des travaux
  • Taux horaire
  • Montant forfaitaire
  • Combinaison de ces trois modes
    Au chois du donneur d’ouvrage
27
Q

Les modes de rémunération : Méthode à pourcentage

A
  • % plus faibles pour bâtiments simples ou coût de construction élevé
  • % élevé pour bâtiments complexes ou coût de construction faible

Pas toujours bon comme méthode puisqu’un projet peut être plus complexe que prévu, mais on ne peut pas changer le % une fois le contrat signé.

28
Q

Les modes de rémunération : La méthode à pourcentage
Conditions à remplir

A
  • l’architecte fournit des services de base complets
  • le projet est préparé pour un seul client qui peut en définir clairement la fonction et la portée et ne doit être
    réalisé qu’une seule fois
  • les approbations des autorités compétentes sont relativement simples
  • le projet est décrit dans un ensemble coordonné de documents et fera l’objet d’un seul appel d’offres
    global
  • le contrat de construction sera à forfait
  • la taille du projet n’est ni très grande ni très petite
  • il n’y a pas d’autres consultants que les ingénieurs en structure, mécanique et électricité
  • il n’y a pas de retards et le projet ne se réalise pas par intermittence (ce qui occasionnerait des frais de
    mise en marche répétitifs)
  • les honoraires sont calculés à chaque phase sur la base du coût des travaux tel que défini dans le contrat
    d’architecte
29
Q

Les modes de rémunération : La méthode à taux horaire

A

À utiliser dans les situations suivantes :
- Modifications à du travail déjà approuvé
- Petits projets
- Études pré-conceptuelles
- Étendue de services mal définie
- Services requis de façon intermittente

Tarifs établis selon:
- Coefficient appliqué au coût du personnel direct (salaire, avantages sociaux…)
- Conditions du marché

30
Q

Les modes de rémunération : La méthode à forfait

A
  • Plus de latitude pour faire du profit, mais grande prise de risque

Éléments à inclure dans la soumission à prix forfaitaire :
- Coût de la main d’oeuvre directe et indirecte
- Toutes les dépenses (incluant matériel)
- Frais généraux
- Frais d’administration et profit
- Facteur de risque applicable
- Rémunération des ingénieurs et autres consultants (s’il y a lieu)
- Tout autre élément spécifique au mandat

31
Q

Mécanismes d’octroi de contrat des organismes publics (Avant 2023)

A
  • Méthode par qualité (tarif/décret) = seule méthode pour les projets gouvernementaux
  • Concours d’architecture AVEC dérogation seulement (sauf projets gouvernementaux au-dessus d’un certain budget)
32
Q

Mécanismes d’octroi de contrat des organismes publics (Depuis 2023)

A
  • Méthode par qualité (Cadre de référence ISO = Manière de négocier les honoraires selon le projet)
  • Méthode par qualité/prix (Rapport à l’écart à la moyenne = Ne favorise PAS le plus bas soumissionnaire)
  • Contrats à exécution sur demande
  • Concours d’architecture SANS dérogation