Cours 3 - Gestion et maitrise de projet Flashcards
3 caractéristiques de l’espace de projet
- Coût (Études, frais légaux, frais de gestion, honoraires, construction, etc.)
- Délai (Autorisation, conception, appel d’offre, construction)
- Qualité (Fonctionnelle, esthétique, durabilité, performance, etc.)
*Lien très fort entre les trois, si on priorise 1 aspect, les 2 autres vont écoper)
Environnement du projet : Facteurs internes
- Culture, structure et gouvernance organisationnelle
- Infrastructure
- Logiciels informatiques
- Disponibilité des ressources
- Aptitudes du personnel
Environnement du projet : Facteurs externes
- Conditions du marché
- Questions sociales et culturelles
- Restrictions légales
- Bases de données commerciales
- Recherche académique
- Standards gouvernementaux ou industriels
- Considérations financières
Rôle du chargé de projet
-Diriger et administrer un projet d’architecture
- Faire franchir au projet les étapes (Validation du programme à Mise en service de l’ouvrage)
- Respecter les contraintes de temps et de coûts établies
- Gérer l’avancement du projet
- Procéder à la fermeture du dossier d’une façon optimale
*Doit avoir une connaissance et maitrise globale**
Rôle du gestionnaire de projet
- Rôle procédural (Facilitateur) = Expert en procédures
10 domaines de connaissance en gestion de projet
- Périmètre du projet (Portée/Scope)
- Gestion de l’échéancier
- Gestion des coûts
- Gestion de la qualité
- Gestion des ressources
- Gestion des communications
- Gestion des risques
- Gestion des approvisionnements
- Gestion des parties prenantes
- Intégration du projet
Gestion des risques : Définition du risque
Aléa + Enjeux = Risque
Gestion des risques : Calcul du risque
Probabilité x Gravité des impacts (Enjeux) x Vulnérabilité = Risque
Gestion des risques : Comportement proactif
- Identifier (Prévention)
- Évaluer (Détection)
- Gérer (Action)
Gestion des risques : 4 manières de gérer les risques
- Refuser = Immobilisme, si on refuse de prendre un risque, il y a un coût de renonciation
- Accepter = Prêt à prendre le risque
- Réduire = Prendre des mesures, mise en place de stratégies, mais le risque est toujours présent
- Transférer = Donner la responsabilité à quelqu’un d’autre (Ex Compagnies d’assurances)
Gestion des parties prenantes : Style directif
- Très organisationnel, Peu relationnel
- Rôle : Structurer
- Attitude du leader : Donne des instructions et des consignes précises
- Prise de décisions : Par le leader
- Organisation, Planification, Contrôle
Gestion des parties prenantes : Style Persuasif
- Très organisationnel, Très relationnel
- Rôle : Mobiliser
- Attitude du leader : Donne des instructions et des consignes et explique les raisons de ses choix
- Prise de décisions : Par le leader, mais avec explications
- Explications, Persuasion, Conviction
Gestion des parties prenantes : Style participatif
- Peu organisationnel, Très relationnel
- Rôle : Associer
- Attitude du leader : Écoute, parle peu et travaille sur un pied d’égalité avec ses collaborateurs
- Prise de décisions : Partagée avec les collaborateurs
- Écoute, Conseil, Négociation
Gestion des parties prenantes : Style délégatif
- Peu organisationnel, Peu relationnel
- Rôle : Responsabilité
- Attitude du leader : Reste en retrait, mais est disponible et répond aux sollicitations des collaborateurs
- Prise de décisions : Par les collaborateurs
- Responsabilité, Initiative, Délégation
Prévention et le règlement des différends : 4 dimensions de la résolution de problèmes
- Problématique
- Différend
- Conflit
- Litige
Gestion du temps : Que fait l’architecte?
- Répond à l’échéancier du client en organisant ses activités dans un calendrier de travail ou de conception
- Prépare l’échéancier de construction
Gestion du temps : Méthodes
- Diagramme à barre avec ou sans cheminement critique
- Méthode CPM (Critical path method) ou PERT (Program evaluation review technology/research task)
- Méthode WBS (Work breakdown system) = Décomposition du projet en étapes très simples
- Méthode LPS (Last planner system)
- Méthode chronologique = Prend en compte la capacité spatiale d’accommoder les travaux
Gestion du temps : Notions essentielles
- Durée = Quantité de temps requise pour effectuer une activité
- Ordonnancement = Séquence dans laquelle doivent être effectuée les activités
- Chemin critique = Liste ordonnée des opérations nécessaires pour arriver au résultat voulu (Lorsqu’il y a un accro au chemin critique, il y aura nécessairement un retard)
- Marges = Quantité de temps disponible antérieurement ou ultérieurement à une activité (Permet une flexibilité dans le temps)
Gestion du temps : Méthode Eisenhower
-Classer les tâches à faire en 4 catégories pour gérer les priorités
- Urgent et Important = Je le réaliser en priorité
- Peu urgent, mais Important = Je reporte
- Urgent, mais peu important = Je délègue
- Ni urgent, ni important = Je reporte ou annule
Gestion des coûts : Utilité d’une estimation
- Établir une base de planification et de contrôle
- Déterminer un budget et franchir des étapes (go-no go)
- Faire évoluer le design d’un projet
- Évaluer les soumissions reçues et émettre une recommandation
- Évaluer et approuver les changements
- Informer les projets futurs
Rien ne peut être complémentaire à l’estimation, s’il manque des infos, il manque de l’argent dans le budget
Gestion des coûts : Étapes d’une estimation
- Choisir le mode d’estimation approprié
- Établir la liste des travaux ou d’éléments (Plans/Devis/PFT)
- Rechercher les informations (unités, coûts) sur les différents systèmes de construction et leurs composantes
- Relever les quantités
- Analyser les risques et appliquer des contingences
- Produire des tableaux et des analyses
Gestion des coûts : Coût initial de la construction
- Coûts directs de construction = Matériaux, main d’oeuvre, équipements…
- Coûts indirects = Conditions générales, administration, profits de l’entrepreneur général
- Coûts des professionnels = Études préconceptuelles, honoraires
- Coûts divers = Contingences, inflation, taxes
Gestion des coûts : Coût global de la construction (Cycle de vie)
- Coût de projet = Coût initial de construction, terrain, permis de construction, financement, marketing, déménagement
- Coût d’exploitation = Énergie, frais d’entretien, assurances, taxes foncières…
- Coût de maintenance (Maintien d’actif) = Travaux de réfection, rénovation, transformation ou agrandissement…
Gestion des coûts : Estimation Classe D
-Durant la phase de programmation fonctionnelle
- Basé sur les informations et données historiques
- Rajustée pour tenir compte des hypothèses relatives à l’inflation, l’emplacement, au risque, à la qualité, à la taille et au calendrier
- Préparée avant le début de la conception
- Donne un ordre de grandeur
- Marge d’erreur jusqu’à plus de 30%
Gestion des coûts : Estimation Classe C
- Durant la phase d’esquisses
- Basée sur le type de construction et les quantités de matériaux
- Comporte toutes les hypothèses et les restrictions appropriées
- Allocation pour imprévus de conception relativement élevée (Portée du projet peut encore être modifiée)
- Marge d’erreur jusqu’à 30%
Gestion des coûts : Estimation Classe B
- Durant la phase préliminaire
- Basée sur les plans et devis
- Allocation pour imprévus moins grande = information fournie par l’équipe de conception est plus avancée
- Marge d’erreur jusqu’à 20%
Gestion des coûts : Estimation Classe A
- Durant la phase du projet définitif
- Basée sur des documents plus complets
- Allocation pour imprévus encore plus basse
- Marge d’erreur jusqu’à 10%
Gestion des coûts : Facteurs influençant les coûts
- Facteurs économiques et politiques
- Facteurs environnementaux
- Configuration et usage du bâtiment
- Programme fonctionnel
- Mode de réalisation et type de marché
- Échéancier du client
- Règlementation
- Conditions de travail inhabituelles ou difficiles
- etc
Gestion des coûts : Méthodes d’estimation
- Unité d’usage
- Par superficie ou surface
- Progressive ou détaillée
- Élémentale ou paramétrique
Gestion des coûts : Méthodes d’estimation
Unité d’usage
(Diviser un bâtiment par une unité qui le définit - ex: Aréna/Nb de sièges)
- Basée sur l’utilisation prévue du bâtiment et une unité d’utilisation
- Informations de bases sont très minimales = Type de projet et son ampleur
- Classe D = Ordre de grandeur
- Avantage : Fournie une indication ou permet une vérification rapide
- Inconvénient : Grande incertitude
Incertitude = +30%
Gestion des coûts : Méthodes d’estimation
Superficie/Surface
-Utilisation de ratios statistiques (coût/unité de surface)
- Avantages : Rapide à produire, nécessite peu d’expérience, facile à comprendre pour le client, comparaison facilité avec d’autres projets
- Inconvénients : Ne tient pas compte des particularités du projet, méthode simpliste qui peut être mal interprétée
- Incertitude = 20-30%
Gestion des coûts : Méthodes d’estimation
Progressive/Détaillée
- Organisée selon répertoire normatif (Masterformat)
- Niveau de détail au choix (très variable)
- Avantages : Niveau de détail peut évoluer, très précise, répertoire normatif = standard, facile d’obtenir les prix du marché
- Inconvénients : Long à produire, exige des dessins quasi complets, bon niveau d’expérience requis
- Incertitude = 5-10% (Classe A) ou 10-20% (Classe B)
Gestion des coûts : Méthodes d’estimation
Élémentale/Paramétrique
- Organisée selon Uniformat
- Niveau de détail au choix
- Avantages : Niveau de détail peut évoluer, très précise, permet de constituer une base de données, permet de comparer des projets ou composantes de proejts
- Inconvénients : Long à produire, exige des dessins quasi complets, bon niveau d’expérience requis, non-correspondance avec le Masterformat
- Incertitude = 5-10% (Classe A) ou 10-30% (Classe B-C)
Gestion des coûts : La majoration
Certains coûts sont majorés afin de prendre compte des réalités du projet :
- Complexité
- Volume
- Contexte de mise en oeuvre
- Conditions de marché
Prix unitaires doivent être majorés individuellement puisqu’ils sont affectés les uns des autres
Gestion des coûts : Contingence de design
-Somme ou allocation réservée afin de pallier l’incertitude des coûts, la variation du concept ou une estimation incomplète durant la phase de CONCEPTION
- Entre 0-50% selon les étapes
- Diminue au fur et à mesure de l’avancement de la conception (Devrait être 0% dans les documents émis pour soumission)
Gestion des coûts : Frais généraux
- Frais directs et indirects nécessaires à la réalisation d’un projet par un entrepreneur général
-Déterminés par : exigences du maitre d’ouvrage et des professionnels, lois ou règlements locaux, opérations de l’entrepreneur sur le chantier - 5-15% des coûts totaux du projet
Gestion des coûts : Catégories de frais généraux
-Reliés au coût de construction
-Reliés à la durée du chantier
- Frais ponctuels ou divers
Gestion des coûts : Exemples de frais généraux par catégorie - Coût de construction
- Cautionnement
- Assurance responsabilité civile
- Assurance risques constructeur
- Frais de financement
- Permis de construction (Si payé par l’entrepreneur général)
Gestion des coûts : Exemples de frais généraux par catégorie - Durée du chantier
- Surintendant de chantier
- Chargé de projet
- Conditions hivernales et chauffage
- Gardiennage et sécurité
- Bureau ou entrepôt temporaire
- Toilettes temporaires
- Clôture de chantier
- Occupation de la voie publique
- Grues et autres appareils de levage
- Électricité temporaire
- Nettoyage et élimination des ordures
Gestion des coûts : Exemples de frais généraux par catégorie - Pontuels/Divers
- Honoraires professionnels
- Chemins et accès temporaire
- Protection du bâtiment existant
- Protection du site
- Arpentage
- Coupes d’eau/égouts
- Enseignes de chantier
- Inspections et essais
- Percements et réparations
- Permis et frais juridiques
Gestion des coûts : Principe PARETO
80% des conditions générales représentent 20% des postes budgétaires
Gestion des coûts : Frais d’administration d’entreprise
-Inclut tous les frais engendrés par l’existence même d’une entreprise pour assurer son fonctionnement (salaires, loyer, entretien du bureau, licence d’entrepreneur, papeterie, matériel de bureau, etc.)
- Facteurs de variation : Type d’entreprise, durée du contrat, niveau de risque
Gestion des coûts : Profit
- Marge bénéficiaire dégagée dans le cadre des activités d’une entreprise afin de permettre sa croissance et de gérer son risque.
- % établit selon : envergure, risque, état du marché, maitre d’ouvrage/professionnels
- Frais d’administration + Profits = 3-10% des coûts totaux
Gestion des coûts : Contingence de construction
- Somme ou allocation réservée afin de pallier des dépenses non budgétées en cours de chantier
- Travaux non-identifiés aux plans et devis en raison de : conditions de chantier, demande du client, erreurs ou omissions des professionnels, coordination en cours de chantier
Gestion des coûts : Contingence de construction (% à prévoir)
- Projet neuf, simple, répétitif = Environ 5%
- Projet neuf = 5-10%
- Projet neuf complexe = 10-15%
- Projet de rénovation = 10-20%
Gestion des coûts : L’inflation
- Ajustement des coûts dans le temps pour un projet qui se construira au moins 1 an plus tard
- Facilite la comparaison des coûts entre 2 projets similaires
La maitrise du projet : Quels suivis permettent de garder le contrôle sur le projet en phase de conception?
- Adéquation du design avec le programme (Notes de coordination, estimation des coûts, rencontre/rapport d’étape)
- Validation règlementaire
- Gestion des livrables exigés ou nécessaires
