Breve Vistazo a la Administración de Proyectos Flashcards
¿Qué es un proyecto?
Secuencia de tareas con un principio y un final limitados en el tiempo. Los recursos y los resultados deseados son delimitados al inicio del mismo.
¿Qué da origen a un proyecto? (4)
- Necesidades de la empresa
- Requerimientos del cliente
- Requerimientos legales
- Avances Tecnológicos
Menciona las 5 principales características de un proyecto
- Un proyecto tiene una línea de tiempo claramente delimitada tiene un principio y un fin
- Los proyectos requieren de recursos para que se lleven a cabo (personal, suministros y dinero).
- Los resultados de un proyecto tienen metas específicas
- Los proyectos están basados en una planeación
- Un proyecto incluye un equipo de trabajo y un responsable
¿Cuáles son las fases de un proyecto? (5)
- Inicio, establecido por una fecha o un hecho
- Planeación
- Ejecución
- Control
- Conclusión
Define las acciones de la fase de inicio en el desarrollo de un proyecto (6)
- Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo
- Determinar lo que el proyecto debe lograr
- Definir la meta global del proyecto
- Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
- Precisar el alcance general del proyecto
- Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Define las acciones de la fase de planeación en el desarrollo de un proyecto (6)
- Refinamiento del alcance del proyecto
- Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto
- Agrupación de actividades por área o persona responsable
- Secuencia de las actividades
- Desarrollo de un calendario y presupuesto
- Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros involucrados
Define las acciones de la fase de ejecución en el desarrollo de un proyecto (6)
- Dirección del equipo
- Reuniones con los miembros del equipo
- Comunicarse con los terceros involucrados
- Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
- Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
- Verificar el cumplimiento de las actividades en el tiempo y la forma indicadas
Define las acciones de la fase de control en el desarrollo de un proyecto (7)
- Vigilar las desviaciones del plan
- Emprender acciones correctivas
- Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
- Cambiar los calendarios del proyecto
- Adaptar los niveles de recursos
- Cambiar el alcance del proyecto
- Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes si fuera necesario
Define las acciones de la fase de conclusión en el desarrollo de un proyecto (7)
- Reconocimiento de logros y resultados
- Cierre de las operaciones y dispersión del equipo
- Aprendizaje de la experiencia del proyecto
- Revisión del proceso y resultados
- Redacción del informe final
Define lo que es la administración de proyectos
La aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos deseados en el proyecto a través de una serie de actividades ordenadas y claramente establecidas, todas ellas interrelacionadas y asignadas a uno o varios grupos de trabajo con un responsable o líder
Menciona algunos de los participantes en un proyecto (7)
- Director / Líder del proyecto
- Clientes / Usuarios
- Empresa
- Miembros del equipo
- Equipo de dirección
- Patrocinador
- Influyentes
¿Qué perspectiva se le da a la organización en un proyecto?
Como una estructura de trabajo a través de la cual se agrupan una serie de actividades y se entregan a un responsable con un equipo para su ejecución.
Menciona las estructuras de trabajo en un proyecto (3)
- Estructura por proyectos
- Estructura matricial
- Estructura funcional
Describe la estuctura por proyectos (3)
- Estructura tradicional donde el personal reporta directamente al mando superior.
- Se tiene control total sobre el presupuesto y los recursos.
- El mando superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal
Describe la estuctura matricial
Las actividades se colocan en columnas y renglones, posteriormente las actividades comunes a cada actividad son controladas por una sola entidad.
Describe una estructura funcional
Las actividades se dividen por especialidad funcional dentro de cada grupo o equipo de trabajo, con un líder responsable del mismo
Menciona los aspectos a considerar para definir una estructura para un determinado proyecto (4)
- Tipo de proyecto: Los proyectos de informática se prestan mucho para ser manejados por organización matricial ya que existen actividades claramente divisibles (Análisis, Diseño etc.)
- Tamaño del proyecto: a proyectos pequeños es mejor una administración por proyecto o administración funcional, de lo contrario lo mejor es una administración matricial
- Tamaño de la empresa: a empresas grandes es mejor la organización matricial
- El proyecto será ejecutado por la empresa, entonces organización matricial, pero si es ejecutado por un externo, mejor administración por proyecto
Checar presentación para definiciones segundas de las fases en la administración de un proyecto
