Begrippen HC6 Procesmanagement

Question 1

Bedrijfsproces

Answer 1

De basiscomponenten van een bedrijfsproces zijn de essentiële elementen die samenwerken om een bepaalde reeks activiteiten te definiëren en te beheren met als doel een specifiek resultaat te bereiken. Deze componenten helpen bij het begrijpen, ontwerpen, documenteren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. De basiscomponenten van een bedrijfsproces omvatten over het algemeen het volgende:
Input (Invoer):
Activiteiten:
Output (Uitvoer):

Question 2

Input (Invoer):

Answer 2

Dit is wat het proces “binnenkomt” om te worden verwerkt of getransformeerd. Inputs kunnen verschillende vormen aannemen, zoals gegevens, materialen, informatie, aanvragen, bestellingen, of andere bronnen die nodig zijn om het proces te starten.

Question 3

Activiteiten:

Answer 3

Activiteiten zijn de taken, stappen of handelingen die binnen het proces worden uitgevoerd om de input om te zetten in de gewenste output. Deze activiteiten worden meestal in een specifieke volgorde uitgevoerd en kunnen variëren in complexiteit.

Question 4

Output (Uitvoer):

Answer 4

Dit is het resultaat of de uitkomst van het proces nadat de input is verwerkt en de activiteiten zijn uitgevoerd. De output kan verschillende vormen aannemen, zoals een product, een dienst, een rapport, een beslissing, of een ander eindproduct.

Question 5

Primair proces:

Answer 5

Een primair proces, ook wel bekend als een kernproces, is het kloppende hart van een organisatie. Het omvat de reeks stappen en activiteiten die direct bijdragen aan de belangrijkste doelstellingen van de organisatie. Dit proces creëert waarde voor de klanten en is essentieel voor het voortbestaan van de organisatie.

Question 6

Ondersteunend proces:

Answer 6

Ondersteunende processen, aan de andere kant, zijn niet direct gericht op het leveren van producten of diensten aan klanten, maar ze zijn van vitaal belang voor het ondersteunen van de primaire processen. Deze processen omvatten bijvoorbeeld HR-beheer, financiële administratie en IT-ondersteuning, die de organisatie helpen om efficiënt te functioneren.

Question 7

Organisatiemodel van Mintzberg
(Zie foto’s)

Answer 7

Basiscomponenten van een organisatie volgens Mintzberg: Henry Mintzberg, een bekende organisatiedeskundige, identificeerde vijf basiscomponenten van een organisatie:
1. Topmanagement (Strategische Top):
2. Middenkader (Middenlijn):
3. Uitvoerende Kern (Operationele Kern):
4. Technische Staf (Technische Experten):

Question 8

Topmanagement (Strategische Top):
(Organisatiemodel van Mintzberg)

Answer 8

Topmanagement bevindt zich bovenaan de organisatieladder. Dit zijn de leidinggevenden en besluitvormers die verantwoordelijk zijn voor het formuleren van de strategische doelen en richting van de organisatie. Ze zijn verantwoordelijk voor het nemen van belangrijke beslissingen die de toekomst van de organisatie beïnvloeden.

Question 9

Middenkader (Middenlijn):
(Organisatiemodel van Mintzberg)

Answer 9

Het middenkader bevindt zich tussen het topmanagement en de uitvoerende kern. Ze vertalen de strategische beslissingen van het topmanagement naar operationele plannen en acties. Middenkaderleden zijn verantwoordelijk voor het coördineren van de activiteiten op operationeel niveau en zorgen voor de uitvoering van strategische doelstellingen.

Question 10

Uitvoerende Kern (Operationele Kern):
(Organisatiemodel van Mintzberg)

Answer 10

De uitvoerende kern vormt het hart van de organisatie. Dit zijn de medewerkers die direct betrokken zijn bij de dagelijkse activiteiten en processen die waarde creëren voor de klanten. Ze voeren de kernactiviteiten van de organisatie uit en zorgen voor productie of dienstverlening.

Question 11

Technische Staf (Technische Experten):
(Organisatiemodel van Mintzberg)

Answer 11

De technische staf bestaat uit experts met specialistische kennis en vaardigheden die van cruciaal belang zijn voor de organisatie. Ze bieden technische expertise en advies aan de rest van de organisatie. Deze groep kan bijvoorbeeld bestaan uit ingenieurs, IT-specialisten, juridische adviseurs, enz.

Question 12

Ondersteunende Staf (Ondersteunende Diensten):
(Organisatiemodel van Mintzberg)

Answer 12

De ondersteunende staf ondersteunt de algemene activiteiten van de organisatie, maar is niet direct betrokken bij de kernactiviteiten. Ze bieden diensten zoals human resources, financiën, administratie, en facilitair management om ervoor te zorgen dat de organisatie soepel en efficiënt blijft opereren.

Question 13

Organigram:
(Zie foto’s)

Answer 13

Een organigram, ook wel bekend als een organisatieschema of organisatiegrafiek, is een visuele weergave van de structuur van een organisatie. Het organigram geeft een gestructureerde weergave van de hiërarchie en de relaties tussen verschillende afdelingen, functies, en personeelsleden binnen de organisatie. Het wordt vaak gebruikt om de organisatiestructuur te visualiseren en te communiceren.

Question 14

Black-box model:
(Zie foto’s)

Answer 14

Het Black-box model wordt vaak gebruikt om processen in een organisatie te begrijpen. Het beschouwt een proces als een ‘black box’, waarbij triggers (aanleidingen), input (bronnen), activiteiten (handelingen) en output (resultaten) het systeem in en uit gaan. Het model richt zich op de transformatie van input naar output, waarbij het proces zelf als een gesloten doos wordt beschouwd.

Question 15

Processturing:

Answer 15

Processturing verwijst naar het bewust beïnvloeden van een proces om ervoor te zorgen dat het de gewenste resultaten oplevert. Het is het proces van het plannen, monitoren en aanpassen van activiteiten om de prestaties van een proces te optimaliseren. Processturing kan zowel reactief als proactief zijn.

Question 16

Input:
(Zie foto’s)

Answer 16

In een proces gaat er input (bronnen, gegevens, materialen, enz.) de black box in. Dit vertegenwoordigt wat het proces ‘consumeert’ om resultaten te produceren.

Question 17

Proces (Black Box):
(Zie foto’s)

Answer 17

Binnenin de black box vinden allerlei activiteiten plaats die de input transformeren en verwerken. Dit deel van het proces is meestal niet zichtbaar in het Black-box model, omdat we ons concentreren op de externe kenmerken.

Question 18

Output:
(Zie foto’s)

Answer 18

Uiteindelijk produceert het proces output, wat de resultaten of producten zijn die uit de black box komen. Dit vertegenwoordigt wat het proces ‘produceert’.

Question 19

Terugkoppeling:
(Zie foto’s)

Answer 19

Nu komt het principe van terugkoppeling om de hoek kijken. Nadat de output is gegenereerd, wordt deze gemeten en geanalyseerd. Deze metingen kunnen bijvoorbeeld informatie bevatten over de kwaliteit, snelheid, kosten, klanttevredenheid, of andere relevante prestatie-indicatoren.

Question 20

Actie/Aanpassing:
(Zie foto’s)

Answer 20

Op basis van de metingen en analyses van de output kan de organisatie beslissingen nemen en acties ondernemen om het proces te verbeteren. Als de output niet voldoet aan de verwachte normen of doelstellingen, kunnen corrigerende maatregelen worden genomen om het proces bij te sturen en te optimaliseren.

Question 21

PDCA cyclus

Answer 21

het principe van Plan-Do-Check-Act (PDCA) kan worden gekoppeld aan het principe van terugkoppeling, omdat ze nauw met elkaar verbonden zijn en samenwerken om continu leren, verbeteren en aanpassen te bevorderen. De stappen in de PDCA-cyclus kunnen als volgt worden gekoppeld aan het principe van terugkoppeling:
1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Question 22

Plan (Plannen):
(PDCA cyclus)

Answer 22

In de “Plan” fase van de PDCA-cyclus wordt een plan opgesteld voor een proces of project. Dit omvat het stellen van doelen, het identificeren van benodigde middelen, het bepalen van verantwoordelijkheden en het vaststellen van de te volgen procedures. Terugkoppeling speelt hier een rol door informatie uit het verleden en huidige gegevens te gebruiken om een goed doordacht plan te ontwikkelen. Dit kan onder meer het analyseren van eerdere prestaties en het identificeren van gebieden waar verbeteringen nodig zijn omvatten.

Question 23

Do (Uitvoeren):
(PDCA cyclus)

Answer 23

In de “Do” fase wordt het plan geïmplementeerd. Terugkoppeling wordt hier gebruikt om de uitvoering van het plan te volgen en te meten. Het proces wordt nauwlettend gevolgd om te zien hoe het daadwerkelijk presteert in vergelijking met wat er was gepland. Als er tijdens de uitvoering afwijkingen of onverwachte problemen optreden, wordt dit gedetecteerd en vastgelegd door middel van terugkoppeling.

Question 24

Check (Controleren):
(PDCA cyclus)

Answer 24

In de “Check” fase worden de resultaten geëvalueerd en vergeleken met de oorspronkelijke doelen en specificaties. Terugkoppeling speelt hier een cruciale rol door de verzamelde gegevens en prestatie-indicatoren te analyseren. Het helpt bij het beoordelen of het proces zoals uitgevoerd aan de verwachtingen voldoet en of eventuele afwijkingen of problemen worden opgemerkt.

Question 25

Act (Aanpassen):
(PDCA cyclus)

Answer 25

In de “Act” fase worden op basis van de bevindingen uit de “Check” fase corrigerende acties ondernomen. Terugkoppeling is hier van essentieel belang, omdat het de basis vormt voor besluitvorming. Als de evaluatie aantoont dat het proces niet optimaal presteert, kunnen verbeteringsmaatregelen worden voorgesteld en geïmplementeerd. Dit is waar terugkoppeling wordt gebruikt om het proces aan te passen en te optimaliseren.

Question 26

Filter:

Answer 26

Vooruitkoppeling (Feedforward): Vooruitkoppeling is een concept waarbij informatie wordt gebruikt om toekomstige prestaties van een proces te voorspellen en te plannen. Het is proactief van aard en stelt organisaties in staat om maatregelen te nemen voordat problemen zich voordoen. Dit helpt bij het voorkomen van fouten en optimaliseren van processen.

Question 27

Vooruitkoppeling (Feedforward):
(Zie foto’s)

Answer 27

Vooruitkoppeling is een concept waarbij informatie wordt gebruikt om toekomstige prestaties van een proces te voorspellen en te plannen. Het is proactief van aard en stelt organisaties in staat om maatregelen te nemen voordat problemen zich voordoen. Dit helpt bij het voorkomen van fouten en optimaliseren van processen.

Question 28

Kritieke Succesfactor (KSF):

Answer 28

Een kritieke succesfactor is een factor of element dat van cruciaal belang is voor het behalen van de doelstellingen van een organisatie of project. In het kader van processturing zijn KSF’s de belangrijkste aspecten die moeten worden bewaakt en beheerd om te zorgen voor succesvolle procesuitvoering.

Question 29

Key Performance Indicator (KPI):

Answer 29

Een Key Performance Indicator (KPI) is een meetbare indicator die wordt gebruikt om de prestaties van een proces of organisatie te evalueren ten opzichte van de gestelde doelen. KPI’s zijn specifieke metingen die inzicht bieden in hoe goed een proces presteert. Voorbeelden van KPI’s zijn de doorlooptijd van een proces, klanttevredenheidsscores, efficiëntiepercentages en kostenbesparingen.

Question 30

Parallelle Processen

Answer 30

Parallelle processen zijn processen die gelijktijdig plaatsvinden, waarbij verschillende taken, stappen of activiteiten onafhankelijk van elkaar worden uitgevoerd. Dit kan leiden tot tijdsbesparingen en een snellere doorlooptijd van taken. Parallelle processen worden vaak gebruikt om bottlenecks te verminderen en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Question 31

Seriële Processen:

Answer 31

Seriële processen zijn opeenvolgende processen waarbij elke stap afhankelijk is van de voorgaande. In deze processen moet elke taak of activiteit worden voltooid voordat de volgende kan beginnen. Seriële processen worden vaak gebruikt wanneer strikte volgorde en controle nodig zijn.

Question 32

Procesgerichte Bedrijfsstructuur:

Answer 32

Een procesgerichte bedrijfsstructuur is een organisatiestructuur waarin de nadruk ligt op het organiseren van de activiteiten en functies van de organisatie rond haar processen. In plaats van zich te richten op afdelingen of afdelingen, concentreert een procesgerichte structuur zich op het stroomlijnen van end-to-end processen, waardoor silo’s worden doorbroken en de samenwerking wordt bevorderd.

Question 33

Productgerichte Bedrijfsstructuur:

Answer 33

In tegenstelling tot een procesgerichte structuur is een productgerichte bedrijfsstructuur gebaseerd op de organisatie rond specifieke producten of diensten. Elk product of dienst heeft zijn eigen set van verantwoordelijkheden en activiteiten, wat kan leiden tot een meer gespecialiseerde aanpak. Dit type structuur kan geschikt zijn voor organisaties met diverse productlijnen.

Question 34

Procesflow Schema:

Answer 34

Een procesflow schema, ook wel bekend als een processtroomdiagram, is een visuele weergave van een proces. Het toont de stappen, beslissingspunten, en de stroom van gegevens of materialen door het proces. Het wordt vaak gebruikt om processen te analyseren, te verbeteren en te communiceren binnen de organisatie.

Question 35

Beslissingspunten (Decision Points):

Answer 35

Beslissingspunten zijn specifieke punten in het proces waar beslissingen moeten worden genomen over welke stappen moeten worden genomen op basis van bepaalde voorwaarden of criteria. Deze beslissingen kunnen geautomatiseerd zijn of door menselijke intervenie worden genomen.

Question 36

Hiërarchisch Processchema:

Answer 36

Een hiërarchisch processchema is een gedetailleerd schema dat de structuur en de onderlinge relaties van processen binnen een organisatie illustreert. Het biedt inzicht in hoe processen op verschillende niveaus met elkaar verbonden zijn, van hoog niveau (bijv. strategische processen) tot laag niveau (bijv. operationele processen). Dit schema helpt bij het begrijpen van de algehele organisatiestructuur.