Arquivologia Flashcards
ARQUIVO
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia o processamento técnico a custódia, o processamento técnico a conservação e o acesso a documentos.
Instalações onde funcionam arquivos.
Móvel destinado à guarda de documentos.
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.
ARQUIVO CENTRAL
Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral.
ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Arquivo responsável pelo arquivo corrente.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo.
Depósito de arquivos intermediários.
ARRANJO
Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
ATIVIDADE-FIM
Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.
ATIVIDADE-MEIO
Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.
AVALIAÇÃO
Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos
CATÁLOGO
Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos de forma sumária ou analítica.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação.
CLASSIFICAÇÃO
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
Análise e identificação do conteúdo de documentos seleção da categoria de assunto sob documentos, a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
Atribuição a documentos ou às informações neles contidas, de graus de sigilo conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.
CÓDIGO DE REFERÊNCIA
Código elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística –ISAD(G), destinado a identificar qualquer unidade de descrição.
DESCLASSIFICAÇÃO
Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.
DESTINAÇÃO
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.
DOCUMENTAÇÃO
Conjunto de documentos.
Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.
DOCUMENTO ESPECIAL
Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação e cujo acesso depende, na maioria das vezes, intermediação tecnológica.
DOCUMENTO
Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte ou formato.
DOCUMENTO PESSOAL
Documento cujo teor é de caráter estritamente particular.
Documento que serve à identificação de uma pessoa.
DOCUMENTO PÚBLICO
Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público.
Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder público.
Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.
DOSSIÊ
Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.
EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO
Ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a eliminação.
ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos que, na avaliação foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.
EMPRÉSTIMO
Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de referência, consulta reprodução pesquisa ou exposição.
FUNDO
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.
GÊNERO DOCUMENTAL
Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos sonoros, documentos micrográficos. Há ainda gêneros de documentos iconográficos, documentos musicais, documentos textuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.
INDEXAÇÃO
Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores propiciando a recuperação da informação.
INVENTÁRIO
Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.
ITEM DOCUMENTAL
Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos.
Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada peça.
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO
Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação.
LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO
Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.
MICROFILMAGEM
Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.
ORGANICIDADE
Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Esquema de distribuição de documentos em classes de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.
PRAZO DE ELIMINAÇÃO
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.