Arquivologia Flashcards

1
Q

ARQUIVO

A

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia o processamento técnico a custódia, o processamento técnico a conservação e o acesso a documentos.

Instalações onde funcionam arquivos.

Móvel destinado à guarda de documentos.

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2
Q

ARQUIVO ADMINISTRATIVO

A

Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.

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3
Q

ARQUIVO CENTRAL

A

Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral.

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4
Q

ARQUIVO CORRENTE

A

Conjunto de documentos em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Arquivo responsável pelo arquivo corrente.

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5
Q

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

A

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Arquivo responsável pelo arquivo intermediário. Também chamado pré-arquivo.

Depósito de arquivos intermediários.

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6
Q

ARRANJO

A

Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

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7
Q

ATIVIDADE-FIM

A

Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição. Também chamada atividade finalística.

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8
Q

ATIVIDADE-MEIO

A

Atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição. Também chamada atividade mantenedora.

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9
Q

AVALIAÇÃO

A

Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos

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10
Q

CATÁLOGO

A

Instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos de forma sumária ou analítica.

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11
Q

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

A

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

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12
Q

CLASSIFICAÇÃO

A

Organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.

Análise e identificação do conteúdo de documentos seleção da categoria de assunto sob documentos, a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.

Atribuição a documentos ou às informações neles contidas, de graus de sigilo conforme legislação específica. Também chamada classificação de segurança.

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13
Q

CÓDIGO DE REFERÊNCIA

A

Código elaborado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística –ISAD(G), destinado a identificar qualquer unidade de descrição.

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14
Q

DESCLASSIFICAÇÃO

A

Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo.

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15
Q

DESTINAÇÃO

A

Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação.

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16
Q

DOCUMENTAÇÃO

A

Conjunto de documentos.

Ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.

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17
Q

DOCUMENTO ESPECIAL

A

Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, em formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação e cujo acesso depende, na maioria das vezes, intermediação tecnológica.

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17
Q

DOCUMENTO

A

Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte ou formato.

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18
Q

DOCUMENTO PESSOAL

A

Documento cujo teor é de caráter estritamente particular.

Documento que serve à identificação de uma pessoa.

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19
Q

DOCUMENTO PÚBLICO

A

Do ponto de vista da acumulação, documento de arquivo público.

Do ponto de vista da propriedade, documento pertencente ao poder público.

Do ponto de vista da produção, documento emanado do poder público.

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20
Q

DOSSIÊ

A

Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

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21
Q

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO

A

Ato publicado em periódicos oficiais que tem por objetivo anunciar e tornar pública a eliminação.

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22
Q

ELIMINAÇÃO

A

Destruição de documentos que, na avaliação foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.

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23
Q

EMPRÉSTIMO

A

Transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa, com fins de referência, consulta reprodução pesquisa ou exposição.

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24
Q

FUNDO

A

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.

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25
Q

GÊNERO DOCUMENTAL

A

Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos sonoros, documentos micrográficos. Há ainda gêneros de documentos iconográficos, documentos musicais, documentos textuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos

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26
Q

GESTÃO DE DOCUMENTOS

A

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

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27
Q

INDEXAÇÃO

A

Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores propiciando a recuperação da informação.

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28
Q

INVENTÁRIO

A

Instrumento de pesquisa que descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá refletir ou não a disposição física dos documentos.

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29
Q

ITEM DOCUMENTAL

A

Menor unidade documental, intelectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos.

Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada peça.

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30
Q

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO

A

Relação de documentos cuja eliminação foi autorizada por autoridade competente. Também chamada lista de eliminação.

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31
Q

LISTAGEM DESCRITIVA DO ACERVO

A

Relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes.

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32
Q

MICROFILMAGEM

A

Produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

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33
Q

ORGANICIDADE

A

Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

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34
Q

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

A

Esquema de distribuição de documentos em classes de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

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35
Q

PRAZO DE ELIMINAÇÃO

A

Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados.

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36
Q

PRAZO DE GUARDA

A

Prazo, definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.

37
Q

PRESERVAÇÃO

A

Prevenção da deterioração e danos em documentos por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

38
Q

PROCESSAMENTO TÉCNICO

A

Expressão utilizada para indicar as atividades de identificação classificação, arranjo, descrição e conservação de arquivos. Também chamado processamento arquivístico, tratamento arquivístico ou tratamento técnico.

39
Q

PROTOCOLO

A

Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

40
Q

QUADRO DE ARRANJO

A

Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de um arquivo a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da entidade produtora e da análise do acervo. Expressão adotada em arquivos permanentes.

41
Q

RECOLHIMENTO

A

Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes com competência formalmente estabelecida.

Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

42
Q

REPROGRAFIA

A

Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à impressão tais como fotocópia processo eletrostático termografia e microfilmagem.

43
Q

RESTAURAÇÃO

A

Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados ou danificados.

44
Q

RESTRIÇÃO DE ACESSO

A

Limitação do acesso em virtude do estado de conservação do estágio de organização ou da natureza do conteúdo.

45
Q

SEÇÃO

A

Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competências específicas. Também chamada subfundo.

46
Q

SÉRIE

A

Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.

47
Q

SISTEMA DE ARQUIVOS

A

Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.

48
Q

SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

A

Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação uso, avaliação arquivamento e destinação de documentos.

49
Q

TABELA DE TEMPORARIEDADE

A

Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

50
Q

Legislação Aplicável:
 Lei Federal 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados
 Decreto Federal 4.073/2002, Lei de Arquivos

A
51
Q

Documento: suporte + informação

A
52
Q

 → ACERVO: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade
custodiadora. Pode-se dizer que é o conjunto de todos os documentos
genéricos de um arquivo.

 → INFORMAÇÃO: Mensagem contida em um documento/suporte.

 → SUPORTE: Material no qual são registradas as informações, exemplos: papel,CD, DVD, pen-drive.

A
53
Q

 → BIBLIOTECA: Conjunto de materiais, em sua maioria impressos. Materiais
dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Desempenham
uma função histórica para determinada instituição.

 → MUSEU: Documentos de interesse primordialmente público. Objetos
tridimensionais.

A
54
Q

Arquivo e fundo são palavras equivalentes
Diferença de biblioteca e arquivo
Aquisição do aquivo é um processo orgânico

A

BIBLIOTECA

Os documentos das bibliotecas têm
objetivos CULTURAIS, HISTÓRICOS e
INFORMATIVOS.

ARQUIVO
Os documentos de arquivos têm objetivos
FUNCIONAIS e ADMINISTRATIVOS.

55
Q

BIBLIOTECA

Quanto a Aquisição:

BIBLIOTECA

Documentos, em sua maioria impressos. Documentos, em sua maioria, textuais.

→ Os documentos das bibliotecas são
adquiridos por meio de doação, permuta
ou compra.

→ A biblioteca tem a característica da
“Coleção”.

→ A significação do acervo documental
não depende da relação que os
documentos tenham entre si.
(Marilena Leite Paes, Pag 18. Teoria e

A
56
Q

Arquivo

Documentos, em sua maioria, textuais.

→ Os documentos de arquivos são
produzidos naturalmente por meio de suas
atividades e funções.

→ Os documentos de arquivos são
produzidos em um único exemplar ou em
um número LIMITADO DE CÓPIAS.

→ Há um significado orgânico entre os
arquivos.

IMPORTANTE: OS DOCUMENTOS DE
ARQUIVO NÃO SÃO, PRESTE ATENÇÃO,
NÃO SÃO OBJETOS DE COLEÇÃO.
Portanto, se vier na sua prova misturando
COLEÇÃO E ARQUIVO estará errado.

A
57
Q

IMPORTANTE: OS DOCUMENTOS DE
ARQUIVO NÃO SÃO, PRESTE ATENÇÃO,
NÃO SÃO OBJETOS DE COLEÇÃO.
Portanto, se vier na sua prova misturando
COLEÇÃO E ARQUIVO estará errado.

A
58
Q

IMPORTANTE: Leve para a prova que Arquivo e Fundo são equivalentes para o
estudo da arquivologia. Porém, um tem um aspecto mais relacionado ao Valor
Primário (Arquivo) e outro ao Valor Secundário (Fundo).

A
59
Q

O arquivo, além de significar o que foi estudado até agora, pode também ter alguns outros significados dependendo do contexto:
1. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, processamento
técnico, a conservação e acesso a documentos.
2. Instalações onde funcionam arquivos.
3. Móvel destinado à guarda de documentos.

A
60
Q

Proveniência

A

→ O arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não pode ser misturado ao de outras entidades coletivas, pessoas ou famílias.
→ De acordo com esse princípio, um dos mais importantes do estudo da Arquivologia, o arquivo deve respeitar os seus FUNDOS, por isso, também conhecido, por meio da expressão francesa, como Respect des Fonds (princípio do respeito aos fundos). Não se esqueça: Fundo se equivale à Arquivo.

61
Q

Organicidade

→ Trata-se do princípio
que diz que os arquivos refletem a ESTRUTURA, FUNÇÕES E ATIVIDADES da entidade produtora em suas relações internas e externas.

→ Para ficar mais claro, associe a instituição a um ORGANISMO VIVO ou UM CORPO HUMANO, como se todas as suas partes estivessem ligadas formando um todo. Assim acontece com os documentos de arquivos das organizações: todos
eles estão interligados entre si.

→ Pode-se dizer, portanto, que há um Vínculo Arquivístico formando um inter-relacionamento entre os documentos.

→ Um documento destacado do seu “organismo” significa muito menos do que quando contextualizado no conjunto em que foi criado.

→ Pode-se dizer que se trata da propriedade da informação.

A
62
Q

Indivisibilidade
ou Integridade

→ Primeiramente, saiba que esse princípio é derivativo do princípio de Respeito aos Fundos/Proveniência.

→ Esse princípio traz a ideia de que os arquivos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alteração indevida ou destruição.

→ Conceito de Integridade: estado ou
característica daquilo que está inteiro, que não sofreu qualquer diminuição; plenitude, inteireza.

A
63
Q

Unicidade

→ Unicidade traz a ideia de que os arquivos possuem caráter ÚNICO no contexto em que estão inseridos.

→ O caráter único não significa que não podem existir cópias, mas que cada cópia é única no contexto em que está inserida.

A
64
Q

Cumulatividade ou Naturalidade

→ Os arquivos não são comprados, vendidos ou alienados, por outro lado, pode-se dizer que há uma sedimentação progressiva, natural (Não intencional) e orgânica.

→ Compra, venda e alienação acontecem nas Bibliotecas e Museus.

A
65
Q

Reversibilidade

→ Os procedimentos arquivísticos, quando
conveniente e necessário, podem ser revertidos.

→ Esse princípio é aplicado na restauração de documentos.

A
66
Q

Princípio da
Ordem Original

→ A organização constituída pela entidade
produtora deve ser preservada, seguindo o curso natural com que os documentos foram criados.

Desse modo, por exemplo, quando o conjunto de documentos for encaminhado para a guarda por terceiro, deve ser respeitada a ordem dada pela
entidade que o produziu.

→ Também chamado de Ordem Primitiva.

→ Garante a Organicidade.

→ O Princípio da Ordem Original é derivativo do Princípio da Proveniência.

A
67
Q

Pertinência

→ Em primeiro lugar, quero dizer para ser
cauteloso com esse princípio na hora de seu estudo, pois ele não mais é utilizado na
arquivologia, mas isso não significa que a banca organizadora do concurso não quer que você saiba o conceito.

→ Esse principio preconiza que os documentos de arquivos sejam separados pelo ASSUNTO e não pela origem da entidade que o produziu (Contrário da Proveniência).

→ NÃO CONFUNDA: Pertinência não se
confunde com Proveniência. São palavras
parecidas, mas conceitos diferentes.

A
68
Q

Territorialidade

→ Por este princípio, os arquivos são
conservados no território onde foram produzidos, pode-se usar como exemplo até mesmo um país, uma cidade ou um estado. Com exceção dos documentos elaborados por representações diplomáticas ou resultantes de operações
militares.

A
69
Q

Valor Primário: documentos com valor administrativo, fiscal e jurídico.
Documentos com maior tramitação. Documentos que precisam estar perto do
acumulador. Documentos para o dia-a-dia da organização.

Valor Secundário: documentos já não tão necessários ao dia-a-dia da
instituição. Documentos com valor histórico e cultural. Valor Secundário não
possuí o atributo de valor administrativo e funcional.

A
70
Q

→ Idade
Intermediária →
Segunda Idade
Documental
→ Limbo
→ Semiativos
→ Purgatório
→ Pré-Arquivos

A
71
Q

→ IMPORTANTE: Primeira e segunda idade os arquivos têm valor PRIMÁRIO, terceira idade documental eles adquirem o
VALOR SECUNDÁRIO.

→ Os documentos de Idade Permanente são abertos ao Público em geral, enquanto que, por outro lado, Correntes e
Intermediários são restritos somente aos responsáveis, em regra.

→ A forma de classificação dos Arquivos Permanentes é dada pelo Quadro de Arranjo.

→ Essa fase também pode ser encontrada na sua prova como fase da custódia, inativo/passivo, estático, definitivo,
final, 3a fase, 3a ciclo.

→ Os documentos, aqui, são INALIENÁVEIS e IMPRESCRITÍVEIS.

A
72
Q

Centralização:
 A centralização é utilizada para Arquivos Intermediários e Arquivos
Permanentes.

 Como principais vantagens relacionadas à centralização dos arquivos, temos: a
economia de espaço, a padronização de tratamento e a economia de
dinheiro.

 A centralização não é obrigatória para nenhuma organização, ou seja, será feita
somente se for conveniente e apropriado.

Descentralização:
 Utilizada em documentos da fase Corrente.

 Baseia-se no fato de que os documentos ficariam próximos ao acumulador.

A
73
Q

Termo para designar operações da mesma natureza

Arquivos Correntes se utiliza a expressão “Classificação”. Por outro lado, no arquivo
permanente se utiliza “Arranjo”.

A
74
Q

Arquivos Correntes
→ Importante levar para a prova quais atividades principais nós temos na fase
corrente:
 Protocolo
 Expedição
 Arquivamento
 Empréstimo e Consulta
 Destinação

A
75
Q

Arquivos intermediários

A

O mais importante, até agora, é lembrar que, na segunda idade documental, nós ainda temos o Valor Primário.

76
Q

 Prazo Prescricional: leva em conta o ordenamento jurídico em vigor, trata-se de
um prazo vinculado para a organização respeita-lo.

 Prazo de Precaução: discricionariedade da instituição, pois vai ser conforme a
política e as necessidades da organização.

A
77
Q

São exemplos de arquivos de
terceira idade documental: planta baixa do prédio do órgão, documentos que
originaram a constituição da organização, documentos, enfim, importantes para
entender a história de uma empresa, sua criação, seus conceitos, sua missão e
objetivos.

A
78
Q

→ IMPORTANTE: A organização do arquivo permanente é dada pelo QUADRO DE
ARRANJO, respeitando-se o princípio da Proveniência. Enquanto que, por outro lado, a organização dos arquivos Correntes e intermediários é dada pela Classificação de Documentos, também se respeitando o princípio da Proveniência.

O Quadro de Arranjo pode ser divido em dois:

  1. Atividade intelectual: refere-se à concepção lógica do fundo documental, no
    que tange a sua forma, conteúdo e origem funcional.
  2. Atividade física: simplesmente como acondicionar e armazenar os documentos
    contidos nessa fase, levando em conta as atividades de preservação.
A
79
Q

RECOLHIMENTO

IDADE CORRENTE
OU INTERMEDIÁRIA para a PERMANENTE

A
80
Q

TRANSFERÊNCIA

IDADE CORRENTE para INTERMEDIÁRIA

A
81
Q

Gestão de Documentos

A

“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento para guarda
permanente.”

82
Q

→ A Gestão de Documentos possui fases, são elas: P.U.T.A.A
1. Produção
2. Uso
3. Tramitação
4. Avaliação e Destinação (Tabela de temporalidade)
5. Arquivamento

A
83
Q

I. Produção

Na fase de produção você precisa se lembrar do princípio da organicidade, que
diz que os arquivos representam a estrutura e as funções da organização,
sendo, assim, partes para a formação de um todo. Portanto, os arquivos não são
comprados nem alienados, mas produzidos naturalmente em decorrer de seu ofício.

Precisa se atentar, ainda, para o fato de que aqui não se pode criar arquivos
desnecessários, a fim de que não ocupe todos os espaços da instituição com o
que não se deve. Evita-se, assim, a duplicação sem necessidade.

A elaboração de padrões de documentos é uma atividade compreendida na
função criação.

A
84
Q

II. Uso ou Utilização

É aqui que se encontra o Protocolo (recebimento, classificação, registro,
distribuição e tramitação).

Expedição, Distribuição e Tramitação dos documentos.

Arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.

Elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta).

A
85
Q

III. Avaliação e Destinação

Na avaliação se encontra a Tabela de Temporalidade

Aqui se faz a destinação do arquivo, seja ela a guarda permanente (recolhimento), seja a eliminação de arquivo que já não tem mais Valor Primário nem tampouco Secundário, elimina-se, dessa forma, arquivo que já perdeu seu valor de prova e de informação para a instituição.

Desse modo, saiba que a destinação é feita com base na avaliação.

A
86
Q

Tabela de Temporariedade

A

Corrente :
Intermediária :
Permanente:

87
Q

Ordenação:
Reunião de documentos de mesmo assunto. Trata-se de uma Operação INTELECTUAL, tal qual a Classificação.
Disposição de documentos dentro de uma unidade de classificação.

Arquivamento:
Guarda do documento no local que lhe foi previamente definido.
Trata-se de uma Operação FÍSICA.
Ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as
atividades anteriores.

A
88
Q

Você pode, ainda, encontrar, na sua prova, o ciclo completo:

  1. Inspeção: Verificação se realmente deve ser arquivado.
  2. Estudo: Estudar a documentação e conhece-la.
  3. Classificação: Determinação de entrada e referência cruzada.
  4. Codificação: Aposição de símbolos referentes aos métodos de arquivamento.
  5. Ordenação: Agrupamento de acordo com a classificação.
  6. Guarda: Arquivamento.
A
89
Q
A