appunti lezioni & manuale

Question 1

Cos’è un archivio?

Answer 1

1) L’archivio in senso proprio: un l’insieme dei documenti prodotti o acquisiti da un’istituzione, una famiglia o una persona durante lo svolgimento della propria attività. Questi documenti sono trasmessi e conservati dai soggetti produttori o da altri che gli sono subentrati. Si tratta del risultato spontaneo di attività individuali o istituzionali, come ad esempio l’attività di governo e amministrazione, che producono documenti in risposta a esigenze di natura pratico-operativa. L’archivio comprende solo una parte del patrimonio documentario che si sedimenta nella contemporaneità.

2) Il locale nel quale l’ente conserva il proprio archivio.

3) L’archivio in senso lato, ovvero l’istituto ove vengono concentrati archivi di varia provenienza; sono archivi generali, per lo più organi dello Stato, detti ufficialmente in Italia Archivi di Stato, dove si deve parlare – più che di semplice confluenza – di integrale, sistematica e periodica concentrazione.

4) Strumento di gestione di imprese, attività professionali, amministrazioni pubbliche e private: la loro efficienza è legata a doppio filo alla corretta tenuta dei sistemi documentari. Non potrebbero svolgere la loro attività altrimenti.

5) Veicolo di comunicazioni interpersonali o sociali, memoria individuale, espressione di stati d’animo e sentimenti.

Question 2

Quali sono alcune delle diverse funzioni degli archivi?

Answer 2

Gli archivi svolgono diverse funzioni:

• Sono il risultato delle attività individuali o istituzionali: si producono documenti principalmente per finalità pratiche, spesso preoccupandosi poco dell’interesse che essi potranno suscitare nei posteri (S. Vitali).
• Sono uno strumento di gestione per imprese, attività professionali, amministrazioni pubbliche e private, e la loro efficienza è legata alla corretta tenuta dei sistemi documentari.
• Fungono da veicolo di comunicazioni interpersonali o sociali e possono essere espressione di stati d’animo e sentimenti.
• Nel corso del tempo, archivi e documenti possono diventare fonti e testimonianze del passato.

Quindi, spesso da strumenti di auto-documentazione e prova giuridica possono diventare delle testimonianze storiche.

Question 3

Chi sono i soggetti produttori degli archivi e perché sono importanti per la ricostruzione storica?

Answer 3

I soggetti produttori, secondo Filippo Valenti, sono coloro la cui storia può essere ricostruita dai residui documentari che lasciano dietro di sé. In altre parole, sono le istituzioni, le famiglie o le persone che producono o acquisiscono documenti durante lo svolgimento della loro attività.
Questi soggetti produttori sono essenziali per la ricostruzione storica poiché i documenti che producono costituiscono una testimonianza diretta delle loro azioni, decisioni e interazioni nel corso del tempo.

Question 4

Cosa studia l’archivistica/quali sono i compiti dell’archivista e quali sono gli elementi che essa analizza negli archivi?

Answer 4

L’archivistica è una disciplina che studia, cura, ordina e descrive le fonti all’interno di ciascun istituto archivistico per renderle accessibili alla ricerca storica. Tra gli elementi che l’archivistica analizza negli archivi ci sono:

1) La struttura, ossia il modello logico di organizzazione e rappresentazione dell’archivio che tiene conto della multilivellarità dei fondi.

2) La tipologia, che riguarda il soggetto produttore e influenza la composizione dell’archivio.

3) L’ordinamento e l’inventariazione, dove l’ordinamento mira a mantenere o ricostruire l’originaria disposizione dei documenti, mentre l’inventariazione è volta a comunicare come trovare le informazioni all’interno dell’archivio.

4) Le modificazioni casuali o deliberate, come selezioni e scarti ragionati, che indagano sulla necessità e legittimità di ridurre il materiale archivistico.

5) Le tecniche di conservazione e le modalità di ricerca storica o amministrativa.

6) Le normative dettate dalle leggi e dai regolamenti riguardanti gli archivi.

Question 5

Qual è la differenza tra archivio e biblioteca, come sottolineata da Giorgio Cencetti?

Answer 5

Secondo Giorgio Cencetti, la differenza tra archivio e biblioteca risiede principalmente nelle seguenti caratteristiche:

• I libri di una biblioteca hanno un fine proprio, un’autore, un editore e una loro autonomia originaria. Non dipendono dagli altri libri per avere senso. Il fatto che siano confluiti a destinazione comune è un caso. Nel caso dell’archivio, invece, tutti i documenti provengono dallo stesso individuo, ente o aggregato materiale e portano in sé il vincolo della destinazione comune.
• I volumi di una biblioteca sono fungibili, cioè possono essere sostituiti da altri libri simili. Al contrario, i singoli documenti dell’archivio non possono essere sostituiti in quanto sono unici e rappresentano testimonianze specifiche delle attività dei soggetti produttori.
• I libri sono oggetti commerciali con un prezzo, mentre i documenti, inizialmente, non hanno un prezzo attribuibile.
• Una biblioteca può essere divisa in sottosezioni o tematiche, mentre la divisione di un archivio spezza il vincolo tra le carte, perdendo così il contesto e la completezza delle informazioni che esso rappresenta.

Question 6

Qual è il ruolo della diplomatica nell’archivistica e come differisce dalla prospettiva degli archivisti?

Answer 6

La diplomatica è una disciplina che ha come oggetto di studio il documento con l’obiettivo di determinarne il valore come fonte storica. Essa analizza le “forme” del documento e studia i processi di produzione. Per gli archivisti, la diplomatica è importante per determinare il valore probatorio del documento, la sua genuinità, inalterabilità e autenticità, aspetti essenziali nella gestione e nella conservazione degli archivi. La diplomatica, quindi, si focalizza sul documento stesso, mentre gli archivisti utilizzano la diplomazia per garantire l’integrità e l’affidabilità delle informazioni contenute nei documenti archivistici.

Question 7

Quali sono le fasi di un archivio secondo la prospettiva tradizionale?

Answer 7

Le fasi di un archivio secondo la prospettiva tradizionale sono:

• Archivio corrente: la fase attiva, relativa alla gestione archivistica dei documenti prodotti durante le attività di un’amministrazione.
• Archivio di deposito: la fase semi attiva, in cui alcuni documenti vengono trasferiti dall’archivio corrente a uno spazio di conservazione a lungo termine.
• Archivio storico: la fase di conservazione sul lungo periodo, dove i documenti sono preservati per fini storici o di ricerca.

Question 8

Quali sono alcune delle norme che regolano la gestione degli archivi correnti menzionate nel testo?

Answer 8

Alcune delle norme che regolano la gestione degli archivi correnti sono:

• Legge comunale e provinciale del 22 marzo 1865, n. 2248
• Regio decreto del 25 gennaio 1900: regolamento per gli uffici di registratura e di archivio delle amministrazioni centrali
• Circolari relative alla tenuta degli archivi di prefettura (1887), degli archivi di pubblica sicurezza (1887) e degli archivi dei comuni (1897)
• Decreto del Presidente della Repubblica n. 1409 del 30 settembre 1963 (Legge archivistica)
• Decreto legislativo 490/1999
• Decreto legislativo 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio

Question 9

Quali sono i caratteri estrinseci del documento?

Answer 9

• Forma: le caratteristiche che riguardano la struttura e la disposizione del documento, comprende i caratteri intrinseci ed estrinseci del documento, contestualizza le abitudini del soggetto produttore in un ordinamento giuridico.
• Supporto: l’elemento fisico utilizzato per scrivere il documento, come carta o supporto digitale.
• Scrittura: il segno che lo scrivente lascia sul supporto e può variare.
• Segni speciali: come i segni del rogatario e le annotazioni di cancelleria, ovvero quelli che documentano la tradizione del documento, lo identificano entro un sistema e sono relative all’eventuale esazione di diritti per il rilascio del documento, oppure alla registrazione, classificazione e gestione del documento stesso.
• Sigilli: identificazione autorevole dell’autore che chiude il documento con il duplice scopo di precludere aggiunte e garantire la segretezza.

Question 10

Quali sono i caratteri intriseci del documento?

Answer 10

• Invocazione: un’invocazione alla divinità presente nei documenti medievali, ma rara oggi.
• Intitulatio: l’enunciazione del nome, titoli e qualità della persona che ha emanato il documento.
• Inscriptio: comprende i nomi, titoli e qualifiche del/di dei destinatario/destinatari.
• Salutatio: il saluto presente nei documenti tradizionali, ma meno comune oggi.
• Arenga: la motivazione ideale dell’azione giuridica documentata, che può essere presente anche nei documenti contemporanei come motivazioni nei testi legislativi. Essa è obbligatoria per la Legge sul procedimento amministrativo (ogni provvedimento deve essere motivato, e se la decisione risulta da un altro atto richiamato dalla decisione stessa, questo deve essere indicato e reso disponibile)
• Notificazione: la comunicazione di qualcosa presente anche nei documenti moderni.
• Narratio: l’esposizione dell’antefatto.
• Dispositio: la decisione e i provvedimenti presi, il nucleo del documento a valenza informativa e giuridica.
• Sanctio: accenno alle punizioni per gli eventuali trasgressori.
• Corroboratio: la firma digitale, che sostituisce i sigilli nei documenti digitali.

Question 11

Cosa propone Federico Valacchi riguardo alla declinazione dell’archivio dopo l’avvento del digitale?

Answer 11

Federico Valacchi propone una diversa declinazione dell’archivio che si rende necessaria dopo l’avvento del digitale. La sua proposta si articola in tre fasi:

1) Conception: Fase della progettazione dei sistemi di gestione e conservazione documentale. In questa fase, l’archivio ancora non esiste, ma vengono concepiti i codici genetici fondamentali dell’archivio digitale.

2) Creation: Fase di creazione del documento digitale. Durante questa fase, si producono i documenti attraverso i sistemi di gestione documentale progettati nella fase di concezione.

3) Maintenance: Fase di mantenimento e conservazione dei documenti digitali nel tempo. In questa fase, si cura la gestione e la preservazione dei documenti digitali per assicurare la loro fruibilità e accessibilità nel corso del tempo

Question 12

Quali sono le caratteristiche del documento secondo le definizioni di Cesare Paoli e Harry Bresslau?

Answer 12

Secondo Cesare Paoli (1883) e Harry Bresslau (1889), il documento possiede le seguenti caratteristiche:

Per Cesare Paoli è una testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica (evento giuridico), che viene compilata con l’osservanza di determinate forme che gli conferiscono forza di fede e lo rendono valido come prova legale (valore probatorio).

Harry Bresslau (1889) fornisce la stessa definizione, ma aggiunge che le forme sono variabili in relazione alla persona, al luogo, al tempo e all’oggetto.

Valenza probatoria: costituisce una base di certezza dell’azione del produttore, contribuendo a dare validità giuridica agli eventi documentati.

Question 13

Quali sono gli elementi fondamentali che compongono il processo di produzione di un documento secondo quanto menzionato nel testo?

Answer 13

Il processo di produzione di un documento comprende i seguenti elementi fondamentali:

1) Deve esserci un evento giuridico, un fatto

2) e una testimonianza: Il documento è una testimonianza scritta dell’evento giuridico, non solo per ricordarlo ma anche per sottolinearne la rilevanza giuridica per la comunità sociale e affinché l’evento abbia effetti legali.

3) una compilazione secondo forme specifiche che conferiscono al documento forza di fede e lo rendono valido come prova legale.
Il documento è prodotto attraverso un processo di scrittura o digitazione su un supporto fisico, come carta o supporto digitale, che gli conferisce una forma tangibile.

4) deve esserci la volontà del produttore: è necessaria l’intenzione da parte del produttore del documento di creare una testimonianza scritta dell’evento giuridico, conferendo al documento il ruolo di prova legale o di registrazione di un atto giuridico.

Question 14

Definizione di documento archivistico

Answer 14

• Paola Carucci: Un documento archivistico è una rappresentazione di un fatto o atto relativo allo svolgimento delle attività istituzionali, statutarie o professionali di un ente o persona.
• Mariella Guercio: Un documento archivistico è una rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell’esercizio delle sue funzioni. Riguarda atti o fatti rilevanti per lo svolgimento delle attività stesse, prodotti o acquisiti durante la pratica da un soggetto produttore –> tira in ballo il supporto e la conservazione.
• Luciana Duranti: Un documento archivistico comprende l’insieme dei documenti redatti e ricevuti da una persona fisica o giuridica durante le sue attività. Questi documenti sono strumenti e residui che vengono conservati per riferimento personale o da successori legittimi –> tira in ballo la memoria

Question 15

Caratteristiche del documento digitale/informatico

Answer 15

I caratteri delle fonti tradizionali sono assenti nei documenti digitali. La loro produzione e il loro accesso sono mediati dalla combinata attività delle componenti hardware e software dei computer:

• immateriali; e il libro digitale è invisibile: l’informazione deve essere codificata in sequenze di 1 e 0, e questa modalità con cui i simboli sono disposti fisicamente sul supporto di memorizzazione è indipendente dai significati che assumeranno per l’uomo
• legati alla tecnologia e al processo che li rende intelligibili all’uomo
  le unità (i file) in cui le informazioni digitali sono registrate e quelle che appaiono unità significative all’utente possono non coincidere: un documento che a noi sembra unico potrebbe essere composto da più file
• può cambiare il formato ma non cambia il suo contenuto informativo
• sono fluidi: «parole e immagini scritte con il silicio sono come tracciate sulla sabbia. Invece di un colpo di vento basta il click di un mouse per farle scomparire» e facilmente manipolabili;
• sono fragili: la loro conservazione deve fronteggiare 3 problemi: obsolescenza hardware, software e la fragilità dei supporti di archiviazione.
  E un documento per essere fonte storica deve non poter mutare, non essere soggetto a trasformazioni non documentabili, deve poter essere attribuito a una persona o istituzione certa e a un contesto temporale

Question 16

Requisiti tecnici del documento informatico: il FORMATO. Che cos’è e quali requisiti deve avere.

Answer 16

Il formato del documento informatico è l’insieme di sequenze di bit che consentono la replicazione dell’oggetto dell’informazione tramite un software.

Le pubbliche amministrazioni devono indicare nei loro manuali di gestione i formati adottati per i diversi tipi di documenti informatici. E’ opportuno scegliere formati che siano standard internazionali, oppure formati proprietari, i cui standard siano però accessibili.
Costituiscono un nodo assai rilevante nel processo di conservazione a lungo termine della documentazione: è opportuno scegliere formati adatti alla conservazione a lungo termine se sappiamo che un documento deve andare in archivio storico.
Esistono tantissimi tipi di formati adatti a diversi scopi.

Devono essere valutati in base a criteri quali:
* diffusione (non posso usare un formato che possiedo solo io),
* portabilità,
* funzionalità (la possibilità di un formato di essere gestito da prodotti informatici che prevedono una varietà di funzioni messe a disposizione dell’utente per la gestione del documento informatico),
* dimensioni di archiviazione,
* sicurezza (dipende dal grado di modificabilità del contenuto del file; una PA tenderà a utilizzare formati pensati per non essere modificati. Ma significa anche sicurezza rispetto alla possibilità di subire attacchi da parte di codici maligni esterni),
* capacità di gestire metadati (in riferimento, ad esempio, a chi ha fatto aggiunte rispetto al documento originario)

Question 17

Quadro normativo del documento informatico

Answer 17

La normativa stabilisce la piena ammissibilità del documento informatico

• La legge sul procedimento amministrativo (Legge 241/1990) riconosce i supporti digitali;
• il CAD e successive modifiche stabiliscono la validità giuridica degli atti e documenti formati con mezzi informatici.

Nel CAD si incoraggia l’uso delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione per la trasmissione e conservazione delle informazioni, oltre alla promozione della cultura digitale tra i cittadini.

Tutto questo, purché vengano rispettati alcuni requisiti che garantiscano la persistenza del contenuto del documento e il suo valore giuridico di testimonianza: autenticità, integrità del sistema di gestione e la produzione del documento nel corso usuale e ordinario degli affari;

• un DPCM del 2014 contribuisce a definirlo ulteriormente

Question 18

Definizione di documento amministrativo

Answer 18

Il documento amministrativo è tutto ciò che un’amministrazione produce come risultato di atti interni o utilizzati per l’attività amministrativa (Testo Unico sulla documentazione archivistica approvato con D.P.R. 445/2000).

Il documento amministrativo informatico è una rappresentazione grafica o elettromagnetica del contenuto di atti utilizzati ai fini dell’attività amministrativa (Legge sul procedimento amministrativo, 241/1990)

Question 19

Fatto giuridico e atto giuridico

Answer 19

Il fatto giuridico è un evento che produce effetti giuridici in modo indipendente dalla documentazione (ad esempio, il fatto di nascere).

L’atto giuridico è una manifestazione di volontà con cui un soggetto esercita un potere previsto dalla normativa, producendo effetti giuridici corrispondenti alla volontà espressa. Può essere orale, scritto o solenne.

Question 20

Pubblicità dell’azione amministrativa

Answer 20

La pubblicità dell’azione amministrativa implica la:
* comunicazione: il destinatario dell’azione giuridica deve essere avvisato. Il mezzo più comune è la lettera;
* notificazione: : una forma di comunicazione certificata da un soggetto terzo neutrale che assicura al mittente che il destinatario l’abbia ricevuta. La notificazione avviene nel caso di comunicazioni 1:1, ossia nei casi in cui il mittente spedisce e comunica a una singola persona o a un gruppo ristretto e ben individuato di persone
* pubblicizzazione: vuole raggiungere tutti i potenziali soggetti interessati. Può avere valore dichiarativo (per conoscenza) o costitutivo (per determinare l’esistenza di una situazione giuridica).

Question 21

Definizione di documento informatico/digitale

Answer 21

Un documento informatico o digitale è una rappresentazione informatica di atti e fatti giuridicamente rilevanti. Questo tipo di documento viene prodotto e conservato in forma digitale, leggibile e intelligibile attraverso l’uso di strumenti informatici.

Per essere considerato un documento informatico, deve soddisfare due requisiti fondamentali: la forma scritta e l’identificazione informatica dell’autore, garantendo la sicurezza, integrità e immodificabilità del contenuto mediante l’apposizione di una firma digitale qualificata o avanzata, o altri processi normativamente stabiliti.

Question 22

Cosa è un documento informatico secondo un DPCM del 2014

Answer 22

E’ normata da un DPCM del 2014 che definisce il documento informatico.

Redazione: Il documento informatico è redatto utilizzando appositi strumenti software.

Ricezione per via telematica o su supporto informatico: Il documento può essere creato internamente o ricevuto esternamente tramite mezzi informatici.

Copia informatica o analogica: Il documento può essere una copia informatica di un documento analogico o viceversa.

Registrazione delle informazioni da processi informatici o presentazione telematica di dati: Il documento può essere il risultato di processi informatici o presentazione telematica di dati tramite moduli o formulari.

Raggruppamento automatico di dati provenienti da basi dati: Il documento può essere un raggruppamento automatico di dati provenienti da una o più basi dati.

Question 23

Come nasce e si forma un atto pubblico?

Answer 23

• Iniziativa: Gli atti pubblici sono prodotti per volontà unilaterale di un’entità pubblica. L’iniziativa può provenire dagli organi amministrativi (iniziativa d’ufficio) o dai cittadini (iniziativa per istanza di parte).
• Intervento: è il contributo che un soggetto può dare alla formazione di un atto, fornendo pareri, svolgendo attività istruttorie o partecipando alla deliberazione o determinazione dell’atto.
• Redazione: Il documento che rende noto l’atto pubblico viene redatto utilizzando strumenti analogici o informatici.
• Registrazione: Il documento viene trascritto su registri di copia lettere o registri di protocollo per tenerne traccia nell’ufficio.
• Corroboratio: Per conferire autenticità all’atto, può essere apposta la firma digitale o altre misure di sicurezza.
• Tassazione: Se necessario, l’atto può essere soggetto a tassazione, come l’apposizione di una marca da bollo.
• Spedizione: L’atto può essere spedito tramite diverse modalità, inclusa la forma telematica (e-mail tradizionale o PEC) o tramite servizi postali.

Question 24

Cos’è e quali funzioni svolge la firma digitale nei documenti digitali?

Answer 24

È il risultato di una procedura informatica (=validazione) che garantisce autenticità e il non ripudio dei documenti.

La firma digitale svolge tre funzioni principali nei documenti digitali:

• Funzione identificativa: Identifica autorevolmente l’autore del documento.
• Funzione di chiusura: Chiude il documento digitalmente.
• Funzione dichiarativa: Attribuisce la responsabilità del contenuto del documento all’autore e garantisce la non interpolazione del documento.

Question 25

Chi può adottare la firma digitale e chi ne rilascia i certificati qualificati in Italia?

Answer 25

La firma digitale può essere adottata da tutti, sia singoli cittadini che pubbliche amministrazioni. I certificati qualificati, necessari per l’apposizione della firma digitale, vengono rilasciati da prestatori di servizi fiduciari qualificati, come Aruba, Infocert, e Poste Italiane.

Question 26

Quali sono i tre tipi di firma elettronica/digitale e quali sono le differenze tra di loro?

Answer 26

I tre tipi di firma elettronica/digitale sono:

Firma elettronica semplice (FES): usata raramente, non rispetta il principio di immodificabilità del documento e offre una bassa sicurezza. Conferisce dati in forma elettronica al documento, associati logicamente ad altri dati utilizzati dal firmatario per firmare. Ad esempio, login e password. E’ liberamente valutabile in giudizio.

Firma elettronica avanzata (FEA): meno frequente della FEQ (un esempio è la firma grafometrica su un tablet in banca), offre una maggiore sicurezza perché:
1) soddisfa il requisito di connessione univoca al firmatario;
2) capacità di rilevare modifiche al documento (integrità);
3) creazione con dati che il firmatario può utilizzare sotto il proprio esclusivo
controllo;

Firma elettronica qualificata (FEQ): è la vera firma digitale e certifica autenticità, provenienza, integrità (utilizza tecniche di crittografia avanzate per creare un’impronta digitale univoca (hash crittografico) che viene alterata se viene alterato il contenuto del documento) ed efficacia probatoria del documento (può essere utilizzata per scopi legali, come contratti e processi giudiziari), con una sicurezza superiore rispetto alla FEA perché per ottenere una FEQ, l’autore del documento deve sottoporsi a una verifica rigorosa dell’identità da parte di un ente di certificazione qualificato. Mediante l’utilizzo di un certificato si rileva la validità del certificato stesso, eventuali limiti d’uso e gli elementi identificativi del titolare della firma.

Question 27

Quali sono le caratteristiche della firma elettronica qualificata (FEQ) che la differenziano dalle altre forme di firma elettronica?

Answer 27

La firma elettronica qualificata (FEQ) ha caratteristiche specifiche che la differenziano dalle altre forme di firma elettronica:

• Richiede un processo di identificazione più rigoroso: per ottenere una FEQ, il richiedente deve sottoporsi alla verifica dell’identità da parte di un ente di certificazione qualificato.
• Utilizza tecniche di crittografia avanzate per creare un’impronta digitale univoca del documento firmato per garantire l’integrità.
• È soggetta a normative e requisiti legali specifici, conferendole un riconoscimento giuridico più ampio rispetto alla firma elettronica leggera.

Question 28

Quali sono le due modalità di apposizione della firma digitale e quali formati di documento supportano ciascuna modalità?

Answer 28

Le due modalità di apposizione della firma digitale sono:
Firma CADES: Utilizzata per firmare tutti i formati possibili, ma modifica il nome del documento aggiungendo l’estensione .p7m. La verifica della firma richiede specifici software.
Firma PADES: Utilizzata solo con documenti in formato PDF, non modifica il nome del documento (In realtà poi i programmi modificano leggermente il nome del file, con un’aggiunta (signed.pdf) che permette di distinguere il file primitivo da quello firmato (altrimenti chiede di sovrasciverlo al file originale), e può essere verificata da qualsiasi software che legge PDF.

Question 29

Perché è necessario associare all’indicazione della firma digitale anche l’indicazione del tempo di firma, espresso fino al secondo preciso?

Answer 29

Perché l’utilizzo della firma digitale non consente di fornire un riferimento temporale certo al documento.

Il regolamento EiDAS stabilisce specifici requisiti per garantire che la validazione temporale sia qualificata:
* collegare la data e l’ora ai dati in modo da escludere la possibilità di modifiche non rilevabili, ad esempio attraverso l’utilizzo di un registro informatico di protocollo;
* disporre di una fonte accurata di misurazione del tempo collegata al tempo universale coordinato (il tempo del meridiano di Greenwich);
* apporre il riferimento temporale mediante una marca temporale fornita dai certificatori di firma qualificata, in grado di attestare la data certa di esistenza di un documento.

L’associazione del tempo esatto di firma è importante per garantire la validità temporale del documento. In contesti come bandi di concorso con scadenze specifiche, un documento con data e ora di firma oltre la scadenza risulterebbe fuori dai termini e non valido.

Question 30

Perché la firma digitale ha una scadenza? Qual è la sua funzione e perché non è necessario che sia a durata indeterminata?

Answer 30

La firma digitale ha una scadenza perché corrisponde alla scadenza del certificato qualificato associato alla firma stessa. Una volta che il documento è arrivato al destinatario e l’autenticità è stata accertata, la firma non è più necessaria e il certificato può essere revocato. La scadenza evita l’uso di certificati non più validi e contribuisce alla sicurezza dell’intero sistema.

Question 31

Qual è la differenza tra posta elettronica (PE) e posta elettronica certificata (PEC) in termini di validità giuridica?

Answer 31

La posta elettronica semplice (PE), è un metodo di comunicazione che utilizza dispositivi elettronici per recapitare messaggi attraverso reti di computer. All’articolo 47 del CAD c’è scritto che le comunicazioni che avvengono tra le PA con posta elettronica devono rispondere a dei requisiti per essere valide ai fini del procedimento amministrativo: sottoscritte con una firma digitale o altra firma elettronica qualificata, oppure dotate di segnatura di protocollo, o essere inviate con PEC.
Dal punto di vista legale, può essere soggetta a controversie riguardo alla sua autenticità e integrità. Non fornisce garanzie di autenticità delle parti coinvolte né di integrità del contenuto.

D’altra parte, la posta elettronica certificata (PEC), prevista da un DPR del 2005 e dal CAD, ha gli stessi effetti giuridici di una raccomandata con ricevuta di ritorno (le comunicazioni inviate si intendono consegnate se rese disponibili al domicilio digitale del destinatario), rendendo le comunicazioni valide e opponibili ai terzi di data e ora di trasmissione del documento informatico.

Question 32

Quali sono alcuni dei vantaggi della posta elettronica certificata (PEC)?

Answer 32

Alcuni vantaggi della posta elettronica certificata (PEC) includono:

• Certificazione dell’avvenuta consegna del testo e degli allegati.
• Possibilità di allegare qualsiasi documento in formato digitale.
• Archiviazione di tutto il flusso di azione per 30 mesi, anche in caso di chiusura della casella.
• Economicità di trasmissione, inoltro e riproduzione, e facilità di ricerca.
• Tracciabilità del mittente e del destinatario.
• Velocità di trasmissione e accesso da diverse postazioni.
• Garanzia della privacy e dell’identità del mittente.

Question 33

Inquadramento storico-normativo della posta elettronica

Answer 33

• A livello legislativo, la prima legge è del 2003 (Direttiva del Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie) e riguarda l’utilizzo della mail nelle pubbliche amministrazioni. Viene imposto l’uso della posta elettronica per diverse attività interne alla PA (richieste di ferie o di permessi, convocazioni a riunioni, diffusione di circolari). Tutti i dipendenti dovevano essere dotati di casella di posta elettronica istituzionale per far sì che tutte le comunicazioni potessero essere svolte con questo canale.
• La posta elettronica semplice è regolamentata dal CAD.
• La posta elettronica certificata è regolamentata dal CAD e da un DPR del 2005.

Question 34

Cos’è il sistema di gestione documentale?

Answer 34

Il sistema di gestione documentale è l’insieme di procedure e strumenti finalizzati a garantire un controllo sistematico sulla documentazione di un ente.

Deve:

• garantire sicurezza e integrità dei documenti;
• fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il singolo procedimento cui è associato,
• fornire supporto informativo-documentaria
• garantire fini di trasparenza amministrativa.

Si compone di tre fasi: creazione del documento, gestione del documento e conservazione del documento.

Question 35

Quali sono le fasi del sistema di gestione documentale?

Answer 35

Le fasi del sistema di gestione documentale sono:
1. Creazione del documento
2. Gestione del documento, che comprende:
* Registrazione di protocollo
* Classificazione
* Fascicolazione e repertorio dei fascicoli
* Aggregazione della documentazione in serie
3. Conservazione del documento, dall’archivio di deposito all’archivio storico.

Question 36

Cosa sono i mezzi di corredo coevi utilizzati nella fase di formazione dell’archivio corrente?

Answer 36

I mezzi di corredo coevi servono per ritrovare rapidamente i documenti e le unità archivistiche, e sono utilizzati nella fase di formazione dell’archivio corrente sono:
* Repertorio dei fascicoli
* Rubriche per la ricerca con sistema di voci di indice ordinate alfabeticamente
* Scadenziario per registrare le scadenze da rispettare in uno specifico affare
* Schedari

Question 37

Cosa rappresenta il sistema informatico di gestione documentale?

Answer 37

Il sistema informatico di gestione documentale è una modalità di gestione documentale basata su tecnologie digitali. Consente la formazione e la gestione di archivi informatici, comprese la digitalizzazione di documenti analogici, la gestione di documenti digitali nativi, e la creazione di depositi digitali certificati. Può essere utilizzato per ottimizzare la gestione e l’accesso ai documenti in ambiente di lavoro condiviso.

Devono essere rispettate alcune condizioni per godere dei suoi vantaggi:
* adozione di procedure innovative e strumenti tecnologicamente avanzati e di qualità;
* conoscenza approfondita degli oggetti archivistici (natura, finalità, funzioni di documenti, fascicoli e delle loro relazioni) e degli strumenti informatici disponibili;
* competenze archivistiche specializzate e diffuse;

I vantaggi:
- consente il recupero automatico dei dati nelle attività più impegnative della gestione documentaria (registrazione di protocollo, fascicolazione) ad esempio mediante l’utilizzo di vocabolari
- assicurano la ricerca immediata di tutti i documenti
- favoriscono l’eliminazione di attività ripetitive

Question 38

Quali sono le tre tipologie di interventi di informatizzazione dei sistemi documentari?

Answer 38

Esistono tre tipologie di interventi di informatizzazione dei sistemi documentari, e la scelta del livello dipende da esigenze diversificate, e sono:
* Gestione informatica dei documenti: Identificazione e gestione delle relazioni tra documenti, ma i documenti continuano ad avere forma analogica/cartacea.
* Gestione di sistemi documentari informatici: Comprende la produzione di archivi informatici mediante digitalizzazione, documenti digitali nativi e tenuta di documenti informatici.
* Integrazione tra sistemi documentari informatici e controllo dell’iter delle pratiche: attraverso piattaforme di workflow management system, un sistema per la gestione dei flussi di lavoro che utilizza programmi per l’uso integrato e condiviso con, ad esempio, funzioni di messaggistica, che consentono di trasmettere documenti elettronici all’interno di un’amministrazione e di controllare il loro iter.

Question 39

Cosa rappresenta la registrazione di protocollo e quali elementi descrittivi obbligatori contiene?

Answer 39

La registrazione di protocollo è obbligatoria ai sensi di un DPCM del 2013 e consiste nella trascrizione degli elementi identificativi di un documento su appositi registri.

E’ l’atto di nascita di un documento all’interno di un sistema di gestione documentale. Ha funzione gestionale e funzione giuridico-probatoria. Mentre l’assegnazione di un numero di protocollo è l’atto di battesimo

Contiene elementi come:

• Numero di protocollo progressivo assegnato automaticamente
• Data e ora di registrazione
• Mittente o destinatario (in base alla corrispondenza in entrata o in uscita)
• Oggetto (indicazione, in poche parole, dell’argomento principale del documento. Dalla sua indicazione devono essere estratte le informazioni essenziali. Deve essere indicato seguendo la regola delle 5W)
• Impronta a livello digitale (sequenza di simboli binari per l’identificazione)
• Indice di classificazione e ufficio di assegnazione per i documenti ricevuti
• Data e numero di protocollo dell’ufficio di provenienza per i documenti ricevuti.

Question 40

Perché è importante protocollare i documenti in un sistema di gestione documentale?

Answer 40

La protocollazione dei documenti ha due scopi principali:

• Funzione gestionale: Serve per gestire i documenti in entrata e in uscita dell’amministrazione (ad esempio smistando il singolo documento all’Unità Organizzativa Responsabile di competenza, o assegnandolo al Responsabile del Procedimento Amministrativo), garantendo un monitoraggio costante della posizione dei documenti.
• Valenza giuridico-probatoria: I documenti protocollati acquisiscono certezza giuridica e probatoria, perché la protocollazione è l’atto di nascita/il battesimo di un documento, che segnala che è entrato a far parte di un sistema documentale. Questo è possibile attraverso l’attribuzione di determinate caratteristiche formali al documento (l’attribuzione di un numero a ciascun documento attesta l’inoppugnabile presenza e l’entrata di quel documento in un sistema d’archivio e la data in cui questo è stato registrato).

Question 41

Quali documenti sono obbligatoriamente protocollati?

Answer 41

È obbligatorio protocollare tutti i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione, compresi i documenti informatici. Sono esclusi, ad esempio, le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali, note di ricezione delle circolari, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni, ecc.

Question 42

Cos’è la classificazione archivistica?

Answer 42

La classificazione archivistica è una forma di dominio sulla realtà, un modo per mettere ordine secondo una logica e collocare un oggetto in una determinata posizione (fisica o logica) onde poterlo ritrovare al momento opportuno (= soddisfa esigenze amministrative) e fornisce la struttura dell’archivio.
Consiste nell’organizzare tutti i documenti di un soggetto produttore (ricevuti, spediti o diversamente acquisiti) in raggruppamenti logici secondo una struttura gerarchica di voci (titolo, classe, sottoclasse), che riflettono le funzioni e le attività svolte dal soggetto produttore.
Per una corretta classificazione, bisogna identificare insiemi/contenitori logici entro cui collocare i documenti, rilevando le differenze tra i singoli documenti.
La classificazione deve essere funzionale rispetto ai compiti di ciascuna area organizzativa omogenea (=settore specifico di attività) in cui si articola ogni ente.

Question 43

Quale è lo strumento utilizzato per la classificazione archivistica?

Answer 43

Lo strumento utilizzato per la classificazione archivistica è il piano/titolario di classificazione. Esso definisce ciò che la pubblica amministrazione può produrre in campo documentario, analizzando le attività e le funzioni di un soggetto produttore e organizzandole in voci gerarchiche dal generale al particolare. Il piano di classificazione attribuisce un indice di classificazione (segnatura) a ciascun documento in base alla sua posizione nel titolario.
Deve essere formalmente adottato dall’istituzione, ha un carattere di astrattezza e non può essere retroattivo (non può essere applicato su archivi storici, ma solo su archivi in formazione).

Question 44

Qual è la base normativa della classificazione archivistica in Italia?

Answer 44

La base normativa della classificazione archivistica in Italia si ritrova nel Regio Decreto (RD) n. 35 del 31 gennaio 1900 e nella “circolare Astengo” del 1° marzo 1897 (m. 17100/2). Queste norme stabilivano alcune regole di gestione degli archivi e l’uso di un titolario di classificazione articolato in 15 categorie. Inoltre, il Testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR n. 445/2000) ha imposto alle pubbliche amministrazioni la definizione di criteri omogenei di classificazione e archiviazione, nel senso che più o meno le voci dei titolari di classificazione devono essere simili, ma non identiche, perché PA diverse hanno funzioni diverse, tantoché oggi i nuovi titolari di classificazione sono strutturati distinguendo nella sequenza delle voci tra funzioni strumentali/di supporto/secondarie (comuni a molti enti e organizzazioni) e quelle relative alle attività specifiche proprie di ciascun ente (funzioni primarie).

Question 45

Quali sono i livelli di una classificazione archivistica efficace?

Answer 45

Un titolario di classificazione efficace si sviluppa al massimo in tre livelli, denominati:

Titolo (macroarea di attività)
1.1. Classe (attività)
1.1.1. Sottoclasse

Question 46

Cos’è un fascicolo nell’ambito archivistico? E nell’ambito amministrativo?

Answer 46

Un fascicolo è un’aggregazione di documenti archivistici che condividono un elemento unificante. E’ un’aggregazione in ambiente analogico fisica, ma è soprattutto un’aggregazione logica. È l’unità di base di un archivio e contiene, all’interno di una camicia/copertina (che fa parte del fascicolo), documenti relativi a una certa pratica o oggetto, ordinati generalmente in ordine cronologico. E’ contraddistinto dall’indice di classificazione, da un numero progressivo che indica la sua posizione all’interno della serie e dal titolo.

Nel linguaggio amministrativo, è l’insieme degli atti e dei documenti posti in esse durante la trattazione di uno speciale oggetto/durante una pratica.

Question 47

A cosa serve la fascicolazione nella gestione archivistica?

Answer 47

La fascicolazione serve a organizzare la sedimentazione dei documenti, accorpare documenti per soddisfare esigenze di lavoro, evitare frammentazione eccessiva o accorpamento non necessario di documenti. Inoltre, permette di reperire facilmente i documenti e preparare la selezione per eventuali scarti successivi. La fascicolazione consente di trattare gli atti e i documenti come un insieme legato da relazioni indissolubili.

Diversi sono i criteri di ordinamento dei documenti all’interno del fascicolo:

• ordinamento cronologico (secondo il principio di provenienza)
• ordinamento per materia/oggetto (aggregazione secondo il principio di pertinenza)

Question 48

Cosa è una serie nell’ambito archivistico?

Answer 48

Una serie nell’ambito archivistico è:
- una tipologia documentaria organizzata in base all’omogeneità della forma, indipendentemente dall’oggetto trattato;
- una ripartizione di un fondo/subfondo di unità archivistiche che condividono caratteristiche comuni;

Può essere costituita da documenti della stessa natura o forma (es. circolari, verbali, sentenze, querele, lettere) e può essere ordinata in sequenza cronologica o numerica.

Solitamente le serie non sono soggette a registrazioni di protocollo.

1) I documenti afferenti a specifiche serie possono anche confluire in un fascicolo; nel caso di documentazione cartacea, nel fascicolo sarà conservata una copia del documento già inserito in serie.
2) I documenti raccolti in serie in base all’attività sono collocati in una sequenza determinata, in forma di fascicoli/volumi/registri o documenti sciolti, cui viene attribuito un numero progressivo, dando luogo a specifici repertori. I documenti sono identificati mediante la posizione che occupano nella sequenza cronologica.
3) I documenti realizzati in serie vengono classificati come gli altri, il titolario (allegato al manuale di gestione)

Una serie può essere anche trasferita o chiusa. Il trasferimento è demandato al responsabile della gestione documentale, la chiusura invece avviene quando vengono a cessare le funzioni e le attività dell’organismo di cui la serie è espressione documentaria.

Question 49

Cosa è un manuale di gestione nell’ambito archivistico?

Answer 49

Un manuale di gestione nell’ambito archivistico è un documento con cui un’istituzione che ha funzioni omogenee descrive il proprio funzionamento e il proprio sistema di gestione documentale, nonché definisce le responsabilità per la gestione dei documenti.

Ogni ente deve pubblicarlo sul proprio sito istituzionale.

Prima della sua redazione è importante individuare l’Area Organizzativa Omogenea, istituire il Servizio archivistico e nominarne il responsabile, che deve predisporre una scheda di rilevazione riferita a ciascuna UOR, in cui elencare poi i procedimenti da essa gestiti. Per ciascun procedimento deve essere indicato il nome del procedimento, l’Unità organizzativa responsabile del procedimento, fasi del procedimento, tipi di documenti prodotti in ciascuna fase, l’UOR responsabile della costituzione e conservazione del fascicolo, tempi di conservazione di ciascun documento.

Esso include le procedure di formazione e tenuta dell’archivio, la definizione delle responsabilità per la gestione dei documenti, le regole relative alla consultazione e riproduzione dei documenti, nonché le modalità di smistamento dei documenti verso altre amministrazioni.

Gli allegati contengono norme e disposizioni più soggette a modifiche e sono 1) il piano/titolario di classificazione; 2) il piano di conservazione (che si riferisce alla fase di deposito).

Diversi sono i vantaggi del disporre di un manuale di gestione ordinato e adeguatamente formato:
* la normalizzazione delle procedure;
* una maggiore coerenza e uniformità dei prodotti documentari;
* una maggiore adesione del personale alle politiche di gestione dei documenti;
* promuovere la condivisione e l’interoperabilità.

Question 50

Qual è la base normativa dei fascicoli nell’ambito archivistico?

Answer 50

La base normativa dei fascicoli nell’ambito archivistico si trova nel Regio Decreto (RD) n. 35 del 31 gennaio 1900, che disciplinava la procedura di classificazione.

Secondo questo decreto, gli atti registrati e classificati devono essere subito mandati all’archivio corrente per la formazione del fascicolo. Inoltre, il decreto stabilisce le misure fisiche esatte del fascicolo, il numero di ordine dei fascicoli, e la corretta collocazione dei fogli.
Il decreto stabiliva inoltre che il numero di ordine dei fascicoli è dato dal repertorio e che ogni fascicolo nuovo assume il numero seguente a quello dell’ultimo fascicolo indicato.
Negli affari che si dicono di persona, ogni persona ha un fascicolo che dura quanto la persona ha un fascicolo che dura quanto la persona e la segue negli eventuali passaggi suoi da una ad altra amministrazione;
Stabilisce la corretta collocazione dei fogli: il primo foglio che si vede è il più recente.

Question 51

Quali sono i principali tipi di fascicoli utilizzati nell’ambito archivistico?

Answer 51

I principali tipi di fascicoli utilizzati nell’ambito archivistico sono:

Fascicolo per affare: Comprende i documenti che si riferiscono a un affare specifico e concreto. È individuato da: a) anno di apertura; b) titolo; c) classe; d) numero del fascicolo; e) oggetto. Ha una data di apertura, una durata circoscritta e una data di chiusura.

Fascicolo per attività: Comprende documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice e ripetitiva, e comprende documenti con destinatari diversi, oggetti uguali/simili e identica classificazione. Ha una durata annuale.

Fascicolo per persona: Comprende tutti i documenti, anche con classificazioni diverse, che si riferiscono a una persona fisica (individuo) o giuridica (ente). Per i dipendenti di un ente, c’è un numero attribuito alla persona (numero di matricola) e cognome e nome dell’intestatario.

Question 52

Quali normative regolano il manuale di gestione nell’ambito della gestione documentale nelle pubbliche amministrazioni?

Answer 52

Le normative che regolano il manuale di gestione nell’ambito della gestione documentale nelle pubbliche amministrazioni includono:

Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri, 29 ottobre 1999 (direttiva D’Alema): Stabilisce che il manuale di gestione deve essere predisposto individualmente da ciascun ente e ne definisce il contenuto e le finalità.

DPCM (Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri) 31 ottobre 2000: Regole tecniche per il protocollo informatico. Fornisce indicazioni sulla gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni, comprese le procedure relative al manuale di gestione.

DPR (Decreto del Presidente della Repubblica) 445 del 31 dicembre 2000 (Testo Unico della Documentazione Amministrativa - TUDA): Descrive la fase progettuale di un archivio come la più importante e fa riferimento alla redazione del manuale di gestione.

Direttiva Stanca: Fornisce indicazioni sulla gestione dei documenti informatici nelle pubbliche amministrazioni.

DPCM 3 dicembre 2013: Regole tecniche per il protocollo informatico (abroga il DPCM del 31 ottobre 2000) e stabilisce i metadati minimi che devono corredare il fascicolo informatico e le modalità di formazione dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti.

Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 2020 dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale): Forniscono indicazioni più recenti sulla gestione dei documenti informatici e possono includere ulteriori dettagli sul manuale di gestione.

Question 53

Qual è l’obiettivo principale del percorso normativo ventennale riguardante l’informatizzazione delle pubbliche amministrazioni?

Answer 53

L’obiettivo principale è stato quello di rinnovare la pubblica amministrazione attraverso un sistema di comunicazione rapido tra amministrazioni e cittadini, implementando sistemi e procedure di informatizzazione dei sistemi documentari per razionalizzare le attività tradizionali e ottenere risparmi di tempo e risorse.

L’informatizzazione è possibile se si possiede già un corretto sistema di gestione documentale. E’ la disciplina archivistica che ha sostenuto i processi normativi avviati, aiutando a ripensare l’intera realtà organizzativa.

Question 54

Quali sono state le difficoltà che hanno rallentato l’attuazione delle disposizioni normative riguardanti l’informatizzazione delle pubbliche amministrazioni?

Answer 54

Le difficoltà che hanno causato un rallentamento dell’attuazione delle disposizioni normative riguardanti l’informatizzazione delle pubbliche amministrazioni sono state:

• Ritardi accumulati che hanno causato la proliferazione incontrollata di documenti e la duplicazione inutile di materiali.
• La mancanza di competenze specifiche per la gestione documentaria all’interno delle pubbliche amministrazioni.
• La diminuzione del personale dipendente e delle risorse economiche destinate alle attività di funzionamento degli uffici.
• La progressiva assenza di uniformità nelle procedure della gestione dei documenti.
• Nodi di natura organizzativa e culturale.

Question 55

Quali sono i principi generali su cui poggiano le varie normative riguardanti l’informatizzazione delle pubbliche amministrazioni?

Answer 55

I principi generali su cui poggiano le varie normative riguardanti l’informatizzazione delle pubbliche amministrazioni sono:

• Consentire ai cittadini l’accesso ai documenti anche nella fase attiva, attraverso anche l’uso mirato delle tecnologie.
• Assicurare il controllo dei procedimenti amministrativi in termini di responsabilità e durata.
• Tutti gli step della gestione dei documenti devono essere gestiti in modalità informatica, con automazione della registrazione, della classificazione e della fascicolazione digitale.
• Garantire lo scambio telematico dei dati di registrazione.
• I documenti rilevanti per l’attività corrente devono essere prodotti in forma digitale.
• Digitalizzazione dei documenti analogici.
• Garantire l’affidabilità del sistema rispettando i requisiti archivistici definiti nei diversi provvedimenti.

Question 56

Quali sono le quattro normative nazionali di riferimento sulla gestione informatica dei documenti, sia analogici che nativamente digitali, e a chi sono indirizzate?

Answer 56

Le quattro normative nazionali di riferimento sulla gestione informatica dei documenti, sia analogici che nativamente digitali, sono:

• Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, approvato con D.P.R. 445/2000. Questo testo è indirizzato a tutte le amministrazioni, comprese le pubbliche amministrazioni, i gestori di pubblici servizi e le società a controllo pubblico.
• Linee guida sulla gestione documentale del 2020 dell’AgID, che superano la dicotomia tra gestione documentale e amministrazione digitale, tenendo conto dell’intero sistema di norme in vigore. Sono anch’esse indirizzate a tutte le amministrazioni.
• Alcuni articoli del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
• CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Question 57

Quali elementi comuni forniscono le normative riguardanti la gestione informatica dei documenti?

Answer 57

Le normative riguardanti la gestione informatica dei documenti forniscono elementi specifici come:

• Definizioni comuni attingendo dal quadro terminologico della disciplina archivistica.
• Attività di base come registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e la definizione dei piani di formazione delle aggregazioni documentali (fascicoli e serie) descritti da metadati obbligatori.
• Elementi obbligatori della registrazione di protocollo.
• Requisiti di sicurezza e di tenuta del sistema, come la protezione delle informazioni degli utenti, il tracciamento permanente delle modifiche alle informazioni e l’obbligo di annullamento delle informazioni registrate in forma immodificabile.
• L’istituzione del Servizio per la gestione informatica dei documenti (poi Servizio per la gestione documentale) con definizione delle sue competenze, responsabilità e compiti, istituito da ogni amministrazione in ciascuna grande area organizzativa omogenea.

Question 58

Cos’è il CAD?

Answer 58

Il CAD è una normativa azionale di riferimento per la gestione informatica dei documenti, e prefigura un’amministrazione digitale in grado di utilizzare esclusivamente le tecnologie per la gestione dei processi amministrativi.

• Stabilisce la piena ammissibilità del documento informatico, stabilendo che atti e documenti redatti con mezzi informatici sono validi a tutti gli effetti di legge.
• Incoraggia la diffusione della cultura digitale.
• Si pone l’obiettivo di rinnovare la pubblica amministrazione grazie alle tecnologie e a procedure di informatizzazione dei sistemi documentari, che aiutino a razionalizzare le attività tradizionali e a permettere considerevoli risparmi di tempo.
• Dedica particolare attenzione al rispetto di alcuni requisiti per la gestione documentale, tra cui garantire la sicurezza e l’integrità dei dati, fornire informazioni sui legami tra i documenti registrati e i procedimenti associati, consentire il rapido reperimento di informazioni e permettere l’accesso e lo scambio di informazioni con sistemi di altre amministrazioni.
• Regola l’utilizzo delle tecnologie nei procedimenti amministrativi delle pubbliche amministrazioni: la pubblica amministrazione può raccogliere gli atti e i documenti del procedimento in un fascicolo informatico, consentendo la consultazione da parte di tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento.
• Affronta il problema delle copie, classificandole in diverse categorie.
• Affronta il problema della tenuta nel tempo dei documenti informatici (della digitalizzazione, archiviazione e conservazione) in due articoli, il 43 e il 44.

Question 59

Quali sono i requisiti per la gestione documentale secondo il CAD?

Answer 59

Secondo il CAD, i requisiti per la gestione documentale includono:
* garantire la sicurezza e l’integrità dei dati
* fornire informazioni sui legami tra i documenti registrati e i procedimenti associati,
* consentire il rapido reperimento delle informazioni e della documentazione (fornire supporto informativo-documentario),
* consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni.

Question 60

Come possono essere gestiti i procedimenti amministrativi secondo il CAD?

Answer 60

I procedimenti amministrativi devono essere gestiti utilizzando le tecnologie, e la pubblica amministrazione può raccogliere gli atti, i documenti e gli atti del procedimento in un fascicolo informatico, consentendo la consultazione da parte di tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento. Il fascicolo informatico recherà l’indicazione dell’amministrazione titolare del procedimento e di quelle coinvolte, nonché dell’oggetto del procedimento e dell’elenco dei documenti contenuti.

Question 61

Come vengono classificate le copie di documenti secondo il CAD?

Answer 61

• Riproduzione informatica di documenti analogici: copia informatica per immagine di un documento analogico prodotta mantenendo forma e contenuto identici all’originale previo raffronto dei documenti.
• Riproduzione informatica di documenti informatici: distinzione tra duplicato, copia ed estratto informatico, dove il duplicato contiene la stessa sequenza di valori binari dell’originale, mentre copia ed estratto hanno una sequenza di bit diversa.
• Copia analogica del documento informatico: un pubblico ufficiale attesterà la sua conformità all’originale e la sua efficacia probatoria, ed è utilizzata nel caso in cui il destinatario del documento non disponga di un domicilio digitale.

Question 62

Cosa stabilisce l’art. 43 del CAD riguardo alla conservazione dei documenti informatici?

Answer 62

L’art. 43 del CAD stabilisce che gli obblighi di conservazione dei documenti informatici sono soddisfatti se le procedure adottate per la loro produzione rispettano le indicazioni normative sulla conformità agli originali. Inoltre, se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti indicati, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono richiedere accesso al documento stesso.

Question 63

Quali sono i requisiti per una corretta tenuta nel tempo dei documenti informatici secondo l’art. 44 del CAD?

Answer 63

• Il sistema deve agevolare la ricerca dei documenti e dei fascicoli attraverso strumenti generali.
• Viene nominato il responsabile della conservazione che deve trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie relative a procedimenti non conclusi almeno una volta all’anno.
• La funzione conservativa deve assicurare integrità, autenticità, affidabilità, reperibilità e leggibilità di quanto conservato.
• Le PA possono affidare la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti pubblici o privati, che devono offrire idonee garanzie.

Question 64

Quali sono gli aspetti che le linee guida AgID non affrontano riguardo alla conservazione degli archivi?

Answer 64

Le linee guida AgID non affrontano gran parte dei nodi critici della conservazione degli archivi per la ricerca storica e scientifica, comprese le questioni di accesso, consultabilità e fruizione. Si concentrano sulla tenuta e breve e medio termine dei documenti.

Question 65

Cosa è il problema delle copie riguardante i documenti?

Answer 65

Il problema delle copie è attuale nel nostro presente imbevuto di tecnologia.

Una copia è la rappresentazione di un documento mediante un altro documento.
Riguarda sia la digitalizzazione di documenti analogici per l’uso elettronico, sia la trasmissione telematica di documenti informatici a persone senza strumenti adeguati, sia la conservazione a lungo termine di documenti informatici che richiedono attività di riproduzione considerando l’obsolescenza tecnologica.

Question 66

Dove sono contenute le disposizioni riguardanti il problema della tenuta nel tempo dei documenti?

Answer 66

Le disposizioni riguardanti il problema della tenuta nel tempo dei documenti (indipendentemente dalla loro origine, analogica o nativamente digitale) sono contenute negli articoli 43 e 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e nel capitolo 4 delle linee guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale)

Question 67

Cos’è il diritto di accesso?

Answer 67

Il diritto di accesso è il diritto che consente di prendere visione e ottenere copie di documenti amministrativi e disciplina l’accesso agli atti amministrativi. Esso è stato introdotto nel 1990 con l’approvazione della L. 7 agosto n. 241 sul procedimento amministrativo.

Question 68

A chi è riconosciuto il diritto di accesso agli atti amministrativi?

Answer 68

Il diritto di accesso è riconosciuto a chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, alla conoscenza di un atto amministrativo, ovvero a coloro che tutelano un proprio interesse giuridicamente protetto.

Ad esempio, un giornalista può richiedere l’accesso agli atti di un procedimento amministrativo per svolgere la propria attività di informazione.

Question 69

Quali documenti sono esclusi dal diritto di accesso secondo l’articolo 24 sul procedimento amministrativo?

Answer 69

Secondo l’articolo 24, alcuni documenti sono esclusi dal diritto di accesso, tra cui: documenti coperti da segreto di Stato o segreto militare, documenti coperti dal segreto d’ufficio, documenti in corso di formazione e procedimenti selettivi con informazioni psico-attitudinali di terzi.

Questo per garantire un equilibrio tra trasparenza dell’amministrazione pubblica e tutela di interessi legittimi e riservatezza dei documenti.

Question 70

Cosa ha introdotto il D. Lgs. 14 marzo 2013 n. 33 (Codice della trasparenza)?

Answer 70

Stabilisce un’evoluzione del diritto di accesso, attraverso l’introduzione di una serie di nuovi obblighi per le pubbliche amministrazioni (pubblicare una serie di dati e informazioni sul proprio sito web, come gli atti e i documenti amministrativi, i dati relativi ai contratti pubblici, i dati relativi ai dipendenti pubblici e dati patrimoniali del titolare di incarichi politici, del coniuge e dei parenti fino al secondo grado) e consentendo l’accesso civico

Question 71

Cosa ha introdotto il D. Lgs. 25 marzo 2016 n. 97 in materia di accesso civico?

Answer 71

Il D. Lgs. 25 marzo 2016 n. 97 ha introdotto l’accesso civico generalizzato, che permette a chiunque di richiedere la pubblicazione di documenti, informazioni e dati che non sono già pubblicati o accessibili al pubblico, salvo alcuni casi di esclusione e limitazione, come i documenti relativi agli interessi dello Stato che possano mettere in pericolo la sicurezza nazionale o coperti da segreto di Stato.

Question 72

Cos’è l’accesso civico?

Answer 72

L’accesso civico è un istituto che permette ai cittadini di richiedere alle amministrazioni pubbliche la pubblicazione di documenti, informazioni e dati soggetti a obbligo di pubblicazione, senza dover fornire una motivazione specifica per la richiesta.
Ha contribuito a rendere più facile ai cittadini controllare il funzionamento e le attività delle pubbliche amministrazioni (controllo diffuso)

Question 73

Cos’è l’accesso civico generalizzato?

Answer 73

L’accesso civico generalizzato è una forma più ampia di accesso civico, che consente ai cittadini di richiedere la pubblicazione di documenti, informazioni e dati che non sono già accessibili al pubblico, tranne alcuni casi di esclusione previsti dalla legge.

Question 74

Qual è la differenza tra l’accesso civico e l’accesso civico generalizzato?

Answer 74

L’accesso civico permette ai cittadini di richiedere la pubblicazione di documenti soggetti comunque a obbligo di pubblicazione, senza necessità di motivazione. L’accesso civico generalizzato, invece, permette ai cittadini di richiedere la pubblicazione di documenti che non sono già accessibili al pubblico, tranne alcune eccezioni.
In sostanza, l’accesso civico generalizzato è più ampio e può essere utilizzato per ottenere informazioni non ancora pubblicate, mentre l’accesso civico si limita a richiedere la divulgazione di documenti soggetti a obbligo di pubblicazione.

Question 75

Quali sono alcuni dei principi generali del trattamento dei dati personali secondo il Regolamento europeo sulla tutela dei dati personali del 2016?

Answer 75

Ci sono delle misure da rispettare per garantire un lecito utilizzo dei dati, soprattutto per bilanciare l’esigenza di trasparenza amministrativa richiesta alle pubbliche amministrazioni con l’esigenza di tutela dei dati personali e della privacy.
Ogni diritto va contemperato con altri diritti, in ossequio al principio di proporzionalità.

Sono dei principi che devono essere posti in essere dal titolare del trattamento:

• obbligo di ottenere il consenso degli interessati per il trattamento dei loro dati,
• informarli sui mezzi del trattamento,
• garantire loro il diritto di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione al trattamento dei dati,
• rispettare il principio di minimizzazione dei dati,
• nominare il Responsabile del trattamento dei dati, ovvero il soggetto che tratta i dati personali per conto del titolare e cui gli interessati possono rivolgersi,
• risarcire gli interessati se le disposizioni ivi stabilite sono state violate

Question 76

Chi è il titolare del trattamento secondo il Regolamento europeo sulla privacy del 2016?

Answer 76

Il titolare del trattamento è il soggetto o l’organizzazione che decide le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. Ha la responsabilità di garantire la corretta gestione dei dati e di rispettare i principi generali del Regolamento.

Question 77

Cosa sostengono le Linee guida AgID per la gestione e conservazione documentale in materia di conservazione?

Answer 77

Pur non affrontando gran parte dei nodi critici della conservazione degli archivi per la ricerca storica e scientifica, le linee guida forniscono comunque indicazioni utili in merito al trasferimento nel sistema di conservazione di singoli documenti e le loro aggregazioni.

• Le indicazioni tecniche riguardano la formazione di pacchetti informativi interoperabili, seguendo i principi e le indicazioni del modello OAIS.
• Viene definito il ruolo del responsabile di conservazione, che ha il compito di definire le politiche di conservazione in conformità con la normativa vigente e gli standard internazionali. Deve inoltre monitorare la corretta funzionalità del sistema di conservazione e predisporre e pubblicare sul sito istituzionale del proprio ente il manuale di conservazione. Se il sistema di conservazione viene affidato a terzi, il responsabile deve assicurarsi che le policy e le direttive del soggetto versante siano compatibili con le soluzioni applicative del conservatore esterno.

Question 78

A quale distinzione fa riferimento la normativa che si occupa di disciplinare la conservazione dei documenti analogici?

Answer 78

A quella tra archivio corrente e di deposito:

I. Archivio corrente: Questa categoria comprende i documenti che rimangono nell’archivio per tutto il periodo in cui i fascicoli sono aperti e i procedimenti amministrativi sono ancora in corso. In altre parole, l’archivio corrente è destinato a contenere la documentazione necessaria per l’attività amministrativa in corso e quindi facilmente accessibile ai soggetti coinvolti.

II. Archivio di deposito: L’archivio di deposito, invece, è un’area in cui la documentazione viene conservata in attesa che possa essere istituzionalmente resa disponibile al pubblico o a scopi di ricerca. Quando gli affari correnti si esauriscono, la documentazione non più necessaria viene trasferita nell’archivio di deposito, sia in forma fisica che digitale, dove viene mantenuta per fini giuridico-amministrativi e operazioni come lo scarto del materiale non inteso per la conservazione a lungo termine.

Question 79

Cosa include la prima fase dell’archivio di deposito (componente analogica), ovvero il trasferimento della documentazione?

Answer 79

La prima fase dell’archivio di deposito, che riguarda il trasferimento della documentazione, comprende due fasi distinte:

I. Preparazione al trasferimento da parte dell’ufficio o area omogenea versante: In questa fase, l’ufficio o l’area omogenea che trasferisce i documenti deve compilare un elenco di consistenza che include informazioni quali la descrizione e l’indicazione della serie documentaria, gli estremi cronologici, i raggruppamenti di fascicoli, le modalità specifiche di conservazione, nonché l’ubicazione dell’archivio di deposito, specificando i dettagli come il deposito, il locale, gli scaffali e gli armadi.

II. Acquisizione e gestione dei documenti trasferiti da parte dell’archivio di deposito: In questa fase, l’archivio di deposito riceve la documentazione trasferita dal soggetto produttore. È essenziale registrare ciascun trasferimento con il nome dell’ufficio che trasferisce i documenti e conservare i mezzi di corredo originali, garantendo così un’adeguata tracciabilità della provenienza e un controllo sull’integrità dei documenti archiviati.

Question 80

Quali sono gli obiettivi principali dell’archivio di deposito?

Answer 80

I. Conservazione ordinata e sicura del materiale, evitando danni o perdite che potrebbero compromettere il valore storico e giuridico dei documenti.

II. Garantire l’accesso rapido e la consultazione della documentazione conservata

III. Definizione della durata dei documenti secondo il piano di conservazione, evitando sia una conservazione eccessiva che una distruzione prematura.

Question 81

Quali sono gli istituti che il soggetto produttore può utilizzare per trasferire il proprio archivio al destinatario archivio di conservazione?

Answer 81

Sono quattro:

I. Versamento: Questo istituto viene utilizzato quando i soggetti coinvolti hanno la stessa natura giuridica o istituzionale.

II. Deposito: Si ricorre a questa modalità quando i soggetti coinvolti hanno natura giuridica o istituzionale diversa, ma il produttore rimane il proprietario della documentazione. L’archivio di deposito funge da custode della documentazione senza acquisirne la proprietà.

III. Donazione: Quando il produttore cede la proprietà della documentazione a titolo gratuito, si utilizza l’istituto della donazione.

IV. Alienazione: Nel caso in cui il produttore ceda la proprietà della documentazione a titolo oneroso, si parla di alienazione.

Question 82

Cos’è un archivio corrente di documentazione digitale?

Question 83

Cosa implica la conservazione dei documenti digitali?

Answer 83

La conservazione dei documenti digitali richiede che essi siano mantenuti nella loro forma originaria, accessibili, integri, affidabili, utilizzabili e autentici nel tempo, anche quando vengono utilizzati in un ambiente tecnologico diverso da quello iniziale.

Bisogna però riflettere sui modi particolari in cui, in ambiente digitale, vengono garantite autenticità e integrità.

Question 84

Qual è il paradosso della conservazione digitale?

Answer 84

Il paradosso della conservazione digitale riguarda la duplicità contraddittoria delle esigenze da rispettare: il mantenimento della forma originaria e dell’integrità del documento da un lato e, dall’altro, la necessità
apportare spesso cambiamenti ai documenti per garantire l’accesso nel corso del tempo (cambiamento combatte l’obsolescenza tecnologica).

Question 85

Come può essere garantita l’autenticità dei documenti digitali a lungo termine?

Answer 85

Per garantire l’autenticità dei documenti digitali a lungo termine, si fa una presunzione di autenticità, poiché non è sempre possibile conservare il documento digitale originale per sempre. Pertanto, si producono copie autentiche dei documenti digitali autentici, in modo che possano essere riprodotti con precisione.

Question 86

Qual è l’importanza dei metadati nella conservazione dei documenti digitali?

Answer 86

Svolgono un ruolo essenziale per quanto riguarda la conservazione dell’integrità del documento digitale in fase di conservazione.

Sono una documentazione di supporto, che si accompagna al contenuto del documento, un insieme di informazioni sul contenuto del documento che ne forniscono le condizioni di interpretabilità futura (elementi costitutivi come identificazione di autore, titolo, ecc; attributi descrittivi…).

Ne esistono di due tipi:
- metadati descrittivi: forniscono informazioni essenziali sul contenuto del documento, consentendo agli utenti di identificarlo e recuperarlo in base a titolo, autore, data e parole chiave.
- metadati gestionali: riguardano la gestione e il controllo del documento nel suo ciclo di vita, includendo informazioni sullo stato del documento, la versione, le attività di revisione e approvazione, il responsabile e le autorizzazioni di accesso. Questi metadati facilitano la tracciabilità, il monitoraggio e il controllo dei documenti

Question 87

Quali sono le criticità nella conservazione del materiale digitale?

Answer 87

Obsolescenza delle applicazioni software: Le applicazioni software possono diventare obsolete nel tempo, rendendo difficile la trasmissione e la leggibilità dei documenti nel tempo. Spesso i dati devono essere trasferiti su piattaforme più attuali, ma questo processo può comportare rischi di perdita o manipolazione dei dati.

Mancanza di consapevolezza: Il soggetto produttore e l’istituto di conservazione potrebbero non riconoscere pienamente la necessità di definire e adottare precocemente requisiti idonei per sostenere i processi conservativi. È essenziale intervenire fin dalla fase di produzione dei documenti, garantendo una redazione accurata dei metadati sin dalla fase corrente.

Question 88

Come viene garantita l’integrità nella conservazione di documentazione digitale?

Answer 88

Per garantire l’integrità nella conservazione di documentazione digitale, è essenziale mantenere tutte le informazioni identificative del documento, attraverso un sistema complesso di metadati che definiscono lo schema generale degli elementi costitutivi, gli attributi descrittivi del documento e del suo contesto di produzione. I metadati descrittivi e gestionali consentono di verificare l’inalterabilità del documento nel tempo, tracciare eventuali modifiche apportate e assicurare l’integrità delle informazioni contenute nel documento durante il suo ciclo di vita.

Question 89

Quali sono i metodi consigliati per la conservazione digitale?

Answer 89

Gli esperti suggeriscono l’adozione di programmi di emulazione o l’utilizzo della migrazione.

Question 90

Qual è lo scopo principale del modello OAIS nel contesto della conservazione digitale?

Answer 90

Il modello OAIS (Reference Model for an Open Archival Information System) mira a fornire un modello concettuale per l’archiviazione a lungo termine di informazioni digitali, assicurando l’accessibilità, l’integrità e la gestione corretta delle risorse digitali nel tempo.

Esso identifica la designated community, ovvero gli utenti interessati e legittimati ad accedere alle risorse archiviate.

Esso definisce 5 categorie di informazioni che devono essere registrate per assicurare l’integrità delle unità documentarie e delle relazioni di contesto sul lungo periodo.

• Reference Information: Informazioni identificative di contenuto, come segnature, che aiutano a riconoscere e identificare le risorse archiviate.
• Context Information: Informazioni di contesto che documentano le relazioni tra il contenuto, l’ambiente di produzione e altri documenti, fornendo un quadro completo delle informazioni archiviate.
• Provenance Information: Informazioni di provenienza che documentano la storia del contenuto, come la catena della custodia, per garantire l’affidabilità e l’autenticità delle risorse archiviate.
• Fixity Information: Informazioni di validazione che documentano i meccanismi utilizzati per garantire l’integrità delle informazioni, ad esempio firme digitali o controlli di checksum.
• Access Right Information: Informazioni che identificano le restrizioni all’accesso relative al contenuto, assicurando che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle risorse archiviate.

Question 91

Quali sono le tipologie di migrazione utilizzate per la conservazione digitale?

Answer 91

Esistono quattro tipologie di strategie di migrazione utilizzate per la conservazione digitale:

• Migrazione su supporti diversi: spostamento delle fonti digitali da supporti meno stabili a supporti più stabili, garantendo la conservazione delle informazioni nel tempo.
• Migrazione su piattaforme o prodotti con compatibilità retroattiva: implica il trasferimento dei dati da una piattaforma di elaborazione a un’altra, assicurando la compatibilità con versioni precedenti o piattaforme diverse. Si cerca di mantenere il formato del file originario o di consentire al nuovo sistema di leggere e interpretare correttamente i documenti creati con il formato originale.
• Migrazione su piattaforme che supportano l’interoperabilità: Questa strategia mira a garantire l’accessibilità nel tempo mediante l’utilizzo di prodotti di mercato che soddisfano i requisiti generali di interscambio, facilitando il trasferimento dei documenti digitali da una piattaforma a un’altra.
• Migrazione in formati standard: Questa strategia prevede il trasferimento dei dati e della documentazione digitale da un formato proprietario o specifico a un formato standardizzato, ampiamente adottato a livello industriale e globale. Questi formati standard promuovono l’interoperabilità, l’indipendenza dai fornitori e la conservazione a lungo termine dei dati.

Question 92

Quali sono le attività specifiche coinvolte nella conservazione digitale?

Answer 92

Le attività specifiche della conservazione digitale includono:

• Acquisizione e analisi del materiale.
• Identificazione di diverse tipologie di metadati organizzati secondo modelli architetturali coerenti con lo standard ISO OAIS.
• Selezione del materiale da conservare, tenendo conto anche dei costi, e definizione dei termini di conservazione.
• Decentrare le responsabilità conservative, distinguendo varie fasi della custodia e promuovendo un ambiente di cooperazione.
• Gestione dei diritti di accesso e della proprietà intellettuale.
• Creazione di servizi conservativi che includono l’infrastruttura tecnologica, attrezzatura hardware e software, servizi di gestione dei contenuti digitali, monitoraggio del deposito e servizi per la ricerca e l’utilizzo del materiale.
• Validazione della politica di conservazione attraverso l’adozione a standard e a certificazioni (come al documento prodotto dal NARA o allo standard per valutare l’affidabilità dei repository digitali prodotto dal gruppo che ha dato vita a OAIS)

Question 93

Cos’è il piano di conservazione?

Answer 93

Il piano di conservazione è uno strumento digitale (tabella) adottato da ogni amministrazione per definire le modalità di conservazione dei documenti digitali.

E’ lo strumento principe che della seconda fase di vita di un archivio, quella di deposito.

Esso include informazioni come il materiale prodotto, il tempo entro il quale la documentazione deve essere trasferita in conservazione o scartata, la descrizione del processo di conservazione e del sistema utilizzato, e le procedure per la produzione di duplicati o copie dei documenti digitali, la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione.

Question 94

Qual è la struttura della rete archivistica italiana?

Answer 94

La rete archivistica italiana ha una struttura piramidale con la Direzione Generale Archivi all’apice, seguita dall’Archivio Centrale dello Stato a Roma, gli Archivi di Stato nei capoluoghi di provincia, le Sezioni degli Archivi di Stato, e le Soprintendenze Archivistiche e Bibliografiche.

Question 95

Come sono classificati gli archivi italiani in base al loro soggetto produttore?

Answer 95

Gli archivi italiani sono classificati in:
* documentazione statale (prodotta anche da organi degli Stati pre-unitari),
* enti pubblici non statali (regioni, province, comuni e altri enti territoriali o non territoriali),
* archivi privati (di persona, famiglie, imprese, organi politici, ecc.)
* archivi ecclesiastici.

Question 96

Cos’è l’Archivio centrale dello Stato e quali funzioni svolge?

Answer 96

L’Archivio Centrale dello Stato (ACS) è un istituto del Ministero della cultura, che ha sede a Roma nel quartiere EUR.
E’ stato inizialmente ideato nel 1875 come Archivio del Regno. Tuttavia, è stato ufficialmente istituito con l’attuale denominazione nel 1953. In passato, l’ACS era dipendente dal Ministero dell’Interno dal 1875 al 1974.

L’Archivio Centrale dello Stato svolge la funzione di sorveglianza sugli archivi correnti degli organi centrali dello Stato e conserva archivi e documenti degli organi centrali dello Stato unitario (soprattutto ministeri), di enti pubblici di rilievo nazionale e di privati che lo Stato ha in proprietà.

Esclude alcuni archivi come quelli della Presidenza della Repubblica, Corte costituzionale, Senato, Camera e due ministeri specifici.

Question 97

Cosa sono gli Archivi di Stato e quali competenze hanno?

Answer 97

Sono degli istituti periferici del Ministero della Cultura (MIC) e sono archivi presenti nei capoluoghi di provincia.
Conservano documenti provenienti dagli uffici periferici dello Stato unitario (questure, tribunali, prefetture), degli uffici degli stati preunitari, dagli archivi notarili e dagli archivi ecclesiastici e delle corporazioni religiose soppresse. Possono anche ricevere in deposito documenti di enti pubblici non statali, ad esempio comuni che non hanno abbastanza spazi per raccogliere la propria documentazione.

Hanno le seguenti competenze:

• acquisizione e conservazione della documentazione,
• ordinamento delle carte,
• produzione di strumenti di ricerca come elenchi e inventari, edizioni di fonti,
• attività didattica e promozionale,
• valorizzazione e ricerca scientifica.

Question 98

Cosa sono le Soprintendenze Archivistiche e Bibliografiche e che funzioni hanno?

Answer 98

Sono organi periferici del Ministero per i beni e le attività culturali trapiantati nei capoluoghi di regione (dovrebbero essere 20, ma alcune soprintendenze hanno competenze su due regioni).

I loro compiti sono fissati dall’articolo 36 del DPCM 171 2014 e dal D.lgs 42/2004. Ereditando competenze un tempo svolte dalle regioni, svolgono:
* vigilanza su archivi privati e enti pubblici non statali che sono dichiarati di interesse storico particolarmente importante, (i privati che conservano documentazione più vecchia di 70 anni hanno l’obbligo di dichiararlo), anche beni archivistici e librari di interesse religioso, visto che tra lo Stato italiano e la CEI ci sono state diverse intese a partire dal 1996 all’insegna della collaborazione tra le due realtà per la tutela (intesa 1996 –> 2005), consultazione e conservazione (2005) di archivi e beni librari appartenenti ad enti ed istituzioni ecclesiastiche
* proteggere e valorizzare tali archivi,
* sorvegliare le operazioni di spostamento della documentazione (rilasciano autorizzazione) e di trasferimento,
* rilasciare l’autorizzazione per operazioni di ordinamento, inventariazione, catalogazione e restauro di beni culturali (attività che devono essere precedute da un progetto),
* autorizzazione per prestito di beni per mostre, anche all’estero,
* interviene in caso di emergenze o calamità che mettono in pericolo i beni archivistici pubblici o privati (allagamenti, terremoti, incendi, crolli;
* concedere il nulla-osta per lo scarto di alcune documentazioni.

Question 99

Quali sono gli obblighi del privato nei confronti delle Soprintendenze Archivistiche?

Answer 99

• Tenere le carte in modo adeguato e con un inventario.
• Se desidera vendere l’archivio, può farlo solo all’interno dei confini dello Stato, ma deve dichiarare le sue intenzioni alle Soprintendenze che hanno il diritto di prelazione, ovvero possono comprarlo prima di altri privati.
• Se il privato desidera mantenere la proprietà ma non ha più spazio per conservare l’archivio, può depositarlo presso istituti di conservazione (Archivi di Stato).
• Consentire visite di ispezione da parte delle Soprintendenze.

Le Soprintendenze intervengono in caso di inadempienza degli obblighi stabiliti dalla legge.

Question 100

Quali sono gli strumenti utilizzati per orientarsi negli Archivi?

Answer 100

• “Guida Generale degli Archivi di Stato” (disponibile in forma cartacea e digitale e composta da 4 volumi),
• il Sistema Informativo degli Archivi di Stato (SIAS)
• il Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche (SIUSA)
• ogni archivio di stato ha anche un proprio sito web dove pubblica i propri strumenti di ricerca.

Question 101

Cosa sono le sezioni degli Archivi di Stato e dove sono istituite?

Answer 101

Le sezioni degli Archivi di Stato sono istituti periferici del Ministero della Cultura. Sono istituiti presso città che non sono capoluogo di provincia, ma che conservano documentazione storica rilevante per vicissitudini storiche.
Anche i comuni conservano documentazione cospicua (statuti, catasti, deliberazioni di organi comunali).

Question 102

Quali sono le due principali branche dell’archivistica informatica?

Answer 102

Le due principali branche dell’archivistica informatica sono:

• Costruzione di software.
• Messa a disposizione delle descrizioni dei software.

Question 103

Perché è importante considerare il contesto in cui si è formato un documento all’interno di un archivio?

Answer 103

Gli archivi sono composti da materiali che non sono stati originariamente destinati a essere conservati in forma digitale. Pertanto, per una comprensione accurata, è essenziale effettuare un’analisi critica del contesto in cui il documento è stato creato o prodotto.

Question 104

Quali sono le tappe per la ricerca storica in un archivio in epoca digitale?

Answer 104

• Individuazione del tema e costruzione di interrogativi di ricerca.
• Traduzione degli interrogativi in interrogativi archivistici per identificare le fonti archivistiche pertinenti.
• Individuazione degli archivi o delle istituzioni che possono rispondere alle domande, utilizzando anche gli strumenti web dei portali archivistici.
• Localizzazione e identificazione specifica dei documenti da consultare.
• Consultazione e valutazione critica dei documenti selezionati.

E’ evidente come la mediazione offerta dall’archivista si affianchi a nuove forme di mediazione offerte dal web.

Question 105

Quali attività sono legate al concetto di “Archivio Storico” e come si confrontano con le esigenze degli utenti che vogliono fare ricerca in esso?

Answer 105

L’Archivio Storico è legato al termine “comunicazione” poiché le documentazioni che vi confluiscono devono soddisfare le esigenze degli utenti per fini culturali e informativi.

Gli archivi vengono sottoposti a un’operazione di ordinamento basata sulla funzione dell’ente produttore per avvicinarsi alla struttura originaria e descriverla, e a un’operzione di inventariazione. Tuttavia, gli storici potrebbero essere sollecitati da interessi di ricerca più specifici, e devono individuare il soggetto produttore delle documentazioni per trovare informazioni pertinenti.

Question 106

Cosa intendiamo con multilivellarità dei fondi?

Answer 106

Intendiamo la struttura dell’archivio su diversi livelli che permette di organizzare i materiali in maniera ordinata e facilmente consultabile. E’ un’articolazione che anche in fase di descrizione si basa sull’abbattimento della ridondanza informativa (quello che descrivo a livello del fondo non lo ripeto a livello della serie).

Question 107

Cosa è un “fondo archivistico” all’interno della struttura multilivellare di un archivio storico?

Answer 107

Un “fondo archivistico” è il complesso di tutti i documenti prodotti e acquisiti da un ente, istituzioni private, famiglie o persone durante lo svolgimento della propria attività. Può essere suddiviso in sottopartizioni, chiamate anche “subfondi,” in caso di particolare complessità amministrativa.

Question 108

Cosa rappresenta l’unità archivistica nella multilivellarità dei fondi?

Answer 108

L’Unità Archivistica è l’unità minima indivisibile di un fondo archivistico. Può essere costituita da documenti fisicamente continui o da una singola unità documentaria, come pergamene, o fascicoli (in questo caso tutti i documenti al suo interno saranno oggetto di descrizione).

Ma il livello di analicità della descrizione dipende da quanto tempo e quante risorse ho per descrivere i documenti.

Question 109

Qual è l’obiettivo della descrizione archivistica e quali informazioni vengono prese in considerazione?

Answer 109

E’ un’espressione che si diffonde a partire dall’avvento dell’età informatica: prima si utilizzava il termine inventariazione.

E’ un’attività imprescindibile per l’archivista.
E’ l’elaborazione di un’esatta rappresentazione di un’unità di descrizione (del materiale soggetto a descrizione) e delle parti che lo compongono, attraverso la raccolta, l’analisi, l’individuazione di caratteri e attributi che si ritengono salienti dell’oggetto, che devono essere organizzati e registrati per identificare e illustrare il materiale documentario al meglio.

Il suo obiettivo è:

• mettere in relazione i documenti tra loro e con altre entità informative, come serie, sottoserie e fondo (quali relazioni intercorrono tra le serie? quali tra i fascicoli? quali nel fascicolo?)
• prendere in considerazione anche altre entità informative (soggetto produttore, gli ambiti politici e istituzionali e il soggetto conservatore)

Deve tenere conto di due parole chiave:
* normalizzazione
* standardizzazione

E’ stato l’avvento dell’informatica che ha aperto la possibilità di scambiare, condividere e integrare descrizioni tra sistemi archivistici: a questo fanno riferimento gli standard internazionali dell’ICA.

Gli elementi essenziali della descrizione archivistica, fondamentali per uno scambio di informazioni a livello internazionale, sono i seguenti:

• Segnatura o codice identificativo.
• Denominazione/titolo.
• Data/e.
• Consistenza dell’unità di descrizione.
• Livello di descrizione.
• Soggetto produttore.

Question 110

Da cosa sono date le relazioni tra le serie?

Answer 110

Le relazioni tra le serie sono date dal:
* numero progressivo in cui sono ordinate le buste/volumi/registri
* numero progressivo assegnato ai fascicoli contenuti nella serie, quindi nel relativo volume, che dà luogo a specifici repertori

Question 111

Qual è stato il rapporto inizialmente difficoltoso tra archivi storici e risorse tecnologiche?

Answer 111

Il rapporto tra archivi storici e informatica ha attraversato diverse fasi, caratterizzate dall’evoluzione degli approcci culturali e dall’introduzione di nuove risorse tecnologiche. All’inizio, gli archivisti mostravano resistenza verso l’adozione dell’informatica, principalmente a causa dei limiti delle infrastrutture informatiche e di nodi di natura soggettiva e culturale (la difficoltà a uscire dall’ambito delle discipline tradizionali).

Secondo Andrea Zorzi, due sono le tappe storiche dell’applicazione dell’informatica nell’archivistica italiana:

• Fase informatica: fino al nuovo millennio, con un uso meccanico delle risorse disponibili e una riflessione esterna all’archivistica su come utilizzare il computer per fare storia.
• Fase telematica: successiva alla diffusione di Internet, in cui le risorse tecnologiche sono state sfruttate per fini comunicativi, inclusa la pubblicazione di descrizioni archivistiche sul web.

A partire dagli anni Novanta avviene la necessità di produrre e conservare documentazione informatica, nonché realizzare strumenti di ricerca con specifici software.
Negli anni Ottanta e Novanta, l’archivistica italiana entra in contatto con l’informatica e le risorse tecnologiche.

Ottanta:
* Convegno di Torino 1985
* Archidata
* Arca
* Convegno di San Miniato 1989

Novanta
* nasce l’Anagrafe informatizzata degli archivi italiani (1990-1992), progenitrice di SIUSA e SIAS, con l’obiettivo di far confluire in un’unica banca dati a livello centrale tutte le informazioni relative a soggetti detentori di archivi, ma era più un collettore che uno strumento finalizzato a essere utilizzato dal pubblico

Question 112

Qual è il modello di riferimento per la descrizione archivistica?

Answer 112

Il modello di riferimento per la descrizione archivistica sono gli standard del Consiglio internazionale degli archivi (International Council on Archives, ICA).

Question 113

Cosa sono gli standard di descrizione archivistica?

Answer 113

Sono un insieme di norme e convenzioni elaborate per uniformare il comportamento della comunità archivistica e permettere pratiche comuni che consentano di raggiungere fini identici o confrontabili.

Gli scopi degli standard di descrizione archivistica sono:

• Identificare gli attributi comuni che caratterizzano in genere gli archivi e permettono di elaborarne rappresentazioni omogenee.
• Assicurare l’elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e autoesplicative.
• Facilitare il recupero e lo scambio di informazioni sulla documentazione archivistica tra repository diverse (forma di interoperabilità).
• Rendere possibile l’integrazione di descrizioni provenienti da differenti istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato.

Question 114

Qual è stata la storia della creazione degli standard di descrizione archivistica?

Answer 114

Gli standard di descrizione archivistica hanno avuto origine in ambito nordamericano tra i soggetti conservatori, in particolare libraries, che sentirono l’esigenza di descrivere gli archivi che conservavano a partire dagli anni Ottanta. Utilizzarono inizialmente lo standard MARC (Machine Readable Cataloguing), un formato di catalogazione bibliografica che però non si adattava alla pratica di descrizione di archivi e di documenti.
In seguito si svilupparono le Rules of archival description in Canada negli anni Novanta, che incorporarono alcuni principi dell’archivistica: la descrizione deve restituire i legami tra i documenti e le altre entità/livelli archivistici.

Nel corso del tempo, una commissione prima temporanea e poi dichiarata permanente dell’International Council on Archives (ICA) ha sviluppato una serie di standard internazionali, tra cui ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF, per uniformare le pratiche descrittive a livello globale.

Question 115

Quali sono state le tappe che hanno portato alla formazione degli standard dell’International Council on Archives (ICA)?

Answer 115

1988: Ottawa - Il Consiglio internazionale degli archivi (ICA) riunisce esperti archivisti per costituire un gruppo di lavoro con l’obiettivo di sviluppare uno standard internazionale di descrizione archivistica.

1989: Parigi - In cooperazione con l’Unesco, viene nominata una commissione ad hoc chiamata “Ad Hoc Commission on Descriptive Standards” per sviluppare lo standard internazionale di descrizione archivistica, la cui nascita viene ufficializzata poi a Wroclaw in Polonia (ICA/DDS) e resa permanente in un congresso internazionale di Pechino nel 1996 (ICA/CDS). Nel 2004, a Vienna, il comitato sulle best practice e gli standard professionali assume le competenze dell’ICA/CDS.

1990: Pubblicazione della Dichiarazione dei principi relativi alla descrizione archivistica (la versione definitiva risale al 1992).

1994: Pubblicazione dell’ISAD (G) - Il primo standard di descrizione archivistica dell’ICA, che definisce le linee guida per la descrizione di archivi e collezioni.

Anni successivi - La commissione continua a elaborare altri standard, tra cui l’ISAAR (CPF) per la descrizione dei soggetti produttori, l’ISDIAH per la descrizione degli istituti di conservazione e l’ISDF per la descrizione delle funzioni dei soggetti produttori.

Periodi successivi al 2004 - Il comitato ha portato avanti cicli di revisione quinquennale degli standard di descrizione, pubblicando una seconda edizione di ISAD (G) e di ISAAR (CPF) in una versione più adatta alla tradizione archivistica europea.

Question 116

COS’E’ ISAD (G)?

Answer 116

ISAD (G), International Standard for Archival Description (General), è lo standard base per normalizzare la descrizione dei fondi archivistici e delle parti che li compongono. Esso offre una base teorica e normativa di riferimento per le comunità in cui non si era sviluppata ancora una tradizione descrittiva matura.
La sua prima versione è stata redatta da un Ad Hoc Commission on Descriptive Standards nel 1994. Dopo il 2004 il comitato ha avviato un piano di revisione quinquennale degli standard di descrizione, pubblicando una seconda versione.

Alla base dell’elaborazione di ISAD (G) ci sono alcuni principi già stabiliti nella Dichiarazione di principi relativi alla descrizione archivistica, che comprendono:
* il “principio del respect des fond” (rispetto dei fondi),
* il “principio di provenienza” (necessario ricondurre i nuclei documentari descritti al loro produttore),
* il “principio dell’ordine originario delle carte” (che deve essere preservato),
* il “principio della multilevel description” (la descrizione deve riflettere l’ordinamento gerarchico ad albero rovesciato).

ISAD (G) è suddiviso in 7 aree informative e contiene un totale di 26 elementi descrittivi. Le aree informative sono:

• Area dell’identificazione
• Area del contesto
• Area del contenuto e struttura
• Area delle condizioni di accesso e utilizzazione
• Area delle fonti relative alla descrizione
• Area delle note
• Area di controllo della descrizione.

Le tre informazioni essenziali per lo scambio di informazioni a livello internazionale secondo ISAD (G) sono:
* il codice identificativo dell’archivio o del soggetto conservatore,
* il titolo o la denominazione,
* le date di esistenza del fondo o del soggetto conservatore.

Question 117

Come funziona la multilevel description?

Answer 117

E’ un principio adottato dallo standard internazionale ISAD (G).
Si riferisce alla pratica di elaborazione di descrizioni di archivi e delle parti che lo compongono che riflettono la struttura e l’articolazione ad albero rovesciato/disposizione gerarchica su più livelli dell’archivio stesso (fondi, sub-fondi, serie, sottoserie).
Si procede dal generale al particolare.

Si parte dalla descrizione generale e più ampia dell’intero fondo archivistico, chiamata descrizione di primo livello o di fondi, che contiene le informazioni di base che identificano l’archivio nel suo insieme, come la segnatura o il codice identificativo, il titolo, le date di esistenza e il livello di descrizione.

Successivamente, si procede con le descrizioni di secondo livello, che riguardano le singole parti che compongono il fondo, come le serie o le sottoserie. Queste descrizioni di secondo livello attingono alle stesse regole della descrizione di primo livello, ma presentano informazioni specifiche relative a ciascuna parte. Le informazioni presenti nella descrizione di primo livello non devono essere ripetute (abbattimento della ridondanza informativa).

Infine, si arriva alle descrizioni di terzo livello, che riguardano le singole unità documentarie contenute all’interno delle serie o sottoserie. Anche in questo caso, le descrizioni di terzo livello seguono le regole di base della multilevel description, fornendo informazioni specifiche sulle singole unità documentarie.

L’insieme delle descrizioni di tutti i livelli deve essere collegato in modo da ottenere una rappresentazione generale e organica del fondo archivistico, mettendo in relazione le singole parti con l’insieme e procedendo sempre dal livello generale al particolare.

Question 118

Cosa si intende con ISAAR (CPF) e qual è il suo scopo principale?

Answer 118

ISAAR (CPF), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families è uno standard per la descrizione di soggetti produttori di documentazione archivistica, che favorire l’elaborazione di chiavi d’accesso normalizzate alle descrizioni.

Le descrizioni dei soggetti produttori sono gestite separatamente da quelle della documentazione archivistica.

L’idea è quella di introdurre uno spazio concettualmente unificato popolato da diverse unità, ciascuna con un’autonoma dimensione descrittiva. Il suo scopo principale è agevolare l’elaborazione di descrizioni coerenti, appropriate e autoesplicative dei soggetti produttori, fornendo una chiave interpretativa per collocare la documentazione nel proprio contesto di creazione e uso.

La prima versione (1996) si concentrava sulla standardizzazione delle forme del nome dei soggetti produttori, come enti, persone e famiglie. La seconda, promossa nel 2004, aveva l’obiettivo di promuovere l’elaborazione e la condivisione di record archivistici di autorità, ovvero di descrizioni di entità coinvolte nella produzione di archivi che contengono al loro interno informazioni aggiuntive (contesto territoriale e culturale, occupazioni svolte) in maniera tale che queste informazioni rendano il personaggio non ambiguo rispetto ad altri. E’ una descrizione più completa e relazionale, offrendo una visione più ampia e contestualizzata delle entità coinvolte nella produzione.

ISAAR (CPF) è suddivisa in quattro aree informative:

• Area dell’identificazione: Contiene informazioni essenziali come il codice identificativo, la forma autorizzata del nome e altre forme del nome del soggetto produttore.
• Area della descrizione: Fornisce una descrizione completa del soggetto produttore, comprese la sua storia, il contesto territoriale e culturale, le funzioni, occupazioni e attività svolte e altre informazioni rilevanti.
• Area delle relazioni: Indica i nomi/codici identificativi degli enti, persone e famiglie correlate al soggetto produttore e descrive le relazioni con essi, come gerarchiche, cronologiche, familiari o associative.
• Area di controllo: Contiene informazioni sull’identificativo del record d’autorità, le norme e convenzioni seguite, la data di redazione o revisione e altre note sulla compilazione del record.

Gli elementi imprescindibili di ISAAR (CPF) sono tre:

Tipologia del soggetto produttore: Indica il tipo di soggetto coinvolto nella produzione e conservazione degli archivi, come enti, persone o famiglie.
Forma autorizzata del nome: Rappresenta il nome del soggetto produttore in una forma standardizzata e autorizzata, evitando ambiguità nella descrizione.
Codice identificativo del record d’autorità: Un identificatore univoco assegnato al record di autorità per il soggetto produttore, facilitando il collegamento e l’accesso alle informazioni correlate.

Question 119

Quali sono i vantaggi della descrizione separata di soggetto produttore nella descrizione archivistica?

Answer 119

• Condivisione di informazioni: la documentazione di un soggetto produttore può essere conservata in istituti diversi, e può essere collegata con queste informazioni di contesto normalizzate, e può essere più facilmente condivisa.
• Individuazione di relazioni: 1) permette di individuare e stabilire relazioni tra soggetti produttori e tutta la documentazione che hanno prodotto, fornendo una visione più completa e contestualizzata dei materiali conservati; 2) mettere in relazione documentazione di diversa tipologia conservata separatamente ma idealmente riconducibile allo stesso soggetto produttore; 3) documentazione corrente ancora custodita presso il soggetto produttore; 4) collegare questa descrizione con quella della documentazione archivistica.
• Accessibilità migliorata: Facilita l’accesso alle informazioni relative ai soggetti produttori, aiutando gli utenti a comprendere meglio il contesto di produzione e uso degli archivi.

Question 120

Cosa tratta il capitolo 6 di ISAAR (CPF)?

Answer 120

Il Capitolo 6 di ISAAR (CPF) riguarda le modalità di collegamento delle informazioni relative ai soggetti produttori con altre risorse informative. Comprende quattro regole volte a identificare univocamente le risorse collegate attraverso l’indicazione dei relativi codici identificativi, a dichiararne la tipologia, a descrivere la natura della relazione e a fornire una data di riferimento.

Questo perché devo relazionare il mio soggetto non solo ad altri enti, persone o famiglie (area delle relazione), ma anche con la descrizione di complessi archivistici da lui prodotti!

Question 121

Cos’è ISDF e perché è stato creato?

Answer 121

ISDF (International Standard for Describing Functions) è uno standard internazionale creato per agevolare l’elaborazione di descrizioni di funzioni e attività svolte dai soggetti di tipo ente. Esso estende e integra gli standard ISAAR (CPF) e ISAD (G) perhé illustra gli scopi che hanno portato alla produzione della documentazione, offrendo quindi una chiave interpretativa per collocarla nel suo contesto di creazione e di uso.

Si compone di 23 elementi descrittivi organizzati in 4 aree informative.

Ha avuto limitata circolazione perché le informazioni relative alle funzioni hanno continuato a trovare collocazione all’interno dei record descrittivi di tipo ISAAR.

Question 122

Cosa è ISDIAH?

Answer 122

ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings) è uno standard internazionale per la descrizione di istituti conservatori di archivi. Esso è stato creato per agevolare l’elaborazione di unità di descrizione di tali istituti e per metterle in relazione con altri istituti, con i soggetti produttori e con il patrimonio documentario custodito, descritto in conformità a ISAD (G). ISDIAH può essere adottato non solo da istituti archivistici, ma anche da istituti culturali o enti di diversa natura che agiscono come soggetti conservatori.
Permette anche di produrre delle liste di autorità di istituti conservatori e di produrre statistiche relative agli istituti conservatori.

E’ strettamente collegato a ISAAR (CPF) poiché, sebbene descriva il soggetto conservatore, esso include elementi descrittivi individuati da ISAAR (CPF), in quanto i soggetti conservatori, essendo enti, persone o famiglie, possono essere descritti per mezzo di record d’autorità conformi a ISAAR (CPF). Ma include anche elementi peculiari degli enti che svolgono la funzione di conservatore.

Si compone di 31 elementi descrittivi, organizzati in 6 aree informative:

• Area dell’identificazione: Contiene il codice identificativo e le forme autorizzate del nome dell’istituto conservatore di archivi.
• Area delle informazioni relative ai contatti: Includono l’ubicazione e gli indirizzi dell’istituto conservatore, oltre a informazioni di contatto come telefono, fax ed email.
• Area della descrizione: Comprende la storia dell’istituto conservatore, il contesto territoriale e culturale, il mandato e le fonti normative, la struttura amministrativa e le politiche di gestione documentaria e di acquisizione.
• Area delle informazioni relative all’accesso: Fornisce informazioni sugli orari di apertura, le condizioni e i requisiti per l’accesso e l’uso, oltre all’accessibilità per disabili.
• Area delle informazioni relative ai servizi: Includono i servizi per la ricerca, i servizi di riproduzione e gli spazi per il pubblico.
• Area di controllo: Contiene informazioni sull’identificativo del record d’autorità, le norme e convenzioni seguite, la data di redazione o revisione e altre note sulla compilazione del record.

Anche lei ha un Capitolo 6 in cui offre le indicazioni per collegare le informazioni riguardanti gli istituti conservatori di archivi con le descrizioni multilivellari conformi a ISAD (G) e con le descrizioni
di soggetti produttori.

Question 123

Cosa sono gli strumenti di ricerca in un archivio? E quali sono le diverse gradazioni di analiticità nella descrizione offerta dagli strumenti di ricerca?

Answer 123

Gli strumenti di ricerca sono dispositivi, sia analogici che digitali, che facilitano l’accesso e il controllo della documentazione archivistica. Essi includono inventari, guide, censimenti descrittivi, elenchi e guide topografiche.
Infatti, per orientarsi, serve la mediazione dell’archivista e gli strumenti di ricerca.

Ci sono diverse gradazioni di analiticità nella descrizione degli strumenti di ricerca:
A) Alcuni includono descrizioni a livello di fondo e/o di sub-fondo.
B) Altri descrivono il materiale archivistico a tutti i livelli, fino al livello del fascicolo.
C1) Alcuni strumenti descrivono interamente l’intero documento di un fondo, come le raccolte di pergamene, sotto forma di regesto o trascrizione.
C2) Altri strumenti descrivono documenti presentati come singole entità slegate dal contesto gerarchico di cui fanno parte, come elenchi o date.

Question 124

Quali sono le differenze tra elenco, guide topografiche e inventario negli strumenti di ricerca?

Answer 124

• ELENCO: È una descrizione sommaria o analitica di unità archivistiche o unità di condizionamento, utilizzato principalmente per registrare trasferimenti (“elenco di consistenza”). Non descrive l’archivio, ma “fotografa” il contenuto.
• GUIDE TOPOGRAFICHE: Sono strumenti ad uso interno che aiutano a localizzare la documentazione all’interno dell’archivio.
• GUIDE: hanno lo scopo di illustrare e censire i fondi archivistici presenti in determinati tipi di archivi. Esse consentono di ottenere un primo orientamento quantitativo e qualitativo sulle carte e sulla documentazione contenuta, fornendo anche informazioni bibliografiche e sulla consultabilità delle carte. Le guide possono fermarsi al livello delle serie o delle sottoserie e sono precedute da un apparato introduttivo sulle istituzioni produttrici e conservatrici.
• INVENTARIO: È la conclusione di una serie di operazioni di ordinamento delle carte, rappresentando in forma scritta il materiale contenuto all’interno di un fondo archivistico. Solitamente include descrizioni a livelli più analitici.

Question 125

Come vengono classificati gli strumenti di ricerca archivistici?

Answer 125

Gli strumenti di ricerca archivistici vengono classificati in diverse categorie, tra cui:

• Strumenti cartacei: includono inventari, guide e elenchi sia stampati che manoscritti.
• Digitalizzazione di strumenti cartacei: consiste nella trasformazione di strumenti cartacei in formato PDF o pubblicati su portali web.
• Banche dati di descrizioni archivistiche offline: consultabili tramite gli specifici software con cui sono stati prodotti, spesso reperibili nelle sale degli istituti di conservazione, ma non accessibili direttamente da Internet.
• Banche dati e inventari digital born: prodotti attraverso software e accessibili online, mettono in rilievo la relazione tra documenti e contesto generale.
• Strumenti disponibili direttamente sul web: includono siti web archivistici e sistemi informativi archivistici come SIUSA e SIAS.

Question 126

Quali sono i principali sistemi informativi archivistici disponibili?

Answer 126

I principali sistemi informativi archivistici disponibili sono:

• Sistema Guida Generale degli archivi di Stato italiani: È una trasposizione digitale della guida cartacea in 4 volumi, permette l’accesso per soggetto conservatore (archivio di Stato), per stati e istituzioni e per tipologia di archivio.
• SIAS (Sistema Informativo degli Archivi di Stato): È un sistema informativo relativo agli archivi di Stato, mira a garantire integrazione e interoperabilità tra portali e prevede la possibilità di ricercare le descrizioni dei complessi archivistici conservati presso gli archivi di stato (3 opzioni di ricerca: indice dei fondi, indice di tutti i complessi archivistici e fondi per periodizzazione/tipologia), alle descrizioni dei soggetti produttori (enti, famiglie, persone + altre info di carattere generale che costituiscono altre possibili chiavi di accesso. E’ possibile anche raffinare la ricerca) e descrizioni di istituti di conservazione (indice generale o per regione di appartenenza).
  E’ possibile anche condurre ricerche incrociate nella sezione “ricerca avanzata”, utiizzando i campi presenti appartenenti alle schede relative a complessi archivistici, SP, SC.
• SIUSA: (Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche), è un sistema informativo nazionale dipendente dal Ministero della Cultura. È l’evoluzione del progetto anagrafe ed è un punto di accesso per la consultazione e la ricerca del patrimonio archivistico non statale (pubblico e privato) e contiene descrizioni di archivi vigilati dalle soprintendenze archivistiche, soggetti produttori, soggetti conservatori ed eventuali rimandi a strumenti di ricerca disponibili.
  Offre diverse modalità di accesso come la ricerca guidata, ricerca avanzata (se si possiedono chiavi di interrogazione precise), percorsi tematici e percorsi regionali. In più, è possibile accedere alla sezione “Inventari online” per la consultazione di strumenti di ricerca all’interno del SIUSA o in siti esterni.
  Se effettuo una ricerca guidata potrò ricercare le descrizioni di complessi archivistici (2 opzioni di ricerca: indice dei fondi e indice di tutti i complessi), di soggetti produttori (enti, famiglie, persone + attraverso informazioni di carattere generale che costituiscono altre chiavi di accesso, come contesti storico-istituzionali, profili istituzionali, ambiti territoriali) o per soggetti conservatori (opzioni di ricerca: indice, regioni di appartenenza, tipologia).

Question 127

Qual è la differenza tra SIAS e SIUSA?

Answer 127

il SIAS si concentra esclusivamente sugli Archivi di Stato e contiene informazioni specifiche su tali archivi, mentre il SIUSA è un sistema più ampio che abbraccia una vasta gamma di istituzioni archivistiche

Question 128

Cos’è il SAN?

Answer 128

Il SAN è un portale che funge da collettore per le descrizioni archivistiche provenienti da sistemi informativi nazionali e locali. Offre quindi la possibilità di conoscere quali sono i materiali consultabili direttamente sul web resi disponibii da banche dati, sistemi informativi, eccetera.
Ha fatto sì che vari strumenti di ricerca sviluppati a livello nazionale (come sistemi informativi archivistici) potessero comunicare tra loro.
Consente l’accesso per le solite modalità: per complesso archivistico, SP, SC e percorsi tematici. Tuttavia, il SAN presenta alcune carenze di funzionamento e da anni si parla di reingegnerizzazione.

E’ un ottimo esempio di una corretta interoperabilità tra portali, perché consente lo scambio di dati, con altri portali o archivi, attraverso standard condivisi, e l’importazione di dati archivistici provenienti dai sistemi che aderiscono al SAN.

Question 129

A livello locale, quali sono gli strumenti di ricerca disponibili?

Answer 129

Ogni Archivio di Stato in Italia ha un proprio portale sul proprio sito web, che fornisce strumenti di ricerca disponibili, come inventari, e progetti di digitalizzazione della documentazione. Inoltre, c’è il reinvio ai sistemi informativi nazionali per ulteriori dettagli e approfondimenti.

Alcune regioni italiane hanno sviluppato i propri sistemi informativi per la descrizione di archivi storici. Ad esempio, l’Emilia-Romagna ha una propria pagina all’interno del SIUSA, mentre la Lombardia Beni Culturali mette in relazione archivi, biblioteche e musei attraverso sistemi di relazione standard descrittivi, incluso il software “ARCHIVISTA.” Anche il Veneto ha il suo sistema informativo chiamato SIAR.

Question 130

Cosa sono i software per la descrizione degli archivi e quali sono alcune delle loro funzionalità?

Answer 130

I software per la descrizione degli archivi sono strumenti informatici utilizzati dagli archivisti per riordinare e descrivere archivi/fondi archivisti e per gestire la valorizzazione e fruizione del materiale.

Sono il primo anello della catena tecnologica in ambito archivistico. Il loro utilizzo facilita il passaggio verso la creazione di nuovi sistemi di accesso alle fonti archivistiche.

Le funzionalità dei software per la descrizione degli archivi includono la generazione, descrizione e gestione delle entità archivistiche (offrono schemi descrittivi adeguati all’oggetto che si sta descrivendo, come fondi, serie e unità archivistiche), dei soggetti produttori e conservatori, il riordino delle unità descritte, stabilire un collegamento tra l’unità descritta e l’aggregazione logica di pertinenza,** la produzione degli strumenti di corredo** (come inventari e guide) e la loro stampa cartacea (stabilita dalla Legge archivistica del 1963), produzione di banche dati, la resa pubblica delle descrizioni attraverso report di stampa, strumenti di corredo cartacei o rendendo possibile la loro consultazione mediante banche digitali.

I software per la descrizione degli archivi possono variare nella loro efficacia a seconda della tipologia di documento da descrivere. Alcuni software possono essere più efficaci nella descrizione di documenti tradizionali, mentre altri si specializzano nella descrizione di “oggetti” meno comuni, come fotografie o disegni.

Question 131

Qual è il ruolo dell’archivista nel riordino degli archivi attraverso i software descrittivi?

Answer 131

L’archivista ha la responsabilità di riordinare gli archivi attraverso i software descrittivi, ma è essenziale che sia in grado di adattarsi e apportare modifiche durante il processo, ascoltando le necessità dell’archivio stesso e cercando di rispettarne l’ordine originario, ma non è detto che ci riesca: non deve forzarlo dentro un modello astratto e precostituito.

Question 132

Quali caratteristiche ha il software Archimista per la descrizione degli archivi?

Answer 132

Il software Archimista, sviluppato a partire dai software Sesamo e Guarini Archivi:
* offre funzionalità sia in stand alone che in versione server, permettendo a due archivisti di lavorare da remoto sulla stessa scheda
* descrive anche tipologie documentarie particolari, come fotografie
* è interoperabile con il SAN (Sistema Archivistico Nazionale): le descrizioni vengono riversate qui
* consente inoltre di recuperare le vecchie descrizioni fatte con i software precedenti (Sesamo e Guarini Archivi)
* generare descrizioni archivistiche secondo standard internazionali e nazionali
* associare alla descrizione del fascicolo oggetti digitali, come fotografie in formato jpeg
* generazione di inventari, censimenti e guide

Question 133

Come si è arrivati ad Archimista, il software per la descrizione degli archivi?

Answer 133

Il processo che ha portato alla creazione di Archimista ha avuto inizio negli anni Novanta nell’ambito della Regione Lombardia. Inizialmente, venne sviluppato un software chiamato Sesamo per valorizzare la conoscenza delle fonti documentarie attraverso una descrizione omogenea e conforme agli standard internazionali. Successivamente, furono realizzate banche dati semplici per accogliere descrizioni archivistiche, importate in un ambiente web chiamato PLAIN. Nel frattempo, il Piemonte sviluppò il software Guarini Archivi per supportare la descrizione, il riordino e l’inventariazione degli archivi storici. A seguito della necessità di aggiornare i software, le due regioni si unirono alla Direzione Generale Archivi del Ministero per sviluppare un software open-source e interoperabile con i portali nazionali, dando vita a quello che oggi è conosciuto come Archimista.

Question 134

PDF e PDF/A

Answer 134

Sono dei formati per testi/documenti. Un formato è la rappresentazione della sequenza di bit attraverso cui viene codificata l’informazione del documento.

• PDF : acronimo per Portable Document Format; è stato creato dalla società Adobe ed è basato su uno specifico standard. Rappresenta documenti complessi in modo indipendente dall’hardware e dal software utilizzati per generarli o per visualizzarli: è un formato aperto. E’ come se creasse la fotografia di un documento.
• PDF/A : il PDF/A è un particolare formato del semplice PDF. Dal 2008 è autorizzato anche in Italia per tutti gli atti per i quali sussiste l’obbligo di conservazione o deposito. In poche parole, possiamo descrivere il PDF/A come uno standard pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici.

Il documento non si danneggia ed è sempre visibile da tutti i dispositivi, allo stesso modo nel tempo. Quindi, a prescindere dalle tecnologie che saranno introdotte in futuro, il PDF/A sarà sempre leggibile.

E’ caratterizzato da:

• assenza di collegamenti esterni che potrebbero minare l’integrità del contenuto
• assenza di codici eseguibili
• assenza di contenuti crittografati

Question 135

Perché si dice classificazione ad albero rovesciato?

Answer 135

Perché si sviluppa al massimo su 3 livelli: titolo, classe e sottoclasse

(rif: la classificazione consiste nell’organizzare tutti i documenti di un soggetto produttore (ricevuti, spediti o diversamente acquisiti) in raggruppamenti logici secondo una struttura gerarchica di voci (titolo, classe, sottoclasse), che riflettono le funzioni e le attività svolte dal soggetto produttore)

Se pensiamo al tronco come all’insieme di queste funzioni e attività svolte dall’ente, i rami più grandi saranno i macro-raggruppamenti di attività (titolo), un titolo può contenere più rami (classi), quindi ulteriori suddivisioni di attività, e una classe più contenere più rami più piccoli

Question 136

Formati aperti e formati chiusi

Answer 136

• un formato aperto è un modo di organizzare e strutturare le informazioni in un file o un documento che è accessibile, leggibile e modificabile da chiunque, senza restrizioni particolari e senza bisogno di strumenti o software proprietari. I formati aperti promuovono l’interoperabilità e la condivisione delle informazioni. Le immagini salvate in formato JPEG sono accessibili e visualizzabili utilizzando una vasta gamma di software e dispositivi diversi, come computer, telefoni cellulari e tablet, senza la necessità di possedere un’applicazione proprietaria specifica.
• in un formato chiuso, le informazioni sono strutturate in un modo che richiede l’uso di un software o un’applicazione specifica fornita dal creatore del formato.
  I formati chiusi spesso comportano restrizioni e dipendenza da un unico fornitore.

Question 137

Principali formati usati e quelli più adatti alla conservazione secondo l’AgID

Answer 137

• per la realizzazione di documenti sono: doc, html, pdf, Office open XLN (Microsoft, per la creazione di documenti di testo, presentazioni PowerPoint, grafici, tabelle), ODF (Open Document Format, serve alla memorizzazione di documenti di testo, fogli elettronici, presentazioni)
• per i fogli di calcolo: xls
• per le immagini: gif, jpg, tif (questo è generalmente usato per la conservazione digitale di documenti cartacei. Originariamente sviluppato da Aldus corporations, poi inglobato da Adobe, è molto pesante)
• per i suoni: mp3
• per i video: mpg, mpeg, avi
• formati eseguibili: exe
• formato di archiviazione: zip (che è anche un formato di compressione dei file)
• formato mail: smtp, mime
• XML

Question 138

Le caratteristiche del documento digitale mettono in discussione alcune categorie date per assodate. Quali?

Answer 138

Queste caratteristiche mettono in discussione alcune categorie date per assodate:

• fissità/stabilità: i testi sembrano continuamente modificabili, aperti, perché la scrittura elettronica modifica il rapporto tra testo e avantesto/bozze. Ma ci sono alcuni tipi di testi per cui la stabilità continua a essere un requisito essenziale, come i testi normativi e giuridici.
• autenticità: i criteri tradizionali per verificare l’autenticità di un testo sono intrinsecamente deboli. Per essere definito autentico, un documento deve essere inalterato (non subire modifiche) e integro: ma sarebbe meglio parlare in ambiente digitale di conservazione di autorevolezza, perché l’integrità fisica di un documento può essere compromessa senza che il messaggio che intendeva comunicare sia alterato: è impensabile, con tutti i trasferimenti cui deve essere soggetto un documento per essere conservato nel tempo, conservare i caratteri primigeni della versione originale + definita l’attendibilità dell’identità del mittente o dell’autore del documento. La soluzione è la firma digitale.
• verificabilità delle affermazioni dello storico: era già un problema (le note a piè di pagina non restituiscono pienamente il percorso compiuto dallo storico nell’interpretare le fonti), ma a questo si aggiungono problemi ulteriori: come citare le fonti digitali?

Question 139

La storia sul Web: i cambiamenti

Answer 139

Internet non ha solo cambiato le modalità di interazione interpersonale e collettiva, ma ha anche cambiato il modo di fare ricerca storica e abbattuto le distanze fra i diversi gradi della gerarchia accademica (tantoché su Internet convivono promiscuamente storici professionisti, divulgatori e storici amatoriali).
**Il mezzo condiziona fortemente la struttura e i contenuti **delle informazioni, e spinge a riconsiderare le forme di organizzazione delle conoscenze e le modalità di venirne in possesso.

La Rete è uno strumento dominato dall’imperativo della condivisione e della comunicazione di conoscenze. Per lo storico è uno strumento di accesso alle fonti: anche la costruzione del sapere storico sul Web inizia sin dalla sua prima fase di raccolta ed elaborazione delle fonti con questo imperativo, attraverso la costruzione di archivi online in cui i materiali raccolti sono messi a disposizione di altri ricercatori.
A partire dagli anni Ottanta, con il personal computer, che alcune iniziative sono decollate:
* informatizzazione degli strumenti di ricerca tradizionali (guide e inventari)
* costruzione di nuovi strumenti di ricerca online in grado di superare i confini della singola istituzione e di romperne l’autoreferenzialità

1) Dalla fonte (due tipi) alla risorsa (termine che tiene conto della permeabilità e dell’interscambiabilità dei prodotti digitali e delle varie forme di comunicazione) + rivoluzione storiografica che ha modificato il rapporto dello storico con le fonti e la natura stessa di fatto storico
2) I caratteri delle fonti digitali hanno messo in discussione alcune categorie date per assodate (fissità/stabilità, autenticità (integrità, non adulterazione, garanzia dell’identità del mittente) e verificabilità delle fonti fornite dallo storico) e la trasformazione profonda dei caratteri ha messo in discussione il metodo tradizionale di critica delle fonti
3) In ambiente digitale il contesto è più complicato da definire (appiattimento spazio-temporale) e difficoltà di individuare i parametri spazio-temporali: ci sono coordinate temporali diverse e relazioni spaziali diverse
4) cambia la natura delle biblioteche
5) cambia il rapporto gerarchico tra narrazione e fonti, le quali sembrano avere più visibilità e riuscire a parlare di sé in maniera autoesplicativa senza la mediazione dello storico (es: archivi multimediali)
5) lo storico deve confrontarsi con la ricerca attraverso motori di ricerca che non sono in grado di soddisfare esigenze disciplinari mirate (la storia non utilizza un linguaggio standard e formalizzato): limited search area engine e repertori selezionati di risorse virtuali
6) difficoltà di reperire risorse in rete a causa dell’esplosione di informazione
7) nascono nuove opportunità di ricerca serendipitose

Question 140

Cosa deve garantire la conservazione?

Answer 140

La funzione conservativa deve assicurare integrità, autenticità, affidabilità e reperibilità di quanto conservato,

Question 141

Di cosa devo parlare quando parlo di conservazione dei documenti?

Answer 141

• cosa è la conservazione e cosa deve garantire (accessibilità, integrità, autenticità e recupero di quanto conservato)
• dove sono contenute indicazioni: cap. 43 e 44 del CAD e Linee guida AgID
• la conservazione di documenti analogici
• la conservazione di documenti digitali non implica un trasferimento fisico della documentazione dall’archivio corrente ad archivio di deposito
• peculiarità e attività che riguardano la conservazione documentale
• le criticità della conservazione del materiale digitale (obsolescenza dei software, obsolescenza hardware, fragilità dei supporti di archiviazione, mancata consapevolezza della necessità di definire e adottare requisiti idonei a sostenere i processi conservativi, il paradosso della conservazione digitale)
• come garantire autenticità e integrità?
• metodi per la conservazione digitale: diverse strategie e la difficoltà risiede nel trovare un bilanciamento tra la tensione tecnologica volta ad assecondare i miglioramenti della tecnologia e la preservazione delle caratteristiche originali del documento. Il ruolo dei metadati

Question 142

Differenze tra documenti analogici e documenti digitali

Answer 142

• supporto
• modificato il rapporto tra testo e avantesto
• i loro caratteri inducono a interrogarci su diversi aspetti della loro conservazione (un documento analogico: deperibilità, mancanza di spazio fisico; documento digitale: altre questioni)
• diversi vantaggi e criticità del documento informatico
• cambiano leggermente i caratteri intriseci ed estrinseci del documento
• per il documento digitale serve un software per leggere il documento
• un sistema di gestione documentale è diverso rispetto a un sistema informatico di gestione documentale

Question 143

Quali sono le iniziative/incontri tra anni Ottanta e anni Novanta che lasciano intravvedere anche le opportunità di un incontro tra tecnologia, informaica e archivistica?

Answer 143

Nonostante le resistenze iniziali da parte degli archivisti ad affidarsi alle nuove tecnologie per varie ragioni (limiti infrastrutturali e nodi di natura socio-culturale), ci furono diversi incontri per discutere del problema:

Negli anni Ottanta:

• Convegno di Torino 1985, completamente avveniristico. Consapevolezza dell’impatto che la tecnologia di quella fase remota poteva avere sugli archivi. Emergeva con evidenza il relativo smarrimento degli archivisti.
• Archidata: dal 1986 al 1990 portò alla realizzazione di un discreto numero di inventari informatizzati di comuni lombardi. Tutt’oggi sono consultabili.
• Arca: progetto molto criticato all’epoca, ma ancora consultabile. Vasta operazione di salvaguardia e di inventariazione degli archivi diocesani di Venezia. Oggi le descrizioni di Arca sono confluite nel SIUSA.
• Convegno di San Miniato, 1989: sull’automazione degli archivi degli enti locali nella fase dell’inventariazione. Ma la stessa prassi della descrizione non è che fosse stata ben definita e standardizzata.

Negli anni Novanta:

Anagrafe informatizzata degli archivi italiani (1990–1992): progenitore di SIUSA e SIAS. Si trattava di far confluire in un’unica banca dati a livello centrale tutte le informazioni relative a soggetti detentori di archivi, ma era più un collettore che uno strumento finalizzato ad essere utilizzato dal pubblico.

Ad Anagrafe va dato il merito di aver messo irreversibilmente a contatto l’archivistica italiana con l’informatica. All’inizio degli anni Novanta compaiono i primi applicativi dedicati alla descrizione e al riordino di fondi archivistici.
Nasce anche una visione nuova relativa al modo di intendere la funzione dell’archivista: può produrre documenti all’interno di sistemi digitali, quindi non più la ricerca della tecnologia finalizzata a descrivere archivi già formati, ma una tecnologia che produce gli archivi.

Question 144

Aree informative di ISAD (G)

Answer 144

Area dell’identificazione

• segnatura o codice identificativo dell’archivio, che deve contenere info che riconoscano immediatamente il soggetto conservatore all’interno di un sistema condiviso (IT: Italia, ISR: istituto per storia della resistenza, FI: Firenze);
• titolo: originale o attribuito dell’entità che stiamo descrivendo. In un fondo di persona è il nome del soggetto produttore generalmente (cognome–nome perché l’ordinamento è alfabetico in un sistema informatico);
• data: può essere puntuale o un periodo cronologico, che qui non è la data di nascita e morte, ma gli estremi cronologici della documentazione contenuta nel fondo
• livello di descrizione: fondo
• indicazione della quantità delle unità di descrizione: (quante buste costituiscono il fondo di G.S.?). Ma non sempre è semplice distribuire nelle buste, quindi si possono dare anche altre informazioni: metri lineari della documentazione;

Informazioni sul contesto

• denominazione del soggetto produttore: Gaetano Salvemini
• nota biografica concisa che è essenziale perché noi tracciamo le funzioni che può aver avuto una istituzione o delle tappe di vita di una persona che si riverberano nella documentazione,
• storia archivistica che fornisce la storia dell’archivio – trasferimenti, se ha subito perdite o scarti, eventuale produzione di strumenti di ricerca nel corso degli anni; nella second aversione di ISAAD (ISAAD(G)1) si specifica anche la “custodial history”. Non più limitata alla descrizione dei diversi passaggi di responsabilità per la custodia materiale della documentazione, ma esteso alla illustrazione di tutti gli interventi sulla documentazione (riordinamenti, inventariazioni, utilizzazioni);
• modalità di acquisizione o di trasferimento: come è arrivato il fondo e quando presso il suo attuale soggetto conservatore;

Contenuto e struttura del fondo

• Informazioni generali relative alla documentazione del fondo, la struttura del fondo, il contenuto del fondo; qui c’è l’ambito “ambiti (cronologici e geografici) e contenuto”

Informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione

• condizioni che regolano l’accesso (a volte l’archivio può essere disordinato o in riordino);
• eventuali strumenti di ricerca che favoriscono l’accesso alle carte o meno.

Informazioni relative a documentazione collegata

• esistenza e localizzazione degli originali;
• esistenza e localizzazione delle copie;
• unità di descrizione collegate
• note di chiusura della pubblicazione: bibliografia, se esistono opere che parlano dell’archivio (da inserire in forma di citazione)

Area delle note: qui bisogna inserire tutte le informazioni che non potremmo inserire da altra parte

Area di controllo della descrizione

• nota dell’archivista: chi ha fatto la descrizione?
• indicazione delle norme che sono state seguite
• data di descrizione (data di redazione della scheda + eventuale data di revisione). Se io utilizzo la descrizione dell’archivio Salvemini e la cito in nota (“ultima consultazione”)

Question 145

Il riconoscimento normativo dei supporti digitali in Italia

Answer 145

Sono riconosciuti da:
- Legge sul procedimento amministrativo n. 241/1990
- Legge del 15 marzo 1997
- Cad

Tutte e tre stabiliscono che qualunque atto redatto, trasmesso e conservato usando le tecnologie digitali è valido e rilevante a tutti gli effetti di legge.

Question 146

Il ruolo di AgID e dei gestori dei servizi fiduciari nella PEC

Answer 146

AgID:

• definisce le regole tecniche per normare l’uso della PEC e provvede al loro aggiornamento.
• gestisce l’iscrizione e l’elenco dei gestori di PEC
• vigila e controlla le attività esercitate dai gestori iscritti all’albo

Gestori:

• deve evidenziare le regole per l’attivazione e l’utilizzo del servizio da parte del cittadino e i requisiti tecnici per l’accesso al servizio
• rispettare i requisiti e le prescrizioni tecniche previsti dalla norma per lo svolgimento dell’attività di gestore
• dotarsi di una certificazione ISO posta elettronica certificata
• dotarsi di una polizza assicurativa
• fornire tutti gli aggiornamenti in merito alla struttura organizzativa, alle caratteristiche del servizio, all’organizzazione della sicurezza
• consentire l’attività di vigilanza da parte di AgID

Question 147

Le forme dell’atto giuridico

Answer 147

• orale (più che altro nel diritto privato)
• scritta
• solenne

L’atto giuridico è la manifestazione di volontà con cui un soggetto esercita un potere previsto dalle norme, producendo effetti giuridici corrispondenti alla volontà espressa.

Question 148

Procedimento e fascicolo informatico

Answer 148

E’ regolamentato da:

• CAD: tutti gli atti e i documenti relativi a un procedimento vanno raccolti all’interno di un fascicolo informatico che può essere consultato anche dalle amministrazioni coinvolte nel procedimento, anche se ci possono essere delle aree cui ha accesso solo l’amministrazione titolare del procedimento. Le regole per la costituzione, l’identificazione e l’utilizzo del fascicolo sono conformi ai principi di una corretta gestione documentale.
  Il fascicolo informatico reca l’indicazione dell’amministrazione titolare del procedimento, delle altre amministrazioni partecipanti, del responsabile del procedimento, dell’oggetto del procedimento, dell’elenco dei documenti contenuti e dell’identificativo del fascicolo medesimo.
• DPCM (dicembre 2013: Regole tecniche per il protocollo informatico) stabilisce che ogni fascicolo informatico deve essere corredato da alcuni metadati minimi

1. Identificativo univoco
2. Nome dell’amministrazione titolare
3. Nome delle amministrazioni partecipanti
4. Nome del Responsabile del Procedimento Amministrativo
5. Oggetto
6. Elenco dei documenti

• DPCM del 13 novembre 2014, al capo IV, che regolamenta la formazione del fascicolo, dei registri e dei repertori informatici e il trasferimento in conservazione.

Question 149

La fascicolazione negli archivi ibridi

Answer 149

Può capitare che negli archivi sia presente sia documentazione digitale che analogica. Ad esempio, in un fascicolo in gran parte digitale relativo a un omicidio potrebbero servire degli oggetti da presentare come prova, ma è impensabile inserire una pistola, così si inserisce il concetto di rappresentazione, la quale consente di individuare l’oggetto attraverso dei metadati descrittivi.

Question 150

Cosa contiene nello specifico il manuale di gestione documentale secondo l’art. 5 del DPCM 3/12/2013? (Regole tecniche per il protocollo informatico)

Answer 150

Oltre ad essere un manuale che descrive nello specifico il funzionamento del sistema di gestione documentale e in generale dell’ente cui si riferisce, contiene:

• il piano di sicurezza dei documenti informatici
• le modalità di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti e lo scambio degli stessi
• la descrizione dei formati utilizzati per la formazione del documento informatico
• l’insieme dei metadati associati ai documenti rilevanti ai fini amministrativi
• le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione (fax, raccomandata…)
• le modalità di formazione e gestione dei fascicoli informatici
• l’indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’area organizzativa omogenea
• l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
• l’indicazione delle soluzioni tecnologiche adottate per garantire l’immodificabilità della registrazione di protocollo
• le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali

Question 151

Cosa andrebbe fatto prima di scrivere il manuale di gestione?

Answer 151

Prima della sua redazione è importante individuare l’Area Organizzativa Omogenea, istituire il Servizio archivistico e nominarne il responsabile, che deve predisporre una scheda di rilevazione riferita a ciascuna UOR, in cui elencare poi i procedimenti da essa gestiti. Per ciascun procedimento deve essere indicato il nome del procedimento, l’Unità organizzativa responsabile del procedimento, fasi del procedimento, tipi di documenti prodotti in ciascuna fase, l’UOR responsabile della costituzione e conservazione del fascicolo, tempi di conservazione di ciascun documento.

Question 152

Cosa sono i pacchetti informativi?

Answer 152

Sono strutture dati che rappresentano le unità da conservare e da rendere disponibili agli utenti. Servono per ovviare alle problematiche create dalla conservazione digitale.
Hanno un contenuto informativo e informazioni di conservazione. Sono realizzati con linguaggio XML.

Ci sono:
* pacchetti informativi di versamento, creati dal produttore.
* di archiviazione, creati dal conservatore.
* di distribuzione, rilasciati dal conservatore in seguito a una richiesta di accesso.

Question 153

Cos’è l’Area Organizzativa Omogenea e cosa è l’Unità Organizzativa Responsabile?

Answer 153

• AOO: insieme di uffici che si caratterizzato per la gestione coordinata e unitaria della documentazione, al fine di svolgere la loro funzione o attività.
  E’ un raggruppamento di unità organizzative che fanno ricorso allo stesso servizio per la gestione del protocollo informatico.
  Ciascuna AOO ha un protocollo unico.
• UOR: è, all’interno dell’AOO, un complesso organizzato di risorse umane e strumentali cui è stata affidata una competenza omogenea.

Question 154

Le regole della descrizione multilivellare

Answer 154

• abbattimento della ridondanza informativa
• fornire informazioni pertinenti al livello di descrizione
• descrivere dal generale al particolare
• collegare le descrizioni

Question 155

Cos’è un inventario?

Answer 155

E’ uno strumento di ricerca (è la forma più compiuta di strumento di ricerca) che si pone al termine dell’operazione di ordinamento di un archivio. Ha come scopo il «racconto» e la rappresentazione con modalità e formati diversi il materiale conservato nel fondo.

La sua struttura tipo:

• nota introduttiva
• storia istituzionale del SP
• storia archivistica
• descrizione dei criteri di ordinamento
• descrizione delle unità archivistiche organizzate in serie
• indici