AML

Question 1

Tijdstip van de identificatie en de verificatie van de identiteit van de cliënt, de uiteindelijke begunstigden van de cliënt en de lasthebbers van de cliënt

Answer 1

Artikel 30, eerste lid van de AML-Wet stelt dat de identificatie en de verificatie van de identiteit van de cliënt en van de uiteindelijke begunstigden van de cliënt moeten gebeuren vóór het aangaan van de zakelijke relatie of voor het uitvoeren van de occasionele verrichting waarvoor de bedrijfsrevisor werd aangezocht. Maw, voor uitbrengen offerte zonder opschortende voorwaarde.

Net zoals voor de commissarismandaten is het uitgangspunt dat de identificatie van de cliënt en de uiteindelijk begunstigden en de verificatie van hun identiteit moet plaatsvinden vóór de definitieve benoeming door het bevoegde bestuursorgaan.

In het geval van een éénzijdige benoeming (door AV zonde medeweten revisor, of door ondernemingsrechtbank) moet de identificatie en verificatie van de identiteit gebeuren voor de aanvaarding door de bedrijfsrevisor.
In het geval van de benoeming onder opschortende voorwaarde moet de identificatie en verificatie van de identiteit zo snel mogelijk gebeuren, met name onmiddellijk nadat de bedrijfsrevisor in kennis werd gesteld door het bestuursorgaan van zijn benoeming of van zijn voordracht als kandidaat op de algemene vergadering.

Wanneer de bedrijfsrevisor gevraagd wordt om een wettelijke opdracht uit te voeren bij de onderneming waarvan hij reeds commissaris is, gebeurt de wettelijke opdracht binnen dezelfde zakelijke relatie en moet er dus geen nieuwe identificatie en verificatie van de identiteit worden uitgevoerd.

Question 2

Waarom AML?

Answer 2

Tal van beroepen (notarissen, vastgoedmakelaars, gecertificeerde accountants, verzekeringsmakelaars, banken, enz.) vallen onder de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. Ook bedrijfsrevisoren zijn eraan onderworpen.

Question 3

Wat is AML?

Answer 3

Bedrijfsrevisoren zijn onderworpen aan het preventieve luik en dus aan de antiwitwaswet, hetgeen betekent dat zij een actieve rol spelen in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Dit betekent ook dat zij aan verschillende verplichtingen onderworpen zijn die hen in staat stellen verrichtingen of transacties op te sporen die met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme verband zouden kunnen houden.

Question 4

AML - Verplichting tot identificatie

Answer 4

1. Identificatie van de cliënt, lasthebber en uiteindelijke begunstigden
2. Identificatie van atypische verrichtingen

Question 5

AML - Identificatie van de cliënt, lasthebber en uiteindelijke begunstigden

Answer 5

In beginsel moet de bedrijfsrevisor, alvorens een opdracht te aanvaarden, de identiteit van verschillende personen die banden hebben met de potentiële cliënt, identificeren en verifiëren.

De te identificeren personen zijn de cliënten (zowel in het kader van een zakelijke relatie als in het kader van een occasionele transactie), de lasthebbers van de cliënt en de uiteindelijke begunstigden van de cliënt en van de lasthebber.

In het kader van de identificatie van de cliënt moeten de identificatiegegevens de naam en voornaam van de natuurlijke persoon, alsook de geboortedatum en -plaats omvatten. Waar mogelijk wordt ook het adres vermeld (art. 26 AWW).

Zodra deze verschillende personen zijn geïdentificeerd, moet de bedrijfsrevisor overgaan tot de verificatie van hun identiteit. Daartoe moet de bedrijfsrevisor de gegevens waarvan hij kennis heeft, vergelijken met een of meer bewijsstukken (identiteitskaart, paspoort, enz.), teneinde een voldoende mate van zekerheid te verkrijgen omtrent de identiteit van de betrokken personen.

De wet bepaalt uitdrukkelijk dat een uittreksel uit het register van uiteindelijke begunstigden (UBO-register) niet volstaat om de identiteit van de betrokken personen te verifiëren.

Zodra de identiteit van de cliënt, de eventuele lasthebber en de uiteindelijke begunstigden is geverifieerd, moet de bedrijfsrevisor de cliënt indelen volgens de risicograad. De wet voorziet daartoe in verschillende criteria (zo moet een politiek prominente persoon als hoog risico worden aangemerkt).

Question 6

UBO

Answer 6

De uiteindelijke begunstigde is de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over de cliënt en/of de natuurlijke perso(o)n(en) voor wie een transactie wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan.

1. 1ste categorie: de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in het kapitaal van deze vennootschap houdt/houden. Een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan vijfentwintig procent van de stemrechten of van meer dan vijfentwintig procent van de aandelen of het kapitaal van de vennootschap, geldt als een indicatie van een toereikend maar niet vereist percentage van de stemrechten of van het direct belang. Dit betekent dat een persoon onder de eerste categorie kan worden geregistreerd, zelfs als hij of zij eigenaar is van minder dan vijfentwintig procent van de kapitaalaandelen of het stemrecht.
2. 2de categorie: één of meerdere natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bijvoorbeeld het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan, vetorechten, …).
3. 3de categorie: indien geen van de twee hierboven bedoelde personen kan worden geïdentificeerd of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde is of zijn, is de UBO de persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

Question 7

AML - Identificatie van atypische verrichtingen

Answer 7

In het kader van zijn plicht tot doorlopende waakzaamheid ten aanzien van cliënten en transacties kan de bedrijfsrevisor geconfronteerd worden met atypische verrichtingen, d.w.z. verrichtingen die, gelet op het profiel van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie, niet alledaags lijken te zijn.

De bedrijfsrevisor geeft de informatie door aan de AMLCO van het kantoor, die een grondige analyse uitvoert, gedocumenteerd in een schriftelijk rapport, van deze verrichtingen om te bepalen of ervan kan worden vermoed dat ze verband houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.

De bedrijfsrevisor is verplicht de in het kader van de bovengenoemde verplichtingen overgemaakte documenten en informatie te bewaren gedurende een periode van 10 jaar na de datum van de melding van een atypische verrichting.

Question 8

AMLCO

Answer 8

Anti-money laundering compliance officer: dit is de persoon binnen het bedrijfsrevisorenkantoor die belast is met het toezicht op de tenuitvoerlegging van gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen, met de analyse van atypische verrichtingen en met de opstelling van de desbetreffende schriftelijke verslagen.

De AMLCO is, in principe, een beroepsbeoefenaar. In functie van de organisatie en de grootte van het kantoor kan de functie van de AMLCO worden toevertrouwd aan een andere persoon dan een beroepsbeoefenaar, op voorwaarde dat deze persoon voldoende is gekwalificeerd om deze functie uit te oefenen.

Question 9

AML - Meldingsplicht CFI

Answer 9

Indien de AMLCO weet, vermoedt of redelijke gronden heeft om te vermoeden dat een atypische verrichting verband houdt met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme, is deze verplicht het te melden aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI). De CFI heeft onder meer de mogelijkheid om verdachte verrichtingen te onderzoeken, te blokkeren en aan de Procureur des Konings te melden.

Het is de bedrijfsrevisor verboden aan zijn cliënt of aan derden mee te delen dat informatie of inlichtingen aan de CFI worden, zullen worden of zijn verstrekt of dat een analyse met het oog op het witwassen van geld of de financiering van terrorisme wordt of kan worden uitgevoerd.

Question 10

AML - Vrijstelling identificatie?

Answer 10

Artikel 23, § 2, AML voorziet in een vrijstelling van de identificatie van de uiteindelijke begunstigde
van de cliënt indien de cliënt, de lasthebber van de cliënt, of een vennootschap die zeggenschap heeft over de cliënt of de lasthebber, een vennootschap is die genoteerd is op een gereglementeerde markt, in een lidstaat of op een gereglementeerde markt in een derde land waar de genoteerde vennootschap onderworpen is aan wettelijke bepalingen die gelijkwaardig zijn.

Question 11

AML - periodiciteit controle

Answer 11

a) telkens wanneer een gebeurtenis dit rechtvaardigt (bijvoorbeeld: wijziging in het aandeelhouderschap, verandering van maatschappelijke zetel, …);
b) wanneer de aard van de zakelijke relatie verandert (bijvoorbeeld wanneer de cliënt een nieuwe dienst vraagt) en dit een impact heeft op de risicobeoordeling. In dit geval moet men zich ervan verzekeren dat er niets gewijzigd is met betrekking tot de lasthebber (de persoon die de opdrachtbrief tekent); indien dit het geval is, moet de informatie met betrekking tot de lasthebber en de bijhorende informatie bijgewerkt worden.
c) op regelmatige basis, namelijk :
➢ in geval van een laag of standaardrisico worden de identificatie- en identiteitsdocumenten om de drie jaar bijgewerkt en indien van toepassing, geactualiseerd en dit ten laatste op 31 december van het derde jaar na de aanvaarding van de cliënt (voorbeeld : herbenoeming van het mandaat);
➢ in geval van een hoog risico moeten de identificatie- en identiteitsdocumenten ten laatste op 31 december van het jaar na de aanvaarding van de cliënt bijgewerkt worden.

Question 12

AWW - Witwassen van geld

Answer 12

Artikel 2 van de AWW definieert “witwassen van geld” als volgt
“ 1° de omzetting of overdracht van geld of andere goederen, wetende dat deze zijn verworven uit een criminele activiteit of uit deelneming aan een dergelijke activiteit, met het oogmerk de illegale herkomst ervan te verhelen of te verhullen of een persoon die bij een dergelijke activiteit is betrokken, te helpen aan de juridische gevolgen van zijn daden te ontkomen;
2° het verhelen of verhullen van de werkelijke aard, oorsprong, vindplaats, vervreemding, verplaatsing, rechten op of de eigendom van geld of goederen, wetende dat deze verworven zijn uit een criminele activiteit of uit deelneming aan een dergelijke activiteit;
3° de verwerving, het bezit of het gebruik van geld of goederen, wetende, op het tijdstip van ontvangst, dat deze voorwerpen zijn verworven uit een criminele activiteit of uit deelneming aan een dergelijke activiteit;
4° deelneming aan, medeplichtigheid aan, poging tot, hulp aan, aanzetten tot, vergemakkelijken van, of het geven van raad met het oog op het begaan van één van de in de bepalingen onder 1°, 2° en 3° bedoelde daden.”

Question 13

Verschil vastgesteld tussen UBO register en werkelijke UBO?

Answer 13

Verplichting om aan de Administratie van de Thesaurie melding te maken ieder verschil dat zij vaststellen tussen de informatie over uiteindelijke begunstigden in het UBO-register en de informatie over uiteindelijke begunstigden waarover zij beschikken.

Deze verplichting rust op alle bedrijfsrevisoren.

Question 14

Cash transacties

Answer 14

Betaling of schenking in contanten is beperkt tot maximaal 3.000 euro: zowel voor een enkele verrichting als voor verrichtingen waartussen een verband lijkt te bestaan.

Dit is niet van toepassing voor transacties in de privésfeer.

1. Bestuursorgaan in kennis stellen van de vastgestelde overtreding en risico op strafrechterljke boetes
2. Risiconiveau van de klant aanpassen: verhoogd witwasrisico
3. Bij mogelijkheid (vatbaar voor) van witwassen van geld of financiering van terrorisme is dit een atypische verrichting waarvoor een verslag opgemaakt moet worden cr artikel 45 van de AWW
4. Wanneer dit intern verslag door AMLCO werd onderzocht en een vermoeden blijkt van witwassen van geld of financiering van terrorisme moet CFI op hoogte gebracht worden.

Intern verslag 10 jaar bewaren.

Question 15

AML - Risicobeoordeling kantoor

Answer 15

Artikel 16 van de AWW bepaalt dat de beroepsbeoefenaars passende maatregelen nemen die evenredig zijn met de aard en omvang van hun kantoor voor het identificeren en beoordelen van de WG/FT-risico’s waaraan ze zijn blootgesteld, met name rekening houdend met de kenmerken van hun cliënten, producten, diensten of verrichtingen die ze aanbieden, de betrokken landen of geografische gebieden, en de leveringskanalen waarop een beroep wordt gedaan.

Question 16

AML - Individuele risicobeoordeling

Answer 16

De wijze waarop het kantoor intern georganiseerd is, baseert zich op een schatting en een beheer van het witwasrisico dat voortvloeit uit de algemene risicobeoordeling uitgevoerd door het kantoor. Dit resulteert in het definiëren van het risicoprofiel voor elke cliënt, dienst of verrichting (individuele beoordeling uitgevoerd door het kantoor of de beroepsbeoefenaar die verantwoordelijk is voor het dossier) en van het risico verbonden aan een zakelijke relatie of een occasionele transactie.

Wij hebben gekeken naar het totaal van de WG/FT-risicofactoren die werden geïdentificeerd teneinde het risiconiveau van elke zakelijke relatie of occasionele transactie te bepalen.
De individuele risicobeoordeling houdt drie risiconiveaus in: standaard, laag en hoog.

Alvorens over te gaan tot de aanvaarding van een client, wordt er minstens rekening gehouden met de volgende criteria ten einde de cliënten te beoordelen en te klasseren in functie van hun kwetsbaarheid voor risico’s:
 de elementen die voortvloeien uit de algemene risicobeoordeling;
 de risicocriteria verbonden aan de cliënt;
 de risicocriteria verbonden aan de diensten of verrichtingen gevraagd door de cliënt;
 de geografische risicofactoren;
 de leveringskanalen waarop de cliënt beroep doet.

Question 17

AML - wanneer verhoogd risico individuele beoordeling

Answer 17

In situaties met een hoger risico past ons kantoor maatregelen van verhoogde waakzaamheid toe.

Deze maatregelen worden, onder andere, in de volgende gevallen toegepast:
- Indien de cliënt fysiek niet aanwezig is tijdens de beoordeling (face to face);
- indien de cliënt of één van de UBO een PPP (Politiek Prominent Persoon) is;
- indien een onderneming zaken doet met een natuurlijke persoon of een juridische entiteit welke zich bevindt in een derde land met een hoog risico; en
- bij alle complexe en ongebruikelijk grote transacties, of ongebruikelijke transactiepatronen, die geen duidelijk economisch of rechtmatig doel hebben.

Question 18

AML - sectoren met hoger risico op WG/FT

Answer 18

• Handelaars in goud en edele metalen
• Import-/Exportbedrijven
• Juweliers en horlogemakers
• Bedrijfsadviseurs en dienstverleners van beleggingsdiensten
• Bouwbedrijven
• Handelaars in tweedehandsvoertuigen
• Diamantairs
• Geldkoeriers (fysiek, grensoverschrijdend transport van contanten)
• Makelaars
• Handelaars in alcohol en tabak
• Dienstverleners HORECA
• Handelaars in telefoonkaarten / night shops
• Wisselkantoren / betalingsinstellingen/agenten van betalingsinstellingen
• Cliënten met banden met landen met een hoog risico

Question 19

Cliëntacceptatieprocedure - Algemene factoren voor de acceptatie of weigering van cliënten

Answer 19

Hoewel het specifieke verplichtingen met zich meebrengt op vlak van identificatie en waakzaamheid, maakt het cliëntacceptatiebeleid dat voortvloeit uit de bepalingen van de AWW integraal deel uit van de algemene regels en criteria die gelden, meer bepaald op vlak van “kwaliteit”, en die strikt toegepast worden binnen het kantoor.

Om de overeenstemming van de cliëntacceptatiebeslissing met de WG/FT-risicoanalyse te garanderen, moeten de volgende stappen worden gevolgd:
 individuele analyse van de risico’s met betrekking tot de cliënt;
 identificatie van de cliënt
 identificatie van de lasthebber
 identificatie van de uiteindelijke begunstigden;
controle van de identificatiegegevens van de cliënt, de lasthebber en de uiteindelijke begunstigden
 aanvaarden van de cliënt, conform normen en regelgeving van toepassing op de bedrijfsrevisor.

Question 20

Verificatie van de identiteit van de cliënt, de lasthebber en de uiteindelijke begunstigde

Answer 20

De verificatie van de identiteit aan de hand van een geldig bewijsstuk (bijvoorbeeld: identiteitskaart) heeft een verplicht karakter (resultaatsverbintenis) als deze betrekking heeft op de cliënt en zijn lasthebber.

Als de verificatie van de identiteit betrekking heeft op de uiteindelijke begunstigde(n), dan dient de beroepsbeoefenaar inspanningen te leveren die evenredig zijn met het witwasrisico (middelenverbintenis) dat vertoond wordt.

1. De face-to-face-identificatie dient te worden geverifieerd aan de hand van de volgende geldige officiële documenten:
   a. Belgische natuurlijke persoon: identiteitskaart; een geldig paspoort kan worden beschouwd als een aan de identiteitskaart gelijkwaardig document.
   b. in België gevestigde natuurlijke persoon met buitenlandse nationaliteit: een document dat hem door de Belgische overheid wordt uitgereikt conform zijn statuut op het grondgebied (verblijfsvergunning, bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister).
   c. buitenlandse natuurlijke persoon met woonplaats in het buitenland: elk officieel identiteitsdocument zoals de identiteitskaart, het paspoort, het rijbewijs, de belastingaangifte (VS), de sociale zekerheidskaart.
   d. rechtspersoon: statuten (gecoördineerd of ter oprichting), publicaties in het Belgisch Staatsblad, lijst van bestuurders gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, inschrijvingen in de KBO of gelijkwaardig in het buitenland.
   e. elk ander bewijsstuk of betrouwbare en onafhankelijke bron van informatie.
2. Als de cliënt niet fysiek aanwezig is, dit wil zeggen in het licht van de identiteitsverificatie op afstand, dient de beroepsbeoefenaar passende maatregelen te treffen. De verificatie kan gebeuren:
   a. hetzij aan de hand van een latere face-to-face-identificatie binnen een redelijke korte termijn;
   b. hetzij aan de hand van de (Belgische of buitenlandse) elektronische identiteitskaart;
   c. hetzij aan de hand van een gekwalificeerd certificaat.

Het is belangrijk dat het kantoor zich de vraag stelt of de cliënt niet zijn toevlucht tot deze procedure van identificatie op afstand neemt teneinde zijn echte identiteit te verhullen.

Question 21

Beoordeling van de kenmerken van de cliënt en van de zakelijke relatie

Answer 21

Dit onderzoek zal afhangen van de volgende elementen:
1. de activiteitensector waarbinnen de cliënt werkzaam is;
2. de juridische structuur binnen dewelke de cliënt zijn activiteiten uitoefent;
3. de geografische ligging van de activiteit;
4. het risiconiveau van de cliënt;
5. de samenhang tussen de activiteiten van de cliënt en de aard van de zakenrelatie of van de verrichting (kennelijke economische grondslag en legitimiteit);
6. de hoedanigheid van de betrokken personen.

Question 22

AML - Onmogelijkheid om de verplichte werkzaamheden uit te voeren

Answer 22

Indien er aan de verplichtingen voor de identificatie en verificatie van de cliënt, van zijn lasthebbers of van zijn uiteindelijke begunstigden en/of voor de bepaling van de aard van de zakelijke relatie of een occasionele verrichting niet kan worden voldaan, kan er geen zakelijke relatie worden aangegaan of voortgezet en kan er geen verrichting worden uitgevoerd voor de cliënt.

In dit geval moet de AMLCO hierover worden ingelicht.

De AMLCO onderzoekt of de onmogelijkheid om aan bovengenoemde verplichting(en) te voldoen van dien aard is dat er een vermoeden van WG/FT bestaat en of de CFI hiervan op de hoogte moet worden gebracht. Hij documenteert in ieder geval dit onderzoek (Cf. hoofdstuk 11 “De verschillende verslagen van de AMLCO”).

Men kan van deze rapporteringsverplichting afzien onder de strikte voorwaarde dat de beroepsbeoefenaar de juridische situatie van zijn cliënt beoordeelt of een opdracht van verdediging of vertegenwoordiging van zijn cliënt in een gerechtelijke procedure of met betrekking tot een dergelijke procedure vervult, met inbegrip van advies over de wijze waarop een dergelijke procedure kan worden ingeleid of vermeden

Question 23

KYC vragen BDO

Answer 23

1. Will we intervene as a subcontractor for another (=non-BDO) service provider to an ultimate Client? If yes, what is the name/address of that Client?
2. Was there face-to-face contact with a legal or other relevant representative of the company?
3. Do you (the Partner) have indications that the transactions are related to oil, arms, precious metals, tobacco products, cultural artefacts and other items of archaeological, historical and religious importance or of rare scientific value as well as worry and protected species?
4. Can we consider the scope of the requested services as normal regarding the client’s business?
5. Are there any other factors or indications (known to the Partner) which can trigger the AML risk categorization?
6. Do you (the Partner) have indications that Client accepts unusually high risk or take extremely aggressive positions in the conduct of the business?
7. Are you (the Partner) aware of any indicators that the Client is facing or expecting financial difficulties?
8. Are you (the Partner) aware of any pending important claims or litigations?

Question 24

AML Hoog risico: gevolg

Answer 24

In situaties met een hoog risico zal de hoeveelheid informatie steeds aangevuld worden met:
1. Het inwinnen en beoordelen van informatie over de reputatie van de cliënt of de UBO meer bepaald:
a. informatie over de vroegere en huidige commerciële activiteiten van de cliënt of UBO via bijvoorbeeld Google of Companyweb;
b. zoekacties naar ongunstige berichtgeving in de media;
c. verbetering van de kwaliteit van de informatie die voor CDD-doeleinden wordt ingewonnen om de identiteit van de cliënt of de UBO op een onbetwistbare wijze te bevestigen.

Een verhoging van de frequentie van evaluaties om zekerheid te verkrijgen dat het kantoor ook in de toekomst in staat blijft het aan de zakelijke relatie verbonden risico te beheersen of te concluderen dat de relatie niet langer aansluit bij de risicobereidheid van het kantoor, en om transacties te helpen identificeren die nader moeten worden bekeken.

Er zal een verhoogde waakzaamheid aan de dag worden gelegd als de cliënt waarmee het kantoor een zakelijke relatie aangaat of heeft of waarvoor het kantoor een occasionele verrichting uitvoert, een lasthebber van de cliënt of een uiteindelijke begunstigde van de cliënt een politiek prominente persoon, een familielid van een politiek prominente persoon of een persoon bekend als naaste geassocieerde van een politiek prominente persoon is of is geworden.

Question 25

Mogelijke aanwijzingen van het bestaan van een atypische verrichting

Answer 25

Voor zover redelijkerwijs mogelijk, moeten de achtergrond en het doel van alle verrichtingen die voldoen aan ten minste een van de volgende voorwaarden onderzocht worden:
1° zij zijn complex;
2° zij zijn ongebruikelijk groot;
3° zij vertonen een ongebruikelijk patroon;;
4° zij hebben geen duidelijk economisch of rechtmatig doel.

 Voorbeelden: 	kapitaalverhoging door inbreng in natura van een rekening courant dat zelf deels uit contanten bestaat;  	verdachte vereffening van een vennootschap kort na de oprichting;  	deelnemingen die als verdacht beschouwd worden;  	verschillende wijzigingen van de statuten op korte tijd: wijziging van het maatschappelijke doel, de maatschappelijke zetel, en regelmatig wijziging van de zaakvoerders;  	de werkelijke activiteit stemt niet overeen met die in de statuten;  	voor sommige verkoopfacturen ontbreken de vervoerdocumenten, stortingen in contanten – vermoeden van btw-fraude (verkoop in het zwart).  	vermoedelijke valse facturen (onregelmatigheden bij aankoopfacturen);  	omzetcijfer wordt slechts gedeeltelijk in de boekhouding opgenomen;  	talrijke aankoopfacturen zijn van een en dezelfde onderaannemer afkomstig (valse facturen of btw-carrouselfraude)  	onregelmatigheden bij facturen binnen dezelfde groep;  	een groot aantal aankoopfacturen is afkomstig van een en dezelfde groep;  	de vennootschap betaalt diverse consultancykosten aan offshore-vennootschappen;  	de jaarrekeningen worden niet of laattijdig neergelegd;  	de middelen die voortvloeien uit de beroepsactiviteit van de cliënt staan niet in verhouding met de activiteitensector;  	de cliënt doet steeds een beroep op verschillende uitoefenaars van boekhoudkundige beroepen;  	de vennootschap heeft geen werknemers, wat gezien de activiteitensector niet normaal is;  	de vennootschap doet verschillende aankopen (boten, luxevoertuigen, enz.) zonder verband met de activiteit van de vennootschap. 

Ten aanzien van cliënten met een verhoogd risico, moet bovendien bijzondere aandacht besteed worden aan de volgende verrichtingen:
 belangrijke bancaire verrichtingen met het buitenland die niet in overeenstemming zijn met de kennis die men heeft betreffende de activiteiten van de cliënt;
 bankrekening, rekeningen van cliënten, leveranciers of andere rekeningen van derden die onbetaald zijn of waar gedurende lange tijd geen beweging gebeurt.

Question 26

Procedure bij vaststelling van een atypische verrichting

Answer 26

Als het kantoor met één van de vermelde verrichtingen geconfronteerd wordt, dient de AMLCO hiervan steeds schriftelijk in kennis gesteld worden. Men moet hiervoor gebruik maken van het formulier “Formulier interne melding atypische verrichting of gebeurtenis “.

Taak AMLCO
1. Samenstellen van het dossier: de AMLCO zal een dossier samenstellen en op basis van bijkomend onderzoek beoordelen of van de gemelde verrichting vermoed kan worden dat ze verband houdt met WG/FT
1. Geen verband met WG/FT: Indien uit dit onderzoek blijkt dat kan vastgesteld worden dat van deze verrichting(en ) niet vermoed kan worden dat ze een verband houden met het witwassen van geld of financiering van terrorisme zal een samenvatting met het resultaat van de aanvullende analyse opgesteld en bewaard worden.
1. Verband met WG/FT: Indien uit het aanvullend onderzoek wel vermoed kan worden dat ze verband houdt met het WG of FT gaat de AMLCO over tot het opstellen van een “intern verslag AMLCO-atypische verrichting gebaseerd op het modelformulier”. Het intern verslag wordt vervolledigd met de omschrijving van de uitgevoerde aanvullende onderzoeken en de te trekken besluiten. De AMLCO zal er op toezien dat wordt overgegaan tot een herbeoordeling van het toegekende risiconiveau. Indien uit de onderzoeken kan besloten worden dat het feit of de verrichting verband houdt met WG/FT of indien er een vermoeden bestaat dat het feit of de verrichting verband houdt met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme zal de AMLCO, of desgevallend een beroepsbeoefenaar, een verslag opmaken en overmaken aan de CFI.

Question 27

Verschillende verslagen van de AMLCO

Answer 27

De AMLCO moet een intern verslag maken in de volgende gevallen:
1. wanneer het kantoor niet kan voldoen aan de verplichting tot beoordeling van het risico verbonden aan de cliënt;
2. wanneer na het uitvoeren van de risicobeoordeling het kantoor beslist om de potentiële cliënt te weigeren wegens te hoog WG/FT risico.
3. wanneer het kantoor niet kan voldoen aan haar verplichtingen inzake identificatie en/of verificatie van de identiteit van de cliënt;
4. in het geval van een vaststelling van een atypische verrichting, op basis van het formulier medegedeeld door de medewerker/bediende van het kantoor die de verrichting heeft vastgesteld;

De AMLCO moet een jaarlijks activiteitenverslag opstellen overeenkomstig de AWW-norm. Dit verslag wordt ter beschikking gehouden van het College en de prudentiële autoriteiten en, in voorkomend geval, op hun eerste verzoek overgemaakt. De AMLCO bezorgt dit activiteitenverslag ook aan het hoogste niveau, meer bepaald aan het wettelijk bestuursorgaan of de effectieve leiding

Dit verslag omvat minstens de volgende elementen:
 verslag van de tijdens het jaar uitgevoerde activiteiten en de naleving van de AWW (ontwikkeling van een nieuwe tool, implementatie van een nieuwe procedure, nieuwe modeldocumenten, enz.);
 synthese van de bijwerkingen van de algemene risicobeoordeling en afstemming hiervan met de interne procedures;
 samenvatting van de opleidingen en van de sensibilisering van het personeel (getroffen maatregelen);
 inventaris van de door de AMLCO/interne audit uitgevoerde controles;
 cliëntstatistieken per risico (geografische ligging, activiteiten, enz.);
 synthese van de verslagen van de AMLCO en van de meldingen aan de CFI.

Question 28

Meldingsplicht vs beroepsgeheim

Answer 28

De naleving van het beroepsgeheim op basis van artikel 458 van het Strafwetboek is absoluut, buiten de gevallen waarin de beroepsbeoefenaar wordt opgeroepen om in rechte of voor een parlementaire onderzoekscommissie een getuigenis af te leggen (spreekrecht) en buiten het geval waarin de wet, hem verplicht die geheimen bekend te maken. Voor ons beroep is de AWW één van die wettelijke uitzonderingen op het beroepsgeheim.

Dit artikel 47 van de AWW vormt dus een belangrijke uitzondering op het hoger gestelde principe van het beroepsgeheim. De genoemde verplichting tot melding aan de CFI, wanneer een vermoeden of zekerheid van witwassen bestaat, staat centraal in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Question 29

Behoud van de opdracht na een melding aan de CFI

Answer 29

Het kantoor besluit, op basis van deze nieuwe beoordeling en van het cliëntacceptatiebeleid de reeds aangegane zakelijke relatie ofwel voort te zetten, in welk geval deze de waakzaamheidsmaatregelen ten uitvoer legt die zijn aangepast aan de opnieuw beoordeelde risico’s, ofwel te beëindigen.

De eventuele mogelijkheid om de zakelijke relatie met de cliënt verder te zetten moet gemotiveerd worden en goedgekeurd door de verantwoordelijke persoon op het hoogste niveau of de AMLCO.

Question 30

AML tipping off

Answer 30

De beroepsbeoefenaars, de medewerkers en werknemers van het kantoor mogen in geen geval ter kennis brengen van de betrokken cliënt of van derde personen dat er informatie werd meegedeeld aan de CFI. Dit is het zogenaamde “tipping off” verbod.

Uitzonderingen: het vertrouwelijk karakter van de mededeling geldt evenwel niet in volgende gevallen of omstandigheden:
 wanneer een beroepsbeoefenaar een cliënt tracht te ontraden deel te nemen aan een illegale activiteit;
 wanneer een beroepsbeoefenaar een kennisgeving doet aan het College;
 bij een kennisgeving voor repressieve doeleinden (aan parket, politie, onderzoeksrechter); en
 bij mededeling van de informatie aan andere beroepsbeoefenaars, advocaten of notarissen, hetzij wanneer deze hun beroepsactiviteiten uitoefenen in dezelfde entiteit of waarin ons kantoor werkzaam is, hetzij wanneer zij tussenkomen in verband met eenzelfde cliënt en in het kader van eenzelfde verrichting.

Question 31

AML Whistleblowing

Answer 31

De AWW vereist de invoering van twee meldingsprocedures.

1. De ene is een interne procedure en moet door het kantoor ingevoerd worden om de personeelsleden, agenten of distributeurs in staat te stellen inbreuken op de verplichtingen te melden aan de AMLCO of aan de verantwoordelijke persoon op het hoogste niveau.
2. Anderzijds bepaalt de AWW ook dat het College, als toezichthoudende autoriteit, verplicht is om mechanismen op te zetten die bestuurders, personeelsleden, agenten, distributeurs en derden in staat stellen om vermoedelijke of bewezen inbreuken op de volledige AWW, alsook op uitvoeringsbesluiten en -verordeningen, te melden.

Question 32

AML opleiding

Answer 32

De concrete inhoud van de opleidingsprogramma’s is er op gericht om alle medewerkers:
 de interne procedures inzake identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënten, hun lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, alsook de waakzaamheidsverplichtingen met betrekking tot het voorwerp en de aard van de zakenrelatie of verrichting aan te leren;
 de binnen het kantoor geldende aanpak m.b.t. de risicobeoordeling aan te leren;
 de verrichtingen en feiten die met witwassen van geld en financiering van terrorisme verband kunnen houden te leren onderkennen;
 te helpen de vereiste kennis te verwerven en de nodige kritische reflex te ontwikkelen om atypische verrichtingen of feiten vast te stellen;
 te helpen de nodige kennis van de interne procedures te verwerven om op passende wijze te reageren wanneer zij met dergelijke verrichtingen of feiten worden geconfronteerd;
 op de hoogte te houden van de evoluties, zowel op wettelijk als op reglementair vlak en van de gevolgen van deze wijzigingen voor de interne procedures;

Voor de nieuwe medewerkers of benoemingen in een functie met een grotere verantwoordelijkheid zullen, in de mate van het mogelijke, binnen de zes maanden na aanwerving of benoeming de gepaste vorming inzake AWW gegeven worden. Deze vorming wordt georganiseerd door de AMLCO of bestaat uit de toepassing van de door het kantoor opgemaakte/ter beschikking gestelde e-learning-module.

Voor de bestaande medewerkers zal er minstens éénmaal per drie jaar een opleiding voorzien worden. Deze opleiding kan intern of extern gebeuren en is verplicht. De medewerkers worden tijdig in kennis gesteld van de datum. Indien de omstandigheden dit vereisen kunnen er steeds bijkomende opleidingen voorzien worden en/of zal de informatie via interne nota’s verspreid worden.

Ook de AMLCO en alle beroepsbeoefenaars van het kantoor moeten ter zake de nodige opleidingen volgen.

Question 33

Financiële embargo’s

Answer 33

De maatregelen inzake embargo’s en bevriezingen van tegoeden maken deel uit van het stelsel van financiële sancties. Financiële sancties zijn beperkende maatregelen die worden genomen tegenover regeringen van derde landen, natuurlijke personen, rechtspersonen of feitelijke groeperingen met als doel een einde te maken aan bepaalde criminele gedragspatronen.

Indien uit een analyse van een knipperlicht de AMLCO dient te besluiten dat de cliënt of de begunstigde van een verrichting beoogd wordt door een financieel embargo of door het bevriezen van de tegoeden vloeien de volgende gevolgen eruit voort:
a. Verbod om een zakelijke relatie aan te gaan: het kantoor zal zich ervan onthouden een relatie aan te gaan met een persoon of entiteit die voorkomt in een lijst van de financiële embargo’s of bevriezingsmaatregelen.
b. Herbeoordeling van het risicoprofiel van de cliënt en daarmee verbonden personen en desgevallend melding aan de CFI: het kantoor gaat over tot een herbeoordeling van het risicoprofiel van de cliënt, en de ermee verbonden personen, die het voorwerp is van een financiële embargo of bevriezingsmaatregel. Het kantoor zal een aangepaste waakzaamheid aan de dag leggen ten aanzien van de cliënt en betrokken personen, alsook een grondig onderzoek uitvoeren op eerdere verrichtingen en in het algemeen op zakelijk relaties met de betrokken persoon of entiteit die tot doel zou kunnen hebben om fondsen, financiële instrumenten of economische middelen ter beschikking te stellen aan de op dergelijke lijst opgenomen persoon of entiteit of verbonden kunnen zijn met het witwassen van geld, met de financiering van terrorisme of de proliferatie van massavernietigingswapens.

Desgevallend zal de AMLCO overgaan tot de melding van een vermoeden aan de CFI.