Ablauforganisation Flashcards
Beschreiben Sie die fünf grundsätzlichen Vorgehensprinzipien bei der Ablauforganisation von Projekten.
- Anwenden des Systemdenkens
- Vom Groben zum Detail
- Von außen nach innen
- Strukturierung in Phasen
- Einhalten des Problemlösungszyklus
Charakterisieren Sie drei Ihnen bekannte technikorientierte Prinzipien in Zusammenhang mit der Ablauforganisation von Projekten.
Auswahl und Zuordnung von Organisationstechniken klären
- Welche Techniken sollen benutzt werden, um Ziele zu erreichen?
- Phasenadäquater Technikeinsatz zur wirksamen Unterstützung der Bewältigung der Teilschritte
Zusammenhang und Schnittstellen zwischen den Techniken sichern
- Gewährleistung des Technikverbundes durch aufeinander abgestimmte Techniken (Vermeiden von Mis-fits)
- Ergebnis des Einsatzes einer Technik sollte möglichst Basis für den Einsatz einer weiteren Technik sein
- Beispiel: Zusammenhang von Zielbildungs- und Bewertungstechnik (Punktgewichtung Nutzwertanalyse)
Einsatzmöglichkeiten von Tools prüfen
- Sichern der Tool-Unterstützung
- Einsetzen von Software zur Unterstützung der einzelnen Techniken
- Überprüfen, ob Werkzeug auf das Problem passt
- vorhandene Software-Werkzeuge verstärken z.T. erheblich die Akzeptanz von Methoden und Techniken
Stellen Sie drei Ihnen bekannte trägerorientierte Prinzipien dar, die bei der Durchführung von Projekten berücksichtigt werden sollten.
Problem- und Methodikwissen bei der Aufgabenverteilung beachten
- Qualifikationsbezogene Aufgabenverteilung (schon in Planungsphase)
- Einsetzen von Personen mit unterschiedlichen Fach- und MethodikKenntnissen
- Auswahl der Personen und Verteilung der Aufgaben und Kompetenz prägt die Effizient der Durchführung von Projekten sowie die Qualität der Projektergebnisse!
Reaktionen der Betroffenen berücksichtigen
- Ist die Zustimmung der Anwender von Bedeutung?
- Kann von einer hinreichenden Akzeptanz ausgegangen werden?
- Sichern der Projektakzeptanz durch Bestimmen des erforderlichen Partizipationsumfanges
- Das Kartoffel-Theorem - Was auf den Tisch kommt, wird gegessen! - vermeiden!!!
Reaktion der Methodik-Benutzer berücksichtigen
- Sichern der Methodik-Akzeptanz
- Methodik und Technik muss einfach, verständlich und leicht anwendbar sein
- schneller und sichtbarer Nutzen der Methodik fördert Akzeptanz
- sorgfältige Methodik-Einführung
- Benutzer muss den Grund für die Anwendung gerader seiner Methodik verstehen!
Beschreiben Sie das Phasenkonzept als generelle Vorgehensweise bei der Bearbeitung von Projekten (Generelle Projektphasen, Stufen des Projektprozesses, Teilschritte der Projektplanung).
https://imgur.com/a/uXDF6LS
Klare, verbindliche und erreichbare Ziele sind eine zwingende Voraussetzung für die Projektarbeit. Begründen Sie diese Behauptung in Bezug auf: a) den Prozessablauf, b) die Prozessorganisation, c) die Aufgabenträger.
Im Rahmen des Prozessablaufes:
Nicht möglich sind:
- Erkennen von Problemen (Übersehen von Problemen, falsche Prioritäten)
- Suchen nach Lösungsalternativen
- Beurteilen der Alternativen
- Erarbeiten eindeutiger Entscheidungsvorschläge
Im Rahmen der Projektorganisation: Nicht möglich sind: - Koordination von Aktivitäten - Abstimmung von Kommunikation - rationale Konfliktbewältigung - Steuerung der Prozesse - Ausübung der Kontrolle
Für die Aufgabenträger:
- keine Verhaltensorientierung (persönliche Sicherheit)
- keine Motivation
Skizzieren Sie die Stufen des Zielbildungsprozesses in seinen wesentlichen Zügen
Zielideen suchen Zielkatalog formulieren Zielstruktur aufbauen Ziele operationalisieren Ziele gewichten Zielbeziehungen analysieren Zielkonflikte bereinigen Zielentscheidung Zielsystem dokumentieren Ziel überprüfen und revidieren
Im Rahmen des Zielbildungsprozesses müssen die Zielbeziehungen untersucht werden. Beschreiben Sie das Wesen von komplementären, konkurrierenden, antinomen und indifferenten Zielen und belegen Sie diese mit einem praktischen Beispiel. Stellen Sie diese Zielbeziehungen auch graphisch dar.
Ziele fördern sich gegenseitig in ihrer Erreichung (Komplementarität)
Ziele behindern sich gegenseitig (Konkurrenz)
Ziele schließen sich gegenseitig aus (Antinomie)
Ziele sind inhaltlich gleich (Identität)
Erklären Sie die Bedeutung und die Merkmale eines Projektauftrages.
- Schriftliche Fixierung: Zielsetzung, Aufgaben, zu erarbeitenden Ergebnisse, Budgets, Randbedingungen, Termine und Meilensteine, Unterschriften des Auftraggebers und des Projektleiters
- Bindeglied zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
- Legitimationsbasis für das weitere Vorgehen
- Vertragscharakter durch Unterschrift beider Vertragspartner
- verbindlich und fordert zum konkreten Handeln auf
- lösungsneutrale Formulierung der Aufgabenstellung
- konkrete Ziele
Erfolgreiche Projektarbeit hängt in erheblichem Maße von der Kreativität des Projektteams ab. Beschreiben Sie die Ihnen bekannten Methoden „Brainstorming“ und „6-3-5-Methode“ (Kernmerkmale, Regeln, Vor- und Nachteile).
Brainstorming: Gruppenarbeit unter Leitung eines Moderators, heterogener Kreis von 6 bis 15 Personen, Bekannte Problemstellung, ca. 30 Minuten, möglichst viele Lösungsideen, hoher Prozentsatz unbrauchbarer Lösungsideen, geringer Formalisierungsgrad
Quantität über Qualität, keine Kritik
6-3-5-Methode: Bekannte Problemstellung, 6 Teilnehmer, jeder notiert 3 Ideen, 5 Mal weitergeben und Ideen verarbeiten und weiterführen, 5-10 Minuten, Systematisieren und Analysieren, kein Moderator
Erläutern Sie die drei Teilschritte (Kostenvergleichsrechnung, Wirksamkeitsanalyse, Zusammenführung der Teilbetrachtungen) der Kosten-Wirksamkeits-Analyse als Bewertungstechnik von Alternativlösungen anhand eines einfachen selbstgewählten Beispiels.
https://imgur.com/a/Qh7fErg
Beschreiben Sie vier wesentliche grundsätzliche Aufgaben, die während der
Realisierungsphase von Projekten durchgeführt werden müssen. Führen Sie
in diesem Zusammenhang mindestens zwei Instrumente zur Projektsteuerung an.
Umsetzen der Planung in betriebsfertige Lösung
Fertigentwicklung und Testen des Konzeptes
Benutzerdokumentation
Überprüfung des Projektfortschrittes durch Meilensteine
Kick-Off-Meeting
Tagesordnungen
Beschreiben und beurteilen Sie die Ihnen bekannten drei Sachstrategien der Systemeinführung von Projekten.
schlagartige Einführung - Ablösung des alten Systems durch das neue System
stufenweise Einführung - sukzessive Ablösung alt durch neu in Teilschritten
parallele Einführung - zeitweiser Betrieb beider Systeme, bis neues System risikofrei betrieben werden kann
Nennen Sie mindestens drei Ihnen bekannte wesentliche Aufgabenbereiche in der Einführungsphase von Projekten. Beschreiben Sie die dazugehörenden Einzelaufgaben und Verhaltensregeln.
Einführungsplanung - Wahl Einführungsziele/-strategien, Bestimmen Einführungsträger, Bestimmen Einführungsmaßnahmen - Regel: Gute Planung –> Vermeidung Barrieren und Risiken
Information - von Anwender, Nutzer, Vorgesetzte von Anwendern und Nutzern, obere Führungsebenen, Betriebsrat - Regel: Rechtzeitige Information vermeidet unnötige
Gerüchte!
Training - während und nach der Einführungsphase - Erklären, Vormachen, Nachmachen lassen!
Erläutern Sie jeweils drei Hauptstärken und -schwächen des Phasenkonzeptes und beschreiben Sie den Anwendungsbereich des Phasenkonzeptes.
\+ Transparenz Projektablauf \+ systematisches, geordnetes Vorgehen \+ erleichterte Steuerung und Kontrolle - in Anwendung zu starr - lange Planungsphasen gefährden Realistik der Lösung - Fehlererkennung geschieht zu spät
beliebige Projektgegenstände
mittlerer Schwierigkeit und Neuartigkeit
mittlerer Laufzeit
Projektteams, die erforderliches Fachwissen vereinen
Was versteht man unter partizipativer Projektarbeit? Beurteilen sie diese und beschreiben Sie das Anwendungsprofil.
stärkere Beteiligung späterer Endbenutzer an Projektarbeit
Benutzer nehmen an Projektentwicklungsarbeit und punktuell an Entscheidungen teil
teilweise Einbindung in Projektmanagement
besser bei neuartigen und fehlerempfindlichen Projekten betriebspolitisch brisanten Themen Ergebnisbarrieren und hohe Akzeptanzprobleme lange Projektlaufzeiten Voraussetzung: positive Einstellung der Systemexperten zu Fachabteilungskollegen
