5. Introduction to ICT Projects Flashcards
Projekte und ihre Eigenschaften
ICT = Information and Communication Technology
• Projekt-Charakteristiken nach DIN 69901:
- Einzigartige Bedingungen
- Klar definierte Ziele
- Festgelegtes Start- und Enddatum
- Zeitdauer, Budget, Personalausstattung usw. sind begrenzt
- Differenzierung von anderen Projekten
- Projektspezifische Organisationen
Projekt Lebenszyklus
Charakteristiken von ICT Projekten
- Meistens komplexe und innovative Aufgaben
- Typische Dauer zwischen 6 und 12 Monaten
- Geringer Freiheitsgrad (z.B. in Bezug auf Kosten und Termine)
- Zeit und Kostenrisiko ist für komplexe und innovative Projekttypen sehr hoch und schwer zu messen
- Oft viele Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen involviert
- Ständig wechselnde Technologie
- Klassische ICT Projekte:
- Entwicklung von kundenspezifischen Informationssystemen
- Auswahl, Konfiguration und Einführung der Standard-Software
- Planung und Installation von ICT-Infrastruktur
- ICT-Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung
- Outsourcing von ICT Serivces
Kritische Erfolgsfaktoren für ICT-Projekte
- Klar definierte Ziele und Strategien
- Kompentente und motivierte Projektmitglieder
- Engagement von Führungskräften
- Effiziente Governance
- Realistische Zeit- und Ressourcenplanung
- Integration von Endnutzern in den Entwicklungsprozess
- Risikomanagement
- Effizientes Softwareentwicklungssystem und Infrastruktur
Management: Warum schlagen Projekte fehl?
Als Folge von schlechtem Projektmanagement:
- Budgetüberschreitung
- Überschreitung der Projektdauer
- Technische Unzulänglichkeiten, die die Leistung eines Informationssystemen verringern
- Geplanter Nutzen eines Informationssystemes wurde nicht erreicht
Weitere Gründe:
- Unzureichende, unvollständige Ziele
- Fehler im Management (Fehleinschätzungen etc)
- Unzureichende Methoden
- Mangel an Ressourcen
- Unrealistische Erwartungen
Management: Einflussreiche Faktoren für den Erfolg eines Projekts
- Methodenkompetenz des Projektleiters
- Soziale Kompetenz des involvierten Personals
- Projektleiter, Team, Kunde
- Das magische Dreieck des Projektmanagements
Magisches Dreieck des Projektmanagements
Aufgaben des Projektmanagements
- Initiierung der Entscheidung, das Projekt durchzuführen
- Organisation des Projekts
- Planung von Leistung, Daten, Ressourcen, Kosten, Finanzen und Budget
- Zuweisung von Aufgaben, Kompetenz und Verantwortlichkeiten
- Teambildung
- Personalmanagement
- Führung
- Externe Koordination und Kommunikation
- Dokumente und Berichterstattung
- Projektabschluss
Projektteam Organisationsformen
• Matrix-Organisation:
- Teammitglieder arbeiten nur solange im Projektteam, solange sie im Projekt benötigt werden
• Reine Projektorganisation / Pure Project Organisation:
- Teammitglieder werden für die gesamte Projektdauer an das Projektteam übergeben und kehren am Ende des Projekts in ihre Abteilung zurück
• Projektlabororganisation / Project Laboratory Organisation:
- Mischung der oben genannten Organisationsformen
- Manche Teammitglieder der ICT-Abteilung sind dem Projekt fest zugeteilt, während andere Teammitglieder (anderer Abteilungen) dem Projekt nur temporär beitreten
Konstellationen der Projektleitung / Project Lead
• Mögliche Projektleitungskonstellationen:
- Projektleitung auf Benutzerseite
- Projektleitung auf Entwicklerseite
- Geteilte Projektleitung zwischen Benutzer / Entwickler
- Projektleiter von einem externen Berater
Projektmanager Fähigkeiten
- Grundkompetenz: Management - Führung - Analytisches Denken
- Soziale Kompetenz: Soziales Bewusstsein - Kommunikation - Motivation
- Organisatorische Kompetenz: Selbstorganisation - Berichterstattung - Dokumentationen
- Methodische Kompetenzen: Planung und Prozessverwaltung - Verwaltung von Ressourcen - Kostenkontrolle - Kontrolle und Projektaktivitäten - Risikomanagement
Projektmanager Aufgaben
Hauptfunktionen eines Projektmanagers:
- Identifiziert relevante Stakeholder und Entscheidungsträger (Kunden, Projektteam, etc.)
- Definiert Umfang des Projekts
- Evaluiert Projektanforderungen
- Entwickelt detaillierte Aufgabenlisten
- Schätzt Zeit- und Kostenanforderungen
- Bewertet Risiken (risk = max. amount of loss * entrance probability)
Projektplanung: SMART Project Objectives
- Specific / Spezifisch: - Angestrebten Ziele sollten spezifizieren, was erreicht werden soll und quantitative Zielwerte für das Endprodukt mit einbeziehen
- Measurable / Messbar: - Erreichbarkeit der Ziele soll messbar sein
- Attainable / Erreichbar: - Ziel muss innerhalb der vorgegebene Zeit- und Kostenparameter erreicht werden können
- Relevant: - Das gewünschte Ziel sollte sich direkt auf die Geschäftsanforderungen der Organisation beziehen
- Time-bound / Zeitgebunden: - Fertigstelldatum des gewünschten Ziels sollte ein bestimmter, vorab festgelegter Zeitpunkt sein
General Process Model (Beispiel)
Project Schedule / Zeitplan
Der Projektzeitplan (Project Schedule) ist ein Kalender, der die auszuführenden Aufgaben mit den Ressourcen verbindet, die den Aufgaben zugewiesen sind
- Bevor ein Projektzeitplan erstellt werden kann, muss ein Projektstrukturplan / work breakdown structure (WBS) erstellt werden, eine Aufwandsschätzung für jede Aufgabe (und Ressourcenliste)
- Erstellung eines Projektplans:
- Identifizieren von zeitlicher und logischer Reihenfolge der Aufgaben
- Prüfen, welche Pakete parallel oder nacheinander verarbeitet werden können
- (Zeitliches) Einplanen von einzelnen Arbeitspaketen
• Techniken zum Erstellen von Projektplänen: Gantt Chart, Network analysis
Gantt Chart / Network Plan
Network Plan siehe Vorlesung
Project Effort Estimation / Projektaufwandsschätzung
- Bezeichnet den Prozess zur Ermittlung des Gesamtaufwands für ein Projekt, seine Teilprojekte und Arbeitspakete
- Ist ein Teil der Planungs- und Controllingaufgaben
- Aufwand wird meistens in „Personentagen“ gemessen (Arbeitsleistung eines Arbeiters pro Tag)
- ICT Projekte sind im allgemeinen sehr unterschiedlich im Bezug auf: Projektziele, Projektdauer, Komplextität, Verwendete Technologie
- Aufwand der ICT Projekte lässt sich kaum berechnen, muss daher geschätzt werden
Methoden zur Schätzung von Projektaufwand
- Produktivitäsmethode: Berechnung basiert auf abgeschlossenen Projekten (z.B. Schätzung der Codezeilen in einer Software)
- Analogy Methode: Vergleich abgeschlossener Projekte anhand definierter Kriterien (z.B. Schnittstellen, Anzahl der Module, Programmstruktur etc.)
- Top-down-Methode: Zerlegung des Projekts in kleinere Teile, bis eine realistische Einschätzung möglich ist
- Bottom-up-Methode: Projektion (Schätzung) des Gesamtaufwands, basierend auf dem Aufwand für einen repräsentativen Teil des Projektes
Projektkosten
• Entwicklung eines Informationssystems (Beispiel):
Hardwarekosten
+ Softwarekosten
+ Materialkosten
+ Mitarbeiterschulungskosten
+ …
= Gesamtprojektkosten
Quality Management / Qualitätssicherung
• Qualitätssicherung soll sicherstellen, dass das Projekt seine beabsichtigten Ziele erreicht
Unterscheidung zwischen:
- Produktqualität: Anforderungen an das Produkt selbst (z.B. Softwareprodukt erfüllt die spezifischen Anforderungen)
- Produktionsqualität: Anforderungen an den Entwicklungsprozess des Produkts: Produkt wird rechtzeitig fertiggestellt, mit Blick auf Kosten und Anforderungen (d.h. die Produktqualität)
- Beispiel für einen Standard: ISO 9000 Standard - zertifizierte Unternehmen erfüllen die Bestimmungen des Standards
Qualitätssicherung: Softwarequalität
- Funktionalität: Angegebene Funktionen sind in der Software enthalten
- Robustheit: Software ist stabil und nicht fehleranfällig
- Benutzerfreundlichkeit (Usability): Software ist einfach und intuitiv zu bedienen
- Effizienz: Software erfüllt ihren Zweck mit nur den nötigen Ressourcen
- Skalierbarkeit: Software ist leicht anzupassen, erweiterbar auf neue Anforderungen
- Portabilität: Software kann mit vertretbarem Aufwand auf eine andere Systemplattform übertragen werden
