2da parte examen final Flashcards
ideación
Se evalúan las ideas que después se transforman en proyectos
4 Motivos para decirle que sí a un proyecto
innovación
competencia
dinero
fidelidad con el cliente
iniciación
etapa formal del lanzamiento del proyecto
Por qué es importante la gestión de documentación
3
- dar estructura al proyecto para saber qué hacer
- respalda el trabajo
- disciplina
activos de los procesos de la organización
4
planes
procesos
políticas
bases de conocimiento
con qué deben trabajar en consonancia los activos
con las reglas internas de la organización
qué va ligado al alcance del proyecto
propósito
debe entenderse y conectarlo con la estrategia para lograr el compromiso del equipo para apoyar el proyecto
propósito
el propósito debe incluir la solución
FALSO
SMART
specific
medible
achievable
realistic
time bound
inversión
Presupuesto del proyecto, incluyendo el capital y los recursos necesarios para trabajar en el proyecto
resultados esperados del proyecto
beneficios
planeación
Organiza, coordina y planifica detalladamente el proyecto, definiendo una ruta clara para alcanzar los resultados deseados.
responde al qué
ideación
responde al para qué
iniciación
responde al quién, qué, cuándo y cuánto
planeación
10 entregables de la planeación
awacprplplplplpr
alcance del proyecto
WBS
asignación de recursos
cronograma
presupuesto
plan de comunicaciones
plan de riesgos
plan de adquisiciones
plan de calidad
proceso de control de cambios
alcance del proyecto
sumario ejecutivo y objetivos
WBS
work breakdown structure
Descomponer el proyecto en tareas pequeñas con sus recursos, costos, dependencias y fechas facilita estimar tiempos, costos y gestionar el proyecto de forma efectiva.
mejor manera de construir el WBS
- de arriba a abajo
- empezar por los bloques o etapas grandes del proyecto y después descomponerlas en las tareas que los componen
- o ser muy específico porque ir demasiado abajo puede resultar en un micro-managing, pero dejarlo muy general puede dejar afuera un elemento crítico que impacta el proyecto
importancia del WBS
Si no identificamos todas las etapas y tareas, fallaremos en tiempo y presupuesto.
cuantas horas debe tomar una tarea
entre 8 y 80
4 características de un buen plan
- documento vivo que nos da estructura para hacer el trabajo
- identifica necesidades y recursos
- asigna tareas a responsables
- dar seguimiento del avance de las acciones y si debemos ajustar
cuánto tiempo se le dedica a planear?
5% minimo
Dedica menos tiempo a apagar fuegos en ejecución y más a planear y lograr consensos para una implementación suave.
diferencia entre planear y planificar
planear es general y estratégico
planificar es específico y operativo
la clave para el éxito del proyecto
equipo
qué hace el equipo
Planifica, implementa y monitorea el trabajo que se ejecuta en el proyecto
2 características del equipo
acordes a la naturaleza del trabajo
comprometidos
3 pasos en la creación del plan
- reunión del equipo
- capturan actividades a través del brainstorming
- capturan tareas a realizar
5 pasos para planear
- capturar tareas
- definir entregables
- definir responsables x tarea
- establecer fechas
- establecer recursos, cantidad, quién y costo
hito
tarea con duración 0 y sin recursos que mide el avance del proyecto y marca el inicio o fin de un esfuerzo con un entregable.
estimación de tiempo y costo
inicial -+75%
avazado el proyecto +-10%
8 métodos de estimación
- paramétricos: unidades de medida
- análoga: trabajo similares anteriores
- criterio de expertos
- combinación de técnicas: estimación de tres valores: optimista, pesimista y probable
- análisis de reserva: para contingencias
- costo de calidad: resolver problemas de calidad en el proyecto para ahorrarse problemas en la entrega
- software especializado
- licitaciones: análisis de propuestas de proveedores
cómo elegir em mejor estimado
valor entre el promedio y el peor estimado
3 métodos para construir un presupuesto
top down
estimación presupuestaria
bottom-up
qué se hace con un cliente que quiere el estimado más optimista
No es responsable, es un asumir un riesgo muy alto y la reputación está en juego
5 costos por asignar a las tareas
mano de obra
gastos de admin
recursos temporales
materiales
servicios auxiliares
RACI
matriz de asignación de roles y responsabilidades
responsable: ejecuta la tarea
aprueba: responsable por la tarea y autoridad para tomar decisión
contribuye: consultor, interesado antes de tomar decisión
informado: después de una decisión
modelo de gobierno
alineado a la matriz, estructura jerárquica que gobierna el mismo, Permite escalar las situaciones para tomar decisiones para alcanzar los objetivos del proyecto
jerarquía del modelo de gobierno y tiempos
- patrocinador: trimestral
- líder del proyecto: mensual
- equipo: semanal
- equipos de implementación: quincenal
- usuarios finales: semanal
técnicas de planeación
calendario
diagrama de gantt
critical path method
PERT
gantt
visualización de las tareas en una escala del tiempo donde se indican su inicio, fin y dependencias. Da seguimiento periódico
CPM
- Critical path method
- Diagrama de redes que identifica la ruta más larga y que determina la duración mínima del proyecto
- Para actividades conocidas y tiempos fijos
- identifica ruta crítica
PERT
- program evaluation review technique
- usa tres estimados: optimista, pesimista, probable
- Usado para proyectos donde las actividades no son conocidas y los tiempos son variables
cronograma
Modelo para ejecutar las actividades del proyecto que incluye duraciones, dependencias y demás información de planificación
enfoques del cronograma
predictivo
adaptativo
consideraciones del cronograma
dias disponibles
recursos disponibles
deadline o meta
fases o etapas
hitos
diagrama de redes
tipos de dependencias
start to finish
finish to start
start to start
finish to finish
start to finish
La tarea B no puede terminar hasta que haya empezado la tarea A
ejemplo: turnos
finish to start
Una tarea B no puede empezar hasta que termine su precedente A
ejemplo: hornear el pastel hasta que la masa se mezcle
start to start
La tarea B no puede empezar si no empieza la tarea A
empezar tareas juntas
ejemplo: al empezar una maratón debo colocar mi reloj para que cuente distancia y calorías
finish to finish
La tarea B no puede terminar hasta que la tarea A haya terminado
terminar tareas juntas
Recibir mi diploma de graduación hasta haber cerrado pensum
maneras de dependencias
- obliagtoria
- discrecional: con base en experiencia
- externa: relación con actividades, fuera del proyecto
- avance - leads: avance de una actividad sucesora
- retraso-lags: demora en la actividad sucesora
- holgura
- holgura total
holgura
Cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar sin retrasar la fecha de finalización de un proyecto
holgura total
flexibilidad del cronograma que se mide por la diferencia entre las fechas tempranas y tardías
la ruta crítica tiene una holgura total igual a 0?
VERDADERO
ruta crítica
Secuencia de tareas más larga de su cronograma y su duración define la duración del proyecto
puede haber más de una ruta crítica
VERDADERO
Por qué se le dice crítica a la ruta crítica?
cualquier retraso en esa ruta retrasa la fecha de finalización del proyecto, las tareas críticas no se pueden mover sin afectar la fecha de finalización
pros y cons de un software de planificación
pros: info centralizada, vista global, mejores proyecciones
cons: alta inversión, agrega complejidad, riesgo de fuga de info
triple restricción
alcance
costo
tiempo
*calidad al centro
explica la triple restricción en los proyectos
una depende de la otra y se deben balancear
ejemplo: Una reducción en el presupuesto asignado el proyecto puede significar que no logremos el alcance o la calidad deseada o un retraso significativo en el proyecto
se debe llevar un control del presupuesto también cuando ya es entregado el proyecto, hasta que se cierre la inversión y los centros de gasto de la inversión
VERDADERO
top down
estimación basada en experiencia o en un monto asignado en un contrato
no es muy precisa y puede convertirse en una limitación del proyecto,
estimación presupuestaria
Si el proyecto está claramente definido podemos basarnos en información histórica
No es tan preciso, pero funciona bien para proyectos recurrentes
bottom up
presupuesto detallado
estima los costos de todas las tareas de la WBS, suma los estimados y agrega una reserva para cubrir riesgos del proyecto
las compras se pueden manejar por
equipo de compras
equipo del proyecto
combinación de ambos
proceso estándar de compras
- definir reglas del juego
- cronograma y presupuesto de compras
- especificaciones y necesidades del proyecto
- seguimiento constante y accountability
que se hace si no hay area de compras
- definir roles y responsabilidades antes de arrancar
- contratar a un especialista
- establecer un proceso básico y periódico de compras y apegarse a el
proceso de compras exprés
- especificaciones y necesidades del proyecto
- buscar proveedores y licitar
- evaluar propuestas, adjudicar y firmar acuerdos
- comprar y dar seguimiento
- pagar y dar seguimiento al desempeño
plan de calidad
- Especificaciones acordadas con el cliente
- Estándares de industria
- Requerimientos de ley
- Normativas de seguridad industrial o alimentaria
- planificar actividades de calidad durante
plan de comunicación
- coordina: Definir con los interesados quién, cómo, qué y cuándo llevaremos la información
- relevante: info sólida basada en hechos, solo informar cuando hay algo que decir
- oportuna: Tomar decisiones acertadas en el momento oportuno y mantener comunicación inmediata en emergencias
- clara y concisa: Información fácil de asimilar, puntual y asertiva. respetar tiempos
- in situ: visitas al campo para visibilidad y pertenencia
adecuar comunicación
cultura organizacional
tecnología
geografía
confidencialidad
cuál es el paso critico para arrancar con la implementación
aprobación del plan
basta con conseguir una firma para aprobar el plan?
NO se necesita una reunión donde se presente la planeación y que todos estén claros de su trabajo, rol y compromiso
linea base o baseline
documentos base aprobados para el proyecto
Control o burocracia para cambios
- solicitar cambios por escrito
- reportar cambios
- evaluación del impacto
- aprobación o improbación
- implementación
scope creep o cambios de alcance
Cambia o expande el alcance del proyecto a requerimiento del cliente o interesado
gold plating o enchapado en oro
agrega características que no estaban en los requerimientos originales del cliente y que no aportan valor al resultado final
como se controla el scope creep y el gold plating
- Tener bien definido y firmado el alcance del proyecto.
- Controlar el proyecto y disciplina en la gestión de los cambios.
- Alinear expectativas con el patrocinador y el comité para definir si proceden los cambios.
kick off
acto de lanzamiento
hito que marca el arranque
¿Para qué planificamos?
Para maximizar las probabilidades de éxito
Reducir la incertidumbre: entender el alcance, integrar equipos, acordar metodologías
Mejorar la eficiencia de la operación
Sentar bases para seguimiento y control del proyecto
