2.2 The Enviroment in wich Project Operate Flashcards
• Enterprise Enviromental factors (EEFs) • Organizational process assets (OPAs) • Organizational Systems
¿Qué clasificaciones podemos mencionar como el Medioambiente en donde los proyectos se ejecutan?
- Enterprise Enviromental factors (EEFs)
- Organizational process assets (OPAs)
- Organizational Systems
¿Cómo se definen los Enterprise Enviromental factors (EEFs)?
- Condiciones que no están bajo el control del equipo de trabajo, las cuales influyen, limitan o dirigen el proyecto, las cuales pueden ser tanto internas como externas a la empresa
De ejemplos de EEFs internos y externos
- Internos:
o Cultura organizacional
o Estructura
o Liderazgo
o Creencias
o Jerarquías
o Códigos de conductas
o Ubicación física de los recursos físicos como humanos
o Infraestructura: equipamiento, herramientas, canales de comunicación, etc.
o IT software: configuraciones, sistemas online, etc.
o Accesos a recursos: como conseguir personas, herramientas, etc.
o Capacidades del equipo. Tal vez se necesita entrenamiento, etc. - Externos:
o Leyes, regulaciones
o Marketplace conditions (ej. necesitas comprar algo es más caro en A que en B)
o Influencia cultural: clima político, percepción del cliente, noticias
o Base de datos comerciales que ayudan a hacer predicciones
o Investigaciones Académicas: ej. estudios en papers que pueden afectar lo que haces.
o Estándares gubernamentales y de la industria
o Físicos, ejemplo clima, impuestos, tipo de cambio moneda
De ejemplos de EEFs según, Físicas, Sociales, Culturales, e infraestructura
- Es donde el proyecto se ejecuta:
▫ Físicas:
o Ubicación física
o Working conditions
o Weather
o Constraints (horas en las que se puede trabajar, etc.)
o External entreprise enviormental factors (EEEF) (regulaciones)
▫ Sociales:
o Political climate (en tu organización)
o Codigos de conducta
o Ethics
o Perceptions (la idea de que se hace la gente de otra)
o Valores (del cliente, de la gente)
▫ Culturales y estructura:
o Visión
o Misión
o Values and belief
o Cultural norms (es correcto agendar reuniones)
o Jerarquía y autoridad (está claro quién es quién)
o Estilo organizacional y administrativo (está claro los roles)
o Internal enterprise enviormental factor: como te comunicas, como diciplina a los miembros del equipo
▫ Infraestructura:
o Facilites
o Equipamiento
o Canales de comunicación
o IT hardware and usability
o Internal enterprise enviormental factor (usar un cierto explorador, no abrir redes sociales)
¿A que ser refiere Organizational Knowledge Repositories , que características puede tener y de ejemplos?
- Es básicamente todo la data, información y reportes que se generan en los proyectos y su forma de obtenerla
- Algunas características:
▫ Puede usar un catálogo
▫ Forma de archivarlo
▫ Que sea asequible
▫ Archivable - Ejemplos de conocimiento que se guarda:
▫ Archivos de proyectos, sus versiones, configuraciones, etc.
▫ Información financiera: horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos
▫ Información histórica: lecciones aprendidas, info. de proyectos previos
▫ Lista de defectos y sus estados
▫ Data de métricas para el producto o el proceso
▫ Toda la información de los proyectos previos
▫ Lecciones aprendidas
¿Qué son los OPA, Organizational Process Assets? ¿Ejemplos de ellos?
- Son los Activos que tiene la empresa incluyendo, planes, procedimientos, políticas y conocimiento adquirido
- Ejemplo de ellos:
▫ Políticas, estándares y procedimientos (pueden ser tanto EEF como OPA)
▫ Templates para documentos de proyecto
▫ Guidelines
▫ Financial, procurement processes
▫ Requerimientos de comunicación
▫ Procesos para hacer actividades como control de cambios, cierres, riesgos, etc.
▫ Procedimientos para la aceptación y validación del producto
▫ Repositorios de Conocimiento
Explique cómo podría ser un ejemlo OPA, en procesos o procedimientos según el “Project management Lifye Cycle” se trate.
▫ Initiating and Planning:
o Procedimientos de Tailoring
o Policies: Ej. RR. HH, Cyberseguridad, confidencialidad etc.
o Project life cycles, etapas, check list de cada etapa, etc.
o Templates, documentos
o Lista de proveedores aprobados
▫ Executing, Monitoring and Controlling
o Procedimientos de control de cambios
o Traceability matrices: que es una matriz con los requisitos del producto y con la cual se hace seguimiento
o Procedimientos de control financiero del proyecto
o Procedimiento de manejo de bugs y defectos
o Procedimiento para el control y asignación de recursos
o Comunicación
o Priorización, aprobación autorizaciones
o Validación y verificación del producto
▫ Closing
o Guías para el cierre de proyecto, por ejemplo, Auditoria de proyecto, evaluación del proyecto, aceptación de los entregables, transferencia de conocimiento.
¿A que ser refiere Organizational Systems y para qué sirve tener una?
- Un sistema es una suma de partes, las cuales individualmente no generan valor, pero que en conjunto si lo entregan. En proyectos, un sistema es un conjunto de elementos tales como Management Elements, Governance frameworks , y Organizational structure types. La importancia de reconocer esto, es que en la medida que mejoramos sus partes, mejoramos el sistema y con ello el resultado de éste
¿A qué se refiere con governance, desde el punto de vista de “Governance Frameworks”?
- Es la organización, o bien, el arreglo estructural de la empresa en todos sus niveles diseñado para determinar e influir el comportamiento de los miembros de ésta
- Governance Frameworks es el marco de trabajo dentro del cual la autoridad ejerce su poder dentro de la organización (Reglas, políticas, normas, procedimientos, etc.)
¿En el contexto de Governance Framework, a que se refiere con Management Elements?
- Son reglas o principios de gestión que permiten realizar la administración. Todo esto dentro del Governance Framework.
- Ejemplos:
División de trabajo: claridad de quien tiene que hacer que
Autoridad para realizar el trabajo: aquel que tenga las credenciales necesarias
Responsabilidades de acción
Disciplina de acción: ¿Quién está a cargo de todo?
Unity of command: Cuando se requiere de una sola autoridad para dirigir todos los esfuerzos
Unity of direction: todas las partes de la organización deberían trabajar en conjunto para lograr el mismo objetivo
Los objetivos organizacionales toman preponderancia por sobre los objetivos individuales
Trabajadores pagados justamente
Utilización optima de los recursos
Canales de comunicación claros
Entregar los materiales adecuados a las personas adecuadas
Un trato justo e igual a todos los trabajadores
Clara seguridad en las posiciones laborales: estos son tus limites tanto para ti como para los otros. Los otros no hacen lo que es tu trabajo.
Seguridad de la gente en el trabajo
Libertad de cada trabajador de aportar al planeamiento y ejecución
Buena moral del equipo - Son asignados a personas especificas dentro de la organización
¿Por qué es importante la estructura organizacional para un PM?
- Es importante, puesto que depende la estructura el cual autoridad tendrás.
¿Mencione las 10 estructuras organizacionales más comunes?
x10
¿Mencione las características de una estructura organizacional del tipo Orgánica?
- Organización del trabajo: Todos hacen todo
- Poder: solo el dueño
- PM: es el coordinador, part-time, bajo manejo de recursos
- Staff Administrativo: poco
¿Mencione las características de una estr
uctura organizacional del tipo Functional (centralizada) Organization?
* Organización del trabajo: Dividida por unidades de negocio, ej., marketing, IT, etc.
* Poder: lo tiene el Functional Manager
* PM: es el coordinador, o bien, un líder de proyecto, part-time, bajo manejo de recursos
* Staff Administrativo: poco
¿Mencione las características de una estructura organizacional del tipo Mutidivisional Structures?
- Organización del trabajo: Como la funcional, pero con una réplica de todas las unidades por división
- Poder: lo tiene el Functional Manager
- PM: es el coordinador, o bien, un líder de proyecto, part-time, bajo manejo de recursos
- Staff Administrativo: poco
