1. Eliciteren Flashcards
Eerste stap als business analyst
Processen ontdekken
Na het opzetten van het team, begint men eerst met het vezamelen van informatie aan de hand van elicitatietechnieken om een beter begrip te bekomen van het proces.
Daarna wordt het proces in kaart gebracht door het te modelleren (bv. BPMN). Hiermee kunnen verbeterpunten geidentificeerd worden.
Vervolgens worden de modellen voorgesteld aan stakeholders om feedback te krijgen en zo de kwaliteit te borgen.
Uitdagingen processen ontdekken
- Gefragmenteerde proceskennis: kennis is verspreid over verschillende domeinexperten
- Domeinexperten denken op ‘instance’ niveau: er kan een unieke passage doorheen een proces bestaan (voor een bepaalde klant; leverancier; artikel, …). Het proces kan niet altijd veralgemeend worden
- Kennis procesmodellering is zeldzaam (modelleren kan moeilijk zijn)
Expertise procesanalisten
- Problemen begrijpen: kennis probleemdomein, kennis organisatie
- Problemen oplossen: identificatie procestriggers, formuleren en testen hypotheses, uitzetten doelstellingen, top-down strategie
- Modelleerskills (structuur, labels, start- en eindpunten, gepaste granulariteit en decompositie)
Elicitatietechnieken
Soorten technieken gebruikt om proces in beeld te brengen.
- Creatieve technieken
- Uitvraagtechnieken
- Observatietechnieken
- Documentatie-georienteerde technieken
- Ondersteunende technieken
Creatieve technieken
- Brainstorm
- Invalshoek veranderen
- Gebruik maken van een analogie
Brainstorm
Creatieve techniek.
5 tot 10 deelnemers genereren zoveel mogelijk ideeen / oplossingen.
Nadeel:
- Ervaren moderator nodig zodat niet altijd dezelfde mensen aan bod komen of sommige ideeen niet te dominant worden in het gesprek
Alternatieven:
- 6-3-5 methode
- GPS
Invalshoek veranderen
Creatieve techniek.
Context proberen te veranderen hoe er naar een probleem wordt gekeken.
Voorbeeld: 6 denkhoeden (Edward De Bono)
6 denkhoeden van Edward de Bono
Mensen dragen vaak een bepaalde ‘hoed’ wanneer ze naar een probleem kijken.
Met dit systeem worden mensen aangemoed om op een andere manier naar een probleem te kijken.
Bv: iemand zeer feitsgebonden kan gevraagd worden wat de impact van een bepaalde oplossing zouden kunnen zijn op de betrokken mensen.
Gebruikmaken van een analogie
Creatieve techniek.
Creativiteit stimuleren door op een analoge manier iets voor te stellen.
Uitvraagtechnieken
- Interviewen
- Enquete houden
Interviewen
Uitvraagtechniek.
Voorbereide (open) vragen stellen om informatie te vergaren over een product / proces / system of om vetrouwen te bouwen met stakeholders.
Sterkten:
- Focus op dialoog (privesfeer, 1 op 1 gesprek)
- Gevoel dat mening veilig kan geuit worden
- Opbouwen van een relatie
- Discussie zonder de nadelen van een meeting
Nadeel:
- Neemt veel tijd in beslag (voorbereiding / juiste persoon vinden, …)
- Sommige mensen kunnen zich bedreigd voelen waardoor informatie moeilijk loskomt.
Waarom interviewen
- Wat is de achterliggende reden voor een nieuwe feature/systeem/update/…?
- Wie wordt er geimpacteerd?
- Wat zijn de non-functional requirements?
- Welke impact op hardware?
Wie interviewen
- Sponsor: leadership perspectief, inzicht in visie en uiteindelijke doel, wat is succes?
- Managers en verantwoordelijken: impact op hun specifieke omgeving, bezorgdheden en ideeen
- Eindgebruikers: direct inzicht in problemen, huidige frustraties, ideeen voor verbetering
Vragen plannen voor interview
- 3 tot 5 hoofdvragen (aangevuld met gerelateerde vragen, doorvragen, …)
- Open vragen
- Gesloten vragen (enkel voor verduideling/verzameling van specifieke data)
Interview follow-up
- Formele bedanking
- Nota’s review (heb ik de juiste bedoeling gecapteerd? zijn er opvolgvragen? nood aan specificatie?)
- Acties opstellen
4 pijlers van succesvol interview
- Voorbereiding en ervaring
- Verstandhouding opbouwen
- De juiste persoon interviewen
- Bereidheid interviewee
Enquete houden
Uitvraagtechnieken
Fysieke of digitale vragenlijst met open of gesloten vragen. Eventueel anoniem.
Voordelen:
- Veel informatie in korte tijd
- Snelle verwerking bij gesloten vragen
- Geen remming indien anoniem
Nadelen:
- Deelnemers kunnen vragen verkeerd interpreteren
- Je mist de “body language”
Observatietechnieken
- Veldobservatie: een analist volgt een expert tijdens zijn werk, stelt eventueel enkele vragen over wat hij doet
- Werkstage: de analist voert zelf het werk uit, levert diepgaande kennis
Documentatie-georienteerde technieken
- Systeemarcheologie
- Lezen vanuit specifiek oogpunt
- Hergebruik van requirements
Systeemarcheologie
Documentatie-georienteerde techniek.
Uitpluizen hoe een systeem in elkaar zit.
Welke applicaties lopen? Welke servers? Waar zijn de event logs? Waar zijn de databanken? Hoe is het geconnecteerd? …)
Lezen vanuit specifiek oogpunt
Documentatie-georienteerde techniek.
Doornemen van documenten die naar specifieke rollen en activiteiten verwijzen. Formele documentatie over bv. organigram organisatie, interne policy, reglementen, …
Hergebruik van requirements
Documentatie-georienteerde techniek.
Doornemen van eerder uitgevoerde analyses. Kunnen tijd en kosten voor analyse sterk reduceren. Let wel op of ze nog steeds relevant zijn.
Ondersteunende technieken
- Mind mapping
- Workshops
- Neerschrijven van relevante business objecten op CRC-kaarten tijdens workshops
- Audio en video opnamen bij interviews, veldobservatie, workshops
- Use cases, user stories, … om proces te structureren
- Prototypen
Mind mapping
Ondersteunende techniek.
Diagram dat een centrale vraag beter in beeld brengt.
Workshop
Ondersteunende techniek.
Alle key stakeholders worden samengebracht om te discussieren om zo een gedeeld begrip te creeren.
Prototype
Ondersteunende techniek.
Werkende software van kritieke delen van een toekomstig systeem. Houdt geen rekening met bijvoorbeeld security of performance.
Nadien bij een officiele versie, begin terug van nul maar steun op de concepten van het prototype.
Techniekkeuze
Elke techniek heeft voor- en nadelen. Een combinatie van technieken is nodig. Bij deze keuze moet er rekening worden gehouden met:
- Menselijke aspecten
- Organisatorische aspecten
- Vakinhoudelijke aspecten
Menselijke aspecten van techniekkeuze
- Zijn de stakeholders communicatief en wat zijn hun persoonlijke vaardigheden?
- Hebben ze al ervaring met bepaalde technieken?
- Wat is de mate waarin de stakeholders zich bewust zijn van de requirements?
Organisatorische aspecten van techniekkeuze
- Beschikbaarheid van belanghebbenden: weinig tijd -> veldobservatie over interviews.
- Beschikbare budget en doorlooptijd: creatieve technieken minder gangbaar bij fixed-price / fixed date.
Vakinhoudelijke aspecten van techniekkeuze
- Heb ik ervaring met bepaalde technieken?
- Vereiste ditailniveau beinvloedt keuze: meer detail nodig -> interviews over enquetes.
Invloed bedrijfscultuur bij techniekkeuze
Open cultuur vs strict hierarchisch.
Open cultuur: alle medewerkers worden aangemoedigd om ideeen en kritiek te uiten -> Kies bv. voor workshops.
Strikt-hierarchisch: ideeen en kritiek kunnen achtergehouden worden -> Kies bv. voor anonieme enquetes.
