1. Eliciteren

Question 1

Eerste stap als business analyst

Answer 1

Processen ontdekken

Na het opzetten van het team, begint men eerst met het vezamelen van informatie aan de hand van elicitatietechnieken om een beter begrip te bekomen van het proces.

Daarna wordt het proces in kaart gebracht door het te modelleren (bv. BPMN). Hiermee kunnen verbeterpunten geidentificeerd worden.

Vervolgens worden de modellen voorgesteld aan stakeholders om feedback te krijgen en zo de kwaliteit te borgen.

Question 2

Uitdagingen processen ontdekken

Answer 2

• Gefragmenteerde proceskennis: kennis is verspreid over verschillende domeinexperten
• Domeinexperten denken op ‘instance’ niveau: er kan een unieke passage doorheen een proces bestaan (voor een bepaalde klant; leverancier; artikel, …). Het proces kan niet altijd veralgemeend worden
• Kennis procesmodellering is zeldzaam (modelleren kan moeilijk zijn)

Question 3

Expertise procesanalisten

Answer 3

• Problemen begrijpen: kennis probleemdomein, kennis organisatie
• Problemen oplossen: identificatie procestriggers, formuleren en testen hypotheses, uitzetten doelstellingen, top-down strategie
• Modelleerskills (structuur, labels, start- en eindpunten, gepaste granulariteit en decompositie)

Question 4

Elicitatietechnieken

Answer 4

Soorten technieken gebruikt om proces in beeld te brengen.

• Creatieve technieken
• Uitvraagtechnieken
• Observatietechnieken
• Documentatie-georienteerde technieken
• Ondersteunende technieken

Question 5

Creatieve technieken

Answer 5

• Brainstorm
• Invalshoek veranderen
• Gebruik maken van een analogie

Question 6

Brainstorm

Answer 6

Creatieve techniek.

5 tot 10 deelnemers genereren zoveel mogelijk ideeen / oplossingen.

Nadeel:
- Ervaren moderator nodig zodat niet altijd dezelfde mensen aan bod komen of sommige ideeen niet te dominant worden in het gesprek

Alternatieven:
- 6-3-5 methode
- GPS

Question 7

Invalshoek veranderen

Answer 7

Creatieve techniek.

Context proberen te veranderen hoe er naar een probleem wordt gekeken.

Voorbeeld: 6 denkhoeden (Edward De Bono)

Question 8

6 denkhoeden van Edward de Bono

Answer 8

Mensen dragen vaak een bepaalde ‘hoed’ wanneer ze naar een probleem kijken.

Met dit systeem worden mensen aangemoed om op een andere manier naar een probleem te kijken.

Bv: iemand zeer feitsgebonden kan gevraagd worden wat de impact van een bepaalde oplossing zouden kunnen zijn op de betrokken mensen.

Question 9

Gebruikmaken van een analogie

Answer 9

Creatieve techniek.

Creativiteit stimuleren door op een analoge manier iets voor te stellen.

Question 10

Uitvraagtechnieken

Answer 10

• Interviewen
• Enquete houden

Question 11

Interviewen

Answer 11

Uitvraagtechniek.

Voorbereide (open) vragen stellen om informatie te vergaren over een product / proces / system of om vetrouwen te bouwen met stakeholders.

Sterkten:
- Focus op dialoog (privesfeer, 1 op 1 gesprek)
- Gevoel dat mening veilig kan geuit worden
- Opbouwen van een relatie
- Discussie zonder de nadelen van een meeting

Nadeel:
- Neemt veel tijd in beslag (voorbereiding / juiste persoon vinden, …)
- Sommige mensen kunnen zich bedreigd voelen waardoor informatie moeilijk loskomt.

Question 12

Waarom interviewen

Answer 12

• Wat is de achterliggende reden voor een nieuwe feature/systeem/update/…?
• Wie wordt er geimpacteerd?
• Wat zijn de non-functional requirements?
• Welke impact op hardware?

Question 13

Wie interviewen

Answer 13

• Sponsor: leadership perspectief, inzicht in visie en uiteindelijke doel, wat is succes?
• Managers en verantwoordelijken: impact op hun specifieke omgeving, bezorgdheden en ideeen
• Eindgebruikers: direct inzicht in problemen, huidige frustraties, ideeen voor verbetering

Question 14

Vragen plannen voor interview

Answer 14

• 3 tot 5 hoofdvragen (aangevuld met gerelateerde vragen, doorvragen, …)
• Open vragen
• Gesloten vragen (enkel voor verduideling/verzameling van specifieke data)

Question 15

Interview follow-up

Answer 15

• Formele bedanking
• Nota’s review (heb ik de juiste bedoeling gecapteerd? zijn er opvolgvragen? nood aan specificatie?)
• Acties opstellen

Question 16

4 pijlers van succesvol interview

Answer 16

• Voorbereiding en ervaring
• Verstandhouding opbouwen
• De juiste persoon interviewen
• Bereidheid interviewee

Question 17

Enquete houden

Answer 17

Uitvraagtechnieken

Fysieke of digitale vragenlijst met open of gesloten vragen. Eventueel anoniem.

Voordelen:
- Veel informatie in korte tijd
- Snelle verwerking bij gesloten vragen
- Geen remming indien anoniem

Nadelen:
- Deelnemers kunnen vragen verkeerd interpreteren
- Je mist de “body language”

Question 18

Observatietechnieken

Answer 18

• Veldobservatie: een analist volgt een expert tijdens zijn werk, stelt eventueel enkele vragen over wat hij doet
• Werkstage: de analist voert zelf het werk uit, levert diepgaande kennis

Question 19

Documentatie-georienteerde technieken

Answer 19

• Systeemarcheologie
• Lezen vanuit specifiek oogpunt
• Hergebruik van requirements

Question 20

Systeemarcheologie

Answer 20

Documentatie-georienteerde techniek.

Uitpluizen hoe een systeem in elkaar zit.

Welke applicaties lopen? Welke servers? Waar zijn de event logs? Waar zijn de databanken? Hoe is het geconnecteerd? …)

Question 21

Lezen vanuit specifiek oogpunt

Answer 21

Documentatie-georienteerde techniek.

Doornemen van documenten die naar specifieke rollen en activiteiten verwijzen. Formele documentatie over bv. organigram organisatie, interne policy, reglementen, …

Question 22

Hergebruik van requirements

Answer 22

Documentatie-georienteerde techniek.

Doornemen van eerder uitgevoerde analyses. Kunnen tijd en kosten voor analyse sterk reduceren. Let wel op of ze nog steeds relevant zijn.

Question 23

Ondersteunende technieken

Answer 23

• Mind mapping
• Workshops
• Neerschrijven van relevante business objecten op CRC-kaarten tijdens workshops
• Audio en video opnamen bij interviews, veldobservatie, workshops
• Use cases, user stories, … om proces te structureren
• Prototypen

Question 24

Mind mapping

Answer 24

Ondersteunende techniek.

Diagram dat een centrale vraag beter in beeld brengt.

Question 25

Workshop

Answer 25

Ondersteunende techniek.

Alle key stakeholders worden samengebracht om te discussieren om zo een gedeeld begrip te creeren.

Question 26

Prototype

Answer 26

Ondersteunende techniek.

Werkende software van kritieke delen van een toekomstig systeem. Houdt geen rekening met bijvoorbeeld security of performance.

Nadien bij een officiele versie, begin terug van nul maar steun op de concepten van het prototype.

Question 27

Techniekkeuze

Answer 27

Elke techniek heeft voor- en nadelen. Een combinatie van technieken is nodig. Bij deze keuze moet er rekening worden gehouden met:

• Menselijke aspecten
• Organisatorische aspecten
• Vakinhoudelijke aspecten

Question 28

Menselijke aspecten van techniekkeuze

Answer 28

• Zijn de stakeholders communicatief en wat zijn hun persoonlijke vaardigheden?
• Hebben ze al ervaring met bepaalde technieken?
• Wat is de mate waarin de stakeholders zich bewust zijn van de requirements?

Question 29

Organisatorische aspecten van techniekkeuze

Answer 29

• Beschikbaarheid van belanghebbenden: weinig tijd -> veldobservatie over interviews.
• Beschikbare budget en doorlooptijd: creatieve technieken minder gangbaar bij fixed-price / fixed date.

Question 30

Vakinhoudelijke aspecten van techniekkeuze

Answer 30

• Heb ik ervaring met bepaalde technieken?
• Vereiste ditailniveau beinvloedt keuze: meer detail nodig -> interviews over enquetes.

Question 31

Invloed bedrijfscultuur bij techniekkeuze

Answer 31

Open cultuur vs strict hierarchisch.

Open cultuur: alle medewerkers worden aangemoedigd om ideeen en kritiek te uiten -> Kies bv. voor workshops.

Strikt-hierarchisch: ideeen en kritiek kunnen achtergehouden worden -> Kies bv. voor anonieme enquetes.