Werkzeuge des PM

Question 1

Netzplan, Wichtige Begriffe, Erstellung, Ziele

Answer 1

Eine Vernetzung von Aktivitäten und eine gut überschaubare Darstellung der zeitlichen Verknüpfung der Maßnahmen.

Begriffe: Projekt, Vorgang, Ereignis, Pufferzeit, Kritischerpfad

Erstellung: 1) Strukturanalyse (Tätigkeitsliste) 2) Zeitanalyse

Ziele: Bessere Strukturierung, Erkennung der Beziehungen, Basis für Meilensteine

Question 2

Projektstrukturplan? Voraussetzungen? Vorgehen? Darstellungsform? Erstellung?

Answer 2

Alle Aufgaben und Teilergebnisse, welche im Projekt zu erwarten sind, + Gliederung in Teilaufgaben

Voraussetzungen:
o Projektorganisationsplan
o Funktionen – und Verantwortungsmatrix
o Das Balkendiagramm und den Netzplan

Darstellungsform:
o Objektorientiert (einzelnen Bestandteilen)
o Tätigkeitsorientiert (durchzuführenden Arbeitsschritten)
o Phasenorientiert (einzelnen Phasen)
o Gemischt (unterschiedlichen Gesichtspunkten)

Erstellung
o Top-down (verfeinernd)
o Bottom-up (konstruierend)
o Gemischt (Praktikeransatz)

Question 3

Kapazitätsmanagement? Hauptmerkmal? Empfehlung, Hilfsmitteln?

Answer 3

Die für ein Projekt benötigten Ressourcen sind hinsichtlich Qualität und Quantität zu planen

Aufgrund des Verwaltungsaufwands in der Ermittlung + Aktualisierung ist, hier ist eine Kosten – Nutzen – Entscheidung zu treffen

Hauptmerkmal: Planung der Personalkapazität (um Belastung der Mitarbeiter die an mehreren Arbeitspaketen beteiligt sind)

Empfehlung: Kapazitäten nur für problematische Ressourcen zu planen (Spezialisten)

Hilfreich: Nutzung von MS-Project (Kapazitätsprobleme entstehen auch durch Zeitdiebe)
o Schlecht vorbereitet Meetings
o Unerwünschte Telefongespräche
o Unangemeldeter Besucher

Question 4

Nutzwerkanalyse? Voraussetzungen? Durchführung? Vor und Nachteile?

Answer 4

Eine Bewertungsmethode, Eine Systematische Entscheidungsfindung

Voraussetzungen:
o Klare Zielvorstellung
o Kriterien sollen unabhängig voneinander sein
o Interdisziplinäres Ziel

Durchführung:

1. Ermittlung der relevanten Beurteilungskriterien (z.B: Kriterien aus Pflichtenheft)
2. Gewichtung der Beurteilungskriterien
3. Bewertung der Alternativen
   
   • Punkteverfahren
   • Rangreihung
   • Schulzensuren (1 – sehr gut, 5 – nicht genügend)
4. Erreichung des Nutzwertes
5. Analyse

Vorteile der NWA:
o Entscheidungsprozesse werden dokumentiert
o Auswahl der geeigneten Lösung wird einfacher
o Universell einsetzbare Methode

Nachteile der NWA:
o Seriöse Bewertung ist oft sehr zeit- und arbeitsintensiv
o Hoher Einfluss an Subjektivität
o Beschränkte Bewertung auf die Kriterien

Question 5

Kreativitätstechniken?

Answer 5

• Brainstorming
• Methode 6-3-5 (schriftlich Gruppe)
• Morphologischer Kasten (systematisch in Tabelle + ermöglicht noch nicht gesehene Kombinationen)
• Mindmap
• Bionik (Natur beobachten)
• Delphi-Methode (Bündelt Expertenwissen)

Question 6

Projektcontrolling - Aufgaben? Wirkungskreislauf?

Answer 6

PC sorgt dafür, das das Projekt planmäßig abgewickelt wird

Aufgaben des Projektcontrollings:
o Planungsabweichungen früh erkennen
o Abweichungstendenzen erkennen und interpretieren - rechtzeitig Gegenmaßnahmen einsetzen zu können

Wirkungskreislauf des Controllings

1. Setzen von Zielen
2. Festlegen von Plangrößen zu den Zielen
3. Vorgaben der Ziele und Plangrößen
4. Messen der Zielerreichung
5. Feststellen der Soll/Ist-Abweichungen
6. Abweichungsanalyse
7. Beseitigung der Abweichungsursachen

Question 7

Change & Risikomanagement?

Answer 7

CM: Sorgt bei notwendigen Änderungen für einen koordinierten Ablauf

RM:
-Identifiziert mögliche Risiken
-Bewertung von Risiken
o Qualitativ (wie wahrscheinlich)
o Quantitativ (Risikokosten)
o 4 Felder Methode:
A: Sofortmaßnahmen erforderlich
B1: Risikogestaltung durch Maßnahmen
B2: Risikovorsorge durch Sicherung
C: zu vernachlässigen

Question 8

Rollen in einem Projektteam?

Answer 8

Abhängig vom Projektaufbau, aber: 
    • Auftraggeber
    • Projektleiter
    • Projektmitarbeiter
    • Projektberatung
    • IT-Lenkungsausschuss

Question 9

Projektphasen?

Answer 9

• Phase 1: Initialisierung:
  
  • Phase 2: Definition:
  • Phase 3: Planung
  • Phase 4: Vorgehen
  • Phase 5: Kontrolle
  • Phase 6: Abschluss

Question 10

Führungsstile?

Answer 10

Autoritärer Führungsstil
o Bekannt aus der militärischen Umgebung
o Besticht durch Einfachheit, Klarheit und Effizienz
o Anordnungen gehen vom Projektleiter aus
o Kreativität oder Einbringung von Meinungen ist kein Platz
o Sinnvoll bei dringlichen Aktivitäten

Kooperativer Führungsstil
o Bedeutendster Führungsstil in der Praxis
o Projektarbeit ist Arbeit des gesamten Teams welches das Projekt ausarbeitet
o Projektleiter trifft Entscheidungen
o Erfordert selbstständige Arbeit  welche komplexe Aufgaben bewältigt

Laisser-faire-Stil
o Projektleiter nicht vorhanden
o Leiter ist ein Mentor (stellt Mittel zur Verfügung)
o Macht keine Vorgaben bezüglich des Ziels
o Mitarbeiter machen alles Eigenständig, führt zu Orientierungslosigkeit