Valls Flashcards
Que es un proyecto?
Es un emprendimiento temporario llevado a cabo para crear un producto o servicio unico. Es una tarea que se lleva a cabo para lograr un resultado u obtener un producto o servicio.
Como es la Gestion de Proyectos? 2 caracteristica
1- El proyecto es unico, no es repetitivo y tiene alta probabilidad de fallo. No hay aprendizaje los proyectos son distintos entre si.
Gestion de errores: son muy importantes en comparacion con gestión de operaciones.
2- Para optimizarlos se pueden hacer estudios, para los cuales existen dos lineas de pensamiento. Dos iniciativas: PMI (Project Management Institute) y Prince. Desarrollan practicas de gestión de proyectos.
Gestion de Operaciones
Las operaciones son actividades repetitivas, gestion repetitiva y operacion logistica.
Al ser repetitivas pueden ser optimizadas. Son loops repetitivos.. Pueden bajar el tiempo, reducir material, residuos y HH.
Administracion de Proyectos
Es la aplicacion de conocimiento, habilidades, herramientas y tecnicas a las actividades de un proyecto para alcanzar o exceder las necesidades y expectativas de los involucrados en el mismo.
Factores Criticos de exito
1- Lograr el objetivo 2- En el plazo estipulado 3- Dentro de los costos previstos 4- Nivel de calidad adecuado Extra: Los clientes no quieren proyectos, quieren soluciones eficientes y efectivas a sus problemas.
Proceso
Un proceso es un conjunto interrelacionado de acciones y actividades que se realiza para lograr un producto, servicio o resultado pre-especificado.
Cada proceso del PMBOK esta caracterizado por sus entradas, por las herramientas o tecnicas que pueden aplicarse y por sus salidas o resultados
PMBOK que es?
PMBOK: Project Management Body of Knowledge: Guia de los fundamentos para la direccion de proyectos.
Como se estructura el PMBOK?
1 Gestion de la integracion del proyecto 2 Gestion del alcance del proyecto 3 Gestion del tiempo de proyecto 4 Gestion de los costos del proyecto 5 Gestion de calidad del proyecto 6 Gestion de los RRHH del proyecto 7 Gestion de las comunicaciones del proyecto 8 Gestion de los riesgos del proyecto 9 Gestion de las adquisiciones del proyecto
Grupos de Proceso del PMBOK:
1 Iniciacion: Procesos que se ejecutan para definir el proyecto y obtener autorizacion para iniciarlo.
2 Planificacion: Proceso de definicion de alcance, objetivos y curso de accion a seguir
3 Ejecucion: Procesos para completar el plan.
4 Seguimiento y control: Seguir, revisar y regular el proyecto.
5 Cierre: Procesos para dar fin a las actividades.
Caracteristicas de las fases de un proyecto:
Costos: bajo al principio alto al final de ejecucion
Cantidad de personas: bajo al principio alto al final de la ejecucion
Riesgo: alto al principio bajo al final
Influencia de Stakeholders: alto al principio bajo al final
Costos de correciones: crece hacia el final.
Proposito del Proceso de Integracion
La gestion de la integracion del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para indentificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de la direccion de proyectos dentro de los grupos de procesos.
- Realiza actividades de unificacion, consolidacion y atriculacion asi como acciones integradoras que son vitales para la terminacion exitosa del proyecto.
- Implica tomar decisiones en cuanto a la asignacion de recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestos y manejar interdependencias entre las distintas areas de conocimiento de la direccion de proyectos.
Interrelacion de procesos en Integracion
Desarrollar el acta -> Desarrollar el Plan -> Dirigir y gestionar la ejecucion -> Monitorear y controlar el proyecto -> Realizar control -> Cerrar el proyecto
Desarrollar el acta del proyecto
Formaliza el inicio del proyecto a traves del acta de constitucion del proyecto
- Reconoce formalmente el proyecto
- Emitida por alguien fuera del proyecto con suficiente autoridad y jerarquia
- Describe los requerimentos basicos
- Asigna formalmente el gerente del proyecto
- Brinda al gerente del proyecto la autoridad necesaria para comprometer recursos de la organizacion y llevar adelante el proyecto
Desarrollar el plan del proyecto
Documentar las acciones necesarias para definir preparar integrar y coordinar todos los planes subsidiarios (planes de gestion del proyecto que surgen de otras areas de conocimiento como el de riesgos o calidad)
- Define la manera en que el proyecto se ejecutara, se monitoreara, se controlara y se cerrara.
- Se elabora gradualmente por medio de actualizaciones y sucesivas iteraciones.
Procesos del alcance
Proposito: Procesos necesarios para garantizarque el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con exito
- Controlar que se incluye y que no
- No confundir con objetivos
- Objetivos se definen en el acta y el alcance con los proyectos de gestion
Alcance del producto vs Alcance del proyecto
Proyecto: tareas que deben ser realizadas para entregar un producto o servicio con las caracteristicas y funciones definidas en su alcance
Producto: los requerimentos, o sea, las caracteristicas y funciones que debe incluir o tener el producto o servicio final.
Definir el Alcance
Descripcion detallada del proyecto y del producto.
- Se elabora a partir del acta, los entregables principales de los supuestos y de las restricciones del proyecto.
- Output: Declaracion del alcance
- Puede contener: descripcion del alcance del producto, criterios de aceptacion del producto, principales entregables, exclusion del proyecto, supuestos y restricciones.
- Es importante el nivel de detalle de doc para el proyecto.
Creacion de la WBS
Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes mas pequeños y faciles de manejar.
- Output: Working Break Down Structure
- WBS define y organiza claramente el alcance del proyecto
- Declaracion del Alcance + WBS = Linea Base del Alcance.
Proceso de Costos
La gestion de costos del proyectos incluye los procesos necesarios para estimar presupuestar y controlar costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado
- La estimacion de costos y la preparacion de presupuesto estan relacionadas.
- Los costos son mayores al inicio del proceso
Determinar Presupuesto
Presupuesto: Suma de los costos estimados para cada actividad, se suma por unidad de tiempo o por paquete de trabajo.
Constituye los fondos autorizados y se evalua vs este.
Gestion de reservas.
Dirigir y gestionar el proyecto
Ejecuta el trabajo definido en el plan para cumplir con los objetivos en tiempo y forma
- Crear entregables
- Gestionar los recursos
- Establecer canales de com.
- Emitir solicitudes y ejecutar cambios
- Gestionar riesgos
- Gestionar las adquisiciones y contratistas
- Genarar datos del proyecto y su avance.
Seguimiento
Recopilar medir y distribuir informacion del proyecto
Conocimiento sobre la salud del proyecto
Acciones preventivas o correctivas
Aspectos a tener en cuenta en el seguimiento
- Avance del proyecto performance
- Calidad del producto
- Cumplimiento del objetivo
- Motivacion personal
- Comunicacion entre los miembros del equipo
- Cambios del alcance
- Costos
- Satisfaccion de la direccion
- Documentacion productos intermedios
- Cumplimiento de estandares
- Problemas detectados
- Satisfaccion de los usuarios y cliente
Informe de situacion (seguimiento)
Cada integrante prepara un informe de situacion
- Avance real
- Estimado para terminar
- Causas de desvios
- Problemas a solucionarse
Reuniones de avance (seguimiento)
- Avance
- Finalizacion
- Post proyecto
- Una vez por semana
- Los miembros y lideres del equipo
- No muy largas
- Organizadas
Informes de avance (seguimiento)
Periodicos
Enfatizar condiciones especiales y problemas
Mayor alcance, aspectos positivos
Incluir: tareas planeadas, tareas realizadas y no realizas, tareas atrasadas y desvios.
Control integrado de cambios
Proposito: revisa todas las solicitudes de cambio, aprueba y gestiona las propuestas de cambios
Todos los elementos señalados se mantienen actualizados de manera que los cambios sean aplicados
El proceso de control integrado de cambios se mantiene a lo largo de todo el proyecto
Cierre
Despues de realizar sus objetivos o concluir por otras razones se requiere un cierre.
Cada fase debe ser cerrada apropiadamente
El gerente revisa info y se asegura que se hayan cumplido los objetivos.
Output: documento de cierre
PMI
Practicas de gestion de proyectos, Prince.
1- Product Owner: dueño del proyecto
2- Scope: alcance, 5 why, definiciones.
3-Main Driver: que se espera
4-Stake holders: interesados. Definirlos y acordar.
5-Design lock: bloqueo de diseño previamente planeado
6-Equipo del proyecto: el que va a gestionar
7-Estructura financiera: trade-offs
8-Scheduling: cronograma de actividades definido
9- Control de presupuesto
10- Analisis de riesgos
11- Seguridad y medio ambiente
12- Supervision de la ejecucion de obra
13-Documentacion y entrenamiento
14-Cierre del proceso
15-Ciclo de vida y su relacion con los recursos
16-Periodo de garantia
17-Lesson learning
Fases de un proyecto segun Harvard
1- Planificacion
2-Estructuracion
3-Implementacion
4-Salida
Cada uno tiene:
- Metas
- Actividades
- Habilidades clave
- Herramientas
Metas Actividades Habilidades Clave y Herramientas Harvard: Planificacion
Metas -Determinar el problema -Identificar a los involucrados -Definir las metas del proyecto Actividades -Determinar el alcance, las actividades y tareas asignadas -Estimar el esfuerzo y duracion -Evaluar Recursos necesarios -Prepararse para los trade offs Habilidades Clave -Analisis de las tareas -Planificacion -Analisis costo beneficio
Metas Actividades Habilidades Clave y Herramientas Harvard: Estructuracion
Metas - Armar el equipo - Desarrollar el plan general Actividades - Desarrollar el cronograma del pryecto - Crear una ruta critica - Motivar el equipo - Asignar personas y recursos a las tareas - Elaborar el presupuesto - Delegar tareas cuando se necesario - Clarificar las expectativas de los individuos Habilidades Clave - Analisis de Proceso - Reclutar y contratar - Comunicar y Negociar Herramientas - Herramientas de calendarizacion
Metas Actividades Habilidades Clave y Herramientas Harvard: Implementacion
Metas - Monitorear y controlar el proceso - Informar del progreso Actividades - Revisar y aprobar los avances logrados - Cumplir con los hitos del proyectos - Gestionar los procesos de desarrollo - Comunicar los avances Habilidades clave - Supervision - Liderar y Motivar - Comunicar - Gestion de conflictos - Resolucion de problemas Herramientas - Herramientas para informar progresos
Metas Actividades Habilidades Clave y Herramientas Harvard: Salida
Metas - Cerrar el proyecto - Identificar los proximos pasos Actividades - Evaluar el desempeño - Cerrar el proyecto - Resumir las lecciones aprendidas - Crear un plan de seguimiento - Revisar los resultados con los involucrados Habilidades Clave - Seguimiento - Planificacion - Comunicacion
Por que existe una gestion de proyectos?
Porque todos deben tener objetivos SMART: Specific Measurable Attainable Realist Time
En la direccion de proyectos cuales son los 5 pasos tiipicos a desarrollar?
Iniciacion-Planificacion-Ejecucion-Seguimiento-Cierre
