Teoria das 3 idades

Question 1

1º Idade/Geração - Ciclo de Vida Corrente

Answer 1

Formado por documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências de fácil acesso

Question 2

Atividades da 1º Geração (Corrente)

Answer 2

Protocolo (controle da tramitação dos documentos);
Expedição (envio de documentos para outras instituições):
Arquivamento;
Empréstimo e consulta;
Destinação

Question 3

2º Idade/Geração - Ciclo de vida Intermeipario / Temporário

Answer 3

Constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicita-los, para tratar de assuntos que se pensava resolvidos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência nesses arquivos é transitória. Por isso são também chamados de limbo ou purgatório

Question 4

Características 2º idade (intermediário)

Answer 4

Não fica nos setores para otimizar o espaço

Não precisa ficar perto do setor, geralmente fica fora da instituição

O documento aguarda sua destinação final (ser eliminado ou vira histórico)

Em parte da literatura estrangeira é chamado de limbo o purgatório

Question 5

Principais atividades - 2º idade (intermediário)

Answer 5

Arquivamento;
Empréstimo e consulta;
Destinação

Question 6

3º idade/geração - ciclo de vida permanente

Answer 6

Constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico e documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Esses são os arquivos propriamente ditos

Question 7

Características 3º idade (permanente)

Answer 7

Não se elimina documento permanente;

Deve disponibilizar seus documentos para consulta tanto pelo público interno quanto ao público externo e a consulta não depende de autorização da área acumuladora

Question 8

Principais atividades - 3º idade (ipermanente)

Answer 8

Arranjo (reunião e ordenação adequada dos documentos);

Descrição e publicação (acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo);

Conservação (medidas de proteção aos documentos e, consequentemente, do local de sua guarda, visando a impedir a sua destruição);

Referência (política de acesso e uso dos documentos)

Question 9

Valores dos documentos

Answer 9

Valor primários ou administrativo (corrente e intermediário)

Valor secundário ou histórico (informativo) - permanente

Question 10

Valor primário ou administrativo

Answer 10

Atendem as necessidades do dia a dia

Documentos vinculados a atividades em andamento ou que ainda podem ser questionados administrativa, legal ou juridicamente;

Todo documento nasce com este valor e depois perde;

Compreende os documentos das fases corrente (alto valor primário) e intermediário (baixo valor primário)

Question 11

Valor secundário (informativo)

Answer 11

Documentos vinculados a fatos históricos para a instituição ou pra a sociedade;

Poucos documentos atingirão este valor;

É um valor imprescritível;

Compreende os documentos da fase permanente;

Também é chamado na bibliografia arquivística de valor probatório ou informativo

Question 12

Exemplo de documentos que devem ser preservados

Answer 12

Documentos que provem como a instituição foi organizada e como funciona (origem, programas de trabalho, diretrizes, relatórios de atividades, normas)

Question 13

Exemplo de documentos que devem ser eliminados

Answer 13

Documentos cujos textos estiverem reproduzidos em outros ou tenham sido impressos em sua totalidade;

Cópias cujos originais sejam conservados;

Documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em outros;

Documentos de pura formalidade, como convites, cartas de agradecimento e outros;

Documentos que se tornaram obsoletos e não mais representam o interesse da administração