Tema 5 Flashcards
La carta comercial
La carta comercial es la más importante de las comunicaciones escritas y uno de los medios más utilizados por la empresa para comunicarse con el exterior.
La carta debe ser un fiel reflejo de la imagen que queremos transmitir, tanto a nivel personal como de empresa. Por ello es conveniente que se prepare y redacte de forma que despierte el interés del destinatario.
La carta debe ser clara y breve, pero completa, sin que nada sobre ni falte.
Cuando confeccionamos una carta debemos atender: la redacción y la presentación.
Características de la redacción de la carta comercial
La redacción y escritura de una carta se debe cuidar con el fin de que resulte:
- Clara: de fácil comprensión, para que sea entendida a la primera lectura.
- Ordenada: el orden exige tratar los puntos que forman el contenido de manera independiente y por orden de importancia.
- Breve: ha de ajustarse a lo que se desea comunicar, evitando el exceso de palabras que podrían dificultar su entendimiento.
- Correcta y precisa: empleando en cada momento la palabra o frase que mejor se ajuste a lo que pretendemos expresar.
- Cortés, seria y formal: evitando cualquier falta de consideración hacia el destinatario, así como toda réplica incorrecta.
- Completa e interesante: decir todo lo que hay que decir y conseguir con ella captar la atención de quien la lea, sin omisiones que puedan dar lugar a futuras aclaraciones.
Al redactar una carta es conveniente conocer la finalidad que se persigue con ella y buscar la mejor manera de conseguir el objetivo propuesto. Además, hay que tener presente que la carta sustituye a la conversación y debemos ponernos en el lugar de quien va a recibirla.
Incorrecciones más frecuentes: faltas de ortografía y redacción, pobreza de expresión, desorden en la exposición, verborragia, pedantería y descortesía.
Presentación de la carta comercial
La presentación ejerce una influencia decisiva en quien recibe la carta, ya que contribuye en gran medida a crear una imagen de garantía de la persona, la empresa o la entidad que la remite. Los elementos que influyen para una correcta presentación son:
- El papel: lo más aconsejable es utilizar el color blanco y en tamaña DIN-A4.
- La tinta: el color más empleado es el negro. En algunas cartas circulares, escritos publicitarios o de promoción, se emplean tintas de varios colores para resaltar o diferenciar aquello sobre lo que interesa llamar la atención.
- La estética: la carta se debe escribir con letra impresa y original; no debemos enviar fotocopia aunque escribamos a varios clientes la misma carta. Debemos evitar escribir cartas demasiado largas y si no fuera suficiente con una hoja se utilizará una segunda, no se debe escribir por el reverso.
- Los márgenes: son los espacios que quedan en blanco alrededor del escrito. El margen superior viene determinado al estar impreso el membrete, el margen inferior será aproximadamente de 2 cm. Para los márgenes laterales, lo aconsejable es de 2 a 4 cm para el izquierdo y de 1 a 2 cm para el derecho; el izquierdo siempre debe ser doble o por lo menos mayor que el derecho.
- El interlineado: puede ser sencillo, 1.5 líneas, doble, según la extensión del escrito. El espacio entre los distintos párrafos se aconseja que sea superior al mantenido entre líneas.
Estilos de cartas comercial
Los estilos más utilizados son :
- Bloque: consiste en escribir toda la carta empezando en el margen izquierdo del papel y no se utiliza ninguna sangría de primera línea de párrafo.
- Bloque modificado: es parecido al anterior pero la despedida, la antefirma y la firma se escriben con alineación a la derecha.
- Profesional: se utiliza sangría en el saludo y al comienzo de cada párrafo. La firma y la antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha.
- Evolucionado: no se utiliza sangría en el saludo y la despedida. Los párrafos del texto se escriben con sangría; la fima y la antefirma se escriben desde el centro hacia la derecha.
