Tema 4 Flashcards
motivos para que la empresa utilice la comunicación escrita en lugar de la oral:
- La comunicación escrita se puede registrar y la persona que recibe el mensaje no puede decir: “no me has dicho…”, “Me dijiste que tenía estar terminado…”.
- La comunicación escrita facilita la comprensión y permanencia del mensaje que se quiere transmitir y por tanto influye en el buen funcionamiento de la empresa.
- La comunicación escrita realza la imagen de la empresa, cuando los escritos reflejan orden, profesionalidad, cultura, filosofía empresarial.
Diferencias de la comunicacion escrita con la oral
- La permanencia: es la característica más significativa de los mensajes basados en la escritura ya que perduran mientras existen los soportes que los conservan.
- Es una comunicación diferida: el emisor generalmente no está presente en el momento de la recepción del mensaje. Por ello, no permiten la retroalimentación inmediata.
- Requiere una mayor elaboración del mensaje: para expresar las ideas es necesario reflexionar sobre el contenido
- Permite la comunicación múltiple y simultánea: la escritura ofrece la posibilidad de emitir el mismo mensaje a muchas personas a la vez.
- Se produce entre personas desconocidas: es muy frecuente que las personas que se comunican en el mundo de la empresa no tengan un trato personal.
- El mensaje es impersonal y voluminoso: algunos mensajes manuscritos conservan elementos personales, pero actualmente el envío masivo a través de equipos tecnológicos agilizan su elaboración pero a su vez dotan al mensaje de la característica impersonal.
para conseguir una buena comunicación conviene que tengamos presentes la siguientes normas:
- Pensar lo que vamos a escribir
- Pensar a quién vamos a escribir
- Expresar las ideas de forma clara y breve
- Prestar atención al contenido gramatical y presentación
- Seguir un orden de exposición
- Utilizar palabras de uso común: el uso exagerado de tecnicismos y frases largas dificulta la lectura.
Clasificación de la comunicación escrita
Encontramos diferentes clasificaciones:
- Puede ser interna o externa. La comunicación escrita internaes el intercambio de informacion que se producen entre los distintos departamentos s de la misma empresa mientras que la externa tiene lugar con las personas o empresas con las que tenga una relacion laboral.
- Según los soportes utilizados para presentar la información: documentos correspondencia propaganda prensa publicaciones oficiales
- Según los medios tecnológicos utilizados para su elaboración: manuscritos, mecanográficos, reproducciones.
- Dependiendo del medio de envío: correo ordinarios o correo electrónico
Tipos de Comunicación interna
- Los boletines y periódicos de venta: son publicaciones de formato manejable y atractivo, la periodicidad de su emisión suele ser entre semestral y mensual y de contenido comercial.
- Los catálogos de prestigio: son publicaciones, generalmente cortas, que ofrecen una síntesis de la imagen empresarial, la imagen comercial y la imagen del producto; la periodicidad de su emisión es baja, de uno a cinco años. Estas comunicaciones van dirigidas al cliente, pro forman parte del material de ayuda que utiliza el vendedor, por lo que se consideran tanto comunicaciones internas como externas.
- El tablón de anuncios: es un instrumento de comunicación dirigido a vendedores y comerciales, Recoge el resultado de los círculos de calidad, encuestas de opinión y avisos de urgencia, notas recordatorias.
Comunicación externa
Las empresas utilizan la comunicación escrita cuando tienen que enviar o recibir información de personas o empresas con las cuales mantiene relaciones comerciales o de servicios. La más utilizada es la carta comercial y también se utilizan otras comunicaciones externas breves como son el saluda, la felicitación el la invitación.
Documentos y comunicados breves
-el memorándum
-el aviso
-parte de trabajo
- el saludo
-la invitación
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Documentos con fines oficiales
-solicitud o instancia
-el certificado
-
RECORDATORIO QUE FALTA LA TEORIA DE TODOS LOS DOCUMENTOS
UWU
Comunicado interior o memorándum
Se trata de un documento de comunicación entre departamentos, se hace por triplicado (un original y dos copias). El original y una copia se llevan en mano al destinatario y este firma la copia que devuelve al emisor y se queda el original. De esta forma el emisor dispone de la acreditación de haber efectuado la comunicación y la tercera copia queda en poder de la sección que emite el comunicado.
Aviso
Se recurre a esta comunicación cuando la empresa debe informar a todos los empleados de un hecho de carácter general.
El aviso se redacta en un lenguaje sencillo y fácil de entender por todos los destinatarios. Carece de fórmulas de saludo y despedida.
Se coloca en el tablón de anuncios o en lugares visibles y de fácil acceso para que el mensaje llegue a todo el personal.
Parte de trabajo
Este documento se utiliza cuando hay que dar al personal órdenes de obligado cumplimiento, como pueden ser hacer un trabajo con prioridad o suspenderlo hasta nueva orden.
Los partes de trabajo tienen un formato similar a los memorándum, las diferencias son el contenido del mensaje y sus repercusiones en el cumplimiento con proveedores y clientes.
Saluda
El saluda es un documento breve, escrito en tercera persona y de forma protocolaria
La persona que lo escribe suele ocupar un cargo en la empresa y lo envía para comunicar alguna noticia de interés.
Las características del saluda son:
* Formato tamaño cuartilla (posición vertical). Normalmente se utilizan márgenes (izquierdo y derecho) de 2 cm.
* Se redacta en tercera persona y el texto será breve, claro y conciso.
* No va firmado y tampoco figura el sello de la empresa, ni la dirección del destinatario (esta figura en el sobre).
Invitación
Este documento se utiliza para invitar a otras personas a un acto público.
La envían las personas que ocupan un cargo importante en la empresa y el objetivo es notificar a socios, clientes, colaboradores o amigos un acto de carácter social.
Las características de la invitación son similares a las del saluda:
* Es un comunicado breve que se redacta en tercera persona
* El papel será de calidad, con el grosor adecuado y un tamaño adecuado al sobre para no tener que doblarlo
* No va firmado y cuando se trate de una invitación nominal se indicará en el texto nombre u apellidos de la persona invitada
Solicitud o instancia
La solicitud o instancia es un documento que contiene una o varias peticiones dirigidas a la Administración Pública
Normalmente, este tipo de documentos se presentan en el registro de entrada del organismo al que van dirigidas.
Las solicitudes se redactan en tercera persona. El papel será de tamaño DIN-A4 y el margen izquierdo suele ser un tercio de la hoja.
Certificado
El certificado es un documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un echo y de el cual existe constancia documental.
Este tipo de documento se utiliza para hacer constar: el tiempo trabajado en una empresa, los ingresos y retenciones practicadas a un trabajador, los estudios realizados, certificaciones de notas académicas…
El certificado se redacta en tercera persona y lo expiden personas autorizadas para ello.
Dentro de la empresa las comunicaciones escritas más utilizadas son las que se envían entre departamentos y son
el aviso y el memorandum
