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Information, Kommunikation und Planung > Projektmanagment > Flashcards

Projektmanagment Flashcards

1
Q

Was ist die Definition von Projekt

A

Vorhaben, dass nur einmal statt findet und durch die Bedingungen der Gesamtheit gekennzeichnet ist
z.B

Zielvorgabe
Rahmenbedingungen
Neuartigkeit
projektspezifische Organisation

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2
Q

Was ist die Definition von Projektmanagment

A

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes

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3
Q

Was für Projektmanagements gibt es?

A

institutional (Aufbauorganisation und Kommunikation sowie Machtstruktur

funktional (Ablauforganisation, Planung Steuerung und Kontrolle

instrumental (Sammlung von Methoden und Verfahren)

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4
Q

Wozu nutzt man Projektmanagement

A

Steigerung von Effektivität und Effizienz eines Unternehmens

technische Weiterentwicklung

höhere Umweltziele

Ohne Mangagement: erhöhtes Fehler und Kostenrisiko

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5
Q

Was sind Ursachen für ein Projekt

A

soziale Herausforderung (Menschen, Barrierefreiheit)

ökologische Herausforderungen (Umweltasspekte, Kohleausstieg)

funktionale Herausforderungen (Technik oder Organisation)

ökonomische Herausforderungen (Kosten)

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6
Q

Defintion Integrationmanagment

A

Einbeziehung aller Beteiligten und Betroffenen in die Prozesse und Vorgänge

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7
Q

Definition Umfangsmanagment

A

Festlegung des Umfangs um keine Arbeiten zu vergessen oder keine unnötigen Aufgaben durchzuführen

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8
Q

Definiton Beschaffungsmanagement

A

Bestimmung und Absprache mit Partnern und Lieferanten zur Einhaltung der fristen

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9
Q

Definition Terminmanagement

A

rechtzeitiger Abschluss aller Aufgaben um Projektabschluss pünktlich zu erreichen

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10
Q

Definition Risikomanagement

A

Erstellung von Notfallplänen sowie Risikoeinschätzung

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11
Q

Definition Qualitätsmanagement

A

Qualität der Planung, Sicherstellung und Steuerung überwachen

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12
Q

Definition Personalmanagement

A

Zuordnung des Personals zu Projektaufgaben

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13
Q

Definition Kostenmanagement

A

Schätzung der Kosten, und bei abweichenden Kosten Gegenmaßnahmen einleiten

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14
Q

Definition Kommunikationsmanagemet

A

Ständiger Austausch mit allen Beteiligten zum Informationsfluss

nimmt 50% der Zeit in anspruch

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15
Q

Was ist die Linienprojektorganisation

A

MA einer Abteilung führen Projekt durch, Abteilungsleiter bleibt Übergeordneter, MA ist Projektleiter

kleine Projekte

Tagesgeschäft bleibt weiterhin bestehen

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16
Q

Vorteile Linienprojektorganisation

A

MA kennt Stärken und Schwächen anderer MA somit guter Personaleinsatz

hohe Fachkompetenz

kurze Kommunikationswege

keine zusätzlichen Personalkosten

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17
Q

Nachteile Linienprojektorganisation

A

Neid unter Kollegen

nur für kleine Projekte geeignet

nur Abteilungsinternes Wissen

Doppelbelastung durch Projekt und Tagesgeschäft

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18
Q

Was ist die Einflussprojektorganisation

A 
PL ist eine Stabstelle
PL koordiniert den Projektablauf
PL hat eine beratenden Funktion
keine Weisungsbefugnis
keine Entscheidungsbefugnis
trotzdem großen Einfluss durch Nähe zur Leitung
19
Q

Vorteile der Einflussprojektorganisation

A

ein Ansprechpartner für alles

kein anderes Tagesgeschäft der Stabstelle

Nähe zur Leitung

20
Q

Nachteile der Einflussprojektorganisation

A

u.U lange Bearbeitungszeit um alle Daten zu beschaffen

zusätzliches Personal

keine Entscheidungs oder Weisungsbefugnis

schwierig sich in allen Bereichen auszukennen

21
Q

Was ist die Matrixprojektorganisation

A

Abteilungsübergreifend

MA hat 2 Vorgesetzte und 2 Aufgaben (Projekt + Tagesgeschäft)

hohe Fachkompetenz

Organisationsgefüge bleibt unverändert

hoher Abstimmungs und Kommunikationsaufwand

22
Q

Vorteile der Matrixorganisation

A

abteilungsübergreifende Fachkompetenz

Organisationsgefüge bleibt unverändert

MA können von Wissen und Austausch profitieren

kein zusätzliches Personal notwendig

23
Q

Nachteile der Matrixorganisation

A

MA hat zwei Vorgesetzte

MA hat zwei Aufgaben (Tagesgeschäft+ Projekt)

hoher Kommunikations und Abstimmungsaufwand

24
Q

Was ist die Reine Projektorganisation Variante 1 (autonome Projektorganisation)

A

besonders geeignet für umfangreiche Projekte mit strategischer Bedeutung

PL hat alleinige Verantwortung mit gesamter Entscheidungs und Weisungsbefugnis

zeitlich befristete Auslagerung des Projektteams, nach Projektabschluss Rückführung zu Arbeitsplätzen

25
Q

Vorteile der Reinen Projektorganisation Variante 1 (Autonome PO)

A

nur projektspezifische Arbeit

hohe Effizienz

keine Doppelbelastung

PL hat klare Entscheidungs und Weisungsbefugnis

26
Q

Nachteile der Reine PO Variante 1 ( Autonome PO)

A

Tagesgeschäft leidet unter Abzug der MA

Wiedereingliederung nötig nach Projektabschluss

27
Q

Was ist die Reine PO Variante 2 (ständige Task Force)

A

dauerhaft Auslagerung des Projektteams als neu geschaffene Abteilung

PL wir Abteilungsleiter

Neueinstellungen für die MA im Projektteam

28
Q

Vorteile der Reinen PO Variante 2 (ständige Task Force)

A

keine Doppelbelastung

Mitglieder kennen sich und ihre Stärken /Schwächen

kurze Kommunikatioswege

Entlastung der anderen Abteilungen (Tagesgeschäft)

sehr effiziente Projektarbeit

Aufstieg des PL zum Abteilungsleiter

29
Q

Nachteile der Reinen PO Variante 2 (ständige Task Force)

A

neue Mitarbeiter müssen eingestellt und eingearbeitet werden

erhöhter Personalaufwand (Hohe Kosten)

nur rentabel bei gewisser Projektanzahl und Betriebsgröße

30
Q

Nenne die Merkmale eines Projektes

A

immer ein Ziel

eine zeitliche Begrenzung

begrenzte Ressourcen

projektspezifische Organisation nötig

Neuartigkeit

31
Q

Nenne einige Unternehmensmerkmale

A

wirtschaftliche Selbstständigkeit

hat Mitarbeiter

ist im Handelsregister eingetragen

strebt Gewinnerzielung an

vertreibt Produkte oder bietet Dienstleistung an

Unternehmensgröße

32
Q

Was für Projektanstöße gibt es?

A

Intern:
durch Leitung (Top-Down)
durch Fachbereiche
durch einzelne Mitarbeiter (betriebliches Vorschlagewesen, Bottom UP)

Extern:
Gesetzesänderung
technische Entwicklung
Kunden
Wettbewerb
33
Q

Informatiosplanung Welche Berichte, von Wem an wem wann?

A

Arbeitsbereiche: Von PL oder MA, an PT und Externe, regelmäßig (wöchentlich)

Projektstatusbericht: von PL oder MA, an PT Externe und Leitung, nach Meilenstein

Zwischenbericht: von PL, an PT Externe und Leitung, nach Arbeitspaket/ Teilaufgabe (z.B Rohbau)

Abschlussbericht: von PL, an PT Externe Leitung und Gremium, nach Projektabschluss

34
Q

was beinhaltet effektives Projektinformationssystem

A

die richtigen Informationen

zur richtigen Zeit

am richtigen Ort

in der richtigen Form

an den richtigen Adressaten

35
Q

Nenne die 5 Projektphasen

A

1: Projektdefinition
2: Projektphasenplanung und Steuerung
3: Projektdurchführung
4: Projektcontrolling
5: Projektabschluss

36
Q

Was Passier in Projektphase 1

A

1: Projektdefiniton

Projektabgrenzung und Festlegung der Inhalte

sachliche, zeitliche und räumliche Kriterien aufstellen

Problem und Zieldarstellung

37
Q

Was passiert in Projektphase 2

A

2: Projektphasenplanung und steuerng

Projektstruktur (Arbeitschritte, was ist zu erledigen, einsetzen von Personal und Ressourcen)

Projektablaufplan (Terminplanung)

38
Q

Was passiert in Projektphase 3

A

3: Projektdurchführung

wichtigste Projektphase

Umsetzung des Projektes

39
Q

Was passiert in Projektphase 4

A

4: Projektcontrolling

Terminkontrolle

Aufwands- und Kostenkontrolle

Sachfortschritte

Qualitätssicherung

lückenlose Projektdokumentation

Phase 4 findet gleichzeitig zu allen andere Phasen statt

40
Q

Was passiert in Projektphase 5

A

5: Projektabschluss

Projektabnahme

Projektabschlussanlayse

Erfahrungssicherung

Projektauflösung

Projektabschlussbericht

41
Q

Was sind die Kompetenzen eines Projektleiters

A

Fachkompetenz (Wissen über Materie)

Führungskompetenz (Leitung des PT)

Projektmanagementkompetenz (Steuerung des Projektes)

42
Q

Was sind die Aufgaben eines Projektleiters

A

Planungsaufgaben (Aufgabenstellen, Ressourcenplanung)

Steuerungsaufgaben (Personalführung, Änderungsmanagement)

Kontrollaufgaben (Meilensteine, soll/ist Abgleich)

Dokumentationsaufgaben (Zwischen und Abschlussberichte)

43
Q

Wie ist die Teamstruktur

A

Kernteam

Experten (arbeitet punktuell )

Gesamtteam (ergibt sich aus Kernteam + Experten)

44
Q

wie ist die optimale Teamzusammensetzung

A

Fachkompetenz (fachliches Wissen, Berufserfahrung)

Sozialkompetenz (Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit)

Methodenkompetenz (Kenntnisse über Projektmanagement und Präsentation)

Information, Kommunikation und Planung (2 decks)

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