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Information, Kommunikation und Planung > Projektmanagment > Flashcards

Projektmanagment Flashcards

1
Q

Was ist die Definition von Projekt

A

Vorhaben, dass nur einmal statt findet und durch die Bedingungen der Gesamtheit gekennzeichnet ist
z.B

Zielvorgabe
Rahmenbedingungen
Neuartigkeit
projektspezifische Organisation

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2
Q

Was ist die Definition von Projektmanagment

A

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes

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3
Q

Was für Projektmanagements gibt es?

A

institutional (Aufbauorganisation und Kommunikation sowie Machtstruktur

funktional (Ablauforganisation, Planung Steuerung und Kontrolle

instrumental (Sammlung von Methoden und Verfahren)

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4
Q

Wozu nutzt man Projektmanagement

A

Steigerung von Effektivität und Effizienz eines Unternehmens

technische Weiterentwicklung

höhere Umweltziele

Ohne Mangagement: erhöhtes Fehler und Kostenrisiko

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5
Q

Was sind Ursachen für ein Projekt

A

soziale Herausforderung (Menschen, Barrierefreiheit)

ökologische Herausforderungen (Umweltasspekte, Kohleausstieg)

funktionale Herausforderungen (Technik oder Organisation)

ökonomische Herausforderungen (Kosten)

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6
Q

Defintion Integrationmanagment

A

Einbeziehung aller Beteiligten und Betroffenen in die Prozesse und Vorgänge

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7
Q

Definition Umfangsmanagment

A

Festlegung des Umfangs um keine Arbeiten zu vergessen oder keine unnötigen Aufgaben durchzuführen

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8
Q

Definiton Beschaffungsmanagement

A

Bestimmung und Absprache mit Partnern und Lieferanten zur Einhaltung der fristen

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9
Q

Definition Terminmanagement

A

rechtzeitiger Abschluss aller Aufgaben um Projektabschluss pünktlich zu erreichen

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10
Q

Definition Risikomanagement

A

Erstellung von Notfallplänen sowie Risikoeinschätzung

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11
Q

Definition Qualitätsmanagement

A

Qualität der Planung, Sicherstellung und Steuerung überwachen

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12
Q

Definition Personalmanagement

A

Zuordnung des Personals zu Projektaufgaben

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13
Q

Definition Kostenmanagement

A

Schätzung der Kosten, und bei abweichenden Kosten Gegenmaßnahmen einleiten

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14
Q

Definition Kommunikationsmanagemet

A

Ständiger Austausch mit allen Beteiligten zum Informationsfluss

nimmt 50% der Zeit in anspruch

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15
Q

Was ist die Linienprojektorganisation

A

MA einer Abteilung führen Projekt durch, Abteilungsleiter bleibt Übergeordneter, MA ist Projektleiter

kleine Projekte

Tagesgeschäft bleibt weiterhin bestehen

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16
Q

Vorteile Linienprojektorganisation

A

MA kennt Stärken und Schwächen anderer MA somit guter Personaleinsatz

hohe Fachkompetenz

kurze Kommunikationswege

keine zusätzlichen Personalkosten

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17
Q

Nachteile Linienprojektorganisation

A

Neid unter Kollegen

nur für kleine Projekte geeignet

nur Abteilungsinternes Wissen

Doppelbelastung durch Projekt und Tagesgeschäft

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18
Q

Was ist die Einflussprojektorganisation

A 
PL ist eine Stabstelle
PL koordiniert den Projektablauf
PL hat eine beratenden Funktion
keine Weisungsbefugnis
keine Entscheidungsbefugnis
trotzdem großen Einfluss durch Nähe zur Leitung
19
Q

Vorteile der Einflussprojektorganisation

A

ein Ansprechpartner für alles

kein anderes Tagesgeschäft der Stabstelle

Nähe zur Leitung

20
Q

Nachteile der Einflussprojektorganisation

A

u.U lange Bearbeitungszeit um alle Daten zu beschaffen

zusätzliches Personal

keine Entscheidungs oder Weisungsbefugnis

schwierig sich in allen Bereichen auszukennen

21
Q

Was ist die Matrixprojektorganisation

A

Abteilungsübergreifend

MA hat 2 Vorgesetzte und 2 Aufgaben (Projekt + Tagesgeschäft)

hohe Fachkompetenz

Organisationsgefüge bleibt unverändert

hoher Abstimmungs und Kommunikationsaufwand

22
Q

Vorteile der Matrixorganisation

A

abteilungsübergreifende Fachkompetenz

Organisationsgefüge bleibt unverändert

MA können von Wissen und Austausch profitieren

kein zusätzliches Personal notwendig

23
Q

Nachteile der Matrixorganisation

A

MA hat zwei Vorgesetzte

MA hat zwei Aufgaben (Tagesgeschäft+ Projekt)

hoher Kommunikations und Abstimmungsaufwand

24
Q

Was ist die Reine Projektorganisation Variante 1 (autonome Projektorganisation)

A

besonders geeignet für umfangreiche Projekte mit strategischer Bedeutung

PL hat alleinige Verantwortung mit gesamter Entscheidungs und Weisungsbefugnis

zeitlich befristete Auslagerung des Projektteams, nach Projektabschluss Rückführung zu Arbeitsplätzen

25
Vorteile der Reinen Projektorganisation Variante 1 (Autonome PO)
nur projektspezifische Arbeit hohe Effizienz keine Doppelbelastung PL hat klare Entscheidungs und Weisungsbefugnis
26
Nachteile der Reine PO Variante 1 ( Autonome PO)
Tagesgeschäft leidet unter Abzug der MA Wiedereingliederung nötig nach Projektabschluss
27
Was ist die Reine PO Variante 2 (ständige Task Force)
dauerhaft Auslagerung des Projektteams als neu geschaffene Abteilung PL wir Abteilungsleiter Neueinstellungen für die MA im Projektteam
28
Vorteile der Reinen PO Variante 2 (ständige Task Force)
keine Doppelbelastung Mitglieder kennen sich und ihre Stärken /Schwächen kurze Kommunikatioswege Entlastung der anderen Abteilungen (Tagesgeschäft) sehr effiziente Projektarbeit Aufstieg des PL zum Abteilungsleiter
29
Nachteile der Reinen PO Variante 2 (ständige Task Force)
neue Mitarbeiter müssen eingestellt und eingearbeitet werden erhöhter Personalaufwand (Hohe Kosten) nur rentabel bei gewisser Projektanzahl und Betriebsgröße
30
Nenne die Merkmale eines Projektes
immer ein Ziel eine zeitliche Begrenzung begrenzte Ressourcen projektspezifische Organisation nötig Neuartigkeit
31
Nenne einige Unternehmensmerkmale
wirtschaftliche Selbstständigkeit hat Mitarbeiter ist im Handelsregister eingetragen strebt Gewinnerzielung an vertreibt Produkte oder bietet Dienstleistung an Unternehmensgröße
32
Was für Projektanstöße gibt es?
Intern: durch Leitung (Top-Down) durch Fachbereiche durch einzelne Mitarbeiter (betriebliches Vorschlagewesen, Bottom UP) ``` Extern: Gesetzesänderung technische Entwicklung Kunden Wettbewerb ```
33
Informatiosplanung Welche Berichte, von Wem an wem wann?
Arbeitsbereiche: Von PL oder MA, an PT und Externe, regelmäßig (wöchentlich) Projektstatusbericht: von PL oder MA, an PT Externe und Leitung, nach Meilenstein Zwischenbericht: von PL, an PT Externe und Leitung, nach Arbeitspaket/ Teilaufgabe (z.B Rohbau) Abschlussbericht: von PL, an PT Externe Leitung und Gremium, nach Projektabschluss
34
was beinhaltet effektives Projektinformationssystem
die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Form an den richtigen Adressaten
35
Nenne die 5 Projektphasen
1: Projektdefinition 2: Projektphasenplanung und Steuerung 3: Projektdurchführung 4: Projektcontrolling 5: Projektabschluss
36
Was Passier in Projektphase 1
1: Projektdefiniton Projektabgrenzung und Festlegung der Inhalte sachliche, zeitliche und räumliche Kriterien aufstellen Problem und Zieldarstellung
37
Was passiert in Projektphase 2
2: Projektphasenplanung und steuerng Projektstruktur (Arbeitschritte, was ist zu erledigen, einsetzen von Personal und Ressourcen) Projektablaufplan (Terminplanung)
38
Was passiert in Projektphase 3
3: Projektdurchführung wichtigste Projektphase Umsetzung des Projektes
39
Was passiert in Projektphase 4
4: Projektcontrolling Terminkontrolle Aufwands- und Kostenkontrolle Sachfortschritte Qualitätssicherung lückenlose Projektdokumentation Phase 4 findet gleichzeitig zu allen andere Phasen statt
40
Was passiert in Projektphase 5
5: Projektabschluss Projektabnahme Projektabschlussanlayse Erfahrungssicherung Projektauflösung Projektabschlussbericht
41
Was sind die Kompetenzen eines Projektleiters
Fachkompetenz (Wissen über Materie) Führungskompetenz (Leitung des PT) Projektmanagementkompetenz (Steuerung des Projektes)
42
Was sind die Aufgaben eines Projektleiters
Planungsaufgaben (Aufgabenstellen, Ressourcenplanung) Steuerungsaufgaben (Personalführung, Änderungsmanagement) Kontrollaufgaben (Meilensteine, soll/ist Abgleich) Dokumentationsaufgaben (Zwischen und Abschlussberichte)
43
Wie ist die Teamstruktur
Kernteam Experten (arbeitet punktuell ) Gesamtteam (ergibt sich aus Kernteam + Experten)
44
wie ist die optimale Teamzusammensetzung
Fachkompetenz (fachliches Wissen, Berufserfahrung) Sozialkompetenz (Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit) Methodenkompetenz (Kenntnisse über Projektmanagement und Präsentation)

Information, Kommunikation und Planung (2 decks)

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