Projektmanagment Flashcards
Was ist die Definition von Projekt
Vorhaben, dass nur einmal statt findet und durch die Bedingungen der Gesamtheit gekennzeichnet ist
z.B
Zielvorgabe
Rahmenbedingungen
Neuartigkeit
projektspezifische Organisation
Was ist die Definition von Projektmanagment
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes
Was für Projektmanagements gibt es?
institutional (Aufbauorganisation und Kommunikation sowie Machtstruktur
funktional (Ablauforganisation, Planung Steuerung und Kontrolle
instrumental (Sammlung von Methoden und Verfahren)
Wozu nutzt man Projektmanagement
Steigerung von Effektivität und Effizienz eines Unternehmens
technische Weiterentwicklung
höhere Umweltziele
Ohne Mangagement: erhöhtes Fehler und Kostenrisiko
Was sind Ursachen für ein Projekt
soziale Herausforderung (Menschen, Barrierefreiheit)
ökologische Herausforderungen (Umweltasspekte, Kohleausstieg)
funktionale Herausforderungen (Technik oder Organisation)
ökonomische Herausforderungen (Kosten)
Defintion Integrationmanagment
Einbeziehung aller Beteiligten und Betroffenen in die Prozesse und Vorgänge
Definition Umfangsmanagment
Festlegung des Umfangs um keine Arbeiten zu vergessen oder keine unnötigen Aufgaben durchzuführen
Definiton Beschaffungsmanagement
Bestimmung und Absprache mit Partnern und Lieferanten zur Einhaltung der fristen
Definition Terminmanagement
rechtzeitiger Abschluss aller Aufgaben um Projektabschluss pünktlich zu erreichen
Definition Risikomanagement
Erstellung von Notfallplänen sowie Risikoeinschätzung
Definition Qualitätsmanagement
Qualität der Planung, Sicherstellung und Steuerung überwachen
Definition Personalmanagement
Zuordnung des Personals zu Projektaufgaben
Definition Kostenmanagement
Schätzung der Kosten, und bei abweichenden Kosten Gegenmaßnahmen einleiten
Definition Kommunikationsmanagemet
Ständiger Austausch mit allen Beteiligten zum Informationsfluss
nimmt 50% der Zeit in anspruch
Was ist die Linienprojektorganisation
MA einer Abteilung führen Projekt durch, Abteilungsleiter bleibt Übergeordneter, MA ist Projektleiter
kleine Projekte
Tagesgeschäft bleibt weiterhin bestehen
Vorteile Linienprojektorganisation
MA kennt Stärken und Schwächen anderer MA somit guter Personaleinsatz
hohe Fachkompetenz
kurze Kommunikationswege
keine zusätzlichen Personalkosten
Nachteile Linienprojektorganisation
Neid unter Kollegen
nur für kleine Projekte geeignet
nur Abteilungsinternes Wissen
Doppelbelastung durch Projekt und Tagesgeschäft
Was ist die Einflussprojektorganisation
PL ist eine Stabstelle PL koordiniert den Projektablauf PL hat eine beratenden Funktion keine Weisungsbefugnis keine Entscheidungsbefugnis trotzdem großen Einfluss durch Nähe zur Leitung
Vorteile der Einflussprojektorganisation
ein Ansprechpartner für alles
kein anderes Tagesgeschäft der Stabstelle
Nähe zur Leitung
Nachteile der Einflussprojektorganisation
u.U lange Bearbeitungszeit um alle Daten zu beschaffen
zusätzliches Personal
keine Entscheidungs oder Weisungsbefugnis
schwierig sich in allen Bereichen auszukennen
Was ist die Matrixprojektorganisation
Abteilungsübergreifend
MA hat 2 Vorgesetzte und 2 Aufgaben (Projekt + Tagesgeschäft)
hohe Fachkompetenz
Organisationsgefüge bleibt unverändert
hoher Abstimmungs und Kommunikationsaufwand
Vorteile der Matrixorganisation
abteilungsübergreifende Fachkompetenz
Organisationsgefüge bleibt unverändert
MA können von Wissen und Austausch profitieren
kein zusätzliches Personal notwendig
Nachteile der Matrixorganisation
MA hat zwei Vorgesetzte
MA hat zwei Aufgaben (Tagesgeschäft+ Projekt)
hoher Kommunikations und Abstimmungsaufwand
Was ist die Reine Projektorganisation Variante 1 (autonome Projektorganisation)
besonders geeignet für umfangreiche Projekte mit strategischer Bedeutung
PL hat alleinige Verantwortung mit gesamter Entscheidungs und Weisungsbefugnis
zeitlich befristete Auslagerung des Projektteams, nach Projektabschluss Rückführung zu Arbeitsplätzen
Vorteile der Reinen Projektorganisation Variante 1 (Autonome PO)
nur projektspezifische Arbeit
hohe Effizienz
keine Doppelbelastung
PL hat klare Entscheidungs und Weisungsbefugnis
Nachteile der Reine PO Variante 1 ( Autonome PO)
Tagesgeschäft leidet unter Abzug der MA
Wiedereingliederung nötig nach Projektabschluss
Was ist die Reine PO Variante 2 (ständige Task Force)
dauerhaft Auslagerung des Projektteams als neu geschaffene Abteilung
PL wir Abteilungsleiter
Neueinstellungen für die MA im Projektteam
Vorteile der Reinen PO Variante 2 (ständige Task Force)
keine Doppelbelastung
Mitglieder kennen sich und ihre Stärken /Schwächen
kurze Kommunikatioswege
Entlastung der anderen Abteilungen (Tagesgeschäft)
sehr effiziente Projektarbeit
Aufstieg des PL zum Abteilungsleiter
Nachteile der Reinen PO Variante 2 (ständige Task Force)
neue Mitarbeiter müssen eingestellt und eingearbeitet werden
erhöhter Personalaufwand (Hohe Kosten)
nur rentabel bei gewisser Projektanzahl und Betriebsgröße
Nenne die Merkmale eines Projektes
immer ein Ziel
eine zeitliche Begrenzung
begrenzte Ressourcen
projektspezifische Organisation nötig
Neuartigkeit
Nenne einige Unternehmensmerkmale
wirtschaftliche Selbstständigkeit
hat Mitarbeiter
ist im Handelsregister eingetragen
strebt Gewinnerzielung an
vertreibt Produkte oder bietet Dienstleistung an
Unternehmensgröße
Was für Projektanstöße gibt es?
Intern:
durch Leitung (Top-Down)
durch Fachbereiche
durch einzelne Mitarbeiter (betriebliches Vorschlagewesen, Bottom UP)
Extern: Gesetzesänderung technische Entwicklung Kunden Wettbewerb
Informatiosplanung Welche Berichte, von Wem an wem wann?
Arbeitsbereiche: Von PL oder MA, an PT und Externe, regelmäßig (wöchentlich)
Projektstatusbericht: von PL oder MA, an PT Externe und Leitung, nach Meilenstein
Zwischenbericht: von PL, an PT Externe und Leitung, nach Arbeitspaket/ Teilaufgabe (z.B Rohbau)
Abschlussbericht: von PL, an PT Externe Leitung und Gremium, nach Projektabschluss
was beinhaltet effektives Projektinformationssystem
die richtigen Informationen
zur richtigen Zeit
am richtigen Ort
in der richtigen Form
an den richtigen Adressaten
Nenne die 5 Projektphasen
1: Projektdefinition
2: Projektphasenplanung und Steuerung
3: Projektdurchführung
4: Projektcontrolling
5: Projektabschluss
Was Passier in Projektphase 1
1: Projektdefiniton
Projektabgrenzung und Festlegung der Inhalte
sachliche, zeitliche und räumliche Kriterien aufstellen
Problem und Zieldarstellung
Was passiert in Projektphase 2
2: Projektphasenplanung und steuerng
Projektstruktur (Arbeitschritte, was ist zu erledigen, einsetzen von Personal und Ressourcen)
Projektablaufplan (Terminplanung)
Was passiert in Projektphase 3
3: Projektdurchführung
wichtigste Projektphase
Umsetzung des Projektes
Was passiert in Projektphase 4
4: Projektcontrolling
Terminkontrolle
Aufwands- und Kostenkontrolle
Sachfortschritte
Qualitätssicherung
lückenlose Projektdokumentation
Phase 4 findet gleichzeitig zu allen andere Phasen statt
Was passiert in Projektphase 5
5: Projektabschluss
Projektabnahme
Projektabschlussanlayse
Erfahrungssicherung
Projektauflösung
Projektabschlussbericht
Was sind die Kompetenzen eines Projektleiters
Fachkompetenz (Wissen über Materie)
Führungskompetenz (Leitung des PT)
Projektmanagementkompetenz (Steuerung des Projektes)
Was sind die Aufgaben eines Projektleiters
Planungsaufgaben (Aufgabenstellen, Ressourcenplanung)
Steuerungsaufgaben (Personalführung, Änderungsmanagement)
Kontrollaufgaben (Meilensteine, soll/ist Abgleich)
Dokumentationsaufgaben (Zwischen und Abschlussberichte)
Wie ist die Teamstruktur
Kernteam
Experten (arbeitet punktuell )
Gesamtteam (ergibt sich aus Kernteam + Experten)
wie ist die optimale Teamzusammensetzung
Fachkompetenz (fachliches Wissen, Berufserfahrung)
Sozialkompetenz (Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit)
Methodenkompetenz (Kenntnisse über Projektmanagement und Präsentation)
