Projektmanagement Flashcards
Was soll durch Projektmanagement erreicht werden? (6)
- Reduktion von Risiken
- Kontrolle des Projektfortschritts
- Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen
- Verbesserung des Informationsflusses und -austausches
- Zielorientierung
- Förderung professioneller Projekt- und Teamarbeit
Projektmanagement erhöht…?
die Wahrscheinlichkeiten, dass ein Projekt erfolgreich verläuft.
(Was ist ein Projekt? (DIN 69901-5))
Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
Was ist ein Projekt? die Kernaussage?
Ein Projekt ist eine Unternehmung, welche innerhalb eines definierten Zeitraumes ein definiertes Ergebnis erzielt.
Nenne projektbestimmende Faktoren: (8)
- begrenzte Ressourcen
- mehrere Akteure
- Innovation/Neuartigkeit
- Komplexität der Aufgabe
- Einmaligkeit der Aufgabe
- Organisationsübergreifende Arbeit
- interdisziplinäre Arbeit
- keine Linienorganisation, sondern projektorientierte Organisationsform
Projektarten Teil 1:
- Organisation: (2)
- Hauptgegenstand/Leistung: z.B. (3)
Organisation:
- interne Projekte (Projektauslösung intern bedingt)
—> z.B. neue Fertigungslinie
- externe Projekte (Projektauslödung durch außen)
—> z.B. Exportauftrag
Hauptgegenstand/Leistung:
- Forschungs-& Entwicklungsprojekte
- Logistikprojekte
- Bauprojekte/ Investitionsprojekte
Projektarten Teil2:
- Projektträger: (2)
- Art Finanzierung: (3)
- typische Dauer: (3)
Projektträger:
- staatliche Projekte (z.B. Eisenbahnbau)
- Unternehmensprojekte (z.B. Markteinführung Produkt)
Art der Finanzierungen:
- Eigenfinanzierung
- Umschichtungsfinanzierung
- Fremdfinanzierung
typische Dauer:
- Wochen (Planung einer Entscheidung, Meeting)
- Monaten (Entwicklungsprojekt)
- Jahren (langfristige Entwicklungsprojekt)
Was versteht man unter dem „magischen Dreieck“ des Projektmanagements?
- Zeit, Kosten und Qualität stehen in Zielkonkurrenz zueinander
Was stellen die drei Inhalte des „magischen Dreiecks“ dar?
- die Erfolgskriterien („in time, in budget, in scope“)
- die Steuerungsparameter und die Betrachtungsgrößen für die
Risikoanalyse
Beispiele für die Zielkonkurrenz zwischen Zeit, Kosten und Qualität: (3)
- Um den Termin zu halten, werden Überstunden geleistet und zusätzliches Personal beschäftigt, dies erhöht die Kosten
- Um bei einem gedeckelten Projekt die Kosten zu halten, werden Leistungen gestrichen, dies senkt die Qualität des Ergebnisses
- um die Qualität des Projektergebnisses sicherzustellen, wird zusätzliche Zeit in Tests investiert und der Termin verschoben.
Mit was befasst sich das Projektmanagement?
Befasst sich mit dem Management von Zeit, Kosten und Qualität, mit dem Ziel, ein Projekt abzuschließen
Definition des Projektmanagements (projektmagazin.de)?
Projektmanagement ist die Planung, die Überwachung die Steuerung und der Abschluss eines Projektes.
Definition Projektmanagement (ISO-Norm)?
Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt.
Es umfasst das Zusammenwirken der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus
Die ISO 21500 unterteilt ein Projekt in ?? große Phasen.
3
In welche großen Phasen unterteilt die ISO 21500 ein Projekt?
- Planungsphase
- Durchführungsphase
- Abschlussphase
Häufige Ausgangssituation von Projekten: (7)
- unrealistische und unklare Projektziele
- geringe Verbindlichkeit der Projektmitglieder
- keine ganzheitliche Problemsicht
- keine gemeinsame Sprache, fehlendes „Wir“-Gefühl
- geringe Identifikation der Mitglieder mit dem Projekt
- geringe Sensibilität für das Umfeld
- unklare Rollenerwartungen
Was versteht man unter einem Angebotsprojekt? (kurze Fassung)
Gründung des Projektes aus einer Projektidee heraus.
Was versteht man unter einem Auftragsabwicklungsprojekt? (kurze Fassung)
Gründung des Projektes aus einer Angebotsphase oder Vorprojektphase.
Angebotsprojekt: Gründung eines Projekts
- Was ist der Anstoß des Projektes?
- was prüft das Projektmanagement?
- müssen Projektidee und Projektdefinition zu 100% übereinstimmen?
- auf Basis welcher Kriterien wird eine Entscheidung gefällt?
—> Ideenbewertung
- Anstoß des Projektes: eine Idee bzw. Vision
- prüft Realisierbarkeit und Projektwürdigkeit der Idee
—> wenn ja, folgt ein Abgleich zws. ursprünglicher Idee und eigentlicher Projektdefinition - Nein müssen sie nicht!
- Abwicklung in der Linie, Abwicklung als Projekt, Überarbeiten der Idee
Auftragsabwicklungsprojekt: Gründung eines Projektes
- was gibt es bereits bei Auftragserteilung?
- was kennen beteiligte Personen bereits?
- Was wird zu Projektstart meist gewechselt?
- Wie hält man den Übertragungsaufwand gering?
- Was darf nicht verloren gehen?
- Nenne alle 4.Schritte kurz:
- eine „Vorgeschichte“ (z.B. aus Angebotsphase) zum Projekt
- den Kunden, die angestrebte Problemlösung und evtl. die verborgenen Risiken
- die Zuständigkeiten (z.B. aus Verkauf zur entsprechenden Abteilung) —> zusätzliche oder andere Ressourcen
- indem vorhandene Informationen übersichtlich dargestellt werden
- Projektinformationen
Schritte 1-4(!!!!!):
- Angebotsphase
- Zuständigkeitenwechsel
- Informationsübergabe
- Abwicklung als Projekt
Definition des Projektziels:
Projektziele beschreiben jenen Zustand, der am Projektende vorliegen soll.
(Die Maßnahmen, die notwendig sind, um den Sollzustand zu erreichen, sind hingegen nicht Teil der Zielformulierung)
Ablauf zur Definition von Projektzielen: (7)
- Suche nach Zielideen
- Strukturierung der Ziele (Prioritäten)
- Analyse der Zielbeziehungen
- Quantifizierung der Ziele
- Gewichtung der Ziele
- Kommunikation der Ziele
- Projektziele müssen regelmäßig den aktuellen Zwischenergebnissen angepasst werden
Projektziele müssen ??? sein.
—> Für was steht dieser Begriff?
SMART
Specific —> Was soll wie erreicht werden?
Measurable —> Messkriterien festlegen, Ziele messbar machen
Achievable —> Ist das Projektziel erreichbar?
Realistic —> ist das Ziel unter den gegeben Umständen und mit den vorhandenen Ressourcen realisierbar?
Time —> Zeitrahmen festlegen, Meilensteine festlegen
Zieldefinition: Erstellung eines Zielbaumes
- ??
- ??
- ??
- Strategisches Gesamtziel
- Teilziele
- operable Einsatzziele
—> Beispiel Folie 20
Welche Begriffe von SMART bilden einen Zielbaum ab?
Specific und Achievable
—> Measurable, Realistic und Time nicht
Projektumfeldanalyse: (3)
- ganzheitliche und frühzeitige Erfassung aller Einflussfaktoren auf ein Projekt
- Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern eines Projektes
- Feststellung der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen
Das Umfeld eines Projektes:
—> Nenne Institutionen oder Personen im Umfeld des Projektes: (8)
- Behörden
- Medien
- Zulieferer
- Kunden
- Stammorganisation
- interner Auftraggeber
- Projektmitarbeiter
- Mitbewerber
Projektorganisation:
—> Ziele der Projektorganisation: (4)
- Aufbau einer für das Projekt sinnvollen Organisationsform
- eindeutige Zuordnung von Personen zu den Projektrollen
—> Leiter, Controller, Auftraggeber, Assistent etc. - klare Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzabgrenzungen zws. allen Beteiligten
- Vereinbarung eines projektbezogenen Informationssystems
Projektorganisation:
—> beschreibe die allgemeine Kompetenzverteilung zwischen Projektleiter, Vorgesetztem des Projektmitarbeiters und Projektmitarbeiter:
(Projektleiter und Vorgesetzter des Projektmitarbeiters tauschen sich gegenseitig aus und beauftragen jeweils den Projektmitarbeiter. (siehe Folie 22))
Auswahl eines Projektleiters:
- aus welchen Tätigkeitsbereich kommen Projektleiter häufig?
aus Abteilungen, wo sie als Fachspezialisten tätig waren bzw. sind
Anforderungen an Projektleiter: (6)
- Kenntnis der Projektmanagement-Instrumente und deren Anwendung
- fachliche Kenntnisse zum Projektinhalt
- Kommunikationsfähigkeit
- Führungsfähigkeit
- Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit
Auswahl eines Projektteams (1/3):
—> Welche 4 Kompetenzen sind von Bedeutung?
- Fachkompetenz
- Entscheidungskompetenz
- Sozialkompetenz
- Anwendungskompetenz
Auswahl eines Projektteams(1/3):
- Fachkompetenz: (3)
- fachliches Know-How
- Berufserfahrung
- Expertise
Auswahl eines Projektteams(1/3):
Entscheidungskompetenz: (3)
- formelle Entscheidungsbefugnis
- Verfügungsmacht über Zeit, Geld, Infrastruktur
- informelle Macht
—> Opinion Leader, Meinungsmacher, graue Eminenz
Auswahl eines Projektteams(1/3):
Anwendungskompetenz: Welche Personen?
Personen, die vom Projektergebnis betroffen sind:
- Anwender
- Umsetzer
- Nutzer
- Betreiber
Auswahl eines Projektteams:
Sozialkompetenz: (3)
- Fähigkeit zu Führen und zu Folgen, Teamfähigkeit
- informeller Einfluss, Anerkennung
- positive Kontakte zu Personen im Projektzusammenhang
Auswahl eines Projektteams (2/3):
Welche Fragestellungen müssen bei der Auswahl der Mitarbeiter eines Projektes neben den persönlichen Kompetenzen geklärt werden?
(4)
- sind die ausgewählten Mitarbeiter für neue Projekt verfügbar?
- Arbeiten die Mitarbeiter Vollzeit/Teilzeit im neuen Projekt?
- Was bedeutet es, wenn ein Mitarbeiter nur Teilzeit für das Projekt arbeitet?
- Wie sollen die vers. Projektaufgaben eines Mitarbeiters priorisiert werden?
Auswahl eines Projektteams (3/3):
Die Teammitglieder werden nun ernannt, es herrschen vor: (3)
- unters. individuelle Ziele, Interessen und Fähigkeiten
- Unsicherheit über Art und Weise der Zusammenarbeit
- Unsicherheit über Kompetenzen und Zuständigkeiten
Welche Kommunikationsformen haben sich in der Projektstartphase bewährt? (3)
Kick-off Meeting
—> Ziel und Ausgangssituation des Projektes sind zumindest einem bekannt
—> Schwerpunkt liegt auf Weitergabe der vorhandenen Informationen und zum Kennenlernen aller Beteiligten, Entwickeln eines „Wir“-Gefühls
Projektstart-Besprechung
—> neben formellen Informationen, werden schon Projektpläne genauer vorgestellt
Projektstartworkshop
—> entwickeln von detaillierten Planungen im Team
—> Ziele sind meist noch offen bzw. unklar
Charaktere in Projektteams
—> viele Projekte scheitern nicht an den technologischen Rahmenbedingungen, sondern aufgrund ??
sozialer Faktoren (sog. weiche Faktoren)
Charaktere in Projektteams
- in allen hinlänglich großen Projektteams kann man spezielle ?? Gruppen von ?? finden
—> Beispiele?? - ?? kann während der vers. Phasen eines Projektes aus jeder dieser Besonderheiten einen Nutzen ziehen
…kann man spezielle gegensätzliche Gruppen von Mitarbeitern finden.
—> Beispiele: - Pragmatiker Theoretiker - Passive Hyperaktive - Nörgler, Pessimisten Positive, Euphoriker ...
- Projektleiter …
Aufgabenverteilung
—> Projektleiter: (5)
- Kommunikation nach oben und unten
- Bereitstellung aller notwendigen Informationen
—> speziell für das jeweilige Team bzw. den jew. Mitarbeiter
—> ABER: Informationsflut vermeiden - Meilensteine koordinieren
—> rechtzeitiges Informieren über Zeitpunkt und Umfang sowie Zusammenstellung und Aufbereitung der erforderlichen Informationen - Motivation der Mitarbeiter
- gezieltes Steuern und Harmonisierung der Aktivitäten aller Teams auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet
Aufgabenverteilung
—> Projektmitarbeiter: (4)
- regelmäßiges Berichten gegenüber Projektleiter
- Fokussierung auf das Bearbeiten der spezifischen Aufgabe
- selbstständiges Einfordern von fehlenden Informationen
- Aufgabenstrukturierung nach dem kommunizierten Zeitplan
Zeit- und Arbeitsplanung im Projekt: (6)
- Projektstrukturplan
- Definition der Arbeitspakete
- Festlegung der Abfolge der Arbeitspakete & Aktivitäten
- schätzen der Dauer von Arbeitspaketen und Aktivitäten
- erstellen eines Terminplanes
- Erstellung der Projektpläne
Wovon gehen alle Projektpläne aus?
Vom Projektstrukturplan
Projektstrukturplan
Aufgaben der Projektstrukturpläne: (3)
- bildet das Fundament für die gesamte Projektplanung
—> Planung der Termine, Kosten, Einsatzmittel
—> Festlegung der Leistungsmerkmale - legt die aufgabenmäsige Gliederung eines Projektes fest
—> enthält alle Projektaktivitäten, die in den einzelnen Phasen durchzuführen sind - nach DIN69901: „Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zws. den Elementen eines Projekts“
Projektstrukturplanung
Welche Arten von Projektstrukturplänen gibt es? (4)
- Objektorientierter Projektstrukturplan
- Funktionsorientierter Pro…
- Ablauforientierter Pro…
- Mischformen
Objektorientierter Projektstrukturplan (siehe Folie 32!!!!)
Was ist entscheidend?
die technische Struktur des zu entwickelnden Objektes
Funktionsorientierter Projektstrukturplan(Folie 32!!!)
Orientierung nach??
Arbeitspakete nach den ?? gegliedert, z.B.: ??
Orientierung nach betrieblichen Funktionsbereichen
Arbeitspakete nach den Entwicklungsfunktionen gegliedert z.B.:
—> Konstruktion, Elektronikentwurf, Musterbau etc.
Ablauforientierter Projektstrukturplan(Folie 33)
—> Entwurf nach ??
Entwurf nach dem Projektablauf
Arten der Projektstrukturpläne
Mischformen (Folie 33)
werden in ?? verwendet.
Werden in der Realität verwendet
Zeit- und Arbeitsplanung im Projekt - Vorgehen:
—> mit Folie 34 und 35 herausfinden
- Ablauforientierter Projektstrukturplan
—> Methode: ?? - Ablaufplanung
—> Methode: ?? - Terminplanung
—> Methode: ?? - Projektplan:
—> Methode: ??
-
- Strukturplan
- Terminliste
- Terminliste
- vernetzter Balkenplan
SMART:
—> S(Specific) und A(Achievable) bildet ein ?? ab
—> M(Measurable), R (Realistic), T(Time) hingegen ein ??
—> S,A: Zielbaum
—> M,R,T: Balkenplan
Balkenplan, Eigenschaften: (4)
- gibt zeitlichen Überblick über die Arbeitspakete eines Projekts
- aktueller Fortschritt lässt sich geplanten Vorgaben gegenüberstellen
- jedes Arbeitspaket kann einem Verantwortlichen zugeteilt werden
- wichtige Termine werden durch „Meilensteine“ gekennzeichnet
Projektfortschritt - frühzeitige Planung lohnt sich!
Erhöhen des Planungsaufwandes führt zu:
- reduziertem Realisierungs- und Erprobungsaufwand
- reduziertem Wartungsaufwand
Gestaltung der Teamarbeit
- Aufgabenverteilung im Team - Ziele: (3)
- Aufgaben sollen eindeutig auf das Projektteam verteilt werden
- Abstimmung der Verteilung der Aufgaben
- Überprüfung von aktuellen Aufgaben
Teamarbeit ermöglicht die Entwicklung von?
Diese wiederum sind in ?? eingebettet
Projektkulturen
Unternehmenskulturen
Konfliktsituationen
- Projekte werden häufig begleitet durch Konflikte
—> können routinierten Ablauf stören
—> darum sollten Konflikte frühzeitig erkannt werden
Nenne Konfliktbeispiele: (5)
- Zielkonflikte (gegensätzliche Ziele und Interessen)
- Beurteilungskonflikte
- Verteilungskonflikte
- Wertekonflikte
- Beziehungskonflikte
IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen
Beim Projektstart: 1,2,3?
- Arbeitspakte festlegen —> Beziehungen Abschätzen
—> Projektstruktur planen - Ressourcen festlegen
—> Dokumentieren wie viel Arbeitsleistung benötigt wird - zeitlichen Aufwand abschätzen
—> Zeitblöcke definieren
IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen
Beim Projektleben: (2)
- Anzeigen des Projektfortschrittes
—> operative Begleitung - Dashboard für ggf. mehrere Projekte zum Anzeigen des aktuellen Projektstandes
IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen
Beispiele für:
—> Software im Projektmanagement-Prozess: (4)
—> Prozessbegleitende Software: (3)
- Textverarbeitung
- Tabellenkalkulation
- Visualisierungssoftware
- Projektmanagement Software
- Kommunikation
- Konferenzsysteme
- Datenmanagement
Projektabschlussphasen
—> vor allem durch folg. Tätigkeiten gekennzeichnet: (4)
- Übergaben, Tests, Inbetriebsetzung, Unterweisung
- Behebung von Restmängeln , Komplettierungen
- Präsentation der Projektergebnisse
- Ergebnisdokumentation und Erfahrungssicherung
Projektabschlussphase
—> für die Mitarbeiter gilt in dieser Phase: (3)
- bringen nur noch punktuell Kapazitäten ein
- die geistige und emotionale Bindung ist bereits auf andere Aufgaben ausgerichtet
- die Motivation für das Projekt ist meist nicht mehr vorhanden
Durch was ist der Projektabschluss gekennzeichnet: (3)
- Projektübergabe (bzw. Projektauflösung)
- Projektauswertung
- Projektabschlussbericht
