Projektmanagement Flashcards
1
Q
Was soll durch Projektmanagement erreicht werden? (6)
A
- Reduktion von Risiken
- Kontrolle des Projektfortschritts
- Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen
- Verbesserung des Informationsflusses und -austausches
- Zielorientierung
- Förderung professioneller Projekt- und Teamarbeit
2
Q
Projektmanagement erhöht…?
A
die Wahrscheinlichkeiten, dass ein Projekt erfolgreich verläuft.
3
Q
(Was ist ein Projekt? (DIN 69901-5))
A
Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
4
Q
Was ist ein Projekt? die Kernaussage?
A
Ein Projekt ist eine Unternehmung, welche innerhalb eines definierten Zeitraumes ein definiertes Ergebnis erzielt.
5
Q
Nenne projektbestimmende Faktoren: (8)
A
- begrenzte Ressourcen
- mehrere Akteure
- Innovation/Neuartigkeit
- Komplexität der Aufgabe
- Einmaligkeit der Aufgabe
- Organisationsübergreifende Arbeit
- interdisziplinäre Arbeit
- keine Linienorganisation, sondern projektorientierte Organisationsform
6
Q
Projektarten Teil 1:
- Organisation: (2)
- Hauptgegenstand/Leistung: z.B. (3)
A
Organisation:
- interne Projekte (Projektauslösung intern bedingt)
—> z.B. neue Fertigungslinie
- externe Projekte (Projektauslödung durch außen)
—> z.B. Exportauftrag
Hauptgegenstand/Leistung:
- Forschungs-& Entwicklungsprojekte
- Logistikprojekte
- Bauprojekte/ Investitionsprojekte
7
Q
Projektarten Teil2:
- Projektträger: (2)
- Art Finanzierung: (3)
- typische Dauer: (3)
A
Projektträger:
- staatliche Projekte (z.B. Eisenbahnbau)
- Unternehmensprojekte (z.B. Markteinführung Produkt)
Art der Finanzierungen:
- Eigenfinanzierung
- Umschichtungsfinanzierung
- Fremdfinanzierung
typische Dauer:
- Wochen (Planung einer Entscheidung, Meeting)
- Monaten (Entwicklungsprojekt)
- Jahren (langfristige Entwicklungsprojekt)
8
Q
Was versteht man unter dem „magischen Dreieck“ des Projektmanagements?
A
- Zeit, Kosten und Qualität stehen in Zielkonkurrenz zueinander
9
Q
Was stellen die drei Inhalte des „magischen Dreiecks“ dar?
A
- die Erfolgskriterien („in time, in budget, in scope“)
- die Steuerungsparameter und die Betrachtungsgrößen für die
Risikoanalyse
10
Q
Beispiele für die Zielkonkurrenz zwischen Zeit, Kosten und Qualität: (3)
A
- Um den Termin zu halten, werden Überstunden geleistet und zusätzliches Personal beschäftigt, dies erhöht die Kosten
- Um bei einem gedeckelten Projekt die Kosten zu halten, werden Leistungen gestrichen, dies senkt die Qualität des Ergebnisses
- um die Qualität des Projektergebnisses sicherzustellen, wird zusätzliche Zeit in Tests investiert und der Termin verschoben.
11
Q
Mit was befasst sich das Projektmanagement?
A
Befasst sich mit dem Management von Zeit, Kosten und Qualität, mit dem Ziel, ein Projekt abzuschließen
12
Q
Definition des Projektmanagements (projektmagazin.de)?
A
Projektmanagement ist die Planung, die Überwachung die Steuerung und der Abschluss eines Projektes.
13
Q
Definition Projektmanagement (ISO-Norm)?
A
Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt.
Es umfasst das Zusammenwirken der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus
14
Q
Die ISO 21500 unterteilt ein Projekt in ?? große Phasen.
A
3
15
Q
In welche großen Phasen unterteilt die ISO 21500 ein Projekt?
A
- Planungsphase
- Durchführungsphase
- Abschlussphase
16
Q
Häufige Ausgangssituation von Projekten: (7)
A
- unrealistische und unklare Projektziele
- geringe Verbindlichkeit der Projektmitglieder
- keine ganzheitliche Problemsicht
- keine gemeinsame Sprache, fehlendes „Wir“-Gefühl
- geringe Identifikation der Mitglieder mit dem Projekt
- geringe Sensibilität für das Umfeld
- unklare Rollenerwartungen
17
Q
Was versteht man unter einem Angebotsprojekt? (kurze Fassung)
A
Gründung des Projektes aus einer Projektidee heraus.
18
Q
Was versteht man unter einem Auftragsabwicklungsprojekt? (kurze Fassung)
A
Gründung des Projektes aus einer Angebotsphase oder Vorprojektphase.
19
Q
Angebotsprojekt: Gründung eines Projekts
- Was ist der Anstoß des Projektes?
- was prüft das Projektmanagement?
- müssen Projektidee und Projektdefinition zu 100% übereinstimmen?
- auf Basis welcher Kriterien wird eine Entscheidung gefällt?
—> Ideenbewertung
A
- Anstoß des Projektes: eine Idee bzw. Vision
- prüft Realisierbarkeit und Projektwürdigkeit der Idee
—> wenn ja, folgt ein Abgleich zws. ursprünglicher Idee und eigentlicher Projektdefinition - Nein müssen sie nicht!
- Abwicklung in der Linie, Abwicklung als Projekt, Überarbeiten der Idee
20
Q
Auftragsabwicklungsprojekt: Gründung eines Projektes
- was gibt es bereits bei Auftragserteilung?
- was kennen beteiligte Personen bereits?
- Was wird zu Projektstart meist gewechselt?
- Wie hält man den Übertragungsaufwand gering?
- Was darf nicht verloren gehen?
- Nenne alle 4.Schritte kurz:
A
- eine „Vorgeschichte“ (z.B. aus Angebotsphase) zum Projekt
- den Kunden, die angestrebte Problemlösung und evtl. die verborgenen Risiken
- die Zuständigkeiten (z.B. aus Verkauf zur entsprechenden Abteilung) —> zusätzliche oder andere Ressourcen
- indem vorhandene Informationen übersichtlich dargestellt werden
- Projektinformationen
Schritte 1-4(!!!!!):
- Angebotsphase
- Zuständigkeitenwechsel
- Informationsübergabe
- Abwicklung als Projekt
21
Q
Definition des Projektziels:
A
Projektziele beschreiben jenen Zustand, der am Projektende vorliegen soll.
(Die Maßnahmen, die notwendig sind, um den Sollzustand zu erreichen, sind hingegen nicht Teil der Zielformulierung)
22
Q
Ablauf zur Definition von Projektzielen: (7)
A
- Suche nach Zielideen
- Strukturierung der Ziele (Prioritäten)
- Analyse der Zielbeziehungen
- Quantifizierung der Ziele
- Gewichtung der Ziele
- Kommunikation der Ziele
- Projektziele müssen regelmäßig den aktuellen Zwischenergebnissen angepasst werden
23
Q
Projektziele müssen ??? sein.
—> Für was steht dieser Begriff?
A
SMART
Specific —> Was soll wie erreicht werden?
Measurable —> Messkriterien festlegen, Ziele messbar machen
Achievable —> Ist das Projektziel erreichbar?
Realistic —> ist das Ziel unter den gegeben Umständen und mit den vorhandenen Ressourcen realisierbar?
Time —> Zeitrahmen festlegen, Meilensteine festlegen
24
Q
Zieldefinition: Erstellung eines Zielbaumes
- ??
- ??
- ??
A
- Strategisches Gesamtziel
- Teilziele
- operable Einsatzziele
—> Beispiel Folie 20
25
Welche Begriffe von SMART bilden einen Zielbaum ab?
Specific und Achievable
—> Measurable, Realistic und Time nicht
26
Projektumfeldanalyse: (3)
- ganzheitliche und frühzeitige Erfassung aller Einflussfaktoren auf ein Projekt
- Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern eines Projektes
- Feststellung der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen
27
Das Umfeld eines Projektes:
| —> Nenne Institutionen oder Personen im Umfeld des Projektes: (8)
- Behörden
- Medien
- Zulieferer
- Kunden
- Stammorganisation
- interner Auftraggeber
- Projektmitarbeiter
- Mitbewerber
28
Projektorganisation:
| —> Ziele der Projektorganisation: (4)
- Aufbau einer für das Projekt sinnvollen Organisationsform
- eindeutige Zuordnung von Personen zu den Projektrollen
—> Leiter, Controller, Auftraggeber, Assistent etc.
- klare Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzabgrenzungen zws. allen Beteiligten
- Vereinbarung eines projektbezogenen Informationssystems
29
Projektorganisation:
—> beschreibe die allgemeine Kompetenzverteilung zwischen Projektleiter, Vorgesetztem des Projektmitarbeiters und Projektmitarbeiter:
(Projektleiter und Vorgesetzter des Projektmitarbeiters tauschen sich gegenseitig aus und beauftragen jeweils den Projektmitarbeiter. (siehe Folie 22))
30
Auswahl eines Projektleiters:
- aus welchen Tätigkeitsbereich kommen Projektleiter häufig?
aus Abteilungen, wo sie als Fachspezialisten tätig waren bzw. sind
31
Anforderungen an Projektleiter: (6)
- Kenntnis der Projektmanagement-Instrumente und deren Anwendung
- fachliche Kenntnisse zum Projektinhalt
- Kommunikationsfähigkeit
- Führungsfähigkeit
- Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit
32
Auswahl eines Projektteams (1/3):
| —> Welche 4 Kompetenzen sind von Bedeutung?
- Fachkompetenz
- Entscheidungskompetenz
- Sozialkompetenz
- Anwendungskompetenz
33
Auswahl eines Projektteams(1/3):
| - Fachkompetenz: (3)
- fachliches Know-How
- Berufserfahrung
- Expertise
34
Auswahl eines Projektteams(1/3):
| Entscheidungskompetenz: (3)
- formelle Entscheidungsbefugnis
- Verfügungsmacht über Zeit, Geld, Infrastruktur
- informelle Macht
—> Opinion Leader, Meinungsmacher, graue Eminenz
35
Auswahl eines Projektteams(1/3):
| Anwendungskompetenz: Welche Personen?
Personen, die vom Projektergebnis betroffen sind:
- Anwender
- Umsetzer
- Nutzer
- Betreiber
36
Auswahl eines Projektteams:
| Sozialkompetenz: (3)
- Fähigkeit zu Führen und zu Folgen, Teamfähigkeit
- informeller Einfluss, Anerkennung
- positive Kontakte zu Personen im Projektzusammenhang
37
Auswahl eines Projektteams (2/3):
Welche Fragestellungen müssen bei der Auswahl der Mitarbeiter eines Projektes neben den persönlichen Kompetenzen geklärt werden?
(4)
- sind die ausgewählten Mitarbeiter für neue Projekt verfügbar?
- Arbeiten die Mitarbeiter Vollzeit/Teilzeit im neuen Projekt?
- Was bedeutet es, wenn ein Mitarbeiter nur Teilzeit für das Projekt arbeitet?
- Wie sollen die vers. Projektaufgaben eines Mitarbeiters priorisiert werden?
38
Auswahl eines Projektteams (3/3):
| Die Teammitglieder werden nun ernannt, es herrschen vor: (3)
- unters. individuelle Ziele, Interessen und Fähigkeiten
- Unsicherheit über Art und Weise der Zusammenarbeit
- Unsicherheit über Kompetenzen und Zuständigkeiten
39
Welche Kommunikationsformen haben sich in der Projektstartphase bewährt? (3)
Kick-off Meeting
—> Ziel und Ausgangssituation des Projektes sind zumindest einem bekannt
—> Schwerpunkt liegt auf Weitergabe der vorhandenen Informationen und zum Kennenlernen aller Beteiligten, Entwickeln eines „Wir“-Gefühls
Projektstart-Besprechung
—> neben formellen Informationen, werden schon Projektpläne genauer vorgestellt
Projektstartworkshop
—> entwickeln von detaillierten Planungen im Team
—> Ziele sind meist noch offen bzw. unklar
40
Charaktere in Projektteams
| —> viele Projekte scheitern nicht an den technologischen Rahmenbedingungen, sondern aufgrund ??
sozialer Faktoren (sog. weiche Faktoren)
41
Charaktere in Projektteams
- in allen hinlänglich großen Projektteams kann man spezielle ?? Gruppen von ?? finden
—> Beispiele??
- ?? kann während der vers. Phasen eines Projektes aus jeder dieser Besonderheiten einen Nutzen ziehen
...kann man spezielle gegensätzliche Gruppen von Mitarbeitern finden.
```
—> Beispiele:
- Pragmatiker Theoretiker
- Passive Hyperaktive
- Nörgler, Pessimisten Positive, Euphoriker
...
```
- Projektleiter ...
42
Aufgabenverteilung
| —> Projektleiter: (5)
- Kommunikation nach oben und unten
- Bereitstellung aller notwendigen Informationen
—> speziell für das jeweilige Team bzw. den jew. Mitarbeiter
—> ABER: Informationsflut vermeiden
- Meilensteine koordinieren
—> rechtzeitiges Informieren über Zeitpunkt und Umfang sowie Zusammenstellung und Aufbereitung der erforderlichen Informationen
- Motivation der Mitarbeiter
- gezieltes Steuern und Harmonisierung der Aktivitäten aller Teams auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet
43
Aufgabenverteilung
| —> Projektmitarbeiter: (4)
- regelmäßiges Berichten gegenüber Projektleiter
- Fokussierung auf das Bearbeiten der spezifischen Aufgabe
- selbstständiges Einfordern von fehlenden Informationen
- Aufgabenstrukturierung nach dem kommunizierten Zeitplan
44
Zeit- und Arbeitsplanung im Projekt: (6)
- Projektstrukturplan
- Definition der Arbeitspakete
- Festlegung der Abfolge der Arbeitspakete & Aktivitäten
- schätzen der Dauer von Arbeitspaketen und Aktivitäten
- erstellen eines Terminplanes
- Erstellung der Projektpläne
45
Wovon gehen alle Projektpläne aus?
Vom Projektstrukturplan
46
Projektstrukturplan
| Aufgaben der Projektstrukturpläne: (3)
- bildet das Fundament für die gesamte Projektplanung
—> Planung der Termine, Kosten, Einsatzmittel
—> Festlegung der Leistungsmerkmale
- legt die aufgabenmäsige Gliederung eines Projektes fest
—> enthält alle Projektaktivitäten, die in den einzelnen Phasen durchzuführen sind
- nach DIN69901: „Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zws. den Elementen eines Projekts“
47
Projektstrukturplanung
| Welche Arten von Projektstrukturplänen gibt es? (4)
- Objektorientierter Projektstrukturplan
- Funktionsorientierter Pro...
- Ablauforientierter Pro...
- Mischformen
48
Objektorientierter Projektstrukturplan (siehe Folie 32!!!!)
Was ist entscheidend?
die technische Struktur des zu entwickelnden Objektes
49
Funktionsorientierter Projektstrukturplan(Folie 32!!!)
Orientierung nach??
Arbeitspakete nach den ?? gegliedert, z.B.: ??
Orientierung nach betrieblichen Funktionsbereichen
Arbeitspakete nach den Entwicklungsfunktionen gegliedert z.B.:
—> Konstruktion, Elektronikentwurf, Musterbau etc.
50
Ablauforientierter Projektstrukturplan(Folie 33)
—> Entwurf nach ??
Entwurf nach dem Projektablauf
51
Arten der Projektstrukturpläne
Mischformen (Folie 33)
werden in ?? verwendet.
Werden in der Realität verwendet
52
Zeit- und Arbeitsplanung im Projekt - Vorgehen:
—> mit Folie 34 und 35 herausfinden
- Ablauforientierter Projektstrukturplan
—> Methode: ??
- Ablaufplanung
—> Methode: ??
- Terminplanung
—> Methode: ??
- Projektplan:
—> Methode: ??
-
- Strukturplan
- Terminliste
- Terminliste
- vernetzter Balkenplan
53
SMART:
—> S(Specific) und A(Achievable) bildet ein ?? ab
—> M(Measurable), R (Realistic), T(Time) hingegen ein ??
—> S,A: Zielbaum
—> M,R,T: Balkenplan
54
Balkenplan, Eigenschaften: (4)
- gibt zeitlichen Überblick über die Arbeitspakete eines Projekts
- aktueller Fortschritt lässt sich geplanten Vorgaben gegenüberstellen
- jedes Arbeitspaket kann einem Verantwortlichen zugeteilt werden
- wichtige Termine werden durch „Meilensteine“ gekennzeichnet
55
Projektfortschritt - frühzeitige Planung lohnt sich!
Erhöhen des Planungsaufwandes führt zu:
- reduziertem Realisierungs- und Erprobungsaufwand
| - reduziertem Wartungsaufwand
56
Gestaltung der Teamarbeit
- Aufgabenverteilung im Team - Ziele: (3)
- Aufgaben sollen eindeutig auf das Projektteam verteilt werden
- Abstimmung der Verteilung der Aufgaben
- Überprüfung von aktuellen Aufgaben
57
Teamarbeit ermöglicht die Entwicklung von?
Diese wiederum sind in ?? eingebettet
Projektkulturen
Unternehmenskulturen
58
Konfliktsituationen
- Projekte werden häufig begleitet durch Konflikte
—> können routinierten Ablauf stören
—> darum sollten Konflikte frühzeitig erkannt werden
Nenne Konfliktbeispiele: (5)
- Zielkonflikte (gegensätzliche Ziele und Interessen)
- Beurteilungskonflikte
- Verteilungskonflikte
- Wertekonflikte
- Beziehungskonflikte
59
IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen
Beim Projektstart: 1,2,3?
1. Arbeitspakte festlegen —> Beziehungen Abschätzen
—> Projektstruktur planen
2. Ressourcen festlegen
—> Dokumentieren wie viel Arbeitsleistung benötigt wird
3. zeitlichen Aufwand abschätzen
—> Zeitblöcke definieren
60
IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen
Beim Projektleben: (2)
- Anzeigen des Projektfortschrittes
—> operative Begleitung
- Dashboard für ggf. mehrere Projekte zum Anzeigen des aktuellen Projektstandes
61
IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen
Beispiele für:
—> Software im Projektmanagement-Prozess: (4)
—> Prozessbegleitende Software: (3)
- Textverarbeitung
- Tabellenkalkulation
- Visualisierungssoftware
- Projektmanagement Software
- Kommunikation
- Konferenzsysteme
- Datenmanagement
62
Projektabschlussphasen
| —> vor allem durch folg. Tätigkeiten gekennzeichnet: (4)
- Übergaben, Tests, Inbetriebsetzung, Unterweisung
- Behebung von Restmängeln , Komplettierungen
- Präsentation der Projektergebnisse
- Ergebnisdokumentation und Erfahrungssicherung
63
Projektabschlussphase
—> für die Mitarbeiter gilt in dieser Phase: (3)
- bringen nur noch punktuell Kapazitäten ein
- die geistige und emotionale Bindung ist bereits auf andere Aufgaben ausgerichtet
- die Motivation für das Projekt ist meist nicht mehr vorhanden
64
Durch was ist der Projektabschluss gekennzeichnet: (3)
- Projektübergabe (bzw. Projektauflösung)
- Projektauswertung
- Projektabschlussbericht
