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GiIT > Projektmanagement > Flashcards

Projektmanagement Flashcards

1
Q

Was soll durch Projektmanagement erreicht werden? (6)

A
  • Reduktion von Risiken
  • Kontrolle des Projektfortschritts
  • Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen
  • Verbesserung des Informationsflusses und -austausches
  • Zielorientierung
  • Förderung professioneller Projekt- und Teamarbeit
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2
Q

Projektmanagement erhöht…?

A

die Wahrscheinlichkeiten, dass ein Projekt erfolgreich verläuft.

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3
Q

(Was ist ein Projekt? (DIN 69901-5))

A

Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

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4
Q

Was ist ein Projekt? die Kernaussage?

A

Ein Projekt ist eine Unternehmung, welche innerhalb eines definierten Zeitraumes ein definiertes Ergebnis erzielt.

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5
Q

Nenne projektbestimmende Faktoren: (8)

A
  • begrenzte Ressourcen
  • mehrere Akteure
  • Innovation/Neuartigkeit
  • Komplexität der Aufgabe
  • Einmaligkeit der Aufgabe
  • Organisationsübergreifende Arbeit
  • interdisziplinäre Arbeit
  • keine Linienorganisation, sondern projektorientierte Organisationsform
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6
Q

Projektarten Teil 1:

  • Organisation: (2)
  • Hauptgegenstand/Leistung: z.B. (3)
A

Organisation:
- interne Projekte (Projektauslösung intern bedingt)
—> z.B. neue Fertigungslinie
- externe Projekte (Projektauslödung durch außen)
—> z.B. Exportauftrag

Hauptgegenstand/Leistung:

  • Forschungs-& Entwicklungsprojekte
  • Logistikprojekte
  • Bauprojekte/ Investitionsprojekte
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7
Q

Projektarten Teil2:

  • Projektträger: (2)
  • Art Finanzierung: (3)
  • typische Dauer: (3)
A

Projektträger:

  • staatliche Projekte (z.B. Eisenbahnbau)
  • Unternehmensprojekte (z.B. Markteinführung Produkt)

Art der Finanzierungen:

  • Eigenfinanzierung
  • Umschichtungsfinanzierung
  • Fremdfinanzierung

typische Dauer:

  • Wochen (Planung einer Entscheidung, Meeting)
  • Monaten (Entwicklungsprojekt)
  • Jahren (langfristige Entwicklungsprojekt)
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8
Q

Was versteht man unter dem „magischen Dreieck“ des Projektmanagements?

A
  • Zeit, Kosten und Qualität stehen in Zielkonkurrenz zueinander
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9
Q

Was stellen die drei Inhalte des „magischen Dreiecks“ dar?

A
  • die Erfolgskriterien („in time, in budget, in scope“)
  • die Steuerungsparameter und die Betrachtungsgrößen für die
    Risikoanalyse
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10
Q

Beispiele für die Zielkonkurrenz zwischen Zeit, Kosten und Qualität: (3)

A
  • Um den Termin zu halten, werden Überstunden geleistet und zusätzliches Personal beschäftigt, dies erhöht die Kosten
  • Um bei einem gedeckelten Projekt die Kosten zu halten, werden Leistungen gestrichen, dies senkt die Qualität des Ergebnisses
  • um die Qualität des Projektergebnisses sicherzustellen, wird zusätzliche Zeit in Tests investiert und der Termin verschoben.
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11
Q

Mit was befasst sich das Projektmanagement?

A

Befasst sich mit dem Management von Zeit, Kosten und Qualität, mit dem Ziel, ein Projekt abzuschließen

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12
Q

Definition des Projektmanagements (projektmagazin.de)?

A

Projektmanagement ist die Planung, die Überwachung die Steuerung und der Abschluss eines Projektes.

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13
Q

Definition Projektmanagement (ISO-Norm)?

A

Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt.

Es umfasst das Zusammenwirken der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus

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14
Q

Die ISO 21500 unterteilt ein Projekt in ?? große Phasen.

A

3

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15
Q

In welche großen Phasen unterteilt die ISO 21500 ein Projekt?

A
  1. Planungsphase
  2. Durchführungsphase
  3. Abschlussphase
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16
Q

Häufige Ausgangssituation von Projekten: (7)

A
  • unrealistische und unklare Projektziele
  • geringe Verbindlichkeit der Projektmitglieder
  • keine ganzheitliche Problemsicht
  • keine gemeinsame Sprache, fehlendes „Wir“-Gefühl
  • geringe Identifikation der Mitglieder mit dem Projekt
  • geringe Sensibilität für das Umfeld
  • unklare Rollenerwartungen
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17
Q

Was versteht man unter einem Angebotsprojekt? (kurze Fassung)

A

Gründung des Projektes aus einer Projektidee heraus.

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18
Q

Was versteht man unter einem Auftragsabwicklungsprojekt? (kurze Fassung)

A

Gründung des Projektes aus einer Angebotsphase oder Vorprojektphase.

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19
Q

Angebotsprojekt: Gründung eines Projekts

  • Was ist der Anstoß des Projektes?
  • was prüft das Projektmanagement?
  • müssen Projektidee und Projektdefinition zu 100% übereinstimmen?
  • auf Basis welcher Kriterien wird eine Entscheidung gefällt?
    —> Ideenbewertung
A
  • Anstoß des Projektes: eine Idee bzw. Vision
  • prüft Realisierbarkeit und Projektwürdigkeit der Idee
    —> wenn ja, folgt ein Abgleich zws. ursprünglicher Idee und eigentlicher Projektdefinition
  • Nein müssen sie nicht!
  • Abwicklung in der Linie, Abwicklung als Projekt, Überarbeiten der Idee
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20
Q

Auftragsabwicklungsprojekt: Gründung eines Projektes

  • was gibt es bereits bei Auftragserteilung?
  • was kennen beteiligte Personen bereits?
  • Was wird zu Projektstart meist gewechselt?
  • Wie hält man den Übertragungsaufwand gering?
  • Was darf nicht verloren gehen?
  • Nenne alle 4.Schritte kurz:
A
  • eine „Vorgeschichte“ (z.B. aus Angebotsphase) zum Projekt
  • den Kunden, die angestrebte Problemlösung und evtl. die verborgenen Risiken
  • die Zuständigkeiten (z.B. aus Verkauf zur entsprechenden Abteilung) —> zusätzliche oder andere Ressourcen
  • indem vorhandene Informationen übersichtlich dargestellt werden
  • Projektinformationen

Schritte 1-4(!!!!!):

  1. Angebotsphase
  2. Zuständigkeitenwechsel
  3. Informationsübergabe
  4. Abwicklung als Projekt
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21
Q

Definition des Projektziels:

A

Projektziele beschreiben jenen Zustand, der am Projektende vorliegen soll.

(Die Maßnahmen, die notwendig sind, um den Sollzustand zu erreichen, sind hingegen nicht Teil der Zielformulierung)

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22
Q

Ablauf zur Definition von Projektzielen: (7)

A
  • Suche nach Zielideen
  • Strukturierung der Ziele (Prioritäten)
  • Analyse der Zielbeziehungen
  • Quantifizierung der Ziele
  • Gewichtung der Ziele
  • Kommunikation der Ziele
  • Projektziele müssen regelmäßig den aktuellen Zwischenergebnissen angepasst werden
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23
Q

Projektziele müssen ??? sein.

—> Für was steht dieser Begriff?

A

SMART

Specific —> Was soll wie erreicht werden?

Measurable —> Messkriterien festlegen, Ziele messbar machen

Achievable —> Ist das Projektziel erreichbar?

Realistic —> ist das Ziel unter den gegeben Umständen und mit den vorhandenen Ressourcen realisierbar?

Time —> Zeitrahmen festlegen, Meilensteine festlegen

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24
Q

Zieldefinition: Erstellung eines Zielbaumes

  1. ??
  2. ??
  3. ??
A
  1. Strategisches Gesamtziel
  2. Teilziele
  3. operable Einsatzziele

—> Beispiel Folie 20

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25
Q

Welche Begriffe von SMART bilden einen Zielbaum ab?

A

Specific und Achievable

—> Measurable, Realistic und Time nicht

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26
Q

Projektumfeldanalyse: (3)

A
  • ganzheitliche und frühzeitige Erfassung aller Einflussfaktoren auf ein Projekt
  • Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern eines Projektes
  • Feststellung der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen
27
Q

Das Umfeld eines Projektes:

—> Nenne Institutionen oder Personen im Umfeld des Projektes: (8)

A
  • Behörden
  • Medien
  • Zulieferer
  • Kunden
  • Stammorganisation
  • interner Auftraggeber
  • Projektmitarbeiter
  • Mitbewerber
28
Q

Projektorganisation:

—> Ziele der Projektorganisation: (4)

A
  • Aufbau einer für das Projekt sinnvollen Organisationsform
  • eindeutige Zuordnung von Personen zu den Projektrollen
    —> Leiter, Controller, Auftraggeber, Assistent etc.
  • klare Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzabgrenzungen zws. allen Beteiligten
  • Vereinbarung eines projektbezogenen Informationssystems
29
Q

Projektorganisation:
—> beschreibe die allgemeine Kompetenzverteilung zwischen Projektleiter, Vorgesetztem des Projektmitarbeiters und Projektmitarbeiter:

A

(Projektleiter und Vorgesetzter des Projektmitarbeiters tauschen sich gegenseitig aus und beauftragen jeweils den Projektmitarbeiter. (siehe Folie 22))

30
Q

Auswahl eines Projektleiters:

  • aus welchen Tätigkeitsbereich kommen Projektleiter häufig?
A

aus Abteilungen, wo sie als Fachspezialisten tätig waren bzw. sind

31
Q

Anforderungen an Projektleiter: (6)

A
  • Kenntnis der Projektmanagement-Instrumente und deren Anwendung
  • fachliche Kenntnisse zum Projektinhalt
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Führungsfähigkeit
  • Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit
32
Q

Auswahl eines Projektteams (1/3):

—> Welche 4 Kompetenzen sind von Bedeutung?

A
  • Fachkompetenz
  • Entscheidungskompetenz
  • Sozialkompetenz
  • Anwendungskompetenz
33
Q

Auswahl eines Projektteams(1/3):

- Fachkompetenz: (3)

A
  • fachliches Know-How
  • Berufserfahrung
  • Expertise
34
Q

Auswahl eines Projektteams(1/3):

Entscheidungskompetenz: (3)

A
  • formelle Entscheidungsbefugnis
  • Verfügungsmacht über Zeit, Geld, Infrastruktur
  • informelle Macht
    —> Opinion Leader, Meinungsmacher, graue Eminenz
35
Q

Auswahl eines Projektteams(1/3):

Anwendungskompetenz: Welche Personen?

A

Personen, die vom Projektergebnis betroffen sind:

  • Anwender
  • Umsetzer
  • Nutzer
  • Betreiber
36
Q

Auswahl eines Projektteams:

Sozialkompetenz: (3)

A
  • Fähigkeit zu Führen und zu Folgen, Teamfähigkeit
  • informeller Einfluss, Anerkennung
  • positive Kontakte zu Personen im Projektzusammenhang
37
Q

Auswahl eines Projektteams (2/3):
Welche Fragestellungen müssen bei der Auswahl der Mitarbeiter eines Projektes neben den persönlichen Kompetenzen geklärt werden?
(4)

A
  • sind die ausgewählten Mitarbeiter für neue Projekt verfügbar?
  • Arbeiten die Mitarbeiter Vollzeit/Teilzeit im neuen Projekt?
  • Was bedeutet es, wenn ein Mitarbeiter nur Teilzeit für das Projekt arbeitet?
  • Wie sollen die vers. Projektaufgaben eines Mitarbeiters priorisiert werden?
38
Q

Auswahl eines Projektteams (3/3):

Die Teammitglieder werden nun ernannt, es herrschen vor: (3)

A
  • unters. individuelle Ziele, Interessen und Fähigkeiten
  • Unsicherheit über Art und Weise der Zusammenarbeit
  • Unsicherheit über Kompetenzen und Zuständigkeiten
39
Q

Welche Kommunikationsformen haben sich in der Projektstartphase bewährt? (3)

A

Kick-off Meeting
—> Ziel und Ausgangssituation des Projektes sind zumindest einem bekannt
—> Schwerpunkt liegt auf Weitergabe der vorhandenen Informationen und zum Kennenlernen aller Beteiligten, Entwickeln eines „Wir“-Gefühls

Projektstart-Besprechung
—> neben formellen Informationen, werden schon Projektpläne genauer vorgestellt

Projektstartworkshop
—> entwickeln von detaillierten Planungen im Team
—> Ziele sind meist noch offen bzw. unklar

40
Q

Charaktere in Projektteams

—> viele Projekte scheitern nicht an den technologischen Rahmenbedingungen, sondern aufgrund ??

A

sozialer Faktoren (sog. weiche Faktoren)

41
Q

Charaktere in Projektteams

  • in allen hinlänglich großen Projektteams kann man spezielle ?? Gruppen von ?? finden
    —> Beispiele??
  • ?? kann während der vers. Phasen eines Projektes aus jeder dieser Besonderheiten einen Nutzen ziehen
A

…kann man spezielle gegensätzliche Gruppen von Mitarbeitern finden.

—> Beispiele: 
- Pragmatiker  Theoretiker 
- Passive  Hyperaktive 
- Nörgler, Pessimisten  Positive, Euphoriker 
...
  • Projektleiter …
42
Q

Aufgabenverteilung

—> Projektleiter: (5)

A
  • Kommunikation nach oben und unten
  • Bereitstellung aller notwendigen Informationen
    —> speziell für das jeweilige Team bzw. den jew. Mitarbeiter
    —> ABER: Informationsflut vermeiden
  • Meilensteine koordinieren
    —> rechtzeitiges Informieren über Zeitpunkt und Umfang sowie Zusammenstellung und Aufbereitung der erforderlichen Informationen
  • Motivation der Mitarbeiter
  • gezieltes Steuern und Harmonisierung der Aktivitäten aller Teams auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet
43
Q

Aufgabenverteilung

—> Projektmitarbeiter: (4)

A
  • regelmäßiges Berichten gegenüber Projektleiter
  • Fokussierung auf das Bearbeiten der spezifischen Aufgabe
  • selbstständiges Einfordern von fehlenden Informationen
  • Aufgabenstrukturierung nach dem kommunizierten Zeitplan
44
Q

Zeit- und Arbeitsplanung im Projekt: (6)

A
  • Projektstrukturplan
  • Definition der Arbeitspakete
  • Festlegung der Abfolge der Arbeitspakete & Aktivitäten
  • schätzen der Dauer von Arbeitspaketen und Aktivitäten
  • erstellen eines Terminplanes
  • Erstellung der Projektpläne
45
Q

Wovon gehen alle Projektpläne aus?

A

Vom Projektstrukturplan

46
Q

Projektstrukturplan

Aufgaben der Projektstrukturpläne: (3)

A
  • bildet das Fundament für die gesamte Projektplanung
    —> Planung der Termine, Kosten, Einsatzmittel
    —> Festlegung der Leistungsmerkmale
  • legt die aufgabenmäsige Gliederung eines Projektes fest
    —> enthält alle Projektaktivitäten, die in den einzelnen Phasen durchzuführen sind
  • nach DIN69901: „Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zws. den Elementen eines Projekts“
47
Q

Projektstrukturplanung

Welche Arten von Projektstrukturplänen gibt es? (4)

A
  • Objektorientierter Projektstrukturplan
  • Funktionsorientierter Pro…
  • Ablauforientierter Pro…
  • Mischformen
48
Q

Objektorientierter Projektstrukturplan (siehe Folie 32!!!!)

Was ist entscheidend?

A

die technische Struktur des zu entwickelnden Objektes

49
Q

Funktionsorientierter Projektstrukturplan(Folie 32!!!)

Orientierung nach??
Arbeitspakete nach den ?? gegliedert, z.B.: ??

A

Orientierung nach betrieblichen Funktionsbereichen

Arbeitspakete nach den Entwicklungsfunktionen gegliedert z.B.:
—> Konstruktion, Elektronikentwurf, Musterbau etc.

50
Q

Ablauforientierter Projektstrukturplan(Folie 33)

—> Entwurf nach ??

A

Entwurf nach dem Projektablauf

51
Q

Arten der Projektstrukturpläne
Mischformen (Folie 33)

werden in ?? verwendet.

A

Werden in der Realität verwendet

52
Q

Zeit- und Arbeitsplanung im Projekt - Vorgehen:
—> mit Folie 34 und 35 herausfinden

  • Ablauforientierter Projektstrukturplan
    —> Methode: ??
  • Ablaufplanung
    —> Methode: ??
  • Terminplanung
    —> Methode: ??
  • Projektplan:
    —> Methode: ??
    -
A
  • Strukturplan
  • Terminliste
  • Terminliste
  • vernetzter Balkenplan
53
Q

SMART:
—> S(Specific) und A(Achievable) bildet ein ?? ab
—> M(Measurable), R (Realistic), T(Time) hingegen ein ??

A

—> S,A: Zielbaum

—> M,R,T: Balkenplan

54
Q

Balkenplan, Eigenschaften: (4)

A
  • gibt zeitlichen Überblick über die Arbeitspakete eines Projekts
  • aktueller Fortschritt lässt sich geplanten Vorgaben gegenüberstellen
  • jedes Arbeitspaket kann einem Verantwortlichen zugeteilt werden
  • wichtige Termine werden durch „Meilensteine“ gekennzeichnet
55
Q

Projektfortschritt - frühzeitige Planung lohnt sich!

Erhöhen des Planungsaufwandes führt zu:

A
  • reduziertem Realisierungs- und Erprobungsaufwand

- reduziertem Wartungsaufwand

56
Q

Gestaltung der Teamarbeit

  • Aufgabenverteilung im Team - Ziele: (3)
A
  • Aufgaben sollen eindeutig auf das Projektteam verteilt werden
  • Abstimmung der Verteilung der Aufgaben
  • Überprüfung von aktuellen Aufgaben
57
Q

Teamarbeit ermöglicht die Entwicklung von?

Diese wiederum sind in ?? eingebettet

A

Projektkulturen

Unternehmenskulturen

58
Q

Konfliktsituationen

  • Projekte werden häufig begleitet durch Konflikte
    —> können routinierten Ablauf stören
    —> darum sollten Konflikte frühzeitig erkannt werden

Nenne Konfliktbeispiele: (5)

A
  • Zielkonflikte (gegensätzliche Ziele und Interessen)
  • Beurteilungskonflikte
  • Verteilungskonflikte
  • Wertekonflikte
  • Beziehungskonflikte
59
Q

IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen

Beim Projektstart: 1,2,3?

A
  1. Arbeitspakte festlegen —> Beziehungen Abschätzen
    —> Projektstruktur planen
  2. Ressourcen festlegen
    —> Dokumentieren wie viel Arbeitsleistung benötigt wird
  3. zeitlichen Aufwand abschätzen
    —> Zeitblöcke definieren
60
Q

IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen

Beim Projektleben: (2)

A
  • Anzeigen des Projektfortschrittes
    —> operative Begleitung
  • Dashboard für ggf. mehrere Projekte zum Anzeigen des aktuellen Projektstandes
61
Q

IT Werkzeuge können Projektplanung unterstützen

Beispiele für:
—> Software im Projektmanagement-Prozess: (4)

—> Prozessbegleitende Software: (3)

A
  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation
  • Visualisierungssoftware
  • Projektmanagement Software
  • Kommunikation
  • Konferenzsysteme
  • Datenmanagement
62
Q

Projektabschlussphasen

—> vor allem durch folg. Tätigkeiten gekennzeichnet: (4)

A
  • Übergaben, Tests, Inbetriebsetzung, Unterweisung
  • Behebung von Restmängeln , Komplettierungen
  • Präsentation der Projektergebnisse
  • Ergebnisdokumentation und Erfahrungssicherung
63
Q

Projektabschlussphase

—> für die Mitarbeiter gilt in dieser Phase: (3)

A
  • bringen nur noch punktuell Kapazitäten ein
  • die geistige und emotionale Bindung ist bereits auf andere Aufgaben ausgerichtet
  • die Motivation für das Projekt ist meist nicht mehr vorhanden
64
Q

Durch was ist der Projektabschluss gekennzeichnet: (3)

A
  • Projektübergabe (bzw. Projektauflösung)
  • Projektauswertung
  • Projektabschlussbericht

GiIT (3 decks)

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