Projektmanagement Flashcards
Nennen Sie mind. 4 Charakteristika von Projekten
- Neuartigkeit (der Ergebnisse)
- Komplexität
- hat Grenzen (Anfang und Ende, finanziell, auf den Umfang bezogen)
- benötigt Ressourcen
Nennen Sie mind. 4 verschiedene Projektarten
- externe Projekte
- interne Projekte
- Investitions-Projekte
- Organisations-Projekte
- F&E-Projekte
Nennen Sie 3 Projektarten der Dimension “Projektinhalt/Objekte”
- Investitions-Projekte
- Organisations-Projekte
- F&E-Projekte
Nenn Sie 3 Charakteristika von F&E-Projekten
- unsichere Beziehung von Input und Output
- hoher Grad an Neuartigkeit
- ab Beginn schwierig zu planen
We werden “Projektphasen” definiert?
zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten abgegrenzt ist
Warum werden in der Projektplanung Meilensteine gesetzt?
- Um Zwischenergebnisse zu planen
- Um Kontrollpunkte zu setzen, an denen definierte Ziele zu erreichen sind
- Um Markierungen zu setzen, an denen zwischen Alternative entschieden wird, oder, ob das Projekt weitergeführt oder gestoppt wird
Wie werden Meilensteine und Phasen grafisch dargestellt?
Meinensteine: als Diamant
Phasen: als Balken
Nennen Sie die 5 Projektphasen (des Projektmanagements) gemäß DIN69901:2009
- Initialisierungs-
- Definitions-
- Planungs-
- Steuerungs-
- Abschlussphase
Was ist der Zweck einer Phasenplanung?
- einen ersten Zeitplan erstellen
- wichtige Ereignisse (Meilensteine) festlegen
- eine erste Ressourcenplanung vornehmen
Weshalb ist die Startphase so wichtig? Nennen Sie mind. 3 Gründe
- Projektplanung erstellen
- Projektumfeld identifizieren
- Priortäten im Projektdreieck festlegen
- Die Arbeitsinhalte festlegen
- Rollen und Projektorganisation klären
Definition des Projektumfelds: Nennen Sie die 4 Abschnitte, in die das Projektumfeld klassifiziert wird?
- sozial-intern
- sozial-extern
- sachlich-intern
- sachlich-extern
Oder:
- sozial-direkt, sozial-indirekt, sachlich-direkt, sachlich-indirekt
Definieren Sie den Begriff “Projekt-Stakeholder”
Person oder Personengruppe, die
- am Projekt beteiligt ist
- am Projektverlauf interessiert ist
- von den Projektauswirkungen betroffen ist
Nennen Sie die 5 Schritte des Projekt-Stakeholder-Managements
- Identifikation
- Information
- Analyse
- Aktionsplanung
- Monitoring
Erklären Sie den Begriff “Magisches Dreieck”; nennen Sie die 3 Eckpunkte
Zeigt die Abhängigkeit der Ziele in Bezug auf Leistung, Termine und Kosten. Die Eckpunkte müssen priorisiert werden.
Nennen Sie die 5 Ziel-Funktionen in Projekten
- Kontroll-
- Orientierungs-
- Verbindungs-
- Koordinations-
- Selektionsfunktion
Nennen Sie 3 Ziel-Kategorien eines Ziele-Systems
- Ergebnisziele
- Vorgehensziele
- Nutzungsziele
Nennen Sie 5 verschiedene Arten der Beziehung zwischen Projekt-Zielen
- ausschlißend
- konkurrierend
- neutral
- komplementär
- identisch
“Buchen Sie mir ein Zugticken und ein Hotelzimmer in Hamburg”. Formulieren Sie diese Anweisung SMART
Buchen Sie mir ein Zugticket 1. Klasse nach Hamburg, Abfahrt nächste Montag zwischen 10 und 12 Uhr, Rückfahrt am Mittwoch zwischen 17 und 18 Uhr. Und ein Hotelzimmer in einem Vier-Sterne-Hotel möglichst nahe am CC-Conference Centre.
Erfolgsmessung: Nennen Sie 3 harte Kriterien und 1 weiches Kriterium der Erfolgsmessung
- Leistung, Termine, Kosten
- Stakeholder-Zufriedenheit
Erklären Sie den Begriff “Projektmanagment-Erfolg”
Anhand von Projektvertrag und Planung überprüfen, ob folgendes erreicht ist:
- Kosten, Termine, Leistung
- Stakeholder-Zufriedenheit
Erklären Sie den Begriff “Projekt-Anwendungserfolg”
Auf Basis der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung folgendes überprüfen (oft erst Monate nach Projektende):
- Return on Invest (ROI)
- Markterfolg
- Kundenzufriedenheit
Nennen Sie 3 Arten von Projektorganisation
- Stabs-/Einfluss-Projektorganisation
- Reine Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
Nennen Sie 3 Aufgaben des Lenkungsausschusses in Projekten
- trifft strategische Entscheidungen
- ist Eskalationsinstanz
- ist das gremium, an das der Projektleiter berichtet
Nennen Sie mind. 3 mögliche Aufgaben eines Projekt-Management-Büros (PMO)
- Koordination aller Projekte seiner Organisationseinheit
- Bereitstellung von qualifiziertem Projektpersonal
- Projektübergreifendes Controlling
- Projektportfolio-Management
- Weiterentwicklung von PM-Standards
Nennen Sie 1 Vorteil und 2 Nachteile einer Einfluss-Projektorganisation
+ Geringer Eingriff in die Stammorganisation
- Schwierigkeit, schnelle Enscheidungen zu treffen
- Geringe Entscheidungsbefugnis des Projektleiters
Nennen Sie mind. 2 Vorteile und 2 Nachteile der Matrix-Projektorganisation
+ Weiterqualifizierung von Linien-Mitarbeitern im Rahmen der Projektarbeit
+ Flexibilität im Teilen von Ressourcen
- Kommunikationsintensive Organisationsform
- System mit 2 anweisungsgebenden Instanzen
Skizzieren Sie eine Matrix Projektorganisation
Oben: Unternehmensleitung
Unten-rechts: Lenkungsausschuss
Dann unten von links: Projektleitung, Fachbereich 1, Fachbereich 2, Fachbereich 3
Unter jedem Fachbereich: Mitarbeiter 1, 2, 3 usw.
Linke zwischen Projektleitung und einzelnen Mitarber der Fachbereiche
Nennen Sie 2 Vorteile und 2 Nachteile einer reinen Projektorganisation
+ Keine Konflikte zwischen Linie und Projektorganisation
+ Schnelle Reaktionsmöglichkeiten
- Unflexibel auf Schwankungen in der Auslastung
- Schwierigkeiten beim Wiedereingliedern der Mitarbeiter
Was ist der Unterschied zwischen einem “Stakeholder” und einer “formellen Rolle” im Projekt?
- Stakeholder sind Personen oder Personengruppen; Rollen sind Erwartungen, die an eine spezielle Gruppe oder Einzelne im Projekt gestellt werden
- Stakeholder sind Teil des Projektumfelds; Rollen sind Teil der Projektorganisation
- Stakeholder haben im Projekt keine zu erledigenden Aufgaben, Befugnisse oder Verantwortlichkeiten
Nennen Sie 3 Schritte, mit denen ein Kommunikationsplan erstellt wird
- Stakeholder identifizieren
- Kommunikatonskanäle (-mittel) festlegen
- Inhalt und Häufigkeit der Information festlegen
Nennen Sie mind. 5 Spalten der Kommunikationsmatrix
- Zielgruppe
- Art der Kommunikaton
- Inhalt
- Intervall
- Verantwortlich
- (Ziel, Verteiler, Umfang, Zeitpunkte)
Wie wird ein “Problem” definiert und wie kann es im Allgemeinen gelöst werden?
- Aufgabe, die nicht mit Standardmitteln gelöst werden kann
- Kreativitätstechniken als Lösungsstrategien
Nennen Sie eine allgemeine Lösungsstrategie für eine Krise
- Reduzierung der emotionalen Betroffenheit der Beteiligten
- Wiederherstellen der Handlungsfähigkeit als erster Schritt
Nennen Sie eine allgemeine Lösungsstrategie für Konflikte
Eine Lösung aushandeln
Erklären Sie das Eisbergmodell und seine zwei Ebenen
- Sachebene und Beziehungsebene (Sichtbarer und unsichtbarer Teil des Eibergs)
- Die Beziehungsebene trägt die Sachebene und ist wichtiger.
- Die Sachebene ist meist sichtbar.
- Ohne Lösung des Konflikts auf der Beziehungs-ebene kann keine dauerhafte Lösung auf Sachebene erreicht werden.
Nennen Sie die 4 Stufen des Risikomanagements
- Identifizierung
- Analyse
- Maßnahmen entwickeln
- Kontrolle/Monitoring
Wie wird der Risikowert berechnet? Nennen Sie die Formel
Risikowert = Eintrittswarscheinlichkeit x erwarteter Schaden (Tragweite) (€)
Nennen Sie mind. 3 Strategien zum Umgang mit Risiken und wenden Sie es anhand eines Risikoportfolios an
vermeiden - verlagern - begrenzen - vermindern - akzeptieren
- Geringe Tragweite/Schadenshöhe, geringe Eintrittswahrscheinlichkeit: Risiken akzeptieren
- Hohe Tragweite, niedriger Eintrittswahrscheinlichkeit: Risiken verlagern
- Mittlere Tragweite, mittlere Eintrittswahrscheindlichkeit: Risiken begrenzen
- Niedrige Tragweite, hohe Eintrittswahrscheindlichkeit: Risiken vermindern
- Hohe Tragweite, hohe Eintrittswahrscheindlichkeit: Risiken vermeiden
Nennen Sie mind. 3 Dokumente, die erstellt werden, um den Projekt-Leistungsumfang zu beschreiben.
- Lastenheft
- Pflichtenheft
- Projektsteckbrief
- Projektauftrag
Skizzieren Sie 2 Haupt-Codierungssysteme, um in einem PSP (Projektstrukturplan) die Arbeitspakete zu identifizieren.
- numerischer oder alphanumerischer Identifikationsschlüssel
- klassifizierende Codierung
Nennen Sie mind. 3 verschiedene Ordnungsprinzipien eines PSP (Projektstrukturplan)
- nach Objekten
- nach Phasen
- nach Funktionen (Organisationseinheiten)
- gemischt-orientiert
Erklären Sie den Begriff “kritischer Pfad” eines Netzplans
Folge von Vorgängen und Ereignissen ohne Puffer (Pufferzeiten = 0)
Erklären Sie den Unterschied zwischen dem “Aufwand” und der “Dauer” einer Aufgabe oder eines Arbeitspakets
- Aufwand ist die Nettozeit (Arbeitsstunden), die benötigt wird, um eine Aufgabe durchzuführen.
- Dauer ist der Zeitraum (in Tagen, Wochen…), in dem die Aufgabe durchgeführt werden muss
Nenne Sie zwei statistische Methoden zur Aufwandschätzung
- Function Point
- Heranziehen von Erfahrungsdatenbanken
- COCOMO
Beschreiben Sie die sog. Delphi-Methode und erläutern Sie ihren Einsatz
- Systematische Form der Mehrfachbefragung.
- Experten geben Aufwandschätzungen (oder allgemein Urteile) schriftlich getrennt voneinander ab. Die anderen sehen die Namen der Experten nicht. Dadurch sollen eine neutrale Annäherung gewährleistet und Mitläufereffekte vermieden werden.
Netzplan: Eine logische Abhängigkeit zwischen Ereignissen oder Vorgängen nennt man…
…eine Anordnungsbeziehung
Nennen Sie 4 verschiedene Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgängen oder Ereignissen in einem Netzplan
- Normalfolge
- Anfangsfolge
- Endfolge
- Sprungfolge
Arten von Ressourcen: Nennen Sie mind. 3 Beispiele beruflicher Qualifkation
Programmierer, Controller, Schreiner, Maler, Assisten…
Kostenplanung: Im Rechnungswesen werden Kosten in verschiedene Kategorien eingeteilt. Nennen Sie mind. 3 Beispiele dafür
- Personalkosten
- Materialkosten
- Sach- und Dienstleistungskosten
- Kapitalkosten
Kostenkalkulation: Kosten pro Zeiteinheit werden dargestellt in…(Name der grafischen Darstellung)
…einer Kostenganglinie
Kostenkalkulation: Kumulierte Projektkosten werden dargestellt in…(Name der grafischen Darstellung)
…einer Kostensummenlinie
Nennen Sie die 3 Schritte des Kontrollzyklus
- Planung
- Überwachung
- Steuerung
Nennen Sie eine Methode, um den Projektfortschritt durch Meilensteine zu überwachen
MTA - Meilenstein-Trendanalyse
Erklären Sie den Unterschied zwischen
“EGK lin - voraussichtlich zu erwartende Gesamtkosten (lineare Annahme)”
und
“EGK add - erwartete Gesamtkosten (additive Annahme)”
EGK lin: es gibt eine systematische Abweichung zwischen Soll- und Ist-Zahlen (Trend)
EGK add: es gab in der Vergangenheit eine Abweichung von Soll- und Ist-Zahlen, aber der weitere Projektverlauf ist wieder wie geplant (inkl. der bisherigen Planabweichung)
Nennen Sie die Formeln von:
- EGK lin
- EGK add
EGK: Erwartete Gesamtkosten
EGK lin = PGK x AIK / AFW
EGK add = PGK + AIK - AFW
PGK = Plan Gesamtkosten
AIK: Aktuelle Ist-Kosten
AFW: Aktueller Fortschrittswert
Nennen Sie 6 verschiedene Methoden, um den Projektfortschritt innerhalb eines Arbeitspaketes zu messen
- 0-100-Verfahren
- 50-50-Verfahren
- Statusschritt-Technik
- Mengen-Proportionalität
- Zeit-Proportionalität
- Schätzung
Wie berechnen Sie den Aktuellen Fortschrittswert (AFW)?
AFW = PGK x FGK ist
PGK = Plan Gesamtkosten
FGK ist = Fortschrittsgrad ist
Nennen Sie mind. 3 Zielgruppen für die Projektdokumentation
- Stakeholder
- interne und externe Projektbüros
- Projektleitung
- Auftraggeber
Nennen Sie 3 Verfasser von Projektdokumentationen
- Auftraggeber
- Projektleitung
- Projektbeteiligter
Nennen Sie mind. 4 Beispiele für Inhalte von Projektberichten
- Projektübersicht
- Projektorganisation
- Terminübersicht
- Nutzen
- letzte Schritte
- Änderungen
- Kostensituation
- Beschlüsse
Nennen Sie 4 Stationen beim Management von Projekt-Dokumenten
- Informationserzeugung
- Verifikation/Freigabe/Bestätigung
- Veröffentlichung
- Archivierung
Erklären Sie den Unterschied zwischen Change Management und Änderungsmanagement / Änderungskontrolle (Change-Request Verfahren)
- Change Management bezieht sich auf organisatorische Änderungen in Firmen / Abteilungen
- Änderungskontrolle bezieht sich auf das Management von Änderungen innerhalb des Projektumfangs
Projekt-Leistungsumfang: Erklären Sie den Begriff “Baseline” bzw. “Bezugskonfiguration”.
Genehmigter und dokumentierter Umfang eines Projektes
Änderungsmanagement: Erklären Sie den Begriff “Genehmigter Änderungsantrag”
Formeller Antrag auf Änderung einer festgelegten Bezugskonfiguration, der von einem entscheidungsbefugten Projektbeteiligten genehmigt wurde
Änderungsmanagement: Erklären Sie den Begriff “Änderungsanstoß”
Ereignis oder Notwendigkeit, das/die eine Änderung einer festgelegten Bezugkonfiguration einleitet
Erklären Sie den Begriff KVP - Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Das dauernde Bemühen in einer Organisation, die einzelnen Schritte ihrer Prozesse immer wieder zu verbessern
Nennen Sie 4 Werkzeuge zur Qualitätsverbesserung
- Ishikawa-Diagramm
- Qualitätsregelkarten
- Fluss-Diagramm
- Pareto-Prinzip
Benennen Sie alle Schritte der Qualitätsmanagement-Methode “Deming-Zyklus”
Plan - Do - Check - Act
Skizzieren Sie ein Ishikawa Diagramm mit 6 Kriterien
Fishbone Rechts: Problem 6 Linien von Ursachen nach draußen: - Maschine - Methode - Material - Messung - Mensch - Mitwelt
Was ist der Zweck des Ishikawa-Diagramms?
Eine Kreativitätsmethode, um:
- Qualitätsmängel zu verhindern
- Potentielle Fehler/Mängel aufzufinden
Nennen Sie die 3 Hauptbereiche des Beschaffungs-prozesses
- Beschaffung
- Vetragsmanagement
- Ausführungs-überwachung und Claim-Management
Beschaffungs-management: Nennen Sie 3 Vertragsarten
- Kaufvertrag
- Werkvertrag
- Dienstvertrag
Wodurch kommt ein Vertrag im Allgemeinen zustande
- Durch Unterzeichnung einer Vertragsurkunde oder mündliche Vereinbarung
- sowie durch ein Angebot und dessen unveränderte Annahme durch die andere Partei
Erklären Sie die Projektmanagement-Methode “Lessons Learned”
Aktivität nach Abschluss eines Projekts oder Projektabschnitts, um das im Projekt/-abschnitt gewonnene Wissen zu sichern. Erfahrungen aus dem Projekt/-abschnitt werden dokumentiert und an die Projektmitarbeiter verteilt, um die Projektarbeit kontiuierlich zu verbessern.
Bringen Sie die folgenden Aktivitäten in die richtige Reihenfolge im Projekt-planungsprozess:
- Zieledefinition
- Kostenplanung
- Projektstrukturplan
- Phasenplanung
- Lastenheft
- Projektabschluss
- Terminplanung
- Einsatzmittelplanung
- Ablaufplanung
- Steuerung
- Lastenheft
- Zieledefinition
- Phasenplanung
- Projektstrukturplan
- Ablaufplanung
- Terminplanung
- Einsatzmittelplanung
- Kostenplanung
- Steuerung
- Projektabschluss
Nenen Sie 5 Phasen der Teambildung nach Tuckman
- Forming
- Storming
- Norming
- Performing
- Adjourning
Skizzieren Sie ein korrektes Stakeholder-Portfolio
- Geschlossene Darstellung, keine Pfeile an Achsen
- Einordnung der Punkte in das Portfolio, nicht auf die Linien setzen
- Achsen: Macht/Einfluss und Konfliktpotenzial
Erklären Sie die Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg
Theorie über Arbeitszufriendenheit und - Motivation.
- Das Vorhandensein sog. Hygienefaktoren führt nicht zur Arbeitszufriedenheit aber verhindert Unzufriedenheit.
- Das Fehlen von sog. Motivatoren führt nie zu Unzufriedenheit aber verhindert Zufriedenheit.
- Beispiele Motivatoren: Aufmerkamkeit, Arbeitsinhalt, Verantwortung, Entwicklungsmöglichkeiten
- Beispiele Hygienefaktoren: Firmenpolitik, Beziehung zu Vorgesetzten, Gehalt, Sicherheit…
Erklären Sie die Bedürfnispyramide nach Maslow und nennen Sie deren 5 Stufen
Pyramide, unten breit, oben schmal 1 (Bottom). Physiologische Grundbedürfnisse 2. Sicherheit 3. Soziale Bedürfnisse 4. Individualbedürfnisse 5 (Top). Selbstvewirklichung
Was bezeichnete Maslow als Wachstums- und was als Defizitbedürfnisse?
Wachstumsbedürfnis: Selbstverwirklichung
Defizitbeürfnisse:
- Individualbedürfnisse
- Soziale Bedürfnisse
- Sicherheit
- Physiologsiche Grundbedürfnisse
