Projektavslut Flashcards
Ansvarig för projektavslutet
Projektledaren
Varför utvärderar man projektet? Och vad görs?
För att dra nyttiga lärdomar innan avvecklingen
Prestationer utvärderas
Erfarenheter och resultat dokumenteras
Projektet avslutas formellt genom ex:
Slut rapport
Efterkalkyl
Stänga projektets konto
Utvärdera hur risker hanterades
Utvärdera metoder och smarbete
och så vidare
Vad utvärderas i projektet
Resultatet och processen
Aktiviteter analyseras och reslutatet mäts mot upsatta mål
Genomförandet har följt de på förhand utarbetade planerna och kalkylerna
Viktigt att kunna dra lärdomar av projektet.
Få synpunkter från interssenter.
Hela projektgruppen är involverad.
Utvärdering av resultatet
Det är inte bara resultatet som uppfyller produktktaven i kravspecifikationen utan även tids och resurs-målen.
Var noga med vilken projektplan som utvärderingen sker mot. (Reviderad plan eller ursprunglig)
Har förändringarna påverkat bedömningen av resultatet
När kan ett projekt ses som lyckat eller misslyckat?
Det kan gå många år.
Tex: sydney opera hus.
Eller browman digitalt kommunikationsverktyg i krig.
När kan man se om ett strategiska projekt lyckats?
Avkastning förväntas efter flera år.
När kan man se om ett utvecklingsprojekt projekt lyckats?
Strategiska satsningar betraktas som investeringar, kortsiktiga kostnader
När kan man se om ett Organisationsutvecklings projekt lyckats?
Svåra att utvärdera på kort sick
EX: kick-off projekt.
När kan man se om ett Samhällsutvecklingsprojekt projekt lyckats?
Dessa är långsiktigt och tidskrävande
(ex: utveckla en attraktiv stadsdel)
Efterkalkyl
Redovisa förbrukade resurser i en slutkalkyl.
Kostnadsöversikt (efterkalkyl)
Total kostnad för projektet
Höll vi budget?
Uppfyllde projektet kostnadskraven i specifikationen?
Tids och budgetöverskridningar (efter -kalkyl)
Överskridande av tidsplanen kan indikera budgetöverskridningar
Faktureringshantering (efterkalkyl)
Säkerställ att alla fakturor från underleverantörer är inkommna
Projektkonton (efterkalkyl)
Stäng alla projektkonton vid avslutning.
Förhindra ytterligare kostnader
tidsrapportering (efterkalkyl)
projektgruppen och andra involverade samställer sina tidsrapporter
Utvärdera tidsåtgång
Viktigt att bedöma tidsåtgång vid projketets avslut
Följde projketet tidsplanen?
Ofta tar projekt längre tid.
Slutrapportens syfte
Sammanfattar erfarenheter från projketet
För internt bruk inte för intressenter.
Lutrapporten är inte ett bevis på godkänd leverans
Slutrapport vs, leveranskvitto
Leveranskvitto: Godkännande från projektägaren
Slutrapport i projektmogen organisationen
Slutrapport skrivs, distribueras och arkiveras som rutin
Bör omfatta alla delar i projektplanen
Innehåll i Slutrapporten
Prestationer och resultat jämfört med planer och budgetar.
Erfarenheter från samarbete i projektgruppen.
Relationer till intressenter.
Förbättringsförslag:
Analys av organisationsstruktur, bemanning och kommunikation.
Fokus på vad som fungerade bra och vad som kan förbättras.
Nytto-realisering
Nyttan av ett projekt behöver realiseras med en planeras och noga genomförd effekt-hemtagning.
Att ha uppnåt och få ett projekt godkänt är ingen garanti för att effektmålen kommer att uppnås.
Effektmätning
Syfte: att följa upp nyttan.
Var projektet lönsamt och använde man organisationens resurser på ett bra sätt
Hur skapar man nytta i ett projekt?
Väl förberedd organisation tar snabbare till sig projektresultat.
Förberedelse och utbildning leder till snabbare nyttorealisering
Vad behövs för effektiv produktrealisering
Omfattande marknadsföring kräver samtidigt tillgänlighet av prduktion i butik och välutbildade säljare
Vad behövs för uttnyttjande av ny teknik? teknik utvecklingsprojekt
Utveckling av nya datasystem kräver omfattande användar utbildningar och support för effektiv användning.
Projektägarens ansvar
Säkerställa att effektmålen uppnås
Aktivt ansvar för hela organisationens förberedelse och implementering.
Strategier för framgångsrik implementering
Tydlig plan för distribution och försäljning vid produktlansering.
Omfattande utbildning och support vid teknologiintegration.
Kontinuerlig övervakning och justering för att nå målen.
Riskhantering
Identifiera och minimera risker kopplade till bristande förberedelse.
Säkerställa resurser och utbildning för att undvika tids- och resursförlust.
