Produkter

Question 1

Oprems de baselinede ledelsesprodukter (de er underlagt ændringsstyring)

Answer 1

Arbejdspakke

Business case

Plan (omfatter projektplaner, faseplaner, afvigelsesplaner og eventuelt teamplaner)

Produktbeskrivelse

Projektgrundlag

Projektinitieringsdokumentation (PID)

Slutproduktbeskrivelse

Tilgang til kommunikationsstyring

Tilgang til kvalitetsstyring

Tilgang til realisering af udbytte

Tilgang til risikostyring

Tilgang til ændringsstyring

Question 2

Oprems de dynamiske ledelsesprodukter (indeholder oplysninger om projektets fremdrift)

Answer 2

Dagslog

Emneregister

Erfaringslog

Konfigurationspost

Kvalitetsregister

Risikoregister.

Question 3

Oprems de ledelsesprodukter, der giver et øjebliksbillede af status for bestemte aspekter af projektet

Answer 3

Afvigelsesrapport

Emnerapport

Erfaringsrapport

Faseafslutningsrapport

Kontrolpunktsrapport

Produktstatusrapport

Projektafslutningsrapport

Statusrapport.

Question 4

Hvad er formålet med en afvigelsesrapport?

Answer 4

Der udarbejdes en afvigelsesrapport, når en faseplan eller projektplan forventes at overskride de angivne toleranceniveauer. Den udarbejdes af projektlederen med henblik på at informere styregruppen om situationen samt opstille muligheder og anbefalinger til, hvordan man bør fortsætte.

Question 5

Hvad omfatter en afvigelsesrapport (sammensætningen)?

Answer 5

Afvigelsestitel:
En oversigt over den afvigelse, der rapporteres om

Årsag til afvigelsen:
En beskrivelse af årsagen til et udsving i forhold til den aktuelle plan

Konsekvenser ved et udsving:
Hvis der ikke reageres på følgevirkningen, hvilke konsekvenser er der så for:
- Projektet
- Virksomheds-, programledelse eller kunden

Muligheder:
Hvilke muligheder er der for at reagere på udsvinget, og hvilken konsekvens har den enkelte mulighed på business casen, risiciene og tolerancerne

Anbefaling:
Hvad anbefales, og hvorfor, i forhold til de tilgængelige muligheder?

Erfaringer:
Hvad kan der læres af afvigelsen, på dette projekt eller fremtidige projekter?

Question 6

Hvad er formålet med en arbejdspakke?

Answer 6

En arbejdspakke er et sæt oplysninger om et eller flere ønskede produkter indsamlet af projektlederen med henblik på formelt at videregive ansvaret for arbejdet og leveringen til en teamleder eller et teammedlem.

Question 7

Hvad omfatter en arbejdspakke (sammensætning)?

Answer 7

Dato:
Datoen for aftalen mellem projektlederen og teamlederen/den bemyndigede person

Teamleder eller den bemyndigede person:
Navnet på teamlederen eller den person, som aftalen er indgået med

Arbejdspakkebeskrivelse:
En beskrivelse af det arbejde, der skal udføres

Teknikker, processer og procedurer:
Teknikker, værktøjer, standarder, processer eller procedurer, som skal bruges til udarbejdelsen af specialistprodukter

Udviklingsgrænseflader:
Grænseflader, der skal vedligeholdes under udviklingen af produkterne. Disse kan være personer, der fremkommer med oplysninger, eller personer, som har brug for at modtage oplysninger

Drifts- og vedligeholdelsesgrænseflader:
Identificering af eventuelle specialistprodukter, som produktet/produkterne i arbejdspakken skal danne grænseflade til i deres levetid. Disse kan være andre produkter, der skal produceres af projektet, eksisterende produkter, eller produkter, som skal produceres af andre projekter (f.eks. hvis projektet er en del af et program)

Krav til ændringsstyring:
En erklæring om aftaler, der skal indgås af producenten med henblik på:
- Versionsstyring af produkterne i arbejdspakken
- Indhentning af kopier af andre produkter eller deres produktbeskrivelser
- Indsendelse af produktet til ændringsstyring
- Opbevarings- eller sikkerhedskrav
- Hvem, hvis nogen overhovedet, skal informeres om ændringer i arbejdspakkens status

Fælles aftaler:
Oplysninger om aftaler vedrørende indsats, omkostninger, start- og slutdatoer samt væsentlige milepæle for arbejdspakken

Tolerancer:
Oplysninger om arbejdspakkens tolerancer (tolerancerne vil være for tidsplan og omkostninger, men kan også omfatte omfang og risiko)

Begrænsninger:
Begrænsninger (bortset fra tolerancerne) vedrørende arbejde, involverede personer, timing, udgifter, regler, der skal følges (f.eks. sikkerhed) osv.

Rapportering:
Kontrolpunktsrapporternes forventede hyppighed og indhold

Problemhåndtering og -eskalering:
Dette henviser til proceduren for at fremsætte emner og risici

Uddrag og referencer:
Uddrag eller referencer til relaterede dokumenter, navnligt:

Uddrag af faseplan:
Dette vil være det relevante afsnit i faseplanen for den aktuelle ledelsesfase eller en henvisning, der peger på den

Produktbeskrivelse(r):
Dette vil normalt være en vedhæftning til de(n) produktbeskrivelse(r) for de produkter, der er identificeret i arbejdspakken (bemærk, at produktbeskrivelsen indeholder de kvalitetsmetoder, der skal anvendes)

Godkendelsesmetode:
Den person, rolle eller gruppe, som godkender de færdige produkter i arbejdspakken, og hvordan projektlederen skal informeres om færdiggørelsen af produkterne og arbejdspakken.

Question 8

Hvad er formålet med business casen?

Answer 8

En business case opstilles for at dokumentere den forretningsmæssige begrundelse for at indgå i et projekt baseret på de estimerede omkostninger (for udvikling, implementering og trinvist løbende drifts- og vedligeholdelsesomkostninger) i forhold til det forventede udbytte, der opnås og opvejes af eventuelt forbundne risici. Den bør belyse, hvordan og hvornår det forventede udbytte kan måles.

Udkastet til business casen udarbejdes i processen start af et projekt og finpudses af processen initiering af et projekt. Processen ledelse af et projekt dækker godkendelsen og genbekræftelsen af business casen.

Business casen anvendes af processen styring af en fase til at vurdere konsekvenserne af emner og risici. Den gennemgås og opdateres i slutningen af de enkelte ledelsesfaser af processen ledelse af en faseovergang samt i slutningen af projektet af processen afslutning af et projekt.

Question 9

Hvad omfatter en business case (sammensætning)?

Answer 9

• Et kort resumé af forretningsplanen:
  Fremhæver centrale punkter i business casen, som bør omfatte vigtigt udbytte og investeringsafkastet.
• Begrundelser:
  Definerer begrundelserne for at gennemføre projektet og forklarer, hvordan projektet vil muliggøre opnåelsen af virksomheds- eller programledelsens og kundens strategier og mål.
• Forretningsmuligheder:
  Analyse og begrundet anbefaling af grundlaget for forretningsmulighederne ved ikke at gøre noget, gøre et minimum eller gøre noget. “Ikke at gøre noget” bør altid være startmuligheden til at foretage en handling som grundlag for at kvantificere andre muligheder. Forskellen mellem “ikke at gøre noget” og “at gøre et minimum” eller “at gøre noget” er det udbytte, som investeringen vil kaste af sig.

Analysen af de enkelte muligheder giver styregruppen og projektets interessenter tilstrækkelig information til at vurdere, hvilken mulighed der er mest værd for organisationen. Analysen besvarer spørgsmålet: “Er det forventede udbytte af denne investering mere ønskværdigt, mere levedygtigt og mere opnåeligt end de andre muligheder?”

Business casen for den valgte mulighed bør løbende vurderes for ønskværdighed, levedygtighed og opnåelighed, efterhånden som nye risici og/eller ændringer eventuelt kan begrunde en af de andre muligheder.

• Forventet udbytte:
  Dette opstår ud fra det ønskede resultat, der opnås ved anvendelse af projektoutputtet. Udbyttet er udtrykt i målbare begreber ud fra situationen, som den ser ud forud for projektet. Udbyttet bør være både kvalitativt og kvantitativt. Det skal være i overensstemmelse med virksomheds- eller programledelsens eller kundens udbytte. Der skal angives tolerancer for det enkelte udbytte og for det samlede udbytte. Eventuelle krav til realiseringen af udbytte skal angives.

At udbytte beskrives i tal, gør det muligt at opstille udbyttetolerancer (f.eks. at salget skal øges med 10 til 15 %), og udbyttets målbarhed sikrer, at det kan dokumenteres. Hvis projektet omfatter udbytte, der ikke kan efterprøves, bliver det umuligt at bedømme, om projektet:

• Har været vellykket
• Har været pengene værd
• Bør igangsættes (eller er blevet igangsat).

Der er mange måder at verificere det forventede udbytte på. Eksempelvis kan en følsomhedsanalyse bruges til at fastslå, om en business case er stærkt afhængig af ét bestemt udbytte. Hvis det er tilfældet, kan det påvirke projektets planlægning, overvågning, kontrolaktiviteter og risikostyring, da det vil være nødvendigt at tage forholdsregler for at beskytte det specifikke udbytte.

• Forventet negativt udbytte:
  Virkningen af et eller flere af projektets resultater kan opfattes som negative af en eller flere interessenter. Negativt udbytte er de faktiske konsekvenser af en aktivitet, hvorimod en risiko pr. definition er usikker og muligvis aldrig materialiserer sig. En beslutning om at slå to dele af en organisation sammen i nye lokaler kan eksempelvis have et udbytte (f.eks. bedre samarbejde), omkostninger (f.eks. udbygning af lokalerne) og negativt udbytte (f.eks. faldende produktivitet under sammenlægningen). Et negativt udbytte skal vurderes og indarbejdes i investeringsvurderingen.
• Tidsrammer:
  Den periode, som projektet forløber (oversigt over projektplanen), og den periode, hvor udbyttet realiseres. Disse oplysninger anvendes efterfølgende til at træffe beslutninger om tidsplanen i planlægningsfasen (projektplan, faseplan og tilgang til realisering af udbytte).
• Omkostninger:
  En oversigt over projektets omkostninger (uddrag fra projektplanen), de løbende aktiviteter og vedligeholdelsesomkostningerne og deres finansieringsordninger.
• Investeringsvurdering:
  Sammenligner det samlede udbytte og et negativt udbytte med projektomkostningerne (uddrag fra projektplanen) og løbende, trinvise aktiviteter og vedligeholdelsesomkostninger. Analysen kan omfatte teknikker såsom pengestrømsopgørelse, investeringsafkast, nettonutidsværdi, internt afkast og tilbagebetalingsperiode. Målet er at kunne definere værdien af et projekt som en investering. Investeringsvurderingen skal også forholde sig til, hvordan projektet skal finansieres.
• Væsentlige risici:
  Giver en oversigt over de vigtigste risici, der er forbundet med projektet, samt den sandsynlige virkning og planerne, hvis de skulle opstå.

Question 10

Hvad er formålet med en dagslog?

Answer 10

En dagslog kan bruges til at dokumentere uformelle emner, påkrævede handlinger eller væsentlige begivenheder, som ikke registreres af andre PRINCE2-registre eller -logs. Den kan fungere som projektlederens projektkalender. Den kan også bruges som et opbevaringssted til emner og risici i processen start af et projekt i et projektforløb, hvis der ikke er konfigureret andre registre.

Der kan være mere end én dagslog, da teamledere kan vælge at have en til deres arbejdspakker adskilt fra projektlederens dagslog. Der foretages registreringer, når projektlederen eller teamlederen synes, det er passende at logge en begivenhed. Ofte er registreringer baseret på tanker, samtaler og observationer.

PRINCE2 definerer hverken sammensætning, format og præsentation eller kvalitetskriterier for dette produkt.

Question 11

Hvad er formålet med en emnerapport?

Answer 11

En emnerapport indeholder beskrivelsen, konsekvensvurderingen og anbefalinger til ændringsønske, uden for specifikation eller et problem/en betænkelighed. Den oprettes for de emner, der skal håndteres formelt.

Rapporten oprettes i første omgang, når emnet konstateres, og opdateres, både efter emnet er blevet vurderet, og når forslag til en behandling af emnet er blevet identificeret. Emnerapporten ændres på et senere tidspunkt yderligere for at registrere, hvilken mulighed der blev valgt, og opdateres endeligt, når implementeringen er bekræftet, og emnet lukkes.

Question 12

Hvad omfatter en emnerapport (sammensætning)?

Answer 12

Emnerapportens sammensætning defineres i tilgangen til ændringsstyring. Den omfatter følgende:

• Emne-id:
  Som vist i emneregisteret (er en unik reference til den enkelte emnerapport)
• Emnetype:
  Definerer typen af det emne, der registreres, nemlig:
• Ændringsønske
• Uden for specifikation
• Problem/betænkelighed
• Dato fremsat:
  Den dato, et emne oprindeligt blev fremsat
• Fremsat af:
  Navnet på den person eller det team, som fremsatte emnet
• Emnerapportens forfatter:
  Navnet på den person eller det team, som oprettede emnerapporten
• Emnebeskrivelse:
  Beskriver emnet i forhold til dets årsag og konsekvens
• Konsekvensanalyse:
  En detaljeret analyse af emnets sandsynlige konsekvens. Dette kan f.eks. omfatte en liste over de berørte produkter
• Anbefaling:
  En beskrivelse af, hvad projektlederen mener, der skal gøres for at behandle emnet (og hvorfor)
• Prioritet:
  Denne bør gives i forhold til projektets valgte skala. Den skal genevalueres efter en konsekvensanalyse
• Vigtighed:
  Denne bør givejs i forhold til projektets valgte omfang. Vigtigheden angiver, hvilket ledelsesniveau der er nødvendigt for at træffe beslutning om emnet
• Beslutning:
  Den trufne beslutning (accept, afvisning, udskydelse eller accept af en afvigelse uden for specifikation)
• Godkendt af:
  En liste over, hvem der traf beslutningen
• Beslutningsdato:
  Datoen for beslutningen
• Lukningsdato:
  Den dato, emnet blev lukket.

Question 13

Hvad er formålet med et emneregister?

Answer 13

Formålet med emneregisteret er at indsamle og opdatere oplysninger om alle de emner, der håndteres formelt. Emneregisteret bør regelmæssigt overvåges af projektlederen.

Question 14

Hvad omfatter et emneregister (sammensætning)?

Answer 14

Emneregisterets sammensætning defineres i tilgangen til ændringsstyring. For hver post i emneregisteret registreres følgende:

• Emne-id:
  Er en unik reference for hvert emne, der indføres i emneregisteret. Det er typisk en numerisk eller alfanumerisk værdi
• Emnetype:
  Definerer typen af det emne, der registreres, nemlig:
• ændringsønske
• Uden for specifikation
• Problem/betænkelighed
• Dato fremsat:
  Den dato, et emne oprindeligt blev fremsat
• Fremsat af:
  Navnet på den person eller det team, som fremsatte emnet
• Emnerapportens forfatter:
  Navnet på den person eller det team, som oprettede emnerapporten
• Emnebeskrivelse:
  Beskriver emnet, dets årsag og konsekvens
• Prioritet:
  Denne bør gives i forhold til projektets valgte kategorier. Prioriteten skal genevalueres efter en konsekvensanalyse
• Vigtighed:
  Denne bør gives i forhold til projektets valgte omfang. Vigtigheden angiver, hvilket ledelsesniveau der er nødvendigt for at træffe beslutning om emnet
• Status:
  Emnets aktuelle status, og datoen for seneste opdatering
• Lukningsdato:
  Den dato, emnet blev lukket.

Question 15

Hvad er formålet med en erfaringslog?

Answer 15

Erfaringsloggen er et projektopbevaringssted for erfaringer, der gælder for dette projekt eller fremtidige projekter. Nogle erfaringer kan stamme fra andre projekter og skal registreres i erfaringsloggen og indføres i projektets tilgange og planer. Nogle erfaringer kan stamme fra selve projektet, hvor nye oplevelser (både gode og dårlige) kan videregives til andre.

Question 16

Hvad omfatter en erfaringslog (sammensætning)?

Answer 16

For hver post i erfaringsloggen skal følgende registreres:

• Erfaringstype:
  Definerer typen af den erfaring, der registreres, nemlig:
• Projekt (anvendes til dette projekt)
• Virksomheds-, programledelse eller kunde (videregives til virksomheds-, programledelsen eller kunden)
• Både projektet og virksomheds-, programledelsen eller kunden
• Erfaringsdetalje:
  Detaljen kan omfatte:
• Begivenhed
• Virkning (f.eks. positiv/negativ økonomisk konsekvens)
• Årsager/trigger
• Om der har været eventuelle tidlige faresignaler
• Anbefalinger
• Om den tidligere har været identificeret som værende en risiko (trussel eller mulighed)
• Dato registreret:
  Den dato, en erfaring oprindeligt blev registreret
• Registreret af:
  Navnet på den person eller det team, som fremsatte erfaringen
• Prioritet:
  I forhold til projektets valgte kategorier.

Question 17

Hvad er formålet med en erfaringsrapport?

Answer 17

En erfaringsrapport kan udarbejdes med henblik på at understøtte erfaringsloggen, hvis der er brug for yderligere oplysninger. Den kan bruges til at videregive eventuelle erfaringer, som med fordel kan benyttes i andre projekter.

Formålet med rapporten er at frembringe en handling, så de positive erfaringer indgår som en del i organisationens måde at arbejde på, og så organisationen er i stand til at undgå eventuelle negative erfaringer i fremtidige projekter.

En erfaringsrapport kan oprettes når som helst i et projekt og skal ikke nødvendigvis udskydes til slutningen af projektet. Typisk kan den indgå som en del i faseafslutningsrapporten og projektafslutningsrapporten. Det kan være hensigtsmæssigt (og nødvendigt) at have flere erfaringsrapporter specifikt målrettet den bestemte organisation (f.eks. bruger, leverandør, virksomhed eller program).

Dataene i rapporten skal bruges af det team, der er ansvarlig for virksomhedens kvalitetsstyringssystem, så de kan tilpasse, ændre og forbedre standarderne. En statistik over, hvor stor en indsats de enkelte produkter krævede, kan medvirke til at forbedre de fremtidige estimater.

En erfaringsrapport udarbejdes på baggrund af følgende:

• PID’en (som baseline-position)
• Erfaringsloggen (til identifikation af erfaringer)
• Kvalitetsregisteret, emneregisteret og risikoregisteret (til statistisk analyse)
• Kvalitetsdokumentation (til statistisk analyse)
• Tilgang til kommunikationsstyring (til distributionslisten).

PRINCE2 definerer hverken sammensætning, format og præsentation eller kvalitetskriterier for dette produkt.

Question 18

Hvad er formålet med en faseafslutningsrapport?

Answer 18

En faseafslutningsrapport anvendes til at give et overblik over fremdriften til dato, den generelle projektsituation og indeholder tilstrækkelige oplysninger til at anmode styregruppen om en beslutning om, hvad der efterfølgende skal ske med projektet.

Styregruppen anvender faseafslutningsrapporten sammen med den næste faseplan for at beslutte, hvad der skal ske med projektet, f.eks. godkende næste fase, ændre projektets omfang eller stoppe projektet helt.

Question 19

Hvad omfatter en faseafslutningsrapport (sammensætning)?

Answer 19

• Projektlederens rapport:
  Opsummerer resultaterne fra ledelsesfasen
• Review af business casen:
  Opsummerer validiteten af projektets business case, herunder:
• Det opnåede udbytte til dato
• Det forventede, resterende udbytte (resterende ledelsesfaser og efterfølgende projektfase)
• Forventet nettoudbytte
• Afvigelser fra den godkendte business case
• Akkumuleret risikoeksponering
• Review af projektmål:
  Review af projektets præstation til dato i forhold til dets planlagte mål og tolerancer med hensyn til tidsplan, omkostninger, kvalitet, omfang, udbytte og risiko. Evaluerer effektiviteten af projekttilgange og -styringselementer
• Review af ledelsesfasens mål:
  Review af, hvordan den enkelte ledelsesfase præsterede i forhold til dens mål og tolerancer med hensyn til tidsplan, omkostninger, kvalitet, omfang, udbytte og risiko
• Review af teamets præstation:
  Giver især anerkendelse for den gode præstation
• Review af produkter, herunder:
• Kvalitetsdokumentation En liste over kvalitetsaktiviteter planlagt og gennemført i ledelsesfasen
• Godkendelsesdokumentation En liste over de produkter, der var planlagt til at blive færdiggjort i ledelsesfasen og deres nødvendige godkendelser
• Uden for specifikation En liste over eventuelt manglende produkter eller produkter, som ikke lever op til det oprindelige krav, samt bekræftelse af eventuelt afgivet accept af en afvigelse uden for specifikation
• Faseinddelt overdragelse (hvis relevant) Kundens bekræftelse af, at drifts- og vedligeholdelsesfunktioner er klar til at modtage releasen
• Oversigt over anbefaling af opfølgningsaktiviteter (hvis relevant) Anmodning om råd fra styregruppen med hensyn til, hvem der skal tildeles hver af de anbefalede handlinger. De anbefalede handlinger drejer sig om uafsluttet arbejde, igangværende emner og risici samt andre aktiviteter, der er nødvendige for at bringe produkterne til næste fase i deres levetid
• Erfaringer (hvis relevant):
  Et review af, hvad der gik godt, hvad der gik dårligt samt eventuelle anbefalinger til overvejelse i virksomheds-, programledelsen eller hos kunden. Input hentes fra erfaringsloggen (se afsnit A.7) eller de erfaringsrapporter, der måtte forefindes
• Emner og risici:
  Oversigt over aktuelle emner og risici, der påvirker projektet
• Prognose:
  Projektlederens prognose for projektet og den næste ledelsesfase i forhold til planlagte mål og tolerancer med hensyn til tidsplan, omkostninger, kvalitet, omfang, udbytte og risiko.

Hvor der udarbejdes en faseafslutningsrapport ved afslutningen af initieringsfasen, er hele det ovennævnte indhold muligvis ikke relevant eller nødvendigt.

Question 20

Hvad er formålet med en konfigurationspost?

Answer 20

Konfigurationsposter oprettes kun, hvis det anses for nødvendigt af projektets tilgang til ændringsstyring. Formålet med dem er at udarbejde dokumentation for oplysninger, som f.eks. de enkelte konfigurationsgenstandes historik, status, version og variant samt eventuelle detaljer om vigtige relationer mellem dem. Hvis der ikke anvendes konfigurationsposter, kan mindre formelle oplysninger om produkters konfigurationsstatus være en del af produktstatusoplysningerne.

Sættet af konfigurationsposter i et projekt kaldes ofte et konfigurationsbibliotek. Dokumentationen kan være afledt af:

• Tilgangen til ændringsstyring
• Produktnedbrydningsstrukturen
• En faseplan og en arbejdspakke
• Kvalitetsregister, emneregister og risikoregister.

PRINCE2 definerer hverken sammensætning, format og præsentation eller kvalitetskriterier for dette produkt.

Question 21

Hvad er formålet med en kontrolpunktsrapport?

Answer 21

En kontrolpunktsrapport anvendes til at rapportere arbejdspakkens status med den hyppighed, der er defineret i arbejdspakken.

Question 22

Hvad omfatter en kontrolpunktsrapport (sammensætning)?

Answer 22

• Dato:
  Datoen for kontrolpunktet
• Periode:
  Den rapporteringsperiode, kontrolpunktsrapporten omfatter
• Opfølgninger:
  Udestående punkter fra tidligere rapporter (f.eks. gennemførte handlingspunkter eller uløste emner)
• Denne rapporteringsperiode:
• De produkter, der udvikles af teamet i rapporteringsperioden
• De produkter, der færdiggøres af teamet i rapporteringsperioden
• Kvalitetsstyringsaktiviteter, der gennemføres i perioden
• Identificerede erfaringer
• Næste rapporteringsperiode:
• De produkter, der udvikles af teamet i den næste rapporteringsperiode
• De produkter, der planlægges færdiggjort af teamet i den næste rapporteringsperiode
• Kvalitetsstyringsaktiviteter, der planlægges i den næste rapporteringsperiode
• Arbejdspakketolerancestatus:
  Hvordan udførelsen af arbejdspakken skrider frem i forhold til dens tolerancer (f.eks. faktisk og forudsagt omkostning/tid/omfang)
• Emner og risici:
  En opdatering af de emner og risici, der er forbundet med arbejdspakken.

Question 23

Hvad er formålet med et kvalitetsregister?

Answer 23

Et kvalitetsregister bruges til at danne et overblik over alle kvalitetsstyringsaktiviteterne, der er planlagt eller har fundet sted, og indeholder oplysninger til faseafslutningsrapporter og projektafslutningsrapporten. Dets formål er at:

• Angive en unik reference for den enkelte kvalitetsaktivitet
• Udpeger et produkts kvalitetsdokumentation
• Fungere som en oversigt over antallet og typen af de udførte kvalitetsaktiviteter.

Question 24

Hvad omfatter et kvalitetsregister (sammensætning)?

Answer 24

Kvalitetsregisterets sammensætning defineres i tilgangen til kvalitetsstyring. For hver enkelt post i kvalitetsregisteret skal følgende registreres:

• Kvalitets-id:
  Er en unik reference for hver kvalitetsaktivitet, der indføres i kvalitetsregisteret. Det er typisk en numerisk eller alfanumerisk værdi
• Produkt-id’(er):
  Unikke id’(er) for de(t) produkt(er), kvalitetsaktiviteterne vedrører
• Produkttitel/-titler:
  Navnet/navnene, som produktet/produkterne er kendt under
• Metode:
  Den metode, der anvendes til kvalitetsaktiviteten (f.eks. test, kvalitetsreview, inspektion osv.)
• Roller og ansvar:
  Den person eller det team, der er ansvarlig for kvalitetsstyringsaktiviteter (f.eks. testmanager eller, i kvalitetsreviews, fremlæggeren, revieweren/ne, formanden, administratoren)
• Datoer:
  Planlagte, forventede og faktiske datoer for:
• Kvalitetsaktiviteten
• Bekræftelse på, at kvalitetsaktiviteten er gennemført
• Resultat:
  Resultatet af kvalitetsaktiviteten. Hvis produktet ikke består et kvalitetsreview, skal en eventuel genvurdering angives som en separat post i registeret, idet den oprindelige kvalitetsaktivitet er gennemført (med beslutning om, at resultatet er “ikke bestået”)
• Kvalitetsdokumentation: Kvalitetsinspektionsdokumentation, såsom en testplan eller oplysninger om eventuelle nødvendige handlinger med henblik på at korrigere fejl og udeladelser på de produkter, der inspiceres.

Question 25

Hvad er formålet med en plan?

Answer 25

En plan er en redegørelse for, hvordan og hvornår målene skal opnås, og viser de vigtigste produkter, aktiviteter og ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre planens omfang. I PRINCE2 er der tre planniveauer: Projekt, fase og team. Teamplaner er valgfrie og behøver ikke nødvendigvis at følge den samme sammensætning som en projektplan eller en faseplan.

En afvigelsesplan oprettes på samme niveau som den plan, den erstatter.

En projektplan giver business casen de planlagte omkostninger, og den identificerer ledelsesfaserne og andre vigtige kontrolpunkter. Anvendes af styregruppen som en baseline, der danner udgangspunktet for overvågning af projektets fremdrift.

Faseplaner omfatter de produkter, ressourcer, aktiviteter og styringselementer, der er specifikke for ledelsesfasen, og anvendes som en baseline, der danner udgangspunktet for overvågning af ledelsesfasens fremdrift.

Teamplaner (hvis disse anvendes) kan bestå af blot en tidsplan vedhæftet den/de arbejdspakke(r), der er tildelt teamlederen.

En plan skal ikke blot omfatte aktiviteter for oprettelse af produkter, men også aktiviteter til håndtering af produktoprettelse, herunder aktiviteter i forbindelse med sikring, kvalitetsstyring, risikostyring, ændringsstyring, kommunikation og eventuelt andre nødvendige projektstyringselementer.

Question 26

Hvad omfatter en plan (sammensætning)?

Answer 26

• Planbeskrivelse:
  En kort beskrivelse af, hvad planen vedrører generelt (dvs. projekt, fase, team, afvigelse) og tilgangen til planlægning
• Forudsætninger for en plan:
  Ethvert grundlæggende aspekt, der skal være på plads og forblive på plads, for at planen lykkes
• Eksterne afhængigheder:
  Afhængigheder, der kan påvirke planen
• Planlægningsantagelser:
  Antagelser, som planen er baseret på
• Tilgang(e) til levering:
  En beskrivelse af de tilgange, der skal anvendes
• Indarbejdede erfaringer:
  Detaljer om relevante erfaringer fra tidligere, lignende projekter, som er gennemgået og tilpasset i denne plan
• Overvågning og styring:
  Detaljer om, hvordan planen overvåges og styres
• Budgetter:
  Tids- og omkostningsbudgetter, herunder hensættelser til risici og ændringer
• Tolerancer:
  Tids-, omkostnings- og omfangstolerancer for planens niveau (hvilke også kan omfatte flere specifikke risikotolerancer for ledelsesfasen eller teamniveauet)
• Produktbeskrivelser:
  Beskrivelser af produkterne i planens omfang (for projektplanen omfatter dette slutproduktet, for faseplanen er det ledelsesfasens produkter, og for en teamplan skal det være en reference til den tildelte arbejdspakke). Kvalitetstolerancer defineres i den enkelte produktbeskrivelse.
• Tidsplan:
  Den kan omfatte grafiske fremstillinger såsom:
• Et Gantt- eller søjlediagram
• En produktnedbrydningsstruktur
• Et produktflowdiagram
• Et aktivitetsnetværk
• Et skema med ressourcekrav, opdelt efter ressourcetype (f.eks. fire teknikere, én testleder, en forretningsanalytiker)
• Et skema med nødvendige/tildelte, specifikke ressourcer, opdelt efter navn (f.eks. Nikki, Jay, Francesca).

Question 27

Hvad er formålet med en produktbeskrivelse?

Answer 27

• Forstå produktets detaljerede karakter, formål, funktion og udseende
• Definere, hvem der vil bruge produktet
• Identificere oplysnings- eller forsyningskilderne til produktet
• Identificere det kvalitetsniveau, produktet skal leve op til
• Muliggøre identificeringen af aktiviteter til at producere, gennemgå og godkende produktet
• Definere de personer eller kompetencer, der er nødvendige for at kunne producere, gennemgå og godkende produktet.

Question 28

Hvad omfatter en produktbeskrivelse (sammensætning)?

Answer 28

• Id:
  Unik nøgle, sandsynligvis tildelt af ændringsstyringsmetoden, og omfatter sandsynligvis projektnavn, varenavn og versionsnummer
• Titel:
  Navnet, som produktet er kendt under
• Formål:
  Herved defineres det formål, som produktet opfylder, og hvem der vil bruge det. Er det et middel til et mål eller et mål i sig selv? Det hjælper til at forstå produktets funktioner, størrelse, kvalitet, kompleksitet, robusthed osv.
• Sammensætning:
  Dette er en liste over produktets komponenter. Hvis produktet f.eks. er en rapport, vil det være en liste over forventede kapitler eller afsnit
• Oprindelse:
  Hvilke kildeprodukter er produktet afledt af? Det kan f.eks. være:
• Et design er afledt af en specifikation
• Et produkt er købt hos en leverandør
• En erklæring om det forventede udbytte opnås fra brugeren
• Et produkt leveres fra en anden afdeling eller team
• Format og præsentation:
  Produktets egenskaber. Hvis produktet f.eks. er en rapport, angiver dette, om rapporten skal være et dokument, præsentationsdias eller en e-mail
• Nødvendige udviklingskompetencer:
  En angivelse af de kompetencer, der er nødvendige for at udvikle produktet, eller en indikering af de(t) område(r), som skal levere udviklingsressourcerne Identifikation af de faktiske personer kan udelades, indtil planlægningen af ledelsesfasen, hvor produktet skal oprettes
• Kvalitetskriterier:
  Ifølge hvilken kvalitetsspecifikation skal produktet produceres, og hvilke kvalitetsmålinger anvendes af dem, som inspicerer det færdige produkt? Dette kan være en simpel reference til en eller flere almindelige standarder, der dokumenteres andetsteds, eller det kan være en fuld forklaring af en målestok, der skal anvendes. Hvis produktet skal udvikles og godkendes i forskellige tilstande (f.eks. adskilt maskineri, flyttet maskineri og genmonteret maskineri), så skal kvalitetskriterierne grupperes i dem, som gælder for hver tilstand
• Kvalitetstolerance:
  Angivelse af et område for kvalitetskriterier, inden for hvilke produktet ville være acceptabelt
• Kvalitetsmetode:
  De typer kvalitetsmetode (f.eks. designverifikation, start, test, inspektion eller review), der skal bruges til at kontrollere produktets kvalitet eller funktionalitet
• Nødvendige kvalitetskompetencer:
  En angivelse af de kompetencer, der er nødvendige for at gennemføre kvalitetsmetoden, eller en indikering af de(t) område(r), som skal levere kontrollen af ressourcerne. Identifikation af de faktiske personer kan udelades, indtil planlægningen af ledelsesfasen, hvor kvalitetsinspektionen skal udføres
• Kvalitetsansvar:
  Disse definerer produktets producent, reviewer(e) og godkender(e).

Question 29

Hvad er formålet med en produktstatusrapport?

Answer 29

Oplysninger om produkternes status skal vedligeholdes og kan præsenteres, inden for definerede afgrænsninger, i en produktstatusrapport. Grænserne kan variere. Rapporten kan eksempelvis omfatte hele projektet, en bestemt ledelsesfase, en bestemt del af projektet eller et bestemt produkts historik. Produktstatusrapporten er særligt nyttig, hvis projektlederen ønsker at få bekræftet produkters versionsnummer.

Produktstatusrapporten kan være afledt af:

• Konfigurationsposter
• En faseplan.

PRINCE2 definerer hverken sammensætning, format og præsentation eller kvalitetskriterier for dette produkt.

Question 30

Hvad er formålet med en projektafslutningsrapport?

Answer 30

En projektafslutningsrapport bruges i forbindelse med afslutningen af et projekt til at gennemgå, hvordan det er gået med projektet i forhold til den version af PID’en, der blev brugt til at godkende det. Den giver samtidig mulighed for at videregive:

• Erfaringer, der kan anvendes fordelagtigt på andre projekter
• Detaljer om arbejde, der ikke er færdiggjort, løbene risici eller potentielle produktændringer til gruppen, der har fået til opgave fremover at yde support til slutproduktet i dets levetid.

Question 31

Hvad omfatter en projektafslutningsrapport (sammensætning)?

Answer 31

• Projektlederens rapport:
  Opsummerer projektets præstation
• Review af business casen:
  Opsummerer validiteten af projektets business case, herunder:
• Det opnåede udbytte til dato
• Forventet resterende udbytte (efter projektet)
• Forventet nettoudbytte
• Afvigelser fra den godkendte business case
• Review af projektmål:
  Review af projektets præstation i forhold til dets planlagte mål og tolerancer med hensyn til tidsplan, omkostninger, kvalitet, omfang, udbytte og risiko. Evaluerer effektiviteten af projekttilgange og -styringselementer
• Review af teamets præstation:
  Giver især anerkendelse for den gode præstation
• Review af produkter, herunder:
• Kvalitetsdokumentation En liste over planlagte og gennemførte kvalitetsaktiviteter
• Godkendelsesdokumentation Anfører produkterne og forudsætninger for, at de godkendes
• Uden for specifikation En liste over eventuelt manglende produkter eller produkter, som ikke lever op til det oprindelige krav, samt bekræftelse af eventuelt afgivet accept af en afvigelse uden for specifikation
• Overdragelse af slutprodukt Kundens bekræftelse (i form af endelig godkendelsesdokumentation) af, at drifts- og vedligeholdelsesfunktionerne er klar til at modtage slutproduktet
• Oversigt over anbefaling af opfølgningsaktiviteter Anmodning om råd fra styregruppen om, hvem der bør modtage hver anbefalet handling. De anbefalede handlinger drejer sig om uafsluttet arbejde, igangværende emner og risici samt andre aktiviteter, der er nødvendige for at bringe produkterne til næste fase i deres levetid
• Erfaringer:
  Et review af, hvad der gik godt, hvad der gik dårligt samt eventuelle anbefalinger til overvejelse i virksomheds-, programledelsen eller hos kunden (og, hvis projektet blev afsluttet i utide, skal årsagerne forklares). Input hentes fra erfaringsloggen (se afsnit A.14) eller de erfaringsrapporter, der måtte forefindes.

Question 32

Hvad er formålet med et projektgrundlag?

Answer 32

Et projektgrundlag bruges til at danne et fuldt og fast fundament for igangsættelsen af projektet og oprettes i processen start af et projekt.

I processen initiering af et projekt udvides og tilpasses projektgrundlagets indhold til PID’en, hvorefter projektgrundlaget ikke længere vedligeholdes.

Question 33

Hvad omfatter et projektgrundlag (sammensætning)?

Answer 33

• Projektdefinition:
  Forklarer, hvad projektet skal opnå. Den skal omfatte:
• Baggrund
• Projektets mål (omhandlende tids-, omkostnings-, kvalitets-, omfangs-, udbytte- og risikopræstation)
• Ønsket resultat
• Projektomfang og -udeladelser
• Begrænsninger og antagelser
• Projekttolerancer
• Bruger(e) og andre kendte interessenter
• Grænseflader
• Udkast til business case (se afsnit A.3) Årsager til, hvorfor projektet er nødvendigt, samt den valgte forretningsmulighed. Det udvikles senere til en detaljeret business case i løbet af processen initiering af et projekt
• Slutproduktbeskrivelse (se afsnit A.3) Indeholder kundens kvalitetsforventninger og brugerens godkendelseskriterier samt godkendelseskriterier for drift og vedligeholdelse
• Projektfremgangsmåde Definerer det valg af løsning, der anvendes i projektet til at give den forretningsmulighed, som vælges ud fra business casen. Den tager højde for det driftsmiljø, som løsningen skal passe ind i, samt eventuelle tilpasningskrav (hvis kendte)
• Projektorganisationsstruktur Et diagram, der viser, hvem der er involveret i projektet
• Rollebeskrivelser Disse beskriver rollerne for personerne i projektorganisationen og andre vigtige ressourcer, som er identificeret på det pågældende tidspunkt
• Referencer Disse omfatter referencer til relevante tilknyttede dokumenter eller produkter.

Question 34

Hvad er formålet med projektinitieringsdokumentation?

Answer 34

Formålet med PID’en er at definere projektet for at kunne danne grundlaget for dets ledelse samt en vurdering af dets overordnede succes. PID’en giver retningen og omfanget af projektet og (sammen med faseplanen) danner “kontrakten” mellem projektlederen og styregruppen.

PID’ens tre primære anvendelsesformål er at:

• Sikre, at projektet har et fast grundlag, før styregruppen anmodes om at give deres fulde tilsagn til projektet
• Fungere som et grundlæggende dokument, som styregruppen og projektlederen kan anvende til at vurdere fremdrift, emner og løbende spørgsmål om levedygtighed
• Udgøre en enkelt referencekilde vedrørende projektet, så personer, der indtræder i den “midlertidige organisation” hurtigt og nemt kan finde ud af, hvad projektet drejer sig om, og hvordan det administreres.

PID’en er et levende produkt forstået på den måde, at det altid bør afspejle projektets aktuelle status, planer og styringselementer. Dens vigtigste produkter skal opdateres og baselines igen efter behov ved afslutningen af hver enkelt ledelsesfase, så den afspejler den aktuelle status af dens bestanddele.

Den version af PID’en, som er blevet anvendt til at få bemyndigelse til projektet, bibeholdes som grundlag i forhold til de resultater, der senere vurderes, når projektet afsluttes.

Question 35

Hvad omfatter projektinitieringsdokumentationen (sammensætning)?

Answer 35

En indholdsliste til PID’en følger nedenfor: Projektdefinition og projektfremgangsmåde uddrages af projektgrundlaget:

• Projektdefinition:
  Forklarer, hvad projektet skal opnå. Den skal omfatte:
• Baggrund
• Projektets mål og ønskede resultat
• Projektomfang og -udeladelser
• Begrænsninger og antagelser
• Bruger(e) og andre kendte interessenter
• Grænseflader
• Projektfremgangsmåde:
  Definerer det valg af løsning og den tilgang til levering, som bruges i projektet til at levere den valgte forretningsmulighed valgt fra business casen under hensyntagen til det driftsmiljø, som løsningen skal passe ind i
• Business case:
  Beskriver projektbegrundelsen baseret på estimerede omkostninger, risici og udbytter
• Projektorganisationsstruktur:
  Et diagram, der viser, hvem der er involveret i projektet
• Rollebeskrivelser:
  Disse beskriver rollerne for personer i projektorganisationen samt andre vigtige ressourcer
• Tilgang til kvalitetsstyring:
  Beskriver de kvalitetsteknikker og -standarder, der anvendes, samt ansvaret for opnåelsen af de ønskede kvalitetsniveauer. Hvor projektet er underlagt den bestillende organisations kvalitetsstyringspolitikker/-/strategier, skal PID’en referere til dem i stedet for at kopiere dem. Hvor projektet ikke er underlagt den bestillende organisations kvalitetsstyringspolitikker/-strategier, skal passende strategier/tilgange dokumenteres
• Tilgang til ændringsstyring :
  Beskriver, hvordan og af hvem projektets produkter styres og beskyttes. Hvor projektet er underlagt den bestillende organisations ændringsstyringspolitikker/-/strategier, skal PID’en referere til dem i stedet for at kopiere dem. Hvor projektet ikke er underlagt den bestillende organisations ændringsstyringspolitikker/-strategier, skal passende strategier/tilgange dokumenteres
• Tilgang til risikostyring:
  Beskriver de specifikke risikostyringsteknikker og -standarder, der skal anvendes for at kunne udføre en effektiv styring af risici. Hvor projektet er underlagt den bestillende organisations risikostyringspolitikker/-strategier, skal PID’en referere til dem i stedet for at kopiere dem. Hvor projektet ikke er underlagt den bestillende organisations risikostyringspolitikker/-strategier, skal passende strategier/tilgange dokumenteres
• Tilgang til kommunikationsstyring:
  Definerer projektets interessenter og kommunikationsmetoden og -hyppigheden mellem dem og projektet. Hvor projektet er underlagt den bestillende organisations kommunikationsstyringspolitikker/-strategier, skal PID’en referere til dem i stedet for at kopiere dem. Hvor projektet ikke er underlagt den bestillende organisations kommunikationsstyringspolitikker/-strategier, skal passende strategier/tilgange dokumenteres
• Projektplan:
  Beskriver, hvordan og hvornår projektets mål skal være opnået, ved at vise de vigtigste produkter, aktiviteter og ressourcer, der er nødvendige i projektet. Den er en baseline, som projektets fremdrift kan måles op imod, ledelsesfase for ledelsesfase
• Projektstyringselementer:
  Giver et overblik over styringselementer på projektniveau, såsom ledelsesfaseovergange, aftalte tolerancer, overvågning og rapportering
• Tilpasning af PRINCE2:
  En oversigt over, hvordan PRINCE2 tilpasses projektet.

Question 36

Hvad er formålet med et risikoregister?

Answer 36

Et risikoregister er en fortegnelse over identificerede risici i forhold til projektet, herunder deres status og historik. Det bruges til at registrere og vedligeholde oplysninger om alle de identificerede trusler og muligheder, der vedrører projektet.

Question 37

Hvad omfatter et risikoregister (sammensætning)?

Answer 37

Risikoregisterets sammensætning er afledt af tilgangen til risikostyring. For hver post i risikoregisteret skal følgende registreres:

• Risiko-id:
  Er en unik reference for hver risiko, der indføres i risikoregisteret. Det er typisk en numerisk eller alfanumerisk værdi
• Ophavsmand til risiko:
  Den person, som har fremsat risikoen
• Dato registreret:
  Den dato, risikoen blev identificeret
• Risikokategori:
  Risikotypen ud fra projektets valgte kategorier (f.eks. tidsplan, kvalitet, juridiske aspekter)
• Risikobeskrivelse:
  Beskriver risikoen ud fra årsag, begivenhed (trussel eller mulighed) og virkning (som udtrykt af konsekvensen)
• Sandsynlighed, konsekvens og forventet værdi:
  Det er en hjælp at estimere de iboende værdier (før reaktionshandlingen) og restværdier (efter reaktionshandlingen). Disse skal registreres i overensstemmelse med projektets valgte skalaer
• Tilnærmelse:
  Dette angiver typisk, hvor tæt på det nuværende tidspunkt risikohændelsen antages at ske (f.eks. nært forestående, i ledelsesfasen, i projektet, efter projektforløbet). Tilnærmelsen skal registreres i overensstemmelse med projektets valgte skalaer
• Risikoreaktionskategorier:
  Hvordan projektet håndterer risikoen ud fra projektets valgte kategorier. F.eks.:
• For trusler: undgå, reducer, overfør, del, accepter, forbered beredskabsplaner
• For muligheder: udnyt, forøg, overfør, del, acceptere, forbered beredskabsplaner
• Risikoreaktion:
  Handlinger, der skal udføres for at afbøde risikoen. Disse handlinger skal være i tråd med de valgte reaktionskategorier. Bemærk, at mere end én risikoreaktion kan være gældende for en risiko
• Risikostatus:
  Typisk beskrevet med henblik på, om risikoen er aktiv eller lukket. Hvis en dato for senest ændret medtages, medvirker det til at spore ændringer i risikostatus
• Risikoejer:
  Den person, som er ansvarlig for administration af risikoen (der bør kun være én risikoejer pr. risiko)
• Risikoaktør:
  De(n) person(er), som implementerer de(n) handling(er), der er beskrevet i risikoreaktionen. Dette kan muligvis være den samme person som risikoejeren.

Question 38

Hvad er formålet med en slutproduktbeskrivelse?

Answer 38

Slutproduktbeskrivelsen er en særlig form for produktbeskrivelse, som definerer, hvad projektet skal levere for at opnå endelig godkendelse. Den bruges til at:

• Opnå tilsagn fra brugeren om projektets omfang og krav
• Definere kundens kvalitetsforventninger
• Definere projektets godkendelseskriterier, metode og ansvar.

Produktbeskrivelsen for slutproduktet oprettes under processen start af et projekt. Den er en del af den første aktivitet til afgrænsning af projektets omfang og udbygges i løbet af processen initiering af et projekt, når projektplanen oprettes. Den er underlagt formel ændringsstyring og bør kontrolleres ved overgangen mellem ledelsesfaser (under ledelse af en faseovergang) for at se, om det er nødvendigt at ændre den. Slutproduktbeskrivelsen anvendes ved processen afslutning af et projekt til at bekræfte, at projektet har leveret, hvad der blev forventet af det, og at godkendelseskriterierne er blevet opfyldt.

Question 39

Hvad omfatter en slutproduktbeskrivelse (sammensætning)?

Answer 39

• Titel:
  Navnet, som projektet er kendt under
• Formål:
  Herved defineres det formål, som slutproduktet opfylder, og hvem der vil bruge det. Det hjælper til at forstå produktets funktioner, størrelse, kvalitet, kompleksitet, robusthed osv.
• Sammensætning:
  En beskrivelse af de vigtigste produkter og/eller resultater, projektet skal levere
• Oprindelse:
  Hvilke kildeprodukter er produktet afledt af? Det kan f.eks. være:
• Eksisterende produkter, der skal ændres
• Designspecifikationer
• Rapporten fra en forundersøgelse
• Projektkommissoriet
• Nødvendige udviklingskompetencer:
  En angivelse af de kompetencer, der er nødvendige for at udvikle produktet, eller en udpegning af de(t) område(r), som skal levere udviklingsressourcerne
• Kundens kvalitetsforventninger:
  En beskrivelse af den kvalitet, der forventes af slutproduktet og/eller resultatet samt de standarder og processer, der skal anvendes for at opnå den ønskede kvalitet. De har konsekvenser for alle dele af produktudviklingen og således også på tidsplanen og omkostningerne. Kvalitetsforventningerne opstilles i drøftelser med kunden. Forventningerne bør om muligt prioriteres
• Godkendelseskriterier:
  En prioriteret liste over kriterier, som slutproduktet og/eller resultatet skal opfylde, før kunden godkender dem endeligt. Disse er målbare definitioner af egenskaber, som skal gælde for det sæt af produkter, som skal godkendes af de vigtigste interessenter, især brugerne og drifts- og vedligeholdelsesorganisationerne. Eksempler er brugervenlighed, nem support, nem vedligeholdelse, udseende, større funktioner, udviklingsomkostninger, løbende omkostninger, kapacitet, tilgængelighed, stabilitet, sikkerhed, nøjagtighed og ydeevne
• Kvalitetstolerancer på projektniveau:
  Specifikation af eventuelle tolerancer, som kan finde anvendelse på godkendelseskriterierne
• Godkendelsesmetode:
  En udmelding om den metode, hvormed den endelige godkendelse bekræftes. Dette kan ganske enkelt være en bekræftelse på, at slutproduktet og/eller resultatet er godkendt, eller det kan omfatte en beskrivelse af komplekse overdragelsesordninger for slutproduktet, herunder en faseinddelt overdragelse af slutproduktets komponenter
• Ansvar for endelig godkendelse:
  Definitionen af, hvem der er ansvarlig for at bekræfte den endelige godkendelse.

Question 40

Hvad er formålet med en statusrapport?

Answer 40

En statusrapport bruges til at give styregruppen (og eventuelt andre interessenter) et overblik over ledelsesfasens status i intervaller, som de selv har defineret. Styregruppen bruger rapporten til at overvåge ledelsesfasens og projektets fremdrift. Projektlederen bruger den også til at informere styregruppen om potentielle problemer eller områder, hvor styregruppen kan hjælpe.

Question 41

Hvad omfatter en statusrapport (sammensætning)?

Answer 41

• Dato:
  Datoen for rapporten
• Periode:
  Den rapporteringsperiode, som statusrapporten dækker
• Statusoversigt:
  En oversigt over ledelsesfasens status på det pågældende tidspunkt
• Denne rapporteringsperiode:
• Arbejdspakker, herunder dem, som afventer bemyndigelse, er under udførelse og afsluttet i perioden (hvis arbejdspakkerne udføres af eksterne leverandører, kan disse oplysninger ledsages af indkøbsordre og faktureringsoplysninger)
• Produkter, som er færdiggjort i perioden
• Produkter, der er planlagt, men ikke startet eller færdiggjort i perioden (et tidligt varsel om eller en mulig overskridelse af tidstolerancen)
• Korrigerende handlinger, der er foretaget i perioden
• Næste rapporteringsperiode:
• Arbejdspakker, herunder dem, som skal godkendes, er under udførelse og skal afsluttes i den næste periode (hvis arbejdspakkerne udføres af eksterne leverandører, kan disse oplysninger ledsages af indkøbsordre og faktureringsoplysninger)
• Produkter, der skal færdiggøres i den næste periode
• Korrigerende handlinger, der skal afsluttes i den næste periode
• Status for projekt- og ledelsesfasetolerancer:
  Hvordan udførelsen af projekt- og ledelsesfasen klarer sig i forhold til deres tolerancer (f.eks. faktisk omkostning/tid overfor forventede)
• Ændringsønsker:
  Fremsatte, godkendte/afviste og afventende
• Vigtige emner og risici:
  Oversigt over faktiske eller potentielle problemer og risici
• Erfaringer (hvis relevant):
  Et review af, hvad der gik godt, hvad der gik dårligt samt eventuelle anbefalinger til overvejelse i virksomheds-, programledelsen eller hos kunden. Input hentes fra erfaringsloggen (se afsnit A.14) eller de erfaringsrapporter, der måtte forefindes.

Question 42

Hvad er formålet med en tilgang til kommunikationsstyring?

Answer 42

Tilgangen til kommunikationsstyring indeholder en beskrivelse af, hvordan og hvor ofte projektorganisationen vil kommunikere med parterne inden for og uden for projektorganisationen. Tilgangen letter inddragelsen af interessenter ved at etablere kontrollerede kommunikationskanaler i begge retninger.

Question 43

Hvad omfatter en tilgang til kommunikationsstyring (sammensætning)?

Answer 43

• Indledning:
  Angiver formålet, målene og omfanget og identificerer, hvem der er ansvarlig for tilgangen.
• Kommunikationsprocedure:
  Beskriver (eller refererer til) de kommunikationsmetoder, der skal benyttes. Eventuelle forskelle i virksomheds-, programledelsen eller kundestandarder skal fremhæves sammen med en begrundelse for forskellen.
• Værktøjer og teknikker:
  Henviser til de kommunikationsværktøjer, der skal benyttes, samt eventuelle foretrukne teknikker, der kan anvendes, for hvert trin i kommunikationsprocessen.
• Dokumentation:
  Definerer, hvilken kommunikationsdokumentation der er nødvendig, og hvor den gemmes (f.eks. journalføring af ekstern korrespondance).
• Rapportering:
  Beskriver de rapporter, der udarbejdes om kommunikationsprocessen, herunder deres formål, tidsplan og modtagere (f.eks. præstationsindikatorer).
• Tidsplan for kommunikationsaktiviteter:
  Angiver, hvornår formelle kommunikationsaktiviteter skal gennemføres (f.eks. i slutningen af en ledelsesfase), herunder præstationsauditeringer af kommunikationsmetoderne.
• Roller og ansvar:
  Beskriver, hvem der er ansvarlig for hvilke aspekter i kommunikationsprocessen, herunder virksomheds- eller programledelses- eller kunderoller, der er involveret i kommunikationen.
• Interessentanalyse, herunder:
• Identificering af interessenten (som kan være regnskabsmedarbejdere, brugerforum, intern revision, virksomheds- eller programledelses- eller kundekvalitetssikring, konkurrenter osv.)
• Aktuelle relationer
• Ønskede relationer
• Grænseflader
• Nøglebudskab
• Den enkelte interessents behov for oplysninger, herunder:
• Oplysninger, der skal videregives fra projektet
• Oplysninger, der skal videregives til projektet
• Oplysningernes kilde og modtager
• Kommunikationshyppighed
• Kommunikationsmiddel
• Kommunikationsformat.

Question 44

Hvad er formålet med en tilgang til kvalitetsstyring?

Answer 44

En tilgang til kvalitetsstyring beskriver, hvordan kvalitet styres på projektet. Dette inkluderer de specifikke processer, procedurer, teknikker, standarder og ansvar, der skal anvendes.

Question 45

Hvad omfatter en tilgang til kvalitetsstyring (sammensætning)?

Answer 45

• Indledning:
  Angiver formålet, målene og omfanget og identificerer, hvem der er ansvarlig for tilgangen
• Kvalitetsstyringsproces eller -procedure:
  En beskrivelse af (eller reference til) den kvalitetsstyringsprocedure, der skal anvendes. En eventuel forskel i forhold til virksomheds-, programledelses- eller kundekvalitetsstandarderne skal fremhæves sammen med en berettigelse af forskellen. Processen eller proceduren skal omfatte:
• Tilgangen til kvalitetssikring og kvalitetsplanlægning
• Kvalitetskontrol: Projektets tilgang til kvalitetskontrolaktiviteter. Dette kan omfatte:
  – Kvalitetsstandarder
  – Skabeloner og formularer, der skal anvendes (f.eks. produktbeskrivelse(r), kvalitetsregister)
  – Definitioner af typer af kvalitetsmetoder (f.eks. inspektion, test)
  – Måleenheder, der skal anvendes til at understøtte kvalitetskontrollen
• Projektsikring: Projektets tilgang til projektsikringsaktiviteter. Dette kan omfatte:
  – Styregruppens ansvar
  – Revision af overholdelse af standarder
  – Virksomheds-, programledelses- eller kundereviews
• Værktøjer og teknikker:
  Henviser til eventuelle kvalitetsstyringssystemer eller -værktøjer, der skal bruges, samt en eventuel præference med hensyn til teknikker, som kan bruges til hvert trin i kvalitetsstyringsproceduren
• Dokumentation:
  Definition af, hvilken kvalitetsdokumentation der er nødvendig, og hvor den skal opbevares, herunder sammensætningen og formatet af kvalitetsregisteret
• Rapportering:
  Beskriver eventuelle kvalitetsstyringsrapporter, herunder deres formål, timing og modtagere
• Timing af kvalitetsstyringsaktiviteter:
  Angiver, hvornår der skal udføres formelle kvalitetsstyringsaktiviteter (f.eks. under kontrolbesøg, når dette eventuelt involverer reference til kvalitetsregisteret)
• Roller og ansvar:
  Definerer rollerne og ansvarsområderne for kvalitetsstyringsaktiviteter, herunder dem med kvalitetsansvar hos virksomheds-, programledelsen eller kunden.

Question 46

Hvad er formålet med en tilgang til realisering af udbytte?

Answer 46

Tilgang til realisering af udbytte definerer de ledelseshandlinger og udbyttereviews, der etableres for at sikre, at projektets resultat opnås, og bekræfter, at projektets udbytter realiseres.

Hvis projektet er en del af et program, kan tilgangen til realisering af udbytte være indeholdt i programmets plan for realisering af udbyttet og udføres på programniveau. Efter projektets gennemførelse vedligeholdes og udføres tilgangen til realisering af udbytte af virksomheds- eller programledelsen eller af kunden.

Question 47

Hvad omfatter en tilgang til realisering af udbytte (sammensætning)?

Answer 47

• Omfanget af tilgangen til realisering af udbytte, som omfatter det udbytte, der skal realiseres og måles
• Hvem der er hovedansvarlig for opnåelse af det forventede udbytte
• Hvilke ledelsestiltag der er nødvendige for at sikre, at projektets resultater opnås
• Hvordan og hvornår opnåelsen af det forventede udbytte måles
• Hvilke ressourcer der er nødvendige
• Baselinede mål ud fra hvilke forbedringerne beregnes
• Hvordan slutproduktets præstation gennemgås.

Question 48

Hvad er formålet med en tilgang til risikostyring?

Answer 48

En tilgang til risikostyring beskriver, hvordan risici i et projekt styres. Dette inkluderer de specifikke processer, procedurer, teknikker, standarder og ansvar, der skal anvendes.

Question 49

Hvad omfatter en tilgang til risikostyring (sammensætning)?

Answer 49

• Indledning:
  Angiver formålet, målene og omfanget og identificerer, hvem der er ansvarlig for tilgangen
• Risikostyringsproces eller -procedure:
  Beskriver (eller henviser til) den risikostyringsproces eller -procedure, der skal anvendes. Eventuelle forskelle i virksomheds-, programledelsen eller kundestandarder skal fremhæves sammen med en begrundelse for forskellen. Processen eller proceduren skal beskrive, hvordan:
• Risici identificeres og vurderes
• Risikoreaktioner er planlagt og implementeret
• Risikostyringsaktiviteter er viderekommunikeret
• Værktøjer og teknikker:
  Henviser til eventuelle risikostyringssystemer eller -værktøjer, der skal bruges, samt en eventuel præference i forhold til teknikker, som kan bruges til hvert trin i risikostyringsproceduren
• Dokumentation:
  Definerer sammensætningen og formatet af det risikoregister og eventuelt anden risikodokumentation, der skal benyttes af projektet
• Rapportering:
  Beskriver eventuelle risikostyringsrapporter, der skal udarbejdes, herunder deres formål, timing og modtagere
• Timing af risikostyringsaktiviteter:
  Angiver, hvornår formelle risikostyringsaktiviteter skal udføres (f.eks. ved afslutningen af ledelsesfaserne)
• Roller og ansvar:
  Definerer rollerne og ansvarsområderne for risikostyringsaktiviteter
• Skalaer:
  Definerer skalaerne for estimater af sandsynligheden af og konsekvensen for projektet for at sikre, at skalaerne for omkostninger og tidsplan (for eksempel) er relevante for projektets tidsplan og tidsrammer. Disse kan vises i form af diagrammer over, hvor sandsynlig konsekvensen er med kriterier for hvert niveau på skalaen (f.eks. for “meget høj”, “høj”, “middel”, “lav” og “meget lav”)
• Nærhed:
  En vejledning i, hvordan nærheden af risikohændelser skal vurderes. Nærhed afspejler det faktum, at risici opstår på bestemte tidspunkter, og alvorsgraden af deres konsekvens varierer i forhold til, hvornår de opstår. Typiske nærhedskategorier er: Nært forestående, i ledelsesfasen, i projektet, efter projektforløbet
• Risikokategorier:
  Definerer de risikokategorier, der skal anvendes (hvis overhovedet nødvendigt). Disse kan være afledt af en risikonedbrydningsstruktur eller -meddelelsesliste. Hvis der ikke er registreret risici i en kategori, kan det betyde, at risikoidentificeringen ikke har været så grundig, som den burde have været
• Risikoreaktionskategorier:
  Definerer de risikoreaktionskategorier, der skal anvendes, og som i sig selv afhænger af, om en risiko er en antaget trussel eller en mulighed
• Faresignaler :
  Definerer varsler, der skal anvendes til at spore kritiske aspekter i projektet således, at korrigerende handling udløses, hvis bestemte, foruddefinerede niveauer nås. De udvælges ud fra deres relevans i forhold til projektets mål
• Risikotolerance:
  Definerer tærskelværdier for risikoeksponering, som kræver, at de eskaleres til næste ledelsesniveau, når de overskrides. (Der kan f.eks. angives en risikotolerance på et projektniveau ud fra en risiko, som ville resultere i tab af handel, hvis den skulle opstå. Sådanne risici ville skulle eskaleres til virksomheds-, programledelsen eller kunden). Risikotolerancen skal definere virksomheds-, programledelsens eller kundens og styregruppens risikoforventninger
• Risikobudget:
  Beskriver, om der skal etableres et risikobudget, og hvordan det om nødvendigt skal bruges.

Question 50

Hvad er formålet med en tilgang til ændringsstyring?

Answer 50

En tilgang til ændringsstyring anvendes til at identificere, vurdere og styre potentielle og godkendte ændringer til projektets baselinede produkter forat beskytte slutprodukterne. Den beskriver de procedurer, teknikker og standarder, der skal anvendes, og ansvarsfordelingen i forbindelse med opnåelsen af en effektiv procedure for emne- og ændringsstyring.

Question 51

Hvad omfatter en tilgang til ændringsstyring (sammensætning)?

Answer 51

Indledning:
Angiver formålet, målene og omfanget og identificerer, hvem der er ansvarlig for tilgangen.

• Procedure for emne- og ændringsstyring:
  Beskriver (eller henviser til) den procedure for emne- og ændringsstyring, der skal anvendes. Eventuelle forskelle fra virksomheds-, programledelsen eller kundestandarder skal fremhæves sammen med en begrundelse for forskellene. Proceduren skal omfatte aktiviteter som f.eks. registrering af emner, vurdering af deres virkning, forslag til handlinger, beslutninger om handlinger og implementering af handlinger.
• Værktøjer og teknikker:
  Henviser til eventuelle systemer eller værktøjer, der skal anvendes, samt en eventuel præference for teknikker, der kan anvendes i hvert enkelt trin i emne- og ændringsstyringsproceduren.
• Dokumentation:
  Definerer emneregisterets sammensætning og format.
• Rapportering:
  Beskriver sammensætningen og formatet af de rapporter, der skal udarbejdes, deres formål, tidsplan og valgte modtagere. Dette bør omfatte review af procedurernes effektivitet.
• Tidsplanlægning af emne- og ændringsstyring og emneaktiviteter:
  Angiver, hvornår formelle aktiviteter (f.eks. reviews og gennemgange) skal gennemføres.
• Roller og ansvar:
  Beskriver, hvem der er ansvarlig for hvilke aspekter i procedurerne, herunder eventuelle virksomheds-, programledelses- eller kunderoller, som er involveret i ændringsstyringen af projektets produkter. Beskriver, om der etableres en ændringsmyndighed og/eller et ændringsbudget.
• Værdiskalaer for prioritet og vigtighed:
  Beskriver skalaer for prioritering af ændringsønsker og krav uden for specifikationerne og for fastlæggelse af det ledelsesniveau, der kan træffe beslutninger om vigtigheden af et emne.