PROCESSO DECISÓRIO - FUNDAMENTOS Flashcards
O que são os Fundamentos do processo decisório?
Entre as várias funções que compõem a administração se encontra o processo decisório.
Administrar envolve quatro funções básicas. Um mnemônico para essas funções é PODC, “P” de planejar, “O” de organizar, “D” de dirigir e o “C” de controlar. Sempre que alguém administrar, esse alguém estará realizando essas quatro coisas. O processo decisório está presente em cada uma dessas funções em diferentes maneiras.
Fundamentos do processo decisório: O que é o PODC - Planejar?
No planejamento, define-se o lugar onde a organização pretende chegar e o que será feito para se alcançar esse lugar. Devem ser estipulados:
* Objetivos e Metas
* Meios de Realização (Atividades e Recursos)
* Meios de Controle
Quem planeja define os objetivos e as metas. Os objetivos devem ser feitos de uma forma precisa, com prazos e, se possível, de uma forma quantitativa para estabelecer metas. Além disso, a função de planejamento explicita quais são os meios de realização, ou seja, quais são as atividades que serão feitas e quais são os recursos que serão consumidos nessas atividades para que, por meio dos meios de realização, sejam alcançados os objetivos e metas.
Outro ponto, é que o planejamento não faz o controle, mas estabelece quais são os meios de controle. Ou seja, já calcula o que fazer para medir se o caminho está na direção certa de alcançar os objetivos e metas. Dentro do planejamento, é preciso tomar várias decisões.
Fundamentos do processo decisório: O que é o PODC – Dirigir?
Alguns autores trocam o “dirigir” por “liderar”, que é uma linguagem um pouco mais moderna. De uma forma geral, realmente se trata exatamente da mesma coisa, pois dirigir se trata dos esforços de comandar as pessoas e as equipes ao mesmo tempo que se coordena a todos. A função de dirigir trata dos esforços de liderança e coordenação das pessoas, das equipes e dos processos produtivos que elas realizam, de forma a assegurar o melhor aproveitamento possível dos recursos, sempre com foco nos resultados organizacionais previstos no planejamento.
Fundamentos do processo decisório: O que é o PODC - Organizar?
Corresponde a constituir a própria organização, por meio de sua estrutura, de forma a permitir a divisão do trabalho entre diversas unidades administrativas, equipes e pessoas.
Isso significa inclui também a alocação de equipamentos, pessoas e recursos produtivos em geral, de forma a permitir a constituição de processos produtivos racionais e eficientes, em função dos resultados planejados.
Fundamentos do processo decisório: O que é o PODC - Controlar?
Significa verificar se os planos e programações estão sendo executados da maneira adequada, permitindo identificar de forma tempestiva correções necessárias. Engloba:
Definição de padrões
* Medição do que está sendo realizado
* Comparação entre realizações e padrões
* Adoção de medidas corretivas
Fundamentos do processo decisório: o que são as Decisões?
Diante das quatro funções administrativas vistas é notável que é preciso tomar decisões em cada uma das funções. Todo ato de administração envolve escolhas que disparam um processo decisório. Portanto, qual é conceito de decisão? Decisões são as escolhas entre alternativas ou possibilidades. As decisões são tomadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades, afinal ela busca sempre uma melhora. Toda a teoria de processo decisório costuma dizer que o processo racional de tomada de decisão se inicia quando se identifica uma perspectiva ideal melhor do que a perspectiva existente. Então, processo decisório começa quando se identifica um problema ou uma oportunidade e parte para uma busca de evitar piorar ou uma busca para melhorar. Além disso, as decisões levam a uma nova situação que podem exigir novas decisões.
ATENÇÃO
Não é possível ter uma definição objetiva da palavra “problema”. Uma mesma situação descrita objetivamente pode ser uma situação boa para uma pessoa ao mesmo tempo que pode ser um problema para outras pessoas. Então a definição de “problema” é feita a partir de uma percepção subjetiva, em que essa avaliação de uma dada situação indicará que essa situação poderia estar melhor.
Essas novas decisões podem ser programadas ou não programadas. A decisão programada é uma decisão relativa a um problema que é repetitivo. O problema repetitivo é como
um problema familiar, porque ele sempre acontece na organização. Portanto, no momento em que esse problema acontece, a solução já estará dada. Ou seja, quando essa questão chega já existe a solução. É possível programar e colocar a existência desse problema no manual.
Por exemplo, o banco consegue lidar com a questão de empréstimos via seus sistemas informatizados exatamente porque essas questões de empréstimo são possíveis de serem padronizadas. Os bancos já têm uma solução estruturada para a decisão sobre conceder ou não um empréstimo. Outro exemplo ocorre na linha de fábrica. De repente uma máquina para.
Quando a máquina para é porque teve um problema, por exemplo, de falta de lubrificação.
Aquilo é algo que acontece sempre, é algo repetitivo, familiar. Aquela organização conhece aquilo e se planeja para que haja uma decisão programada.
Por outro lado, existem problemas novos com os quais a organização não está acostumada. Existem problemas novos que chegam para uma organização com os quais ela não está preparada para lidar. A decisão deve ser tomada do zero. A organização precisa construir todo o processo de análise, diagnóstico, concepção de alternativas e reflexão. Essas são as decisões não programadas.
Em que nível é mais comum desses dois tipos de decisões acontecerem? As decisões programadas são mais comuns dentro do nível operacional, porque os processos produtivos, de uma forma geral, em um período de estabilidade, tendem a ser repetitivos. Enquanto que, no nível estratégico, é mais comum que haja decisões que são tipicamente não programadas. Porque, no nível estratégico, é preciso lidar com decisões que tratam do relacionamento da organização com o ambiente e como o ambiente é dinâmico tomar uma decisão nesse
ambiente permeia diferentes fatores e fenômenos de adaptação
O que é Processo decisório?
O modelo decisório é o mais cobrado em provas e ele pode ser descrito de diferentes maneiras. A descrição clássica é aquela que começa na identificação do problema ou oportunidade, seguida de um diagnóstico, ou seja, a busca de compreender a situação. A terceira etapa dessa descrição é a concepção de alternativas ou geração de alternativas. Essa etapa é o momento em que se pensa em quais são as opções para lidar com aquele problema ou para aproveitar aquela oportunidade. Uma vez que se concebe as alternativas, pensa-se se
essas opções são boas ou más para a organização. Após essa comparação das alternativas em termos de benefícios e custos, acontece a quarta etapa do processo decisório segundo a descrição clássica que é a escolha. A escolha acontece porque a decisão foi tomada entre uma das alternativas com base nos valores. A última etapa ocorre depois da decisão. Ela é a avaliação da decisão. Essa avaliação visa a pesar se a decisão foi boa ou ruim considerando se ela se ajustou com os valores daquele que tomou a decisão.
O que é Modelo Racional (Racionalidade Absoluta)?
É possível realizar um diagnóstico absolutamente perfeito? É possível conseguir entender todas as causas, as consequências e reunir todas as informações? Pensar em absolutamente todas as alternativas? Comparar com perfeição todas as alternativas em termos do que elas vão gerar em desdobramentos futuros? Se fosse possível, a tomada de decisão seria perfeita. Essa decisão se chama de racionalidade absoluta. É mais ou menos óbvio que ela só existe na teoria. Ou seja, o ser humano não consegue tomar decisões que sejam perfeitas exatamente porque ele não tem a racionalidade absoluta. Os pressupostos da racionalidade absoluta são que os tomadores de decisão deveriam ter um extremo grau de controle sobre as situações que enfrentam. Neste modelo, a decisão racional segue o seguinte processo:
* O ator conscientiza-se de um problema;
* Define uma meta;
* Analisa cuidadosamente os meios alternativos;
* Escolhe entre os meios aquele que melhor se alinha com o resultado pretendido.
O problema desse modelo é que ele é ilusório. No mundo real, a racionalidade tem uma série de limitações. O homem pode percorrer o processo racional como foi visto. Mas não se pode ter a ilusão de que é possível realizar o processo racional de tomada de decisão com o modelo de racionalidade absoluta. Acontece que se percorre esse mesmo processo racional mas com um modelo de racionalidade limitada.
O que é a Racionalidade Limitada?
A racionalidade limitada entende que a perfeição não existe, por uma série de razões.
Primeiro, existe o problema de se ter acesso a todas as informações. Não há tempo nem dinheiro para recolher todas as informações. Ainda que se conseguisse essas informações, não haveria a capacidade de processar todas as informações. No momento de se pensar em alternativas, não seria possível pensar em todas elas. Isso acontece exatamente por causa da limitação humana. Sem contar que existem outros fatores que afetam a escolha. Por exemplo, a existência de valores que são ambíguos que afetam a capacidade de tomar uma
decisão perfeita. Da mesma forma, as emoções e os aspectos fisiológicos afetam a tomada de decisão. Em síntese:
* A perfeita racionalidade está além das reais capacidades dos atores decisórios. Na maioria dos casos, não existe clareza sobre os valores que orientam a decisão;
* Nem sempre é possível distinguir perfeitamente as alternativas, os valores e os fatos, os meios e os fins;
* As informações sobre os impactos das alternativas são imperfeitas e falhas.;
* Não existem recursos técnicos nem tempo para uma escolha perfeitamente racional.
Como fica Lidando com Racionalidade Limitada?
O conceito amplo de racionalidade limitada abrange:
1) soluções satisfatórias ao invés de otimizadoras;
2) a substituição de objetivos abstratos e globais por objetivos menores tangíveis;
3) a divisão da tarefa do processo decisório entre muitos especialistas, coordenando seu trabalho através de uma estrutura de comunicação e relações de autoridade.
Enquanto a racionalidade absoluta pressupõe a possibilidade de se encontrar um ponto ótimo da solução que leva a maximização do resultado, a racionalidade limitada reconhece que apenas será possível chegar a uma solução satisfatória, ou seja, soluções que são consideradas boas. Ainda assim, na tomada de decisão, o processo de racionalidade limitada:
* Busca o máximo de informações e o máximo de alternativas possíveis. Isso faz com que a decisão passe a ser lenta.
* Requer o levantamento de todas as informações sobre o assunto, o estudo de muitas possibilidades técnicas e políticas para solucionar o problema.
* Pretende realizar grandes mudanças a partir de objetivos e cursos de ação previamente definidos.
Como é a racionalidade em que O Homem que Decide?
O conceito da racionalidade limitada leva a ideia de o homem é quem decide ou seja:
* Os critérios do indivíduo são múltiplos e possivelmente ambíguos;
* Os critérios de decisão dependem do contexto;
* As decisões são afetadas por fatores inconscientes;
* A racionalidade é limitada.
O que é a Racionalidade Limitada?
Pontos que sintetizam a racionalidade limitada:
* Os critérios do indivíduo são múltiplos e possivelmente ambíguos;
* Os critérios de decisão dependem do contexto;
* As decisões são afetadas por fatores inconscientes;
* A racionalidade é limitada.
O que é Processo Racional e Modelos Possíveis?
Vale reforçar que é preciso diferenciar o processo racional e os dois modelos possíveis dentro desse mesmo processo racional. Isso quer dizer que o processo racional pode percorrer, pelo menos em teoria, com racionalidade absoluta ou pode percorrer o modelo da racionalidade limitada. Quando se fala apenas em processo racional em uma prova não será possível saber se a questão se refere ao modelo de racionalidade absoluta ou o modelo de racionalidade limitada.
C ou E: possível saber se a questão se refere ao modelo de racionalidade absoluta ou o modelo de
racionalidade limitada.
ERRADO!
O processo racional, por si só, não pressupõe que se tenha o conhecimento absoluto de todas as opções. Afinal, é possível percorrer o processo racional reconhecendo a racionalidade limitada. Quando se fala apenas em processo racional não é possível saber se se trata de um modelo de racionalidade absoluta ou se do modelo de nacionalidade limitada.
C ou E: Na abordagem racional de tomada de decisões, a definição dos meios e fins é uma etapa que ocorre simultaneamente ao processo de escolha.
ERRADO!
O processo de tomada de decisão começa na identificação de um problema e percorre até a decisão e avaliação. Antes disso, é preciso fazer um diagnóstico, conceder alternativas e depois fazer avaliação. Não é possível dizer que a definição de meios e fins é algo que ocorre no momento de fazer a escolha, porque a única forma de se fazer um bom diagnóstico e gerar alternativas para decisão é conhecendo quais são os meios e quais são os fins.
Ou seja, é preciso saber onde se quer chegar e para ser possível conceber as alternativas.
C ou E: Ao considerar o processo decisório, Herbert Simon propõe que se deve buscar decisões perfeitas, pois, para cada objetivo, há uma decisão que é apropriada para o seu alcance.
ERRADO!
Herber Simon disse, na verdade, que a racionalidade humana é limitada e ela não encontra, em regra, a solução perfeita. A racionalidade humana encontra uma solução que não é exatamente ótima, mas que satisfaz os interesses e propostos de uma maneira boa e suficiente para que se possa prosseguir.
PROCESSO DECISÓRIO – O que são as FERRAMENTAS?
Essa aula de administração geral continua com o estudo de processo decisório e as ferramentas que apoiam o processo decisório serão abordadas. Como foi visto na aula anterior, o ser humano tem a racionalidade limitada, ou seja, o homem não consegue alcançar decisões perfeitas. Para lidar exatamente com essas limitações, existe um conjunto de ferramentas que ajudam em diferentes fases do processo decisório.
De uma forma geral, as provas examinam se o candidato entende para que serve cada uma das ferramentas, ou seja, o aluno deve saber qual é o propósito das ferramentas. Muitas questões costumam tentar confundir uma ferramenta com a outra, colocando os nomes das ferramentas com descrições erradas para testar se o aluno consegue associar a ferramenta com a descrição adequada.
Outra avaliação que os examinadores costumam fazer é analisar se o aluno consegue identificar qual ferramenta é mais adequada para qual fase do processo decisório. Por isso, essa aula analisará algumas ferramentas e também mostrará em qual momento do processo decisório essas ferramentas podem ser mais bem utilizadas.
O que é o Processo Decisório?
O processo decisório racional passa pela identificação do problema ou oportunidade.
Depois inicia-se um diagnóstico da situação, no qual consiste em conhecer esse problema a fundo, como as causas e os efeitos desse problema. Após esse diagnóstico, é possível ter condições de conceber alternativas, ou seja, ter condições de pensar em formas de lidar com o problema ou a oportunidade.
Após elencar as várias alternativas, é preciso compará-las em termos de benefícios e custos que essas alternativas trazem. Em seguida, é feita a decisão e fazer a decisão envolve a capacidade de fazer a melhor comparação possível entre as alternativas, olhando para os desdobramentos de cada uma dessas escolhas. Depois disso, restará fazer a avaliação dessa decisão, a posteriori, se ela foi ou não uma boa decisão em função dos valores do tomador de decisão. O ponto central do tomador de decisão é o conjunto de valores que
o orienta.
Essas são as etapas do processo decisório racional. Como visto, esse processo pode ser percorrido dentro da lógica da racionalidade absoluta, que se toma a decisão perfeita, fato que é utópico. Mas, como acontece no mundo real, o processo decisório percorre dentro de uma perspectiva de racionalidade limitada. Ou seja, essa perspectiva reconhece a imperfeição, mas busca decisões que sejam, como diria Simon, decisões satisfatórias e boas o suficiente, embora não perfeitas.
O que são as Decisões?
- São escolhas entre alternativas ou possibilidades.
- São tomadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades.
- Levam a uma nova situação que podem exigir novas decisões.
Todas as funções administrativas envolvem decisões. Todos os níveis hierárquicos dentro de uma organização também envolvem decisões, ainda que decisões de caráter diferente e de impacto diferente. O fato é que a vida e a organização, como diria Simon, pode ser entendida como um conjunto de decisões, que são tomadas todo o tempo. É possível pensar na organização como um sistema de decisões, porque, se olhar para organização e cada pessoa em diferentes níveis, é possível notar que todos são tomadores de decisões. Cada indivíduo, em qualquer posição, é racional e toma decisões com base na racionalidade limitada, com base na posição dentro da hierarquia, com base na perspectiva dessa hierarquia e com base nos valores, na experiência, no conhecimento, no acesso à informação e na capacidade de analisar.
O que é o Diagrama de Ishikawa?
O diagrama de Ishikawa é também chamado de outros dois outros nomes: Diagrama Espinha de Peixe, exatamente por causa desse formato gráfico que ele tem, ou reflete exatamente o que ele é: Diagrama de Relações de Causas e Efeitos. Esse diagrama coloca o conjunto de causas de um lado e, do outro lado, o conjunto de efeitos. A ideia principal é identificar quais são os fatores que estão gerando aqueles efeitos que são considerados indesejados.
Por exemplo, uma organização identificou um problema, que é a alta mortalidade nas estradas brasileiras. A alta mortalidade nas estradas é um efeito decorrente de uma série de fatores. Esses fatores podem ser, por exemplo, a qualidade das estradas, o nível de imprudência, o problema de sinalização, o número de direção alcoolizada. Portanto, existem diversos fatores que podem estar concorrendo para gerar aquele feito. Quando se for tomar decisão, será preciso analisar se essa decisão está lidando com a resolução das causas ou está apenas lidando de uma forma paliativa, tratando apenas de alguns efeitos.
O que é o Princípio de Pareto?
Outra ferramenta importante dentro do processo decisório é o Princípio de Pareto. Esse princípio trata de uma técnica para selecionar prioridades. Tomando o exemplo anterior, percebeu-se que mortalidade nas estradas contém um conjunto de causas. Supondo-se que são 12 causas e é preciso identificar quais dessas causas são as mais importantes. Por exemplo, verifica-se que o problema de qualidade das estradas responde por metade dos acidentes e que os problemas de conduta de imprudência respondem por 30% dos acidentes.
A conclusão é que somente essas duas causas correspondem por 80% dos acidentes.
Diante disso, buscam-se decisões que vão solucionar diretamente essas duas causas. Outros problemas serão secundários. Na hora de resolver o problema, é preciso entender o que é prioritário. Frequentemente, um pequeno número de causas corresponde pela maior parte dos efeitos. Essa é uma técnica para elencar prioridades. Esse princípio pode ser usado em paralelo com o Diagrama de Ishikawa, afinal, o Diagrama ajuda a identificar um conjunto de causas e a análise de Pareto ajudará a identificar quais são as prioridades.
Resumo do Princípio de Pareto:
* Técnica para selecionar prioridades.
* Dentro de uma coleção de itens, os mais importantes normalmente representam uma pequena proporção do total.
* Segundo o Princípio de Pareto, a maior quantidade de efeitos depende de uma pequena quantidade de categorias.
O que é Brainstorming?
Essa técnica é mais utilizada na geração de alternativas. O brainstorming ocorre quando se reúne pessoas para poder ter várias sugestões sendo geradas por essas pessoas. Após essa reunião, as sugestões são analisadas. Portanto, se trata de um momento em que se está gerando alternativas. Opera com base em dois princípios:
* Suspensão do julgamento.
* Reação em cadeia.
Durante o brainstorming ninguém pode ser inibido, pois se espera que as pessoas tenham realmente liberdade para colocar suas ideias, mesmo que pareçam ideias estapafúrdias em um primeiro momento. Além disso, espera-se que haja uma reação em cadeia, ou seja, que cada nova ideia gere novas ideias, que, por sua vez, atraiam novas ideias sem essa preocupação delas fazerem, ou não, sentido no primeiro momento. Síntese sobre brainstorming:
* Processo de interação entre pessoas para geração de sugestões sem críticas.
* Processo que termina quando há um número suficiente de ideias ou o fluxo de ideias acaba.
* As essas ideias geradas serão analisadas posteriormente.
O que é o Método de Delineamento de Problemas Organizacionais (MDPO)?
Esse método se preocupa com a clareza, ou seja, é preciso saber quais são os parâmetros e quais são as variáveis. Por exemplo, alguém está diante de uma situação em que o problema é uma crise econômica, que está totalmente fora do controle. Essa pessoa precisará reconhecer, em primeiro lugar, que isso é um parâmetro, ou seja, um dado da realidade que não está ao alcance para que se possa mudar. Então, o que ela precisará fazer é lidar com as variáveis e passar a pensar em quais são os fatos que ela pode manipular para
alcançar os efeitos desejados, que é a solução do problema.
Portanto, o método MDPO ajuda a não se perder tempo com aquilo que não pode ser mudado. Ele ajuda na etapa do diagnóstico a entender exatamente quais são os pontos que não é possível alterar e aqueles em que se é possível trabalhar.
O que é a Árvore de decisões?
A “Árvores de Decisões” é uma forma de se representar graficamente quais são as alternativas e os desdobramentos dessas alternativas. Identifica-se cada uma das alternativas como os ramos de uma árvore. Dentro dessas alternativas há os desdobramentos possíveis, que abrem novas ramificações. Portanto, a Árvore de Decisões auxilia na visualização das possibilidades. A rigor, esse método vale para todas essas ferramentas.
Por exemplo, imaginando que o prefeito de uma cidade tem de tomar decisões em relação às alternativas sobre uma população que vive em área de risco próxima a uma encosta.
O primeiro ramo da Árvore (amarelo) fica entre a escolha de remover essas pessoas ou deixá-las onde elas estão. Depois, ele pensa em quais são as consequências em cada uma das escolhas. Ele analisa a previsão do tempo. Será época de sol ou de chuva? Essas previsões ficariam nos ramos seguintes da Árvore. O prefeito pensaria quantos caminhos diferentes tinham, que seriam colocados nos ramos posteriores da Árvore. Imaginando que o prefeito escolheu remover as pessoas. Havia uma previsão de chuva e, de fato, caiu uma tempestade. Então, houve um desabamento naquela área. O prefeito salvou milhares de vidas.
Agora, imaginando o contrário: o prefeito teria perdido milhares de vidas.
Obviamente não há como ter certeza de quais serão os desdobramentos, mas o que a Árvore de Decisões tenta fazer é dar uma visualização de quais podem ser os desdobramentos possíveis e quais não são possíveis. Ela mostra caminhos possíveis e o que pode acontecer em cada um desses caminhos. Um resumo das Árvores de Decisões:
* Técnica de representação gráfica na qual as alternativas são identificadas como ramos de uma Árvore.
* Auxilia a visualização das possibilidades.
* O desenho da Árvore ajuda a organizar o raciocínio, mas não aponta a decisão a ser tomada.
