PMBoK 5 Flashcards
Qual a diferença entre Programa e Portfólio?
Programa é um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para capitalização de benefícios maiores do que os que seriam obtidos se o projetos fossem gerenciados individualmente.
Portfólio é um conjunto de projetos e/ou programas e outros trabalhos agrupados para apoiar metas e objetivos de negócios estratégicos.
O gerenciamento de portfólios, que, entre outras finalidades, visa garantir que projetos e programas sejam analisados de modo a se priorizar a alocação de recursos, deve ser consistente e estar alinhado às estratégias da organização.
O gerenciamento de portfólio/subportfólio foca em agregar valor.
O gerenciamento de programas/subprogramas foca nas interdependências.
O gerenciamento de projetos foca no produto específico do projeto.
Quais são os tipos de PMOs?
- De suporte*: controle baixo (secretariado e apoio).
- De controle*: controle médio (auditorias de conformidade)
- Diretivo*: controle alto (seleção e gerenciamento direto do projeto)
O que é FASE de um projeto?
Uma fase é uma divisão do projeto onde um controle adicional é necessário sobre uma entrega importante. As fases podem se sobrepor e o término de uma fase não necessariamente indica início de outra.
“Há” 02 tipos básicos de relações entre fases: Sequencial (2.4.2.1) e Sobreposta (2.4.2.1).
Em projetos com várias fases, os processos de iniciação são realizados durante fases subsequentes para validar as premissas e as decisões tomadas no início do projeto.
O ciclo de vida de um projeto define as fases que conectam o início de um projeto ao seu final. A transição de uma fase para a outra normalmente é definida por alguma forma de transferência técnica ou entrega sem, entretanto, significar que o término formal de uma fase inclua a autorização da fase seguinte.
Quais os tipos de ciclo de vida do PMBoK 5?
- Previstos* - ciclos totalmente planejados e podem evoluir a partir de fases sequenciais ou sobrepostas.
- Iterativo e Incremental* - Durante uma iteração, atividades de todos os grupos de processos são executadas.
- Adaptativo* - Direcionados à mudança ou utilizadores de métodos ágeis! São também iterativos e incrementais; a diferença é a rapidez da iteração (02 a 04 semanas). O ciclo adaptativo, além de iterativo e incremental, descreve iterações menores com tempo e custo fixo.
Quais as estruturas organizacionais (FATOR AMBIENTAL)?
Na FUNCIONAL o gerente funcional é o GP.
Na matricial FRACA uma equipe distribuída coordena P em TP.
Na matricial BALANCEADA aparece um GP em TI (no seu depto = conflito com GF) e a equipe continua em TP.
Na FORTE continua GP em TI (realocado para depto de PJ criado = sem conflito) e equipe agora está em TI.
Na PROJETO tem divisão de equipes por P, a maior parte dos recursos é para P, há quase total autoridade do GP.
Qual a diferença entre “Fatores Ambientais da Empresa” e “Ativos de Processos Organizacionais”?
FAE = "Condições fora do controle do GP" (Cultura organizacional; Normas do setor; Recursos humanos existentes; Condições econômicas e de mercado; Clima político-organizacional; Sistemas de Informações do Gerenciamento de Projetos (PMIS)) APO = "Base de conhecimento organizacional" (Arquivos de projetos, lições aprendidas, informações históricas, bancos de dados etc.) e "Processos e procedimentos" (Políticas, modelos, procedimentos de controle e verificação, procedimentos de auditoria, listas de verificação, etc.)
Defina o grupo de processos de INICIAÇÃO.
INICIAÇÃO = O escopo inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos (obtenção da autorização para iniciar o projeto ou a fase)
2 processos.
Defina o grupo de processos de PLANEJAMENTO.
PLANEJAMENTO = Definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e **desenvolver o curso de ação** necessários para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado. 24 processos (grupo mais cheio de viadagem de planejar).
Defina o grupo de processos de EXECUÇÃO.
EXECUÇÃO = **Executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto** para satisfazer as especificações do mesmo (pode ser necessário atualizar o planejamento e mudar as linhas de base). 8 processos (8 parece com X).
Defina o grupo de processos de CONTROLE e MONITORAMENTO.
CONTROLE e MONITORAMENTO = Acompanhar, **revisar** e regular o progresso e o **desempenho do projeto**, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias **mudanças** no plano e iniciar as mudanças correspondentes. 11 processos (2 tb, mas é 1 concat 1)
Defina o grupo de processos de ENCERRAMENTO.
ENCERRAMENTO = finalizar todas as atividades de todos os processos visando encerrar formalmente o projeto ou a fase.
Aceitação do cliente e do patrocinador; Revisão pós-projeto ou fase; Documentar lições aprendidas; Atualizar ativos de processos; Arquivar documentos relevantes no SIGP (ou PMIS).
2 processos.
INTEGRAÇÃO. Quais os processos e respectivos grupos?
INTEGRAÇÃO = 6 = 1, 1, 1, 2, 1 (Controle precisa integrar mais).
- Desenvolver o termo de abertura do projeto (Inic.)
- Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto (Plan.)
- Orientar e gerenciar O TRABALHO do projeto (Exec.)
Executa mudanças aprovadas e faz entregas. Único que GERA Dados de desempenho do trabalho.
- Monitorar e controlar o trabalho do projeto (Mon.)
Saúde e previsão. Recebe informações (filé) e gera relatório de desempenho.
- Realizar o controle integrado de mudanças (Mon.)
Vê relatório e aprova mudanças.
- Encerrar o projeto ou fase (Enc.)
Recebe entrega aceita. Analisa se completa e transfere.
ESCOPO. Quais os processos e respectivos grupos?
ESCOPO = 6 = 0, 4, 0, 2, 0 (Tem que planejar muito o escopo e depois só controlar)
- Planejar o gerenciamento do escopo (Plan.)
Saída: Plano de gerec. de escopo e requisitos
- Coletar os requisitos (Plan.)
Saída: Docum. e Matriz de rastreabilidade dos requisitos
- Definir escopo (Plan.)
Define entregas e seus critérios de aceitação. Escolhe quais requisitos são escopo.
- Criar a EAP (Plan.)
Decomposição hierárquica orientada às entregas, resultados de trabalho (nível mais baixo = Pacotes de trabalho = estimáveis).
- Validar o escopo (Mon.)
Aceitação de entregas verificadas (vindas do “Controlar a qualidade”). Também Dados => Informações + Solicitação
- Controlar o escopo (Mon.)
Dados de desempenho => Informações sobre o desempenho + Solicitações de mudança.
Qual a linha de BASE do escopo?
A linha de base do escopo é
- Declaração do escopo do projeto (não é PLANO!)
- EAP
- Dicionário da EAP
Quais os principais pontos equivalentes entre as áreas de processos em relação a PLANEJAMENTO?
- 9 áreas tem um processo “Planejar o gerenciamento de X” (Exceção = INTEGRAÇÃO é o geral = Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto).
- Geralmente com “Plano de Gerenciamento do Projeto” e “Termo de Abertura do Projeto” como entradas; “Opiniões especializadas”, “Técnicas analíticas” e “Reuniões” como ferramentas e o “Plano de Gerenciamento do X” como saída.
Quais os principais pontos equivalentes entre as áreas de processos em relação ao CONTROLE?
- 8 áreas tem um processo “Controlar o X” (Exceções = RH e INTEGRAÇÃO).
- Geralmente com “Plano de Gerenciamento do Projeto” e “Dados de desempenho do trabalho” como entradas; e “Informações sobre desempenho do trabalho” e “Solicitações de mudança” como saída. (Dados => Informações + Solicitação)
- Verificam andamento em “seus termos” (F&T depende de cada área).
TEMPO. Quais os processos e respectivos grupos?
TEMPO = 7 = 0, 6, 0, 1, 0 (Só se planeja tempo e depois monitora)
- Planejar o gerenciamento do cronograma (Plan.)
- Definir as atividades (Plan.)
Pacotes de trabalho da EAP divididos em Atividades. Saída: Lista de atividades / Atributos das atividades / Lista de marcos.
- Sequenciar as atividades (Plan.)
Dependências e precedências entre as atividades. Recebe como entrada “Lista de marcos”.
- Estimar os recursos das atividades (Plan.)
Tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos para cada atividade. Recebe “Calendário de recursos” do “Mobilizar a equipe”.
- Estimar as durações da atividades (Plan.)
Estimar períodos de trabalho dos recursos estimados.
- Desenvolver o cronograma (Plan.)
- Controlar o cronograma (Mon.)
Quais os tipos de dependências de sequenciamento de atividades?
As dependências podem ser obrigatórias, arbitradas ou externas.
Dependências obrigatórias (hard logic) são contratuais ou inerentes ao trabalho;
Dependências arbitradas são impostas pela equipe com base no seu conhecimento (soft logic);
Quais os tipos de estimativas de durações de atividades e custo de recursos (previsões de tempo e custo)?
A estimativa análoga é útil no início do projeto quando há pouca informação; se baseia em informações históricas.
A estimativa paramétrica utiliza relações estatísticas entre dados históricos e outras variáveis.
A estimativa de três pontos, originada da PERT, usa médias ponderadas do valores ótimo, provável e péssimo.
Três pontos beta = (O + 4M + P)/6
Três pontos triangular = (O + M + P)/3
Qual a diferença entre caminho crítico e corrente crítica?
O caminho crítico é o caminho com folga total igual a zero.
A corrente crítica é o caminho crítico que também leva em conta (é restrito) por recursos.
Criticidade de atividades do caminho crítico tem a ver apenas com tempo (nada a ver com complexidade, custo etc.)
CUSTO. Quais os processos e respectivos grupos?
CUSTO = 4 = 0, 3, 0, 1, 0 (Só se planeja custo e depois monitora)
- Planejar o Gerenciamento do custos (Plan.)
- Estimar os custos (Plan.)
Qantitativa de custos prováveis dos recursos (pode add custos indiretos).
- Determinar o orçamento (Plan.)
Agregar custos estimados de atividades individuais para estabelecer uma linha de base autorizada dos custos.
- Controlar os custos (Mon.)
Técnica do Valor Agregado.
Quais os tipos de reservas e quais fazem parte da linha de base de escopo ou linha de base dos custos?
Reservas de contingência são reservas potencialmente necessárias que podem resultar de riscos identificados.
Reservas gerenciais são orçamentos reservados para mudanças não planejadas no escopo e custos do projeto.
As reservas NÃO fazem parte da linha de base dos custos, MAS podem ser incluídas no orçamento.
Só a contingência faz parte da linha de base do escopo!
Como funciona a técnica do Valor Agregado?
Queria 2 casas (casa por $1) em 1 mês. Fiz em 1 mês, 1 casa e gastei $1,5. VA = $1; CR = $1,5; VP = $2
VP = valor planejado, VA = valor agregado (quanto fiz de acordo com custo planejado), CR = custo real
VPR (variação no prazo) = VA - VP
VC (variação no custo) = VA - CR
IDP (índice de desempenho do prazo) = VA / VP
IDC (índice de desempenho do custo) = VA / CR
QUALIDADE. Quais os processos e respectivos grupos?
QUALIDADE = 3 = 0, 1, 1, 1, 0 (Qualidade é meião)
- Planejar o gerenciamento da qualidade (Plan.)
Identificação dos requisitos ou padrões de qualidade e como projeto demonstrará a conformidade. 7 Ferramentas. Saída: Métricas da qualidade / Listas de verificação da qualidade.
- Realizar a garantia da qualidade (Exec.)
Medições de controle da qualidade para garantir que sejam usados os padrões.
- Controlar a qualidade (Mon.)
Valida alterações (entrada “Solicitações de Mudanças Aprovadas”) e verifica entregas.
Quais são as “7 ferramentas básicas de qualidade”?
Sete ferramentas básicas da qualidade:
- Diagramas de Ishikawa (causa e efeito)
- Fluxograma
- Folhas de verificação
- Diagramas de Pareto
- Histogramas
- Gráficos de controle (ou cartas de controle)
- Diagramas de dispersão
O que é o modelo SIPOC?
O modelo SIPOC permite representar uma cadeia de valor com elos horizontais ligando os fornecedores de uma organização aos seus clientes.
Suppliers => IN => Process => OUT => Client
RECURSOS HUMANOS. Quais os processos e respectivos grupos?
RECURSOS HUMANOS = 4 = 0, 1, 3, 0, 0 (Pessoas executam, uma planeja)
- Planejar o gerenciamento de RH (Plan.)
Papéis, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto + plano de gerenciamento de pessoal.
- Mobilizar a equipe do projeto (Exec.)
Confirma a disponibilidade e obtenção da equipe.
- Desenvolver a equipe do projeto (Exec.)
Aprimorar conhecimentos e habilidades, sentimentos de confiança e consenso, cultura de equipe dinâmica e coesa. Atualiza FA.
- Gerenciar a equipe do projeto (Exec.)
Gerenciamento de conflitos, Negociação e Liderança. Atualiza FA.
Na tabela RACI de gerenciamento de RH, o que significa cada letra?
- R*esponsible – Responsável pela Execução.
- A*ccountable – Responsável pela Aprovação.
- C*onsulted – Consultado.
- I*nformed – Informado.
Onde há “Atualização nos fatores ambientais” como saída?
RECURSOS HUMANOS.
Desenvolver a equipe do projeto (Exec.).
Gerenciar a equipe do projeto (Exec.).
Quais as técnicas de resolução de conflitos para se gerenciar a equipe do projeto?
Técnicas de Resolução de Conflitos:
- *Retirada** – Gerente adia a resolução
- *Acomodação** – Não resolve: deixa pra lá, vamos tomar um chopp, relaxar.. Foca em acalmar os ânimos
- *Negociação** – Agrada ambas as partes, cada um ganha um pouco
- *Imposição** – Faça o que estou mandando, ponto final!
- *Colaboração** – Contar com várias cabeças para resolver um problema
- Confronto** – *Principal técnica, entende o problema e confronta o problema de frente e busca a melhor solução para o projeto – Foca no problema em si e no que é melhor para o projeto
COMUNICAÇÕES. Quais os processos e respectivos grupos?
COMUNICAÇÕES = 3 = 0, 1, 1, 1, 0 (Comunicação é meião!!)
- Planejar o gerenciamento das comunicações (Plan.)
Qual informação é relevante, quem a receberá, quem a gerará, quando serão necessárias, qual o meio e formato de distribuição.
- Gerenciar as comunicações (Exec.)
É o antigo “Distribuir as informações (relatórios de desempenho)”, só que ampliado. Seu objetivo é possibilitar o fluxo de comunicação.
- Controlar as comunicações (Mon.)
RISCOS. Quais os processos e respectivos grupos?
RISCOS = 6 = 0, 5, 0, 1, 0 (Só se planeja risco e depois monitora)
- Planejar o gerenciamento dos riscos (Plan.)
- Identificar os riscos (Plan.)
Saída única = Registro dos riscos (riscos identificados, respostas potenciais). F&T = Análise SWOT.
- Realizar a análise qualitativa dos riscos (Plan.)
Prioriza com base em probabilidade de ocorrência e impacto.
- Realizar a análise quantitativa dos riscos (Plan.)
Realizada nos riscos priorizados pela análise qualitativa com impacto substancial. Muitas vezes não é necessária.
- Planejar respostas aos riscos (Plan.)
Aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças. Designação do risk owner.
- Controlar os riscos (Mon.)
Implementa os planos de respostas aos riscos, monitora os riscos residuais e identifica novos riscos.
O que é a Análise de Sensibilidade na análise quantitativa de riscos?
A análise de sensibilidade é uma técnica que examina a extensão com que a incerteza de cada elemento do projeto afeta o objetivo que está sendo examinado, quando todos os outros elementos incertos são mantidos em seus valores de linha de base. É usada para determinar quais riscos apresentam maior impacto potencial num projeto.
Quais as estratégias para risco no processo “Planejar respostas aos riscos”?
- Estratégias para riscos negativos ou ameaças (Mitigar, Evitar, Transferir e *Aceitar) = META
- Estratégias para riscos positivos ou oportunidades (Potencializar, Explorar, Compartilhar e *Aceitar) = PECA
- Estratégias de respostas de contingência
Qual a diferença entre risco residual e risco secundário?
Risco residual é um risco remanescente, ou seja, um risco mínimo que ainda permanece após a implementação de uma resposta a um risco. Os riscos residuais são aceites pelo gestor de projetos, pois são riscos com um baixo impacto e/ou uma baixa probabilidade de ocorrer. Caso ocorra, o projeto dispõe da reserva de contingência para lidar com estas situações.
Riscos secundários são aqueles que surgem após a implementação de uma resposta a um determinado risco. Sempre que se planeia uma resposta a um risco, avalie sempre a possibilidade de essa resposta gerar riscos secundários, e em caso afirmativo, garanta que faz a identificação e planeamento de respostas também para os riscos secundários.
AQUISIÇÕES. Quais os processos e respectivos grupos?
AQUISIÇÕES = 4 = 0, 1, 1, 1, 1 (Aquisição é uniforme, mas a partir de planejamento)
- Planejar o gerenciamento das aquisições (Plan.)
Decisões de compra e fornecedores em potencial. Saída: Critérios para seleção.
- Conduzir as aquisições (Exec.)
Seleciona um fornecedor e adjudica o contrato. Aplica critérios de seleção.
- Controlar as aquisições (Mon.)
F&T = Administração de reivindicações (negociação).
- Encerrar as aquisições (Enc.)
Finaliza todas as aquisições do projeto (Auditorias e negociações). Envolve a finalização das reivindicações em aberto.
Quais os tipos de contratos?
PREÇO FIXO
PFGar = Especificação com preço fixo definido.
PFRemInce = Incentiva, por exemplo, entrega antecipada em 1 mês ganha R$100.000
PFAjuEconP = Define variações segundo algo econômico, previsto em contrato
CUSTOS REEMBOLSÁVEIS
CR = Pedreiro em casa (remuneração fixa + custos pagos pelo contratante)
CMaisRI = Se pedreiro gastar menos que custo previsto, ganha 20%
CMRConc = Se pedreiro passar o custo previsto, ganha menor remuneração
Tempo&Material = Contrato algo (material) por um valor definido por tempo (ex: programador Java por 30 R$/hr)
PARTES INTERESSADAS. Quais os processos e respectivos grupos?
PARTES INTERESSADAS = 4 = 1, 1, 1, 1, 0 (Não encerro/mato partes interessadas)
- Identificar as partes interessadas (Inic.)
Gráfico Interesse x Poder = Monitorar, Manter informado & Manter satisfeito, Gerenciar de perto.
- Planejar o gerenciamento das partes interessadas (Plan.)
Matriz de avaliação do nível de engajamento (não informado, resistente, neutro, dá apoio, lidera)
- Gerenciar o engajamento das partes interessadas (Exec.)
F&T = Métodos de comunicação / Habilidades interpessoais / Habilidades de gerenciamento. Saída = Registro das questões (antes eram entradas!)
- Controlar o engajamento das partes interessadas (Mon.)
Entrada = Registro de questões. F&T = Sistemas de gerenciamento de informações.
