Pensumboka på 1-2-3

Question 1

De karakteristiske trekkene ved et prosjekt:

Answer 1

• engangsoppgave
• skal lede frem til et bestemt resultat
• krever forskjellige typer av ressurser.
• tidsbegrenset

Question 2

Hvilke fire ledd i prosjektets liv har vi?

Answer 2

• klarlegge fundamentet
• planlegge
• organisere
• følge opp prosjektarbeidet.

Question 3

Fallgruver- Utilstrekkelig forankring av prosjektet:

Answer 3

• Liten sammenheng mellom virksomhetens planer og prosjektet.
• sterke interessenter er negative til prosjektet.
• prinsipper for samspillet mellom basis og prosjekt er ikke fastlagt.
• upresise mål for prosjektet.
• dårlig balansert ambisjonsnivå.

Question 4

Fallgruver - i planleggingsfasen:

Answer 4

• Planleggingsnivået er unyansert og upraktisk valgt.
• Planleggingshorisonten er upraktisk og upsykologisk valgt.
• Planleggingsverktøyet innbyr ikke til kreativ kommunikasjon, bare kjedelig byråkrati.
• Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater.
• Manglende kjennskap til/forståelse for usikkerhet.

Question 5

Fallgruver - i organiseringsfasen:

Answer 5

• Har ikke tenkt på at et prosjekt kan organiseres på forskjellige måter.
• Uklar ansvarsfordeling og uklare samarbeidsprinsipper.
• Nøkkelressurser for prosjektet er ikke tilgjengelige.
• Linjeledelse og nøkkelpersoner er ikke motiverte.
• Feil person som prosjektleder.

Question 6

Fallgruver - i oppfølgingsfasen:

Answer 6

• Manglende forståelse for hensikten med oppfølgingen.
• Prosjektplanene er ikke tilrettelagt for oppfølging.
• Prosjektlederen har ingen formell autoritet.
• Det finnes ingen fastlagt, formalisert kommunikasjon mellom prosjektleder og medarbeidere.

Question 7

Samarbeidsproblemer i et prosjekt:

Answer 7

• Man undervurderer betydningen av og kompleksiteten i å få ukjente mennesker til å jobbe godt sammen.
• De faglige metodene i arbeidet er ikke lagt til rette for brukermedvirkning og brukerengasjement.
• Individuelle metoder i arbeidet.

Question 8

Problemer knyttet til målene for prosjektet:

Answer 8

• Upresise mål.

- Stadige endringer underveis.

Question 9

Problemer knyttet til arbeidet med prosjektets mange aktiviteter:

Answer 9

• Aktiviteter blir ikke sluttført og dokumentert før andre blir påbegynt.
• Man godtar ikke en løsning som ikke er perfekt.
• Dårlig kvalitetskontroll.

Question 10

Forskjellige nivåer i måldrøftingen:

Answer 10

• Formålsrettede funksjoner (kjernevirksomhet)
• Ledelsesfunksjoner
• Støttefunksjoner.
• Prosjektets formål
• Prosjektets mål (hovedmål, delmål, resultatmål)

Question 11

Nevn mulige interessenter i et prosjekt:

Answer 11

Aksjonærer, bedriftsledelsen, linjeledelsen, brukere, samarbeidspartnere, konkurrenter, kredittytere (banken), leverandører, kunder, forbrukerorganisasjoner, religiøse grupperinger, individuelle byråkrater, politiske partier, individuelle politikere, interesseorganisasjoner, engasjerte individer, tillitsvalgte, fagforeninger, media, forskere, offentlige myndigheter.

Question 12

Det vanligste innholdet i et prosjektmandat:

Answer 12

• Prosjektets navn
• Prosjekteier
• Bakgrunnen for prosjektet
• Prosjektets formål
• Prosjektets mål
• Prosjektets omfang og avgrensning
• Rammebetingelser (restriksjoner og sånt)
• Økonomi (budsjett og lønnsomhet).

Question 13

Hva er et prinsippansvarskart?

Answer 13

En tabell som viser fordelingen av ansvar i basisorganisasjonen. Tabellen viser hvem som er involvert i prosjektet, hvem som tar avgjørelser på de ulike områdene, og hvem som utfører arbeidsoppgavene. Fint for å få oversikt over hvem som tar støyten when shit hits the fan!

Question 14

Hva er hensikten med planleggingen av et prosjekt?

Answer 14

• Få forståelse for den oppgaven som skal løses.
• Få oversikt over det arbeidet som skal gjøres.
• Få grunnlag for å avsette og forplikte ressurser.
• Få grunnlag for arbeidsfordeling og øvrig organisering.
• Få grunnlag for oppfølging.

Question 15

Noen ganger er det hensiktsmessig å dele opp et prosjekt. Hvorfor?

Answer 15

• Prosjektet er stort.
• Prosjektet er langvarig.
• Det er hensiktsmessig med flere paralelle delprosjekter, underordnet et hovedprosjekt.
• Vi har ikke kunnskaper til å planlegge hele prosjektet under ett.
• Prosjektet har naturlig flere faser som er helt forskjellige innholdsmessig.

Question 16

Nevn noen viktige krav til en milepælsplan:

Answer 16

• En milepæltekst består ofte av to elementer: selve tilstanden som skal være nådd, og betingelser som er knyttet til å oppnå tilstanden.
• En milepæl må være kontrollerbar.
• Et viktig beslutningspunkt i prosjektet må være en milepæl.
• En viktig leveranse i prosjektet må være en milepæl.

Question 17

Nevn noen synspunkter på organiseringen av et prosjekt:

Answer 17

• Prosjektarbeidet bør integreres i basisorganisasjonen.
• Overordnede organiseringsspørsmål må avklares før detaljorganisering.
• Forholdet mellom prosjektet og alle berørte må avklares.
• Faglige beslutninger må følge ordinær beslutningsgang i virksomheten.
• De riktige personene må rådspørres og informeres.
• Prosjektorganisasjonen bør være en trekkspillorganisasjon (ha mulighet til å trekke inn forskjellige typer ressurser/folk i forskjellige stadier av prosjektet.

Question 18

De forskjellige rollene som kan markeres på ansvarskartet:

Answer 18

U - utfører arbeidet.
B - tar hovedbeslutningen eller beslutning alene.
b - tar delbeslutning eller beslutning sammen med andre.
R - må rådspørres
r - kan rådspørres
I - må informeres
a - har framdriftsansvaret (arbeidsledelsen)
A - overfører kompetanse.

Question 19

Hva er en usikkerhetsanalyse?

Answer 19

Alle milepæler bør underkastes en usikkerhetsvurdering. Den skal si noe om hva som kan gå galt, hvor stor sannsynligheten er for at det skjer, hvilke konsekvenser det vil gi, hvilke tiltak som kan gjøres for å motvirke, og hvem som er ansvarlig.

Question 20

Hva er aktivitetsplanlegging?

Answer 20

Aktivitetsplanlegging er å legge en detaljert plan for å ralisere milepælene. Det er gjennom aktivitetsplanleggingen vi kommer fram til hvordan vi skal nå milepælene innenfor tidsrammen og med de avsatte ressursene.

Question 21

Hva er et aktivitetsansvarskart?

Answer 21

Denne tabellen er underordnet milepælansvarskartet, og beskriver hvilke personer som skal gjøre de forskjellige oppgavene og sånt.

Question 22

Nevn noen synspunkter på oppfølging av et prosjekt?

Answer 22

• Rapportering bør ikke være unødig byråkratisk og ulystbetont
• Oppfølgingskriteriene bør være definert på forhånd.
• Rapporteringen skal samsvare med det dokumentet som viser planen man arbeider etter.
• All rapportering bør skje etter fast mønster.

Question 23

Hvilke sju forhold er det aktuelt å be om rapportering om etter et prosjekt?

Answer 23

Ressursbruken
Tidsplanen
Kvaliteten
Ansvarskartet
Endringer/tillegg
Ventetid
Spesielle problemer

Question 24

Hva er en kostnad/nytte-analyse?

Answer 24

En analyse som viser forholdet mellom kostnader og avkastning i et prosjekt.
Kan utføres på flere typer investeringer:
- direkte kostnadsreduksjon.
- direkte inntektsøkning.
- indirekte nytteeffekter.

Question 25

Definisjon: Kostnad/Nytte:

Answer 25

Kostnad: “verdien av den oppofrelsen som må gjøres for å framskaffe dette objektet”.
Nytte: “verdien av de positive effektene som følger med framskaffelsen og bruken av objektet”.

Question 26

Hva er et prosjektbudsjett?

Answer 26

Et prosjektbudsjett er en oversikt over planlagte utgifter og inntekter knyttet til prosjektet.

Det kan settes opp prosjektbudsjett både for kostnader til innkjøp og produksjon, og til for eksempel utregning av timeantall for de ulike medarbeiderne i prosjektet.

Question 27

Hva innebærer det å ha “god prosjektkultur”?

Answer 27

• Alle i virksomheten forstår prosjektarbeidsformen og hva den krever av samspill.
• Hvert prosjekt har gode og forpliktende planer på alle nivåer.
• Planene blir fulgt opp, slik at alle vet at avvik blir tatt seriøst.
• Prosjektet får de ressursene fra basis som man er enige om.
• De faglige beslutningsprosessene blir gjennomført med den kvaliteten og innenfor den tidsrammen som er avtalt.

Question 28

Styringsgruppens formelle oppgaver:

Answer 28

• Vedta mandatet (hvis det ikke alt er fastlagt av prosjekteier).
• Vedta prinsippansvarskartet (eller godkjenne et eksisterende).
• Vedta milepælplanen.
• Vedta milepælansvarskartet.
• Ha ansvaret for oppfølging av planer/kart.

Question 29

Prosjektlederens hovedoppgaver:

Answer 29

• Lede utarbeiding av formålsstruktur, interessentanalyse og mandat.
• Lede utarbeiding av milepælplan og usikkerhetsanalyse.
• Lede utarbeiding av detaljplaner (aktivitetsansvarskart).
• Lede utarbeiding av milepælsansvarskart
• Daglig arbeidsledelse.
• Overvåke at planer/kart blir fulgt.
• Utarbeide rapporter.
• Følge opp rapporter.

Question 30

Hva menes med SMARTe mål?

Answer 30

En sjekkliste for formulering av prosjektmål.

S - Spesifisert
M - Målbart
A - Akseptert
R - Realistisk
T - Tidsavgrenset