Organisationsstrukturen neu Flashcards
1
Q
Beschreiben Sie die 3 unterschiedlichen Sichtweisen auf Organisationen
A
- institutionelle Sicht:
- Orga ist soziales Gebilde,
- verfolgt Ziel dauerhaft,
- formale Struktur,
- Aktivitäten der Mitglieder auf Ziel ausgerichtet
- funktionale Sicht: Managementfunktion zur Gestaltung und Veränderung von Strukturen
- instrumentelle Sicht: Instrumente zur Ausrichtung der Orga
2
Q
Was ist eine Organisation?
A
- soziale Gebilde
- verfolgt dauerhaft ein Ziel
- formale Struktur
- Aktivitäten der Mitglieder auf Ziel ausgerichtet
3
Q
Welche Anforderungen werden an Ziele gestellt?
A
- Orientierung an der Marktaufgabe: orientieren an der Leistung der Orga am Markt für Kunden
- Dauerhaftigkeit: für langfristige Planung
- Operationalisierung: eindeutige Formulierung von Zielen
- Formulierung als Anspruchsniveau: Konkretes Ziel (z.B. Gewinn um 5% steigern)
- Konsistenz: Konfliktfrei
4
Q
Wer ist Mitglied einer Arbeitsorganisation (utilitaristischen Organisation)?
A
- Mitglieder der Arbeitsorganisation haben einen Arbeitsvertrag.
- Dieser regelt Vorschriften und Handlungsbereiche.
5
Q
Was versteht man unter der formalen Struktur von Organisationen?
A
- Arbeitsabläufe beschreiben und aufeinander abstimmen
- Stellen bilden
- Abläufe planmäßig regeln
- Aufgaben dauerhaft festlegen
- Ziele:
- Effizienzvorteile
- Ausrichtung der Aktivität der Mitglieder auf Zielerreichung
6
Q
Beschreiben Sie die Effizienzvorteile einer formalen Struktur.
A
- Unabhängigkeit von Personen
- Ersparnis von Zeit
7
Q
Wie koordiniert die Organisation die Aktivitäten ihrer Mitglieder?
A
- personenorientiert:
- persönliche Weisungen
- Selbstabstimmung
- unpersönlich-technokratisch:
- Pläne
- Programme
- Weitere Möglichkeiten:
- Organisationskultur
- gemeinsame Vision
8
Q
Welche 5 Dimensionen beschreiben die formale Organisationsstruktur?
A
- Spezialisierung (Arbeitsteilung)
- Formalisierung
- Konfiguration ( Leitungssystem)
- Koordination
- Entscheidungsdelegation (Kompetenzverteilung)
9
Q
Was versteht man unter Spezialisierung?
A
- Gesamtaufgabe auf mehrere Mitglieder der Orga verteilen
- jedes Mitglied übernimmt Teilaufgaben
- dadurch ergeben sich einzelne Stellen
10
Q
Welche Arten von Spezialisierung gibt es?
A
- Spezialisierung auf Verrichtungen (nach Arbeitsgang)
- Spezialisierung auf Objekte (nach Produkten siehe Bsp. Bäckerei)
11
Q
Welche Vorteile/Nachteile gibt es bei der Spezialisierung?
A
Vorteile:
- Einarbeitung neuer MA schneller
- einfache Tätigkeit=geringere Qualifikation=geringe Lohnkosten
- Lerneffekt bei MA—>höhere Menge und Qualität Arbeitsergebnisse
- geringe Anstrengung und Ermüdung
- Verantwortlichkeit für Teilaufgabe leicht zuzuordnen
Nachteile:
- hohe psychische Belastung—> Krankenstand
- sinkende Konzentration—> schlechte Qualität
- Entfremdung durch nur Teilaufgaben—>kein Erfolgserlebnis
- Fluktuation und Abwesenheit
- geringe Attraktivität der Aufgabe
- hoher Koordinationsaufwand
*
12
Q
Worum handelt es sich bei Instanzen die Abteilungen vorstehen in einer Organisation? (Abteilungsleiter)
A
- Entscheidungs- und Leitungsaufgaben
- treffen Entscheidungen durch Delegation von oben
- sie verfügen über:
- Entscheidungsbefugnisse
- Weisungsbefugnisse
- Verantwortung
13
Q
Welche Arten der Abteilungsbildung gibt es?
A
- nach Verrichtung/Funktion: gleichartige/ähnliche Verrichtungen
- nach Objekten/Produkten: bestimmte Produkte /Dienstleistungen
- nach Kundengruppen/Regionen
14
Q
In welche Strukturtypen kann eine Organisation in der 2ten Hierarchieebene (UN) aufgeteilt werden?
A
-
funktionale Organisation:
1. Gliederung nach Verrichtungs-/Funktionskriterien
——>bestmögliche Nutzung der Ressourcen
-
divisionale Organisation:
1. Gliederung nach Objekt-/Kunden-/ Regionskriterien
—–>größtmögliche Autonomie der Division
15
Q
Was versteht man unter Vorauskoordination und Feedbackkoordination?
A
Vorauskoordination:
- vorausschauende Abstimmung der Aktivitäten durch Planung
Feedbackkoordination:
- bei Planabweichung nachträgliche Koordination
16
Q
Wie gelingt es den Koordinationsbedarf in einer Organisation zu reduzieren?
A
- Abteilungsbildung: Zusammenfassung mehrerer Stellen
- Bereitstellung von Puffern: Existenz von Lagern zwischen verschiedenen organisatorischen Einheiten
- Einsatz flexibler Ressourcen: z.B. universell einsetzbare Maschinen
- Begrenzung der Anzahl an Abstimmungsgrößen: nur zentrale Größen werden zwischen unterschiedlichen Einheiten abgestimmt
- Vorgaben von Standards, Bandbreiten und Zielen:
- Erhöhung der Toleranz: werden Anforderungen an das Gesamtergebnis reduziert sinkt der Abstimmungsbedarf automatisch
17
Q
Wie können wir Koordinationsinstrumente systematisieren?
A
Personenorientiert:
- Koordination durch persönliche Weisungen
- Koordination durch Selbstabstimmung
Unpersönlich-technokratisch:
- Koordination durch Programme
- Koordination durch Pläne
18
Q
Was ist die persönliche Weisung?
A
- dient Voraus- und Feedbackkoordination
-
Vorteile:
- hohe Flexibilität
- klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten
-
Nachteile:
- führt schnell zu Überlastung der Instanzen und vertikalen Kommunikationswege
19
Q
Was ist die Selbstabstimmung? Welche Formen gibt es?
A
Wenn Gruppe von Mitgliedern der Organisation gemeinsam verbindliche Koordinationsentscheidungen trifft.
-
fallweise Selbstabstimmung nach eigenem Ermessen:
- Abstimmung zwischen Mitgliedern ohne strukturelle Regelung über Arbeitsgruppen oder Bereiche hinweg
-
themenspezifische Selbstabstimmung:
- existieren Regeln
- Probleme bei bestimmten Stellen müssen selbst abgestimmt werden
-
institutionalisierte Selbstabstimmung:
- existieren fest installierte Koordinationsorgane ( Komitee, Ausschüsse etc.)
- führt zur Entlastung der vertikalen Kommunikationsebene
- kann Motivation der MA erhöhen
20
Q
Was sind Programme?
A
- basiert auf dem Prinzip der Vorauskoordination
- Abstimmung erfolgt unpersönlich-technokratisch
- können Handlungsinhalte für einzelne Stellen oder mehrere Organisationseinheiten beziehen
-
Vorteile:
- Entlastung der Instanzen
- Reduktion des Informationsaustausches
- Reduktion Unsicherheit
- Unabhängigkeit von Personen
- geringeren Qualifikationsanforderung an MA auf der ausführenden Ebene
- wichtige Basis für effiziente Koordination der Organisation
- legen den Ablauf von Aktivitäten dauerhaft fest
21
Q
Was sind Pläne?
A
- periodische, zukunftsgerichtete Vorgaben zur Koordination ihrer Aktivitäten an ausführende Stellen
- entstehen auf Basis institutionalisierter Planungsprozesse welche auf ein Programm beruhen
- Organisation legt Vorgehen für die Planung zentral fest
- delegiert die Ausgestaltung der Planung an die Mitglieder
22
Q
Was ist Organisationskultur?
A
- schlüssige Firmenkultur als zentralen Erfolgsfaktor der Abstimmung
- Mitglieder ihre Handlung ohne Vorgabe aufeinander abstimmen können
- sofern sie sich mit den Werten und Normen der Organisation identifizieren und diese verinnerlichen
-
Vorteil starker Organisationskultur:
- klare Handlungsorientierung bei hoher Ungewissheit
23
Q
Was ist die Konfiguration und welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es?
A
- beschreibt äußere Form des Stellengefüges
- im Organigramm darstellbar
- Teil der Aufbauorganisation
-
Gestaltungsmöglichkeiten:
- Einliniensystem
- Mehrliniensystem
- Stab-Linienorganisation
- Matrixorganisation
- Projektmanagement
24
Q
Was ist das Einliniensystem?
A
- beruht auf dem Prinzip der Einheit der Autragserteilung
- jeder Vorgesetzte alleinverantwortlich für seine Einheit
- klar Zuordnung der Verantwortlichkeit
- Aktivitäten der MA vergleichsweise einfach koordinieren und kontrollieren
-
Nachteil:
- hohe Beanspruchung der Instanzen
- Informationen und Entscheidungen kommunizieren über mehrere Instanzen
- Vorgesetzter schnell zum bloßen Kommunikationsorgan
- lange Kommunikationswege
25
Was ist das Mehrliniensystem?
* Leitungsfunktion wird auf mehrere Instanzen aufgeteilt
* Mehrfachunterstellung ( auf bestimmte Fachbereiche)
* Weisungsbefugnis und Verantwortlichkeit beschränkt sich auf bestimmte Funktionen
* Spezialisierung der Instanzen
* führt zu qualifizierten Entscheidungen und senkt die Qualifikationsanforderungen an den Vorgesetzten
* Prinzip: kürzester Weg
26
Was ist eine Stab-Linienorganisation?
* Hauptfunktion = Beratung
* keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnis
* klassische Stabfunktionen sind:
1. Rechtsanwälte
2. Marktforschung
3. strategische Unternehmensplanung
* führt zur Entlastung der FK
* Transparenz von Entscheidungsprozessen kann verloren gehen
27
Was ist die Matrixorganisation?
* Sonderform des Mehrliniensystems
* Spezialisierung der Leitungsebene nach Dimensionen
* erhöhte Koordinationsaufwand
* Ziel- und Interessenskonflikte
* höherer Kommunikations- und Abstimmungsaufwand--\> verzögert Entscheidungen
* Kompetenzbereiche nicht klar getrennt
28
Welche Voraussetzungen erfordert die Matrixorganisation für effektives Arbeiten?
* Teamfähigkeit
* Definition und Abgrenzung Kompetenzbereiche
* Regelungen zur Zusammenarbeit der Schnittstellen
* Mechanismen zur schnellen Entscheidungsfindung und Konfliktlösung
29
Was ist Projektmanagement?
Koordination bestimmter Aufgaben durch institutionalisierte Selbstabstimmung eines Teams auf Zeit
30
Was ist ein Projekt?
* zeitlich terminiert
* großer Umfang und hohe Komplexität
* einmalig (keine Routine)
* Zusammenarbeit unterschiedlicher Bereich
31
Erklären sie die 3 Formen des Projektmanagement!
**reine Projektmanagement**:
* Personen dem Projekt vollständig unterstellt
* Projektmanager hat Entscheidungskompetenz und Weisungsbefugnis
* parallele Linienorganisation bei Großprojekten
**Einfluss-Projektmanagement**:
* keinerlei Entscheidungs- und Weisungsbefugnis
* Aufgaben sind: Planung, Koordination und Überwachung
**Matrix-Projektmanagement**:
* Entscheidungs- und Weisungsbefugnis
* Personen bleiben in funktionalen Abteilungen
* Projektleiter kann den Projektfortschritt steuern
32
Was versteht man unter Leitungsspanne?
Anzahl der Stellen die einer Instanz unterstellt sind
33
Was ist Entscheidungsdelegation und welche 2 Formen lassen sich unterscheiden?
Verteilung von Entscheidungsbefugnissen
* **Entscheidungszentralisierung**
1. nur Orgaspitze entscheidet
2. Vorteile:
1. Entscheidungen gut aufeinander abgestimmt
2. Entscheidung von Managern mit größter Erfahrung
3. schnelle Entscheidung in Krisenfällen
* **Entscheidungsdezentralisierung**
1. Entscheidungen werden auf untere Hierarchieebene verlagert
2. Vorteile:
1. Organisationsspitze wird entlastet
2. untere Hierarchieebene ist stärker motiviert und involviert--\> mehr Raum für individuelle Entwicklung der MA
3. größere Marktnähe
4. höhere Flexibilität
34
Was ist die Formalisierung
? Und welche Instrumente gibt es?
ist das Regelungen schriftlich fixiert sind
Instrumente:
* Organigramme
* Stellenbeschreibungen
* Orgahandbücher
* Verfahrensrichtlinien
* Pläne
35
Welche 3 Teildimensionen der Formalisierung gibt es?
* **Strukturformalisierung:**
* schriftliche Fixierung organisatorischer Regelungen
* betrifft Orgastruktur und Verhalten der MA (Bsp: Organigramm und Stellenbeschreibung)
* **Aktenmäßigkeit****:**
* Formalisierung des Informationsflusses
* Dokumentation von schriftlichen Weisungen an MA
* Protokolle, Bekanntmachungen
* **Leistungsdokumentation:**
* schriftliche Aufzeichnungen die die Arbeitsleistung/Beurteilung von unterstellten MA betreffen
36
Was ist die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation?
* **Aufbauorganisation:**
* bezieht sich auf institutionale Probleme und Bestandsphänomene (z.B. Gliederung der Unternehmung und Koordination)
* zielgerichtete Strukturierung des Aufgabensystems
* einzelne Aufgaben werden zusammengefasst und Personen/Stellen zugeordnet
* bildet statisches Gerüst der Organisation
* formt die Struktur
* **Ablauforganisation:**
* raumzeitliche Strukturierung der Arbeits- und Bewegungsvorgänge
* konkretisiert die Aufbauorganisation
* bestimmt das prozessuale Geschehen
37
Was ist die Organisationsanalyse und die Organisationssynthese?
* **Organisationsanalyse:**
* Gewinnung eines Überblicks über die überhaupt vorhandenen und zu verteilenden Einzelaufgaben/Arbeitsvorgängen
* **Organisationssynthese:**
* Einzelaufgaben und Arbeitsvorgänge werden sinnvoll strukturiert
38
Was ist die Aufgabenanalyse und die Aufgabensynthese?
* **Aufgabenanalyse:**
* systematisches Zerlegen des Gesamtaufgabe in ihre Teilaufgaben
* unter Umständen wieder in Teilaufgaben untergliedern
* **Aufgabensynthese:**
* umfasst Problem der Vereinigung analytischer Teilaufgaben zu aufgaben- und arbeitsteiligen Einheiten
* lässt die organisatorische Aufbaustruktur der Unternehmung entstehen
39
Was ist die Arbeitsanalyse und Arbeitssynthese?
* **Arbeitsanalyse:**
* ein Teil der vollständigen Aufgabenanalyse
* beschränkt sich auf den Arbeitsvorgang
* **Arbeitssynthese:**
* verbindet sich mit der Aufgabensynthese
* es gibt 3 Kriterien
1. *Personale Synthese:* bildet zunächst aus Arbeitsteilen einen Arbeitsgang oder eine gewisse Anzahl von Arbeitsgängen die einer Person übertragen werden können
2. *Räumliche Synthese:* gestaltet die optimale räumliche Anordnung der Arbeitsplätze
3. *Zeitliche Synthese:* sorgt für die optimale Taktung der Arbeitsteile
40
Was ist die funktionale Organisation und welche 2 Formen von Funktionsbereichen hat sie?
Gliederun der Einheiten nach Funktionsbereichen auf der 2ten Hierarchieebene
Funktionale Organisation tendiert zu einer Entscheidungszentralisierung
* **operative Funktionsbereiche:**
* bündeln gleichartige Aufgaben in einer organisatorischen Einheit
* Spezialisierungsvorteile können optimal genutzt werden
* **strategische Funktionsbereiche:**
* ergänzt die operativen Bereiche
* koordiniert, steuert und überwacht die operativen Funktionen sowie die Organisation insgesamt
* gibt Ziele vor
* spiegelt Tendenz zur Entscheidungszentralisierung wider
41
Welche Vorteile und Nachteile der funktionalen Organisation gibt es?
* **Vorteile:**
* einfache Organisationsstruktur
* klar getrennte, gut zu steuernde Funktionsbereiche
* klare Verantwortlichkeiten
* optimale Nutzung von Spezialisierungsvorteilen
* Realisierung von Kostendegressionseffekten
* **Nachteile:**
* Vielzahl von Schnittstellen und Interdependenzen zwischen Funktionsbereichen führen zu Koordinationsproblemen
* geringe Autonomie der Bereiche
* schnelle Überlastung der Leitungsinstanz
* Förderung von Ressortdenken
* geringe Marktorientierung
* geringe Reaktionsschnelligkeit auf Markteinflüsse
42
Was ist die divisionale Organisation und in welchen Formen kann sie gestaltet werden?
