Organisationsstrukturen neu Flashcards
Beschreiben Sie die 3 unterschiedlichen Sichtweisen auf Organisationen
- institutionelle Sicht:
- Orga ist soziales Gebilde,
- verfolgt Ziel dauerhaft,
- formale Struktur,
- Aktivitäten der Mitglieder auf Ziel ausgerichtet
- funktionale Sicht: Managementfunktion zur Gestaltung und Veränderung von Strukturen
- instrumentelle Sicht: Instrumente zur Ausrichtung der Orga
Was ist eine Organisation?
- soziale Gebilde
- verfolgt dauerhaft ein Ziel
- formale Struktur
- Aktivitäten der Mitglieder auf Ziel ausgerichtet
Welche Anforderungen werden an Ziele gestellt?
- Orientierung an der Marktaufgabe: orientieren an der Leistung der Orga am Markt für Kunden
- Dauerhaftigkeit: für langfristige Planung
- Operationalisierung: eindeutige Formulierung von Zielen
- Formulierung als Anspruchsniveau: Konkretes Ziel (z.B. Gewinn um 5% steigern)
- Konsistenz: Konfliktfrei
Wer ist Mitglied einer Arbeitsorganisation (utilitaristischen Organisation)?
- Mitglieder der Arbeitsorganisation haben einen Arbeitsvertrag.
- Dieser regelt Vorschriften und Handlungsbereiche.
Was versteht man unter der formalen Struktur von Organisationen?
- Arbeitsabläufe beschreiben und aufeinander abstimmen
- Stellen bilden
- Abläufe planmäßig regeln
- Aufgaben dauerhaft festlegen
- Ziele:
- Effizienzvorteile
- Ausrichtung der Aktivität der Mitglieder auf Zielerreichung
Beschreiben Sie die Effizienzvorteile einer formalen Struktur.
- Unabhängigkeit von Personen
- Ersparnis von Zeit
Wie koordiniert die Organisation die Aktivitäten ihrer Mitglieder?
- personenorientiert:
- persönliche Weisungen
- Selbstabstimmung
- unpersönlich-technokratisch:
- Pläne
- Programme
- Weitere Möglichkeiten:
- Organisationskultur
- gemeinsame Vision
Welche 5 Dimensionen beschreiben die formale Organisationsstruktur?
- Spezialisierung (Arbeitsteilung)
- Formalisierung
- Konfiguration ( Leitungssystem)
- Koordination
- Entscheidungsdelegation (Kompetenzverteilung)
Was versteht man unter Spezialisierung?
- Gesamtaufgabe auf mehrere Mitglieder der Orga verteilen
- jedes Mitglied übernimmt Teilaufgaben
- dadurch ergeben sich einzelne Stellen
Welche Arten von Spezialisierung gibt es?
- Spezialisierung auf Verrichtungen (nach Arbeitsgang)
- Spezialisierung auf Objekte (nach Produkten siehe Bsp. Bäckerei)
Welche Vorteile/Nachteile gibt es bei der Spezialisierung?
Vorteile:
- Einarbeitung neuer MA schneller
- einfache Tätigkeit=geringere Qualifikation=geringe Lohnkosten
- Lerneffekt bei MA—>höhere Menge und Qualität Arbeitsergebnisse
- geringe Anstrengung und Ermüdung
- Verantwortlichkeit für Teilaufgabe leicht zuzuordnen
Nachteile:
- hohe psychische Belastung—> Krankenstand
- sinkende Konzentration—> schlechte Qualität
- Entfremdung durch nur Teilaufgaben—>kein Erfolgserlebnis
- Fluktuation und Abwesenheit
- geringe Attraktivität der Aufgabe
- hoher Koordinationsaufwand
*
Worum handelt es sich bei Instanzen die Abteilungen vorstehen in einer Organisation? (Abteilungsleiter)
- Entscheidungs- und Leitungsaufgaben
- treffen Entscheidungen durch Delegation von oben
- sie verfügen über:
- Entscheidungsbefugnisse
- Weisungsbefugnisse
- Verantwortung
Welche Arten der Abteilungsbildung gibt es?
- nach Verrichtung/Funktion: gleichartige/ähnliche Verrichtungen
- nach Objekten/Produkten: bestimmte Produkte /Dienstleistungen
- nach Kundengruppen/Regionen
In welche Strukturtypen kann eine Organisation in der 2ten Hierarchieebene (UN) aufgeteilt werden?
-
funktionale Organisation:
1. Gliederung nach Verrichtungs-/Funktionskriterien
——>bestmögliche Nutzung der Ressourcen
-
divisionale Organisation:
1. Gliederung nach Objekt-/Kunden-/ Regionskriterien
—–>größtmögliche Autonomie der Division
Was versteht man unter Vorauskoordination und Feedbackkoordination?
Vorauskoordination:
- vorausschauende Abstimmung der Aktivitäten durch Planung
Feedbackkoordination:
- bei Planabweichung nachträgliche Koordination
Wie gelingt es den Koordinationsbedarf in einer Organisation zu reduzieren?
- Abteilungsbildung: Zusammenfassung mehrerer Stellen
- Bereitstellung von Puffern: Existenz von Lagern zwischen verschiedenen organisatorischen Einheiten
- Einsatz flexibler Ressourcen: z.B. universell einsetzbare Maschinen
- Begrenzung der Anzahl an Abstimmungsgrößen: nur zentrale Größen werden zwischen unterschiedlichen Einheiten abgestimmt
- Vorgaben von Standards, Bandbreiten und Zielen:
- Erhöhung der Toleranz: werden Anforderungen an das Gesamtergebnis reduziert sinkt der Abstimmungsbedarf automatisch
Wie können wir Koordinationsinstrumente systematisieren?
Personenorientiert:
- Koordination durch persönliche Weisungen
- Koordination durch Selbstabstimmung
Unpersönlich-technokratisch:
- Koordination durch Programme
- Koordination durch Pläne
Was ist die persönliche Weisung?
- dient Voraus- und Feedbackkoordination
-
Vorteile:
- hohe Flexibilität
- klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten
-
Nachteile:
- führt schnell zu Überlastung der Instanzen und vertikalen Kommunikationswege
Was ist die Selbstabstimmung? Welche Formen gibt es?
Wenn Gruppe von Mitgliedern der Organisation gemeinsam verbindliche Koordinationsentscheidungen trifft.
-
fallweise Selbstabstimmung nach eigenem Ermessen:
- Abstimmung zwischen Mitgliedern ohne strukturelle Regelung über Arbeitsgruppen oder Bereiche hinweg
-
themenspezifische Selbstabstimmung:
- existieren Regeln
- Probleme bei bestimmten Stellen müssen selbst abgestimmt werden
-
institutionalisierte Selbstabstimmung:
- existieren fest installierte Koordinationsorgane ( Komitee, Ausschüsse etc.)
- führt zur Entlastung der vertikalen Kommunikationsebene
- kann Motivation der MA erhöhen
Was sind Programme?
- basiert auf dem Prinzip der Vorauskoordination
- Abstimmung erfolgt unpersönlich-technokratisch
- können Handlungsinhalte für einzelne Stellen oder mehrere Organisationseinheiten beziehen
-
Vorteile:
- Entlastung der Instanzen
- Reduktion des Informationsaustausches
- Reduktion Unsicherheit
- Unabhängigkeit von Personen
- geringeren Qualifikationsanforderung an MA auf der ausführenden Ebene
- wichtige Basis für effiziente Koordination der Organisation
- legen den Ablauf von Aktivitäten dauerhaft fest
Was sind Pläne?
- periodische, zukunftsgerichtete Vorgaben zur Koordination ihrer Aktivitäten an ausführende Stellen
- entstehen auf Basis institutionalisierter Planungsprozesse welche auf ein Programm beruhen
- Organisation legt Vorgehen für die Planung zentral fest
- delegiert die Ausgestaltung der Planung an die Mitglieder
Was ist Organisationskultur?
- schlüssige Firmenkultur als zentralen Erfolgsfaktor der Abstimmung
- Mitglieder ihre Handlung ohne Vorgabe aufeinander abstimmen können
- sofern sie sich mit den Werten und Normen der Organisation identifizieren und diese verinnerlichen
-
Vorteil starker Organisationskultur:
- klare Handlungsorientierung bei hoher Ungewissheit
Was ist die Konfiguration und welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es?
- beschreibt äußere Form des Stellengefüges
- im Organigramm darstellbar
- Teil der Aufbauorganisation
-
Gestaltungsmöglichkeiten:
- Einliniensystem
- Mehrliniensystem
- Stab-Linienorganisation
- Matrixorganisation
- Projektmanagement
Was ist das Einliniensystem?
- beruht auf dem Prinzip der Einheit der Autragserteilung
- jeder Vorgesetzte alleinverantwortlich für seine Einheit
- klar Zuordnung der Verantwortlichkeit
- Aktivitäten der MA vergleichsweise einfach koordinieren und kontrollieren
-
Nachteil:
- hohe Beanspruchung der Instanzen
- Informationen und Entscheidungen kommunizieren über mehrere Instanzen
- Vorgesetzter schnell zum bloßen Kommunikationsorgan
- lange Kommunikationswege
Was ist das Mehrliniensystem?
- Leitungsfunktion wird auf mehrere Instanzen aufgeteilt
- Mehrfachunterstellung ( auf bestimmte Fachbereiche)
- Weisungsbefugnis und Verantwortlichkeit beschränkt sich auf bestimmte Funktionen
- Spezialisierung der Instanzen
- führt zu qualifizierten Entscheidungen und senkt die Qualifikationsanforderungen an den Vorgesetzten
- Prinzip: kürzester Weg
Was ist eine Stab-Linienorganisation?
- Hauptfunktion = Beratung
- keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnis
- klassische Stabfunktionen sind:
- Rechtsanwälte
- Marktforschung
- strategische Unternehmensplanung
- führt zur Entlastung der FK
- Transparenz von Entscheidungsprozessen kann verloren gehen
Was ist die Matrixorganisation?
- Sonderform des Mehrliniensystems
- Spezialisierung der Leitungsebene nach Dimensionen
- erhöhte Koordinationsaufwand
- Ziel- und Interessenskonflikte
- höherer Kommunikations- und Abstimmungsaufwand–> verzögert Entscheidungen
- Kompetenzbereiche nicht klar getrennt
Welche Voraussetzungen erfordert die Matrixorganisation für effektives Arbeiten?
- Teamfähigkeit
- Definition und Abgrenzung Kompetenzbereiche
- Regelungen zur Zusammenarbeit der Schnittstellen
- Mechanismen zur schnellen Entscheidungsfindung und Konfliktlösung
Was ist Projektmanagement?
Koordination bestimmter Aufgaben durch institutionalisierte Selbstabstimmung eines Teams auf Zeit
Was ist ein Projekt?
- zeitlich terminiert
- großer Umfang und hohe Komplexität
- einmalig (keine Routine)
- Zusammenarbeit unterschiedlicher Bereich
Erklären sie die 3 Formen des Projektmanagement!
reine Projektmanagement:
- Personen dem Projekt vollständig unterstellt
- Projektmanager hat Entscheidungskompetenz und Weisungsbefugnis
- parallele Linienorganisation bei Großprojekten
Einfluss-Projektmanagement:
- keinerlei Entscheidungs- und Weisungsbefugnis
- Aufgaben sind: Planung, Koordination und Überwachung
Matrix-Projektmanagement:
- Entscheidungs- und Weisungsbefugnis
- Personen bleiben in funktionalen Abteilungen
- Projektleiter kann den Projektfortschritt steuern
Was versteht man unter Leitungsspanne?
Anzahl der Stellen die einer Instanz unterstellt sind
Was ist Entscheidungsdelegation und welche 2 Formen lassen sich unterscheiden?
Verteilung von Entscheidungsbefugnissen
- Entscheidungszentralisierung
- nur Orgaspitze entscheidet
- Vorteile:
- Entscheidungen gut aufeinander abgestimmt
- Entscheidung von Managern mit größter Erfahrung
- schnelle Entscheidung in Krisenfällen
- Entscheidungsdezentralisierung
- Entscheidungen werden auf untere Hierarchieebene verlagert
- Vorteile:
- Organisationsspitze wird entlastet
- untere Hierarchieebene ist stärker motiviert und involviert–> mehr Raum für individuelle Entwicklung der MA
- größere Marktnähe
- höhere Flexibilität
Was ist die Formalisierung
? Und welche Instrumente gibt es?
ist das Regelungen schriftlich fixiert sind
Instrumente:
- Organigramme
- Stellenbeschreibungen
- Orgahandbücher
- Verfahrensrichtlinien
- Pläne
Welche 3 Teildimensionen der Formalisierung gibt es?
-
Strukturformalisierung:
- schriftliche Fixierung organisatorischer Regelungen
- betrifft Orgastruktur und Verhalten der MA (Bsp: Organigramm und Stellenbeschreibung)
-
Aktenmäßigkeit:
- Formalisierung des Informationsflusses
- Dokumentation von schriftlichen Weisungen an MA
- Protokolle, Bekanntmachungen
-
Leistungsdokumentation:
- schriftliche Aufzeichnungen die die Arbeitsleistung/Beurteilung von unterstellten MA betreffen
Was ist die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation?
-
Aufbauorganisation:
- bezieht sich auf institutionale Probleme und Bestandsphänomene (z.B. Gliederung der Unternehmung und Koordination)
- zielgerichtete Strukturierung des Aufgabensystems
- einzelne Aufgaben werden zusammengefasst und Personen/Stellen zugeordnet
- bildet statisches Gerüst der Organisation
- formt die Struktur
-
Ablauforganisation:
- raumzeitliche Strukturierung der Arbeits- und Bewegungsvorgänge
- konkretisiert die Aufbauorganisation
- bestimmt das prozessuale Geschehen
Was ist die Organisationsanalyse und die Organisationssynthese?
-
Organisationsanalyse:
- Gewinnung eines Überblicks über die überhaupt vorhandenen und zu verteilenden Einzelaufgaben/Arbeitsvorgängen
-
Organisationssynthese:
- Einzelaufgaben und Arbeitsvorgänge werden sinnvoll strukturiert
Was ist die Aufgabenanalyse und die Aufgabensynthese?
-
Aufgabenanalyse:
- systematisches Zerlegen des Gesamtaufgabe in ihre Teilaufgaben
- unter Umständen wieder in Teilaufgaben untergliedern
-
Aufgabensynthese:
- umfasst Problem der Vereinigung analytischer Teilaufgaben zu aufgaben- und arbeitsteiligen Einheiten
- lässt die organisatorische Aufbaustruktur der Unternehmung entstehen
Was ist die Arbeitsanalyse und Arbeitssynthese?
-
Arbeitsanalyse:
- ein Teil der vollständigen Aufgabenanalyse
- beschränkt sich auf den Arbeitsvorgang
-
Arbeitssynthese:
- verbindet sich mit der Aufgabensynthese
- es gibt 3 Kriterien
- Personale Synthese: bildet zunächst aus Arbeitsteilen einen Arbeitsgang oder eine gewisse Anzahl von Arbeitsgängen die einer Person übertragen werden können
- Räumliche Synthese: gestaltet die optimale räumliche Anordnung der Arbeitsplätze
- Zeitliche Synthese: sorgt für die optimale Taktung der Arbeitsteile
Was ist die funktionale Organisation und welche 2 Formen von Funktionsbereichen hat sie?
Gliederun der Einheiten nach Funktionsbereichen auf der 2ten Hierarchieebene
Funktionale Organisation tendiert zu einer Entscheidungszentralisierung
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operative Funktionsbereiche:
- bündeln gleichartige Aufgaben in einer organisatorischen Einheit
- Spezialisierungsvorteile können optimal genutzt werden
-
strategische Funktionsbereiche:
- ergänzt die operativen Bereiche
- koordiniert, steuert und überwacht die operativen Funktionen sowie die Organisation insgesamt
- gibt Ziele vor
- spiegelt Tendenz zur Entscheidungszentralisierung wider
Welche Vorteile und Nachteile der funktionalen Organisation gibt es?
-
Vorteile:
- einfache Organisationsstruktur
- klar getrennte, gut zu steuernde Funktionsbereiche
- klare Verantwortlichkeiten
- optimale Nutzung von Spezialisierungsvorteilen
- Realisierung von Kostendegressionseffekten
-
Nachteile:
- Vielzahl von Schnittstellen und Interdependenzen zwischen Funktionsbereichen führen zu Koordinationsproblemen
- geringe Autonomie der Bereiche
- schnelle Überlastung der Leitungsinstanz
- Förderung von Ressortdenken
- geringe Marktorientierung
- geringe Reaktionsschnelligkeit auf Markteinflüsse
Was ist die divisionale Organisation und in welchen Formen kann sie gestaltet werden?
