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Personal und Organisation > Organisationsstrukturen neu > Flashcards

Organisationsstrukturen neu Flashcards

1
Q

Beschreiben Sie die 3 unterschiedlichen Sichtweisen auf Organisationen

A
  • institutionelle Sicht:
  1. Orga ist soziales Gebilde,
  2. verfolgt Ziel dauerhaft,
  3. formale Struktur,
  4. Aktivitäten der Mitglieder auf Ziel ausgerichtet
  • funktionale Sicht: Managementfunktion zur Gestaltung und Veränderung von Strukturen
  • instrumentelle Sicht: Instrumente zur Ausrichtung der Orga
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2
Q

Was ist eine Organisation?

A
  • soziale Gebilde
  • verfolgt dauerhaft ein Ziel
  • formale Struktur
  • Aktivitäten der Mitglieder auf Ziel ausgerichtet
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3
Q

Welche Anforderungen werden an Ziele gestellt?

A
  • Orientierung an der Marktaufgabe: orientieren an der Leistung der Orga am Markt für Kunden
  • Dauerhaftigkeit: für langfristige Planung
  • Operationalisierung: eindeutige Formulierung von Zielen
  • Formulierung als Anspruchsniveau: Konkretes Ziel (z.B. Gewinn um 5% steigern)
  • Konsistenz: Konfliktfrei
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4
Q

Wer ist Mitglied einer Arbeitsorganisation (utilitaristischen Organisation)?

A
  • Mitglieder der Arbeitsorganisation haben einen Arbeitsvertrag.
  • Dieser regelt Vorschriften und Handlungsbereiche.
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5
Q

Was versteht man unter der formalen Struktur von Organisationen?

A
  • Arbeitsabläufe beschreiben und aufeinander abstimmen
  • Stellen bilden
  • Abläufe planmäßig regeln
  • Aufgaben dauerhaft festlegen
  • Ziele:
    • Effizienzvorteile
    • Ausrichtung der Aktivität der Mitglieder auf Zielerreichung
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6
Q

Beschreiben Sie die Effizienzvorteile einer formalen Struktur.

A
  • Unabhängigkeit von Personen
  • Ersparnis von Zeit
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7
Q

Wie koordiniert die Organisation die Aktivitäten ihrer Mitglieder?

A
  • personenorientiert:
    • persönliche Weisungen
    • Selbstabstimmung
  • unpersönlich-technokratisch:
    • Pläne
    • Programme
  • Weitere Möglichkeiten:
    • Organisationskultur
    • gemeinsame Vision
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8
Q

Welche 5 Dimensionen beschreiben die formale Organisationsstruktur?

A
  • Spezialisierung (Arbeitsteilung)
  • Formalisierung
  • Konfiguration ( Leitungssystem)
  • Koordination
  • Entscheidungsdelegation (Kompetenzverteilung)
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9
Q

Was versteht man unter Spezialisierung?

A
  • Gesamtaufgabe auf mehrere Mitglieder der Orga verteilen
  • jedes Mitglied übernimmt Teilaufgaben
  • dadurch ergeben sich einzelne Stellen
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10
Q

Welche Arten von Spezialisierung gibt es?

A
  • Spezialisierung auf Verrichtungen (nach Arbeitsgang)
  • Spezialisierung auf Objekte (nach Produkten siehe Bsp. Bäckerei)
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11
Q

Welche Vorteile/Nachteile gibt es bei der Spezialisierung?

A

Vorteile:

  • Einarbeitung neuer MA schneller
  • einfache Tätigkeit=geringere Qualifikation=geringe Lohnkosten
  • Lerneffekt bei MA—>höhere Menge und Qualität Arbeitsergebnisse
  • geringe Anstrengung und Ermüdung
  • Verantwortlichkeit für Teilaufgabe leicht zuzuordnen

Nachteile:

  • hohe psychische Belastung—> Krankenstand
  • sinkende Konzentration—> schlechte Qualität
  • Entfremdung durch nur Teilaufgaben—>kein Erfolgserlebnis
  • Fluktuation und Abwesenheit
  • geringe Attraktivität der Aufgabe
  • hoher Koordinationsaufwand
    *
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12
Q

Worum handelt es sich bei Instanzen die Abteilungen vorstehen in einer Organisation? (Abteilungsleiter)

A
  • Entscheidungs- und Leitungsaufgaben
  • treffen Entscheidungen durch Delegation von oben
  • sie verfügen über:
  1. Entscheidungsbefugnisse
  2. Weisungsbefugnisse
  3. Verantwortung
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13
Q

Welche Arten der Abteilungsbildung gibt es?

A
  • nach Verrichtung/Funktion: gleichartige/ähnliche Verrichtungen
  • nach Objekten/Produkten: bestimmte Produkte /Dienstleistungen
  • nach Kundengruppen/Regionen
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14
Q

In welche Strukturtypen kann eine Organisation in der 2ten Hierarchieebene (UN) aufgeteilt werden?

A
  • funktionale Organisation:
    1. Gliederung nach Verrichtungs-/Funktionskriterien

——>bestmögliche Nutzung der Ressourcen

  • divisionale Organisation:
    1. Gliederung nach Objekt-/Kunden-/ Regionskriterien

—–>größtmögliche Autonomie der Division

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15
Q

Was versteht man unter Vorauskoordination und Feedbackkoordination?

A

Vorauskoordination:

  • vorausschauende Abstimmung der Aktivitäten durch Planung

Feedbackkoordination:

  • bei Planabweichung nachträgliche Koordination
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16
Q

Wie gelingt es den Koordinationsbedarf in einer Organisation zu reduzieren?

A
  • Abteilungsbildung: Zusammenfassung mehrerer Stellen
  • Bereitstellung von Puffern: Existenz von Lagern zwischen verschiedenen organisatorischen Einheiten
  • Einsatz flexibler Ressourcen: z.B. universell einsetzbare Maschinen
  • Begrenzung der Anzahl an Abstimmungsgrößen: nur zentrale Größen werden zwischen unterschiedlichen Einheiten abgestimmt
  • Vorgaben von Standards, Bandbreiten und Zielen:
  • Erhöhung der Toleranz: werden Anforderungen an das Gesamtergebnis reduziert sinkt der Abstimmungsbedarf automatisch
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17
Q

Wie können wir Koordinationsinstrumente systematisieren?

A

Personenorientiert:

  • Koordination durch persönliche Weisungen
  • Koordination durch Selbstabstimmung

Unpersönlich-technokratisch:

  • Koordination durch Programme
  • Koordination durch Pläne
18
Q

Was ist die persönliche Weisung?

A
  • dient Voraus- und Feedbackkoordination
  • Vorteile:
    • hohe Flexibilität
    • klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten
  • Nachteile:
    • führt schnell zu Überlastung der Instanzen und vertikalen Kommunikationswege
19
Q

Was ist die Selbstabstimmung? Welche Formen gibt es?

A

Wenn Gruppe von Mitgliedern der Organisation gemeinsam verbindliche Koordinationsentscheidungen trifft.

  • fallweise Selbstabstimmung nach eigenem Ermessen:
    • Abstimmung zwischen Mitgliedern ohne strukturelle Regelung über Arbeitsgruppen oder Bereiche hinweg
  • themenspezifische Selbstabstimmung:
    • existieren Regeln
    • Probleme bei bestimmten Stellen müssen selbst abgestimmt werden
  • institutionalisierte Selbstabstimmung:
    • existieren fest installierte Koordinationsorgane ( Komitee, Ausschüsse etc.)
  • führt zur Entlastung der vertikalen Kommunikationsebene
  • kann Motivation der MA erhöhen
20
Q

Was sind Programme?

A
  • basiert auf dem Prinzip der Vorauskoordination
  • Abstimmung erfolgt unpersönlich-technokratisch
  • können Handlungsinhalte für einzelne Stellen oder mehrere Organisationseinheiten beziehen
  • Vorteile:
    • Entlastung der Instanzen
    • Reduktion des Informationsaustausches
    • Reduktion Unsicherheit
    • Unabhängigkeit von Personen
    • geringeren Qualifikationsanforderung an MA auf der ausführenden Ebene
  • wichtige Basis für effiziente Koordination der Organisation
  • legen den Ablauf von Aktivitäten dauerhaft fest
21
Q

Was sind Pläne?

A
  • periodische, zukunftsgerichtete Vorgaben zur Koordination ihrer Aktivitäten an ausführende Stellen
  • entstehen auf Basis institutionalisierter Planungsprozesse welche auf ein Programm beruhen
  • Organisation legt Vorgehen für die Planung zentral fest
  • delegiert die Ausgestaltung der Planung an die Mitglieder
22
Q

Was ist Organisationskultur?

A
  • schlüssige Firmenkultur als zentralen Erfolgsfaktor der Abstimmung
  • Mitglieder ihre Handlung ohne Vorgabe aufeinander abstimmen können
  • sofern sie sich mit den Werten und Normen der Organisation identifizieren und diese verinnerlichen
  • Vorteil starker Organisationskultur:
    • klare Handlungsorientierung bei hoher Ungewissheit
23
Q

Was ist die Konfiguration und welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es?

A
  • beschreibt äußere Form des Stellengefüges
  • im Organigramm darstellbar
  • Teil der Aufbauorganisation
  • Gestaltungsmöglichkeiten:
    • Einliniensystem
    • Mehrliniensystem
    • Stab-Linienorganisation
    • Matrixorganisation
    • Projektmanagement
24
Q

Was ist das Einliniensystem?

A
  • beruht auf dem Prinzip der Einheit der Autragserteilung
  • jeder Vorgesetzte alleinverantwortlich für seine Einheit
  • klar Zuordnung der Verantwortlichkeit
  • Aktivitäten der MA vergleichsweise einfach koordinieren und kontrollieren
  • Nachteil:
    • hohe Beanspruchung der Instanzen
    • Informationen und Entscheidungen kommunizieren über mehrere Instanzen
    • Vorgesetzter schnell zum bloßen Kommunikationsorgan
    • lange Kommunikationswege
25
Q

Was ist das Mehrliniensystem?

A
  • Leitungsfunktion wird auf mehrere Instanzen aufgeteilt
  • Mehrfachunterstellung ( auf bestimmte Fachbereiche)
  • Weisungsbefugnis und Verantwortlichkeit beschränkt sich auf bestimmte Funktionen
  • Spezialisierung der Instanzen
  • führt zu qualifizierten Entscheidungen und senkt die Qualifikationsanforderungen an den Vorgesetzten
  • Prinzip: kürzester Weg
26
Q

Was ist eine Stab-Linienorganisation?

A
  • Hauptfunktion = Beratung
  • keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnis
  • klassische Stabfunktionen sind:
  1. Rechtsanwälte
  2. Marktforschung
  3. strategische Unternehmensplanung
  • führt zur Entlastung der FK
  • Transparenz von Entscheidungsprozessen kann verloren gehen
27
Q

Was ist die Matrixorganisation?

A
  • Sonderform des Mehrliniensystems
  • Spezialisierung der Leitungsebene nach Dimensionen
  • erhöhte Koordinationsaufwand
  • Ziel- und Interessenskonflikte
  • höherer Kommunikations- und Abstimmungsaufwand–> verzögert Entscheidungen
  • Kompetenzbereiche nicht klar getrennt
28
Q

Welche Voraussetzungen erfordert die Matrixorganisation für effektives Arbeiten?

A
  • Teamfähigkeit
  • Definition und Abgrenzung Kompetenzbereiche
  • Regelungen zur Zusammenarbeit der Schnittstellen
  • Mechanismen zur schnellen Entscheidungsfindung und Konfliktlösung
29
Q

Was ist Projektmanagement?

A

Koordination bestimmter Aufgaben durch institutionalisierte Selbstabstimmung eines Teams auf Zeit

30
Q

Was ist ein Projekt?

A
  • zeitlich terminiert
  • großer Umfang und hohe Komplexität
  • einmalig (keine Routine)
  • Zusammenarbeit unterschiedlicher Bereich
31
Q

Erklären sie die 3 Formen des Projektmanagement!

A

reine Projektmanagement:

  • Personen dem Projekt vollständig unterstellt
  • Projektmanager hat Entscheidungskompetenz und Weisungsbefugnis
  • parallele Linienorganisation bei Großprojekten

Einfluss-Projektmanagement:

  • keinerlei Entscheidungs- und Weisungsbefugnis
  • Aufgaben sind: Planung, Koordination und Überwachung

Matrix-Projektmanagement:

  • Entscheidungs- und Weisungsbefugnis
  • Personen bleiben in funktionalen Abteilungen
  • Projektleiter kann den Projektfortschritt steuern
32
Q

Was versteht man unter Leitungsspanne?

A

Anzahl der Stellen die einer Instanz unterstellt sind

33
Q

Was ist Entscheidungsdelegation und welche 2 Formen lassen sich unterscheiden?

A

Verteilung von Entscheidungsbefugnissen

  • Entscheidungszentralisierung
  1. nur Orgaspitze entscheidet
  2. Vorteile:
    1. Entscheidungen gut aufeinander abgestimmt
    2. Entscheidung von Managern mit größter Erfahrung
    3. schnelle Entscheidung in Krisenfällen
  • Entscheidungsdezentralisierung
  1. Entscheidungen werden auf untere Hierarchieebene verlagert
  2. Vorteile:
    1. Organisationsspitze wird entlastet
    2. untere Hierarchieebene ist stärker motiviert und involviert–> mehr Raum für individuelle Entwicklung der MA
    3. größere Marktnähe
    4. höhere Flexibilität
34
Q

Was ist die Formalisierung
? Und welche Instrumente gibt es?

A

ist das Regelungen schriftlich fixiert sind

Instrumente:

  • Organigramme
  • Stellenbeschreibungen
  • Orgahandbücher
  • Verfahrensrichtlinien
  • Pläne
35
Q

Welche 3 Teildimensionen der Formalisierung gibt es?

A
  • Strukturformalisierung:
    • schriftliche Fixierung organisatorischer Regelungen
    • betrifft Orgastruktur und Verhalten der MA (Bsp: Organigramm und Stellenbeschreibung)
  • Aktenmäßigkeit:
    • Formalisierung des Informationsflusses
    • Dokumentation von schriftlichen Weisungen an MA
    • Protokolle, Bekanntmachungen
  • Leistungsdokumentation:
    • schriftliche Aufzeichnungen die die Arbeitsleistung/Beurteilung von unterstellten MA betreffen
36
Q

Was ist die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation?

A
  • Aufbauorganisation:
    • bezieht sich auf institutionale Probleme und Bestandsphänomene (z.B. Gliederung der Unternehmung und Koordination)
    • zielgerichtete Strukturierung des Aufgabensystems
    • einzelne Aufgaben werden zusammengefasst und Personen/Stellen zugeordnet
    • bildet statisches Gerüst der Organisation
    • formt die Struktur
  • Ablauforganisation:
    • raumzeitliche Strukturierung der Arbeits- und Bewegungsvorgänge
    • konkretisiert die Aufbauorganisation
    • bestimmt das prozessuale Geschehen
37
Q

Was ist die Organisationsanalyse und die Organisationssynthese?

A
  • Organisationsanalyse:
    • Gewinnung eines Überblicks über die überhaupt vorhandenen und zu verteilenden Einzelaufgaben/Arbeitsvorgängen
  • Organisationssynthese:
    • Einzelaufgaben und Arbeitsvorgänge werden sinnvoll strukturiert
38
Q

Was ist die Aufgabenanalyse und die Aufgabensynthese?

A
  • Aufgabenanalyse:
    • systematisches Zerlegen des Gesamtaufgabe in ihre Teilaufgaben
    • unter Umständen wieder in Teilaufgaben untergliedern
  • Aufgabensynthese:
    • umfasst Problem der Vereinigung analytischer Teilaufgaben zu aufgaben- und arbeitsteiligen Einheiten
    • lässt die organisatorische Aufbaustruktur der Unternehmung entstehen
39
Q

Was ist die Arbeitsanalyse und Arbeitssynthese?

A
  • Arbeitsanalyse:
    • ein Teil der vollständigen Aufgabenanalyse
    • beschränkt sich auf den Arbeitsvorgang
  • Arbeitssynthese:
    • verbindet sich mit der Aufgabensynthese
    • es gibt 3 Kriterien
    1. Personale Synthese: bildet zunächst aus Arbeitsteilen einen Arbeitsgang oder eine gewisse Anzahl von Arbeitsgängen die einer Person übertragen werden können
    2. Räumliche Synthese: gestaltet die optimale räumliche Anordnung der Arbeitsplätze
    3. Zeitliche Synthese: sorgt für die optimale Taktung der Arbeitsteile
40
Q

Was ist die funktionale Organisation und welche 2 Formen von Funktionsbereichen hat sie?

A

Gliederun der Einheiten nach Funktionsbereichen auf der 2ten Hierarchieebene

Funktionale Organisation tendiert zu einer Entscheidungszentralisierung

  • operative Funktionsbereiche:
    • bündeln gleichartige Aufgaben in einer organisatorischen Einheit
    • Spezialisierungsvorteile können optimal genutzt werden
  • strategische Funktionsbereiche:
    • ergänzt die operativen Bereiche
    • koordiniert, steuert und überwacht die operativen Funktionen sowie die Organisation insgesamt
    • gibt Ziele vor
    • spiegelt Tendenz zur Entscheidungszentralisierung wider
41
Q

Welche Vorteile und Nachteile der funktionalen Organisation gibt es?

A
  • Vorteile:
    • einfache Organisationsstruktur
    • klar getrennte, gut zu steuernde Funktionsbereiche
    • klare Verantwortlichkeiten
    • optimale Nutzung von Spezialisierungsvorteilen
    • Realisierung von Kostendegressionseffekten
  • Nachteile:
    • Vielzahl von Schnittstellen und Interdependenzen zwischen Funktionsbereichen führen zu Koordinationsproblemen
    • geringe Autonomie der Bereiche
    • schnelle Überlastung der Leitungsinstanz
    • Förderung von Ressortdenken
    • geringe Marktorientierung
    • geringe Reaktionsschnelligkeit auf Markteinflüsse
42
Q

Was ist die divisionale Organisation und in welchen Formen kann sie gestaltet werden?

A

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