Organisatiestructuren Flashcards
Welke soorten vervoerbedrijven kennen wij in Nederland?
Taxivervoer, besloten busvervoer, goederenvervoer en openbaar vervoer
Wat is een organisatie?
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen dat met behulp van middelen en door middel van processen op systematische wijze conform procedures in interactie met de omgeving één of meer doelen na streeft.
Hoe kenmerkt een lijnorganisatie zich?
Door het delegeren van taken en verantwoordelijkheden vanuit de functie directeur
Hoe zou je een lijnorganisatie samenvatten?
Een bedrijf waar ondernemers en medewerkers samen alle voorkomende werkzaamheden uitvoeren onder leiding en verantwoordelijkheid van de ondernemer
Wat voor een stafmedewerkers kunnen er zoals in een vervoersbedrijf zijn?
Manager vervoer Manager Financiën Manager verkoop Manager Techniek Manager P&O
Welke organisatievormen ken je?
Platte organisatie, Steile organisatie, matrixorganisatie en projectorganisatie
Noem drie voordelen van een platte organisatie
Minder bureaucratie, korte communicatielijnen, flexibele organisatievorm
Noem een nadeel van een platte organisatie
De meeste medewerkers zitten op het zelfde niveau en ontbreekt het hierdoor aan gezag waardoor medewerkers eerder met elkaar bij bijvoorbeeld een centralist of plannen in conflict kan komen
Noem vier nadelen van een steile organisatie
Lange communicatielijnen
Er is al snel sprake van overlegplatforms
Meer bureaucratie sluipt al snel in de organisatie
Medewerkers hebben beperkte verantwoordelijkheid en voelen daardoor minder snel de neiging zich te ontplooien
De betrokkenheid van medewerkers bij het totale bedrijfsgebeuren neemt af
Noem vier voordelen van een steile organisatie
De directeur heeft taken gedelegeerd en kan zich met beleid bezig houden
De directeur kan zich meer met netwerken bezig houden
Medewerkers hebben beperkte en duidelijk omschreven verantwoordelijkheden
Er is meer mogelijkheid voor medewerkers tot specialisatie
Wat is kenmerkend aan een matrixorganisatie en noem een voorbeeld?
Deelnemers moeten aan meerdere personen rapporteren en alle medewerkers hetzelfde soort werk doen op één afdeling. Bijvoorbeeld: alle tekenaars maken deel uit van een tekenkamer unit en rapporteren aan het hoofd van deze unit, maar dezelfde tekenaars zijn tevens aan verschillende projectteams toegewezen en moeten ook aan de projectleiders rapporteren
Wat is het voordeel van een matrixorganisatie?
Eenvoudig kennis en vaardigheden van elkaar overnemen. Specialisatie in een bepaald vakgebied behoort tot de mogelijkheden terwijl het tevens zeer eenvoudig is om in een project in of uit te stappen
Noem 3 nadelen van een matrixorganisatie
- Veel tijd kwijt aan het rapporteren naar de leiding; de deelnemers raken verward door conflicterende belangen, omdat functionele bazen vaak andere prioriteiten en belangen hebben dan de projectleiders
- Een matrixorganisatie is opgedeeld naar verschillende gezichtspunten, bijvoorbeeld naar productgroep en naar geografische regio (een medewerker heeft dan namelijk twee bazen, namelijk het hoofd van de productgroep (projectleider) en het hoofd van de geogfrafische regio (chef)
- Matrixorganisaties leiden vaak tot stress en onvrede bij de medewerkers vanwege gebrek aan steun en dat in tegenstelling bij de managers waarbij deze organisatievorm juist uiterst populair is.
Noem twee vormen van matrixorganisaties
- Eén die ontstaat uit het samenstellen van projectgroepen uit personeelsleden van verschillende afdelingen van de organisatie
- Bepaalde onderdelen van de organisatie een projectgroepenstructuur voorkomt, terwijl andere plaatsen in de organisatie een traditionele lijn- en stafstructuur bestaat
Welke aspecten worden meegenomen voor het inrichten van een projectorganisatie?
- Projectleiding
- Ontwikkelen op locatie
- Projectoverleg
- Terugkoppeling
Wat is een belangrijke factor voor het slagen van een project?
De wijze waarop de projectorganisatie is ingericht
Waarom zou je kiezen voor een projectorganisatie?
- Een projectorganisatie brengt de juiste kennis bij elkaar
- Projecten moeten leiden tot resultaten die bijdragen aan het totale resultaat van een organisatie
- Voor het creëren van meer draagvlak in een organisatie
Wat is een belangrijk en duidelijk kenmerk aan een project?
Een projet is tijdelijk van aard
Noem zeven kenmerken van een projectorganisatie
- Er worden projecten uitgevoerd die bijdragen aan de core business
- Er wordt gebruik gemaakt van bronnen die normaal een andere functie hebben
- Planning e voortgang wordt bewaakt door een professionele projectleider (intern of extern)
- Er zijn samenwerkingsverbanden die anders zijn dan normaal
- Er zijn projectmanagers en afdelingsmanagers die dezelfde mensen aansturen
- Er is een prgrammamanager die overzicht houdt over alle projecten
- Projecten worden gestart, afgerond en geëvalueerd
Wat zijn de voordelen van een project?
- Er is een begin en een eind
- Er is een concreet doel, een omschreven resultaat
- Het is goed te bugetteren en te plannen
- Er is een duidelijke focus
- Door mijlpalen is voortgang goed te bewaken
Hoe kunt u er voor zorgen dat binnen uw organisatie een effectieve projectorganisatie ontstaat? Noem hiervoor de vijf stappen
- Definieer welke bijdrage de projectorganisatie moet hebben
- Stel vast hoe de projectorganisatie wordt aangestuurd
- Stel vast welke rol het management vervult
- Draag zorg voor effectieve interne communicatie
- Ga zelf na wat projectmatig oplevert
Wat zijn bijkomende effecten van een aanpak waarbij deelnemers aan een project er tegen aankijken dat dit een eer is dat zij hieraan mogen deelnemen?
- Betere bezetting door (project) medewerkers
- Effectievere uitvoering van projecttaken, maar ook van reguliere taken door dat medewerkers alleen werken aan projecten die daadwerkelijk iets bijdragen
- Projectresultaten die in dienst staan van het bedrijfsresultaat
- Medewerkers krijgen variatie aangeboden wat het plezier in het werk positief beïnvloedt
- Grip op de projecten door management en directie
- Zichtbaarheid van de relatie tussen project en bijdrage aan de onderneming voor iedereen, zowel voor het management als de directie en haar medewerkers
Welke twee vormen van communicatie kennen wij?
Schriftelijke en mondelinge communicatie
Noem 5 voordelen van mondelinge communicatie
- Directe communicatie waarbij de ontvanger direct terug reageert
- Met meerdere medewerkers gelijktijdig communiceren
- Informeel communiceren
- Mondelinge communicatie komt vaak duidelijker over
- Mogelijkheid om het non-verbale gedrag in te zetten ter ondersteuning van het gesprek en de intonatie kan extra benadrukt worden
Noem vier nadelen van mondelinge communicatie
- Lastig mensen bij elkaar te krijgen
- Kost vaak tijd vanwege voorbereiding, discussie, verslaglegging
- Vluchtig en er wordt niks vastgelegd
- Maximale concentratieboog van 15 - 20 minuten
Noem vier voordelen van schriftelijke communicatie
- Er kan zorgvuldig gecommuniceerd worden
- De ontvanger heeft de mogelijkheid de informatie nog eens na te lezen, want deze is immers op schrift vastgelegd en kan dienen als bewijsstuk
- Er kan structuur in de informatie worden aangebracht
- De informatie kan verlevendigd of toegelicht worden met schema’s, fotomateriaal enzovoort
Noem vier nadelen van schriftelijke communicatie
- Het werkt vaak traag
- Reactie op de verstrekte informatie komt vaak erg langzaam, je moet vaak wachten op het antwoord
- De informatie kan bij de verkeerde personen terecht komen
- Men mist de non-verbale ondersteuning en de intonatie. Schriftelijke communicatie kan in bepaalde zin verkeer worden geïnterpreteerd
Welke uitgangspunten moeten ondernemers zorgvuldig in acht nemen voor wat de communicatiekanalen?
- De informatie moet alleen terechtkomen bij degene voor wie deze bedoeld is
- Volledig aankomen bij de ontvangen
- Beperkt blijven tot dat wat nodig is voor de ontvangen
- Begrijpelijk zijn voor de ontvangen
- Zo snel mogelijk beschikbaar zijn voor de ontvangen
- Zo gemakkelijk en goedkoop mogelijk kunnen worden verzonden naar de ontvangen
- Voor verdere verwerking zo gemakkelijk mogelijk zijn
Welke twee communicatiekanelen kennen wij?
Verticale en horizontale communicatie
Wanneer is verticale communicatie nodig?
- Bij het afdragen en delegeren van bevoegdheden en taken
- Uitzonderlijke situaties wanneer een medewerker de beslissingsbevoegdheid van iemand anders in de organisatie nodig heeft
- Het verschaffen van de juiste vorm, inhoud en hoeveelheid informatie te verschaffen aan het mangement om de organisatie te kunnen leiden
Wat is horizontale communicatie?
Communicatie tussen medewerkers waarbij direct contact bestaat tussen betrokken medewerkers en in deze vorm van communicatie is dat er geen hierarchie aanwezig is. Een grote zorg van iedere ondernemer moet zijn: Communicatiekanalen mogen niet verstop raken en mogen niet lijden tot bureaucratie
