Oefen vragen over project matig werken

Question 1

1. Welke 3 manieren van werken zijn er? geef bij elke manier de typische kenmerken

Answer 1

• improviserend werken: Je start direct met werken je weet niet hoeveel tijd en geld het kost, en of je het resultaat wel zal halen.
• routinematig werken: Je werkt met een werkproces, aan een veel voorkomende klus. Het is duidelijk hoelang een klus duurt, hoeveel het kost en wanneer het klaar is.
• projectmatig werken: Je werkt aan een een algemeen bekende methode aan een unieke klus. Je werkt tijdelijk samen met een team die beschikt over kennis en ervaring in een bepaald gebied.

Question 2

Wat zijn redenen om projectmatig te werken?

Answer 2

• Een klus die niet vaak voor komt
• Grote complexe klus
• Kostbare klus
• Geen routine klus

-Je kan niet improviseren omdat je niet
weet of je het resultaat zal halen

-Klus met risico’s

Question 3

Welke soorten projecten kennen we?

Answer 3

• Technisch project
• Commerciële projecten
• Sociale projecten
• Evenementen
• Een mix van de soorten

Question 4

Onder welke voorwaarden is het okay om de methode van projectmatig werken in te zetten?

Answer 4

Wanneer de voorliggende klus:
-De klus door verschillende personen die tijdelijk samenwerken word gedaan.

• Van grof naar fijn moet worden gewerkt
• In fasen moet worden opgedeeld
• Een helder doel en resultaat heeft
• Éénmalig en uniek is

Question 5

Wat zijn de twee belangrijkste bedreigingen voor een project?

Answer 5

• Het onvoldoende in kaart hebben en /of onvoldoende anticiperen op risico’s
• Het onvoldoende managen van beheers aspecten (GOKIT/BAKT DOOR)

Question 6

Met wie wordt door de projectleider aan het begin van een project een interview gehouden?

Answer 6

-Met de opdrachtgever

Question 7

welke zaken worden in het interview zoal besproken? noem er minstens 6

Answer 7

• Wat is het precieze doel van het project
• Is er visie op een mogelijk project resultaat.
• Wat is het budget
• Wanneer moet het project resultaat gereed zijn
• Wie neemt deel in het project team
• Wie neemt de dagelijkse taken van de teamleden waar?
• Met welk regelmaat wenst de opdrachtgever een voortgangsrapportage

-Welke hoofdstukken wenst de opdrachtgever de voortgangsgesprekken te zien,
En of de opdrachtgever zijn visie in de (kick off ) vergadering wil komen toelichten.

Question 8

Welke 6 fasen kennen we in een project? en noem bij elke fase het document dat aan het eind van die fase wordt opgeleverd

Answer 8

• Initiatief fase -> Startnotitie -> Projectbrief
• Definitie fase -> Programma eisen
• Ontwerp fase –> Ontwerp
• Voorbereidingsfase -> Projectplan -> Plan van aanpak
• Realisatie fase-> Oplevering (soms proces verbaal van oplevering genoemd)
• Nazorg fase -> Geen document die je moet opleveren , wel zorgvuldig archiveren.

Question 9

Wat wordt bedoeld met ‘de oplevering’?

Answer 9

• Het moment waarop het project team het projectresultaat overdraagt aan de opdrachtgever.
• De opdrachtgever het projectresultaat inzet om het gestelde doel te behalen.

Question 10

Noem de 8 hoofdstukken van de projectdocumenten die aan het eind van elke fase worden opgeleverd.

Answer 10

• Aanleiding
• Doel
• Resultaten
• Projectgrenzen
• Haalbaarheid en risico’s
• Neveneffecten
• Randvoorwaarden

Question 11

Wat bedoelen we met de ‘projectomgeving’?

De projectomgeving is een inventarisatie van alle personen en organisaties die op enigerlei wijze direct of indirect bij het project betrokken zijn;

het betreft het in kaart brengen van alle ‘actoren’.

En actoren zijn personen of organisaties die:

Answer 11

• Invloed uitoefenen op het project
• Invloed kunnen uitoefenen op het project
• Zelf aan het project werken

Question 12

Wat wordt bedoeld met ‘kernposities’ in een project?

Binnen een project kennen we de volgende kernposities:

Answer 12

• De opdrachtgever
• De projectleider
• De projectmedewerkers

Question 13

Wat doet een projectleider zoal?

Answer 13

De projectleider:

• Draagt zorg en houd het budget, planning en de kwaliteit van het projectresultaat bij.
• Motiveert, en stimuleert de projectmedewerkers tijdens het uitvoeren van de activiteiten.
• Houd de opdrachtgever op de hoogte van de voortgang van het project.
• Is “de spin in het web” van een project.

Question 14

Wat doet een projectmedewerker zoal?

Answer 14

Een projectmedewerker voert taken uit binnen zijn/haar expertisegebied,

Of let erop als het proces door anderen word uitgevoerd.

Question 15

Wat is de rol van de opdrachtgever?

Answer 15

De opdrachtgever:

• Faciliteert en financiert het project
• Neemt belangrijke beslissingen
• Wil het projectresultaat hebben

Question 16

Wat zijn ‘stakeholders’ binnen een project?

Answer 16

Stakeholders zijn personen/organisaties die baat hebben bij het project, of er schade van ondervinden.

Het zijn ‘‘belanghebbende”
Het kan positief of negatief zijn

Question 17

Waarom is het goed dat adviseurs van project teamleden netwerkrelaties zijn en geen betaalde adviseurs?

Answer 17

Ze beantwoorden zonder vergoeding vragen en delen hun visie, er zijn geen belangen.

Je voorkomt ‘‘gekleurde” adviezen.

Question 18

Wat is een stuurgroep? En waarom wordt een stuurgroep opgericht?

Answer 18

• Wanneer een project erg complex is,
• Wanneer totaal verschillende disciplines moeten samen werken.
• Je kan het project opsplitsen en opleveren in deelresultaten.
• Dan wordt een stuurgroep geformeerd, die projectleiders van verschillende project teams aanstuurt.

Question 19

Noem de ‘teamfasen van Tuckman

De ‘Teamfasen van Tuckman’ beschrijft de verschillende typische kenmerken van een project team vanaf de start van samenwerken tot en met de ontbinding van het project team na de oplevering van het projectresultaat:

Answer 19

• Forming fase
• Storming fase
• Norming fase
• Performing fase
• Adjourning fase

Question 20

Wat zijn de kenmerken bij de verschillende teamfasen van Tuckman?

Answer 20

• Forming fase: Teamleden op zichzelf gericht / aftastende houding /
  projectleider moet leiding nemen;
• Storming fase: Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden duidelijk / kans op conflicten;
• Norming fase: Samenwerking komt op gang / teamleden accepteren elkaars rollen / onderling vertrouwen groeit;
• Performing fase: Goede samenwerking / open communicatie / successen worden geboekt;
• Adjourning fase: Team wordt ontbonden / laatste keer bij elkaar voor afsluiten project.

Question 21

Waarom is het goed om de teamfasen te kennen en herkennen?

Answer 21

De projectleider ziet het liefst vanaf dag 1 dat een team samenwerkt als een goed geoliede machine.

Normaal gesproken is dat niet zo daarom is het goed om de fasen van Tuckman te herkennen.

Je weet wanneer het moment aanbreekt dat er wel goed word samengewerkt.

je kan de weg hier naartoe inkorten door technieken en trainingen in te zetten.

Question 22

Op welke twee vragen is ‘situationeel leiding geven’ gebaseerd?

Bij situationeel leiding geven vraag je af of de persoon aan wie je leiding moet gaan geven:

Answer 22

Competent is: Of hij / zij wel geschikt is om de klus uit te voeren.

Wel gemotiveerd is om de klus te doen.

Question 23

Wat zijn de vier mogelijkheden van aansturen bij ‘situationeel leiding geven’?

Answer 23

• Wel competent en gemotiveerd delegeren
• Wel competent maar niet gemotiveerd: oorzaak demotivatie achterhalen, vervolgens motiveren en inspireren.
• Niet competent maar wel gemotiveerd: Opleiden ne trainen.
• Niet competent en niet gemotiveerd: Proberen motivatie te hervinden, daarna trainen en opleiden.

Als motivatie niet mogelijk is: Afscheid nemen van de medewerker.

Question 24

Wat staat er allemaal genoteerd in een activiteitenlijst bij elke activiteit?

Answer 24

• Tijd van de activiteit
• Uiterlijke starttijd van de activiteit
• Het Moment waarop de activiteit klaar moet zijn

-Wat mag de activiteit in geld kosten
Wat zijn de kwaliteitseisen voor het resultaat van de activiteit?

Of de verwijzing van het document waar ik de eisen kan vinden.

Question 25

Wat zijn ‘mijlpalen’?

Answer 25

Belangrijke tussenresultaten, bijvoorbeeld de overgang naar de volgende fase.

Of het gereedkomen van 1 of meerdere (cluster) activiteiten.

Question 26

Waarom zijn mijlpalen belangrijk waar het de teamgeest betreft?

Answer 26

Soms duurt een project lang en is het moeilijk om mensengemotiveerd te houden.

Als succes lang op zich laat wachten benoem je mijlpalen, en vier deze wanneer ze behaald zijn.

Zo krijg je nieuwe energie en moed op weg naar de volgende mijlpaal.

Question 27

Welke soorten planningen ken je?

En benoem bij elke soort de typische voordelen

Answer 27

• Tijdsplanning: Grof totaalbeeld van start tot oplevering
• Netwerkplanning: Duidelijk beeld van parallel lopende activiteiten en afhankelijkheid van de activiteiten
• Balenpenning: Duidelijk totaalbeeld van start en gereed zijn, en de doorlooptijd van alle activiteiten.

Question 28

Waarvoor is de managementsamenvatting bedoeld?

Answer 28

De projectleider informeert de opdrachtgever over de status / voortgang van het project.

Signaleert knelpunten of meevallers. Geeft zijn visie / advies op de nabije toekomst.

Question 29

Waarom is een goede archivering van het project belangrijk?

Answer 29

Als een soortgelijk project nog een keer uitgevoerd moet worden heb je een blauwdruk.

Je leert van het vorige project.

In geval van misverstanden / juridische problemen na afloop.

Met het projectarchief kan je de werkelijke situatie duidelijk maken die liep tijdens het project.

Question 30

Waarom moet de afronding en archivering van een project ook worden meegenomen in de planning?

Answer 30

Netjes ordenen en archiveren kost soms aanzienlijk veel tijd, als je dit vergeet kan je tekort aan tijd en budget hebben.

Waardoor de archivering word afgeraffeld, voor problemen kan zorgen en bij misverstanden zelfs een juridische zaak over het project.