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Arquivologia > MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS > Flashcards

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS Flashcards

1
Q

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOS

MÉTODO GEOGRÁFICO

✓ ORDENAÇÃO POR CIDADE
✓ ORDENAÇÃO POR ESTADO
✓ ORDENAÇÃO POR PAÍS

A

Ordena os documentos por LOCAL ou PROCEDÊNCIA (Cidade, Estado ou País);

ORDENAÇÃO POR CIDADE:
JANUARIA (MG)
✓ As cidades devem ser ordenadas alfabeticamente, ao final de cada cidade, deve ter o seu estado. (não dá nenhum destaque às capitais)

ORDENAÇÃO POR ESTADO:
MINAS GERAS - BH é 1ª
1ª: estados em ordem de A-Z.:
2ª: na pasta do estado, a capital deve vir primeiro, seguida das demais cidades de A-Z.

ORDENAÇÃO POR PAÍS:
BRASIL - BRASÍLIA
1ª: países em ordem alfabética
2ª: na pasta do país a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais de A-Z.

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2
Q

MÉTODO ALFABÉTICO III

11ª REGRA de ALFABETAÇÃO

ASIATICOS

Regra para nomes orientais, japoneses, chineses e árabes.

A

11ª REGRA de ALFABETAÇÃO

Orientais e árabes devem ser organizados como se apresentam. Deve ser mantido exatamente do jeito que está e organizar pelo primeiro nome.
Mao Tsé Tung arquiva-se como Mao Tsé Tung

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3
Q

MÉTODO ALFABÉTICO III

12ª REGRA de ALFABETAÇÃO

Nos nomes de instituições, Com artigo do início

A

12ª REGRA de ALFABETAÇÃO

Nos nomes de instituições, o artigo do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses.

O Boticário arquiva-se como

Boticário (O)
The Times arquiva-se como Times (The)

El País arquiva-se como País (El)

Caso não haja artigo, é só manter:
João Pereira Silva Ltda arquiva-se como João Pereira Silva Ltda

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4
Q

MÉTODO ALFABÉTICO III

13ª REGRA de ALFABETAÇÃO

Nos nomes de eventos Com numeral

2º Congresso de Medicina

COMO FAZ?

A

13ª REGRA de ALFABETAÇÃO

Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses.

2º Congresso de Medicina arquiva-se como
Congresso de Medicina (2º)

IV - Simpósio de Arquivologia arquiva-se como
Simpósio de Arquivologia (IV)

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5
Q

MÉTODO IDEOGRÁFICO

IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO:

✓ DICIONÁRIO:
✓ ENCICLOPÉDICO:

A

MÉTODO IDEOGRÁFICO
ordena os documentos por ideia, assunto ou tema.

também é chamada de método temático ou, por assunto.

IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO:

✓ DICIONÁRIO: Os assuntos são ordenados alfabeticamente
em um único nível;

✓ ENCICLOPÉDICO: Os assuntos são ordenados
alfabeticamente em níveis hierarquizados.

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6
Q

ARQUIVO?

A

Lei 8.159/91

Arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa física ou jurídica, que tenha relação com sua atividade.

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7
Q

Documento
de Arquivo

A

é informação orgânica (conteúdo) + suporte (material físico).

Conceito de documento de arquivo: é toda unidade de registro de informações, qualquer
que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e
pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa
determinada época ou lugar.

O documento serve de prova de fatos.

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8
Q

(CESPE/SEDF) A capacidade de provar fatos ocorridos

A

é uma das utilidades dos documentos de arquivo.

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9
Q

Fixidez?

A

✓ Dotados de fixidez (forma fixa e conteúdo estável)

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10
Q

ORGANICIDADE ?

(caráter orgânico)

A

O arquivo é um conjunto de documentos produzidos
ou recebidos, que tenha relação com sua atividade.

O documento que possui relação com a atividade apresenta caráter orgânico, dizemos que aquele documento é dotado de ORGANICIDADE (caráter orgânico).

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11
Q

Suporte DO documento de arquivo ?

A

O documento de arquivo pode ter qualquer suporte, a informação pode ser registrada em qualquer meio. O suporte refere-se ao material físico utilizado.
Exemplo: papel que é usado para imprimir documento; informação salva em CD etc.

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12
Q

Documento Arquivístico Digital?

A

Para que o documento digital possua o mesmo valor que o documento físico/material, é
necessário que ele seja dotado de FIXIDEZ (forma fixa e conteúdo estável).

Essas são características fundamentais para comprovação da integridade, autenticidade
e fidedignidade dos documentos, atingindo os requisitos de confiabilidade.

Exemplo: PDF emitido pelo banco DE uma transferência bancária.

Conteúdo estável é característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis

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13
Q

CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTO

5

A
  1. Imparcialidade:
    “A imparcialidade dos documentos refere-se à capacidade dos documentos de refletirem
    fielmente as ações do seu produtor”
  2. Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.
  3. Naturalidade:
    Os documentos são produzidos espontaneamente, não é adquirido por compra, doação ou permuta, pois os fatos ocorridos precisam ser registrados.
  4. Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. E devem ser analisados de forma conjunta.
  5. Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual
    pertence. Este aspecto Não está RELACIONADO ao número de cópias, mas à função “única” que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
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14
Q

1 – Gênero Documental

Símbolos

A

Configuração que o documento assume de acordo com o símbolo que se utiliza para transmitir a informação.
Símbolos ou signos podem ser, por exemplo, aquilo que é gerado por meio do
som, texto, imagem.

Gênero Textual: signo utilizado é o texto. Inclui documento manuscrito, datilografado e
impresso.

Gênero Audiovisual: Registros fonográficos. Subdivide-se em sonoro, filmográfico e iconográfico. Exemplo: fita cassete; disco de vinil; fitas para gravar depoimentos.
Sufixo “gráfico” = imagem

Filmográfico: imagem com movimento. Exemplo: gravação das sessões de plenário; imagens da câmera de segurança.

Iconográfico: imagem fixa e parada, em suporte sintético e papel emulsionado ou não.
Exemplos: fotografias, desenhos, gravuras, negativos, slide= diapositivo.
Gênero Informático: documentos processados em sistema computacional (software).
Exemplos: disquete e página web, PDF, celular etc.

Gênero Cartográfico: imagem de uma área ou superfície, obrigatoriamente geográfica, da
arquitetura e engenharia. Exemplos: mapas, plantas e perfis, desenhos técnicos.

Gênero Micrográfico: imagem reduzida, por meio de microfilmagem. Exemplos: captura de um documento, de forma reduzida, gera um microfilme; microficha, jaqueta, cartão janela etc.

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15
Q

2 – Espécie Documental

A

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nele contidas.

A espécie é o modelo do documento.

Exemplos: Memorando, ata, parecer, convite. Processo é um modelo, certificado, parecer, ofício, certidão, boletim, etc.

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16
Q

3 – Tipologia (tipo)

A

Espécie + função = Boletim de Identificação Criminal

ESPÉCIE FUNÇÃO
Certidão De casamento

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17
Q

4 – Natureza do Assunto

A

De acordo com o conteúdo do documento, este poderá ser de acesso livre ou restrito.
Ou seja, qualquer pessoa possui acesso ou apenas aquelas pessoas intimamente ligadas ao
assunto poderão tomar conhecimento do conteúdo.
Em relação ao assunto, o documento poderá ser:
* ostensivo (livre); ou
* sigiloso (restrição de acesso).

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18
Q

Em relação ao assunto, o documento poderá ser:

2

A

Ostensivo = livre acesso

Sigiloso = restrição de acesso

19
Q

A classificação do sigilo de informações no âmbito da Administração Pública Federal

3

A

a. ULTRASSECRETA = 25 ANOS
* Presidente da República
* Vice-Presidente da República
* Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas
* Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e
* Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior.

b. SECRETA = 15 ANOS
* Das autoridades ACIMA +
* Dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista.

c. RESERVADA = 5 ANOS
* Das autoridades ACIMA +
* Das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores

20
Q

As informações pessoais

A

Serão De acesso restrito, pelo prazo máximo de 100 anos

Poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem.

ATENÇÃO
Independe de classificação de sigilo. (NAO TEM)

21
Q

Acesso à informação ostensiva

A

É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação de informações de interesse coletivo ou geral.
O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. A informação é de fácil acesso.

22
Q

(CESPE/DPF) Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais.

A

ERRADO

Para ser uma tipologia documental precisa ter uma espécie (modelo) associada a uma função (pra quê?). Estes são apenas os modelos documentais (apenas as espécies)

23
Q

(CESPE/DPF) Documentos cartográfico são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

A

A questão refere-se ao gênero cartográfico.

Imagem estática SÃO (iconográficos)

24
Q

(CESPE/CADE) A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes
nos órgãos públicos brasileiros.

A

ERRADO

Categoria textual não é quanto ao tipo, mas sim classificação quanto ao gênero.

25
Q
  1. (CESPE/AGU) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.
A

COMENTÁRIO
Descrição de documentos do gênero cartográfico.

26
Q

Quem poderá apresentar pedido de acesso a informações por qualquer meio legítimo

oq deve conter pedido conter:
2

vedações

A

Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações por qualquer
meio legítimo, devendo o pedido conter:
* Identificação do requerente.
* Especificação da informação requerida.
Obs.: São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público.

27
Q

Resumindo:
Os documentos são classificados quanto ao

✓ gênero,
✓ espécie,
✓ tipo
✓ natureza do assunto

A

✓ Natureza do assunto: sigiloso imprescindível à segurança da sociedade e do Estado
(ultrassecreto, secreto e reservado), informações pessoais (com acesso restrito independentemente de classificação do sigilo), acesso à informação ostensiva (direito do
cidadão). Se o documento for parcialmente sigiloso, o cidadão tem o direito de conhecer a parte ostensiva, por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo.

28
Q

Métodos de arquivamento

A
  • Alfabético (por NOME);
  • Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA);
  • Numérico (por NÚMERO);
  • Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).
29
Q

MÉTODO NUMÉRICO

A

Ordena os documentos por número.
Essa espécie de método é subdividida em numérico simples, cronológico e dígito-terminal.

Numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada UM, NA ordem de entrada
* 001 – Silva, José Pereira

Numérico cronológico os documentos são organizados por data. o número cronológico pode ser combinado com número:
* 1948/2001
* 7896/2001

Numérico dígito-terminal
abrange três etapas:
i. Os documentos são numerados:
* 746.350

ii) Os números atribuídos aos documentos são divididos em grupos, lidos da direita para a esquerda:
746.350 74-63-50
iii) A ordenação é feita a partir dos dois últimos algarismos:
746.350 74-63-50 1º) 34-19-01

30
Q

MÉTODO IDEOGRÁFICO

A

= método temático = método por assunto, diz respeito àquele em que se ordena os documentos por assunto ou tema.
Ao se utilizar essa espécie de método de arquivamento os assuntos poderão ser ordenados de forma alfabética ou numérica, apresentando a forma alfabética:
* Dicionário: assuntos ordenados em um único nível; e
* Enciclopédico: assuntos ordenados em níveis hierarquizados

31
Q

Codificação:

A

Ao documento dar entrada em um órgão ou instituição, o setor de protocolo realiza uma análise a fim de identificar seu assunto. Identificado o tema, deve-se buscar no plano de classificação qual o código referente àquele assunto determinado e, então, anotá-lo no documento, geralmente no canto superior direito de sua capa ou de sua primeira folha.

NAO existe uma codificação padronizada internacionalmente em relação aos arquivos. A codificação utilizada em bibliotecas, nada tem a ver com os códigos de arquivos.

32
Q

Plano de CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

A

é a denominação do instrumento utilizado na classificação de documentos no arquivo corrente.

33
Q

CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

A

De acordo com a literatura arquivística, a classificação dos documentos pode se dar de
modo
estrutural (a partir da estrutura formal da instituição) ou
funcional (a partir das funções e atividades da instituição), sendo a última a mais indicada pela bibliografia arquivística por ser mais duradoura.

  • Classificação estrutural: representa, de acordo com o organograma, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor: coordenadorias, departamentos, divisões, centros, setores e cada um dentro da estrutura executam determinadas atribuições. Assim, se a atribuição de um setor for transferida para um outro ou, então, se um novo setor for criado e
    suas atribuições forem redistribuídas, todos os documentos deverão ser reclassificados para acompanhar a reestruturação.
  • Classificação funcional:é elaborada a partir das funções e atividades da instituição, de forma que ainda que o organograma e a estrutura formal da instituição venham a sofrer alterações, os
    códigos de classificação não serão alterados, uma vez que foram elaborados a partir
    das funções e atividades da instituição, independentemente da área que as executam.
34
Q

Ainda no que se refere à criação do plano de classificação de documentos, a bibliográfica
arquivística sugere a utilização de dois esquemas, a saber:

A

Ainda no que se refere à criação do plano de classificação de documentos, a bibliográfica
arquivística sugere a utilização de dois esquemas, a saber: método decimal e método duplex.

  • Método decimal: limita os assuntos a, no máximo, 10 áreas ou classes. Essa limitação ocorre devido ao fato de que no método decimal cada nível é identificado por um
    único algarismo, conforme ilustrado pelo exemplo a seguir:
  • 100 – FINANÇAS
    – 110 – Empréstimos
  • 111 – Rurais
  • 112 – Bancários
    – 120 – Financiamentos
  • 200 – PESSOAL
    – 210 – Férias
    – 220 – Treinamento
  • 221 – Estágios
  • 222 - Cursos
    Obs.: o campo da biblioteconomia utiliza o método de classificação decimal tanto na CDD
    quanto na CDU.
  • Método duplex: permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada. Diferentemente do que ocorre em relação ao método decimal, o método duplex se utiliza de traços para indicar seus diferentes níveis
35
Q

MÉTODO IDEOGRÁFICO

A

Os assuntos podem ser ordenados alfabeticamente ou por meio de códigos numéricos.

  • Ideográfico Alfabético:
    – Dicionário (único nível);
    – Enciclopédico (vários níveis hierarquizados).
  • Ideográfico Numérico (códigos por assuntos):
    – Decimal (plano de classificação);
    – Duplex (plano de classificação);
    – Unitermo (indexação coordenada).

Variadex: organiza em ordem alfabética utilizando cores para facilitar o arquivamento.
Alfanumerico: combina a organização em ordem alfabética com números.

36
Q

ETAPAS DO ARQUIVAMENTO

6

A
  • Inspeção;
  • Estudo;
  • Classificação;
  • Codificação;
  • Ordenação;
  • Guarda dos documentos.
37
Q

ETAPAS DO ARQUIVAMENTO

A

Inspeção
Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se eles se destinam ao arquivamento.

Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá
ser atribuída, a existência de antecedentes.

Classificação
consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A
classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos.

Codificação
Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.

Ordenação
É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas.
em pilhas, escaninhos ou classificadores, as fichas devem ser separadas por guias.

Guarda
É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

38
Q

ETAPAS DO ARQUIVAMENTO

A

Inspeção
Nesta primeira etapa, o arquivista examina cada documento para verificar se eles se destinam ao arquivamento.

Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá
ser atribuída, a existência de antecedentes.

Classificação
consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. A
classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos.

Codificação
Na etapa de codificação, o arquivista apõe, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números e cores.

Ordenação
É a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação adotadas.
em pilhas, escaninhos ou classificadores, as fichas devem ser separadas por guias.

Guarda
É a colocação do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

39
Q

EMPRÉSTIMO E CONSULTA

A
  • Empréstimo: retirada do documento do arquivo, com posterior devolução.
  • Consulta: análise do documento no próprio arquivo.
40
Q

Guia-Fora

A

É uma ficha ou formulário colocado(a) no local do documento desarquivado, para indicar sua retirada do arquivo e facilitar o arquivamento. É utilizada, também, para permitir a
cobrança de documentos não devolvidos no prazo.

41
Q

Recibo de Empréstimo

A

A atividade de empréstimo de documentos deve ser feita utilizando-se ficha ou formulário de controle, em que deverão constar os dados do documento emprestado e os dados do
usuário, bem como data de empréstimo e devolução.
Obs.: na prática, apesar de serem instrumentos distintos, uma segunda via do recibo de
empréstimo pode ser utilizada como guia-fora, basta colocar a segunda via no local
do documento.

42
Q

A) Principio da proveniência=

B) Princípio da pertinência =

C )Princípio da reversibilidade=

D) Princípio do respeito à ordem=

A

A) Principio da proveniência= Determina que os documentos de um mesmo produtor não devem ser misturados aos de outros, formando seu conjunto documental indivisível, seu fundo de arquivo.

B) Princípio da pertinência = Determina que os arquivos devam ser organizados por assunto.

C )Princípio da reversibilidade= Determina que qualquer intervenção realizada em um arquivo deve ser passível de reversão.

D) Princípio do respeito à ordem original= Determina que a organização interna de um fundo deve ser mantida, ao chegar na fase permanente, de acordo com a dada nas fases anteriores.

43
Q

Um dos princípios basilares dos arquivos é o fato deles serem uma formação que pode ser considerada como progressiva e espontânea de sedimentação de arquivos.

A

Cumulatividade.

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