Manuales

Question 1

Documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización como las indicaciones y lineamientos necesarios para que se desempeñen mejor sus tareas.

Answer 1

Manual organizacional o administrativo

Question 2

Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

Answer 2

Manual de historia del organismo

Question 3

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.

Answer 3

Manual de organización.

Question 4

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Answer 4

Manual de políticas.

Question 5

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Answer 5

Manual de procedimientos.

Question 6

Utilizado generalmente en procesos de capacitación y adiestramiento de personal, es un documento que puntualiza y describe en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por el personal, así como la forma en que deben llevarse a cabo.

Answer 6

Manual de adiestramiento o instructivo.

Question 7

Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función.

Answer 7

Manual técnico.

Question 8

Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones con base en los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.

Answer 8

Manual de producción.

Question 9

Consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar y los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

Answer 9

Manual de compras.

Question 10

Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.)

Answer 10

Manual de ventas

Question 11

Consiste en sentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

Answer 11

Manual de finanzas.

Question 12

Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal que labora en ese departamento. Puede contener aspectos legales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, entre otros.

Answer 12

Manual de contabilidad.

Question 13

Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

Answer 13

Manual de personal.

Question 14

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases.

Answer 14

Planificación de trabajo, búsqueda de la información, análisis de la información, elaboración, validación, autorización, difusión y distribución y revisión y actualización del manual

Question 15

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, éste puede estar integrado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca.

Answer 15

Planificación del Trabajo.

Question 16

Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas.

Answer 16

Búsqueda de la Información.

Question 16

Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, ésta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual.

Answer 16

Análisis de la Información.

Question 17

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo

Answer 17

Elaboración del Manual.

Question 18

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le concierne realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

Answer 18

Validación del Manual.

Question 18

Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.

Answer 18

Autorización del Manual.

Question 19

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporada al portal electrónico de la
Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.

Answer 19

Difusión y distribución del Manual.

Question 20

Los manuales son objeto de revisiones periódicas y, por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

Answer 20

Revisión y Actualización del Manual.

Question 21

Según Project Management, es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado

Answer 21

Grafica de Gantt

Question 21

Manera de representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a través de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su revisión como un todo.

Answer 21

Diagrama de flujo o también diagrama de actividades.

Question 21

Contiene los puestos de la empresa, distinguiendo desde el nivel alto hasta el bajo.

Answer 21

Organigrama

Question 22

Estructura del manual

Answer 22

Portada, índice, introducción, instrucciones de uso, cuerpo, glosario de términos, conclusiones y anexos

Question 23

Debe incluir datos como logotipo, nombre de la empresa, título (manual de bienvenida, de organización, procedimientos, políticas etc.), siglas del departamento que elaboró el manual, así como mes y año.

Answer 23

Portada del manual.

Question 24

Consiste en un listado de temas, capítulos o contenidos que se encuentran en el manual, así como el número de página donde pueden consultarse.

Answer 24

Índice

Question 25

Es un texto donde se pretende ubicar a la persona en cuanto al contenido del documento que está a punto de leer, tratando de generar la necesidad de revisar con mayor detalle cada sección. Por ejemplo, se puede hacer énfasis en la importancia, utilidad o valor de comprender la información del manual.

Answer 25

Introducción.

Question 26

Son una serie de indicaciones de cómo manejar el documento para que resulte sencilla su adecuada utilización.

Answer 26

Instrucciones para su uso.

Question 27

Es el desarrollo de la información que aparece en el índice y depende del tipo de manual administrativo que se trate.

Answer 27

Cuerpo del manual.

Question 28

Se integra por las definiciones de cada palabra de la que se desee explicitar su significado en el contexto del manual.

Answer 28

Glosario de términos

Question 29

En esta parte se describe, qué son los manuales, para qué sirven, cuáles son sus objetivos, cómo se clasifican y a quiénes van dirigidos.

Answer 29

Conclusiones

Question 30

En este apartado se coloca información complementaria que puede ser de utilidad para el uso del manual.

Answer 30

Anexos

Question 31

Se indica el motivo o razón de ser de su creación.

Answer 31

Misión

Question 32

Se cita la imagen que tiene la organización de sí misma en el futuro.

Answer 32

Visión.

Question 33

Se enlistan los principios que orientan el comportamiento de la empresa y los empleados, así como la toma de decisiones laborales, dinámica de trabajo y servicio al cliente.

Answer 33

Valores.

Question 34

Se hace mención de los objetivos generales de la organización para que el empleado tenga conocimiento de ellos y contribuya con su logro.

Answer 34

Objetivos