log acf

Question 1

Indicate the 5 main steps of the supply chain:

Answer 1

Identification du besoin et justification technique de la demande et analyse budgétaire
Demande équitable/compétitivité entre les fournisseurs
Réception
Facturation
Stockage

Question 2

Give the title of the different positions we can find in a supply team

Answer 2

Chef de département Logistique
Responsable logistique
Logisticien
Assistant logistique
agent d’approvisionnement
Mécanique
Magasinier
gardien

Question 3

What is an Open Tender? What are the steps to respect?

Answer 3

Il s’agit d’une procédure d’achat qui peut être nationale ou internationale qui suit les étapes suivantes :
identification du marché
spécification des besoins
publication de l’offre
réception des candidatures/devis
analyse des offres
sélection de l’offre
publication du résultat
contractualisation

Question 4

Which control means would you put in place to check the NGO isn’t buying over the market prices?

Answer 4

‘CONNAISSANCE DU MARCHÉ LOCAL
demande de devis différent
Demande d’expérience d’autres partenaires/ONG

Question 5

What are the key documents used in stock management?

Answer 5

‘Fiche de stock
rapport de stock
Rapport de perte
inventaire
bon de livraison
entrée et rupture de stock

Question 6

Give 7 basic rules to manage a stock and the materials in the stock

Answer 6

organiser un inventaire complet mensuel
organiser un inventaire aléatoire sur des produits précis
avoir un stock propre et organisé
Disposer d’espaces spécifiques pour les personnes sensibles
mettre en place une procédure d’entrée et de sortie
avoir un processus d’archivage correct
mettre en place un processus de sécurité : gardien, etc.
organiser une séance de formation pour le magasinier et tout le personnel qui devra aller dans le stock

Question 7

Which documents are requested for international freights?

Answer 7

packing list
delivery note/reception note
cargo manifest
invoice for custom
free gift certificate
CoO and CoA if needed (for sensitive goods such as drugs)
AWB or SEAWAYBILL
Bill of Lading

Question 8

Explain the main differences between HF and VHF radios

Answer 8

Les radios HF sont utilisées pour les communications longue distance de 100 km à environ 1 000 km. (fréquences = entre 3 et 30 Mhz) de manière totalement indépendante, mais quelques contraintes techniques existent

Les radios VHF sont utilisées pour les communications à courte distance, 30 – 50 Km, fréquences comprises entre 30 et 300 Mhz, moyen le plus réactif, à utiliser en priorité pour la sécurité.

Question 9

List the advantages and disadvantages of the Internet provided by cable versus satellite

Answer 9

avantage du câble : disponible même si nous sommes confrontés à un problème de WAN
Inconvénient du câble: il faut plus de matériel

Avantage satellite : option plus rapide et mobile dans une base
Inconvénient du satellite : si nous n’avons pas une bonne connexion dans la zone de base, la connexion internet peut être plus difficile

Question 10

List the different sources of energy that can be used to supply power on a base

Answer 10

generator
public electricity network
solar panels

Question 11

What could be the main and back up sources of energy in capital, for:
- an office (around 20 staffs)
- a guest house (5 people)
knowing there’s electricity provided by the city network 20h per 24h

Justify your choice

Answer 11

principales sources d’énergie : réseau urbain
deuxième source : générateur pendant les 4 heures sans le réseau de la ville (plus fiable mais moins écologique et plus coûteux)

Question 12

Explain the advantages and disadvantages of a wire and a wireless internet connection

Answer 12

avantage fil : meilleure efficacité de la connexion
Inconvénient du fil : pas de mobilité pour les utilisateurs

Avantage sans fil : mobilité + possibilité d’être plusieurs sur le meme reseau
Inconvénient du sans fil : plus de risque de piratage

Question 13

Which management tools would you implement to manage a fleet of vehicles?
Indicate the information you would collect on each of them

Answer 13

location ou achat
assurance:
Planification des transports : qui utilise le véhicule, quand et où afin d’anticiper les déplacements pour des raisons de sécurité et d’efficacité d’utilisation du véhicule
log book: inscrire les conducteur, leur destination et le kilométrage au départ et à l’arrivée.
Carte carburant : la consommation des vhl afin d’améliorer l’utilisation et le coût de la flotte
suivi de la consommation de carburant : la consommation moyenne
Planification de l’entretien : quand et quel type d’entretien est prévu pour chaque véhicule
dossier véhicule : toutes les informations techniques de la vhl

Question 14

How can NGO implement the visibility?
For which reason could an NGO decide not to use visibility?

Answer 14

Avec autocollants, affiches, vestes ou autre vêtement pour le personnel avec logo ACF

Pour des raisons de sécurité, une ONG peut choisir de ne pas utiliser la visibilité si certains acteurs locaux peuvent être dangereux pour le projet ou si la confidentialité est nécessaire pour certaines activités de l’organisation.

Question 15

Give the 4 main steps how to behave at a checkpoint

Answer 15

ralentir le véhicule et l’arrêter/ou s’arrêter pour marcher
éteindre le moteur
Soyez calme et tranquille
avoir les mains visibles/montrées
avoir tous les documents officiels potentiels nécessaires accessibles
ne contredisez pas la personne au poste de contrôle

Question 16

In security management, can you give 3 examples of measures taken to favor an acceptance strategy ?

Answer 16

avoir un partenaire local
aller rencontrer la personne importante dans la zone où se déroule le programme et présenter ACF et nos programmes
communiquer avec les communautés locales sur nos programmes afin de ne pas les déranger

Question 17

When arriving on your base, the different project managers complain that logistics is always late in delivering items they’ve ordered. How would you check what they are reporting?

Answer 17

Je parlerai avec les deux protagonistes pour avoir leur version
Vérifiez les différentes dates de demande de Stockage (entrée et sortie) dans le Rapport de Stock.
Vérifier si les outils sont utilisés et remplis pour effectuer correctement le suivi au quotidien
Vérifier si les outils de communication entre les deux équipes sont efficaces

Question 18

After arriving on your base, you notice that 3 cars among 4 systematiccally come back everyday from the field to the base at least 30 min after the authorised time. How do you react to adress the situation?

Answer 18

J’organiserai une réunion avec tous les chauffeurs et leur demanderai comment organisent-ils leur trajet : je comparerai la réponse de celui qui n’est pas en retard et des 3 autres pour voir où est le problème principal
Je leur rappellerai l’heure autorisée et pourquoi il est important de la respecter pour des raisons de sécurité, mais aussi pour nos objectifs de projets humanitaires (un retard peut impacter les programmes)
Je vais vérifier si les manuels sont bien remplis
Je leur proposerai une planification plus rigoureuse afin d’éviter de tels problèmes et je verrai organiser une prochaine réunion pour voir si cela s’améliore ou non.