Kapittel 1 - Hva er et prosjekt?

Question 1

Hvor stor del av all aktivitet i en bedrift er prosjektbasert?

Answer 1

Ca 2/3 deler, og i andre bransjer som konsulent, offshore og forskning er nok andelen høyere.

Question 2

Prosjekt begrep:

Answer 2

Stammer fra latinske ordet Projicere (pro: frem Jicere : å kaste). Betyr i oversatt betydning “å kaste frem”.
Representerer en plan, et forslag eller et utkast.

“Et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og avgrenset omfang, og som gjennomføres innenfor tids- og kostnadsramme.”

Question 3

Prosjekter kan variere i både…:

Answer 3

Størrelse og kompleksitet, ressurser, tidsforbruk

Question 4

Betegnelsen prosjekt kan brukes om:

Answer 4

Alt fra oppgaver som å fullføre en eksamen til å bygge en ny blokk. Selv om disse er svært ulike både innenfor kompleksitet, størrelse, ressurser etc har de allikevel mange fellestrekk.

Question 5

5 karakteristika for at det skal være et prosjekt:

Christensen og Kreiner

Answer 5

1. Entydig målsetting
2. Begrenset ressurstilgang
3. Engangsforetak (skjer bare en gang)
4. Bestemt start- og sluttdato (kan flyttes)
5. Tverrfaglig arbeid

Question 6

5 karakteristika for at det skal være et prosjekt:

1. Entydig målsetting

Answer 6

Den må fortelle hva som skal oppnås og hvorfor. Den bør være så presist formulert at man i ettertid kan gå tilbake og kontrollere at det ble oppfylt. (Vi skal utvikle tre nye biler i løpet av året 2017)

Question 7

5 karakteristika for at det skal være et prosjekt:

2. Begrenset ressurstilgang

Answer 7

Det trengs ressurser definert som et pengebeløp. For initiativtakere og eiere av prosjektet er det viktig å ha en viss kontroll over ressursbruken, uansett hvor viktig eller høyt prioritert prosjektet er. Holder ofte et budsjett. Noen ganger er beløpet endelig andre ganger er det justerbart om det f.eks trengs endringer i prosjektet eller prisstigning.

Question 8

5 karakteristika for at det skal være et prosjekt:

3. Engangsforetak

Answer 8

Den skal være unik. Deler av den kan være identisk eller ligne på tidligere utført arbeid. Bygge en blokk her vil ligne på det å bygge en blokk der, men det vil være et annet sted med andre betingelser og andre apparater rundt.
Kan være unik på: organisasjonsstruktur, prosjektpersonellets kunnskap, erfaring, lengde, økonomiske størrelse eller omgivelser.

ULIKHETENE KAN SKAPE USIKKERHET: Fordi ting egentlig aldri er likt som ny teknologi eller forskning, eller fra hvordan det organisatoriske og administrative apparatet endrer seg for å håndtere oppgavene i prosjektet.

Question 9

5 karakteristika for at det skal være et prosjekt:

4. Bestemt start- og sluttdato

Answer 9

Alle prosjekter skal ha et klart definert start- og slutt tidspunkt. Når målsettingen er nådd avsluttes arbeidet og prosjektet avvikles. For at det skal oppfattes som temporært må det oppfylle to kriterier:

1. Prosjektet må være planlagt avsluttet på et bestemt tidspunkt.
2. Det virkelig avsluttes.

Question 10

5 karakteristika for at det skal være et prosjekt:

5. Tverrfaglig arbeid

Answer 10

Prosjektet involverer personer med forskjellig kunnskap, erfaring og administrativ tilhørighet. Det er ofte vanlig å inkludere konsulenter utenfra som bringer inn ny kunnskap og nye metoder i prosjektet.
Opprettes ofte en temporær ledelse.

Ofte er det totalt uinteressant hva som skjer etter at et prosjekt er terminert (ferdig for de involverte.) men med økt fokus på konkurranse og gevinstrealisering hos kunden har det blitt mer vanlig å engasjere seg i tiden etter et avsluttet prosjekt.

Question 11

Temporært:

Answer 11

Midlertidig / forbigående

Question 12

Prosjektledelse:

Answer 12

• Et enkeltstående og uavhengig prosjekt
  Utfordring er å realisere prosjektets målsetting
  (Trekant) —– (Sirkel)

Question 13

Ledelse av prosjekter:

Answer 13

-Prosjektene har felles ressursbase
- De er uavhengige av hverandre
Ressursfordeling mellom prosjektene er en utfordring
(trekant) —– (Storsirkel) (liten sirkel) (Liten sirkel)— etc, flere små sirkler

Question 14

Prosjektbasert ledelse:

Answer 14

Sterk kobling mellom organisasjonens strategi og prosjekter
Prosjektet er hovedstrukturelementet i virksomheten
(trekant med sirkler inni)

Question 15

Prosjektets livssyklus

Answer 15

Varierer fra prosjekt til prosjekt, noen små prosjekter trenger bare to, f.eks konseptutviklingsfase og en gjennomføringsfase - mens andre trenger mer definerte inndelinger - Behovsavklaring, design, programmering, uttesting, implementering.

Eller:

• OPPSTART (mål, krav, oppgaver, ansvar)
• PLANLEGGING (planer, budsjett, ressurser, bemanning, risikostyring)
• GJENNOMFØRING (statusrapporter, endringer, kvalitet, prognoser)
• AVSLUTNING (opplæring av kunde, dokumentasjon, frigi ressurser, nedbemanning, erfaringsoverføring.

SE BILDE side 25 av kurven

Question 16

Styringsfunksjonene:

Answer 16

1. Målformulering (beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i)
2. Planlegging og organisering (bryte målene ned i arbeidsoppgaver, deretter planlegge og organisere utførelsen av arbeidsoppgavene.
3. Utførelse: gjennomføringen av arbeidsoppgavene i prosjektet
4. Oppfølging: Registrere og måle hva som har skjedd i prosjektet og i omgivelsene.

Question 17

Korrektive tiltak:

Answer 17

Kan være å:

• Styre inn på kurs (justere utførelsen)
• Endre kurs (korrigere planer)
• Endre ambisjonsnivå (korrigere mål)

Bilde: prosjektets styringssløyfe (side 27)

Question 18

De mest sentrale styringsfaktorene i et prosjekt vil være:

Answer 18

Kvalitetsstyring (kvalitet, egenskaper og ytelse)
Fremdriftsstyring (tid)
Økonomi og ressursstyring (økonomi og ressurser)
Endringsstyring (arbeidsomfang - følge opp endringer)

Disse er ofte avhengige av hverandre, endring i en representerer ofte endring i en annen.

Question 19

Noen årsaker til at prosjektarbeidsform er så poppis?

Answer 19

• Håndtering av spesialoppdrag
• Stor fleksibilitet (skreddersy opplegg til konkret oppgave og blir en fleksibel bedrift)
• Krav fra oppdragsgiver (noen krever det bare)
• Fokus på oppgave fremfor funksjon (er lettere å ta vare på helheten)
• Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser (pga tverrfaglighet, tilgang til hele organisasjonens kompetanse)
• Lederutvikling (skaper behovet for flere ledere, og åpner opp for større muligheter til å prøve seg som leder.

Question 20

Negative sider ved prosjekt som arbeidsform?

Answer 20

• Fører til økt stress og fare for utbrenthet og overbelastning.
• Fører til tøffere klima på arbeidsplassen
• SKapes et kunstig skille mellom de som jobber i prosjekter og de som står utenfor. Det høye tempoet er ikke tilpasset alle.

Question 21

Når bør man bruke porsjekt som arbeidsform?

Answer 21

er tilpasset for å håndtere engangsoppgaver, altså arbeidsoppgaver som er unike og skiller seg fra andre oppgaver.
FLEKSIBILITET: blir skreddersydd og tilpasset arbeidsoppgaven.
ENTYDIGE ADMINISTRATIVE FORHOLD: Prosjektet blir et eget styringsobjekt med mål og økonomisk ramme.
GOD UTNYTTELSE AV EKSISTERENDE KOMPETANSE.
ARBEIDSOPPGAVEN FÅR IDENTITET PÅ TVERS AV AVDELINGER.

Question 22

Forskjellige prosjekttyper i følge Briner et al:

Answer 22

Konkrete prosjekter: Prosjek
Adhoc-prosjekter
Åpne prosjekter

Question 23

Tar man utgangspunkt i karakteren til prosjektoppgaven har vi noen andre prosjekttyper: Disse er:
(Mikkelsen og Riis)

Answer 23

Produktutvikling:
Systemutvikling: 
Organisasjon- og virksomhetsutvikling:
Tekniske anleggsoppgaver: 
Planleggings- og utredningsoppgaver: 
Arrangementer: 
Forskningsoppgaver:

Question 24

Forskjellige prosjekttyper i følge Briner et al:
Konkrete prosjekter

(operaen i Oslo)

Answer 24

Prosjektleder og medarbeidere jbber på heltid, tydelige roller og hierarki, prosjektarbeidere har god erfaring med prosjektarbeidsformen og det er etablert gode systemer fr estimering, planlegging og oppfølging av prosjektet.

Question 25

Forskjellige prosjekttyper i følge Briner et al: | Adhoc-prosjekter:

Answer 25

Eksakte resultater kan ikke alltid kan presenteres i detalj, prosjektleder er som regel engasjert på deltid, g andre deltagere har som regel også andre arbeidsoppgaver samtidig. Relasjoner og roller er ofte uklare, det er ikke entydige metoder og rutiner for planlegging og oppfølging.

Question 26

Forskjellige prosjekttyper i følge Briner et al: | Åpne prosjekter:

Answer 26

Dette er prosjekter med utydelige mål som endres underveis, det er ingen formell prosjektleder, arbeidet drives av dem som er mest motivert og gruppene bygges opp og etableres av seg selv - prosessen eksprimenterer frem til det er noe som fungerer.

Question 27

Tar man utgangspunkt i karakteren til prosjektoppgaven har vi noen andre prosjekttyper, presentert av Mikkel og Riis: 1. Produktutvikling

Answer 27

Målet er å utvikle et nytt produkt, er ofte av teknisk karakter og spenner fra forsknings og forsøkspregede utviklingsoppgaver til konstruksjn av nye produktvarianter. Interessentene kan være mange, som f.eks andre interne avdelinger (salg og markedsføring eksterne kunder og myndigheter) Utfordring: målet eller løsningen er ofte uklar

Question 28

Tar man utgangspunkt i karakteren til prosjektoppgaven har vi noen andre prosjekttyper, presentert av Mikkel og Riis: 2. Systemutvikling

Answer 28

Skaper et nytt eller endret administrativt / teknisk system, innebærer en blanding av tekniske og organisatoriske aspekter. Interessenter: brukere, systemspesialister og ledelsen. Utfordring: samordning og integrering av løsningen med eksisterende system, og involvere brukerene tidlig nok i prosjektet slik at behov og krav blir godt definert.

Question 29

Tar man utgangspunkt i karakteren til prosjektoppgaven har vi noen andre prosjekttyper, presentert av Mikkel og Riis: 3. Organisasjons- og virksomhetsutvikling

Answer 29

Endringsprosjekter der målet er å skape en ny organisasjonsstruktur, ny atferd eller et nytt image. Kan berøre mange. Interessenter: ledelse og de personene som blir påvirket av endringene. Involverer ofte omstillings- og endringskonsulenter. Utfordring: Avgrense oppgaven og tydeliggjøre målet som skal oppnås. Og få de nye løsningene innført i organisasjonen - god kommunikasjon og deltagelse er viktig.

Question 30

Tar man utgangspunkt i karakteren til prosjektoppgaven har vi noen andre prosjekttyper, presentert av Mikkel og Riis: 4. Tekniske anleggsoppgaver

Answer 30

Her skal noe bygges, f.eks en bygning, teknisk anlegg eller veianlegg. For kunde handler det som regel om engangsprosjekter men for leverandør vil mange av de enkeltstående oppdragene være rutinemessig og kopipreget arbeid. Ofte splittes arbeidet opp på flere leverandører eller underleverandører, og det er stort tidspress. Intressenter: eiere, brukere, berørte naboer, offentlig myndighet og finansierings institusjoner. Utfordring: få til en god kontraktsprosess og et godt samarbeid mellom kunde og leverandør.

Question 31

Tar man utgangspunkt i karakteren til prosjektoppgaven har vi noen andre prosjekttyper, presentert av Mikkel og Riis: 5. Planleggings- og utredningsoppgaver

Answer 31

Målet er å undersøke en problemstilling (ofte samfunnsrelatert) og utvikle løsninger som dkumenteres i en rapport. En del vil innebære å gjennomføre datainnsamling og analysere resultatene. Intressenter: mange og motstridene intressenter som regel, ofte fordi det kan involvere en maktkamp og et politisk spill. Utfordring: oppgaven er ofte uklart formulert når prosjektet starter opp

Question 32

Tar man utgangspunkt i karakteren til prosjektoppgaven har vi noen andre prosjekttyper, presentert av Mikkel og Riis: 6. Arrangementer

Answer 32

Gjennomføre en konsert, utstilling, forestilling, reklamekampanje etc.. Er ofte prestisjebetonet og viktig for eierens image og organisasjon. Forarbeid og planlegging kan være svært omfattende og gå over lang tid, mens selve arrangementet gjennomføres over kort tid. Intressenter: arrangørene (ofte frivillige), sponsorer og publikum pluss mer Utfordring: Er ofte en fastsatt dato er god tidsplanlegging sentralt. Kan være vanskelig med god kommunikasjon mellom fagspesialister og frivillige arbeidere.

Question 33

Tar man utgangspunkt i karakteren til prosjektoppgaven har vi noen andre prosjekttyper, presentert av Mikkel og Riis: 7. Forskningsoppgaver

Answer 33

Tar utgangspunkt i en problemstilling eller hypotese som undersøkes. Innebærer innsamling og analyse av data. Målet er utvikling av ny kunnskap - f.eks om årsak - virkning sammenheng eksisterer, skape ny innsikt og forståelse etc. Intressenter: oppdragsgiver, andre forskere og de som berøres av resultatene. Utfordringer: sikre god kvalitet på arbeidet og resultater.

Question 34

Maylor (2010) sin prosjektinndeling:

Answer 34

Strategisk prosjekt System prosjekt Operativt prosjekt

Question 35

Maylor 2010 | Strategisk prosjekt:

Answer 35

Varighet: 2-5 år Endring hos kunde: Stor Kompleksitet: Stor Effekt: Utover kundens organisasjon

Question 36

Maylor 2010 | System prosjekt:

Answer 36

Varighet: 1-2 år Endring hos kunde: Middels Kompleksitet: Middels Effekt: Innen kundens organisasjon

Question 37

Maylor 2010 | Operativt prosjekt:

Answer 37

Varighet: Inntil 1 år Endring hos kunde: Liten Kompleksitet: Liten Effekt: Innen en avdeling

Question 38

Prosjektmodeller

Answer 38

Enkel modell Vannfallsmodellen Spiralmodellen

Question 39

Prosjektmodeller: | Enkel modell:

Answer 39

Definere prosjektet --> Planlegge og organisere --> Utføre --> Avslutte og levere resultat. (hele tiden vil det underveis bli gjennomført korrigeringer. (side 35)

Question 40

PROSJEKTMODELLER MÅ DU TEGNE OPP Å PUGGE SJÆL

Answer 40

Japp, står på side 35-37 i boka