IBGP Flashcards
COLUNA I
1 - Confidencial. 2 - Reservada. 3 - Secreta. 4 - Ostensiva.
COLUNA II
( ) São aqueles que não se acham incluídos nos demais, e cuja divulgação não prejudica a administração. ( ) São aqueles documentos de resguarda restrita ou transitória.
( ) São aqueles que apresentam informações de caráter pessoal, e que devem ficar restritos. ( ) São aqueles que guardam sigilo e segredo de Estado.
4 2 1 3.
4 - Ostensiva: documentos cuja divulgação não prejudica a administração.
2 - Reservada: documentos de resguarda restrita ou transitória.
1 - Confidencial: informações de caráter pessoal, restritas.
3 - Secreta: documentos que guardam sigilo e segredo de Estado.
O processo classificatório divide -se em duas partes:
intelectual e física. A primeira refere-se à classificação propriamente dita, à ordenação e à codificação; a segunda é representada pelo arquivamento dos documentos.
É CORRETO afirmar que a microfilmagem de substituição ocorre sobre os documentos:
De valor temporário.
A longevidade dos documentos em suporte de papel supõe ações preventivas, como:
A longevidade dos documentos em suporte de papel supõe ações preventivas, como:
Fases do Arquivamento:
- Inspeção: Verificação se realmente deve ser arquivado.
- Estudo: Estudar a documentação e conhece-la.
- Classificação: Determinação de entrada e referência cruzada.
- Codificação: Aposição de símbolos referentes aos métodos de arquivamento.
- Ordenação: Agrupamento de acordo com a classificação.
- Guarda: Arquivamento.
IN.ES.CLA. C.O.G
O principal instrumento que determina a destinação do documento é:
A tabela de temporalidade.
Tabela de temporalidade
-> utiliza a teoria das 3 idades;
-> registra o ciclo de vida dos documentos;
-> é formada por documentos da atividade-meio e atividade-fim;
-> define os prazos de guarda e destinação;
-> é feita pela comissão permanente de avaliação de documentos;
-> para ser aplicada, a tabela de temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição;
-> é resultante do processo de avaliação;
-> precisa ser periodicamente atualizada.
O plano de classificação é
um instrumento que organiza e estrutura a classificação dos documentos de uma instituição ou empresa. Ele estabelece as categorias, subcategorias e classes que serão usadas para organizar os documentos de acordo com suas características e conteúdos.
EX DE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO :
Nível 1: Departamentos
Recursos Humanos
Finanças
Vendas
Marketing
Nível 2: Categorias dentro de cada departamento
1.1. Recursos Humanos
1.1.1. Contratação
1.1.2. Treinamento
1.1.3. Avaliação de Desempenho
2.1. Finanças
2.1.1. Contabilidade
2.1.2. Orçamento
2.1.3. Pagamentos
3.1. Vendas
3.1.1. Clientes
3.1.2. Pedidos
3.1.3. Relatórios de Vendas
4.1. Marketing
4.1.1. Campanhas
4.1.2. Pesquisas de Mercado
4.1.3. Material de Publicidade
CLASSIFICAÇÃO GERA CATEGORIAS CLASSES CC
Sobre a digitalização de documentos, é INCORRETO afirmar que:
Alternativas
A) A digitalização é um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que em unidades de dados binários, são denominadas de bits.
B) A digitalização contribui para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da tecnologia da informação e comunicação.
C) A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere (linha, traço, ponto, mancha de impressão) a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital.
D) A digitalização das capas, contracapas e envoltórios é recomendada, porém, as páginas sem impressão devem ser dispensadas, uma vez que não possuem informações relevantes.
Errada alternativa D.
Essa alternativa está INCORRETA porque a digitalização deve ser um processo completo e fiel ao documento original. Mesmo páginas sem impressão podem conter informações relevantes, como marcas d’água, numeração ou outros elementos que garantem a autenticidade e integridade do documento. Portanto, todas as páginas, inclusive as em branco, devem ser digitalizadas.
Gênero
(SUPORTE):
Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos (atas, relatórios, etc.)
Cartográficos: ligados à geografia, engenharia e arquitetura (plantas e mapas)
Iconográficos: documentos com imagens estáticas (fotografias, cartazes, estampas, etc.)
Audiovisuais: som e imagem em movimento (programas televisivos)
Filmográficos: imagens em movimento, com ou sem som (filmes, fitas videomagnéticas)
Sonoros: formato de áudio (discos, fitas audiomagnéticas)
Micrográficos: ligados à microfilmagem (rolos, jaquetas, etc.)
Informático: necessitam do computador para que sejam lidos (HD, CD, DVD, etc.)
Espécie:
Está relacionada à natureza da informação. Por exemplo, qual a natureza de uma certidão? Atestar uma
situação fática.
EX: Certidão, contrato.
Tipo ou tipologia
O detalhamento da espécie, dá o tipo documental: certidão de óbito, de quitação
eleitoral, de tempo de serviço, etc. Tipo = Espécie + Função
EX: Certidão de óbito, contrato de aluguel.
As etapas para organização de arquivos de maneira eficiente são descritas como:
Levantamento de dados,
Análise dos dados
coletados
Planejamento
Implantação
acompanhamento
L.A.P.I.A
Sobre a fase do planejamento, assinale R para os pontos relevantes e NR para os não relevantes.
( ) A posição do arquivo na estrutura da instituição. ( ) Escolha do método de arquivamento. ( ) Estabelecimentos de normas de funcionamento. ( ) Identificação e capacitação dos recursos humanos. ( ) Desenvolvimento de arquivos básicos e temporários. ( ) Criação de manuais.
R R R R NR R.
