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Opérations, Logistique et Développement Durable > Gestion des achats > Flashcards

Gestion des achats Flashcards

1
Q

Objectifs de la fonction approvisionnement

A

La gestion des approvisionnements vise à satisfaire les besoins en biens et en services des demandeurs au sein de l’entreprise, selon: Volume, Délai, Prix, Qualité, Flexibilité, Variété

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2
Q

L’apport de l’approvisionnement (idk)

A
  • Une source d’information
  • L’effet sur le plan de l’efficacité (qualité, délais)
  • L’effet sur la position concurrentielle
  • L’effet sur l’image
  • L’effet sur le rendement de l’actif (stocks)
  • L’effet de levier sur le bénéfice
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3
Q

Calcul de l’effet de levier

A
  • Effet de levier de l’approvisionnement (ELA)
    % variation du profit net
    % absolu de variation du coût d’approvisionnement
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4
Q

Impacts stratégiques et économiques de l’approvisionnement

A
  • Réduire les coûts totaux
  • Réduire les sommes investies dans les
    stocks
  • Hausser le niveau de qualité
  • Susciter l’amélioration des produits et des
    processus
  • Combattre l’inflation
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5
Q

Les différents secteurs économiques

A

Secteur industriel : Approvisionnement industriel / institutionnel
Secteur commercial : Approvisionnement commercial / institutionnel
Secteur des services : Approvisionnement industriel / commercial / institutionnel

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6
Q

Les obligations de la fonction

A
  • Les lois en vigueur
  • Le code de déontologie de la profession (SCMA)
  • Le code de conduite de l’entreprise
  • Les politiques et procédures de l’entreprise
  • Les obligations contractuelles de l’entreprise
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7
Q

Les prérogatives de
l’approvisionnement

A
  • Le droit de choisir le fournisseur
  • Le droit de choisir la méthode de détermination
    des prix et des conditions
  • Le droit de remettre en question les
    spécifications
  • Le droit de coordonner les contacts avec les
    fournisseurs pouvoirs potentiels
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8
Q

La place de l’approvisionnement

A

La structure d’une entreprise indique la place
qu’elle réserve à l’approvisionnement.
* Différentes structures hiérarchiques
* Par type de produits, par secteur
géographique
* Centralisée vs décentralisée

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9
Q

Approvisionnement
par type de
produits ou
services

A

1) Achats directs :
* Tout achat directement lié à la production
d’un bien ou à la prestation d’un service.
* Ex : matières premières, équipement,
emballages, …

2) Achats indirects :
* Tout achat nécessaire au fonctionnement de
l’entreprise mais non directement lié au
produit ou au service.
* Ex : publicité, présentoirs, fourniture de
bureau, …

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10
Q

2 types d’approvisionnement (possible de faire les deux)

A
  • Approvisionnement par type
    de produits

-Approvisionnement par
région géographique

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11
Q

Centralisation vs décentralisation (Hybride possible)

Avantages et Inconvénients

A

Centralisation : Un seul département / Importance du contrôle
Décentralisation : Liberté décisionnelle / Plusieurs départements

  • Voir avantages et inconvénients
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12
Q

Avantage : Les consortiums ou groupements d’achats

A
  • Avantages de la centralisation et de la décentralisation;
  • Achat de volume;
  • Certification et évaluation des fournisseurs;
  • Développement de normes de qualité;
  • Coûts d’acquisition et de gestion réduits;
  • Réduction du temps consacré à recevoir des
    fournisseurs.
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13
Q

Désavantage : Les consortiums ou groupements d’achats

A
  • Oblige une standardisation des besoins;
  • Potentiel de diminution de la qualité en
    faveur du prix
  • Impact sur le service des fournisseurs (ex:
    livraison)
  • Restriction de l’offre de produits en faveur
    du volume d’achat
  • Perte de petits fournisseurs (volume trop
    élevé, délais dans les paiements)
  • Peut causer des problèmes de
    confidentialité.
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14
Q

Activités du regroupement et des membres

A
  • Regroupement
  • Analyse et standardisation des besoins
  • Analyse des marchés
  • Développement des stratégies d’acquisition
  • Recherche et sélection des fournisseurs
  • Soumissions et appels d’offres
  • Établissement des niveaux de qualité
  • Administration des contrats
  • Membres
  • Commandes
  • Gestion de l’inventaire
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15
Q

9 étapes du processus d’approvisionnement

A

1) Reconnaissance du besoin
2) L’objet
3) Sources
4) Analyse
5) Commande
6) Relance
7) Réception
8) Paiement
9) Rétroaction

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16
Q
  1. La reconnaissance du
    besoin
A
  • Permet de passer de “besoin” à objet
    ou service à acheter.
  • Peut être automatique ou automatisé.
  • Peut être planifié (budget) ou non
    (urgence).
  • Peut être unique, à répétition.
  • Peut signifier un engagement à court
    ou à long terme.
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17
Q

La demande
d’achats

A
  • La date
  • L’identification du requérant
  • La description complète du besoin
  • La date de livraison désirée
  • Instructions particulières, au besoin
  • L’autorisation
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18
Q
  1. L’objet
A
  • Peut être un produit ou un service
  • Tangible vs intangible
  • Uniformité des biens finis
  • Politiques de l’entreprise
  • Description complète du besoin
  • Identification des caractéristiques
    inconnues
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19
Q
  1. La sélection des
    sources
    d’approvisionnement
A

-Qui impliquer et qui contacter?
Utilisateur
Acheteur
Décideur
- Qui contacter?
Fournisseurs existants ou nouvelles sources
- Comment procéder?
Appel d’offres sur invitation versus public
Négociation

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20
Q
  1. L’analyse des soumissions
A
  • En fonction des objectifs:
  • Qualité: selon les
    spécifications demandées;
  • Garanties;
  • Quantité;
  • Délais: Date(s) voulue(s) de
    livraison;
  • Lieux: Modalités de livraison
    et de transport;
  • Coûts: Coût total de
    possession.
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21
Q
  1. La préparation du bon de commande
A
  • Bon de commande régulier (négociation cas
    par cas)
  • Contrat à long terme
  • Marché d’approvisionnement (blanket
    purchase order)
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22
Q
  1. Le suivi et la relance
A
  • Le suivi consiste en la vérification courante
    des progrès réalisés afin de s’assurer que le
    fournisseur sera à même de respecter ses
    promesses de livraison.
  • La relance consiste à exercer une certaine
    pression sur le fournisseur pour qu’il
    respecte ses engagements initiaux ou qu’il
    devance sa livraison.
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23
Q
  1. La réception et l’inspection
A
  • Vérification de la marchandise reçue
  • Contrôle de qualité (si nécessaire)
  • Appariement avec le bon de commande
  • Manutention de la marchandise
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24
Q
  1. L’approbation et le paiement
A
  • Lien avec la comptabilité
  • Appariement du bon de livraison de la facture
  • Vérification de toute différence
  • Paiement selon les modalités établies
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25
Q
  1. La rétroaction
A
  • Évaluation du processus
    * Longueur
    * Valeur ajoutée
    * Apprentissage
    * Élimination des urgences
  • Évaluation des fournisseurs
    * Nombre de rejets
    * Nombre de retards
    * Exactitude des données transmises
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26
Q

La politique d’approvisionnement

A
  • Guide permettant d’uniformiser le mode de
    fonctionnement du service.
    * Permet d’encadrer le processus afin qu’il se
    conforme aux normes et politiques de l’entreprise;
    * Guide le personnel de l’approvisionnement dans ses choix et obligations.
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27
Q

Pourquoi chercher de nouvelles sources
d’approvisionnement?

A

Mode réactif :
* Pour répondre à un nouveau besoin OU à une demande
ponctuelle;
* Pour remplacer un fournisseur insatisfaisant;
Mode proactif :
* Pour assurer une saine mise en concurrence des fournisseurs;
* Pour favoriser l’innovation.

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28
Q

3 types de sources

A

Le manufacturier
Le distributeur
Revendeur ou détaillant

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29
Q

Homologation des sources potentielles

A
  • Compétence et organisation qualité
  • Compétence démontrée en R&D
  • Compétence industrielle
  • Flexibilité / organisation logistique
  • Réactivité / services
  • Compétitivité
  • Respect des obligations en matière de
    développement durable
  • Pérennité / compétence de gestion
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30
Q

3 Critères de sélection

A

« Top 3 » habituel :
* Qualité
* Prix
* Délai

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31
Q

Les coûts-qualités

A
  • Coût de la non-qualité :
    * Coût de défaillance interne
    * Coût de la défaillance externe
  • Coût de la qualité :
    * Coût de contrôle
    * Coût de prévention
  • COÛTS TOTAUX QUALITÉ = Coût non-qualité + coût qualité
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32
Q

La standardisation

A

Effort d’uniformisation des pièces, des composants d’un produit ou d’un service en vue de réduire leur nombre et leurs sources d’approvisionnement.

  • Peut réduire les coûts (acquisition,
    commandes et stockage);
  • Fait suite à une analyse de la valeur;
  • Attention de ne pas perdre des
    caractéristiques importantes.
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33
Q

La normalisation

A
  • Permet de s’assurer d’un
    certain niveau de qualité.
  • Normalisation des
    processus
    * Ex: ISO 9001 : 2015
    * Ex: ISO 14000
  • Normalisation des
    produits
    * Ex: RoHS
    * Ex: CSA, UL
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34
Q

Le rôle de l’approvisionnement

A
  • Mise au point de spécifications complètes et
    adéquates des exigences de qualité;
  • Sélection des fournisseurs appropriés;
  • Surveillance et suivi des travaux du fournisseur;
  • Évaluation de la performance coût-qualitéservice
    des fournisseurs.
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35
Q

L’assurance qualité

A
  • Vérification des spécifications
    techniques
  • Audit du fournisseur
  • Vérification des certifications du
    fournisseur et de son produit
  • Développement d’un processus
    de contrôle de la qualité (CSP)
  • Mise au point d’un plan de
    défaillance
  • Période de test
36
Q

Définitions des critères

A

Critères de non-recevabilité
* Critères concernant le processus
* Ex : Date et heure de fermeture, documents à remettre, signatures appropriées, etc.
* Critères de conformité ou éliminatoires
* Critères concernant le produit ou le service
* Critères de sélection
* Doivent inclure un mode d’attribution

37
Q

La grille de pondération

A
  • Choix des critères à retenir
  • Attribution d’un poids à chacun des critères
  • La source obtenant la meilleure note sera
    retenue
    * Permet une comparaison quantitative
    des offres reçues de différentes sources
38
Q

Processus d’évaluation des offres

A

1) Vérification de la recevabilité
* L’offre n’est pas ouverte à cette étape
2) Vérification de la conformité des
soumissions
* Aucun prix n’est connu à cette étape
3) L’évaluation de la qualité
* Note minimale de passage à atteindre
4) Le calcul du coût total

39
Q

Coût total de possession

A

Ensemble des coûts occasionnés par l’acquisition d’un produit, tout au long de son cycle de vie.

40
Q

Les bénéfices du coût total de possession

A
  • Négociation facilitée
  • Évaluation complète des offres
  • Analyse poussée de la performance des
    fournisseurs
  • Orientation à long terme des acquisitions
41
Q

Les défis du coût total de possession

A
  • Exige du temps
  • Pas d’approche universelle
  • Utilisation de l’outil à doser
42
Q

Modalités de paiement, rabais et remises

A

-Escomptes au comptant
-Rabais de gros
-Rabais multiples
-Remises sur quantité
-Remises cumulatives

43
Q

Typologie des fournisseurs (Wajnsztok)

A
  • Top
  • Entrants
  • Sur glace
  • Sortants
44
Q

L’évaluation des fournisseurs

A

L’évaluation informelle
* Base continue
* Jugement subjectif sur l’état
des relations
L’évaluation formelle
* Rencontre des dirigeants
* Trimestrielle ou annuelle
* Revue plus formalisée de
l’état des choses

45
Q

Critère d’évaluation Acheteur / Fournisseur

A

Critères d’évaluation de l’acheteur
* Qualité
* Prix
* Service
* Livraison
* Rendement
* Professionnalisme
Critères d’évaluation du fournisseur
* Rapidité de paiement
* Accessibilité
* Équité
* Professionnalisme

46
Q

Le classement des fournisseurs

A

Fournisseur exceptionnel
Fournisseur privilégié
Bon fournisseur
Fournisseur acceptable
Fournisseur inacceptable

47
Q

Causes de litiges

A

Les coûts :
* Les coûts inclus, exclus, cachés
La quantité :
* Litige sur la quantité livrée
Qualité :
* L’adéquation à ce qui est demandé
* L’inspection et les tests de qualité
* La détérioration dont le fournisseur serait responsable
Le transport :
* Le mode de transport
* La responsabilité du transport
* La protection des biens durant le transport
Les délais de production et de livraison
Les modalités de paiement :
* Les délais
* Les conditions d’escompte
* Les remises sur quantité

48
Q

Mesures répressives

A

Acheteur :
* Cessation des achats
* Refus de paiement
* Refus des envois
* Recours aux tribunaux
Fournisseur :
* Refus d’expédier
* Majoration unilatérale des prix sans préavis
* Conditions extravagantes
* Exiger des garanties supplémentaires

49
Q

Mesures constructives

A

Acheteur :
* Engagement à long terme
* Partage d’informations
* Inviter le fournisseur à discuter
* Réponses rapides à toute demande du fournisseur
Fournisseur :
* Modification des prix
* Améliorations des délais
* Personnalisation du service
* Prévenir rapidement de tout changement

50
Q

Formation du contrat

A
  • Reflète la volonté des deux parties
  • Est constitué par l’acceptation inconditionnelle d’une
    offre valablement faite
  • Comporte une série de modalités raisonnablement
    précises
  • Inclut un prix précis ou définissable
  • Est conclu entre deux parties ayant la capacité légale
    de contracter
  • S’appuie sur des contreparties réciproques
  • Vise l’accomplissement volontaire d’un acte légal
51
Q

Les garanties

A

Obligations du vendeur:
* Garantie du droit de propriété: le vendeur
garantit à l’acheteur que le bien est libre de
tout droit et se porte garant de tout
empiétement.
* Garantie de qualité: le bien vendu et ses
accessoires sont exempts de vices cachées
qui le rendent impropres à l’usage auquel on
le destine.
* Garantie du fabricant
* Suit le bien
* Garantie du détaillant (concessionnaire)
* Suit le propriétaire

52
Q

Formation du contrat et Lieu d’acceptation

A

Il faut prévoir le lieu d’acceptation du
contrat:
* Établir le tribunal en cas de litige
* Définir la loi régissant le contrat
* Influencer les frais pour se défendre en
cours
* Mettre les chances de son côté vis-à-vis le
juge

53
Q

Contrat d’adhésion

A

tu signe thats it on peut pas négocier

54
Q

Autres considérations légales

A

Droit d’inspection et Droit de refus
On doit définir le « délai raisonnable »

55
Q

Clauses de partage de risque

A

Si applicable
-GARANTIE DE SOUMISSION ET/OU D’EXÉCUTION
-CLAUSES DE BONUS
Nécessaire
-CLAUSES DE PÉNALITÉ
-CLAUSE DE RÉSILIATION

56
Q

Types de contrat

A

Nature du contrat:
*Produits
*Services
*Mixtes Fréquence des commandes:
*Répétitives (calendrier)
*Sur demande (commandes)
Durée:
*Une seule commande
*Court terme (3 mois à 1 an)
*Moyen terme (1 an à 3 ans)
*Long terme (3 ans à 10 ans)
Fréquence des commandes:
*Répétitives (calendrier)
*Sur demande (commandes)
Aussi à considérer:
*Contrat d’exclusivité et/ou de partenariat;
*Contrat à prix fermes versus variables.

57
Q

Modification du contrat

A

La modification de contrat est motivée par l’intérêt de maintenir l’engagement

  • Par entente mutuelle
  • Devant un tribunal (ATTENTION aux pouvoirs du juge)
58
Q

Modification du contrat

A
  • Par consentement mutuel
  • Pour raison de commodité
  • Pour inexécution (clause)
59
Q

Mode de résolution

A

1) Négociation
2) Médiation
3) Arbitrage
4) Recours aux tribunaux

60
Q

Le processus de négociation

A

1) Fixer des objectifs
2) Établir les faits
3) Reconnaître les points litigieux
4) Fixer une position
* Maximale
* Cible
* Minimale
5) Planifier une stratégie

61
Q

La préparation avant la négociation

A

Augmente:
* L’image professionnelle
* L’image d’entreprise
* L’assurance
* L’anticipation

Diminue:
* La perte de temps
* Les erreurs – oublis
* La dispersion
* Les imprévus

62
Q

La préparation: La fixation des objectifs

A

Quels résultats sont attendus de la réunion de
négociation?
* Prioriser ses demandes

  • Quels messages faut-il faire
    passer?

Quelles sont les limites à
respecter?
* Minimum
* Cible
* Maximum

63
Q

La préparation: L’élaboration de l’argumentation

A

Identifier les arguments efficaces
* Originaux, spécifiques, objectifs, pertinents, positifs

Présenter les arguments de façon
logique
* Au bon moment, en fonction du déroulement, écoute

Prendre le temps de répéter
* Connaître ses arguments et ses dossiers

64
Q

Caractéristiques de l’approvisionnement dans le secteur public

A
  • Lois et règlements à respecter;
  • Procédures à utiliser;
  • Divulgation de l’information;
  • Gestion adéquate des fonds;
  • Pression des contribuables.
65
Q

Lois et règlements à respecter :
Les actions à prendre selon la valeur du marché

A

0 $ à 24 999$ Gré à gré
25 000$ à 99 999$
Appel d’offres sur invitation
pour les réseaux (éducation / santé)
Appel d’offres public
pour les ministères et organismes
100 000$ ou plus
Appel d’offres public pour tous

66
Q

Lois et règlements à respecter
Précisions sur le contrat de gré à gré

A

Selon la LCOP – Lorsque le seuil d’appel d’offres est dépassé, possible seulement si :
* Situation d’urgence;
* Un seul contractant possible (ex: droit de propriété);
* Question de nature confidentielle ou protégée;
* On peut démontrer qu’un appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public.

67
Q

Les modes d’adjudication

A

Le plus bas prix conforme :
Le contrat est adjugé à l’entreprise dont le prix de la soumission est le plus bas parmi les soumissions conformes qui ont satisfait à tous les critères de qualité (seuil minimal de qualité de 70 %).

La formule du prix ajusté le plus bas :

Prix ajusté = Prix soumis / Coefficient d’ajustement pour la qualité
Coefficient d’ajustement pour la qualité =
1 + K x (Note finale pour la qualité – 70) / 30

Le paramètre K exprime en % ce que le donneur d’ordre est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100
points, et doit être compris entre 15% et 30% selon les règlements.

68
Q

Marge préférentielle – Développement durable (LCOP)

A
  • Lorsqu’une spécification liée au développement
    durable et à l’environnement pour la réalisation d’un
    contrat est considérée, celle-ci doit être précisée
    dans les documents d’appel d’offres.
  • Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’organisme public doit permettre à toute entreprise de présenter une soumission. À ce moment, une marge préférentielle d’au plus 10 % devra être accordée aux entreprises qui répondent à l’exigence prévue, conformément à ce qui sera indiqué dans les documents d’appel d’offres. À noter que cette exigence peut s’appliquer en même temps que celle liée à l’assurance de la qualité. Toutefois,
    ces marges préférentielles mises ensemble ne
    peuvent dépasser 10 %.
69
Q

La préparation d’un appel d’offres

A

1) Rédaction des clauses et devis;
2) Diffusion aux fournisseurs:
* Système électronique d’appel d’offres: www.seao.ca
* Journaux (surtout utilisé dans le secteur municipal).
3) Addenda;
4) Dépôt et ouverture des soumissions:
* Toutes les soumissions doivent être ouvertes publiquement en présence d’au moins deux témoins, aux date, heure et lieu mentionnés dans l’appel d’offres.
5) Conformité (signature, garanties);
6) Évaluation des soumissions;
7) Attribution de contrat dans les délais prescrits:
* Réponses aux soumissionnaires;
* Reddition de comptes.

70
Q

Acquisition d ’immobilisations

A

Une immobilisation corporelle est un actif physique détenu par l’entreprise au-delà de l’exercice en cours (au moins un an).

71
Q

Une immobilisation incorporelle

A

Une immobilisation incorporelle est un actif non
monétaire sans substance physique.
* Exemples : logiciels, fonds commercial, brevets, liste de clients

72
Q

Particularités des acquisition
d’immobilisations

A
  • Faible récurrence du besoin;
  • Marché fournisseur très segmenté avec des positions de quasi-monopole;
  • Achat très technique impliquant une forte pression interne;
  • Durée d’utilisation longue impliquant plusieurs
    éléments de coûts;
  • Négociation contractuelle complexe;
  • Impact significatif sur les opérations.
73
Q

Acquisition d’immobilisations: Les Critères de sélection

A

Qualité
* Capacité
* Flexibilité
* Efficacité technique
* Adaptation au besoin
* Garantie
* Niveau de standardisation
* Service après-vente
Délai
* Délais de livraison
* Temps de montée en cadence (ramp-up)
* Délai d’intervention
* Temps d’immobilisation
Coût
* Coût d’acquisition (prix, transport, installation)
* Coût d’utilisation
* Coûts de main-d’oeuvre
* Délais de paiement
* Coût d’opportunité

74
Q

Acquisition d ’immobilisations : Considérer d’autres options

A

La location
L’usagé

75
Q

Se départir d’un bien immobilisé :

A
  • Céder au fournisseur (valeur de reprise)
  • Transfert ou vente
  • Recyclage ou destruction
76
Q

Le transport

A
  • Routier
  • Ferroviaire
  • Aérien
  • Maritime
  • Transporteurs publics
  • Transporteurs à forfaits
  • Transporteurs privés
77
Q

Bon de connaissement

A

Reconnaissance écrite, émise par un transporteur, attestant qu’il a reçu des marchandises qu’il s’engage à livrer à un endroit déterminé, à la personne désignée, le destinataire, ou à son mandataire.

78
Q

Avis d’expédition - ASN (Advanced Shipping Notice) :

A
  • Document électronique par lequel le fournisseur avertit le client d’une expédition à
    venir et lui fournit des détails sur la nature et la quantité des marchandises.
  • Peut également comprendre d’autres informations telles que le jour et l’heure de
    l’expédition et un temps estimé de livraison.
79
Q

Les conditions franco à bord (FAB)
FOB en anglais

A
  • L’expression “franco à bord” indique que les biens achetés seront livrés à un endroit donné tous frais de transport payés.
  • Même si le fournisseur règle les frais de
    transport, c’est l’acheteur qui les assume au
    bout du compte, puisque le fournisseur les
    inclut alors dans son prix global.

——-Le choix du lieu où les biens seront livrés franco à bord est important pour l’acheteur car il détermine:
* Qui paiera le transporteur;
* À quel moment l’entreprise acheteuse
deviendra légalement propriétaire des
biens expédiés;
* Qui devra présenter une demande
d’indemnité au transporteur advenant la
perte ou l’endommagement des biens au
cours du transport.

80
Q

3 FAB

A

FAB Origine, destination et point de transfert

81
Q

Les “PL”

A

3PL
4PL

82
Q

Vente au détail : Les défis quotidiens

A
  • Un changement rapide de la demande
  • Les promotions
  • La centralisation des centres de distribution
  • Les choix de l’assortiment ou de la gamme
  • Les livraisons en retard
  • Les ruptures de stocks
  • Les surplus d’inventaire
  • Les vols
83
Q

Mathématiques : L’escompte

A
  • Plusieurs fournisseurs préfèrent négocier un escompte sur le prixde détail suggéré plutôt qu’un prix coûtant :
  • Fixe une base de négociation
  • Permet une variation en terme d’achat au volume
  • Permet une communication marketing claire
    Coût = Détail x (100 – escompte) / 100
84
Q

Mathématiques : Le prix de vente

A

Marge sur le coût (mark up)
* Pourcentage ajouté au prix coûtant pour obtenir le prix vendant
* Plutôt utilisé en distribution

Marge bénéficiaire (margin)
* Proportion du prix final représentant un profit
Prix de vente = Coût x (1 + mark up)
Marge bénéficiaire = (vendant – coûtant) x 100 / vendantj

85
Q

Le modèle Kraljic

A
  1. Classification des produits et services
  2. Analyse du marché
  3. Positionnement stratégique
  4. Plan d’action
86
Q

Kraljic : Classification

A

Leviers
Stratégique
Non critiques
Difficiles

Opérations, Logistique et Développement Durable (2 decks)

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