Gestion des achats Flashcards
Objectifs de la fonction approvisionnement
La gestion des approvisionnements vise à satisfaire les besoins en biens et en services des demandeurs au sein de l’entreprise, selon: Volume, Délai, Prix, Qualité, Flexibilité, Variété
L’apport de l’approvisionnement (idk)
- Une source d’information
- L’effet sur le plan de l’efficacité (qualité, délais)
- L’effet sur la position concurrentielle
- L’effet sur l’image
- L’effet sur le rendement de l’actif (stocks)
- L’effet de levier sur le bénéfice
Calcul de l’effet de levier
- Effet de levier de l’approvisionnement (ELA)
% variation du profit net
% absolu de variation du coût d’approvisionnement
Impacts stratégiques et économiques de l’approvisionnement
- Réduire les coûts totaux
- Réduire les sommes investies dans les
stocks - Hausser le niveau de qualité
- Susciter l’amélioration des produits et des
processus - Combattre l’inflation
Les différents secteurs économiques
Secteur industriel : Approvisionnement industriel / institutionnel
Secteur commercial : Approvisionnement commercial / institutionnel
Secteur des services : Approvisionnement industriel / commercial / institutionnel
Les obligations de la fonction
- Les lois en vigueur
- Le code de déontologie de la profession (SCMA)
- Le code de conduite de l’entreprise
- Les politiques et procédures de l’entreprise
- Les obligations contractuelles de l’entreprise
Les prérogatives de
l’approvisionnement
- Le droit de choisir le fournisseur
- Le droit de choisir la méthode de détermination
des prix et des conditions - Le droit de remettre en question les
spécifications - Le droit de coordonner les contacts avec les
fournisseurs pouvoirs potentiels
La place de l’approvisionnement
La structure d’une entreprise indique la place
qu’elle réserve à l’approvisionnement.
* Différentes structures hiérarchiques
* Par type de produits, par secteur
géographique
* Centralisée vs décentralisée
Approvisionnement
par type de
produits ou
services
1) Achats directs :
* Tout achat directement lié à la production
d’un bien ou à la prestation d’un service.
* Ex : matières premières, équipement,
emballages, …
2) Achats indirects :
* Tout achat nécessaire au fonctionnement de
l’entreprise mais non directement lié au
produit ou au service.
* Ex : publicité, présentoirs, fourniture de
bureau, …
2 types d’approvisionnement (possible de faire les deux)
- Approvisionnement par type
de produits
-Approvisionnement par
région géographique
Centralisation vs décentralisation (Hybride possible)
Avantages et Inconvénients
Centralisation : Un seul département / Importance du contrôle
Décentralisation : Liberté décisionnelle / Plusieurs départements
- Voir avantages et inconvénients
Avantage : Les consortiums ou groupements d’achats
- Avantages de la centralisation et de la décentralisation;
- Achat de volume;
- Certification et évaluation des fournisseurs;
- Développement de normes de qualité;
- Coûts d’acquisition et de gestion réduits;
- Réduction du temps consacré à recevoir des
fournisseurs.
Désavantage : Les consortiums ou groupements d’achats
- Oblige une standardisation des besoins;
- Potentiel de diminution de la qualité en
faveur du prix - Impact sur le service des fournisseurs (ex:
livraison) - Restriction de l’offre de produits en faveur
du volume d’achat - Perte de petits fournisseurs (volume trop
élevé, délais dans les paiements) - Peut causer des problèmes de
confidentialité.
Activités du regroupement et des membres
- Regroupement
- Analyse et standardisation des besoins
- Analyse des marchés
- Développement des stratégies d’acquisition
- Recherche et sélection des fournisseurs
- Soumissions et appels d’offres
- Établissement des niveaux de qualité
- Administration des contrats
- Membres
- Commandes
- Gestion de l’inventaire
9 étapes du processus d’approvisionnement
1) Reconnaissance du besoin
2) L’objet
3) Sources
4) Analyse
5) Commande
6) Relance
7) Réception
8) Paiement
9) Rétroaction
- La reconnaissance du
besoin
- Permet de passer de “besoin” à objet
ou service à acheter. - Peut être automatique ou automatisé.
- Peut être planifié (budget) ou non
(urgence). - Peut être unique, à répétition.
- Peut signifier un engagement à court
ou à long terme.
La demande
d’achats
- La date
- L’identification du requérant
- La description complète du besoin
- La date de livraison désirée
- Instructions particulières, au besoin
- L’autorisation
- L’objet
- Peut être un produit ou un service
- Tangible vs intangible
- Uniformité des biens finis
- Politiques de l’entreprise
- Description complète du besoin
- Identification des caractéristiques
inconnues
- La sélection des
sources
d’approvisionnement
-Qui impliquer et qui contacter?
Utilisateur
Acheteur
Décideur
- Qui contacter?
Fournisseurs existants ou nouvelles sources
- Comment procéder?
Appel d’offres sur invitation versus public
Négociation
- L’analyse des soumissions
- En fonction des objectifs:
- Qualité: selon les
spécifications demandées; - Garanties;
- Quantité;
- Délais: Date(s) voulue(s) de
livraison; - Lieux: Modalités de livraison
et de transport; - Coûts: Coût total de
possession.
- La préparation du bon de commande
- Bon de commande régulier (négociation cas
par cas) - Contrat à long terme
- Marché d’approvisionnement (blanket
purchase order)
- Le suivi et la relance
- Le suivi consiste en la vérification courante
des progrès réalisés afin de s’assurer que le
fournisseur sera à même de respecter ses
promesses de livraison. - La relance consiste à exercer une certaine
pression sur le fournisseur pour qu’il
respecte ses engagements initiaux ou qu’il
devance sa livraison.
- La réception et l’inspection
- Vérification de la marchandise reçue
- Contrôle de qualité (si nécessaire)
- Appariement avec le bon de commande
- Manutention de la marchandise
- L’approbation et le paiement
- Lien avec la comptabilité
- Appariement du bon de livraison de la facture
- Vérification de toute différence
- Paiement selon les modalités établies
- La rétroaction
- Évaluation du processus
* Longueur
* Valeur ajoutée
* Apprentissage
* Élimination des urgences - Évaluation des fournisseurs
* Nombre de rejets
* Nombre de retards
* Exactitude des données transmises
La politique d’approvisionnement
- Guide permettant d’uniformiser le mode de
fonctionnement du service.
* Permet d’encadrer le processus afin qu’il se
conforme aux normes et politiques de l’entreprise;
* Guide le personnel de l’approvisionnement dans ses choix et obligations.
Pourquoi chercher de nouvelles sources
d’approvisionnement?
Mode réactif :
* Pour répondre à un nouveau besoin OU à une demande
ponctuelle;
* Pour remplacer un fournisseur insatisfaisant;
Mode proactif :
* Pour assurer une saine mise en concurrence des fournisseurs;
* Pour favoriser l’innovation.
3 types de sources
Le manufacturier
Le distributeur
Revendeur ou détaillant
Homologation des sources potentielles
- Compétence et organisation qualité
- Compétence démontrée en R&D
- Compétence industrielle
- Flexibilité / organisation logistique
- Réactivité / services
- Compétitivité
- Respect des obligations en matière de
développement durable - Pérennité / compétence de gestion
3 Critères de sélection
« Top 3 » habituel :
* Qualité
* Prix
* Délai
Les coûts-qualités
- Coût de la non-qualité :
* Coût de défaillance interne
* Coût de la défaillance externe - Coût de la qualité :
* Coût de contrôle
* Coût de prévention - COÛTS TOTAUX QUALITÉ = Coût non-qualité + coût qualité
La standardisation
Effort d’uniformisation des pièces, des composants d’un produit ou d’un service en vue de réduire leur nombre et leurs sources d’approvisionnement.
- Peut réduire les coûts (acquisition,
commandes et stockage); - Fait suite à une analyse de la valeur;
- Attention de ne pas perdre des
caractéristiques importantes.
La normalisation
- Permet de s’assurer d’un
certain niveau de qualité. - Normalisation des
processus
* Ex: ISO 9001 : 2015
* Ex: ISO 14000 - Normalisation des
produits
* Ex: RoHS
* Ex: CSA, UL
Le rôle de l’approvisionnement
- Mise au point de spécifications complètes et
adéquates des exigences de qualité; - Sélection des fournisseurs appropriés;
- Surveillance et suivi des travaux du fournisseur;
- Évaluation de la performance coût-qualitéservice
des fournisseurs.
L’assurance qualité
- Vérification des spécifications
techniques - Audit du fournisseur
- Vérification des certifications du
fournisseur et de son produit - Développement d’un processus
de contrôle de la qualité (CSP) - Mise au point d’un plan de
défaillance - Période de test
Définitions des critères
Critères de non-recevabilité
* Critères concernant le processus
* Ex : Date et heure de fermeture, documents à remettre, signatures appropriées, etc.
* Critères de conformité ou éliminatoires
* Critères concernant le produit ou le service
* Critères de sélection
* Doivent inclure un mode d’attribution
La grille de pondération
- Choix des critères à retenir
- Attribution d’un poids à chacun des critères
- La source obtenant la meilleure note sera
retenue
* Permet une comparaison quantitative
des offres reçues de différentes sources
Processus d’évaluation des offres
1) Vérification de la recevabilité
* L’offre n’est pas ouverte à cette étape
2) Vérification de la conformité des
soumissions
* Aucun prix n’est connu à cette étape
3) L’évaluation de la qualité
* Note minimale de passage à atteindre
4) Le calcul du coût total
Coût total de possession
Ensemble des coûts occasionnés par l’acquisition d’un produit, tout au long de son cycle de vie.
Les bénéfices du coût total de possession
- Négociation facilitée
- Évaluation complète des offres
- Analyse poussée de la performance des
fournisseurs - Orientation à long terme des acquisitions
Les défis du coût total de possession
- Exige du temps
- Pas d’approche universelle
- Utilisation de l’outil à doser
Modalités de paiement, rabais et remises
-Escomptes au comptant
-Rabais de gros
-Rabais multiples
-Remises sur quantité
-Remises cumulatives
Typologie des fournisseurs (Wajnsztok)
- Top
- Entrants
- Sur glace
- Sortants
L’évaluation des fournisseurs
L’évaluation informelle
* Base continue
* Jugement subjectif sur l’état
des relations
L’évaluation formelle
* Rencontre des dirigeants
* Trimestrielle ou annuelle
* Revue plus formalisée de
l’état des choses
Critère d’évaluation Acheteur / Fournisseur
Critères d’évaluation de l’acheteur
* Qualité
* Prix
* Service
* Livraison
* Rendement
* Professionnalisme
Critères d’évaluation du fournisseur
* Rapidité de paiement
* Accessibilité
* Équité
* Professionnalisme
Le classement des fournisseurs
Fournisseur exceptionnel
Fournisseur privilégié
Bon fournisseur
Fournisseur acceptable
Fournisseur inacceptable
Causes de litiges
Les coûts :
* Les coûts inclus, exclus, cachés
La quantité :
* Litige sur la quantité livrée
Qualité :
* L’adéquation à ce qui est demandé
* L’inspection et les tests de qualité
* La détérioration dont le fournisseur serait responsable
Le transport :
* Le mode de transport
* La responsabilité du transport
* La protection des biens durant le transport
Les délais de production et de livraison
Les modalités de paiement :
* Les délais
* Les conditions d’escompte
* Les remises sur quantité
Mesures répressives
Acheteur :
* Cessation des achats
* Refus de paiement
* Refus des envois
* Recours aux tribunaux
Fournisseur :
* Refus d’expédier
* Majoration unilatérale des prix sans préavis
* Conditions extravagantes
* Exiger des garanties supplémentaires
Mesures constructives
Acheteur :
* Engagement à long terme
* Partage d’informations
* Inviter le fournisseur à discuter
* Réponses rapides à toute demande du fournisseur
Fournisseur :
* Modification des prix
* Améliorations des délais
* Personnalisation du service
* Prévenir rapidement de tout changement
Formation du contrat
- Reflète la volonté des deux parties
- Est constitué par l’acceptation inconditionnelle d’une
offre valablement faite - Comporte une série de modalités raisonnablement
précises - Inclut un prix précis ou définissable
- Est conclu entre deux parties ayant la capacité légale
de contracter - S’appuie sur des contreparties réciproques
- Vise l’accomplissement volontaire d’un acte légal
Les garanties
Obligations du vendeur:
* Garantie du droit de propriété: le vendeur
garantit à l’acheteur que le bien est libre de
tout droit et se porte garant de tout
empiétement.
* Garantie de qualité: le bien vendu et ses
accessoires sont exempts de vices cachées
qui le rendent impropres à l’usage auquel on
le destine.
* Garantie du fabricant
* Suit le bien
* Garantie du détaillant (concessionnaire)
* Suit le propriétaire
Formation du contrat et Lieu d’acceptation
Il faut prévoir le lieu d’acceptation du
contrat:
* Établir le tribunal en cas de litige
* Définir la loi régissant le contrat
* Influencer les frais pour se défendre en
cours
* Mettre les chances de son côté vis-à-vis le
juge
Contrat d’adhésion
tu signe thats it on peut pas négocier
Autres considérations légales
Droit d’inspection et Droit de refus
On doit définir le « délai raisonnable »
Clauses de partage de risque
Si applicable
-GARANTIE DE SOUMISSION ET/OU D’EXÉCUTION
-CLAUSES DE BONUS
Nécessaire
-CLAUSES DE PÉNALITÉ
-CLAUSE DE RÉSILIATION
Types de contrat
Nature du contrat:
*Produits
*Services
*Mixtes Fréquence des commandes:
*Répétitives (calendrier)
*Sur demande (commandes)
Durée:
*Une seule commande
*Court terme (3 mois à 1 an)
*Moyen terme (1 an à 3 ans)
*Long terme (3 ans à 10 ans)
Fréquence des commandes:
*Répétitives (calendrier)
*Sur demande (commandes)
Aussi à considérer:
*Contrat d’exclusivité et/ou de partenariat;
*Contrat à prix fermes versus variables.
Modification du contrat
La modification de contrat est motivée par l’intérêt de maintenir l’engagement
- Par entente mutuelle
- Devant un tribunal (ATTENTION aux pouvoirs du juge)
Modification du contrat
- Par consentement mutuel
- Pour raison de commodité
- Pour inexécution (clause)
Mode de résolution
1) Négociation
2) Médiation
3) Arbitrage
4) Recours aux tribunaux
Le processus de négociation
1) Fixer des objectifs
2) Établir les faits
3) Reconnaître les points litigieux
4) Fixer une position
* Maximale
* Cible
* Minimale
5) Planifier une stratégie
La préparation avant la négociation
Augmente:
* L’image professionnelle
* L’image d’entreprise
* L’assurance
* L’anticipation
Diminue:
* La perte de temps
* Les erreurs – oublis
* La dispersion
* Les imprévus
La préparation: La fixation des objectifs
Quels résultats sont attendus de la réunion de
négociation?
* Prioriser ses demandes
- Quels messages faut-il faire
passer?
Quelles sont les limites à
respecter?
* Minimum
* Cible
* Maximum
La préparation: L’élaboration de l’argumentation
Identifier les arguments efficaces
* Originaux, spécifiques, objectifs, pertinents, positifs
Présenter les arguments de façon
logique
* Au bon moment, en fonction du déroulement, écoute
Prendre le temps de répéter
* Connaître ses arguments et ses dossiers
Caractéristiques de l’approvisionnement dans le secteur public
- Lois et règlements à respecter;
- Procédures à utiliser;
- Divulgation de l’information;
- Gestion adéquate des fonds;
- Pression des contribuables.
Lois et règlements à respecter :
Les actions à prendre selon la valeur du marché
0 $ à 24 999$ Gré à gré
25 000$ à 99 999$
Appel d’offres sur invitation
pour les réseaux (éducation / santé)
Appel d’offres public
pour les ministères et organismes
100 000$ ou plus
Appel d’offres public pour tous
Lois et règlements à respecter
Précisions sur le contrat de gré à gré
Selon la LCOP – Lorsque le seuil d’appel d’offres est dépassé, possible seulement si :
* Situation d’urgence;
* Un seul contractant possible (ex: droit de propriété);
* Question de nature confidentielle ou protégée;
* On peut démontrer qu’un appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public.
Les modes d’adjudication
Le plus bas prix conforme :
Le contrat est adjugé à l’entreprise dont le prix de la soumission est le plus bas parmi les soumissions conformes qui ont satisfait à tous les critères de qualité (seuil minimal de qualité de 70 %).
La formule du prix ajusté le plus bas :
Prix ajusté = Prix soumis / Coefficient d’ajustement pour la qualité
Coefficient d’ajustement pour la qualité =
1 + K x (Note finale pour la qualité – 70) / 30
Le paramètre K exprime en % ce que le donneur d’ordre est prêt à payer de plus pour passer d’une soumission de 70 points à une soumission de 100
points, et doit être compris entre 15% et 30% selon les règlements.
Marge préférentielle – Développement durable (LCOP)
- Lorsqu’une spécification liée au développement
durable et à l’environnement pour la réalisation d’un
contrat est considérée, celle-ci doit être précisée
dans les documents d’appel d’offres. - Si l’imposition d’une telle exigence réduit indûment la concurrence, l’organisme public doit permettre à toute entreprise de présenter une soumission. À ce moment, une marge préférentielle d’au plus 10 % devra être accordée aux entreprises qui répondent à l’exigence prévue, conformément à ce qui sera indiqué dans les documents d’appel d’offres. À noter que cette exigence peut s’appliquer en même temps que celle liée à l’assurance de la qualité. Toutefois,
ces marges préférentielles mises ensemble ne
peuvent dépasser 10 %.
La préparation d’un appel d’offres
1) Rédaction des clauses et devis;
2) Diffusion aux fournisseurs:
* Système électronique d’appel d’offres: www.seao.ca
* Journaux (surtout utilisé dans le secteur municipal).
3) Addenda;
4) Dépôt et ouverture des soumissions:
* Toutes les soumissions doivent être ouvertes publiquement en présence d’au moins deux témoins, aux date, heure et lieu mentionnés dans l’appel d’offres.
5) Conformité (signature, garanties);
6) Évaluation des soumissions;
7) Attribution de contrat dans les délais prescrits:
* Réponses aux soumissionnaires;
* Reddition de comptes.
Acquisition d ’immobilisations
Une immobilisation corporelle est un actif physique détenu par l’entreprise au-delà de l’exercice en cours (au moins un an).
Une immobilisation incorporelle
Une immobilisation incorporelle est un actif non
monétaire sans substance physique.
* Exemples : logiciels, fonds commercial, brevets, liste de clients
Particularités des acquisition
d’immobilisations
- Faible récurrence du besoin;
- Marché fournisseur très segmenté avec des positions de quasi-monopole;
- Achat très technique impliquant une forte pression interne;
- Durée d’utilisation longue impliquant plusieurs
éléments de coûts; - Négociation contractuelle complexe;
- Impact significatif sur les opérations.
Acquisition d’immobilisations: Les Critères de sélection
Qualité
* Capacité
* Flexibilité
* Efficacité technique
* Adaptation au besoin
* Garantie
* Niveau de standardisation
* Service après-vente
Délai
* Délais de livraison
* Temps de montée en cadence (ramp-up)
* Délai d’intervention
* Temps d’immobilisation
Coût
* Coût d’acquisition (prix, transport, installation)
* Coût d’utilisation
* Coûts de main-d’oeuvre
* Délais de paiement
* Coût d’opportunité
Acquisition d ’immobilisations : Considérer d’autres options
La location
L’usagé
Se départir d’un bien immobilisé :
- Céder au fournisseur (valeur de reprise)
- Transfert ou vente
- Recyclage ou destruction
Le transport
- Routier
- Ferroviaire
- Aérien
- Maritime
- Transporteurs publics
- Transporteurs à forfaits
- Transporteurs privés
Bon de connaissement
Reconnaissance écrite, émise par un transporteur, attestant qu’il a reçu des marchandises qu’il s’engage à livrer à un endroit déterminé, à la personne désignée, le destinataire, ou à son mandataire.
Avis d’expédition - ASN (Advanced Shipping Notice) :
- Document électronique par lequel le fournisseur avertit le client d’une expédition à
venir et lui fournit des détails sur la nature et la quantité des marchandises. - Peut également comprendre d’autres informations telles que le jour et l’heure de
l’expédition et un temps estimé de livraison.
Les conditions franco à bord (FAB)
FOB en anglais
- L’expression “franco à bord” indique que les biens achetés seront livrés à un endroit donné tous frais de transport payés.
- Même si le fournisseur règle les frais de
transport, c’est l’acheteur qui les assume au
bout du compte, puisque le fournisseur les
inclut alors dans son prix global.
——-Le choix du lieu où les biens seront livrés franco à bord est important pour l’acheteur car il détermine:
* Qui paiera le transporteur;
* À quel moment l’entreprise acheteuse
deviendra légalement propriétaire des
biens expédiés;
* Qui devra présenter une demande
d’indemnité au transporteur advenant la
perte ou l’endommagement des biens au
cours du transport.
3 FAB
FAB Origine, destination et point de transfert
Les “PL”
3PL
4PL
Vente au détail : Les défis quotidiens
- Un changement rapide de la demande
- Les promotions
- La centralisation des centres de distribution
- Les choix de l’assortiment ou de la gamme
- Les livraisons en retard
- Les ruptures de stocks
- Les surplus d’inventaire
- Les vols
Mathématiques : L’escompte
- Plusieurs fournisseurs préfèrent négocier un escompte sur le prixde détail suggéré plutôt qu’un prix coûtant :
- Fixe une base de négociation
- Permet une variation en terme d’achat au volume
- Permet une communication marketing claire
Coût = Détail x (100 – escompte) / 100
Mathématiques : Le prix de vente
Marge sur le coût (mark up)
* Pourcentage ajouté au prix coûtant pour obtenir le prix vendant
* Plutôt utilisé en distribution
Marge bénéficiaire (margin)
* Proportion du prix final représentant un profit
Prix de vente = Coût x (1 + mark up)
Marge bénéficiaire = (vendant – coûtant) x 100 / vendantj
Le modèle Kraljic
- Classification des produits et services
- Analyse du marché
- Positionnement stratégique
- Plan d’action
Kraljic : Classification
Leviers
Stratégique
Non critiques
Difficiles
