examen final

Question 1

Expliquez la différence entre valeur primaire et valeur secondaire selon schellenberg.

Answer 1

La valeur primaire renvoie surtout à la création à des fins administratives, financières, légales et opérationnelels. Elle est à plus court terme. La valeur secondaire, elle, est à plus long terme et renvoie à l’usage à des fins de témoignage et d’information.

Question 2

Quels sont les deux types de valeur secondaire?

Answer 2

Valeur de témoignage (preuve) des activités du créateur et du fonctionnement d’une organisation. Ensuite, il y a la valeur informationnelle qui renseigne sur les personnes, les choses, les problèmes, les conditions, etc. Plus général?

Question 3

À quoi renvoie la notion d’importance dans l’analyse de la valeur informationnelle?

Answer 3

la densité de l’information contenue, les conditions physiques du document, l’arrangement.

Question 4

Quelles sont les facteurs dans l’analyse de la valeur de témoignage?

Answer 4

La structure de l’organisation, les liens entre les documents et les fonctions, la teneur des documents.

Question 5

Quels concepts sont à la base de l’établissement des règles de conservation?

Answer 5

La doube valeur des archives ainsi que la théorie des trois âges.

Question 6

Quels sont les critères d’évaluation pour la preuve administrative?

Answer 6

• Fonctions ou activités que
  fonde le document
• Décisions administratives
  que fonde le document
• Positionnement de ces
  fonctions ou activités par
  rapport à la structure
  organisationnelle
• Cheminement dans
  l’appareil administratif

Question 7

Quels sont les critères d’évaluation pour la preuve légale?

Answer 7

Droits que fonde le
document
* Lois ou règlements ayant
une incidence sur la
conservation du document
* Délais définis par la
prescription légale
* Obligation d’obtenir la
permission d’un organisme
d’éliminer

Question 8

Quels sont les critères d’évaluation pour la preuve financière?

Answer 8

Activités financières que
fonde le document
* Durée du cycle comptable
ou financier de
l’organisation
* Durée du cycle comptable
ou financier de l’institution
de tutelle

Question 9

Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation?

Answer 9

Un ensemble de règles déterminant la durée de conservation des séries et dossiers relatifs aux activités d’un organisme

Question 10

Quels sont les trois catégories d’objectifs du calendrier de conservation?

Answer 10

Objectifs administratifs, objectifs légaux et objectifs historiques.

Question 11

Donnez des exemples d’ojectifs administratifs du calendrier de conservation.

Answer 11

Diminuer la masse documentaire, réduire les coûts de conservation, augmenter l’efficacité, etc.

Question 12

Donnez des exemples d’objectifs légaux du calenrier de conservation.

Answer 12

Répondre aux exigences légales, permettre de détruire ce qui n’est pas légal, etc.

Question 13

Donnez des exemples d’objectifs historiques pour le calendrier de conservation.

Answer 13

Identifier quels documents constituent la mémoire de l’organisme, identifier les documents ayant un intérêt pour la recherche, enrichir le partimoine sociétal.

Question 14

Quels sont les deux outils complémentaires au calendrier de conservation?

Answer 14

Critères de tri et tableau d’échantillonnage.

Question 15

Quels sont les deux mode de présentaiton des règles de conservation?

Answer 15

linéaire et tableau

Question 16

Comment se nomme le système de saisie en ligne des calendrier de conservation de BAnQ?

Answer 16

GALA

Question 17

Quels sont les supports possibles dans les formulaires de règles de conservation?

Answer 17

Papier, disque magnétique, bande magnétique, disque optique, microforme, film, autre

Question 18

Que veulent dire les codes 888 et 999?

Answer 18

888 c’Est pour la conservation jusqu’au dénouement du dossier. 999 c’est pour la conservation jusqu’à remplacement par une nouvelle version. Dans les deux cas on parle du stade actif.

Question 19

Quelle est la différence entre une règle fermée et une règle ouverte?

Answer 19

La règle fermée est de durée fixe, alors que la règle ouverte fait appel aux codes 888 et 999.

Question 20

Quelles sont les principales étapes de l’élaboration d’un calendrier de conservation?

Answer 20

La macro-évaluation/analyse des besoins (connaître l’organisation) et la micro-évaluation à l’échelle des opérations (juger de la valeur).

Question 21

Décrivez le processus d’élaboration d’un calendrier de conservation.

Answer 21

Obtention d’un mandat clair, analyse des besoins, calendriers types, dossiers témoins, documents obsolètes, ÉLABORATION DE LA RÈGLE, outils de référence autres, approbation, diffusion et application, puis procédure de mise à jour (loop à analyse des besoins).

Question 22

Quelles sont les étapes de l’élaboration d’une règle.

Answer 22

Numérotation de la règle, titre identifiant le type de dossiers, unités détentrices, code de classification, description du contenu, délai de conservation, support, remarques.

Question 23

Que contient un calendrier de conservation?

Answer 23

Une page couverture, une identification de l’organisme, une introduction, un recueil de règles, autres outils de référence, puis indications relatives à l’approbation.

Question 24

Quelles sont les étapes de l’élaboration d’un calendrier qui renvoient à l’analyse des besoins?

Answer 24

Collecte d’inforamtion, prise de connaissance des délais en vigueur, rencontre avec les dirigeants, collecte de documents de référence, atelier de travail avec les responsables.

Question 25

Quelles sont les trois divisions de BAnQ?

Answer 25

La grande bibliothèque, la bibliothèque nationale et les archives nationales.

Question 26

Combien de succursales des Archives nationales y a-t-il au Québec?

Answer 26

10

Question 27

Quelles sont les 6 dimonsions du cadre conceptuel des archives nationales du Québec?

Answer 27

Rareté, représentativité, preuve crédible, communicabilité, exploitabilité et contexte organisationnel.

Question 28

Quels sont les critères d’évaluation des archives à BAnQ?

Answer 28

Renseignements sur l’organisme, répercussion, caractère décisionnel et reddition de compte, caractère complet et détaillé, caractère unique, besoins de recherche,

Question 29

quelles sont les étapes du processus d’évaluation des archives à BAnQ?

Answer 29

analyse et documentation aux archives nationales, veille, consultations, avis externe

Question 30

Donnez 3 exemples de cas d eréévaluation à BAnQ.

Answer 30

Dossiers de subventions, registres de comptabilité, dossiers d’employés

Question 31

Quels sont les changements récents aux recueils de BAnQ?

Answer 31

Suppresiion d ela disposition tri à l’inactif, création de règles par processus plutôt que par activité ou par type de documents. regroupement des documents à conservation permanente, diminution des délais ouverts

Question 32

Quels organismes doivent verser aux Archives nationales?

Answer 32

Ministères, organismes gouvernementaux ou judiciaires

Question 33

Quels organismes doivent conserver leurs archives?

Answer 33

Organismes municipaux, de transport, de santé et d’éducation

Question 34

Vrai ou faux, le versement à BAnQ revient à transférer la propriété intellectuelle des archives.

Answer 34

Faux, seulement la propriété matérielle.

Question 35

Quelles sont les recommandations d’acquisiton à BAnQ?

Answer 35

Communautés culturelles, commerces et entreprises, peuples autochtones et patrimoine religieux.

Question 36

Quelles sont les étapes du processus d’acquisition à BAnQ?

Answer 36

Évaluation de l’offre, rencontre avec la personne, évaluation des archives proposées, présentation au comité, négociation, arrivée des documents, nouvelle évaluation lors du traitement.