examen final Flashcards
Expliquez la différence entre valeur primaire et valeur secondaire selon schellenberg.
La valeur primaire renvoie surtout à la création à des fins administratives, financières, légales et opérationnelels. Elle est à plus court terme. La valeur secondaire, elle, est à plus long terme et renvoie à l’usage à des fins de témoignage et d’information.
Quels sont les deux types de valeur secondaire?
Valeur de témoignage (preuve) des activités du créateur et du fonctionnement d’une organisation. Ensuite, il y a la valeur informationnelle qui renseigne sur les personnes, les choses, les problèmes, les conditions, etc. Plus général?
À quoi renvoie la notion d’importance dans l’analyse de la valeur informationnelle?
la densité de l’information contenue, les conditions physiques du document, l’arrangement.
Quelles sont les facteurs dans l’analyse de la valeur de témoignage?
La structure de l’organisation, les liens entre les documents et les fonctions, la teneur des documents.
Quels concepts sont à la base de l’établissement des règles de conservation?
La doube valeur des archives ainsi que la théorie des trois âges.
Quels sont les critères d’évaluation pour la preuve administrative?
- Fonctions ou activités que
fonde le document - Décisions administratives
que fonde le document - Positionnement de ces
fonctions ou activités par
rapport à la structure
organisationnelle - Cheminement dans
l’appareil administratif
Quels sont les critères d’évaluation pour la preuve légale?
Droits que fonde le
document
* Lois ou règlements ayant
une incidence sur la
conservation du document
* Délais définis par la
prescription légale
* Obligation d’obtenir la
permission d’un organisme
d’éliminer
Quels sont les critères d’évaluation pour la preuve financière?
Activités financières que
fonde le document
* Durée du cycle comptable
ou financier de
l’organisation
* Durée du cycle comptable
ou financier de l’institution
de tutelle
Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation?
Un ensemble de règles déterminant la durée de conservation des séries et dossiers relatifs aux activités d’un organisme
Quels sont les trois catégories d’objectifs du calendrier de conservation?
Objectifs administratifs, objectifs légaux et objectifs historiques.
Donnez des exemples d’ojectifs administratifs du calendrier de conservation.
Diminuer la masse documentaire, réduire les coûts de conservation, augmenter l’efficacité, etc.
Donnez des exemples d’objectifs légaux du calenrier de conservation.
Répondre aux exigences légales, permettre de détruire ce qui n’est pas légal, etc.
Donnez des exemples d’objectifs historiques pour le calendrier de conservation.
Identifier quels documents constituent la mémoire de l’organisme, identifier les documents ayant un intérêt pour la recherche, enrichir le partimoine sociétal.
Quels sont les deux outils complémentaires au calendrier de conservation?
Critères de tri et tableau d’échantillonnage.
Quels sont les deux mode de présentaiton des règles de conservation?
linéaire et tableau
Comment se nomme le système de saisie en ligne des calendrier de conservation de BAnQ?
GALA
Quels sont les supports possibles dans les formulaires de règles de conservation?
Papier, disque magnétique, bande magnétique, disque optique, microforme, film, autre
Que veulent dire les codes 888 et 999?
888 c’Est pour la conservation jusqu’au dénouement du dossier. 999 c’est pour la conservation jusqu’à remplacement par une nouvelle version. Dans les deux cas on parle du stade actif.
Quelle est la différence entre une règle fermée et une règle ouverte?
La règle fermée est de durée fixe, alors que la règle ouverte fait appel aux codes 888 et 999.
Quelles sont les principales étapes de l’élaboration d’un calendrier de conservation?
La macro-évaluation/analyse des besoins (connaître l’organisation) et la micro-évaluation à l’échelle des opérations (juger de la valeur).
Décrivez le processus d’élaboration d’un calendrier de conservation.
Obtention d’un mandat clair, analyse des besoins, calendriers types, dossiers témoins, documents obsolètes, ÉLABORATION DE LA RÈGLE, outils de référence autres, approbation, diffusion et application, puis procédure de mise à jour (loop à analyse des besoins).
Quelles sont les étapes de l’élaboration d’une règle.
Numérotation de la règle, titre identifiant le type de dossiers, unités détentrices, code de classification, description du contenu, délai de conservation, support, remarques.
Que contient un calendrier de conservation?
Une page couverture, une identification de l’organisme, une introduction, un recueil de règles, autres outils de référence, puis indications relatives à l’approbation.
Quelles sont les étapes de l’élaboration d’un calendrier qui renvoient à l’analyse des besoins?
Collecte d’inforamtion, prise de connaissance des délais en vigueur, rencontre avec les dirigeants, collecte de documents de référence, atelier de travail avec les responsables.
