Examen fin de session

Question 1

Quelles sont les étapes d’un processus budgétaire

Answer 1

1. Estimer les dépenses liées à la mise en œuvre des tâches
2. Estimer les sommes que pourra générer le projet (revenus)
3. Établir les priorités budgétaires, estimer les coûts liés aux obligations budgétaires
4. Élaborer les stratégies de revenues et planifier les activités qui demandent du financement
5. Faire adopter le budget (élaborer la politique budgétaire)

Question 2

Quelles sont les activités de financement

Answer 2

· Les subventions aux gouvernements (aide financière pour les OSBL)
· Les commandites aux entreprises privées (échange de services)
· La commercialisation (tarification, produits dérivés et édités, restauration)
· La collecte de fond (campagne de financement, événement bénéfice, loterie autorisés, promotion originale)

Question 3

Quelles sont les étapes nécessaires à la recherche de financement

Answer 3

1. L’établissement de revenus
2. Statut de l’investisseur (or, argent, bronze)
3. Visibilité offerte aux commanditaires
4. Entente d’affaires (contrats entre le commanditaire et le commandité)

Question 4

Quelles sont les différentes étapes de la planification opérationnelle.

Answer 4

1. Le concept (présention du projet)
2. Planification structurelle (WBS)
3. Planification organisationelle (Organigramme)
4. Planification des opérations (Gantt)
5. Planification financière (dotation des ressources financières)
6. Scénario de mise en œuvre et de gestions des risques

Question 5

Quelle est l’importance de la planification organisationnelle

Answer 5

Le calendrier d’exécution :
Cela consigne à assigner les tâches aux ressources humaines sur une période donnée en identifiant les tâches préalables et les périodes d’exécution. Finalement, cela nous permet de déterminer les étapes critiques ou les résultats attendus. Nous sommes donc organisés.
PERMET D’ÉVITER : perte d’argent, perte d’énergie, perte de ressources

Question 6

Explique le processus de structuration du projet (WBS work break-down structure)

Answer 6

La planification structurelle s’opère par l’analyse du bien livrable final et des activités nécessaires à sa réalisation, Work Breakdown Structure (WBS).
La structuration des tâches
1. Le bien livrable
2. Ce qu’il faut pour que le bien livrable soit prêt et complet
3. Les sous-composantes nécessaires à la réalisation
4. Les lots de travail nécessaires à la réalisation
Par exemple :
1. Stand à hotdog
2. Stock, ressources humaines, promotion, équipements
3. Équipements : BBQ, petite caisse, table, réfrigérateur
4. BBQ : contrat de location, livraison des BBQ, achat/location propane, retour de location

Question 7

Pourquoi le WBS est-il utile?

Answer 7

· Définir les composantes du projet.
· Détailler les spécificités des ressources requises.
· Éventuellement donner un squelette à l’organisation.
· Évaluer le temps nécessaire à la réalisation du projet.
· Quoi faire, quoi déléguer, quoi donner en sous-traitance?
· Bref, définir ce qui doit être fait (pas comment ou quand)

Question 8

Que nécessite une planification de qualité

Answer 8

· Une mesurabilité et un contrôle possible des activités
· Des activités avec un début et une fin
· Des livrables
· Une capacité d’estimer temps et argent
· Une durée acceptable
· Des tâches indépendantes dans leur exécution

Question 9

Expliquer l’utilité et élaborer une matrice de responsabilités.
explique la méthode RACI

Answer 9

La matrice de responsabilités est un outil de gestion de projets qui consiste à désigner les différentes personnes ayant un lien avec les tâches à effectuer
RACI: responsable, approuve, consulté, informé

Question 10

à quoi sert une politique budgétaire.

Answer 10

Habituellement adoptée par le conseil d’administration (OSBL) ou fait partie des pratiques administratives (public).
Pose les normes pour l’approbation des dépenses
· Qui peut autoriser la signature d’une dépense ?
· Combien de signatures sont nécessaires ?
· Dépenses de déplacement et de représentation ?

Limites de dépenses ?
· Qu’est-ce qui nécessite l’approbation d’un supérieur ?
· Qu’est-ce qui nécessite un appel d’offres ?

Question 11

Pourquoi est-ce important de faire l’analyse sommaire des ressources dans le processus d’avant-projet

Answer 11

· Consiste en une estimation sommaire des ressources matérielles, humaines et financières nécessaires au succès du projet.
· Considérez déjà si ces ressources seront nécessaires dans la planification, la mise en œuvre (ou l’évaluation du projet).

Question 12

Que doit-on faire dans l’évaluation des ressources matérielles nécessaires à un projet de programmation, d’événement ou d’aménagement;

Answer 12

Faire la recension des locaux et espaces nécessaires tant lors de la planification que lors de la mise en œuvre.
· Faire la distinction entre :
Les lieux de prestation/diffusion (et ses à-côtés)
Les espaces dédiés à l’administration avant, pendant et après le projet
Les lieux nécessaires à l’entreposage du matériel
· Faire la recension du matériel et des services nécessaires au succès du projet, tant lors de la planification que lors de la mise en œuvre.
· Penser entre autres au matériel et aux services liés :
Directement au projet (matières premières pour transformation, ou matériel nécessaire)
Aux exigences de montage/démontage
À l’administration (ordinateur, internet)
Aux besoins de réfrigération et à l’énergie
· Voir la possibilité de louer ou d’acheter.
· Préciser le rôle des fournisseurs et des contractuels.

Question 13

comment Évaluer les ressources humaines nécessaires à un projet de programmation ou d’événement;

Answer 13

· Faire la recension des employés, des bénévoles et des contractuels nécessaires au succès du projet, autant pour la planification que la mise en œuvre.
· Ne pas sous-estimer l’impact des salaires (et de leurs charges sociales 18 %).
· Ne pas oublier les liquidités nécessaires aux premières paies.
Dépenses vs liquidités disponibles
· Distinguer la planification et la mise en œuvre (et définir si et quand les deux s’entrecoupent)
· Les bénévoles ne sont pas gratuits !

Question 14

comment Évaluer les ressources financières nécessaires à un projet de programmation ou d’événement et décrire différents postes de dépenses;

Answer 14

· Faire la recension des dépenses et des revenus nécessaires au succès du projet, tant lors de la planification que de la mise en œuvre.
· Il s’agit principalement de quantifier les dépenses estimées;
· De viser à combler ces dépenses par les revenus nécessaires à l’atteinte des objectifs;
3 grands types d’objectifs : profit, équilibre ou déficit
· Contrairement à l’étude de marché, on peut s’interroger sur d’autres sources possibles de financement.

Ce que nous devrions savoir sur le budget
À quoi sert principalement le budget
Outil de planification et de contrôle
Les revenus et les dépenses de l’ensemble du projet
Est-ce qu’un budget peut changer ? Prévision et actualisation
Ce qu’est un budget pro forma
Distinguer les charges fixes (CF) et charges variables (CV)
Connaître le point mort et le seuil de rentabilité ?

Question 15

Expliquer comment estimer les ressources nécessaires et les coûts de production d’un projet;

Answer 15

Point mort : Le point mort définit le moment où l’entreprise atteint son seuil de rentabilité; c’est-à-dire, à quel moment elle devient rentable (exprimé normalement en nombre de jours).

Seuil de rentabilité : Le seuil de rentabilité montre le niveau d’activité minimum de l’entreprise pour être rentable (exprimé en chiffre d’affaires)

Question 16

Décrire ce qui distingue un projet d’aménagement en ce qui a trait aux ressources nécessaires.

Answer 16

· Les dépenses d’un projet d’aménagement :
· Un projet souvent sans revenus associés
· L’importance du fournisseur et de délimiter son budget
Coûts en aménagement et en équipements
· Des professionnels différents (architectes, architectes paysagistes…)
Modes de fonctionnement à préciser

Question 17

Décrire les étapes nécessaires à la recherche de financement.

Answer 17

Étapes à la recherche de financement :
Se fixer un objectif clair et atteignable
Déterminer nos forces et faiblesses
Déterminer si nous cherchons du financement à court terme, moyen, long terme ou d’urgence
Identifier la source visée (publique, privée) et choisir l’activité de financement appropriée
Cibler et personnaliser les approches
Préciser les tâches et les responsabilités

Question 18

Décrire des activités de financement

Answer 18

· Commercialisation : prix d’entrée, produits dérivés, restaurations, exploitations de concessions
· Subventions : programme récurent, gouvernement
· Commandites : biens et services contre de la promotion
· Collectes de fonds : campagne annuelle, loterie, événement spécial

Question 19

Faire la distinction entre un groupe et la création d’une équipe de travail et le rôle que doit jouer le chef de projet.

Answer 19

Le leader est confronté à se faire accepter dans son rôle.

Le rôle du chef d’équipe se précise. Il veille :
• Au rôle des membres de l’équipe (organigramme = structure du pouvoir formel, réseau de communication) et à la dotation de personnel (qui, à quel poste, pour faire quoi ?);
• À la taille de l’équipe et l’éventail de subordination;
• Aux types de ressources humaines avec qui il va travailler : salarié, bénévole, contractuel)
… pour éventuellement, travailler :
• Au partage d’objectifs et aux normes (influencer la culture organisationnelle);
• À la cohésion de l’équipe et à la convergence des actions.

Question 20

Décrire les critères de succès ou d’échec de la gestion d’un chef de projet.

Answer 20

Critères de succès :
● Utiliser efficacement les outils de gestion.
● Critiquer et accepter la critique, les commentaires.
● Faire preuve d’ouverture (Être à l’écoute).
● Organiser son temps.
● Diriger des réunions efficaces.
● Informer l’équipe de toutes ses décisions.
● Conserver son sens de l’humour.
● Rester fidèle à l’organisation et à son groupe.

Critères d’échecs
● Ne pas répondre immédiatement.
● Reprogrammer trop souvent.
● Ne pas se soucier suffisamment de la qualité.
● Administrer plutôt que gérer.
● Vouloir gérer l’ensemble du projet dans les moindres détails.
● Ne pas maîtriser les outils de gestion.
● Ne pas effectuer une surveillance constante de la progression.

Question 21

Expliquer différentes composantes du concept de prix et expliquer comment le consommateur fait ses choix.

Answer 21

Le coût de l’activité, inclut
· Les coûts liés à l’équipement, à ce qui est préalable (fixes resources users invest)
· Les ressources monétaires entourant l’activité (transport, nourriture, gardienne)
· Les coûts d’opportunité
· Les coûts psychiques
· Les coûts liés aux efforts

Question 22

Expliquer différents enjeux liés à la tarification des services.

Answer 22

Le prix d’une activité en loisir public est un débat perpétuel sur :
· Le principe de l’utilisateur-payeur (benefits principle) et celui de la capacité de payer (ability-to-pay principle).
· La définition des externalités du loisir public et leur valeur.
· L’équité et l’efficience, ou comment le débat de la tarification du loisir public est lié à sa raison d’être.
· L’impact possible sur la mission de l’organisation, passant de servir la cause, à trouver de l’argent pour servir la cause.
· La logique diffère de l’entreprise privée qui vise la maximisation des profits

Question 23

Analyser des risques potentiels et élaborer des stratégies pour les gérer. (identification des risques en 4 étapes)

Answer 23

1. Identification des risques
   Identifier les risques qui pourraient nuire à la réalisation du projet.
   – Subvention retardée ou annulée.
   – Problème de recrutement des bénévoles.
   – Fournisseur en rupture de stock.
   Les risques peuvent toucher, entre autres…
   – Les ressources humaines
   – Les technologies et les outils de travail
   – Le financement
   – Les fournisseurs et les acteurs externes (politiques)
2. Analyse des risques
   Classer les risques selon
   – Leur probabilité (faible, modérée, forte, imminente)
   Leur effet/coût (insignifiant, tolérable, sérieux, catastrophique

3.     Planification des stratégies
Identifier pour chaque risque (important)
–      Une stratégie d’évitement
–      Une stratégie de minimisation
–      Un plan de contingence

4. Veille des risques
   L’idée est de garder un œil sur l’évolution des risques
   – Ajustement de l’évaluation des probabilités et des effets.
   – Ajustement et mise en application de façon proactive des stratégies.
   – Important de déléguer la responsabilité et la rétroaction de la veille.

La veille est un excellent outil de suivi et de contrôle pour le gestionnaire de projet.

Question 24

Expliquer en quoi consiste le scénario d’exécution, le plan d’aménagement et les aspects protocolaires dans la gestion d’un projet.

Answer 24

Le scénario d’exécution
• Proche parent du GANTT
• Essentiel lors de la phase de mise en œuvre d’un événement : précise qui fait quoi, à quelle heure.
• Très intéressant (et utile) pour une vision d’ensemble du jour J.
• La technique est la même que la planification opérationnelle… mais dans un horizon temporel plus court, dans l’action, avec des directives.
Que doit comprendre le scénario?
● Horaire de la journée, responsabilités/qui est impliqué, commentaires et les « ne pas oublier ».
● L’HEURE PEUT DÉPENDRE DES DÉLAIS (Marge de manœuvre).
● Comprend les numéros des responsables, les numéros des principaux fournisseurs, le plan d’urgence.
● Éléments de protocole (et le temps alloué).
● Fréquences radio (ou # de cellulaire).
● Sert à bien décrire certains impondérables.
● Prévoir le démontage.

Le plan d’aménagement
· Pour certaines activités, un plan d’aménagement est souhaité pour une meilleure efficience lors de la mise en œuvre.
· Particulièrement utile lorsque des sous-traitants s’occupent de la manutention.
· Sert également à prévoir les éléments techniques et matériels.
· Aide aussi aux aspects techniques et visuels.
· Disposition de salles : Voir Branchaud, annexe C.

Le protocole (même chose que le cours de communication)
· Réfère à l’ensemble des pratiques attendues lors de la participation de dignitaires.
· Va de l’ordre des discours, au positionnement des drapeaux.
· Pensez sécurité (et partenariat avec le service de sécurité) et visibilité (et partenariat avec l’attaché politique).