exam 2

Question 1

Définition planification structurelle

Answer 1

Définition des lots de travail
Une planification de qualité comprends ;
- une mesurabilité et un contrôle des activités 
- des lots de travail avec un début et une fin 
- des livrables 
- Capacité d'estimer temps et argent 
- Durée acceptable
- des tâches indépendantes dans leur exécution 
Peut également contenir 
- les responsables des lots de travail  
- les dépendances, préalables et dates prévues 
- indicateurs de succès 
- budget 
- liste action à effectuer 
Avantages ;
-description des extrants 
- description de l'ampleur du projet 
Inconvénients 
- attention au micro management 
- gestion du projet vs gestion des autres trucs administratifs 
- pas une to do liste
- pas de verbes d'action

Question 2

Importance planification structurelle

Answer 2

• définir les composantes du projet
• définir les spécifités des ressources requises
• limiter les surprises
• évaluer le temps attitré au projet
• évaluer la performance du projet, son évolution
• délégation
• ce qui doit être fait

Question 3

Définition WBS (Work Break down structure)

Answer 3

vue d’ensemble du projet (bien livrable)
- quelles sont les ressources nécessaire?
- Fondation planif du projet
- aider structure RH …
Aller chercher 100% à chaque niveau
Contrôle de la question de mettre dans le temps

Question 4

Définir planification organisationnelle

Answer 4

Ensemble du processus

1. On réunit les tâches en poste
   - On va mettre de la structure dans l’organisation
   - On réunit les tâches qui se ressemblent

La planification organisationnelle réunit ;
1. Planification structurelle (lots de travail)
2. Planification organisationnelle (organigramme)
3. Planification opérationnelle
Gantt (voir notes)
RACI, délégation de tâches, qui est responsable de quoi (voir notes)
4. Planification financière
Dotation des RF
5. Scénario de mise en œuvre et gestion des risques

Question 5

Importance planification organisationnelle

Answer 5

• réduire l’incertitude
• augmentation de la compréhension du projet, coordonner
• gérer les risques
• assurer l’efficience
• Éviter la courbe de souffrance
• trouver la meilleure structure
• temps plein ou partiel
• poste planif
• à quel moment la mise en œuvre
• salarié ou bénévole

Question 6

Nommer les différentes formes d’organigramme

Answer 6

Départementalisation : vise à comprendre structure organisation. Vise à créer structure la plus efficiente et performante . Départir responsabilité de tous.
1. Fonctionnel
Organigramme normal
2. Commando
projet d’une certaine durée qui s’intègre à part d’un organigramme fonctionnel et qui s’enlève quand le projet fini
3. Matriciel
Triche sur la fonction de seulement 1 supérieur
Conjugaison de fonctionnelle et de projet
but : identification des personnes faisant partis de l’équipe
4. Par projet
Seulement le temps du projet

Question 7

Rôle du mandataire du projet (promoteur)

Answer 7

• donner une grande orientation au projet
• attentes
• essaie de pousser une idée, mais ne la réalise pas nécessairement
  partie 1 du travail
• avant-projet
• Il peut y avoir plusieurs projets

Question 8

Rôle chef de projet

Answer 8

• La référence aux opérations
• Chef d’orchestre du projet
• Mise en œuvre de l’idée
• Met en place orientation
• Gestion
• Communication
• Embauche, développement de l’organisation
• Souvent supervision et contrôle

Question 9

Définir la matrice de responsabilités (RACI) et son utilité

Answer 9

Délégation de la tâche, qui est responsable de la tâche?
R : responsable d’agir
A : qui approuve le travail (responsable de rendre des comptes
C :consulté (avant la fin de la tâche)

I: Informé (après la fin de la tâche

Une seule personne qui approuve le travail

Question 10

Définir la planification financière

Answer 10

Dotation financière, comment on gère l’argent?

Faisabilité financière.

Question 11

Comprendre le processus budgétaire d’un processus

Answer 11

1. Qu’est-ce que le projet coûte, estimation des dépenses
2. Combien doit-on avoir pour couvrir le projet
3. Priorités, coûts liés aux obligations budgétaires, Limites syndicale (ex. échelle salariale)
4. Commandite, stratégies de revenues
5. Adoption du budget

Question 12

expliquer à quoi sert une politique budgétaire

Answer 12

Fait partie des pratiques administratives.
Poser les normes pour l’approbation des dépenses
Limite de dépenses
Permet de limiter, de garder un contrôle
Habituellement, c’est un conseil d’administration qui l’adopte

Question 13

Ressources matérielle nécessaires projet programmation, événements ou aménagement

Answer 13

Faire la différence entre ;
- lieux planif projet 
- lieux prestations 
- lieux entreposage 
Possibilité d'acheter ou de louer 
Ne pas oublier ;
- Électricité
- Réfrigération 
- Ordinateurs …

Question 14

Évaluer les ressources humaines nécessaires projet de programmation, événements ou aménagement

Answer 14

Ne pas oublier ;

• salaire
• Liquidités requises aux premiers salaires
• distinguer planification et mise en œuvre
• Bénévoles et leurs coûts

Voir powerpoint pour évaluation de leurs coûts

Question 15

Évaluer RF projet programmation, événements ou aménagement

Answer 15

Recension dépenses et revenues.
Quantifier les dépenses estimées.
Viser à combler ses dépenses par les revenues engendrés
Autres sources de financement possible?

Question 16

Comment estimer ressources nécessaires et coûts de production

Answer 16

BUDGET

• outils de contrôle et de planif avant le projet
• budget peut changer
• budget pro forma avant qu’il soit adopté
• point mort, équilibre revenues et dépenses
• coûts pas nécessairement proportionnels u nb de personnes
• subvention
• équipe et besoins primaires

Question 17

Ce qui distingue un projet d’aménagement en terme de ressources nécessaires

Answer 17

• Projet souvent sans revenues associés
• l’importance du fournisseur et délimiter son budget
• coûts en aménagement et équipements
• professionnels différents

Question 18

Étapes nécessaires à la recherche de financement

Answer 18

1. Commercialisation (prix entrée, produits dérivés, restauration, ect.) : vente au détail
2. Subventions : une aide
3. Commandites : un investissement
4. Collecte de fonds : activité-bénéfice
5. Autres : taux de change, intérêts bancaires

Étapes ;

1. Se fixer un objectif clair
2. Connaître nos forces et faiblesses
3. Déterminer si on cherche du financement à court, long terme ou d’urgence
4. Cibler et personnaliser les approches
5. Préciser les tâches et responsabilités
6. Identifier la source visée et choisir l’activité de financement choisie

Question 19

Distinction entre groupe et équipe de travail

Answer 19

Partage d’objectifs et de normes
Devenir une équipe performante
Culture organisationnelle : transformer des individus en 1 groupe organisationnel
Cycle de vie d’une équipe
1. formation : apport de chacun, objectifs perso
2. conflits : encourager les membres à exprimer leurs idées
3. Cohésion : aider les membres à se rapprocher
4. Fonctionnement : s’assurer que chacun possède l’autonomie nécessaire
5. ajournement : marquer la fin du projet

Question 20

Critères de succès ou d’échec de la gestion d’un chef de projet

Answer 20

Ne pas être gêné de critiquer, c’est notre rôle
Comprendre la critique de l’autre
Ne pas faire trop de réunions, diriger les réunions de façon efficace
Rester nous-mêmes
Rester fidèles à l’organisation
Organiser son temps
Être ouvert
Informer l’équipe de toutes ses décisions
Garder son sens de l’humour
Utiliser de façon efficace les outils de gestion

Question 21

Qu’est-ce qu’un prix et comment le consommateur fait ses choix?

Answer 21

Prix : ce que tu paies pour une activité, le loisir n’est pas un bien public, mais pas une entreprise privée
Question de perception de valeur
ex : je prendrais pas ce jambon il est trop à bas prix, ça cache quelque chose
prix composé :pas uniquement le prix pour participer
Dans une logique d’offre et de demande
Comprendre le prix dans un ensemble de dimensions
Coûts fixes et variables
Concept d’utilisateur /payeur

Question 22

Analyse risques

Answer 22

1. Identifier
2. Qualifier, classer selon probabilité fible, modérée, forte, imminente
3. Identifier pour chaque risque
   - stratégie évitement : diminuer
   - stratégie minimisation : effet
   - Plan de contingence : plan b
4. Veille des risques : qualifier le risque et trouver une solution

Question 23

scénario exécution d’un projet

Answer 23

Document que l'on donne à l'ensemble de l'équipe 
Chose à ne pas oublier, horaire, responsable
Contient les numéros des responsables
Éléments de protocole 
Fréquence radio 
Sert à décrire des impondérables
Démontage 
L'heure peut varier selon les délais

Question 24

Plan aménagement

Answer 24

où est-ce que les objets vont se retrouver
Pour meilleure efficience lors du montage
Utile pour les sous-traitants
Sert à prévoir les besoins techniques, les besoins de matériel
Aide aux aspects techniques et au visuel

Question 25

aspects protocolaires projet

Answer 25

Réfère à l’ensemble des pratiques attendues lors de la venue des dignitaires
À prendre en considération : ordre de parole, sécurité, drapeau

Question 26

Définir le rôle de l’évaluateur

Answer 26

1. Mesurer : atteint ou non
   On mesure : le processus, les résultats (performance, atteinte) et l’impact, le rendement des projets
2. Décrire : intrants/ extrants de l’organisation, qu’est-ce qui manque
3. Jugement : prendre position
   Il importe de choisir les bons indicateurs

Question 27

Jugement d’efficacité

Answer 27

Est-ce qu’on a atteint nos objectifs

1. Formuler des objectifs a priori d’activité, de produit et d’effet
2. Identifier les facteurs d’évaluation cible
3. décrire la méthode d’évaluation
4. décrire et discuter le niveau d’atteinte

Question 28

Jugement d’efficience

Answer 28

Manière dont on a géré est-ce qu’on aurait pu être davantage performant
Porte sur les méthodes et les moyens

Question 29

Pourquoi on procède à l’évaluation de projet?

Answer 29

• rétroaction savoir si succès ou échec
• améliorer l’organisation
• apporter un rationnel aux actions futures
• Imputabilité, tenu de faire ce qu’on dit
• Établir atteinte des buts et des objectifs
• Analyser les produits et les effets
• Éliminer au besoin les programmes moins performants

Question 30

Décrire des objets d’évaluation en LCT

Answer 30

• on compte le nombre de participants
• On discute des attentes avec les participants
• on mesure ou subit les point budgétaires
• on créé des programmes avec des objectifs absents ou imprécis
• L’évaluation en LCT fait souvent défaut

Outils d’évaluation
participant : motivation, satisfaction, changement dans l’attitude
Programmation :leadership, gestion des risques, contenu
Place: aménagement, sécurité dans la pratique
politique et administration : budget, analyse coûts-bénéfices
personnel : rétroaction, formation

Object d'évaluation : différent rôle
1. Tactique de l'organisation 
2. efficacité et efficience 
3. Évaluation exacte d'une activité 
but : faire une évaluation crédible, fiable et utile