exam 2 Flashcards
Définition planification structurelle
Définition des lots de travail Une planification de qualité comprends ; - une mesurabilité et un contrôle des activités - des lots de travail avec un début et une fin - des livrables - Capacité d'estimer temps et argent - Durée acceptable - des tâches indépendantes dans leur exécution Peut également contenir - les responsables des lots de travail - les dépendances, préalables et dates prévues - indicateurs de succès - budget - liste action à effectuer Avantages ; -description des extrants - description de l'ampleur du projet Inconvénients - attention au micro management - gestion du projet vs gestion des autres trucs administratifs - pas une to do liste - pas de verbes d'action
Importance planification structurelle
- définir les composantes du projet
- définir les spécifités des ressources requises
- limiter les surprises
- évaluer le temps attitré au projet
- évaluer la performance du projet, son évolution
- délégation
- ce qui doit être fait
Définition WBS (Work Break down structure)
vue d’ensemble du projet (bien livrable)
- quelles sont les ressources nécessaire?
- Fondation planif du projet
- aider structure RH …
Aller chercher 100% à chaque niveau
Contrôle de la question de mettre dans le temps
Définir planification organisationnelle
Ensemble du processus
- On réunit les tâches en poste
- On va mettre de la structure dans l’organisation
- On réunit les tâches qui se ressemblent
La planification organisationnelle réunit ;
1. Planification structurelle (lots de travail)
2. Planification organisationnelle (organigramme)
3. Planification opérationnelle
Gantt (voir notes)
RACI, délégation de tâches, qui est responsable de quoi (voir notes)
4. Planification financière
Dotation des RF
5. Scénario de mise en œuvre et gestion des risques
Importance planification organisationnelle
- réduire l’incertitude
- augmentation de la compréhension du projet, coordonner
- gérer les risques
- assurer l’efficience
- Éviter la courbe de souffrance
- trouver la meilleure structure
- temps plein ou partiel
- poste planif
- à quel moment la mise en œuvre
- salarié ou bénévole
Nommer les différentes formes d’organigramme
Départementalisation : vise à comprendre structure organisation. Vise à créer structure la plus efficiente et performante . Départir responsabilité de tous.
1. Fonctionnel
Organigramme normal
2. Commando
projet d’une certaine durée qui s’intègre à part d’un organigramme fonctionnel et qui s’enlève quand le projet fini
3. Matriciel
Triche sur la fonction de seulement 1 supérieur
Conjugaison de fonctionnelle et de projet
but : identification des personnes faisant partis de l’équipe
4. Par projet
Seulement le temps du projet
Rôle du mandataire du projet (promoteur)
- donner une grande orientation au projet
- attentes
- essaie de pousser une idée, mais ne la réalise pas nécessairement
partie 1 du travail - avant-projet
- Il peut y avoir plusieurs projets
Rôle chef de projet
- La référence aux opérations
- Chef d’orchestre du projet
- Mise en œuvre de l’idée
- Met en place orientation
- Gestion
- Communication
- Embauche, développement de l’organisation
- Souvent supervision et contrôle
Définir la matrice de responsabilités (RACI) et son utilité
Délégation de la tâche, qui est responsable de la tâche?
R : responsable d’agir
A : qui approuve le travail (responsable de rendre des comptes
C :consulté (avant la fin de la tâche)
I: Informé (après la fin de la tâche
Une seule personne qui approuve le travail
Définir la planification financière
Dotation financière, comment on gère l’argent?
Faisabilité financière.
Comprendre le processus budgétaire d’un processus
- Qu’est-ce que le projet coûte, estimation des dépenses
- Combien doit-on avoir pour couvrir le projet
- Priorités, coûts liés aux obligations budgétaires, Limites syndicale (ex. échelle salariale)
- Commandite, stratégies de revenues
- Adoption du budget
expliquer à quoi sert une politique budgétaire
Fait partie des pratiques administratives.
Poser les normes pour l’approbation des dépenses
Limite de dépenses
Permet de limiter, de garder un contrôle
Habituellement, c’est un conseil d’administration qui l’adopte
Ressources matérielle nécessaires projet programmation, événements ou aménagement
Faire la différence entre ; - lieux planif projet - lieux prestations - lieux entreposage Possibilité d'acheter ou de louer Ne pas oublier ; - Électricité - Réfrigération - Ordinateurs …
Évaluer les ressources humaines nécessaires projet de programmation, événements ou aménagement
Ne pas oublier ;
- salaire
- Liquidités requises aux premiers salaires
- distinguer planification et mise en œuvre
- Bénévoles et leurs coûts
Voir powerpoint pour évaluation de leurs coûts
Évaluer RF projet programmation, événements ou aménagement
Recension dépenses et revenues.
Quantifier les dépenses estimées.
Viser à combler ses dépenses par les revenues engendrés
Autres sources de financement possible?
Comment estimer ressources nécessaires et coûts de production
BUDGET
- outils de contrôle et de planif avant le projet
- budget peut changer
- budget pro forma avant qu’il soit adopté
- point mort, équilibre revenues et dépenses
- coûts pas nécessairement proportionnels u nb de personnes
- subvention
- équipe et besoins primaires
Ce qui distingue un projet d’aménagement en terme de ressources nécessaires
- Projet souvent sans revenues associés
- l’importance du fournisseur et délimiter son budget
- coûts en aménagement et équipements
- professionnels différents
Étapes nécessaires à la recherche de financement
- Commercialisation (prix entrée, produits dérivés, restauration, ect.) : vente au détail
- Subventions : une aide
- Commandites : un investissement
- Collecte de fonds : activité-bénéfice
- Autres : taux de change, intérêts bancaires
Étapes ;
- Se fixer un objectif clair
- Connaître nos forces et faiblesses
- Déterminer si on cherche du financement à court, long terme ou d’urgence
- Cibler et personnaliser les approches
- Préciser les tâches et responsabilités
- Identifier la source visée et choisir l’activité de financement choisie
Distinction entre groupe et équipe de travail
Partage d’objectifs et de normes
Devenir une équipe performante
Culture organisationnelle : transformer des individus en 1 groupe organisationnel
Cycle de vie d’une équipe
1. formation : apport de chacun, objectifs perso
2. conflits : encourager les membres à exprimer leurs idées
3. Cohésion : aider les membres à se rapprocher
4. Fonctionnement : s’assurer que chacun possède l’autonomie nécessaire
5. ajournement : marquer la fin du projet
Critères de succès ou d’échec de la gestion d’un chef de projet
Ne pas être gêné de critiquer, c’est notre rôle
Comprendre la critique de l’autre
Ne pas faire trop de réunions, diriger les réunions de façon efficace
Rester nous-mêmes
Rester fidèles à l’organisation
Organiser son temps
Être ouvert
Informer l’équipe de toutes ses décisions
Garder son sens de l’humour
Utiliser de façon efficace les outils de gestion
Qu’est-ce qu’un prix et comment le consommateur fait ses choix?
Prix : ce que tu paies pour une activité, le loisir n’est pas un bien public, mais pas une entreprise privée
Question de perception de valeur
ex : je prendrais pas ce jambon il est trop à bas prix, ça cache quelque chose
prix composé :pas uniquement le prix pour participer
Dans une logique d’offre et de demande
Comprendre le prix dans un ensemble de dimensions
Coûts fixes et variables
Concept d’utilisateur /payeur
Analyse risques
- Identifier
- Qualifier, classer selon probabilité fible, modérée, forte, imminente
- Identifier pour chaque risque
- stratégie évitement : diminuer
- stratégie minimisation : effet
- Plan de contingence : plan b - Veille des risques : qualifier le risque et trouver une solution
scénario exécution d’un projet
Document que l'on donne à l'ensemble de l'équipe Chose à ne pas oublier, horaire, responsable Contient les numéros des responsables Éléments de protocole Fréquence radio Sert à décrire des impondérables Démontage L'heure peut varier selon les délais
Plan aménagement
où est-ce que les objets vont se retrouver
Pour meilleure efficience lors du montage
Utile pour les sous-traitants
Sert à prévoir les besoins techniques, les besoins de matériel
Aide aux aspects techniques et au visuel
aspects protocolaires projet
Réfère à l’ensemble des pratiques attendues lors de la venue des dignitaires
À prendre en considération : ordre de parole, sécurité, drapeau
Définir le rôle de l’évaluateur
- Mesurer : atteint ou non
On mesure : le processus, les résultats (performance, atteinte) et l’impact, le rendement des projets - Décrire : intrants/ extrants de l’organisation, qu’est-ce qui manque
- Jugement : prendre position
Il importe de choisir les bons indicateurs
Jugement d’efficacité
Est-ce qu’on a atteint nos objectifs
- Formuler des objectifs a priori d’activité, de produit et d’effet
- Identifier les facteurs d’évaluation cible
- décrire la méthode d’évaluation
- décrire et discuter le niveau d’atteinte
Jugement d’efficience
Manière dont on a géré est-ce qu’on aurait pu être davantage performant
Porte sur les méthodes et les moyens
Pourquoi on procède à l’évaluation de projet?
- rétroaction savoir si succès ou échec
- améliorer l’organisation
- apporter un rationnel aux actions futures
- Imputabilité, tenu de faire ce qu’on dit
- Établir atteinte des buts et des objectifs
- Analyser les produits et les effets
- Éliminer au besoin les programmes moins performants
Décrire des objets d’évaluation en LCT
- on compte le nombre de participants
- On discute des attentes avec les participants
- on mesure ou subit les point budgétaires
- on créé des programmes avec des objectifs absents ou imprécis
- L’évaluation en LCT fait souvent défaut
Outils d’évaluation
participant : motivation, satisfaction, changement dans l’attitude
Programmation :leadership, gestion des risques, contenu
Place: aménagement, sécurité dans la pratique
politique et administration : budget, analyse coûts-bénéfices
personnel : rétroaction, formation
Object d'évaluation : différent rôle 1. Tactique de l'organisation 2. efficacité et efficience 3. Évaluation exacte d'une activité but : faire une évaluation crédible, fiable et utile
