Documentos Arquivísticos Flashcards
Qual a definição de DOCUMENTO segundo o DBTA?
Unidades de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.
Diferencie os conceitos de SUPORTE e FORMATO.
*Suporte: “Material no qual são registradas as informações”. Exemplos comuns de suportes
são papel, microfilme, CD, DVD, pendrive, etc. Note que o suporte é o elemento físico que
contém uma informação.
*Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. Exemplos: livro, caderno, mapa,
planta, etc.
Qual o significado de gênero segundo o DTA?
Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Quanto ao Gênero os documentos podem ser, segundo Leite Paes
1 - Escritos ou textuais;
2 - Cartográficos;
3 - Iconográficos;
4 - Filmográficos;
5 - Sonoros;
6 - Micrográficos;
7 - Informáticos.
Escritos ou textuais:
Documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
Dentro deste Gênero podemos encontrar inúmeros tipos físicos ou espécies tais como: contratos, folhas de pagamento, requisições diversas, atas, regulamentos,
correspondências e outros.
Cartográficos:
Documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas, ou de engenharia (mapas, plantas, perfis).
Iconográficos:
Documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras).
Filmográficos:
Documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento (filmes e fitas videomagnéticas).
Sonoros:
Documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas).
Micrográficos:
Documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela).
Informáticos:
Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rígido/winchester, disco óptico).
Conforme o DBTA, o que é espécie documental?
Espécie Documental é “uma divisão de Gênero Documental que reúne tipos documentais por seu formato”.
Conforme o DTA, o que é espécie?
o termo Espécie é definido como “Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”.
São exemplos de espécies documentais:
ata, carta, boletim, decreto, filme, folheto,
fotografia, memorando, ofício, planta, relatório, etc.
Conforme o DBTA, o que é Tipo documental?
Ainda segundo o mesmo DBTA (definição também endossada pela NOBRADE), Tipo
Documental é “uma divisão de Espécie Documental que reúne documentos por suas
características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou
técnica do registro”
Conforme o DTA, o que é Tipo documental?
Já para o DTA, é a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”.
São exemplos de tipos documentais:
boletins de ocorrência, cartas precatórias, cartas
régias, cartas-patente, decretos-leis, decretos legislativos, certidões de óbito, relatórios de
fiscalização, etc.
De acordo com a estudiosa Marilena Leite Paes, quanto à Natureza do assunto os documentos podem ser:
Ostensivos ou Sigilosos.
Documentos Ostensivos:
são considerados aqueles cuja divulgação não prejudica a administração. Também são chamados de Ordinários.
Documentos Sigilosos:
são aqueles que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação
Os casos de sigilo dos documentos são classificados em relação ao grau e prazo.
Conforme a LAI (Lei de Acesso à Informação n°12.527/2011) os graus de sigilo são:
RESERVADA - 5 ANOS
SECRETA - 15 ANOS
ULTRASECRETA - 25 ANOS
A Classificação de acordo com a Forma é também conhecida por:
Tradição Documental,
que é considerada a parte da diplomática que se
ocupa dos vários modos de transmissão do documento no decorrer do tempo.
O que é “ingenuidade documental”?
é o grau de relação de um documento com seu original.
Na classificação quanto a Forma, os documentos podem ainda ser classificados em:
MINUTAS;
DOCUMENTO ORIGINAL;
CÓPIA;
O que é minuta?
É um escrito preparatório e reduzido para que, a partir dele, se possa confeccionar o documento original.
Trata-se de um pré-original, no qual se reúnem as notas que contém os dados essenciais para a redação definitiva do documento.
Minuta é a mesma coisa que rascunho?
NÃO!
Rascunho é um texto ainda sujeito a correções e rasuras e que contém supressões, acréscimos e substituições.
A minuta, por outro lado, é uma forma mais abreviada e menos completa do original, não possuindo ainda as suas formas finais de
validação.
Há sempre dois elementos a considerar em relação a um documento original.
Quais são?
- Seu caráter de primeiro, de matriz;
- Seu caráter de acabado, limpo e perfeito.
Ser original não quer dizer que ele seja único, temos também os chamados ORIGINAIS MÚLTIPLOS. Explique.
Os originais múltiplos podem ser de 2 tipos:
*CIRCULARES: quando tenho o mesmo conteúdo enviado a diferentes destinatários, possuidores de obrigações recíprocas.
*MULTIPLICADOS: quando tenho o mesmo conteúdo enviado a um mesmo destinatário em tempos e meios diferentes, com o objetivo de assegurar o recebimento.
Cópias são documentos formalmente idênticos a um original. Possuem basicamente duas
finalidades, quais são?
- Reproduzir originais existentes;
- Substituir originais desaparecidos.
Quais são as 4 modalidades de cópias?
1 - Simples ou livres;
2 - Autorizadas;
3 - Imitativas ou figuradas;
4 - Códices diplomáticos.
SIMPLES OU LIVRES:
independem de controle e não têm valor jurídico.
AUTORIZADAS:
dividem-se em traslados (com fé notarial e força jurídica do original) e
certificadas (validada por autoridade civil ou eclesiástica e também com mesmo efeito do
original).
IMITATIVAS OU FIGURADAS:
reproduzem exatamente os caracteres do original, porém não têm valor legal. Muito utilizadas na Idade Média.
CÓDICES DIPLOMÁTICOS:
dividem-se em dois tipos opostos:
*Registros (cópias feitas pelo expedidor por meio de livros-copiadores de documentos expedidos)
*e Cartulários (cópias feitas pelo receptor por meio de livros copiadores e correspondência recebida).
Em relação a subscrição, nos documentos originais temos o autógrafo e o heterógrafo. Explique a diferença entre eles.
Autógrafo: quando possui assinatura do próprio emitente;
Heterógrafo: quando deriva do autor, porém não deriva dele materialmente e não está assinado por ele.
Com base no DBTA, Formato documental é…
“o conjunto das características físicas de
apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um
documento”.
A Categoria Documental é outra forma de classificar os documentos. Segundo Bellotto, como eles são estipulados?
Eles são estipuladas pelas gradações da representatividade jurídica dos conteúdos dos
documentos que nelas se enquadram
O que são documentos normativos? (categoria documental)
NORMATIVOS: de cumprimento obrigatório. Devem ser acatados pelos subordinados das
autoridades Legislativas ou Administrativas responsáveis por sua criação.
Exemplos: leis, decretos, estatutos, resoluções, instruções normativas, despachos, etc.
O que são documentos enunciativos? (categoria documental)
ENUNCIATIVOS: opinativos. Esclarecem questões de outros documentos e fundamentam resoluções.
Exemplos: pareceres, relatórios, votos, etc.
O que são documentos de assentamento? (categoria documental)
DE ASSENTAMENTO: registros sobre fatos ou ocorrências.
Exemplos: atas, termos, autos de infração, etc.
O que são documentos de comprobatórios? (categoria documental)
COMPROBATÓRIOS: derivam dos assentamentos, comprovando-os.
Exemplos: certidões, traslados, atestados, cópias autenticadas, etc.
O que são documentos de ajuste? (categoria documental)
DE AJUSTE: documentos pactuais. Acordos de vontade em que uma das partes é a administração.
Exemplos: convênios, contratos, ajustes, termos, etc.
O que são documentos de correspondência? (categoria documental)
DE CORRESPONDÊNCIA: derivam de atos normativos. Determinam suas execuções.
Exemplos: memorandos, mensagens, editais, etc.
Ainda dentro de Categorias Documentais, mas agora de acordo com o estudioso Manuel
Vazquez, os documentos ainda podem ser classificados em três grandes grupos de categorias: (Relacione com as classificações de Bellotto)
1 - DOCUMENTOS DISPOSITIVOS (Normativos, de ajuste e de correspondência);
2 - DOCUMENTOS TESTEMUNHAS (Podem ser de assentamento ou de comprovação);
3 - DOCUMENTOS INFORMATIVOS (enunciativos).
