Documentos Arquivísticos

Question 1

Qual a definição de DOCUMENTO segundo o DBTA?

Answer 1

Unidades de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

Question 2

Diferencie os conceitos de SUPORTE e FORMATO.

Answer 2

*Suporte: “Material no qual são registradas as informações”. Exemplos comuns de suportes
são papel, microfilme, CD, DVD, pendrive, etc. Note que o suporte é o elemento físico que
contém uma informação.

*Formato: Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. Exemplos: livro, caderno, mapa,
planta, etc.

Question 3

Qual o significado de gênero segundo o DTA?

Answer 3

Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.

Question 4

Quanto ao Gênero os documentos podem ser, segundo Leite Paes

Answer 4

1 - Escritos ou textuais;
2 - Cartográficos;
3 - Iconográficos;
4 - Filmográficos;
5 - Sonoros;
6 - Micrográficos;
7 - Informáticos.

Question 5

Escritos ou textuais:

Answer 5

Documentos manuscritos, datilografados ou impressos.
Dentro deste Gênero podemos encontrar inúmeros tipos físicos ou espécies tais como: contratos, folhas de pagamento, requisições diversas, atas, regulamentos,
correspondências e outros.

Question 6

Cartográficos:

Answer 6

Documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas, ou de engenharia (mapas, plantas, perfis).

Question 7

Iconográficos:

Answer 7

Documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras).

Question 8

Filmográficos:

Answer 8

Documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento (filmes e fitas videomagnéticas).

Question 9

Sonoros:

Answer 9

Documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas).

Question 10

Micrográficos:

Answer 10

Documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela).

Question 11

Informáticos:

Answer 11

Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rígido/winchester, disco óptico).

Question 12

Conforme o DBTA, o que é espécie documental?

Answer 12

Espécie Documental é “uma divisão de Gênero Documental que reúne tipos documentais por seu formato”.

Question 13

Conforme o DTA, o que é espécie?

Answer 13

o termo Espécie é definido como “Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”.

Question 14

São exemplos de espécies documentais:

Answer 14

ata, carta, boletim, decreto, filme, folheto,
fotografia, memorando, ofício, planta, relatório, etc.

Question 15

Conforme o DBTA, o que é Tipo documental?

Answer 15

Ainda segundo o mesmo DBTA (definição também endossada pela NOBRADE), Tipo
Documental é “uma divisão de Espécie Documental que reúne documentos por suas
características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou
técnica do registro”

Question 16

Conforme o DTA, o que é Tipo documental?

Answer 16

Já para o DTA, é a “configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou”.

Question 17

São exemplos de tipos documentais:

Answer 17

boletins de ocorrência, cartas precatórias, cartas
régias, cartas-patente, decretos-leis, decretos legislativos, certidões de óbito, relatórios de
fiscalização, etc.

Question 18

De acordo com a estudiosa Marilena Leite Paes, quanto à Natureza do assunto os documentos podem ser:

Answer 18

Ostensivos ou Sigilosos.

Question 19

Documentos Ostensivos:

Answer 19

são considerados aqueles cuja divulgação não prejudica a administração. Também são chamados de Ordinários.

Question 20

Documentos Sigilosos:

Answer 20

são aqueles que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação

Question 21

Os casos de sigilo dos documentos são classificados em relação ao grau e prazo.
Conforme a LAI (Lei de Acesso à Informação n°12.527/2011) os graus de sigilo são:

Answer 21

RESERVADA - 5 ANOS

SECRETA - 15 ANOS

ULTRASECRETA - 25 ANOS

Question 22

A Classificação de acordo com a Forma é também conhecida por:

Answer 22

Tradição Documental,
que é considerada a parte da diplomática que se
ocupa dos vários modos de transmissão do documento no decorrer do tempo.

Question 23

O que é “ingenuidade documental”?

Answer 23

é o grau de relação de um documento com seu original.

Question 24

Na classificação quanto a Forma, os documentos podem ainda ser classificados em:

Answer 24

MINUTAS;
DOCUMENTO ORIGINAL;
CÓPIA;

Question 25

O que é minuta?

Answer 25

É um escrito preparatório e reduzido para que, a partir dele, se possa confeccionar o documento original.

Trata-se de um pré-original, no qual se reúnem as notas que contém os dados essenciais para a redação definitiva do documento.

Question 26

Minuta é a mesma coisa que rascunho?

Answer 26

NÃO!
Rascunho é um texto ainda sujeito a correções e rasuras e que contém supressões, acréscimos e substituições.

A minuta, por outro lado, é uma forma mais abreviada e menos completa do original, não possuindo ainda as suas formas finais de
validação.

Question 27

Há sempre dois elementos a considerar em relação a um documento original.
Quais são?

Answer 27

1. Seu caráter de primeiro, de matriz;
2. Seu caráter de acabado, limpo e perfeito.

Question 28

Ser original não quer dizer que ele seja único, temos também os chamados ORIGINAIS MÚLTIPLOS. Explique.

Answer 28

Os originais múltiplos podem ser de 2 tipos:

*CIRCULARES: quando tenho o mesmo conteúdo enviado a diferentes destinatários, possuidores de obrigações recíprocas.

*MULTIPLICADOS: quando tenho o mesmo conteúdo enviado a um mesmo destinatário em tempos e meios diferentes, com o objetivo de assegurar o recebimento.

Question 29

Cópias são documentos formalmente idênticos a um original. Possuem basicamente duas
finalidades, quais são?

Answer 29

1. Reproduzir originais existentes;
2. Substituir originais desaparecidos.

Question 30

Quais são as 4 modalidades de cópias?

Answer 30

1 - Simples ou livres;
2 - Autorizadas;
3 - Imitativas ou figuradas;
4 - Códices diplomáticos.

Question 31

SIMPLES OU LIVRES:

Answer 31

independem de controle e não têm valor jurídico.

Question 32

AUTORIZADAS:

Answer 32

dividem-se em traslados (com fé notarial e força jurídica do original) e
certificadas (validada por autoridade civil ou eclesiástica e também com mesmo efeito do
original).

Question 33

IMITATIVAS OU FIGURADAS:

Answer 33

reproduzem exatamente os caracteres do original, porém não têm valor legal. Muito utilizadas na Idade Média.

Question 34

CÓDICES DIPLOMÁTICOS:

Answer 34

dividem-se em dois tipos opostos:

*Registros (cópias feitas pelo expedidor por meio de livros-copiadores de documentos expedidos)

*e Cartulários (cópias feitas pelo receptor por meio de livros copiadores e correspondência recebida).

Question 35

Em relação a subscrição, nos documentos originais temos o autógrafo e o heterógrafo. Explique a diferença entre eles.

Answer 35

Autógrafo: quando possui assinatura do próprio emitente;

Heterógrafo: quando deriva do autor, porém não deriva dele materialmente e não está assinado por ele.

Question 36

Com base no DBTA, Formato documental é…

Answer 36

“o conjunto das características físicas de
apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um
documento”.

Question 37

A Categoria Documental é outra forma de classificar os documentos. Segundo Bellotto, como eles são estipulados?

Answer 37

Eles são estipuladas pelas gradações da representatividade jurídica dos conteúdos dos
documentos que nelas se enquadram

Question 38

O que são documentos normativos? (categoria documental)

Answer 38

NORMATIVOS: de cumprimento obrigatório. Devem ser acatados pelos subordinados das
autoridades Legislativas ou Administrativas responsáveis por sua criação.
Exemplos: leis, decretos, estatutos, resoluções, instruções normativas, despachos, etc.

Question 39

O que são documentos enunciativos? (categoria documental)

Answer 39

ENUNCIATIVOS: opinativos. Esclarecem questões de outros documentos e fundamentam resoluções.
Exemplos: pareceres, relatórios, votos, etc.

Question 40

O que são documentos de assentamento? (categoria documental)

Answer 40

DE ASSENTAMENTO: registros sobre fatos ou ocorrências.
Exemplos: atas, termos, autos de infração, etc.

Question 41

O que são documentos de comprobatórios? (categoria documental)

Answer 41

COMPROBATÓRIOS: derivam dos assentamentos, comprovando-os.
Exemplos: certidões, traslados, atestados, cópias autenticadas, etc.

Question 42

O que são documentos de ajuste? (categoria documental)

Answer 42

DE AJUSTE: documentos pactuais. Acordos de vontade em que uma das partes é a administração.
Exemplos: convênios, contratos, ajustes, termos, etc.

Question 43

O que são documentos de correspondência? (categoria documental)

Answer 43

DE CORRESPONDÊNCIA: derivam de atos normativos. Determinam suas execuções.
Exemplos: memorandos, mensagens, editais, etc.

Question 44

Ainda dentro de Categorias Documentais, mas agora de acordo com o estudioso Manuel
Vazquez, os documentos ainda podem ser classificados em três grandes grupos de categorias: (Relacione com as classificações de Bellotto)

Answer 44

1 - DOCUMENTOS DISPOSITIVOS (Normativos, de ajuste e de correspondência);

2 - DOCUMENTOS TESTEMUNHAS (Podem ser de assentamento ou de comprovação);

3 - DOCUMENTOS INFORMATIVOS (enunciativos).