DMS Flashcards
Merkmale von revisionssicheren DMS (6)
Für aufbewahrungspflichtige Dokumente und Belege gilt:
(1) Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit:
- Protokollierung von Änderungen lt. Verfahrensdokumentation
(2) Vollständigkeit:
- Vollständig und maschinell auswertbar, ohne Verdichtung und ggfls. mit Anhang
(3) Richtigkeit:
- Keine Verfälschung oder Verlust von Belegen
- Zuverlässige Indexierung
(4) Zeitgerechtheit:
- Kein Zeitverlust bei der Belegerfassung
- Zeitstempel für Dokumente
(5) Ordnung:
- Dokumente müssen mittels Indexstruktur identifizierbar, recherchierbar und klassifizierbar sein
- Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall, Index und Dokument
(6) Unveränderbarkeit:
- (teschnisch) unveränderbare und fälschungssichere
Datenträger
- (software) Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen
- (organisatorisch) Zugriffsberechtigungskonzepten
Compliance (= Regeltreue) (1)
(1) Gesamtheit der Maßnahmen eines Unternehmens zur Einhaltung von Richtlinien, Gesetzen und Verhaltenskodizen.
(UML) Workflowdiagramme
abc
Aufbewahrungspflichten (2)
(1) Aufbewahrung von Steuerpflichtigen Dokumenten in der Form des Eingangs (z.B. Papierform, Elektronisch)
(2) Pflicht von Revisionssicherheit bei elektronischer Eingangsform.
Anforderungen nach ISO 9001 (3)
(1) Anforderungen an die normgerechte Dokumentation eines QM-Systems.
(2) Dokumentierte Information muss angemessen gekennzeichnet und beschrieben (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer) sein.
(3) Und in einem angemessenen Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Grafiken) sowie auf einem geeigneten Medium (z. B. elektronisch oder auf Papier) zugänglich gemacht wird.
CMS vs ECMS (3)
(1) CMS = Content Management System –> Verwaltung von digitalen Inhalten für eine Webseite.
(2) ECMS = Enterprise Content Management System –> Speicherung, gemeinsame Nutzung, Pflege und Sicherung von Unternehmensinhalten. Beispiele: Daten, Informationen, Präsentationen und Dokumente. Anbindung an Workflow-Prozesse für Projekte.
(3) Gemeinsame Merkmale:
- Trennung von Layout und Inhalt
- Verwaltung von Editor-Rechten
- Workflow-Management-Tool
- Personalisierung der Webseite
- Zeitliche Steuerung des Ausspielens vorgefertigter Inhalte
- Automatisierte SEO-Funktionen
GoB (4)
(1) GoB = Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
(2) Geschäftsvorfälle müssen lückenlos nachvollziehbar sein von der Entstehung bis zur Abwicklung.
Mithilfe von Metadaten und ID’s:
(3) Progressive Prüfbarkeit = Eingangsbeleg –> Buchung
(4) Retrograde Prüfbarkeit = Buchung –> Eingangsbeleg
Quellen für Dokumente in Unternehmen (4)
(1) Dateisystem (Explorer)
(2) E-Mail und Office
(3) Scans und Papier (Briefpost etc)
(4) Fachapplikationen (ERP etc.)
Speicherorte für die Bereitstellung von Dokumenten in Unternehmen (3)
(1) Archivsystem (Revisionssicher)
(2) Dukumentenmanagement: Digitale Akte (Suchfunktionen/Aufgaben/Organisation etc)
(3) Workflow (Ad-hoc-Workflow)
“ECM”-Definition (3)
(1) ECM = Enterprise-Content-Management
(2) Umfasst Methoden, Techniken, Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.
(3) Synonyme: DMS, EIM
d.evelop-“Enterprise Search” (1)
(1) Suche wird auf angeschlossene Quellen erweitert (z.b. E-Mail, Wikipedia, Webseite, Messysteme etc)
d.evelop-Hauptfunktionen (6)
(1) Enterprise Search: Suche in externen Quellen
(2) Intelligente Ablage: Ablage aus Office heraus (client)
(3) Dokumentenzustellung: Foxdox als “Dropbox”-Variante
(4) Anbindung und Integration: Aufruf von externen Anwendungen (z.B. SAP etc)
(5) Prozesse: Dokumente mit Aufgaben verknüpfen
(6) Archivierung: Automatische Archivierung, Historisierung, Versionierung und Löschung
