Da profissão, da organização, da eficácia e eficiência Flashcards
O que é administração?
ADM é um processo que envolve diferentes atividades que são executadas pelas pessoas para que o objetivo seja atingido, considerando as várias dimensões do desempenho.
Do que é composto o processo administrativo?
Tipicamente se diz que o processo administrativo é composto pelo planejamento, organização, direção e controle.
Qual a função do assistente administrativo?
O Assistente administrativo é o profissional responsável por auxiliar e coordenar atividades administrativas juntamente com gestores e outros profissionais da área financeira e logística da empresa.
Em quais áreas o assistente adm poderá atuar?
Em qualquer área (RH, financeiro etc.) e em qualquer segmento de mercado (comércio, indústria, setor privado etc.) e em empresas de pequeno, médio ou grande porte.
Quais são algumas das características esperadas desse profissional?
Atenção, organização, proatividade, responsabilidade, determinação, boa comunicação, trabalhar sob pressão etc.
Quais são algumas das competências do assistente adm?
Atender telefone, redigir cartas, gerenciamento de contas, informações, organizar arquivos, contas a pagar etc.
DeacordocomasmacrotendênciasdaGestãodePessoas,aresponsabilidadepelaatualizaçãodosdadoscadastraisdoassistenteadministrativonossistemasdegestão,quetêmafinalidadedemonitorarpessoas,passaaserresponsabilidade
a) daDiretoriadeGestãodePessoas
b) dopróprioassistenteadministrativo
c) dachefiadoassistenteadministrativo
d) doNúcleodeTecnologiadaInformação
Resposta: letra B
AresponsabilidadedoAssistenteAdministrativo,comrelaçãoaoatendimento,édegrandeimportância,principalmenteporque,aoatender,eleestá:
a) travandoconhecimentocompessoasdediferentesculturas.
b) sendoobrigadoasolucionarumavariedadedeproblemas.
c) aprendendoapriorizaroatendimentodeacordocomosníveishierárquicos.
d) representandoaempresaouinstituiçãoparaaqualtrabalha.
e) setornandomaisíntimodosvisitantes,parceirosefornecedores.
Resposta: letra D
O que é organização?
É um agrupamento sistemático de pessoas a fim de realizar um objetivo específico.
É um sistema de trabalho que transforma recursos (materiais, humanos, financeiros, informação, espaço, tempo) em produtos e serviços.
Quais são as características de uma organização? (3)
- Tem um propósito ou finalidade;
- É composta por pessoas;
- Tem uma estrutura que define e delimita qual é o comportamento e as responsabilidades de cada um de seus membros.
Quais são os tipos de organização?
- Governo/públicas;
- Privadas;
- Terceiro setor.
Sobre os tipos de organizações, o que podemos falar sobre cada uma delas?
- Públicas: visam o bem-estar social e oferecem serviços à sociedade, como saúde, educação e lazer.
- Privadas: visam o lucro e são as principais responsáveis pela produção de produtos e serviços.
- Terceiro setor: visam a oferta de bens públicos e a promoção da ordem, segurança, justiça, infraestrutura, assistência social e estabilidade monetária, que têm por origem a sociedade e não o governo.
Retomada do conceito de ADM: considerando os 4 aspectos…
ADM é um processo (1) que consiste na coordenação (2) do trabalho dos membros da organização e na alocação dos recursos organizacionais para alcançar os objetivos estabelecidos de forma eficiente (3) e eficaz (4).
Sobre os 4 pilares do conceitos de ADM, considere os dois primeiros: processo e coordenação.
- Processo: ADM é um processo prq envolve um fluxo de atividades ou funções interligadas desempenhada por gestores, visando alcançar os objetivos da organização.
- Coordenação: A ADM usa a coordenação para garantir que partes interdependentes funcionem como um todo, visando alcançar os objetivos organizacionais.
Sobre os 4 pilares do conceito de ADM, comente os 2 últimos: eficiência e eficácia.
- Eficiência: capacidade de realização de atividades da organização, minimizando a utilização dos recursos. Consiste no uso econômico e na preocupação com os recursos utilizados (meios).
- Eficácia: capacidade de realizar as atividades da organização de modo a alcançar os seus objetivos. Consiste no grau de realização dos objetivos, na preocupação em realizá-los (fins).
Estrutura organizacional: quais são as partes que compõem a estrutura de uma organização?
- Nível Estratégico: administradores, atuação estratégica, que abrange toda a organização.
- Nível tático: gerentes, atuação tática com foco em uma unidade ou área funcional.
- Nível operacional: supervisores de 1º linha, atuação específica em uma tarefa.
- Nível de execução: chão de fábrica, operários.
Quais são as funções da ADM?
Sobre as 4 funções da ADM, comente o planejamento:
Planejar: definir objetivos (a)/conceber planos(b).
a) Resultados, propósitos, intenções ou estados futuros que as organizações pretendem alcançar.
b) guias que integram e coordenam as atividades da organização de forma a alcançar esses objetivos.
Sobre as 4 funções da ADM, comente a organização:
1) Agrupamento de trabalhos;
2) Alocação de recursos;
3) Distribuição de tarefas;
4) Definir quem tem autoridade sobre quem e quando/onde se devem tomar decisões.
Sobre as 4 funções da ADM, comente a direção:
Função responsável pela articulação da ação dos indivíduos no contexto organizacional.
Essa função envolve a orientação, a motivação, a comunicação e a liderança.
Sobre as 4 funções da ADM, comente o controle:
Assegurar que as ações dos membros permitam alcançar os objetivos;
Monitorar o desempenho dos trabalhadores, corrigindo os desvios verificados.
Quais são as 4 áreas funcionais de uma organização?
- Produção e Operações;
- Marketing e Comercial;
- Recursos Humanos e
- Finanças.
ADM contexto histórico: quais são as escolas ou fases históricas da ADM? (6)
- Escola/Teoria clássica
- Teoria das Relações Humanas
- Teoria da Burocracia
- Teoria Estruturalista
- Teoria dos sistemas
- Teoria Contingencial
ADM escola clássica: contexto?
Entrada do capitalismo na fase monopolista com a consequente adoção de um padrão tecnológico que levava à concentração técnica e financeira e à necessidade de desenvolver novas formas de gestão de trabalho.
EUA produção em massa, redução de custos de transporte (devido a rápida expansão ferroviária) e falta de regulação governamental.
Desenvolvimento de grandes organizações monopolistas.
Monopólio: conceito?
Situação de concorrência imperfeita em que uma empresa detêm a totalidade do mercado de um determinado produto ou serviço, impondo preços aos que comercializam esse produto.
Monopólio: conceito?
Situação de concorrência imperfeita em que uma empresa detêm a totalidade do mercado de um determinado produto ou serviço, impondo preços aos que comercializam esse produto.
Qual era o cenário da indústria/relações de trabalho até a revolução industrial?
- Trabalhadores fabris não tinham qualificação exigida;
- Não existiam métodos padronizados para desempenhar o trabalho;
- Maneiras diferentes eram realizadas a partir de tentativa e erro ou com sugestões de outros.
Com isso:
A falta de padronização dificultava o controle e a coordenação do trabalho;
Aumento do desperdício recursos empregados de maneira irracional.
ADM científica de Taylor, como surgiu?
Surgiu como uma resposta eficiente à questão da existência de uma nova força de trabalho desqualificada e barata.
ADM científica (Taylor): conceitos: o que é
Escola pioneira de pensamento administrativo que busca sintetizar um conjunto de princípios de gestão eficiente dos processos operacionais de trabalho, tendo por base a crença de que existe uma única maneira certa de desempenhar cada tarefa, visando maximizar sua eficiência e assegurando o máximo rendimento ou produtividade.
ADM científica (Taylor): conceitos: o que propôs?
Propôs a separação do processo de planejamento do trabalho da execução;
▪Para Taylor, o operário NÃO tem capacidade de analisar cientificamente o seu trabalho.
Um dos primeiros a reconhecer a importância do processo de seleção científica do trabalhador para adaptar suas capacidades e aptidões às características de cada função.
ADM científica (Taylor): conceitos: sobre a execução do trabalho:
Taylor observou que os operários aprendiam a maneira de executar as tarefas do trabalho por meio da observação dos companheiros vizinhos.
Isso levava a diferentes métodos para fazer a mesma coisa.
Como há sempre um método mais rápido, Taylor criou a Organização Racional do Trabalho (ORT).
ADM científica (Taylor): conceitos: sobre o trabalhador:
Para Taylor, o trabalhador só é motivado pelos incentivos
materiais;
Elaborou um sistema de remuneração por peça, no qual os operários ganhavam em função do que produziam.
ADM científica (Taylor): conceitos: O homem econômico:
Toda pessoa é concebida como influenciada exclusivamente por recompensas salariais, econômicas e materiais;
O homem procura trabalho não porque gosta, mas como meio de ganhar a vida pelo salário que o trabalho proporciona.
ADM científica: como cai na prova: (FUNCAB/2013) O conteúdo da Administração varia conforme a teoria considerada. Os métodos e processos de trabalho de cada operário faz em parte dos conteúdos da:
a) Teoria Clássica
b) Estrutura Matricial
c) Teoria da Burocracia
d) Departamentalização por funções
e) Escola da Administração Científica
Um dos precursores da ADM científica foi Henry Ford: ele desenvolveu e aperfeiçoou o sistema de trabalho em linhas de trabalho por meio da produção em massa do Ford Bigode Preto. Como era o sistema de trabalho?
O sistema baseava se em plataformas volantes ( que transportavam as peças de um lugar a outro na linha de montagem.
Os operários permaneciam em seus postos de trabalho, movimentando se menos e ganhando tempo.
O sistema era eficiente, mas não favorecia a inovação e a adaptação ao mercado.
Críticas ao Fordismo:
Entende as organizações como se elas existissem no vácuo ou como se fossem entidades autônomas, absolutas e hermeticamente fechadas a qualquer influência vinda de fora delas;
É uma abordagem de sistema fechado: visualiza somente aquilo que acontece dentro de uma organização, sem levar em conta o meio ambiente em que está inserida.
Teoria clássica (Henry Fayol): conceito: Fayol salienta que toda empresa apresenta 6 funções básicas:
1.Técnicas: relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa;
2.Comerciais: relacionadas com compra, venda e
permutação;
3.Financeiras: relacionadas com procura e gerência de capitais;
4.De segurança: relacionadas com proteção e preservação dos bens e das pessoas;
5.Contábeis: relacionadas com inventário, registros, balanços, custos e estatísticas;
6.Administrativas: relacionadas com a integração de cúpula das outras cinco funções.
Escola de pensamento administrativo que conceituou a
administração como um processo de cinco funções e que buscou identificar os princípios gerais de uma administração eficiente.
Teoria clássica (Henry Fayol): organograma das funções ADM (n deu para colocar a imagem aqui), mas as 5 funções da ADM de acordo com a Teoria clássica são:
- Prever
- Organizar
- Comandar
- Coordenar
- Controlar
Sobre as 5 funções administrativas de Fayol, comente as definições:
- Prever: traçar um plano de ação que permita à organização atingir seus objetivos.
- Organizar: estruturar o duplo organismo, material e social, da empresa.
- Comandar: dirigir o pessoal na direção dos objetivos.
- Coordenar: ligar, unir e harmonizar todo o fluxo de recursos e atividades.
- Controlar garantir que tudo corra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas.
Quais são os princípios gerais de administração para Fayol? (14)
- Divisão do trabalho;
- Autoridade e responsabilidade;
- Disciplina;
- Unidade de comando;
- Unidade de direção;
- Subordinação do interesse individual ao interesse geral;
- Remuneração do pessoal;
- Centralização;
- Hierarquia;
- Ordem;
- Equidade;
- Estabilidade de pessoal;
- Iniciativa;
- Espírito de equipe.
ADM científica (Taylor) x Teoria clássica (Fayol):
Assim como Taylor, Fayol também acreditava em princípios gerais de administração que poderiam ser identificados e analisados.
#Desdobramentos: Gestão pela qualidade total, toyotismo, volvismo, abordagem neoclássica e a administração por objetivos (APO).
O que mudou com a da Teoria das Relações Humanas (Hawthorne)?
Representou uma revolução conceitual:
a transferência da ênfase antes colocada na tarefa (pela ADM Científica) e na estrutura organizacional( pela Teoria Clássica) para a ênfase nas pessoas que trabalham nas organizações ou que participam delas.
Foi um movimento de reação e oposição à Teoria Clássica da Administração.
O que a Teoria das Relações Humanas (Hawthorne) conceitua?
#o ser humano é um ser motivado por fatores de ordem social e psicológica; #O homem é apresentado como um ser cujo comportamento não pode ser reduzido a esquemas simples e mecanicistas;
O que podemos dizer sobre o conceito de Homem social da Teria das relações Humanas? (4)
O ser humano é: #condicionado por fatores sociais e biológicos; #tem necessidade de afiliação (grupos informais) #tem comportamento complexo; #tem afetividade e sociabilidade
Questões que mudaram com a Teoria das Relações Humanas:
#1.trouxe uma nova linguagem que passou a dominar o repertório administrativo: fala-se agora em motivação, liderança, comunicação, organização informal, dinâmica de grupo, etc; #2.A felicidade humana passa a ser vista sob um ângulo diferente, pois o homo economicus cede o lugar para o homem social; #3. ocorreu nos prenúncios da Segunda Guerra Mundial, ressaltando o caráter democrático da administração; #4. A ênfase nas tarefas e na estrutura é substituída pela ênfase nas pessoas.
O que conceitua a Teoria da Burocracia de Max Weber?
A teoria sustenta que a burocracia, tendo por base princípios como a impessoalidade e a racionalidade técnica, é o modelo ideal de estruturação das organizações da sociedade capitalista.
Presente em todos os setores: Igreja, Estado, partidos políticos, empresas etc.
▪Para Weber, o capitalismo constitui a base mais racional para a administração burocrática, e a organização no sistema capitalista é essencial mente uma burocracia.
Aspectos sobre o trabalho a Teoria da Burocracia considera: (parte 1) (4)
- Divisão do trabalho: funções bem definidas, subdivididas racionalmente em tarefas simples e rotineiras;
- Impessoalidade: os membros da organização têm direitos e deveres definidos por regras aplicadas de forma UNIFORME a todos;
- Hierarquia: cada cargo inferior está sob o controle e supervisão do superior;
- Profissionalismo: o recrutamento é feito por regras previamente estabelecidas, garantindo a igualdade de oportunidades no acesso à carreira;
Aspectos sobre o trabalho a Teoria da Burocracia considera: (parte 2) (3)
- Padronização e formalização: existe um sistema de regras e procedimentos escrito, padronizado e formalizado;
- Autoridade: a fonte de autoridade é a regra, alei.
- Separação de domínios público e privado: os membros do quadro administrativo devem estar completamente separados da propriedade dos meios de produção e administração. Paralelamente, existe completa separação entre o cargo da pessoa e sua vida privada.
Weber distingue 3 tipos de sociedade:
A burocracia é o mais racional e conhecido meio de exercer dominação e controle sobre os trabalhadores
- Tradicional: predominam características patriarcais e patrimonialistas, como família, clã, sociedade medieval, etc;
- Carismática: predominam características místicas, arbitrárias e personalísticas, como nos grupos revolucionários, nos partidos políticos, nas nações em revolução, etc;
- Legal, racional ou burocrática: predominam normas impessoais e racionalidade na escolha dos meios e dos fins, como nas grandes empresas, nos estados modernos, nos exércitos, etc.
#Weber considerava que a burocracia é capaz de atingir o mais alto grau de eficiência;
Quais são algumas características da Teoria da Burocracia? (10)
- Caráter legal das normas e regulamentos;
- Caráter formal das comunicações;
- Caráter racional e divisão do trabalho;
- Impessoalidade nas relações;
- Hierarquia de autoridade;
- Rotinas e procedimentos padronizados;
- Competência técnica e meritocracia;
- Especialização da administração;
- Profissionalização dos participantes;
- Completa previsibilidade do funcionamento.
