College 1 Flashcards
Organisaties
Herkenbare eenheden waarin mensen op gecoördineerde wijze en met behulp van technologie en financiële middelen activiteiten uitvoeren om gemeenschappelijke doelen te realiseren.
Besturen van een organisatie vereist afstemming tussen 3 domeinen
1) Bedrijfsdomein
2) Informatiedomein
3) IT-domein
Bedrijfsdomein
Beheersing van bedrijfsvoering, met als doel de organisatiestrategie te implementeren
Informatiedomein
Beheersing van informatieverzorging en communicatie, met als doel de informatiestrategie te implementeren
IT-domein
Beheersing van IT, met als doel de IT-strategie te implementeren.
Besturingsparadigma
Specifieke zienswijze om besturings- en beheersingsprocessen te analyseren
Onderdelen Besturingsparadigma
Omgeving, Besturend systeem, Informatiesysteem, Bestuurd systeem, Invoer, Uitvoer, Voorwaartse koppeling, Terugkoppeling, Externe gegevens, Besturing, Informatieverzorging
Managementcyclus
Geeft gedetailleerd aan uit welke stappen managementactiviteiten bestaan.
Fasen van de Managementcyclus met een omschrijving
1) Planning; systematisch voorbereiden van uit te voeren activiteiten.
2) Inrichten; organisatie op zodanig wijze inrichten dat plannen gerealiseerd kunnen worden.
3) Uitvoeren; gemaakte plannen realiseren
4) Evalueren; nagaan op plan is gerealiseerd in de uitvoeringsfase door te vergelijken met het vooraf gestelde plan.
5) Bijsturen; single-loop & double-loop
Regels die je in acht moet nemen bij de planningsfase
1) De kwaliteit van de planning verbeterd naarmate het object van de planning dichter bij de planner ligt.
2) Naarmate de tijd verstrekt zal de informatie over een toekomstige gebeurtenis betrouwbaarder worden.
Vormen van Bijsturen (managementcyclus)
Single-loop learning & Double-loop Learning
Single-loop learning
Realisatie aanpassen (door bijvoorbeeld extra campagnes te starten om verkopen omhoog te brengen)
Double-loop learning
Norm aanpassen (door bijvoorbeeld op een andere markt te gaan focussen)
BIV
Bestuurlijke Informatieverzorging is het op efficiënte wijze verstrekken van relevante en betrouwbare informatie aan interne en externe belanghebbenden m.b.t. het besturen van de organisatie.
Bestuurlijke informatie kan worden gebruikt voor:
1) Het delegeren van taken en afleggen van verantwoording
2) Besluitvormingsproces
3) Het functioneren van de organisatie
Betrouwbaar
Kan je erop steunen dat de informatie de waarheid vertegenwoordigd?
- Validiteit (juistheid); te hoog t.o.v. de norm
- Accuratesse
- Volledigheid; te laag t.o.v. de norm
Relevant
Informatie beïnvloedt het
1) process van delegatie en afleggen van verantwoording
2) besluitvormingsproces
3) functioneren van de organisatie
- Nauwkeurigheid
- Tijdigheid
- Begrijpelijkheid
Grondpatroon van informatieverzorging (schematisch)
Procedures. Gegevensverzameling
| |
Invoer - Verwerking - Uitvoer
Administratieve Organisatie (AO)
Houdt zich bezig met de inrichting van de bestuurlijke processen
Relatie BIV en AO
AO omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen die direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van bestuurlijke informatieverzorging.
COSO-huis
Bewaking van een goede werking
Informatie & Communicatie
Risicoanalyse - Beheersingsmaatregelen
Controleomgeving
Soort beheersingsmaatregelen
Preventief, Detectief en Correctief
Waardekringloop
is een concept waarmee controle technische functiescheiding zichtbaar wordt gemaakt en verbanden tussen stroomgrootheden worden beschreven.
BETA-formule
Beginstand - Eindstand + Toename = Afname
Controle technische functiescheiding
Gaat uit van het creëren van tegengesteld belangen tussen functionarissen dan wel afdelingen, om zo te voorkomen dat ze gaan samenwerken en daarmee waarde uit de organisatie kunnen ontvremen (preventief)
Verschillende functies in een organisatie
Beschikken
Bewaren
Controlerend
Uitvoerend
Registrerend
Beschikkende functie
Mag verplichtingen aangaan namens de organisatie (inkopen, verkopen)
Bewarende functie
Zorgt dat goederen, geld of andere waarden worden afgegeven/ontvangen als beschikkende functie daartoe opdracht geeft.
Registrende functie
Medewerkers die transacties vastleggen in het systeem.
Controlerende functie
Toetsen van realisatie van plannen aan daartoe gestelde normen
Uitvoerende functie
Vaak de productiemedewerkers
Verbandscontroles
Detectieve (repressieve maatregel), denk aan de BETA-formule.
Management control
Doel is om gedrag van mensen in de organisatie te sturen met de volgende beheersingsactiviteiten:
1) Strategische planning (activiteiten gericht op langetermijndoelen, missie, visie en middelen die worden ingezet om organisatiedoelstellingen te realiseren)
2) Task control (activiteiten gericht om te zorgen dat taakopdrachten op efficiënte en effectieve wijze worden uitgevoerd)
3) Management control (gericht vertalen van de strategische plannen naar concrete taakopdrachten)
Management control raamwerk
Inputs, Proces, Outputs, Cultuur, Markt
Management control raamwerk (input)
Werving en selectie, training, middelen
Management control raamwerk (proces)
Gedragsbeperkingen (fysiek en administratief), voorbesprekingen, nabesprekingen, redundantie
Fysieke gedragsbeperkingen
Het wordt de medewerker d.m.v. technische maatregelen onmogelijk gemaakt bepaalde handelingen te verrichten
Administratieve gedragsbeperkingen
Onwenselijke handelingen worden bemoeilijkt. Verwachte kosten van onwenselijk gedrag zijn dan hoger dan de verwachte opbrengsten.
Management control raamwerk (output)
Doel is resultaten van taken te beoordelen en beheersen:
1) Kritische succesfactoren
2) Prestatiemaatstaven
3) Prestatienormen stellen (SOLL)
4) Feitelijke prestaties (IST)
5) Belonen/straffen
Management control raamwerk (cultuur)
Interorganisationele transfers, toon aan de top, groepsgewijze beloningen, gedragscodes, fysieke en sociale maatregelen
Management control raamwerk (markt)
Interne markt, arbeidsmarkt, goederenmarkt, kapitaalmarkt.
