CNJ Flashcards
A teoria de arquivologia que busca analisar o período de vida útil de um documento é chamada de:
A) teoria de arranjo temporal
B) teoria das 3 idades
C) teoria dos sistemas de informação
D) teoria do estágio protocolar
E) teoria da cronologia escritural
Letra B.
Lembrando que:
1- idade corrente
2- idade intermediaria
3- idade permanente
importante:
dois termos importantes a se lembrar: transferência e recolhimento.
O termo transferência é utilizado para designar o envio de documentos para a idade intermediária, enquanto o termo recolhimento é utilizado para indicar o envio de documentos para idade permanente.
O valor atribuído a um documento em função do interesss que possa ter para outros usuários, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzido é denominado valor:
A) primário
B) secundário
C) terciário
D) de prova
E) corrente
Letra B
O valor primário estará presente nas duas primeiras idades e o valor secundário estará presente na terceira idade do ciclo vital.
esta falando da idade permanente, que tem valor historico.
Os documentos relativos à execução de uma obra contratada para o reparo das instalações do escritório, durante o andamento da obra, encontram-se se sua:
A) primeira idade ou intermediária
B) primeira idade ou corrente
C) segunda idade ou intermediária
D) segunda idades ou corrente
E) terceira idade ou permanente
Letra B.
Lembrando:
Primeira idade= idade corrente
Segunda idade= idade intermediária
Terceira idade= idade permanente
Primeira e segunda idade: valor primário (função administrativa)
Terceira idade: valor secundário (função histórica)
A unidade arquivística responsável pelos documentos com uso pouco frequente é denominado:
A) pré-arquivo
B) arquivo setorial
C) arquivo intermediário
D) arquivo central
E) serviço de arquivo
Letra C
Arquivo primário: documentos novos, que estão sendo utilizados
Arquivo secundário: já foi resolvido, pouco utilizado
Avalie se as seguintes afirmativas referem-se ao arquivo permanente.
1- possui documentos com valor histórico
2- é também chamado de terceira idade
3- são consultados com frequência
Está correto o que se afirma em:
A) 1
B) 2
C) 3
D) 1 e 2
E) 1 e 3
Letra D.
Sobre o item 3. A frequência vai depender da importância do documento, é muito relativo. Quando se fala em frequência de documento ou é muita (primária) ou pouca (secundaria)
Lembrando que o arquivo pode chegar na terceira idade se tiver relevância histórica. Se não tiver, não chega na 3 idade, é eliminado na 2
Julgue.
A tabela de temporalidade tem como função a definição do prazo de guarda e a destinação final de um documento
Correto!
- tabela de temporalidade é, portanto, o instrumento que controla o ciclo de vida dos documentos. É criada por uma comissão multidisciplinar, chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e será aprovada por uma autoridade competente do órgão para ser aplicada na instituição.
- os prazos de guarda e a destinação final dos documentos deverá ser controlado por meio desta tabela.
O setor responsável pelo recebimento, classificação e registro, dos documentos em um arquivo é chamado de
A) descarte
B) protocolo
C) portaria
D) recursos humanos
E) estoque
Letra B.
Protocolo: controle da tramitação dos documentos, que permite acompanhar seus andamentos e prestar informações aos interessados em tempo real.
Atividades de protocolo
- recebimento
- registro
- autuação (abertura de processo)
- classificação
- expedição/ distribuição
- controle/ movimentação
IMPORTANTE:
o protocolo ao receber documentos:
- ostensivos: podem ser abertos pelo protocolo e ter seus dados registrados antes de encaminhados aos destinatarios.
- sigilosos: nao devem ser abertos pelo protocolo, apenas encaminhados p destinatario final
Assinale a opção em que estão eleva das as atribuições do protocolo de acordo com a literatura arquivística.
A) fases corrente, intermediária e permanente
B) recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos
C) produção, uso e destinação de documentos
D) estoque, destinação, controle e permanente
E) morto, intermediário, vivo e em uso
Letra B
O setor de protocolo tem a função de controlar a tramitação dos documentos de uma entidade, acompanhando seu andamento e prestando informações aos interessados. Em um protocolo, a abertura de um processo é conhecida como:
A) avaliação
B) recebimento
C) expedição
D) autuação
E) classificação
Letra D
As encadernações de papel e de tecido podem ser armazenadas próximas de fonte luminosa, uma vez que não sofrem alterações desta natureza.
Errado. Luz natural/sol nunca! E evitar ao máximo artificial
As condições adequadas de temperatura e umidade relativa do ar são elementos vitais para prolongar a sobrevivência dos acervos
Correto
Quanto a organização dos arquivos LEMBRAR
Alfabético:
- A ordem alfabética eh do último sobrenome
- se tiver nomes tipo (filho, neto) lembrar q não eh nome da família. Ex: Sampaio Filho e Sampaio Neto (nesse caso o filho vem antes pq são iguais)
Método geográfico:
- organiza as cidades dos estados por ordem alfabética mas em primeiro lugar eh sempre a capital!!!
Ainda quanto aos métodos de arquivamento,
Os 4 métodos básicos são:
Alfabético
Geográfico
Numérico (cronológico)
Ideográfico (tema, assunto, temático)
A classificação (plano de codificação) é usada com o objetivo de reunir os documentos que tratam de uma mesma atividade, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas.
Correto
A classificação analisa e identifica o conteúdo de documentos e seleciona a categoria de assunto sob a qual possam ser recuperados, podendo-se atribuir códigos.
Correto
Assinale a alternativa que indica as três fases para implementação do Programa de Gestão de Documentos
A) corrente, intermediário e permanente
B) captura, preservação e destinação
C) produção, manutenção e destinação
D) classificação, avaliação e descrição
E) ativo, semiativo e inativo
Letra C
Produção:
Criação ou recebimento de documentos pela organização. Nesta fase, são estabelecidos procedimentos para a criação, organização e controle dos documentos .
Manutenção:
Envolver o armazenamento, a organização e o acesso aos documentos enquanto eles são necessários para as atividades da organização. Durante esta fase, os documentos são mantidos em arquivos correntes ou intermediários, conforme seu uso
Destinação:
Refere-se ao processo de decidir o destino final dos documentos, que pode ser a eliminação (quando não são mais necessários e não tem valor permanente) ou a preservação (quando tem valor histórico, cultural ou legal e devem ser mantidos como arquivos permanentes)
Principios Arquivísticos (8)
Organicidade
- Os documentos de arquivo surgem a partir das atividades da entidade acumuladora (pessoa ou instituição), promovendo suas transações com o decorrer do tempo
Proveniencia ou respeito aos fundos
- Quando reunimos em um mesmo local, arquivos de entidades distintas não devem se misturar uns aos outros.
Respeito à ordem original
- Quando encaminhado para guarda por terceiro, o arquivo deve conservar o arranjo (ordem dada aos documentos) definido pela entidade acumuladora
Unicidade
- Os documentos de arquivo são únicos, no que diz respeito ao contexto de sua produção.
Cumulatividade
- O arquivo é uma formação progressiva e contínua de documentos.
Territorialidade
- Os documentos de arquivo devem ser mantidos no local em que foram acumulados, a fim de que seu potencial histórico seja atingido.
Reversibilidade
- Na aplicação de técnicas de restauração de documentos, devem ser utilizados procedimentos que permitam serem revertidos (desfeitos), se necessário, sem que os documentos sejam prejudicados.
Integridade
- O arquivo não deve sofrer destruição, alienação, acréscimo indevido que prejudique sua integridade
