Chapitre 15: La structure et la conception organisationnelles Flashcards
Objectif sociétal ?
Objectif relatif à la contribution que l’organisation entend apporter à l’ensemble de la société.
Énoncé de mission
Déclaration écrite qui décrit la raison d’être d’une organisation
Un bon énoncé de mission précise …?
qui l’organisation entend servir et comment elle compte le faire, comment elle compte atteindre ses objectifs sociétaux
Objectif de production
Objectif de l’organisation qui délimite son champ d’activité et précise son énoncé de mission, plus général
Objectif stratégique
Objectif de l’organisation qui énonce une condition susceptible d’accroître ses chances de survie
Exemples d’objectifs stratégiques
Croissance, productivité, stabilité, harmonie, flexibilité, prestige et fidélisation des ressources humaines.
Des objectifs stratégiques établis avec rigueur (5 points):
- sont pragmatiques et faciles à comprendre
- Attirent l’attention des gestionnaires sur ce qui doit être fait
- Laissent aux gestionnaires une certaine latitude dans le choix des moyens pour atteindre les cibles importantes
- Peuvent aussi servir à équilibrer les exigences, les contraintes qui s’imposent à l’organisation et les occasions qui s’offrent à elle
- Fournissent les assises de la répartition du travail au sein de l’organisation
La structure formelle
- Configuration générale et planifiée des postes, des tâches associées à ces postes ainsi que des lignes hiérarchiques qui unissent les diverses composantes de l’organisation.
- Squelette de l’organisation.
- Traditionnellement désignée par le terme «division du travail».
L’organigramme
Représentation graphique de la structure formelle d’une organisation.
Qu’est ce que l’organigramme donne
L’organigramme donne des indications sur les divers postes et sur les personnes qui les occupent ainsi que sur les lignes hiérarchiques qui les unissent.
La spécialisation verticale
Division hiérarchique du travail qui répartit l’autorité et détermine les échelons auxquels se prennent les décisions importantes.
Qu’est ce que la ligne hiérarchique relie?
La ligne hiérarchique relie les cadres supérieurs, les cadres intermédiaires, les cadres inférieurs et les salariés en spécifiant, à l’échelle de l’organisation, qui est sous la responsabilité de qui.
Qu’est ce qu’une unité de commandement ?
Chaque individu devrait dépendre d’un seul supérieur.
Chaque unité de travail ne devrait avoir qu’un responsable.
Éventail de subordination (ou effectif sous responsabilité directe)
Nombre d’individus qui dépendent d’un même supérieur hiérarchique.
Qu’est ce que sont les unités opérationnelle?
Groupe de travail qui assume les activités premières de l’organisation.
Qu’est ce qu’une unité fonctionnelle?
Groupe de travail qui seconde les unités opérationnelles de l’organisation en leur fournissant de l’expertise et des services spécialisés.
Qu’est ce que le contrôle
Ensemble de mécanismes qui servent à maintenir les activités et la production d’une organisation dans des limites prédéterminées.
Les tâches de contrôle comprennent?
- la fixation des objectifs:
- l’évaluation des résultats en fonction des objectifs:
- l’instauration de mesures correctives.
Le contrôle des résultats ?
la fixation des objectifs:
l’évaluation des résultats en fonction des objectifs:
l’instauration de mesures correctives.
Sur quoi le contrôle des résultats porte et qu’est ce qui permet aux gestionnaires
la fixation des objectifs:
l’évaluation des résultats en fonction des objectifs:
l’instauration de mesures correctives.
Qu’est ce que favorisent les mécanismes de contrôle des résultats
- La souplesses
- La créativité
Le contrôle des processus ?
Ensemble de mécanismes de contrôle organisationnel qui consistent à spécifier la façon dont les tâches doivent être accomplies.
Quels sont les trois principaux mécanismes de contrôle des processus?
- les politiques, les procédures et les directives organisationnelles;
- la formalisation et la standardisation;
- la gestion intégrale de la qualité
Le contrôle des processus, les politiques?
Ensemble de principes directeurs qui indiquent la ligne de conduite à adopter dans le but de guider des membres dans la gestion de leurs tâches.
Le contrôle de processus, une procédure ?
Elle décrit la meilleure méthode à suivre pour exécuter les tâches, souligne les aspects les plus importants de cette méthode et prévoit un mécanisme d’attribution des récompenses.
Le contrôle des processus, une directive ?
Elle décrit en détail la façon d’accomplir une tâche ou une série de tâches et indique ce qu’il ne faut pas faire.
Le contrôle des processus, la formalisation ?
Mécanisme de contrôle des processus qui consiste à présenter par écrit les politiques, procédures et directives de l’organisation.
Le contrôle des processus, la standarization
Mécanisme de contrôle des processus qui consiste à imposer des limites aux actions permises dans l’accomplissement d’une tâche ou d’une série de tâches, à définir des lignes de conduite très précises afin que des activités similaires soient toujours accomplies de la même manière.
Le contrôle des processus, la gestion intégrale de la qualité?
- Processus d’amélioration continue fondé sur l’analyse statistique des activités de l’organisation.
- Deming a formulé 14 recommandations à l’intention des gestionnaires désireux de l’appliquer (p.541)
Le pouvoir décisionnel, la centralisation
Concentration du pouvoir décisionnel aux échelons supérieurs de la hiérarchie organisationnelle.
Le pouvoir décisionnel, la décentralisation
Délégation du pouvoir décisionnel aux échelons inférieurs de la hiérarchie organisationnelle.
Quels sont les avantages de la décentralisation ?
- Augmente la satisfaction professionnelle chez les subordonnés.
- Permet une résolution plus rapide de divers types de problèmes.
- Facilite la formation sur le tas des subordonnés et les prépare à occuper des postes plus élevés.
- Permet la participation des travailleurs au processus décisionnel.
Qu’est ce que l’illusion de contrôle ?
- Un mythes
- De nombreux gestionnaires veulent croire qu’ils peuvent fixer tous leurs objectifs à leurs subordonnés et leur dicter également la façon de les atteindre. Avec un trop grand nombre d’objectifs de production et de rendement, les subordonnés semblent avoir très peu de latitude. Toutefois, à mesure que le nombre de mécanismes de contrôle des processus et des résultats s’accroît, les subordonnés ne peuvent faire autrement que de choisir quels mécanismes ils arrivent à respecter. Les gestionnaires vivent ainsi dans l’illusion que leurs employés poursuivent tous les objectifs établis.
La spécialisation horizontale (départementalisation)
- Division du travail à accomplir en tâches précises, puis regroupement des ressources et des travailleurs affectés à des activités similaires.
- Division du travail qui mène à la création d’unités ou de groupes de travail au sein de l’organisation.
Qu’est ce que la structure matricielle
Structure organisationnelle qui combine des éléments des structures fonctionnelle et divisionnaire, et où le travailleur dépend de deux autorités.
Qu’est ce que la coordination ?
Ensemble des mécanismes qu’utilise l’organisation pour établir un agencement cohérent des activités de ses diverses unités.
À qui incombe la majeur partie des tâches de coordination au sein d’une unité
à son gestionnaire
À quel moment devient-t-il crucial de mettre en place des mécanismes de coordination efficaces ?
Avec l’expansion
Les modes de coordination interpersonnels ?
- Ils créent la synergie indispensable à une organisation en favorisant le dialogue, la discussion, l’innovation, la créativité et l’apprentissage, à la fois à l’intérieur de ses diverses unités et entre elles.
- Ils sont multiples, le plus répandu étant sans doute le contact direct entre les membres du personnel.
- Les modes de coordination interpersonnels utilisés doivent être adaptés en fonction des individus et de la situation.
Les modes de coordination formels ?
- Ils suscitent la synergie en privilégiant la cohérence et la standardisation pour assurer un agencement logique des activités des diverses unités.
- Le mode de coordination formel le plus élaboré est celui qui découle de l’adoption d’une structure matricielle.
- Tandis que le contrôle suppose l’exercice de l’autorité hiérarchique à des fins de mesure et de correction, la coordination met l’accent sur la coopération et la résolution de problèmes
La conception organisationnelle ?
Processus qui consiste à déterminer la structure appropriée à l’organisation et à la mettre en oeuvre.
La stratégie et la conception organisationnelles?
Plan d’ensemble de l’organisation résultant d’un processus de positionnement dans l’environnement concurrentiel et de détermination des mesures à implanter pour soutenir efficacement la concurrence.
Le processus d’élaboration de la stratégie organisationnelle est un processus continu.
L’âge et la taille de l’organisation et la conception organisationnelle ? (L’organisation de petite taille et la structure simple)
Structure simple: Configuration structurelle caractérisée par des mécanismes de coordination formels peu nombreux et peu élaborés, une forte centralisation, un contrôle exercé par le dirigeant, une spécialisation horizontale peu poussée et un personnel fonctionnel peu nombreux.
Avantages de la structures simples ?
Ses avantages résident dans sa simplicité, sa flexibilité et sa capacité à se plier aux volontés du principal gestionnaire.
Son efficacité (structure simple) dépend de …
Son efficacité dépend cependant du savoir-faire de cette personne.
Vrai ou faux,
À mesure qu’elles croissent, les entreprises doivent adapter leur conception organisationnelle, leur structure
vrai
Les risques de la croissance et du vieillissement (conception organisationnelle)
Scénario de gestion
Les scénarios de gestion (conception organisationnelle)?
- Habitude qu’acquièrent à la longue les gestionnaires d’une même organisation, tant dans leur façon de diagnostiquer et d’analyser les problèmes que dans celle d’envisager les solutions possibles.
- Série de rituels reflétant le contenu de la mémoire collective de l’organisation.
À mesure qu’elle accumule les années d’existence, croît et acquiert une structure plus complexe, l’organisation tend à devenir…
l’organisation tend à devenir rigide, inflexible et réfractaire au changement.
La façons de surmonter l’inertie ?
Plusieurs facteurs importants sont associés à la difficulté des organisations à coévoluer dynamiquement avec leur environnement et à enclencher un cycle d’améliorations profitables :
Qu’est ce que l’inertie, comment la surmonter ?
Pour surmonter l’inertie, l’une des plus grandes difficultés est de réduire les barrières verticales, horizontales, externes et géographiques qui font obstacle à toute action, à tout apprentissage ou à toute innovation souhaitable.
Quels sont les facteurs importants associés à la difficulté des organisations à coévoluer dynamiquement avec leur environnement (et à enclencher un cycle d’améliorations profitables
- Inertie
- Orgueil
- Détachement
Les technologies et la conception organisationnelle, à quoi doit être adaptée la structure d’une organisation?
aux occasions et aux exigences liées à son environnement technologique
Qu’est ce que la technologies liées aux activités d’exploitation
Combinaison des ressources, des connaissances et des techniques qui crée un extrant (bien ou service) pour l’organisation
Qu’est ce que la technologies de l’information et des communications (TIC)
Combinaison de l’équipement, du matériel, des procédures et des systèmes utilisés pour recueillir, emmagasiner, analyser et diffuser l’information afin qu’elle puisse se traduire en connaissances, en savoir
Qu’elles sont les trois technologies selon Thompson?
1- Technologie intensives (technologies interactives)
2- Technologies médiatrices (technologie d’appariement)
3- Chaines technologiques (productions de masse)
Qu’est ce que la technologies intensives (technologies interactives)
- Il y a toujours une part d’incertitude quant à la façon de procéder pour atteindre les résultats souhaités.
- La coordination et l’échange des connaissances sont des facteurs cruciaux. (Urgence d’un hôpital, laboratoire de recherche…)
Qu’est ce que la technologies médiatrices (technologie d’appariement) ?
Les technologies médiatrices associent des entités distinctes qui cherchent à établir des liens d’interdépendance. (Banque, coutier en bois…)
Qu’est ce que la chaines technologiques (productions de masse)
La façon de procéder pour obtenir les résultats souhaités est connue.
Les tâches sont décomposées en une succession d’étapes
Quels sont les technologies selon Woodward
1- production de petite série
2- production de masse
3- production en continu
Qu’est ce que la production en petite série ?
L’éventail de produits est varié, car ceux-ci sont fabriqués pour répondre spécifiquement aux demandes de clients particuliers
Qu’est ce que la production de masse ?
On fabrique un éventail restreint de produits sur des chaînes de montage. (Fabrique de réfrigérateurs, fabrique d’automobiles…)
Qu’est ce que la production en continu
On fabrique un éventail restreint de produits sur des chaînes de montage. (Fabrique de réfrigérateurs, fabrique d’automobiles…)
Adhocratie est une structure organisationnelle caractérisée par … (6 éléments)
- la rareté des politiques, des procédures et des directives;
- une décentralisation marquée;
- un processus décisionnel participatif;
- une spécialisation horizontale poussée;
- un petit nombre de paliers hiérarchiques;
- l’absence quasi-totale de mécanismes de contrôle formels.
À quel moment l’Adhocratie est-elle particulièrement utile ?
- les tâches varient considérablement et comportent de nombreuses exceptions possibles;
- les problèmes sont difficiles à cerner et à résoudre.
Du point de vue organisationnel, les TIC peuvent jouer plusieurs rôles … Nommez les ?
- servir de substituts à certaines activités d’exploitation ainsi qu’à certains mécanismes de contrôle des processus et modes de coordination formels;
- représenter un potentiel stratégique;
- constituer des outils d’apprentissage transformant l’information en savoir.
Qu’est ce qui a donné naissance à des “organisations virtuelles”?
L’évolution des TIC et leur potentiel stratégique
Qu’est ce qu’une organisation virtuelle ?
Regroupement d’entreprises en perpétuelle mutation, qui a une société à sa tête et dont les membres mettent en commun leurs compétences, leurs ressources et leur expérience afin de prospérer ensemble.
Qu’elles sont les deux types d’environnement dans la conception organisationnelle
- L’environnement global
- L’environnement immédiat
Qu’est ce que l’environnement global?
Ensemble des conditions culturelles, économiques, politico-juridiques et éducationnelles qui existent dans les milieux où l’organisation est implantée
Qu’est ce que l’environnement immédiat
Les actionnaires, les fournisseurs, les distributeurs, les organismes publics et les concurrents avec lesquels l’organisation doit interagir pour croître et survivre.
Qu’elles sont les trois variables majeures de la complexité de l’environnement ?
1) la richesse de l’environnement;
2) l’étroitesse de ses liens d’interdépendance avec l’organisation;
3) le degré d’incertitude qu’il génère
l’environnement est plus riche lorsque …?
- l’économie est en croissance;
- le degré de scolarité des gens s’améliore;
- les gens dont l’organisation dépend prospèrent.
La relation entre la conception organisationnelle et les liens d’interdépendance que l’organisation entretient avec son environnement est…?
Subtile et indirecte
De quelles façons se manifeste l’interdépendance de l’organisation et l’environnement
- L’organisation peut coopter de puissants éléments extérieurs en les intégrant à sa structure.
- L’organisation peut adapter sa structure de manière à amortir ou à neutraliser les exigences d’un élément extérieur très influent.
L’incertitude et l’instabilité de l’environnement ?
Néfastes aux bureaucraties de grande taille
Adopter une structure organisationnelle plus organique
Passage de l’adhocratie peut s’imposer (cas extrême)
Demandes contradictoire
Qu’elles sont les deux approches les plus courantes pour coévoluer?
- la gestion de réseaux
- Le recours à des alliances
Qu’est ce qu’une alliances interentreprises
Accords de coopération ou de coparticipation visant le rapprochement stratégique d’entreprises indépendantes, qui forment ainsi des coentreprises.
Qu’est ce que la bureaucratie ?
- Forme d’organisation qui s’appuie sur l’autorité, la logique et l’ordre.
- Forme d’organisation qui a pour fondements : la division du travail, le contrôle hiérarchique, l’avancement au mérite, les possibilités de carrière à long terme pour les employés et une gestion fondée sur des directives.
- Forme d’organisation idéale selon le sociologue allemand Max Weber.
Qu’est ce que la bureaucratie mécaniste ?
- privilégie la centralisation verticale ainsi que la spécialisation verticale et horizontale du travail;
- recourt à des modes de coordination formels;
- s’appuie fortement sur la standardisation, la formalisation, les directives, les politiques et les procédures.
Qu’elles sont les inconvénients de la bureaucratie mécaniste ?
- Motivation des travailleurs faiblit
2.Contrecarrer les efforts d’adaptation aux nouvelles technologies - Les syndicats s’attachent à des descriptions de tâches plus restreintes et exigent des règles précises
Qu’est ce que la bureaucratie professionnelle ou strucutre organique?
- Privilégie la décentralisation, la spécialisation horizontale et le contrôle exercé par des professionnels;
- Recourt à des modes de coordination interpersonnels.
Qu’elles sont les avantages de la bureaucratie professionnelle?
- meilleur résultats que la bureaucratie mécaniste
- Diminue la nécessité d’un contrôle
- Elle permet à l’organisation de déceler les changements de l’environnement et de s’adapter aux nouvelles technologies.
- Elle parvient plus facilement à mettre en œuvre des stratégies axées sur la qualité du produit, la satisfaction rapide du client et l’innovation.
Qu’elles sont les configurations hybrides possibles
- Bureaucratie divisionnaire (différentes divisions qui sont traitées comme des entités séparées)
- Conglomérat (société formée par la concentration de plusieurs organisations exerçant des activités diversifiées sans rapport entre elles.
Qu’elles sont les trois idées essentielles en matière de configuration en conglomérat
- Toute structure est une combinaison d’éléments fondamentaux.
- Il n’existe pas de structure idéale; tout dépend de facteurs tels que la taille et la maturité de l’organisation, son environnement, sa technologie et sa stratégie.
- L’organisation ne fonctionne pas en vase clos, mais fait partie d’un réseau plus large constitué d’autres organisations et des parties prenantes
