Beschaffung Flashcards
1
Q
- Preisbildung früher vs. Heute
A
- Früher: Kosten + Gewinnaufschlag = Marktpreis
- Heute: Marktpreis – Kosten = Gewinn Marktpreis wird durch Konkurrenz vorgegeben und man muss versuchen mit den Kosten darunter zu bleiben
2
Q
- Gewinnsteigerungshebel
A
- Umsatzsteigerung = (MK*E)/R
- MK … Materialkosten Anteil am Umsatz [%]
- E … geplante Kosteneinsparung [%]
- R… Umsatzrendite [%]
3
Q
- Investitionsgüter
A
- Produktions- und Industriegüter buchhalterisches Anlagevermögen
- Materielle und immaterielle Leistungen (Werkzeugmaschinen, Gebäude, Software)
- Hohe Investitionskosten, lange Kapitalbindung
- Cash Flow Relevanz
4
Q
- Serien- u. Produktionseinkauf
A
- Wiederholbeschaffung
- Breiter Beschaffungsmarkt viele Lieferanten
- Hohe Bestellmengen & Bündelungsmöglichkeiten
- Kostenvergleiche, Mengendegressionseffekt
5
Q
- Projekteinkauf
A
- Einmal- bzw. Neubedarf
- Technisch komplex
- Bedingte Entscheidungsmöglichkeiten (Technik)
- Techn., kaufm. & rechtl. Fachwissen nötig frühe Einbindung von Fachpersonal u. Lieferanten
- Kaum Bündelungseffekte
6
Q
- Aufgaben Operativer Einkauf
A
- Angebote einholen
- Bestellungen vorbereiten und schreiben
- Auftragsbestätigungen
- Wareneingang und Warenverwaltung
- von Bedarfsanforderung zur Lieferung
7
Q
- Aufgaben Strategischer Einkauf
A
- Aufbau neuer kostengünstiger Lieferanten
- Optimierung bestehender Lieferanten
- Preise und Rahmenverträge ausverhandeln
- Weltweite Lieferanten- und Marktrecherche
- Standardisierung und Reduktion des Lagerbestandes
- Prozessoptimierung
- von Bedarfserkennung zum Aufbau und Pflege von Lieferantenbeziehungen
8
Q
- Beachtung bei Beschaffung
A
- Technische Besonderheiten
- State of Art Technik
- Kosten/Technik Abwägung
- Einbindung von Know How Trägern
- Prüfung der Leistungsfähigkeit von Lieferanten (Technologien, Kapazitäten, Service)
- Folgekosten Problematik
- Energie, Verbrauchsmaterial, Medienversorgung
- Service, Schulung & Personalkosten
- Bedienerfreundlichkeit
- Umbau & Erweiterungskosten
- Abriss & Entsorgungskosten
- Kaufmännische und rechtliche Besonderheiten
- Ersatzteilverfügbarkeit
- Mängel & Verjährung
- Zahlungsbedingungen, Geschäftsbedingungen
- Absicherung durch Vertrag (Werksvertag, Rahmenvertrag)
9
Q
- Besonderheiten Beschaffungsmarkt
A
- Begrenzte Anzahl von Anbietern (Know How, Patente, Nischenpolitik)
- Partnerschaftliche Beziehung zwischen Kunden und Lieferanten
- Besondere Bedeutung von Image, Prestige und Referenzen
- Empfindlich gegenüber Marktschwankungen
10
Q
- Local Sourcing
A
- Beschaffung in unmittelbarer Nähe des Standorts teuer, schnell, flexibel
- Hochwertige Güter für Aufrechterhaltung der Produktion
- Vorteile:
- Lieferantennähe, geringe Transport- und Nebenkosten
- Flexibilität, schnelle Reaktion
- Gleiche Mentalität, Sprache Währung
- Nachteile:
- Keine harten Preisverhandlungen
- Kein Know How Gewinn
- Oft teuer
11
Q
- National Sourcing
A
- Beschaffung im Heimatland eher teuer
12
Q
- International Sourcing
A
- Beschaffung über Grenzen hinweg
13
Q
- Global Sourcing
A
- Global, mit strategischem Charakter
- Weltweite Expansions- oder Standortpolitik
- Internationale Absatzpolitik
14
Q
- On Shore Dienstleistungen
A
- DL innerhalb des Unternehmens Hoheitsgebietes
15
Q
- Offshore Dienstleistungen
A
- Außerhalb des Unternehmens Hoheitsgebietes
16
Q
- Low Cost Country Sourcing LCCS
A
- Lieferanten in Niedriglohnländern
17
Q
- Best Cost Country Sourcing BCCS
A
- Berücksichtigung von Material- u. Transportkosten, Qualität, Risiken
18
Q
- Best Value Country Sourcing
A
- Wertebasiert
- Lieferantenflexibilität, Umweltstandards, qualifiziertes Personal, ethische Grundsätze
19
Q
- Ziele der internationalen Beschaffung
A
- Qualität, niedrige Kosten, Marktzugang, Know How, Druckmittel
- Unabhängigkeit von nationalen Anbietern (Monopole)
- Know How Wissenstransfer in nationalen Markt
- Beschaffungs- und Versorgungssicherheit
- Öffnung von verschlossenen Absatzmärkten
20
Q
- Risiken der internationalen Beschaffung
A
- Länderrisiken
- Dynamische Gesetzesänderungen (Ein- u. Ausfuhrbesteuerung)
- Verstaatlichung von Unternehmen
- Sicherheits- u. Umweltauflagen
- Zölle
- Rechtsunsicherheit
- Unterschiedliche Kulturen
- Währungsrisiko
- Lieferantenrisiken
- Längere Beschaffungszeiten, längere Reaktionszeit
- Qualitätsunterschiede
- Lieferanten Untervergaben
- Kommunikationsproblem
- Know How Abfluss
21
Q
- Technik vs. Einkauf
A
Technik
Modernste Technik
hohe Qualität
spezifisch technische Lösung
Keine neuen Lieferanten, Lieblingslieferanten
Zügige Abwicklung
Schnelle Bestellung
Einkauf
Nur was nötig ist
Vereinfachte Technik Anforderungen
Standards
Vermeidung von Monopolstellungen & Exklusivbehandlungen
Keine Hof Lieferanten
Zeit für Marktforschung
Preisoptimierung durch Wettbewerb
22
Q
- Möglichkeit der Zusammenarbeit
A
- Geklärte AKVs (Entscheidungsinstanzen, Handlungsspielräume)
- Kommerzieller Teil Einkauf & Jurist
- Technischer Teil Fachabteilungen Technik
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Q
- Zentraler Einkauf
A
- Beschaffung durch eine einzige Zentralstelle
- Vorteile:
- Einheitliche Strategie, Prozesse, Lieferantenpolitik
- Größere Verhandlungsmacht, bessere Einkaufsbedingungen
- Bündelungseffekte
- Keine unterschiedlichen Preise vom selben Lieferanten
- Nachteile
- Zeitliche Verzögerungen
- Geringere Effektivität (Bürokratie) & Flexibilität
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Q
- Dezentraler Einkauf
A
- Beschaffung direkt durch Bedarfsträger
- Vorteile:
- Flexible und zeitnahe Bestellabwicklung
- Effektivität und geringe Bürokratie
- Kurze Informationswege
- Nähe zwischen Bedarfsträger und Lieferant
- Nachteile:
- Bedingte Preistransparenz
- Bedingte Bündelung
- Geringer Verhandlungsmacht
- Schlechtere Konditionen (Rabatte, Service, etc.)
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25. Realität dezentraler oder zentraler Einkauf
* Keine Reinform beider Varianten
* Zentraler strategischer Einkauf
* Dezentraler operativer Einkauf
26
26. Maverick Buying
* Beschaffung von Gütern ohne Einbindung der Einkaufsabteilung
* Ca. 15% Mehrkosten bei Maverick Buying
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27. Typischer Beschffungsablauf
1. Bedarf feststellen
2. Anforderungen prüfen
3. Lieferanten ermitteln
4. Bedarf anfragen
5. Angebot auswerten
6. Verhandlung und Bestellung
7. Wareneingang, Qualitätskontrolle
28
28. Systematischer Beschaffungsprozess
28. Systematischer Beschaffungsprozess
* Vorbereitende Maßnahmen
* Bedarfsermittlung und Anforderung
* Anfrage/Ausschreibung
* Angebotsprüfung
* Angebotsvergleich
* Angebotsauswertung
* Vergabeverhandlung
* Bestellvorbereitung & Vertragsgestaltung
* Bestellung
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29. Vorbereitende Maßnahmen
* Überlegungen zum Beschaffungsbedarf (Leistungen und Qualität)
* Termine, Lieferzeiten & benötigte Ressourcen
* Make or Buy
* Investitionsrechnungen
* Finanzierungsalternativen zu klassischem Kauf
* Grobe Projektrahmenplanung
* Untergliederung der Beschaffungskomponenten (Kleinmaterial, Standardkomponenten, Spezial Komponenten, Langläufer/Kurzläufer, Beistellkomponenten)
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30. Bedarfsermittlung und -anforderung
* Bedarfsanforderung (BANF) durch Bedarfsträger
* BANF:
- Was wird benötigt
- Technische Aspekte (Spezifikationen)
- Organisatorische und kaufmännische Aspekte (Liefertermin, -ort, -menge, Kostenstelle, Incoterms, Geheimhaltung, Garantie,…)
- Unternehmensindividuelle Aspekte (Qualitätsrichtlinien, Verpackungsvorschriften, Einzuhaltende Normen)
* Einkauf vervollständigt BANF Anfrageunterlagen
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31. Anfrage und Ausschreibung
* Aussagekräftige Anfrage- u. Ausschreibungsunterlagen (eindeutige Kommunikation der Anforderungen)
* Unvollständige Anfrageunterlagen führen zu:
- Keinem Angebot
- Unvollständigen/unbrauchbaren Angeboten
- Überzogenen Preisen (Sicherheitsaufschlag, bzw. Lieferant will Auftrag sicher nicht)
* Anfrage Varianten
* Ausschreibungen
- Komplexe Beschaffung professionelle Ausschreibungen
- Lasten und Pflichtenheft
- Öffentliche Ausschreibungen
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Anfrage Varianten
- RFI (Request for Information) – Leistungsanfrage
- UVP, Listenpreise
- RFQ (Request for Quotation) – Preisanfrage
- Auf UVP Basis von Lastenheft und Leistungsbeschreibung
- RFP (Request for Proposal) – Angebotsabgabe
- Anfrage mit verbindlichem Detailangebot
- RFF (Request for Feature) – Angebotserweiterung
- Für Erweiterung einer Anlage
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32. Angebotsprüfung, -Vergleich & -Auswertung
* Prüfung: systematische Untersuchung der einzelnen Angebote
- Vollständigkeit und Transparenz der Angebotsinhalte (Basis Ausschreibung)
- Fristgerechte Angebotszusendung
* Vergleich: Gegenüberstellung der Angebote
- Vergleich unter Kosten Nutzen Gesichtspunkten
- Ziele: Preistransparenz, Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten, Ermittlung offener Punkte
- Einfaktor Vergleich (nur monetär)
- Mehrfaktor Vergleich (mehrere Betrachtungskriterien, z.B. kommerzielle, rechtliche, produktbezogene, lieferantenbezogen, situationsbezogene,…)
* Auswertung: Bewertung und Reihung der Angebote
- Hilfsmittel: Nutzwertanalyse mit gewichteten Kriterien
- Höhere Gewichtung: Preis & Lieferzeit
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33. Vergabeverhandlung
* Vorbereitung:
- Festlegung Verhandlungsstrategie und Ziele
- Kenntnis über Lieferanten Gesprächsteilnehmer
* Verhandlung:
- Klärung technischer Details
- Fixierung kommerzieller und vertraglicher Konditionen
- Verhandlungsprotokoll
- Splittung technische und kaufm. Verhandlung
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34. Bestellvorbereitung und Bestellung:
* Gemeinschaftliche Entscheidung von relevanten Stakeholdern
* Schriftliche Bestellung bzw. mindestens schriftliches Bestätigungsmail bei mündlicher Bestellung
* Auftragsbestätigung auf Abweichungen Prüfen
36
Beschaffungsstrategien entlang der Lieferantenpyramide
1. System- & Modullieferant:
- Partnerschaften (Modular sourcing, single sourcing, local sourcing)
2. Komponentenlieferant:
-Qualität, Kosten, Zeit (Dual sourcoing, local /domestic sourcing)
3. Rohmaterial, Halbfabrikat, Normteillieferant:
- Kosten (Multiple sourcing, global sourcing)
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36. Single Sourcing
* Güterbeschaffung bei nur einem Lieferanten
* Komplexe Güter, lange Entwicklungszeiten
* Vorteile:
- Enge Zusammenarbeit
- Weniger Lieferanten und Kontakte
- Geringere logistische Komplexität
* Nachteile:
- Engpass bei Lieferantenausfall
- Kurzfristiger Lieferantenwechsel schwierig und teuer
- Lieferantenabhängigkeit, geringe Flexibilität
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37. Dual Sourcing
* Beschaffung durch 2 in Wettbewerb stehende Lieferanten
* Günstigerer erhält höheres Bestellvolumen fördert Wettbewerb
* Z.B. bei Engpassartikel
* Vorteile:
- Enge Zusammenarbeit
- Geringe logistische Komplexität, wenige Kontakte
- Geringe Bestellabwicklung
* Nachteile:
- Teilabhängigkeit von Lieferanten
- Mittlere Flexibilität
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38. Multiple Sourcing
38. Multiple Sourcing
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39. Modular Sourcing
* Beschaffung von komplexen Baugruppen (ggf. Entwicklungsaufgaben
* Vorteile:
- Reduzierte Schnittstellen
- Konzentration auf Kernkompetenz
- Unmittelbare Lieferantennähe
- Verkürzte Entwicklungszeiten und Änderungsflexibilität
* Nachteile:
- Gegenseitige Abhängigkeit
- Hoher Abstimmungsaufwand
- Schwieriger Lieferantenwechsel
- Abgabe von Firmen Know How
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40. Just In Time
* Produktionssynchrone und zeitgerechte Beschaffung (ohne Waren und Qualitätsprüfung)
* Qualitätsprüfung bei Lieferant (bei A Teilen)
* Lieferant liefert direkt in die Fertigungslinie hinein
* Vorteile:
- Geringe Kapitalbindung
- Verbesserter Lieferantenservice
- Verkürzte Beschaffungszeit
* Nachteile:
- Hohe Lieferantenabhängigkeit
- Großes Umweltrisiko (Streik)
- Hohe Transportkosten
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41. Beschaffungskooperationen
* Beschaffungsbündelungen zwischen selbständigen Unternehmen
* Vorteile
- Höhere Verhandlungsmacht, günstigere Preise und Konditionen
- Flexibilität
* Nachteile
- Kein direkter Lieferantenkontakt
- Verlust von Einkaufs Know How
- Schwankende Produktqualität
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42. Lieferantenmanagement
* Beschaffungsmarktforschung
* Lieferantenauswahl
* Lieferantenbewertung
* Lieferantencontrolling
* Lieferantenentwicklung
* Strategische Ziele:
- Effiziente Beziehung zwischen Lieferant und Unternehmen
- Optimierung (Kosten, Qualität, Schnittstelle)
- Reduktion Versorgungsrisiko
* Operative Ziele:
- Konzentration auf die besten Lieferanten
- Lieferantenvergleich (bestehender, potenzieller)
- Bündelung Einkaufsvolumen
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44. Beschaffungsmarktforschung
* Untersuchungsobjekte: beschaffende Güter, Anbieterstruktur, Leistungsfähigkeit, Preis
* Ziele: Transparenz über Markt, Anbieter und Preise
* Informationsquellen: Messen, Branchenverbände, Industrie & Handelskammern, Fachzeitschriften, Lieferantenkataloge
45
45. Lieferantenanalyse & -auswahl:
* Standardmaterial: Auswahl aus Stammdaten (Standard Lieferanten)
* Investitionsgüter: Prürung, Bewertung und Freigabe des Lieferanten
* Beschaffungsstrategie:
- langfristige Integration?
- Einbindung in Entwicklung?
- Beschaffung als Modullieferant?
* Gekoppelt mit Lieferantenbewertung
* Tool: ABC Analyse der Güter
* Fragen für Analyse:
- Standort
- Kapazität
- Technik, Fähigkeiten
- Kreditwürdigkeit
- Referenzen
- Kommunikation
- Verbesserungen
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46. Lieferantenbewertung
* Beurteilung anhand vordefinierter Kriterien
* Kombination der Kriterien Gesamtbewertung des Lieferanten
* Objektive Kriterien (Reklamationsquote, Fehlerquote, Termintreue)
* Subjektive Kriterien (Kommunikationsverhalten, Kulanz, Flexibilität)
* Ziele:
- Objektive Lieferantenauswahl
- Info über aktuelle Lieferanten Performance bzw. Lieferantenentwicklung
* Voraussetzungen:
- Bewertungsinstrument mit vorab klar definierten Bewertungskriterien
- Anpassungsmöglichkeit der Kriterien
- Gesamtbeurteilung je Lieferant
- Gesamtübersicht aller Lieferanten
- Einbindung der relevanten Wissensträger
- Nachvollziehbarkeit der Bewertung (Notizen)
- Kontinuierlicher Rückfluss der Lieferantenerfahrungen
* Bewertungskriterien:
- Preis (Niveau, Stabilität, Transparenz)
- Qualität (Know How, Technologie, Zertifizierung)
- Termin (Lieferzeit, Angebotsabgabe)
- Standort (Sprache, Transportdauer, Lieferbedingungen)
- Flexibilität (Volumensteigerung, Just In Time)
- Kommunikation (Offenheit, Vertrauenswürdigkeit, Erreichbarkeit)
- Innovationskraft (Erfolgsrate, F&E Kapazität)
- Mengenleistung (Fehlerquote, Mindestliefermenge)
- Umweltleistung (Lebenszyklusbetrachtung)
- Service (Beratung, Kundendienst, Kulanz)
- Kapazität (Auslastung, Elastitzität)
- Finanzkraft (Umsatz, Gesellschaftsform, Bonität)
* Was passiert, wenn man keine Lieferantenbewertung macht?
- Bauchgefühl Auswahl
- Verlassen auf subjektive Erfahrungen zu Lieferanten
- Keine Aussage über Performance Historie
- Wissensverlust, wenn Einkäufer Unternehmen verlässt
47
47. Lieferantenklassifizierung
* ABC Lieferanteneinteilung
- A – Lieferant:
- 10-20% der Lieferanten, hohes Einkaufsvolumen (70-80%)
- Intensive Betreuung
- Optimierungsmaßnahmen führen zu wesentlicher Kostereduktion
- B - Lieferant:
- 20-30% der Lieferanten, mittleres Einkaufsvolumen (10-15%)
- Optimierungsmaßnahmen bei Bedarf
- C – Lieferant:
- 60-70% der Lieferanten, geringes Einkaufsvolumen (5-10%)
- Minimale Aufwände, da geringe Wirkung
- Klassifizierung mittels Portfolio Analyse
48
48. Lieferantenentwicklung
* Dient zur langfristigen und nachhaltigen Verbesserung & Optimierung der Lieferantenperformance
* Zusammenarbeit, Kooperation, Partnerschaft
* Vorgangsweise:
- Lieferanten Workshops
- IST Zustand (Lieferantenbewertung & Klassifizierung)
- Definition eines SOLL Zustandes
- Festlegung Optimierungsmaßnahmen (Einkauf + Fachabteilungen)
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49. Lieferantenintegration
* Lieferant in die Lieferkette bzw. Unternehmensstruktur einbinden
* Ziele:
- Verbesserung Zusammenarbeit
- Verringerung Gesamtkosten aller Beteiligten
- Reduktion Lagerbestände
* Erfolgsfaktoren:
- Teilung von Information und gemeinsame Kommunikation
- Zielübereinstimmung
- Ressourcen Sharing
- Synchrone Entscheidungen
