Aula 00 - Processo e Funções administrativas, Papéis e habilidades do administrador Flashcards
O que é administração? O que é Organização? Ambientes, estruturas e níveis organizacionais Processos Administrativos/ Organizacionais Papéis do administrador (10 papéis de Mintzberg) Habilidades do Administrador (habilidades de Katz)
O que é administração?
Administração é a utilização de todos os recursos organizacionais (pessoas, equipamentos, dinheiro, etc.), de forma planejada, organizada, dirigida e controlada, para o alcance dos objetivos da organização, que não poderiam ser alcançados por uma só pessoa (de forma autônoma).
Para Henry Mintzberg, a administralção pode ser vista como um triângulo no qual a arte, a habilidade prática e a utilização da ciência se encontram…
A arte traz as ideias e a integração (o administrador deve interpretar cada situação, de forma criativa e inovadora); a habilidade prática faz as conexões, alicerçadas em experiências tangíveis (é a aplicação prática das teorias cientificas); e a ciência utiliza a análise sistemática do conhecimento para criar a ordem (a administração repousa em fundamentos científicos; analisa-se metódica e sistematicamente os fatos e evidências; são definidas as relações de “causa e efeito”)
O que é organização?
Organização é uma entidade estruturada, onde estão alocadas as pessoas e os recursos, que trabalham juntos para que os resultados (objetivos comuns) sejam alcançados.
Quais são os três tipos de ambientes Organizacionais?
Ambiente Geral: É o “macro ambiente”. É composto por participantes que não sofrem interferência da organização, mas que influenciam a organização de maneira indireta. Exemplos: economia, política, tecnologia e demografia.
Ambiente Operacional: Também chamado de ambiente competitivo, setorial, ou imediato, é formado por componentes que influenciam a organização de maneira direta. São os participantes que estão mais “próximos” da organização. Exemplos: clientes, fornecedores, concorrentes, agências reguladoras.
Ambiente Interno: É composto pelos elementos internos da organização. Exemplos: funcionários, administradores, equipamentos, estrutura física e cultura organizacional.
A estrutura organizacional poder ser separada em duas, quais são elas?
Organização Formal: criada propositalmente; baseada na racionalidade e na lógica; é planejada e estruturada; é voltado para um conjunto de regras, normas e regulamentos; é representada no organogramas da organização; os relacionamentos são baseados na missão, visão e valores da organização; objetivos pré-estabelecido.
Organização Informal: surge naturalmente (espontaneo); baseada na afinidade entre funcionários; não é planejada e nem estruturada; não existem regras ou manuais; não aparece no organograma da instituição; não possui obejtivos claros; transcende a organização formal pois não está sujeito aos horários de trabalho.
Quais os três tipos de níveis organizacionais?
Nível estratégico: é a cúpula, o nível mais elevado da hierarquia (diretores e presidentes); as decisões afetam toda a organização; focado em longo prazo; O nível estratégico está em contato direto e tem uma maior interação com o ambiente externo.
Nível tático: É o nível “intermediário”, ou nível gerencial. É o “elo de articulação” entre o nível estratégico e o nível operacional. A função dos administradores deste nível é de interpretar as decisões tomadas no nível estratégico, e buscar meios para que estas decisões sejam implementadas pelo nível operacional. Esse nível se preocupa, normalmente, com o médio prazo.
Nível operacional: É o nível administrativo mais baixo. É onde estão os supervisores. O foco é no curto prazo, no desempenho das tarefas. Os administradores desse nível devem se preocupar em colocar em prática o que foi estabelecido pelo nível tático. Para tanto, devem guiar e administrar seus subordinados (os funcionários e operários “chão de fábrica”) para que executem as atividades e desempenhem suas funções de maneira eficiente.
A administração utiliza-se de um processo (de um método) para atingir seus objetivos. Esse processo é composto de algumas “etapas”, as quais chamamos de funções administrativas. As funções administrativas, quando consideradas conjuntamente, formam o processo administrativo. Quais são as quatro funções administrativa?
- Planejamento (estabelecer objetivos; definir os meios para alcançar os objetivos; traçar planos estratégicos)
- Organização (estabelecer meios e recursos; alocação de recursos; atribuição de tarefas)
- Direção (conduzir os trabalhos; influênciar, orientar e motivar; liderança e comunicação)
- Controle (monitorar as atividades; fazer correções necessárias; objetiva assegurar que os resultados sejam alcançados)
(mnemônio PODC - Pódicê)
Discorra sobre a função administrativa: PLANEJAMENTO.
- Estabelecer os objetivos e definir meios (traçar estratégias) para alcançá-los;
- O planejamento que define “aonde quer se chegar” e traça os planos de “como chegar” lá;
- Permite identificar oportunidades, ameaças, fraquezas e forças;
- Tem foco em ideias.
Discorra sobre a função administrativa: ORGANIZAÇÃO.
- Dividir o trabalho, atribuir as responsabilidades e estabelecer as autoridades;
- Estabelecer os meios e os recursos necessários para se alcançar o objetivo proprosto pelo planejamento;
- Está relacionada à alocação de recursos para equipes, pessoas, órgão e departamentos e à atribuição (alocação) de tarefas;
- Tem foco em “coisas”/ recursos
Discorra sobre a função administrativa: DIREÇÃO.
- É conduzir os trabalhos para que seja colocado em prática tudo aquilo que foi organizado e planejado
- Usar a influência para orientar e motivar as pessoas;
- Está relacionada à liderança, coordenação, comunicação, motivação, relacionamentos e interação, para que as pessoas desempenhem as atividades necessárias à concretização dos objetivos propostos;
- Tem foco em pessoas
Discorra sobre a função administrativa: CONTROLE.
- Monitorar as atividades e fazer as correções necessárias, a fim de manter a organização no caminho adequado para o alcance dos objetivos;
- Envolve o acompanhamento, a monitoração e a avaliação do desempenho organizacional para verificar se as coisas estão acontecendo de acordo com o que foi planejado, organizado e dirigido;
- Tem foco em resultados
Ciclo administrativo
Essas funções ( planejamento, organização, direção, controle) atuam de forma cíclica. Ou seja, as funções administrativas formam um ciclo administrativo.
As funções estão relacionadas entre si, portanto, pode-se dizer que o processo administrativo é ciclico, interativo e dinâmico, ou seja, não é estático.
É importante que você saiba que, dependendo do autor, o processo administrativo é visto de uma forma um pouquinho diferente.
Além do PODC - de Dale (as vezes é visto como de Fayol seu precursor), ainda temos:
POC3 “póqui3” - de Fayol - Prever, Organizar, Comandar, Coodenar, Controlar
Papéis do Administrador
Papéis interpessoais: são aqueles que se relacionam às relações pessoais do administrador com seus subordinados, chefes e clientes. Estes papéis demonstram como o administrador interage com as outras pessoas e como influencia seus subordinados.
Papéis informacionais: Dizem respeito à coleta, ao processamento, à disseminação e à produção de informações. Esses papéis demonstram como o administrador processa e “troca” as informações.
Papéis decisórios : É a forma como os administradores utilizam as informações que possuem em suas decisões. Se relacionam àquelas situações em que o administrador tem de fazer uma escolha.
Os 10 Papés do administrator segundo Henry Mintzberg
Papéis interpessoais
- Símbolo / Representação: representa a organização simbolicamente.
- Liderança: orienta, influência e motiva.
- Elemento de Ligação: rede de contatos para troca de informações
Papéis informacionais:
- Monitor: coleta e analisa informaçães.
- Disseminador: compartilha informações internamente.
- Porta-voz: transmite informações para o meio externo.
Papéis decisórios:
- Empreendedor : identifica novas ideias e oportunidades;
- Solucionador de conflitos : corrige problemas internos e externos;
- Alocador de Recursos: aloca recursos conforme prioridade
- Negociador : representa os interesses da organização durante as negociações
