Arquivologia Flashcards
O que a arquivologia estuda?
2
arquivos e documentos
O que é um arquivo?
acumulação ordenada de documentos, criados por uma instituição e preservados para cumprir um objetivo. arquivo não é biblioteca (não é produzido pela instituição q esta inserida), não é museu
Quais são os principios fundamentais do arquivos?
12
OPTURIPRCIUA
1- Organicidade: relação natural, a relação entre os documentos entre si
2!!- Proveniencia ou Respeito aos fundos: fundo é um conjunto de documentos de uma mesma origem. Os arquivos não devem ser misturados, mesclados a de outras entidades. Princípio básico da arquivologia
3- Territorialidade ou proveniencia territorial: deriva do principio da proveniencia. Arquivos devem ser conservados no território do qual foram produzidos.
4- Unicidade: função unica vinculado a sua produção.
5- Respeito a ordem original ou ordem primitiva: Observancia do fluxo natural e organico ao que foram produzidos.
6- Indivisibilidade ou integridade: Não podem ser multilados, nem destruidos, não deve ser alterado nem prejudicado.
7- Pertinencia ou assunto: documentos devem ser reclassificados por assunto. Se contrapoe ao da proveniencia.
8- Reversibilidade: todo procedimento em arquivos podem ser revertidos, caso der errado.
9- Cumulatividade ou naturalidade: acumulação natural de arquivos, então não pode ser vendidos nem trocados.
10- Inalienabilidade e imprescritividade: não se vende nem comprado e não vence, respectivamente.
11-Universalidade: noção global
12- Autenticidade: manter o documento da mesma forma como foi produzido, não altera, mantendo a qualidade da informação do documento.
O que é um suporte?
é o meio no qual a informação do documento foi registrada. Papel, CD, filme de nitrato.
O que é documento de arquivo?
São produzidos e recebidos pela instituição, estão registrados em qualquer suporte, tem organicidade (refletem as atividades)
Quais são as finalidades do arquivo?
3
-Guardar os documentos de forma ordenada e eficiente(rapida)
- Garantir a preservação dos documentos (temperatura, umidade)
- Atender os pedidos de consulta e desarquivamentos de documentos. Garantir o acesso.
Tipos de arquivos:
- Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados: (4)
ENT NA EST EXT
1- Entidades mantenedoras: publicas ou privadas
2- natureza dos documentos: especial(cuidados especiais a guardar por exemplo,(mapas,dvd, rolo de filme, ) ou especializado (assuntos especificos)
3- os estágios de sua evolução: 1ª idade ou corrente (documentos que o uso é frequente como o RG, precisa ficar perto), 2ª idade ou intermediario ( está usando cm o uso menos frequente, não tem na mão sempre) , 3ª idade ou permanentes (constituição de 46, é guardado pelo valor histórico)
4- a extensão da sua atuação: setorial, central/gerais (recebem documentos de diversos setores que integram a estrutura de uma instituição)
O que é forma do documento? ex?
E o que é um formato de documento? ex
é o estagio de preparação do documento. Cópia, original,rascunho.
é uma configuração fisica de um suporte d acordo com sua natureza. EX: formulários, ficha, livro, caderno, planta, cartaz
Quais são os generos documentais? 6 TEAUMICINICOCAR
e o que é a espécie?
e o que é um tipo documental?
- dococumentos textuais: documentos que estejam em forma escrita. ex: contratos, atas, relatorios, certidões.
- documentos audiovisuais : quando a informação está em forma de som/ imagem em movimento. ex: filmes, registro sonoro
- documentos micrográficos: copías reduzidas de um documento.ex: microfilmes, microfichas.
- Documentos informáticos/ digitais: documento codificado, produzidos e armazenados em sistema de computador. EX: arquivo em mp3, arquivo do word,
- Documentos iconográficos: cuja a informação esteja em forma de imagem estatica. Ex: fotos, slides, desenhos, gravuras.
- documentos cartográficos: documentos que de forma reduzida representam algo maior. ex: plantas, mapas,perfil.
*** espécie são os exemplos dos generos
*** Tipo: divisão de uma especie, tem recheio: foto temática, decreto legislativo,
Qual a diferença entre gestão de documentos e gestão de arquivos?
Gestão de documentos visa fornecer o acesso a uma informação enquanto a gestão de arquivos visa o controle e a recuperação de documentos, seja digitais ou convencionais.
O que é o diagnostico administrativo?
Avaliar se o arquivo esta trabalhando direito, dimensionar a sua eficiencia , ver suas falhas e aprimora-lo.
o diagnostico administrativo proporciona informações como:
12
1- instalações fisicas
2- condições ambientais
3- condições de armazenagem
4- estado de conservação do documento
5- espaço fisico ocupado
6- volume documentla
7- controle de emprestimos
8- recursos humanos
9- acesso a informação
10- genero dos documentos
11- arranjo e classificação dos documentos
12- tipo de acondicionamento
Quais são as 3 fases da gestão de documentos?
1ª: Produção : elaborar documentos em razão das atividades especificas de um setor. Pensa na utilidade do documento, evitando os desnecessários.
2ª- Utilização: fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de suas funções, assim como sua guarda após cessar o seu tramite. Arquivamento será controlado nessa fase. Cuida da gestão de arquivo correntes e intermediarios e a implantação de sistemas de arquivo e recuperação da informação.Atividades de PROTOCOLO, classificação, organização e elaboraçao de instrumentos de recuperação da informação.
3º- Avaliação e destinação: Analise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. Destino final dos documentos, preservados e eliminados.
Quais são os principais instrumentos de gestão arquivistica ?
plano de classificação(ordenação, como arruma) e a tabela de temporalidade(destinação).
Gestão de documentos correntes tem como objetivo…
tem como objetivo de facilitar o acesso as informações nela contido. PROTOCOLO E ARQUIVO.
Quais atividades são realizadas nos arquivos correntes?
5/6
-protocolo
-arquivamento
- expedição
- emprestimo e consulta
- destinação
O protocolo realiza quais atividades?
-recebimento
-classificação: separar por assuntos
- registro
-movimentação: expedição-distribuição
-controle da tramitação - movimentação
Sobre a natureza do assunto dos arquivos, diferencie documento ostensivo e sigiloso:
e explique os 3 graus de sigilo
Ostensivo: Documento sem qualquer restrição de acesso e cuja divulgação não é prejudicial a administração ou as partes
Sigiloso: Documentos que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito. E, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia, divulgação e acesso.
Graus de sigilo: todos terminam com 5
- Reservado: 5 anos
-Secreto: 15 anos
- Ultrassecreto: 25
Qual a idade dos arquivos correntes, intermediarios e permanentes? e qual o VALOR deles? diferencie valor primario de secundario
primeira, segunda e terceira idade respectivamente.
Valor: primário, primário e secundário respectivamente.
Valor primario:
- Fiscal
- Legal
-Administrativo
Valor secundario:
- Informativo
-Probatorio
-Historico
Qual a diferença do recolhimento e transferencia dos arquivos (correntes, intermediarios e permanentes)
Transferencia: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediario
Recolhimento: entrada de documentos nos arquivos permanentes
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua __, ___, _, ___ e ____ (P.T.U.A.A) em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A gestão documental é dever do _____.
produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento.
Poder Público.
Quais são os niveis da gestão documental?
Minima
Minima ampliada
Intermediaria
Máxima
Mínima: retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento dos de valores permanente
Mínima ampliada: o msm q o ultimo mais centros de arquivamento intermediario
Intermediaria: dois primeiros mais programas básicos ( gestão de formulários, elaboração de sistemas, gestão de correspondencias, documentos vitais).
Máxima: todas mais gestão de diretrizes administrativas, de correspondecia e telecomunicações
Quais são as atividades do protocolo?
R
C
R
C d T
A
D
E
Recebimento, Classificação, Registro, Controle da Tramitação, Autuação, Distribuição e Expedição.
O protocolo é atividade típida do arquivo ….
Corrente
Sobre a atividade “recebimento” do protocolo.
Não se abre correspondencia ______ nem _______. Mas a correspondencia _____ _________ deve ser aberta.
particular nem sigilosa.
Oficial ostensiva
Documento sigiloso deve ser acondicionado em ____ envelopes com a informação de que é sigiloso no envelope _______
2, interno.
Sobre a atividade da “classificação” do protocolo. Qual sua definição?
Forma de organizar para conseguir dar essa informação de modo mais rápido e facilitar as tarefas.
Cadastramento das METADADOS/informações com o objetivo de controlar a tramitação dos documentos, avulsos ou processos, produzidos e recebidos em um orgão ou entidade. Qual é o nome da atividade do protocolo descrita acima?
Registro.
Sobre a atividade do protocolo “controle de tramitação”. A tramitação é o curso do documento desde a sua ________ ou _______ até o cumprimento de sua função _________. Também chamado de ______.
produção/ recepção/ administrativa/Movimentação.
Autuação é uma atividade do protocolo que visa a transformação de _________ avulsos recebidos em uma unidade protocolizadora em um _________. Essa autuação é _______ quando o assunto requer analise ou decisões administrativas dos orgãos ou entidades da _________ _______ _______
documento/ processo/ obrigatória/ Administração Pública Federal.
A autuação de processos não digitais somente poderá ser efetuada pela _______ _______
Unidade Protocolizadora
A expedição é uma atividade do protocolo, que se baseia em enviar para local ______ a organização.
externo
Os passos e rotina a seguir fazem parte de qual atividade do protocolo?
1 - receber a correspondencia
2 - verificar se não faltam folhas ou anexos
3- numerar e completar a data,no original e nas copias
4- expedir o original com os anexos se for o caso
5- encaminhar as copias acompanhada dos antecedentes que lhe deram origem ao setor de arquivamento , isto é ao arquivo propriamente dito.
Atividade de expedição
A distribuição é uma atividade do protocolo . É a primeira tramitação do documento, avulso ou processo, para o destinatario, que ocorre ___________ do orgão osu entidade.
dentro.
é interna
De qual atividade de protocolo essas rotinas pertencem?
-receber correspondencia
- distribuir a correspondencia particular
- separar a correspondencia oficial da particular
- separar a correspondencia oficial de carater ostensivo de carater sigiloso
- abrir a correspondencia ostensiva
- tomar conhecimento da correspondencia pela leitura
-
recebimento
