Arquivologia Flashcards
desentranhamento
Ressalva
juntada de peça
desapensação
desentranhamento: retirada de folhas / documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa.
Ressalva: nota para informar a retirada de uma peça.
juntada de peça:união
desapensação: separação de processo juntado por apensação, que é a união em caráter temporário.
O documento que se caracteriza pela descrição de fatos passados, analisados com o objetivo de orientar o servidor interessado ou o superior imediato para uma determinada ação, sendo, ainda, um documento oficial, no qual uma autoridade expõe a atividade de uma repartição ou presta conta de seus atos a uma autoridade de nível superior, é chamado de
Relatório
A nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, que ao proceder à anexação foi constada a ausência de uma peça e que pode ser feita por intermédio de carimbo específico, denomina-se termo de
Ressalva
Quanto à organização de documentos, a classificação por “espécie” é a configuração que assume um documento de acordo com a
Disposição e a natureza das informações nele contidas
Na rotina de uma repartição pública, a atividade que consiste na separação de parte da documentação de um ou mais processos para a formação de um novo processo e que depende de autorização e instruções específicas do órgão interessado denomina-se
Desmembramento
Diligência
Autuação
Juntada
AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO - É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
DILIGÊNCIA: É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
JUNTADA - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.
O ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender às formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas, é denominado de
Diligência
O método de arquivamento que tem sua aplicação atrelada à interpretação do assunto do documento em análise e é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos, pois exige profundo conhecimento das atividades institucionais, é conhecido como método
Ideográfico
Quais os 4 métodos básicos de arquivamento?
Alfabético
Numérico
Geográfico
Ideografico
Método básico de arquivamento: (alfabético)
Esse é um dos métodos mais conhecidos, que organiza os documentos pela ordem alfabética, tornando a consulta aos arquivos mais intuitiva. Isso é feito a partir do nome referente ao documento, como a pessoa, empresa, o evento ou local de referência. Ele tem uma versão chamada “variadex”, que utiliza cores para indicar as letras iniciais de cada documento com o objetivo de facilitar a busca
Método de arquivamento basico: (Numérico)
Nesse caso, é preciso atribuir números aos documentos, que serão organizados seguindo essa ordem. Portanto, é preciso ter um controle detalhado” para manter os registros que serão utilizados para busca da documentação. Existem três variações desse método de arquivamento, veja só:
SIMPLES: cada item classificado, como os clientes, recebe um número e os documentos seguem essa ordem. Caso algum registro seja descartado, o número correspondente pode ser reutilizado para outro arquivamento;
CRONOLÓGICO: a organização considera a ordem numérica e as datas, por exemplo “20/2015”, bastante comum para documentos financeiros e outros arquivos cuja data seja mais relevante na busca. Também é comum que o arquivamento considere apenas a data, sem números adicionais;
DÍGITO TERMINAL: indicado para facilitar o controle quando existem grandes volumes, então ele utiliza grupos numéricos. São formados por pares de números, lidos da direita para a esquerda.
Método de arquivamento básico:
(Geográfico)
método geográfico arquiva os documentos considerando o seu local ou procedência. Para facilitar a busca entre os documentos, é comum que ela também siga a ordenação alfabética. No entanto, dentro de uma pasta sobre determinado estado, o ideal é que a capital fique no início, independentemente da ordem alfabética. O mesmo acontece na ordenação por país.
Método de arquivamento básico de arquivamento: (Ideografico)
Também conhecido como temático, ele considera os assuntos dos documentos. Aqui, existem algumas variações aplicadas, veja só:
ENCICLOPÉDICO: classifica seguindo os assuntos básicos ou temas que possam ser decompostos diversas vezes, criando subgrupos;
DICIONÁRIO: considera a ordem alfabética, sem considerar assuntos correlatos ou áreas específicas;
DUPLEX: cria um código numérico para assuntos principais e correlatos, criando uma hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico;
CLASSIFICAÇÃO DECIMAL: utiliza códigos numéricos, mas pode se dividir em 10 classes que, depois, podem ser divididas em mais 10 subclasses;
UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA : atribui um número para cada documento em ordem crescente, conforme o arquivamento.
ação pela qual se reúne um documento a outro em caráter complementar, guardando ambos relativa autonomia, denomina-se
Anexação
Quais métodos de arquivamento pertencentes aos sistemas de buscas Diretos e Indiretos?
Direto: Geográfico e Alfabético
Indireto: Ideografico e Numérico
