Archivos, documentos y soportes Flashcards
Archivo
Conjuntos ordenados de documentos producidos y recibidos por una persona o entidad, pública o privada, como resultado de sus funciones o actividades.
Documento
La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta.
Document
Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad
AENOR, 2006
Records
Aquellos documentos producidos como evidencia o prueba y que son resultado de las actividades de la organización; por lo común se llaman documentos administrativos.
Archives
“Records” de carácter histórico, documentos que evidencian las actividades pasadas de la organización y que se conservan permanentemente por su valor testimonial
Caracteres externos de un documento
- Soporte: Hace referencia al material físico que sirve para fijar el contenido del documento.
- Clase: Hace referencia al material físico que sirve para fijar el contenido del documento.
Clases de documento
- Textuales: manuscritos, mecanografiados, impresos, etc. Tambien incluye archivos de texto u hojas de calculo.
- Iconograficos: mapas, planos, carteles, fotografías, diapositivas, etc. Tambien incluye los programas de diseño asistido por ordenador CAD o los programas de diseño gráfico.
- Sonoros: Transmiten un contenido exclusivamente auditivo –sin imagen– y son resultado de una grabación sonora: discos fonográficos, cintas magnetofónicas, CD-A (9) , etc. Requieren diferentes equipos para ser reproducidos.
- Audiovisuales: Transmiten su contenido mediante una combinación de imagen (a menudo imagen en movimiento) y sonido: películas, videocasetes, DVD
- Multimedia: Transmiten su contenido mediante una combinación de imagen (a menudo imagen en movimiento) y sonido: películas, videocasetes, DVD.
Tipos basicos de soporte
- Papel
- Microformas
- Soportes Electronicos
Microformas
Imágenes fidedignas, a escala reducida, de documentos originales transferidos a una película mediante un procedimiento fotográfico (cuando la información se encuentra previamente en soporte papel), o informático (cuando la información ha sido generada por ordenador). En este último caso se utiliza un dispositivo COM (11) .
Tipos de microforma
- Microfilm
- Microficha
Microfilm
Se presenta en forma de bobina (16 mm o 35 mm) o de cartucho. Una bobina de película de 35 mm puede contener 600 planos de ingeniería o 800 páginas de periódico de formato grande. Una bobina de 16 mm puede contener imágenes de 2400 documentos en formato DIN A4 si una sola imagen ocupa toda la anchura de la película.
Microficha
Consiste en una hoja plana de película que contiene una matriz o cuadrícula de microfotogramas. El formato normalizado de 105 × 148 mm tiene una capacidad de hasta 300 imágenes, dependiendo de la tasa de reducción utilizada.
La microficha es compatible con el ordenador, se pueden convertir.
Soportes electronicos
Directamente creados con un sistema informático, o bien son el resultado de un proceso de digitalización a partir de documentos previamente existentes en soporte papel.
Partes de un documento electronico
Comprende un soporte (el portador físico del contenido), un formato (un conjunto de características físicas y de presentación) y un contenido (el mensaje o información que transmite).
Problemas de los documentos electronicos
- Compatibilidad
- Equipos especificos, software asociado, metadatos.
- Preservacion compleja a largo plazo
- Dificultad para discernir el original.
Ventajas de los documentos electronicos
- Polivalencia
- Fijar todas las clases de informacion
Tipos de soporte electronico
Soportes magneticos
Soportes magneticos
- Cinta magnetica de almacenamiento de datos.
- Discos duros.
- Discos flexibles o disquetes.
- Discos opticos
Discos opticos
.CD-R (disco compacto grabable) 700 Mb
CD-RW (disco compacto regrabable) 700 Mb
DVD-R (disco versátil digital grabable) 4,7 Gb / 8,5 Gb (doble capa)
DVD-RW (disco versátil digital regrabable) 4,7 Gb / 8,5 Gb (doble capa)
DVD-RAM (disco versátil digital de acceso aleatorio) 4,7 Gb
Blu-ray disc 25 Gb / 50 Gb (doble capa)
Disco magnetoóptico Hasta 4,6 Gb
Papel Permanente
Papel más idóneo es el papel permanente o de larga duración, que tiene una duración garantizada de 500 años.
Norma ISO 11108:1996 (Información y documentación – Papel para archivo permanente – Requisitos de permanencia y durabilidad)
Requisitos para papel no permanente
El papel tendría que cumplir con los requisitos de la norma ISO 9706:1994 (Información y documentación – Papel para documentos – Requisitos de permanencia). Actualmente se puede encontrar papel neutro o exento de acidez, y también papel reciclado o reutilizado libre de ácido, que cumplen las características que exige esta norma.
(UNO-EN ISO 9706:1999)
Acidez
La acidez provoca con el tiempo la pérdida de resistencia del papel. Las moléculas de celulosa experimentan un proceso de hidrólisis y el papel se debilita y se vuelve frágil y quebradizo. Por eso, no es aconsejable utilizar papel reciclado sin verificar las características para la documentación de archivo. Sin embargo, por razones medioambientales, puede ser válido para los documentos administrativos que no se tienen que conservar durante un plazo de tiempo prolongado.
Conservacion de los soportes magneticos
Son bastante frágiles, y les afectan las altas y bajas temperaturas, la humedad, los golpes y, sobre todo, los campos magnéticos. Por eso, la conservación de estos soportes a largo plazo requiere adoptar medidas específicas: depósitos especiales, condiciones ambientales (temperatura, higrometría, ausencia de polvo), ausencia de magnetismo, realización de copias periódicas, y transferencia continua a un soporte estandarizado.
Conservacion de los soportes opticos
En general, requieren un cierto cuidado para evitar el polvo y cualquier imperfección en su superficie, por lo cual es recomendable que dispongan de caja protectora.
El papel permanente dura
De 300 a 500 años
El papel neutro dura
100 años
El papel reciclado dura
100 años
Las microformas duran
100 años
Los soportes magneticos duran
2-10 años
Los soportes opticos duran
10-100 años
Estadios de la gestión de documentos electrónicos
- Gestión tradicional completamente basada en documentos en papel.
- Gestión mixta con los dos tipos de documentos (en papel y electrónicos).
- Conversión de documentos en soporte papel a formato electrónico: digitalización.
- Gestión electrónica: todos los documentos que se producen, reciben, almacenan o distribuyen son electrónicos.
Los estadios 2 y 3 son los que corresponden a la situación actual.
¿Qué es la gestión de documentos electrónicos?
El mantenimiento y control de los documentos creados, almacenados, utilizados y conservados en entornos tecnológicos.
