Archivos, documentos y soportes

Question 1

Archivo

Answer 1

Conjuntos ordenados de documentos producidos y recibidos por una persona o entidad, pública o privada, como resultado de sus funciones o actividades.

Question 2

Documento

Answer 2

La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta.

Question 3

Document

Answer 3

Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad

AENOR, 2006

Question 4

Records

Answer 4

Aquellos documentos producidos como evidencia o prueba y que son resultado de las actividades de la organización; por lo común se llaman documentos administrativos.

Question 5

Archives

Answer 5

“Records” de carácter histórico, documentos que evidencian las actividades pasadas de la organización y que se conservan permanentemente por su valor testimonial

Question 6

Caracteres externos de un documento

Answer 6

1. Soporte: Hace referencia al material físico que sirve para fijar el contenido del documento.
2. Clase: Hace referencia al material físico que sirve para fijar el contenido del documento.

Question 7

Clases de documento

Answer 7

1. Textuales: manuscritos, mecanografiados, impresos, etc. Tambien incluye archivos de texto u hojas de calculo.
2. Iconograficos: mapas, planos, carteles, fotografías, diapositivas, etc. Tambien incluye los programas de diseño asistido por ordenador CAD o los programas de diseño gráfico.
3. Sonoros: Transmiten un contenido exclusivamente auditivo –sin imagen– y son resultado de una grabación sonora: discos fonográficos, cintas magnetofónicas, CD-A (9) , etc. Requieren diferentes equipos para ser reproducidos.
4. Audiovisuales: Transmiten su contenido mediante una combinación de imagen (a menudo imagen en movimiento) y sonido: películas, videocasetes, DVD
5. Multimedia: Transmiten su contenido mediante una combinación de imagen (a menudo imagen en movimiento) y sonido: películas, videocasetes, DVD.

Question 8

Tipos basicos de soporte

Answer 8

1. Papel
2. Microformas
3. Soportes Electronicos

Question 9

Microformas

Answer 9

Imágenes fidedignas, a escala reducida, de documentos originales transferidos a una película mediante un procedimiento fotográfico (cuando la información se encuentra previamente en soporte papel), o informático (cuando la información ha sido generada por ordenador). En este último caso se utiliza un dispositivo COM (11) .

Question 10

Tipos de microforma

Answer 10

1. Microfilm
2. Microficha

Question 11

Microfilm

Answer 11

Se presenta en forma de bobina (16 mm o 35 mm) o de cartucho. Una bobina de película de 35 mm puede contener 600 planos de ingeniería o 800 páginas de periódico de formato grande. Una bobina de 16 mm puede contener imágenes de 2400 documentos en formato DIN A4 si una sola imagen ocupa toda la anchura de la película.

Question 12

Microficha

Answer 12

Consiste en una hoja plana de película que contiene una matriz o cuadrícula de microfotogramas. El formato normalizado de 105 × 148 mm tiene una capacidad de hasta 300 imágenes, dependiendo de la tasa de reducción utilizada.

La microficha es compatible con el ordenador, se pueden convertir.

Question 13

Soportes electronicos

Answer 13

Directamente creados con un sistema informático, o bien son el resultado de un proceso de digitalización a partir de documentos previamente existentes en soporte papel.

Question 14

Partes de un documento electronico

Answer 14

Comprende un soporte (el portador físico del contenido), un formato (un conjunto de características físicas y de presentación) y un contenido (el mensaje o información que transmite).

Question 15

Problemas de los documentos electronicos

Answer 15

1. Compatibilidad
2. Equipos especificos, software asociado, metadatos.
3. Preservacion compleja a largo plazo
4. Dificultad para discernir el original.

Question 16

Ventajas de los documentos electronicos

Answer 16

1. Polivalencia
2. Fijar todas las clases de informacion

Question 17

Tipos de soporte electronico

Answer 17

Soportes magneticos

Question 18

Soportes magneticos

Answer 18

1. Cinta magnetica de almacenamiento de datos.
2. Discos duros.
3. Discos flexibles o disquetes.
4. Discos opticos

Question 19

Discos opticos

Answer 19

.CD-R (disco compacto grabable) 700 Mb
CD-RW (disco compacto regrabable) 700 Mb
DVD-R (disco versátil digital grabable) 4,7 Gb / 8,5 Gb (doble capa)
DVD-RW (disco versátil digital regrabable) 4,7 Gb / 8,5 Gb (doble capa)
DVD-RAM (disco versátil digital de acceso aleatorio) 4,7 Gb
Blu-ray disc 25 Gb / 50 Gb (doble capa)
Disco magnetoóptico Hasta 4,6 Gb

Question 20

Papel Permanente

Answer 20

Papel más idóneo es el papel permanente o de larga duración, que tiene una duración garantizada de 500 años.

Norma ISO 11108:1996 (Información y documentación – Papel para archivo permanente – Requisitos de permanencia y durabilidad)

Question 21

Requisitos para papel no permanente

Answer 21

El papel tendría que cumplir con los requisitos de la norma ISO 9706:1994 (Información y documentación – Papel para documentos – Requisitos de permanencia). Actualmente se puede encontrar papel neutro o exento de acidez, y también papel reciclado o reutilizado libre de ácido, que cumplen las características que exige esta norma.

(UNO-EN ISO 9706:1999)

Question 22

Acidez

Answer 22

La acidez provoca con el tiempo la pérdida de resistencia del papel. Las moléculas de celulosa experimentan un proceso de hidrólisis y el papel se debilita y se vuelve frágil y quebradizo. Por eso, no es aconsejable utilizar papel reciclado sin verificar las características para la documentación de archivo. Sin embargo, por razones medioambientales, puede ser válido para los documentos administrativos que no se tienen que conservar durante un plazo de tiempo prolongado.

Question 23

Conservacion de los soportes magneticos

Answer 23

Son bastante frágiles, y les afectan las altas y bajas temperaturas, la humedad, los golpes y, sobre todo, los campos magnéticos. Por eso, la conservación de estos soportes a largo plazo requiere adoptar medidas específicas: depósitos especiales, condiciones ambientales (temperatura, higrometría, ausencia de polvo), ausencia de magnetismo, realización de copias periódicas, y transferencia continua a un soporte estandarizado.

Question 24

Conservacion de los soportes opticos

Answer 24

En general, requieren un cierto cuidado para evitar el polvo y cualquier imperfección en su superficie, por lo cual es recomendable que dispongan de caja protectora.

Question 25

El papel permanente dura

Answer 25

De 300 a 500 años

Question 26

El papel neutro dura

Answer 26

100 años

Question 27

El papel reciclado dura

Answer 27

100 años

Question 28

Las microformas duran

Answer 28

100 años

Question 29

Los soportes magneticos duran

Answer 29

2-10 años

Question 30

Los soportes opticos duran

Answer 30

10-100 años

Question 31

Estadios de la gestión de documentos electrónicos

Answer 31

1. Gestión tradicional completamente basada en documentos en papel.
2. Gestión mixta con los dos tipos de documentos (en papel y electrónicos).
3. Conversión de documentos en soporte papel a formato electrónico: digitalización.
4. Gestión electrónica: todos los documentos que se producen, reciben, almacenan o distribuyen son electrónicos.

Los estadios 2 y 3 son los que corresponden a la situación actual.

Question 32

¿Qué es la gestión de documentos electrónicos?

Answer 32

El mantenimiento y control de los documentos creados, almacenados, utilizados y conservados en entornos tecnológicos.